NOTAT. Kriterier ved tildeling af timer i Solrød Kommunes idrætshaller og sale

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE Fritid & Kultur NOTAT Emne: Til: Kriterier ved tildeling af timer i Solrød Kommunes idrætshaller og sale Foreningerne Dato: 11. december 2014 Sagsbeh.: Fritid & Kultur Journalnr.: I dette notat fastlægges et revideret sæt kriterier for tildeling af timer i Solrød Kommunes idrætscentre (SIC) og (HIC), idrætshaller, trænings- og gymnastiksale. Målet med disse kriterier er en objektiv fordeling af timerne blandt de foreninger, der benytter faciliteterne, samt en optimal udnyttelse af faciliteterne. Notatet er drøftet på et dialogmøde med brugerne den 24.november Notatet er forelagt og godkendt i Solrød Idræts Union den 1.december Godkendt af Folkeoplysningsudvalget (FOU) d.11 december 2014 pkt.27 Kompetencer på fordelingsområdet Anvisning af faciliteter sker efter bestemmelserne i den gældende Folkeoplysningslov samt Folkeoplysningsbekendtgørelsen, og samtlige fordelinger skal til godkendelse i Folkeoplysningsudvalget. Fordelingen tager desuden udgangspunkt i dette notats retningslinjer, som er: Retningslinjer for anvisning af kommunale lokaler vedtaget af Folkeoplysningsudvalget Retningslinjer for fordeling af faciliteterne vedtaget i Solrød Idræts Union Fordelingsnøgle ved tildeling af timer i idrætshaller og sale Solrød Idræts Union har ansvar for at indstille fordeling af træningstider i Kommunens gymnastiksale, træningssalen i SIC og Multisalen i Havdrup Idrætscenter efter kl på hverdage Solrød Idrætscenter, Hal A og B, efter kl på hverdage De øvrige kommunale haller efter kl på hverdage Idrætsfaciliteterne i weekender Svømmehallen Kultur & Fritid fordeler tider i Gymnastiksalene på Solrød Skole, træningssalen i Solrød Idrætscenter og Multisalen i Havdrup Idrætscenter før kl på hverdage Skolernes og gymnasiets lokaler efter kl på hverdage Festsalen på Solrød Skole på hverdage Procedure Af hensyn til sæsonplanlægningen er det muligt for foreninger at fremsende forhåndsønsker til større arrangementer i hallerne i weekends og på hverdage. Disse ønsker skal være fremsendt til Kultur & Fritid/Idrætskonsulenten inden 31. december. og Fritid/Lokaler og AV-udstyr/Kriterier ved tildeling af haltimer anno 2014.docx

2 Større arrangementer er afholdelse af nationale eller internationale mesterskaber, opvisninger, samt (efter individuel vurdering af SIU) forbundsarrangerede stævner. Man kan således ikke ansøge om forhåndsreservering til turneringskampe, interne træningssamlinger, klubstævner eller aktivitetsdage. Sidstnævnte kan ansøges i forbindelse med bookingønsker til primærsæsonen. Ansøgninger om øvrige trænings-, turnerings- og stævnetimer indsendes elektronisk via kommunens bookingsystem senest 31. januar, og samles hos Kultur & Fritid v/idrætskonsulenten. Solrød Idræts Unions bestyrelse og Idrætskonsulenten udarbejder i samarbejde med driftslederen for Idrætsområdet et forslag til foreningernes lokalefordelingsmøde. På lokalefordelingsmødet fremlægger SIU og Idrætskonsulenten SIU s forslag til lokalefordelingen. De fremmødte har her mulighed for at diskutere forslaget og for eventuelt at argumentere for mere tid i faciliteterne. Hvor flere foreninger har ønsket samme tid, er der mulighed for, at de implicerede parter kan forhandle sig frem til en løsning. Det er derfor af stor vigtighed, at foreningerne er til stede på mødet. Forslaget vil løbende blive tilrettet på mødet, og hvis der ved mødets afslutning er enighed herunder også fra Idrætsområdets ledelse er det den endelige lokalefordelingsplan, som foreligger. Er det ikke muligt at opnå fuld enighed på lokalefordelingsmødet, er det et flertal i SIU s bestyrelse, der indstiller fordelingsplanen til Folkeoplysningsudvalgets godkendelse. Ved indstillinger, som medfører uforholdsmæssigt store vanskeligheder for driften, kan Idrætsområdet foreslå ændringer. Kan der mod forventning ikke opnås enighed mellem SIU s bestyrelse og Idrætsområdet forelægges begge forslag og kommentarer til behandling i FOU. Anvisning sker efter følgende prioritering Hverdage kl.8.00 til henholdsvis og Idrætshaller og sale 1. Års skemalagte idrætstimer på skolerne og gymnasiet 2. Kommunale institutioner 3. Folkeoplysende voksenundervisning 4. Foreningsaktiviteter 5. Øvrige Hverdage kl. henholdsvis og til Idrætshaller og sale 1. Foreningsaktiviteter for børn og unge under 25 år 2. Aktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge 3. Aktiviteter for voksne 4. Øvrige Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal anvisning til sådan virksomhed dog normalt ske før anden anvisning. A 2

3 Lørdag og søndag Lørdage i tidsrummet kl gælder samme prioriteringsrækkefølge som på hverdage i eftermiddags og aftentimer. Lørdage fra kl og søndage fra kl.8.00 er forbeholdt til afvikling af kampe e.l. Når idrætsfaciliteterne skal benyttes til andet formål (f.eks. større stævner eller forbundsstævner ikke holdkampe o.l.) i tidsrummet kl , skal foreninger med tildelt træningstid afgive denne. Jf. weekendfordelingsplanen. Se derudover retningslinjerne for forhåndsreservering til sæsonen under afsnit B. Eventuelt ledig tid Midlertidigt ledige timer i idrætsfaciliteterne fordeles af Idrætssektionen. Tildelte timer, der gennem længere tid ikke benyttes i sæsonen, kan i et samarbejde mellem Fritid & Kultur samt Solrød Idræts Union fordeles blandt lokale foreninger, folkeoplysende voksenundervisning, til nye tiltag m.v. Nye klubber, der søger tider efter ansøgningsfristen til sæsonfordelingen, vil efter drøftelse på førstkommende SIU-møde blive tilbudt eventuelle ledige og ubenyttede tider. Øvrige retningslinjer Prioriteringen suppleres af en række kriterier. Kriterierne har betydning, når bl.a. der inden for en prioriteret gruppe er flere ligestillede ansøgere til samme tid. B I henhold til bestemmelserne i 8 i Folkeoplysningsbekendtgørelsen gælder: Kommunalbestyrelsen kan, når særlige forhold taler derfor, samle anvisningen af lokaler m.v. geografisk og i kortere samlede åbningsintervaller, dog således at der tages hensyn til, at deltagerne får rimelige transportafstande. Ved særlige forhold forstås navnlig ferieperioder, weekender og tidlige eller sene tidspunkter af døgnet, hvor de lokaler m.v., der er til rådighed, ikke udnyttes fuldt ud. Ved anvisning af lokaler skal der, så vidt det er muligt, tages hensyn til, om de ligger i rimelig nærhed i forhold til deltagerne. Anviste lokaler m.v. skal være anvendelige og hensigtsmæssige til den konkrete undervisning eller aktivitet, der skal finde sted. Skal et lokale m.v. i den periode, hvori det af folkeoplysningsudvalget er anvist til folkeoplysende virksomhed, undtagelsesvis benyttes til dets primære brug, skal kommunalbestyrelsen i så god tid som muligt varsle det til foreningen, der har fået stillet lokalet til rådighed. Bedst egnede faciliteter Anviste lokaler m.v. skal være anvendelige og hensigtsmæssige til den konkrete undervisning eller aktivitet, der skal finde sted. Da ikke alle faciliteter kan rumme de samme aktiviteter, tages der ved fordelingen hensyn til, hvor den enkelte aktivitet i praksis kan udøves. Her vurderes bl.a. lokalets loftshøjde, rekvisitter og inventar samt hvilke opstregninger faciliteterne har. Når der er flere ansøgere til samme tid, prioriteres således ud fra en vurdering af, om den pågældende facilitet er særligt egnet til de pågældende aktiviteter. Optimal udnyttelsesgrad Det er væsentligt i forbindelse med fordelingen at sikre bedst mulig udnyttelse af faciliteterne. Det betyder bl.a. at der for hver enkelt aktivitet fastsættes en minimumsgrænse for 3

4 antallet af deltagere, der skal være på et hold for at få adgang til faciliteten. Jf. fordelingsnøglen. Den hele forening I fordelingen tages der, når dette er muligt, hensyn til den hele forening. Det sker ved at samle en forenings såvel børne- som voksenafdelingen i samme facilitet eller i faciliteter, der ligger nær hinanden. Fortrinsret for tidligere brugere Hvis alle kriterier opfyldes ligeligt mellem to ansøgere, prioriteres den bruger, som havde tiden den foregående sæson. Praktiske hensyn En række praktiske hensyn vil ligeledes blive taget i betragtning. Dette både af hensyn til en optimal udnyttelsesgrad af faciliteter, samt i forhold til personaleressourcer. Således gælder følgende: Det tilstræbes at tildele sammenhængende timer til samme idrætsgren, f.eks. volleyball, badminton og indendørs fodbold, således der ikke skal foretages opsætning og nedtagning af net, bander m.m. ved hvert timeskifte. En forening skal påregne, at nedtagning eller afrydning af rekvisitter skal ske indenfor eget træningspas. Generelt gælder det, at opsætning og nedtagning af rekvisitter skal ske i foreningens egen tid og ikke må hindre andre brugeres udnyttelse af den tildelte tid. At skift mellem forskellige aktiviteter i videst muligt omfang begrænses, men hvor dette er tilfældet, kan være behov for ekstra tid til rekvisitskift, rengøring e.l. Udnyttelse af faciliteterne Jf. Folkeoplysningsbekendtgørelsen 8 stk.4, kan der efter skriftligt varsel inddrages tilladelsen til at benytte lokaler m.v., hvis det gentagne gange konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang, eller hvis de regler, der er fastsat af ejerne af lokalerne, jf. folkeoplysningslovens 21, stk. 1, for brug af lokalerne, overtrædes. Foreninger og øvrige brugeres udnyttelse af faciliteterne vil gennem brugeroptællinger, stikprøvekontroller samt ved brug af det kommunale bookingsystem blive registreret af Fritid & Kultur. Bedre forhold for eliteholdene Kommunens idrætsklubber med elitære hold bør have mulighed for at træne i Solrød Idræts Centers Opvisningshal, for herved at tilgodese hjemmebanefordelen under konkurrence. C Fordelingsnøgle til beregning af timer i idrætsfaciliteterne Fordelingsnøglen skal fungere, som en metode til fordeling af det samlede antal rådighedstimer på hverdage fra henholdsvis kl og til kl.23.15, samt lørdage kl.8.00 til i hallerne og til kl i salene, i henhold til det samlede antal medlemmer fra ansøgende foreninger. Det totale antal timer til fordeling I udgangspunktet fordeles alle tilgængelige timer i ovenstående tidsrum (det totale timetal). Det totale timetal skal defineres hvert år, da det er afhængig af åbningstiden ved de forskellige faciliteter, samt hvorledes f.eks. eliteidræt, selvorganiseret idræt, særlige kommunale tilbud m.v. prioriteres. Beregningen tager således hensyn til aktiviteternes forskellighed og niveau for udøvelse. 4

5 Tildelingen af timer er afhængig af antallet af medlemmer De timer, som den enkelte forening tildeles, er afhængig af foreningernes totale medlemstal. De medlemstal, der ligger til grund for tildelingen af timer, er tal, der oplyses ved den årlige indberetning fra foreningerne i forbindelse med udbetaling af medlemstilskud. Flerstrengede foreninger skal opgøre medlemstal afdelingsvis. Ungdomsmedlemmer vægtes positivt Hvert ungdomsmedlem under 25 år vægtes med en faktor 2 i forhold til medlemmer over 25 år. Der opereres med begrebet det vægtede medlemstal (VM) VM = antallet af medlemmer over 25 år + antallet af medlemmer under 25 år 2 Træning for ungdomsmedlemmer har fortrinsret før kl Klubberne kan fremover sammen med ansøgning af tider tidligere end kl supplere ansøgningen med en kort angivelse af de aktives alderssammensætning over/under 25 år, idet det vil indgå i prioriteringen af tildelte tider. Udnyttelsesgraden antal deltagere, der udløser en træningstime I de enkelte aktiviteter defineres der det antal deltagere, der i gennemsnit skal til for at udløse en træningstime. Jf. bestemmelserne for optimal udnyttelsesgrad under afsnit B. Der kan sagtens i en aktivitet være færre til en træningstime, end det udnyttelsesgraden angiver, bare der er flere på et andet tidspunkt. Aktiviteter der hovedsageligt foregår udendørs, vægtes lavere Udendørsidrætterne vægtes lavere end rene indendørsidrætter. Således kan f.eks. fodbold sættes til en faktor 0,25. Derved vurderes fodbold til at være en 25 % indendørs og en 75 % udendørs aktivitet. I de perioder af sæsonen, hvor udendørsaktiviteterne ikke benytter timerne, kan disse benyttes af de øvrige foreninger efter aftale med Solrød Idræts Union. Sene aftentimer vægtes kun med 50 % I forhold til fordelingsnøglens tal vil timerne efter kl. 22 kun tælle 50 %. Fordelingsnøglens tal angiver et minimumsantal facilitetstimer en given forening er berettiget til. Fordelingstal D 1 træningstime = 45 minutter HÅNDBOLD 3.div. og sjæl.serien Jun./yngl. div. 14 medlemmer pr. time 1½ time ekstra VOLLEYBALL 24 medlemmer pr. time (12 medlemmer pr. bane dog max. 2 baner pr. hal) Danmarksserie Jun./yngl. div. 1½ time ekstra 5

6 Tildeling af ekstra timer er dog afhængig af antal baner. (Behov for stor bane til træning på grund af krav om kampafvikling) BADMINTON Badmintonliga og 1.div. 3.div. Dan- og sjæl.serien U17 og U15 A-række U13 og U11 A-række 14 medlemmer pr. time (Beregnet for 5 baner 2 double og 3 singler er 14 spillere) 4 timer ekstra 3 timer ekstra 1½ time ekstra BASKETBALL 15 medlemmer pr. time (- dog afhængig af antal baner) 1.div. 3 timer ekstra 3.div., dan.- og sjæl.-serien GYMNASTIK 50 medlemmer pr. time i hal 15 medlemmer pr. time i sal FLOORBALL 1.div. 3.div. og danmarksserien 15 medlemmer pr. bane 3 timer ekstra KAMPSPORT Elitetræning 40 medlemmer pr. time i hal 15 medlemmer pr. time i sal i haller og 3 timer i sale ANDRE AKTIVITETER Timer afsættes med rimeligt hensyn til mulighed for etablering af nye aktiviteter. 6