WorkPoint Express. brugervejledning gældende fra version

Transkript

1 WorkPoint Express brugervejledning gældende fra version senest opdateret d. 21. maj 2014

2 Indholdsfortegnelse 1 Om WorkPoint Express Installation af WorkPoint Express Afinstallation af WorkPoint Express Om denne brugervejledning Referencer Sprog WorkPoint /SharePoint WorkPoint Manager ( EMM ) Find en liste på et site Ved hjælp af søgning Søgning i WorkPoint Søgning i SharePoint Ved hjælp af tidligere brugte lister Ved hjælp af favoritter Ved hjælp af journaliseringsforslag Favoritter Tilføj en liste til dine favoritter Fjern en liste fra dine favoritter Skift rækkefølgen på dine favoritter Folderstruktur i dine favoritter Tilføje filer til en dokumentliste Find og marker en dokumentliste Ved hjælp af Open -dialogboksen Ved drag-and-drop Angiv et dokuments metadata ved upload Tilføje dokumenter til en dokumentliste med flere content types Ændre et dokuments metadata Ændre flere dokumenters metadata på én gang Åbn, fjern, flyt eller kopier et dokument i en dokumentliste Side 2 / 76

3 7.1 Åbn et dokument Fjern et dokument Kopier et dokument Flyt et dokument Tilføje s til en dokumentliste Flytte en fra Outlook Journalisering af s med Manager Journalisering vha. drag-and-drop Fjern fra din postkasse ved journalisering Journalisering vha. forslag Ændre en s journaliseringsoplysninger Ved hjælp af sidebaren Ved hjælp af underbaren Ændre flere s på én gang Fjern en journalisering vha. kontekstmenuen Angiv en s metadata, når den journaliseres s -vinduet til nem håndtering af mange s Åben vinduet Forhåndsvisning Skift placering på eller fjern forhåndsvisningen Fremsøgning af s Filtrering af s Få kun vist dine s Få kun vist afventende eller ignorerede s Journalisering af s via vinduet Afventende og ignorerede s Tillad eller forbyd automatisk journalisering på en enkelt Hvis du arbejder med flere WorkPoint-løsninger Opret med dokumenter/oplysninger fra WorkPoint Express Tilføj en modtager (eller Cc eller Bcc) til en Tilføj grupper af modtagere (eller Cc eller Bcc) til en Side 3 / 76

4 11.3 Vedhæfte et dokument til en Vedhæfte et dokument som en PDF Indsæt et link til et dokument i en Opret en ny opgave eller aftale/møde i WorkPoint Opret en ny opgave (task) Opret en ny aftale (appointment) Opret et nyt møde ud fra en aftale Drag-and-drop til ny opgave eller aftale/møde i Outlook Tilføj informationer eller dokumenter til en opgave eller aftale/møde Link to Lync Opret nye kontakter i WorkPoint direkte fra WorkPoint Express Ved hjælp af kontekstmenuen Ved drag-and-drop af kontaktnavn fra en Ved drag-and-drop af Ved drag-and-drop af Outlook-kontakt Opret et nyt firma, sprint, internsag eller lignende direkte fra WorkPoint Express WorkPoint Express i Microsoft Office Word og Excel Find og åben dokumenter via WorkPoint Express Upload/Gem et dokument til WorkPoint fra Word og Excel Indstillinger Opstille sikkerhed for, hvem der må ændre indstillingerne Konfiguration af egne sites Tilføj et site Rediger et site Fjern et site Tjek forbindelsen til et site Konfiguration af sites, der er tilgængelige for alle Begræns adgangen til fælles sites Licens ( License ) Skift licens Brugervejledning ( User Guide ) Side 4 / 76

5 16.6 Om WorkPoint Express (About) Konfiguration af WorkPoint Express opførsel Vis WorkPoint Express, når Outlook starter up Vis WorkPoint Express, når du opretter et nyt element (for eksempel ) Vis automatisk et elements egenskaber ved markering Flyt automatisk s fra Outlook, når de journaliseres Spørg efter et nyt dokuments metadata, når det uploades Spørg efter en ny s metadata, når den bliver journaliseret Skift sprog for WorkPoint Express Journaliser , når den bliver sendt Gem vedhæftede filer efter en er journaliseret Slå relationsmodulet til og fra Ændre hvor indstillinger gemmes Access-database Webservice Indstil WorkPoint Express til at behandle dokumentlister som lister Indstil indholdstyper og postfix format Mappe information til felter Journaliseringsforslag Vælg businessmoduler, der skal findes forslag i Angiv vægten af hver type forslag Ændre opførsel og udseende for søgning i WorkPoint -site Vælg hvilke forretningsmoduler, du kan søge i, samt rækkefølgen af dem Vælg om lister skal vises samt om de skal foldes ud eller ej Vælge en primær WorkPoint og EMM blandt flere WorkPoint Journalize Flag WorkPoint Journalize Flag bruger Default Profile WorkPoint Journalize Flags indstillinger Skifte farve på journaliserede s Opdaterings-interval Start og stop af WorkPoint Journalize Flag Side 5 / 76

6 Søg alle s igennem efter applikationen har været stoppet Opret søgemapper, så det er nemt at finde journaliserede s Side 6 / 76

7 1 Om WorkPoint Express WorkPoint Express er et værktøj, der gør brugen af SharePoint og SharePoint-baserede løsninger som WorkPoint lettere. WorkPoint Express kan blandt andet bruges til at journalisere s og dokumenter samt til at hente kontaktoplysninger, s og dokumenter fra WorkPoint eller SharePoint til brug for korrespondance med dine kunder. WorkPoint Express er en udvidelse til Microsoft Office Outlook 2007, 2010 samt Installation af WorkPoint Express Installationen af WorkPoint Express er meget simpel. Det eneste, du kan tage stilling til er installationsstien, hvis du skulle have lyst til at ændre den sker dette på skærmbillede nummer 2 under installationen. Alle andre indstillinger skal ændres i WorkPoint Express indstillinger. Se derfor afsnit Afinstallation af WorkPoint Express WorkPoint Express kan afinstalleres nøjagtig som et hvilket som helst andet program til Windows via Tilføj/Fjern programmer i Kontrolpanelet (se Figur 1). Figur 1 WorkPoint Express kan fjernes fra "Tilføj/Fjern programmer". Side 7 / 76

8 2 Om denne brugervejledning 2.1 Referencer Alle referencer til figurer og afsnit er i denne brugervejledning angivet med denne skrifttype. Referencerne fungerer også som links til de afsnit eller figurer, der refereres til. Det gælder naturligvis kun, hvis du sidder med en digital kopi af dokumentet. 2.2 Sprog Denne brugervejledning er skrevet vha. en dansk version af Windows 7, en dansk version af Outlook 2010 og en engelsk version af WorkPoint Express. Hvis du bruger en anden opsætning, kan du komme ud for at knapper og lignende ikke har nøjagtig den tekst, som står beskrevet her i vejledningen. 2.3 WorkPoint /SharePoint I denne brugervejledning vil der som udgangspunkt være anvendt WorkPoint som bagvedliggende site. WorkPoint kan medmindre andet er angivet erstattes af et SharePointsite. 2.4 WorkPoint Manager ( EMM ) ( Manager integration kræver WorkPoint Express Enterprise) WorkPoint Express er designet til at fungere sammen med flere forskellige produkter. Et af disse produkter er WorkPoint Manager. Der er visse punkter i denne brugervejledning, der kun er gældende, hvis man bruger WorkPoint sammen med WorkPoint Manager. Dette vil være tydeliggjort under overskriften til de gældende afsnit. Side 8 / 76

9 3 Find en liste på et site 3.1 Ved hjælp af søgning Uanset, om du vil søge på et WorkPoint eller et SharePoint-site, så foregår det fra Search -fanen i WorkPoint Express (se Figur 2). Figur 2 - "Search"-fanen i WorkPoint Express. Du kan skifte hvilket site, du vil søge på via den øverste drop-down-liste. På Figur 2 er sitet WorkPoint valgt, og det er, meget passende, et WorkPoint -site. Du har meget forskellige søgemuligheder afhængigt af dit bagvedliggende site. Hvis du vil søge på et WorkPoint -site, så skal du læse afsnit 3.1.1, og hvis du vil søge på et SharePoint-site, skal du læse afsnit Søgning i WorkPoint Hvis du har valgt et WorkPoint -site i site-vælgeren under Search -fanen, så kan du søge efter tekststrenge i dine businessmoduler. På Figur 3 er der for eksempel søgt efter Pixar1 i businessmodulet Companies. Her kan du så vælge en journaliserings- eller dokumentliste for eksempel s eller Documents.! s indeholder journaliserede s og eksisterer kun, hvis du også bruger E- MailManager. Relations findes kun, hvis relationer er slået til se afsnit Side 9 / 76

10 Filtrering i søgeresultater Figur 3 - Søgning efter "Pixar1" i "Companies" i WorkPoint Når du søger efter elementer i WorkPoint, kan du yderligere filtrere i resultaterne for søgning ved hjælp af -ikonet i søgeboksen. Filtreringen skal konfigureres for hvert enkelt forretningsmodul ved hjælp af WorkPoint -indstillingerne for Field Mappings, se den særskilte WorkPoint manual. Når du klikker på filtrerings-ikonet, kommer der en liste frem, som angiver hvilke elementer, der skal filtreres fra. På Figur 4 ses et eksempel på en filtrering, hvor der kun vises aktive elementer (hvad der er aktivt, specificeres i Field Mappings -indstillinger i WorkPoint, som nævnt ovenfor) Søgning i SharePoint Figur 4 - Eksempel på filtrering (Brug af SharePoint sites kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) Hvis du vælger et SharePoint-site i site-vælgeren under Search -fanen, så har du begrænsede muligheder for at fremsøge dokumentlister i forhold til WorkPoint. Side 10 / 76

11 Figur 5 - Søgning på et SharePoint-site På Figur 5 er sitet SharePoint valgt som meget passende er et SharePoint-site. Her kan man så vælge de forskellige dokumentlister (f.eks. General Documents eller Sprint Documents ). 3.2 Ved hjælp af tidligere brugte lister (Funktionen kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) Figur 6 - Fanen "History" viser dine senest benyttede lister Hvis den liste, du skal bruge, er en af dine seneste 10 brugte lister, fremgår den af fanen History (se Figur 6). Du kan fjerne elementer fra denne liste ved at klikke på det røde kryds element, du vil fjerne., når du har markeret det 3.3 Ved hjælp af favoritter (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) Hvis du har tilføjet en liste til dine favoritter, så kan du finde listen i fanen Favorites (se Figur 7). Side 11 / 76

12 Figur 7 - "Favorites"-fanen viser dine favoritlister Du kan læse mere om favoritter i afsnit Ved hjælp af journaliseringsforslag (Denne funktion kræver WorkPoint Express Enterprise)! Suggestions -fanen findes kun, hvis du bruger WorkPoint som site. Forslag til journalisering findes kun, hvis du også bruger Manager. Hvis du bruger WorkPoint, kan WorkPoint Express komme med forslag til, hvor du uploader dine filer eller journaliserer dine s. Du finder disse forslag under fanen Suggestions (se Figur 8). Figur 8 - EMM og WorkPoint kan foreslå lister De forslag, du modtager, afhænger af opsætningen af WorkPoint og WorkPoint Express (se afsnit 16). Kontakt din WorkPoint -administrator eller -leverandør for yderligere hjælp. 4 Favoritter (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) I WorkPoint Express kan du tilføje en liste til dine favoritter, så du hurtigt kan tilgå listen via Favorites -fanen (se Figur 7). Side 12 / 76

13 4.1 Tilføj en liste til dine favoritter Når du har fremsøgt og markeret en liste under Search -fanen (se afsnit 3), kan du tilføje den til dine favoritter ved klikke på stjerne-ikonet ud for site-vælgeren i toppen af WorkPoint Express-vinduet (se Figur 9). 4.2 Fjern en liste fra dine favoritter Figur 9 - Tilføj en liste til dine favoritter Hvis du vil fjerne en liste fra dine favoritter, skal du klikke på det røde kryds markeret listen, under Favorites -fanen (se Figur 10)., når du har Figur 10 - Fjern en liste fra dine favoritter 4.3 Skift rækkefølgen på dine favoritter Når du har markeret en af dine favoritlister, kan du bruge de to knapper og til at flytte den valgte liste henholdsvis op og ned i listen over dine favoritter (se Figur 11). Side 13 / 76

14 4.4 Folderstruktur i dine favoritter Figur 11 - Du kan skifte rækkefølgen af dine favoritlister Oversigten over dine favoritter inkluderer også dine favoritlisters folderstruktur (se f.eks. den markerede liste Documents på Figur 12). Derved kan du nøjes med at markere én rodmappe som favorit, selvom du i virkeligheden bruger flere af dens undermapper. Figur 12 - Browse gennem folderstruktur i dine favoritter 5 Tilføje filer til en dokumentliste Hvis du vil tilføje filer til en liste, skal du først finde og markere den valgte liste jf. afsnit 5.1. Herefter har du forskellige muligheder for at tilføje filer til listen jf. afsnit 5.2 og 5.3. Du kan ændre et dokuments metadata, når du har tilføjet det til en dokumentliste se afsnit 5.4. I det specielle tilfælde, hvor du tilføjer et dokument til en dokumentliste med flere content types, se da afsnit 5.5. Side 14 / 76

15 5.1 Find og marker en dokumentliste Start med at finde den liste, hvor filen skal tilføjes. Se afsnit 3 for hvilke muligheder, du har for at finde dokument- og -lister frem. Når du har fundet og markeret listen, vises indholdet af listen i den nederste halvdel af WorkPoint Express. Se Figur 13, hvor listen Documents indeholder mappen Test2, som er markeret, og hvis indhold kan ses i bunden. Figur 13 - Indholdet af en liste vises i det nederste vindue 5.2 Ved hjælp af Open -dialogboksen Du kan tilføje dokumenter til en dokumentliste ved at klikke på ikonet, hvorved en almindelig Windows Open -dialog åbnes op. Her kan du navigere til dine filer (se Figur 14), markere dem og klikke på OK. Hvis du vil uploade flere filer af gangen, kan du markere flere filer ved at holde CTRL nede, når du klikker på filerne. Du kan også markere én fil og klikke på en anden fil, mens du holder SHIFT nede så markerer du de to filer, du klikker på samt alle filer, der ligger mellem de to filer. Side 15 / 76

16 Figur 14 - Find filer, du vil tilføje 5.3 Ved drag-and-drop (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) Hvis du åbner Stifinder og markerer dine filer, kan du trække dem over i WorkPoint Express og slippe dem på en dokumentliste, hvorved de bliver tilføjet den specifikke dokumentliste (se Figur 15). Du kan også trække hele mapper over i dokumentlister fra Stifinder. Figur 15 - Drag-and-drop filer fra Stifinder til en dokumentliste Det kan du også gøre med filer, der er vedhæftet s (se Figur 16). Side 16 / 76

17 Figur 16 - Drag-and-drop vedhæftede filer til en dokumentliste 5.4 Angiv et dokuments metadata ved upload (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise.) WorkPoint Express standardindstillinger medfører, at du altid vil blive spurgt om et dokuments metadata, når det uploades. Det betyder, at du vil blive præsenteret for en dialogboks lignende den på Figur 17, hver gang du uploader et nyt dokument. Du kan ændre disse indstillinger jf. afsnit Figur 17 - Angiv et dokuments metadata ved upload I den viste dialog, kan du angive det nye dokuments metadata, som er afhængige af, hvilken liste du har uploaded dokumentet til, samt dokumentets content type, se afsnit 5.5. Side 17 / 76

18 Metadata med en rød stjerne (*) ud for deres navn, angiver obligatoriske metadata. Et dokument kan ikke tjekkes ind, før disse er angivet. Når du er tilfreds med det nye dokuments metadata, kan du enten klikke Save and Keep Checked Out eller klikke på Save and Check In, hvilket vil gemme dine ændringer til dokumentets metadata og henholdsvis tjekke dokumentet ud eller lade det forblive tjekke ind.? Et dokument er som udgangspunkt tjekket ind, når du uploader det via WorkPoint Express. WorkPoint Express kan være nødsaget til at tjekke et dokument ud, når det uploades. Det kan for eksempel ske, hvis et eller flere af et dokuments obligatoriske metadata ikke er udfyldt. Hvis du klikker Cancel forbliver dokumentet uploaded, men dine ændringer til dokumentets metadata gemmes ikke, og dokumentet forbliver i samme tjek ind/ud stadie, som det fik tildelt, da det blev uploaded. 5.5 Tilføje dokumenter til en dokumentliste med flere content types (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise.) WorkPoint Express understøtter dokumentlister med flere forskellige content types. Når du uploader et nyt dokument til sådan en liste, bliver du spurgt om, hvilken content type, dokumentet er. Figur 18 - Valg af content type til et uploadet dokument På Figur 18 er et dokument blevet uploaded til en liste med 3 forskellige content types. Du vælger dokumentets content type ved at klikke på -knappen ud for den valgte content type. Herefter kan du angive det nye dokuments metadata (se afsnit 5.4). Side 18 / 76

19 Hvis du klikker Cancel, tildeles dokument dokumentlistens standard content type. 6 Ændre et dokuments metadata (Funktionen kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) Et dokuments metadata indeholder informationer, som for eksempel hvem der har oprettet dokumentet, hvornår det er oprettet og hvornår det sidst er blevet ændret. SharePoint giver mulighed for at tilføje yderligere metadata til dokumentlister, og WorkPoint har endnu flere muligheder for at tilføje avanceret metadata. Hvis du vil ændre et dokuments metadata, skal du først finde den liste, hvori dokumentet ligger, jf. afsnit 3. Derefter skal du klikke på det dokument, du gerne vil ændre metadata for. Afhængigt af dine indstillinger (se afsnit ) kan vinduet med dokumentets metadata blive vist automatisk. Hvis det ikke sker, skal du klikke på knappen. Det omtalte vindue åbner op under listen med dokumenter (se Figur 19). Figur 19 - Metadata og egenskaber for et dokument På Figur 19 kan du se et eksempel på et dokuments metadata. I venstre side er metadataenes navn, og i højre side er deres værdi. For eksempel er det pågældende dokument oprettet af Allan Bau Madsen d , og det er 5. version af dokumentet. Side 19 / 76

20 De metadata-felter, der er med grå skrift (f.eks. Created og File Size på Figur 19) har du kun læserettigheder til, og du kan altså ikke ændre dem i WorkPoint Express. Oftest vil disse informationer blive oprettet og opdateret automatisk af WorkPoint eller SharePoint, når du f.eks. gemmer dokumentet.! Metadata-felter med en rød stjerne (*) er obligatoriske og skal have en værdi. De metadata-felter, der er med sort skrift (f.eks. Name og Document Status på Figur 19) kan du derimod selv ændre direkte i WorkPoint Express. Du ændrer dem ved blot at klikke på den nuværende metadata-værdi og så angive en ny værdi. Når du klikker væk fra metadata-feltet, bliver værdien opdateret. 6.1 Ændre flere dokumenters metadata på én gang Hvis du markerer flere dokumenter ved at holde CTRL nede, mens du klikker på de enkelte s, kan du angive fælles metadata for alle dokumenterne. Hvis dokumenternes metadata afviger fra hinanden, er det angivet ved teksten Values are not common. Hvis du angiver en ny værdi, overskrives alle dokumenternes gamle værdi for det pågældende metadata. 7 Åbn, fjern, flyt eller kopier et dokument i en dokumentliste Når du har tilføjet et dokument til en dokumentliste kan du fjerne det igen, eller du kan flytte eller kopiere det til en anden dokumentliste. Start i alle tilfælde med at finde den dokumentliste, som indeholder det pågældende dokument jf. afsnit Åbn et dokument Åbn et dokument ved at dobbeltklikke på dokumentet, derefter skal du vælge, om du vil åbne dokumentet som Read-Only eller i Edit mode (se Figur 211). Hvis du vælger Edit vil dokumentet automatisk blive checket ud til dig. Side 20 / 76

21 7.2 Fjern et dokument Figur 20 - Fjern et dokument fra en dokumentliste Fjern et dokument ved at højreklikke på dokumentet og vælg Delete (se Figur 21). Du kan også markere dokumentet og trykke Delete på dit tastatur. Figur 21 - Fjern et dokument fra en dokumentliste Når du har bekræftet dit valg, slettes dokumentet. 7.3 Kopier et dokument Du kan kopiere et dokument til en anden dokumentliste (eller en anden mappe i dokumentets nuværende dokumentliste) ved at trække dokumentet over på den anden dokumentliste. 7.4 Flyt et dokument Du kan flytte et dokument til en anden dokumentliste (eller en anden mappe i dokumentets nuværende dokumentliste) ved at trække dokumentet over på den anden dokumentliste, mens du holder SHIFT nede. 8 Tilføje s til en dokumentliste (Denne funktion er kun tilgængelig kun hvis den indgår i den aftalte software løsning) Side 21 / 76

22 Du kan tilføje s til almindelige dokumentlister i både WorkPoint og SharePoint.! Før man kan tilføje s til almindelige dokumentlister, skal muligheden være en del af det købte produkt. Du kan tilføje s til dokumentlister på præcis samme måde som du kan tilføje andre filer til dokumentlister ved at trække dem fra din postkasse over på den valgte liste, jf. afsnit Flytte en fra Outlook Hvis du vil flytte en fra Outlook, skal du holde SHIFT nede, mens du trækker en over i en dokumentliste. Således bliver en tilføjet til dokumentlisten og fjernet fra din postkasse. Du kan også konfigurere WorkPoint Express, så du som standard flytter s og så skal holde SHIFT nede for at journalisere en uden at flytte den. Se afsnit Journalisering af s med Manager (Alle funktioner i dette afsnit kræver Manager samt WorkPoint Express Enterprise) Hvis du bruger Manager (EMM), kan du manuelt journalisere s til EMMs lister, som hedder s i WorkPoint Express (bemærk ikonet). Start med at finde listen, du vil journalisere til, jf. afsnit 3, og følg derefter de kommende afsnit. Bemærk at paging kan være slået til, hvilket betyder at WorkPoint Express kun henter et vidst antal s af gangen, og at du måske skal skifte side for at finde en relevant . På Figur 22 er paging slået til, så der maksimalt hentes s af gangen. Fordi den pågældende e- mailliste indeholder over elementer, betyder det, at Page drop-down-boksen vises i toppen af listen, og her kan du vælge hvilken side af s, du gerne vil se. Side 22 / 76

23 Figur 22 - Paging på en liste I scenariet på Figur 22 vises s per side, og den valgte side (3) viser altså element nummer til Det fremgår i øvrigt også af skærmbilledet, at der i alt er s i hele listen. 9.1 Journalisering vha. drag-and-drop Du kan journalisere en eller flere s ved at markere dem i Outlook og trække dem over i den pågældende liste (på samme måde, som du kan tilføje filer til dokumentlister vha. drag-anddrop jf. afsnit 5.3). Se Figur 23. Figur 23 - Journaliser s ved drag-and-drop Side 23 / 76

24 9.1.1 Fjern fra din postkasse ved journalisering Hvis du vil fjerne en fra din postkasse, når du journaliserer den vha. drag-and-drop, så skal du holde SHIFT nede, mens du trækker en over i listen. en vil nu blive journaliseret på den valgte liste og derefter fjernet fra din postkasse. Du kan også konfigurere WorkPoint Express til at have denne opførsel som standard. Du skal således holde SHIFT nede for IKKE at fjerne en fra din postkasse, når du journaliserer den vha. drag-and-drop. Se afsnit Journalisering vha. forslag Ud over de journaliseringsforslag, som vises i Suggestions -fanen (se afsnit 3.4), som du kan journalisere til ved hjælp af drag-and-drop som beskrevet i afsnit 9.1, kan du også hurtigt journalisere s ved at markere de pågældende s, højreklikke på dem og vælge WorkPoint Express Journalize. Nu åbnes en dialogboks med en række journaliseringsforslag (se Figur 24). Du kan journalisere de markerede s ved at klikke på den liste, de skal journaliseres til. Se i øvrigt afsnit for indstillinger af journaliseringsforslagene. Figur 24 - Journalisering af s vha. forslag Side 24 / 76

25 9.3 Ændre en s journaliseringsoplysninger En , der er journaliseret via EMM, har nogle specielle metadata, der omhandler hvor e- mailen er journaliseret samt hvilken sikkerhed, der er sat op på den. Yderligere kan EMM konfigureres således, at du kan angive yderligere metadata på en f.eks. metadata som Ansvarlig, Opfølgningsdato eller lignende Ved hjælp af sidebaren De ovenfor-omtalte metadata kategoriseres som Journals, Metadata (som altså dækker over flere forskellige metadata) samt Security, og kan blandt andet findes ved at markere en i en liste. Afhængigt af dine indstillinger (se afsnit ) kan vinduet med ens metadata blive vist automatisk. Hvis det ikke sker, skal du klikke på knappen. Det omtalte vindue åbner op under listen med s (se Figur 25). Du kan ændre disse metadata ved at klikke på knappen til højre for metadatene eller dobbeltklikke på metadataene. Det åbner en dialogboks lignende Figur 26 og Figur 27 op, hvor der er en fane for hver af henholdsvis Journals, Metadata og Security. Figur 25 - "Journals"-, "Metadata"- og "Security"-metadata Side 25 / 76

26 Figur 26 - Ændre hvor en er journaliseret Jf. Figur 26, kan du fjerne en journalisering ved at klikke på knappen journalisering. Husk at klikke på Ok for at gemme dine ændringer. ud for den pågældende På fanen Metadata (se Figur 27), kan du ændre de metadata, som er konfigureret i EMM til at være gemt på hver enkelt dvs. at indholdet af fanen afhænger af, hvordan EMM er konfigureret. Du ændrer et metadata ved at klikke i Value -kolonnen tilhørende det pågældende metadata. Hvis det er simpelt metadata (f.eks. et heltal eller en kort tekststreng), så kan du nøjes med at enkelt-klikke i kolonnen. Alternativt (hvis det f.eks. er multiple choice-metadata) skal du dobbeltklikke i kolonnen. Når du foretaget dine ændringer, skal du klikke på Ok for at gemme dem. Figur 27 - Ændre en journaliseret s metadata Hvis der i WorkPoint er konfigureret en såkaldt nummeratør, som nummererer hver enkelt e- mail unikt, kan du se den pågældende s unikke nummer nederst under Metadata -fanen. Side 26 / 76

27 Under fanen Security, kan du vælge hvilke sikkerhedsgrupper, der har adgang til en, ved at afkrydse den pågældende sikkerhedsgruppe. Hvis ingen grupper er valgt, har alle adgang til e- mailen Ved hjælp af underbaren Underbaren vises i bunden af alle s og andre elementer (for eksempel opgaver) både når du får elementet vist i Outlooks hovedvindue, og når du får elementet vist i sit eget vindue. Se Figur 28. Figur 28 - Underbaren indeholder informationer om en journaliseret Hvis underbaren er slået sammen, og du kun kan se overskriften WorkPoint Express, så skal du klikke på den overskrift for at folde underbaren ud. Her har du samme muligheder som dem, der er beskrevet i afsnit Ændre flere s på én gang Hvis du markerer flere s ved at holde CTRL nede, mens du klikke på de enkelte s, kan du ændre metadata for alle de valgte s. Journals -fanen viser et sammendrag over alle de steder, der er journaliseret mindst én af de valgte s. Metadata -fanen giver dig mulighed for at angive metadata for alle de markerede s. Hvis to s har forskellige metadata, er det angivet ved teksten Values are not common. Hvis du angiver en ny værdi, overskrives den gamle værdi på hver enkelt , der er markeret. Security -fanen giver dig mulighed for at angive sikkerhedsindstillinger for alle de markerede e- mails Fjern en journalisering vha. kontekstmenuen Du kan fjerne en fra en liste ved at følge afsnit 9.3.1, men du kan også højreklikke på den pågældende i listen og vælge Remove (se Figur 29). Side 27 / 76

28 Figur 29 - Fjern en journalisering vha. kontekstmenuen Angiv en s metadata, når den journaliseres Standardindstillingerne i WorkPoint Express gør, at du bliver spurgt efter en s metadata, så snart den journaliseres. Du kan ændre disse indstillinger jf. afsnit s -vinduet til nem håndtering af mange s (Denne funktion kræver WorkPoint Express Enterprise, WorkPoint Server og WorkPoint Manager) Med WorkPoint Express s -vindue ( vinduet i det følgende) kan du få et hurtigt overblik over samtlige s i din organisation, som du har rettigheder til at læse. Figur 30 viser, hvordan vinduet typisk ser ud. Figur 30 - " "-vinduet Vinduet er inddelt i 4 dele: - Værktøjslinjen i toppen af vinduet - Listen af s i venstre side af vinduet - Læseruden/forhåndsvisning af valgt i midten af vinduet - WorkPoint Express normale fane i højre side af vinduet Side 28 / 76

29 Bemærk at forhåndsvisningen kan være placeret i bunden af vinduet eller være slået helt fra (se sektion 10.2) Åben vinduet Du åbner vinduet ved at klikke på s -knappen i Outlooks værktøjslinje (se Figur 31) Forhåndsvisning Figur 31 - Åben " "-vinduet ved at klikke på " s" Når du markerer en i listen over s, vises dens indhold som udgangspunkt automatisk i læseruden i midten af vinduet Skift placering på eller fjern forhåndsvisningen Du kan skifte forhåndsvisningens placering fra midten af vinduet til bunden af vinduet, eller du kan slå visningen helt fra. Klik på Læserude i værktøjslinjen i toppen af vinduet og vælg den ønskede indstilling (se Figur 32). Figur 32 - Skift visning for læseruden/forhåndsvisning Figur 33 viser, hvordan indstillingen Nederst ser ud. Side 29 / 76

30 Figur 33 - Læseruden/forhåndsvisningen er vist nederst Figur 34 viser, hvordan indstillingen Skjult ser ud Fremsøgning af s Figur 34 - Læseruden/forhåndsvisningen er skjult Du kan fremsøge s ved hjælp af Søg gruppen i værktøjslinjen i vinduet (se Figur 35). Side 30 / 76

31 Figur 35 - Fremsøgning af s Søgningen foregår ved, at du indtaster dine søgekriterier de relevante steder og klikker på søgeknappen. Du kan fjerne alle indtastede søgekriterier ved at klikke på -knappen. Resultatet af søgningen kan findes i listen over s i venstre side af vinduet. Figur 36 viser et eksempel, hvor der er søgt efter juletræ i emnefeltet (yderligere, er der filtreret, så der kun vises Mine s, se sektion ) Filtrering af s Figur 36 - Eksempel på en søgning efter s Søgningen, som er beskrevet i afsnit 10.3, er én form for filtrering. Du kan yderligere meget nemt filtrere på dine s, forstået på den måde, at kun de s, som du er modtager eller afsender på, bliver vist. Derudover kan du få vist s, der mangler at blive journaliseret eller ignoreret samt ignorerede s. Side 31 / 76

32 Få kun vist dine s Som standard vises alle s i listen over s. Denne visning hedder meget passende Alle e- mails. Skift visningen til Mine s (se Figur 37), hvis du kun vil have vist de s, du er modtager eller afsender på. Figur 37 - Filtrer s ved at skifte visning Få kun vist afventende eller ignorerede s Udover Alle s og Mine s findes yderligere to visninger, Afventende s og Ignorerede s, som filtrerer listen over s, så den kun viser henholdsvis afventende og ignorerede s. For mere information om afventende og ignorerede s, se afsnit Journalisering af s via vinduet Du kan bruge vinduet til let at journalisere s via WorkPoint Express sideruden. Når du har fundet den , du vil journalisere ved f.eks. at filtrere listen over s (se sektion 10.3 og sektion 10.4), kan du trække en over i WorkPoint Express sideruden i højre side af vinduet og slippe den der, hvor du gerne vil journalisere den (se afsnit 9 vedrørende journalisering af e- mails) Afventende og ignorerede s Som beskrevet i afsnit , kan du filtrere visningen, så du kun får vist afventende eller ignorerede s. WorkPoint Manager kan konfigureres, så s fra visse firmaer/domæner automatisk bliver sat som afventende. Disse s kendes på deres ikon i venstre side af listen over e- mails i vinduet. En afventende kan journaliseres vha. WorkPoint Express sidefanen i vinduet (se afsnit 10.5). Når du er færdig med at journalisere en afventende , skal du markere en og klikke på Ignorer -knappen i Handlinger -gruppen i værktøjslinjen i toppen af vinduet (se Figur 38). Når dette er gjort, fjernes visningen. ikonet fra en og den forsvinder fra Afventende s - Side 32 / 76

33 Figur 38 - Ignorer en Hvis du ikke ønsker at journalisere en , skal du blot klikke på Ignorer med det samme. ikonet fjernes også her. En , der ikke er blevet journaliseret, inden den er blevet ignoreret, findes i Ignorerede s -visningen Tillad eller forbyd automatisk journalisering på en enkelt Typisk er automatisk journalisering slået til i WorkPoint Manager, så alle s automatisk bliver journaliseret på f.eks. deres modtagere og afsendere. s, der er tilladt at blive automatisk journaliseret, kendes ved over s. s, der er forbudt automatisk journalisering, kendes ved s. ikonet i venstre side af listen ikonet i venstre side af listen over Hvis du ønsker at forbyde en i at blive automatisk journaliseret, skal du markere en i listen over s og klikke på Auto journalisering tilladt (se Figur 39). Figur 39 - Forbyd autojournalisering af Tilsvarende, kan du tillade en at blive automatisk journaliseret ved at markere en og klikke Automatisk journalisering ikke tilladt (se Figur 40). Figur 40 - Tillad autojournalisering af Side 33 / 76

34 10.8 Hvis du arbejder med flere WorkPoint-løsninger Hvis du arbejder med mere end én WorkPoint-løsning, så kan du skifte mellem løsningerne ved at klikke på WorkPoint -knappen i værktøjslinjen i toppen af vinduet (se Figur 41). Figur 41 - Skift WorkPoint, hvis du arbejder med flere WorkPoint-installationer 11 Opret med dokumenter/oplysninger fra WorkPoint Express Lige såvel som du kan tilføje oplysninger og dokumenter til WorkPoint /SharePoint med WorkPoint Express, kan du også hente oplysninger og dokumenter fra WorkPoint og SharePoint. Når du opretter en ny i Outlook (eller et andet element som f.eks. en opgave), kan du klikke på den lodrette tekst WorkPoint Express i højre side af vinduet for at få vist WorkPoint Express Tilføj en modtager (eller Cc eller Bcc) til en Du kan trække og slippe en kontaktperson fra WorkPoint over i felterne To, Cc eller Bcc. Derved kopieres kontaktpersonens automatisk over i det pågældende felt (se Figur 42). Du kan finde dine kontakter ved at følge afsnit 3. Figur 42 - Du kan tilføje en kontaktperson som modtager af din Side 34 / 76

35 11.2 Tilføj grupper af modtagere (eller Cc eller Bcc) til en Du har mulighed for at tilføje hele grupper af kontakter til en . Er der kontakter i gruppen som ikke har en adresse tilknyttet, ignoreres disse automatisk. Send en til en gruppe ved at højreklikke på gruppen og klik Send . Nu åbnes et vindue, hvor du kan vælge en eventuel skabelon til den nye og angive alle modtageres type. Se Figur 43. Figur 43 Du kan sende s til grupper af kontakter Ved klik på To/Cc/Bcc -knappen skiftes der imellem modtager type for alle modtagere. Alternativt kan hver modtager få modtagertype indstillet ved brug af drop-down-menuen ud for hver enkelt modtager. Figur 44 Mulighed for brug af mail skabeloner direkte fra send Hvis der er oprettet skabeloner kan du tilgå disse fra drop-down-menuen øverst i Send vinduet (se Figur 44). Ved tryk på Send vises den klargjorte og du kan nu tilføje tekst samt vedhæftninger inden tryk på Send (se Figur 45). Side 35 / 76

36 Figur 45 En der er klargjort til afsending 11.3 Vedhæfte et dokument til en Hvis du vil vedhæfte et dokument eller flere til en , skal du markere den/de dokument(er), du vil vedhæfte. Herefter trækker du dem over i din og slipper dem i en. Derved vises feltet Attached, og filerne bliver vedhæftet din (se Figur 46). Du kan markere flere filer på én gang ved at holde CTRL nede, mens du markere filerne. Du kan også holde SHIFT nede for at markere flere filer på stribe. Som sædvanlig kan du finde dine dokumenter ved at følge afsnit 3. Figur 46 - Du kan vedhæfte dokumenter til en fra WorkPoint Express Side 36 / 76

37 11.4 Vedhæfte et dokument som en PDF WorkPoint Express har muligheden for at lave visse dokumenter om til PDF-filer før de bliver vedhæftet. Det drejer sig om filer, der hører til Office-pakken det er bl.a. doc, docx, xls og xlsx, som hører til henholdsvis Word og Excel.! Hvis du bruger Office 2007, skal du downloade og installere SaveAsPDFandXPS.exe fra Microsoft. Installationen kan downloades her: Du vedhæfter filerne som PDF ved at højreklikke på de filer, det drejer sig om, og vælger Attach As PDF jf. Figur 47. Figur 47 - Vedhæft filer som PDF 11.5 Indsæt et link til et dokument i en For at undgå at have mange kopier af det samme dokument i cirkulation, kan du indsætte et link til dokumentet i en i stedet for at vedhæfte en kopi af det faktiske dokument. Du skal selvfølgelig sikre dig, at modtageren af en har adgang til dokumentet. Det betyder, at du typisk kun kan bruge denne funktion til interne modtagere (altså fra dit firma) og ikke til eksterne modtagere, fordi WorkPoint og SharePoint oftest bruges som intranet, der er lukkede for verden udenfor. Din installation kan selvfølgelig være sat op anderledes, så spørg din administrator, hvis du er i tvivl. For at indsætte et link til et dokument, skal du holde SHIFT- og CTRL-knapperne på dit tastatur nede og så trække dokumentet fra WorkPoint Express over i den nye s indholds-felt. 12 Opret en ny opgave eller aftale/møde i WorkPoint WorkPoint Express giver dig mulighed for at oprette nye opgaver og aftaler/møder i WorkPoint direkte fra Outlook. Side 37 / 76

38 Du kan oprette nye opgaver og aftaler/møder på alle entiteter, der har et site. Hvilke entiteter, der har tilhørende sites, afhænger af din WorkPoint-installation, men det kan for eksempel være et firma eller et projekt. Start med at finde det firma, projekt eller anden entitet, der skal oprettes en ny opgave eller aftale under, jf. afsnit 3 og følg de følgende afsnit for at oprette henholdsvis en opgave og en aftale/et møde Opret en ny opgave (task) For at oprette en ny opgave på et site, skal du højreklikke på det pågældende site og klikke Create Task. På Figur 48 kan du se et eksempel, hvor der bliver oprettet en ny opgave under firmaet Pixar1. Figur 48 - Du kan oprette opgaver i WorkPoint direkte fra Outlook Det kan du som nævnt gøre på alle entiteter, der har et site, der understøtter opgaver Opret en ny aftale (appointment) Figur 49 - Du kan oprette aftaler i WorkPoint direkte fra Outlook Du kan også oprette aftaler i WorkPoint direkte fra Outlook ved hjælp af WorkPoint Express. Højreklik på din valgte entitet og vælg Create Appointment for at oprette en aftale under entiteten. Side 38 / 76

39 På Figur 49 ses et eksempel, hvor jeg er ved at oprette en aftale under det salgs-projekt ( Sales ), der hedder Casting med Woody Opret et nyt møde ud fra en aftale Når du har oprettet en ny aftale i WorkPoint jf. afsnit 12.2, kan du lave den aftale om til et møde ved at klikke på knappen Inviter deltagere (se Figur 50). Figur 50 - Inviter deltagere til en aftale for at lave et møde Du kan lave mødet om til en almindelig aftale igen ved at klikke på Annuller invitation (se Figur 51). Figur 51 - Annullér en invitation for at lave et møde om til en aftale 12.4 Drag-and-drop til ny opgave eller aftale/møde i Outlook (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) WorkPoint Express muliggør lynhurtig oprettelse af opgaver og kalenderaftaler ved at trække et dokument eller en over på Opgaver eller Kalender, hvorved der oprettes en opgave eller en aftale i din primære opgave-liste eller kalender. Hvis du lader musen hvile over Opgaver eller Kalender, mens du fortsat holder fast i dokumentet eller en, får du adgang til resten af dine opgave-lister og kalendere (se Figur 52). Du kan så slippe dokumentet eller en på en af disse og lave en opgave eller aftale dér. Side 39 / 76

40 Figur 52 Drag-and-drop til ny opgave eller aftale/møde i Outlook 12.5 Tilføj informationer eller dokumenter til en opgave eller aftale/møde Ligesom du kan tilføje modtagere eller vedhæfte filer til en via WorkPoint Express, kan du også tilføje disse til opgaver og aftaler/møder. Se afsnit Link to Lync Du kan tilføje en kontaktperson ved drag-and-drop direkte ind i et Task vindue som vist nedenfor i Figur 40. Klikker du på telefonnummeret i bunden, vil det åbne Lync samt et vindue hvor du har mulighed for, at ringe nummeret op uden besvær. Side 40 / 76

41 Figure 40 Drag-and-drop og link til Lync 13 Opret nye kontakter i WorkPoint direkte fra WorkPoint Express 13.1 Ved hjælp af kontekstmenuen (Denne funktion kræver WorkPoint Express Enterprise) Du kan oprette en ny kontakt i en kontaktgruppe (typisk hørende til et firma eller lignende) ved at højreklikke på den valgte kontaktgruppe og klikke på Create WorkPoint Contact (se Figur 53). Figur 53 Tilføj en ny kontakt Derefter åbner vinduet vist på Figur 54, hvori du kan angive den nye kontaktpersons oplysninger. Side 41 / 76

42 Figur 54 Angiv en ny kontaktpersons oplysninger 13.2 Ved drag-and-drop af kontaktnavn fra en (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) Hvis du vil tilføje en kontaktperson fra en modtager- eller afsenderliste på en , kan du trække personens navn (eller afhængigt af hvad der vises) over i en kontaktgruppe i WorkPoint Express (se Figur 55). Figur 55 - Opret en kontakt ved at trække kontakten fra en Derefter åbner vinduet vist på Figur 54, hvori du kan angive den nye kontaktpersons oplysninger. De oplysninger, som var inkluderet i afsender- eller modtagerlisten, som kontakten kommer fra, er automatisk fyldt ud. Bemærk at du kan oprette kontakter i WorkPoint ud fra både afsendere og modtagere af en e- mail. Side 42 / 76

43 13.3 Ved drag-and-drop af (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) I stil med funktionen, der er beskrevet i afsnit 13.2, kan du i stedet for at trække en kontakt trække en over på Contacts gruppen i WorkPoint Express (se Figur 56). Figur 56 - Træk en for at oprette en kontakt Derefter åbner vinduet vist på Figur 54, hvor afsenderen af ens kontaktoplysninger er fyldt ud. De resterende oplysninger, kan du fylde ud manuelt og så oprette kontaktpersonen ved at klikke på Ok Ved drag-and-drop af Outlook-kontakt (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise) Du kan oprette en kontakt i WorkPoint ud fra en Outlook-kontakt. Outlook-kontakter er de kontakter, der findes under Kontakter -fanen i Outlook (se Figur 57). Du opretter en kontakt ud fra en Outlook-kontakt ved at trække kontakten over i WorkPoint Express på samme måde som du kan oprette kontakter ud fra s eller kontakter nævnt i e- mails jf. afsnit 13.2 og Side 43 / 76

44 Figur 57 - Outlook-kontakter findes under fanen "Kontakter" 14 Opret et nyt firma, sprint, internsag eller lignende direkte fra WorkPoint Express (Denne funktion kræver WorkPoint Express Enterprise) På samme måde som du kan oprette kontaktpersoner i WorkPoint direkte fra WorkPoint Express jf. afsnit 13.1, kan du også oprette entiteter til andre forretningsmoduler i WorkPoint. Bemærk at typerne af entiteter, du kan oprette, afhænger af din installation af WorkPoint. Side 44 / 76

45 Figur 58 Tilføjelse af nye emner Du kan oprette nye entiteter ved at højreklikke på den tomme baggrund i WorkPoint Express og vælge, hvilken entitet, du vil oprette (se Figur 58). 15 WorkPoint Express i Microsoft Office Word og Excel WorkPoint Express er også integreret i Microsoft Office Word og Microsoft Office Excel. WorkPoint Express hovedvindue vises, hvis du klikker på den lodrette WorkPoint Express overskrift (se Figur 59). Side 45 / 76

46 Figur 59 - Integration med Word og Excel 15.1 Find og åben dokumenter via WorkPoint Express Du kan finde dokumentlister i WorkPoint Express som beskrevet i afsnit 3. Når du har fundet en dokumentliste, kan du åbne et dokument i den pågældende dokumentliste ved at dobbeltklikke på dokumentet eller ved at højreklikke på dokumentet og klikke på Open eller Edit (hvis dokumentet skal være redigerbart). Figur 60 Gem/Upload et dokument til WorkPoint Side 46 / 76

47 15.2 Upload/Gem et dokument til WorkPoint fra Word og Excel Hvis du vil gemme et dokument i WorkPoint, skal du finde den dokumentliste, du vil gemme dokumentet i, som beskrevet i afsnit 3. Klik derefter på Upload to SharePoint -ikonet (se Figur 60). 16 Indstillinger Du kan tilgå WorkPoint Express indstillinger ved at klikke på ikonet vælge Settings (se Figur 61). i WorkPoint Express og Hvis der er knapper i dette afsnit, du ikke kan se eller trykke på, er det fordi, du ikke har de nødvendige rettigheder. Kontakt din WorkPoint Express-administrator, hvis du har brug for flere rettigheder. Figur 61 - Vis indstillingerne for WorkPoint Express 16.1 Opstille sikkerhed for, hvem der må ændre indstillingerne Hvis du bruger en webservice til at opbevare dine indstillinger (jf. section ), kan du opstille sikkerhed, således at det kun er medlemmer af en bestemt Active Directory-gruppe, der kan ændre i visse dele af WorkPoint Express indstillinger (se Figur 62). Under fanen System, skal du sætte flueben i Activated i panelet Access Control, for at aktivere sikkerheden. Derefter skal du søge efter og vælge en AD-gruppe ved at klikke på knappen. Fremover skal man være medlem af den valgte AD-gruppe for at kunne ændre de indstillinger, der findes under fanen System, samt for at rette i de sites, der er tilgængelig for alle brugere (jf. afsnit 16.3). Side 47 / 76

48 Figur 62 - Du kan opstille sikkerhed der begrænser, hvem der kan ændre indstillingerne 16.2 Konfiguration af egne sites (Denne funktion kræver WorkPoint Express Enterprise) Du kan tilføje, redigere og fjerne sites i Sites -fanen I WorkPoint Express indstillinger (se Figur 63). Figur 63 Sites -fanen lader dig konfigurere dine sites Vær sikker på, at Show Sites Common for All Users ikke er markeret, hvis du vil ændre dine egne sites og ikke de sites, der er tilgængelige for alle (se også afsnit 16.3) Tilføj et site Du kan tilføje et site ved at klikke på Add (jf. Figur 64). Nu åbner et vindue, hvor du skal angive det nye sites type (se note herunder), det nye sites URL samt et friendly name, der er et letgenkendeligt navn til sitet, så det nemt kan findes i listen over sites. Se Figur 65. Gem det nye site ved at klikke på OK. WorkPoint Express tester automatisk forbindelsen til det nye site. Hvis du vil teste forbindelsen manuelt på et senere tidspunkt se da afsnit Side 48 / 76

49 Figur 64 Tilføj sites i indstillingerne Figur 65 Tilføj et site? En note om Site type. WorkPoint Express understøtter flere forskellige site typer: - SharePoint Windows Authentication - SharePoint Form Based Authentication - SharePoint WorkPoint Hvis du vælger SharePoint Windows Authentication eller WorkPoint, vil WorkPoint Express bruge de login-oplysninger, som du har brugt for at logge på Windows, til at tilgå sitet. Hvis du vælger SharePoint Form Based Authentication eller SharePoint 365, vil WorkPoint Express spørge efter dine login-oplysninger til sitet første gang du bruger det. Hvis du er i tvivl om hvilken type et site er, skal du kontakte din administrator Rediger et site Hvis du vil redigere et site, skal du markere sitet i site-listen på Sites -fanen og klikke på Edit (jf. Figur 66). Side 49 / 76

50 Nu åbner vinduet vist på Figur 67, hvor du kan foretage dine ændringer og gemme dem ved klik på Ok. Figur 66 Rediger sites i Sites -fanen Fjern et site Figur 67 - Rediger et site Hvis du vil fjerne et site, skal du markere det i Sites -fanen og klikke på Remove (jf. Figur 68). Figur 68 Fjern et site Når du har godkendt din handling, slettes sitet. Side 50 / 76

51 Tjek forbindelsen til et site Du kan teste WorkPoint Express forbindelse til et site ved at markere sitet og klikke på Test Connection (jf. Figur 69). Figur 69 Test forbindelsen til et site WorkPoint Express tester derefter forbindelsen til sitet og melder forbindelsens status tilbage til dig Konfiguration af sites, der er tilgængelige for alle! Jf. afsnit 16.1 skal du være medlem af en bestemt AD-gruppe, hvis Access Control er slået til. Uanset om Access Control er slået til, så skal du bruge en webservice til at gemme dine indstillinger for at kunne have fælles sites (se afsnit ). Vær sikker på, at Show sites common for all users er afkrydset på Sites fanen, så du ser de sites, der er fælles og ikke de sites, der kun er tilgængelige for dig selv (se Figur 63). Figur 70 Afkryds Show sites common for all users hvis du vil ændre fælles sites Side 51 / 76

52 Når Show sites common for all users er afkrydset, kan du tilføje, redigere og fjerne sites, der er fælles, på samme måde som du gør det med sites, der er brugerspecifikke jf. afsnit Den eneste forskel er, at du også kan angive en AD-gruppe, der så begrænser det fælles site til en bestemt AD-gruppe se afsnit Begræns adgangen til fælles sites Når du tilføjer et site, der er tilgængelig for alle brugere, kan du ændre hvilke brugere, der rent faktisk har adgang til at bruge det. Find og vælg en AD-gruppe ved at klikke på, og fjern sikkerheden ved at klikke på (jf. Figur 71) Licens ( License ) Figur 71 - Begræns adgang til fælles sites Menupunktet License giver et overblik over den aktuelle licens, og dermed hvilke funktioner, du har adgang til i WorkPoint Express (se Figur 72). Hvis ingen licens er valgt, så er funktionerne, der hører til WorkPoint Express Basic, aktiverede Skift licens Hvis du vil skifte din licens, skal du klikke på Select Licens Document.. (jf. Figur 72). Nu kan du markere dit nye licensdokument og klikke OK for at aktivere den nye licens. Hvis du vil fjerne din nuværende licens (og skifte tilbage til WorkPoint Express Basic), skal du klikke på det røde kryds. Side 52 / 76

53 16.5 Brugervejledning ( User Guide ) Figur 72 - Licens information Menupunktet User Guide giver adgang til denne brugervejledning på henholdsvis dansk og engelsk (se Figur 73). Figur 73 Brugervejledning ( User Guide ) 16.6 Om WorkPoint Express (About) Menupunktet About viser den installerede udgave af WorkPoint Express versionssnummer, samt et link til (se Figur 74, hvor version er installeret). Figur 74 Om WorkPoint Express ( About ) Side 53 / 76

54 16.7 Konfiguration af WorkPoint Express opførsel Underafsnittene til dette afsnit omhandler de indstillinger, du kan finde i fanen Behaviour i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 75). Figur 75 - Du kan ændre, hvordan WorkPoint Express skal opføre sig, i fanen "Behaviour" Vis WorkPoint Express, når Outlook starter up Som udgangspunkt vises WorkPoint Express, så snart du starter Outlook op. Hvis du vil ændre dette, kan du fjerne fluebenet fra Automatically show sidebar when Outlook starts up i panelet General under fanen Behaviour i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 75). Du kan efterfølgende åbne WorkPoint Express ved at klikke på enten eller i Outlooks værktøjslinje, afhængigt af om du bruger Outlook 2010 eller Outlook Side 54 / 76

55 Vis WorkPoint Express, når du opretter et nyt element (for eksempel ) Som udgangspunkt vises WorkPoint Express ikke, når du opretter et nyt element i Outlook for eksempel en ny eller en ny opgave. For at få vist WorkPoint Express, skal du klikke på enten eller i Outlooks værktøjslinje, afhængigt af om du bruger Outlook 2010 eller Outlook Du kan ændre det således, at WorkPoint Express automatisk bliver vist ved oprettelse af nye elementer ved at sætte flueben i Automatically show sidebar in inspector windows i panelet Generel under fanen Behaviour (se Figur 76). Figur 76 - Vis WorkPoint Express automatisk ved oprettelse af nye elementer Vis automatisk et elements egenskaber ved markering Standardindstillingerne gør, at du får vist panelet Properties (se Figur 77), så snart du markerer et element ( eller Word-dokument for eksempel) i WorkPoint Express sidebar. Side 55 / 76

56 Figur 77 - Panelet "Properties" viser egenskaber for for eksempel s og dokumenter Hvis du vil ændre denne opførsel, skal du fjerne fluebenet i Automatically show properties when an item is selected under fanen Behaviour i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 78). Figur 78 - Vis automatisk et elements egenskaber ved markering Hvis du har fjernet fluebenet i indstillingen, kan du få vist Properties -panelet ved at klikke på knappen, når du har markeret eksempelvis en eller et dokument i WorkPoint Express. Du kan også højreklikke på et element i WorkPoint Express sidebar og klikke Properties. Du kan læse mere om Properties -panelet i afsnit 6. Side 56 / 76

57 Flyt automatisk s fra Outlook, når de journaliseres Jf. afsnit kan du flytte en fra Outlook ved at holde SHIFT nede, når du journaliserer den. Hvis du vil have, at WorkPoint Express automatisk flytter s, når du journaliserer dem, skal du sætte flueben i Move dropped s from Outlook as default i panelet General under fanen Behaviour i WorkPoint Express settings (Figur 79). Figur 79 Flyt automatisk journaliserede s. Hvis du har slået denne indstilling til, skal du holde SHIFT nede, når du journaliserer en for at en IKKE bliver flyttet fra Outlook Spørg efter et nyt dokuments metadata, når det uploades (Denne funktion kræver WorkPoint Express Light, Standard eller Enterprise.) Som nævnt i afsnit 5.4, spørger WorkPoint Express dig som standard efter et ny-uploaded dokuments metadata. Under Behaviour -fanen i Settings, har du mulighed for at ændre dette (se Figur 80). Du har følgende indstillingsmuligheder: - Always: Du bliver altid spurgt efter et ny-uploaded dokuments metadata. - Never: Du bliver aldrig spurgt efter et ny-uploaded dokuments metadata. - When uploaded documents are checked out: Du bliver kun spurgt efter et ny-uploaded dokuments metadata, hvis WorkPoint Express er nødsaget til at tjekke dokumentet ud, når du uploader det. Det kan for eksempel ske, hvis dokumentet mangler at få udfyldt obligatorisk metadata. Side 57 / 76

58 Figur 80 - Spørg efter et dokuments metadata ved upload Spørg efter en ny s metadata, når den bliver journaliseret (Denne funktion kræver WorkPoint Express Standard eller Enterprise) Som nævnt i afsnit 9.3.5, spørger WorkPoint Express dig efter en s metadata, så snart du journaliserer den. Denne indstilling kan ændres jf. Figur 83. Figur 81 - Spørg efter en s metadata ved journalisering Side 58 / 76

59 Skift sprog for WorkPoint Express WorkPoint Express understøtter engelsk og dansk brugergrænseflade-sprog. Du kan skifte mellem de understøttede sprog i drop-down-menuen ud for Display language i panelet Language under fanen Behaviour i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 82). Figur 82 - Skift sprog-indstillinger for WorkPoint Express Hvis indstillingen sættes til Default, forsøger WorkPoint Express at bruge samme sprog som Outlook. Hvis det ikke kan lade sig gøre, bruges engelsk Journaliser , når den bliver sendt (Denne funktion kræver WorkPoint Express Standard eller Enterprise) Figur 83 - Journaliser , når den bliver sendt Side 59 / 76

60 Hvis du vil have, at alle s bliver journaliseret så snart, du sender dem, kan du sætte et flueben i Journalize after send i panelet journalization under fanen Behaviour i WorkPoint Express indstillinger (Figur 83). Hvis denne indstilling er slået til, når du sender en , så vil WorkPoint Express vise en i WorkPoint Express Pending Items -vinduet (se Figur 84). Fra dette vindue kan du trække s og dokumenter over til lister i WorkPoint Express, for på den måde at journalisere eller uploade indholdet af vinduet. Når du har fjernet alle elementer fra vinduet, forsvinder det automatisk igen. Figur 84 Vinduet viser de elementer, du mangler at journalisere eller uploade Hvis du ikke vil behandle de emner, der er tilbage i vinduet, kan du blot klikke på krydset i højre hjørne, så forsvinder vinduet men altså også listen over ikke-journaliserede s Gem vedhæftede filer efter en er journaliseret (Denne funktion kræver WorkPoint Express Standard eller Enterprise) Hvis du vil gemme vedhæftede dokumenter fra s, når de er blevet journaliseret, kan du sætte et flueben i Extract attachments from after journalization i panelet journalization under fanen Behaviour i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 85). Hvis du har denne indstilling slået til, og du journaliserer en med en vedhæftet fil, så vises den vedhæftede fil i vinduet WorkPoint Express Pending Items (se Figur 84 samt beskrivelse i afsnit ). Side 60 / 76

61 Figur 85 - Gemme vedhæftede filer efter en er journaliseret Slå relationsmodulet til og fra Som standard er relationer slået til i WorkPoint Express, så de bliver vist, når du søger i et WorkPoint site (jf. afsnit 3). Hvis du ikke bruger relationer i din WorkPoint -installation, kan du slå dem fra i WorkPoint Express ved at fjerne fluebenet i Show relations in search results under fanen Behaviour i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 86). Side 61 / 76

62 Figur 86 - Slå relationsmodulet til og fra 16.8 Ændre hvor indstillinger gemmes En standardinstallation af WorkPoint Express gemmer sine indstillinger i en Access-database i C:\ProgramData\WorkPointExpress\. Dette kan ændres i panelet Internal Data store under fanen Advanced i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 87). Side 62 / 76

63 Access-database Figur 87 - Under fanen "Advanced" kan du ændre, hvor indstillinger bliver gemt. (Denne funktion kræver WorkPoint Express Standard eller Enterprise) Hvis du vil gemme indstillingerne i en Access-database, skal du vælge Access som Data Store Type, og angive databasens placering i Path ved at klikke på mappe-ikonet. Du kan teste forbindelsen til databasen ved at klikke på Test Connection. Figur 88 - Gemme i Access database Husk at klikke på Save for at gemme dine ændringer. Side 63 / 76

64 Webservice (Denne funktion kræver WorkPoint Express Standard eller Enterprise) Hvis du vil bruge en webservice til at opbevare dine WorkPoint Express-instillinger, skal du angive Web Service i Data Store Type samt webservicens URL i Url. Figur 89 Gemme i en webservice. Du kan teste forbindelsen til webservicen ved at klikke på Test Connection (Figur 89). Husk at klikke på Save for at gemme dine ændringer. Kontakt din WorkPoint Express leverandør, hvis du har brug for hjælp med at sætte en webservice, der kan bruges sammen med WorkPoint Express, op. Side 64 / 76

65 16.9 Indstil WorkPoint Express til at behandle dokumentlister som e- maillister WorkPoint Express kan indstilles til at behandle dokumentlister med en bestemt indholdstype (content type), og få WorkPoint Express til automatisk at udfylde information som f.eks. emne og afsender adresse, når en journaliseres på sådan en liste. Gå til System -fanen af WorkPoint Express indstillinger (se Figur 90) for at indstille dette. I panelet liste konfiguration, kan du indstille hvilke indholdstyper som gør en dokumentliste til en liste, hvilke websted, det gælder for, samt hvordan informationer skal mappes til felter på indholdstypen. Figur 90 - Indstilling af indholdstyper og mapping af felter i "System" fanen Indstil indholdstyper og postfix format Jf. den øverste tabel på Figur 90 er Indholdstypenavn navnet på den indholdstype, der laver en almindelig dokumentliste om til en liste. Alle dokumentlister med denne indholdstype bliver behandlet som en liste medmindre dokumentlistens websteds URL optræder i Ekskluderede websted URL er (kommasepareret). s bliver automatisk journaliseret med deres emne som deres titel. Dette kan selvfølgelig give kollisioner mellem s med det samme emne. For at undgå dette kan du bruge indstillingen Side 65 / 76

66 Filnavn postfix format, som er en.net DateTime format streng (se f.eks. som bruges til at postfix e s med datoen for modtagelsen af en. Med indstillinger som på Figur 90 vil alle dokumentlister på alle websteder undtagen med indholdstype Mail blive behandlet som en liste. Alle s, der journaliseres på disse lister, får tilføjet året, måneden, dagen samt timen minuttet og sekundet for hvornår de blev modtaget i parenteser til deres titel. Du kan slette en indholdstype ved at markere dens række og trykke på Delete på dit tastatur Mappe information til felter Når du har indstillet indholdstype og deres postfix format jf. sektion , kan du indstille hvordan WorkPoint Express mapper informationer ( metadata) til liste felter. For at ændre denne mapping-indstilling for en indholdstype, vælg indholdstypens række ved at klikke på den. WorkPoint Express understøtter en række metadata som f.eks. Emne, Fra og Fra adresse. I den nederste tabel på Figur 90 kan du indstille hvordan metadata mappes til felter på en liste. Med indstillinger som på Figur 90 bliver alle s, der journaliseres til en liste med indholdstype (fordi den indholdtypes række er valgt i den øverste tabel på Figur 90), emne mapped til listens felt med internt navn Subject. Tilsvarende bliver ens afsender mapped til feltet med internt navn From Journaliseringsforslag (Denne funktion kræver WorkPoint Express Enterprise) WorkPoint og Manager kan komme med forslag til, hvor en skal journaliseres, når man markerer den. Forslagene vises i fanen Suggestions i WorkPoint Express (se Figur 91). Figur 91 Suggestions -fanen Indstillingerne for disse forslag findes i panelet Suggestions under fanen System i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 92). Side 66 / 76

67 Figur 92 - Indstillingerne for "Suggestions" Her har du mulighed for at ændre standardindstillingerne for journaliseringsforslag. Dette gøres ved, at fjerne markeringen i Use default settings ud for det site, som du vil ændre. Herefter kan du ændre journaliseringsforslags-indstillingerne for det markerede site i bunden af vinduet (jf. Figur 92) Vælg businessmoduler, der skal findes forslag i I panelet Find suggestions for kan du vælge hvilke businessmoduler, der skal findes forslag i, ved blot at markere dem med et flueben (jf. Figur 92) Angiv vægten af hver type forslag I panelet Weight for each suggestion type kan du angive hvor vigtige, de forskellige typer af forslag er i forhold til hinanden (se Figur 93). Figur 93 - Angiv vægten af hver forslagstype. Side 67 / 76

68 Hvis du flytter en forslagstypes skyder helt ned til 0, så blive den type forslag slået fra Ændre opførsel og udseende for søgning i WorkPoint -site Hvis du benytter WorkPoint som bagvedliggende site, kan du i fanen WorkPoint i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 94) ændre, hvordan søge-funktionaliteten i WorkPoint Express skal se ud og opføre sig for dit WorkPoint -site. Du kan for eksempel vælge, hvilke forretningsmoduler, som skal vises, når du søger, samt i hvilken rækkefølge de fremstår. Figur 94 - Ændre opførsel og udseende af søgning i WorkPoint -site Start med at vælge et site, som du vil vælge indstillinger for i Sites -panelet i venstre side. På Figur 94 er sitet WorkPoint valgt Vælg hvilke forretningsmoduler, du kan søge i, samt rækkefølgen af dem Herefter kan du vælge, hvilke forretningsmoduler, du vil have mulighed for at søge i, samt i hvilken rækkefølge, de fremstår, i panelet Business Modules. Vælg om et forretningsmodul skal vises eller ej ved henholdsvis at markere det eller fjerne markeringen af det. Flyt et forretningsmodul op eller ned i rækkefølgen, som de skal fremstå i, ved hjælp af pilene til højre for forretningsmodulerne. Med indstillinger som på Figur 94, vil søge-fanen se ud som på Figur 95. Her kan der søges i forretningsmodulerne Companies, Contacts, Sales og Service og de fremstår i den rækkefølge. Side 68 / 76

69 Figur 95 - Eksempel på udseende af søgning i WorkPoint -site Vælg om lister skal vises samt om de skal foldes ud eller ej Til sidst kan du vælge, hvilke lister, der skal vises i resultat-ruden, samt om de skal foldes ud automatisk. Det gør du i panelet Search Tree Elements. I version kan du kun fravælge at få vist Relations -listen, der viser en entitets relationer. Dette gøres ved at fjerne fluebenet i Show ud for Relations. Hvis du gerne vil have, at WorkPoint Express automatisk folder for eksempel dokumentlister ud, skal du sætte flueben i Expand ud for den pågældende liste. Med indstillinger som på Figur 94 vil WorkPoint Express automatisk folde dokumentlisterne på en entitet, du har fremsøgt, ud Vælge en primær WorkPoint og EMM blandt flere Hvis du benytter mere end én WorkPoint -installation, der har EMM, som bagvedliggende site, skal du vælge, hvilken installation WorkPoint Express skal benytte som din primære installation. Den primære installation bliver brugt i forbindelse med for eksempel journalisering af s. WorkPoint Express henter også journaliserings-oplysningerne fra den primære installation, når du for eksempel får vist en s journaliserings-oplysninger. Første gang du starter WorkPoint Express op efter at have tilføjet WorkPoint -site med EMM nummer 2, bliver du spurgt om, hvilken installation, der skal bruges som den primære. Hvis du vil ændre din standard-installation herefter, skal du gå ind under WorkPoint -fanebladet i WorkPoint Express indstillinger (se Figur 96). Her kan du vælge din primære installation ved at markere den ønskede installation (på Figur 96 er WorkPoint for eksempel valgt som den primære installation). Side 69 / 76

70 Figur 96 - Valg af primær WorkPoint -installation 17 WorkPoint Journalize Flag (WorkPoint Journalize Flag er kun tilgængelig for de kunder, som har tilvalgt applikationen. Applikationen kræver WorkPoint Manager samt WorkPoint Express Enterprise) WorkPoint Journalize Flag er et værktøj, designet til at holde styr på journaliserings status på dine s i Outlook. Applikationen kører i baggrunden og reagerer på enhver ind- og udgående e- mail WorkPoint Journalize Flag bruger Default Profile WorkPoint Journalize Flag bruger default profilen. Så hvis man har flere Outlook profiler skal man være opmærksom på at sørge for at den korrekte profil er valgt som default. Dette kan gøres via Start > Kontrolpanel > Brugerkonti > Mail > Profile (se Figur 97 den nøjagtige sti er afhængig af Windows-version). Side 70 / 76

71 Figur 97 Tilgang til profiler Dette åbner vinduet vist på Figur 98, hvor man har mulighed for at vælge hvilken profil, der skal anses som standard/default. Figur 98 Valg af standardprofil Side 71 / 76

72 17.2 WorkPoint Journalize Flags indstillinger Du kan tilgå WorkPoint Journalize Flags indstillinger ved at klikke på Vis skjulte ikoner i notifikationsområdet af Windows (se Figur 99). Figur 99 Tilgang til WorkPoint Journalize Flag Derpå klikker man på selve applikationen (, se Figur 100). Figur Applikationen ligger under Vis skjulte ikoner Indstillings-vinduet for WorkPoint Journalize Flag åbnes nu (se Figur 101). Side 72 / 76

73 Figur 101 WorkPoint Journalize Flag Settings -vinduet Skifte farve på journaliserede s WorkPoint Journalize Flag markerer automatisk og manuelt journaliserede s med hver sin kategori i Outlook. Kategorierne har en farve, som kan ændres. Figur 102 Skift farve på kategorierne for journaliserede s Farven på knapperne Change viser, hvilken farve der i øjeblikket bruges til journaliserede s (én knap for automatisk journaliserede s og en anden for manuelt journaliserede s). Side 73 / 76

74 Ved tryk på knappen vises en farvepallet over de farver, du kan vælge til markering af journaliserede s. Når du har ændret farve-indstillingerne, skal du genstarte Outlook for at ændringerne træder i kraft Opdaterings-interval Som udgangspunkt markerer WorkPoint Journalize Flag nye s hvert 5. sekund. Det interval kan ændres ved hjælp af drop-down-menuen ud for Update interval (se Figur 103). Figur 103 Ændre opdaterings interval Start og stop af WorkPoint Journalize Flag WorkPoint Journalize Flag starter som udgangspunkt op, når du starter Windows. Hvis du har brug for at stoppe for applikationen, kan du gøre det ved at klikke på Stop ud for Application running (se Figur 104). Når applikationen er stoppet, står der Application stopped i stedet for Application running, og du kan starte applikationen igen ved at klikke på Start. Side 74 / 76

75 Figur 104 Start og stands applikationen Søg alle s igennem efter applikationen har været stoppet Når applikationen er stoppet, har den ikke mulighed for at markere nye s. Hvis du har modtaget s, mens applikationen har været stoppet, og du vil have markeret de s, skal du klikke på Start ud for Complete Search (se Figur 104). WorkPoint Journalize Flag søger nu hele din postkasse igennem og markerer s som nødvendigt bemærk, at det kan tage lang tid afhængigt at størrelsen af din postkasse Opret søgemapper, så det er nemt at finde journaliserede s For at få et bedre overblik over journaliserede emner, kan du med fordel oprette en ny søgemappe i Outlook. Dette gøres ved at højreklikke på Søgemapper i venstre side af Outlook og vælge Ny søgemappe (se Figur 105). Figur 105 Opret en ny søgemappe I det nye vindue, vælg Katagoriseret post under sektionen Organiserer mail (venstre side af Figur 106). Klik derefter Vælg under Tilpas søgemappe så åbner vinduet på højre side af Figur 106 op. Her kan du så sætte flueben ud for Journalized -kategorien. Du kan også vælge en genvejstast til søgemappen, så du hurtigt kan åbne den. Side 75 / 76

76 Figur Valg af farve og genvejstast Tryk OK i Farvekategorier -vinduet og derefter i Ny søgemappe -vinduet. Nu kan du finde den nye søgemappe, der indeholder alle de s, der er blevet journaliseret, under Søgemapper. Du kan også højreklikke på mappen og klikke på Vis i Favoritter, så den bliver vist blandt dine favoritmapper i øverste venstre side af Outlook, som det er tilfældet på Figur 107. Figur 107 Søgemappen giver et godt overblik over dine journaliserede s Side 76 / 76