PRINCIPPER FOR EJENDOMSSERVICE I ROSKILDE KOMMUNE JUNI 2017

Transkript

1 PRINCIPPER FOR EJENDOMSSERVICE I ROSKILDE KOMMUNE JUNI 2017

2 PRINCIPPER FOR EJENDOMSSERVICE I ROSKILDE KOMMUNE er produktet af det seneste halvårs forberedelse af ny organisering på ejendomsområdet i Roskilde Kommune. Forberedelsen er sket med bred inddragelse af teknisk servicepersonale og institutionsledere i arbejdsgrupper og implementeringsgrupper med reference til en styregruppe med repræsentanter fra alle relevante fagområder. Implementeringsgruppe for medarbejdere Teknisk serviceleder på Peder Syv Skolen Heins Bilyk Teknisk serviceleder på Trekronerskolen Torben Nedergaard Teknisk servicemedarbejder på Absalon Skole Lars Frier Boisen Teknisk servicemedarbejder på Lynghøjskolen Jan Heindorff Frederiksen Teknisk serviceleder for plejecentrene Gert Nørskov Teknisk servicemedarbejder på plejecenter Steen Juliussen HMU-repræsentant Jeanne Heskjær HMU-repræsentant Peter Hansen Vicekommunaldirektør Mogens Raun Andersen (formand) Økonomichef Kirsten Thune + projektsekretariatet efter behov Implementeringsgruppe for ledere Skoleleder på Tjørnegårdsskolen Nils Nørbo Skoleleder på Sct. Jørgens Skole Lars Kruse Centerleder på Kristiansminde Plejecenter Anette Katholm Områdeleder Nordøst, Dagtilbud Michael Preisler Klubleder i Klub Nord Steen Leon Krogdahl HMU-repræsentant Jeanne Heskjær HMU-repræsentant Peter Hansen Vicekommunaldirektør Mogens Raun Andersen (formand) Økonomichef Kirsten Thune + projektsekretariatet efter behov Styregruppe Skolechef Holger Bloch Olsen Souschef i Skole og Børn Mette Seebach Social- og Sundhedschef Mette Olander Kultur- og Idrætschef Poul Knopp Damkjær Vejchef Ivan Hyllested Pedersen HR- og Sekretariatschef Anna Gantriis Bygningschef Lauge Brandt Vicekommunaldirektør Mogens Raun Andersen (formand) Økonomichef Kirsten Thune Ekstern konsulentbistand Mads Rieper, Reflexio Carsten Frandsen, Reflexio

3 Indhold 1 Baggrund og indhold Byrådets beslutning Proces for forberedelse og implementering af den nye organisering Forberedelsesfasen Kommunikation i forberedelsesfasen Implementeringsfasen Sammenfattende principper for ny organisering af ejendomsområdet Opgaver som er omfattet Ejendomsrelaterede opgaver Serviceopgaverne Organisering af Ejendomsservice Ejendomsservice, Økonomi og Ejendomme Distrikter og distriktsledere Baser og koordinatorer Basernes medarbejdere løser opgaver på alle institutioner Medarbejdere og ledere i Ejendomsservice Ansættelse og overførelse af teknisk servicepersonale Principper for indplacering af medarbejdere Stillingsbeskrivelser Samarbejde Samarbejdsaftaler mellem den enkelte ejendomsbruger/institution og Ejendomsservice Årshjul for arbejdet med samarbejdsaftalerne Det strategiske samarbejde Økonomien Overførsel af budget Oprettelse af distriktspuljer Styring af den daglige økonomi Bilagsoversigt Bilag 1: Tids- og procesplan for implementeringsfasen Bilag 2. Oversigt over ejendomme med særlig status Bilag 3: Opgaveoversigt Bilag 4: Stillingsbeskrivelser Bilag 5: Samarbejdsaftale med Ejendomsservice Bilag 6: Anonymiseret case... 35

4 Side 4/35 1 Baggrund og indhold 1.1 Byrådets beslutning Byrådet besluttede den 21. december 2016, at der fra den 1. januar 2018 skal være en ny organisering af ejendomsområdet i Roskilde Kommune. Beslutningen indebærer at: En central ejendomsenhed oprettes med samlet og overordnet fokus på kommunens ejendomme Ændring i organiseringen af løsning af daglige opgaver vedr. ejendomsdrift og serviceopgaver ved, at o teknisk servicepersonale tilknyttes en central ejendomsenhed (Ejendomsservice), og det daglige arbejde organiseres i geografiske distrikter på tværs af institutionstyper, så alle kommunens institutioner har adgang til teknisk service, hvilket ikke er tilfældet i dag o store/komplekse ejendomme, som skoler og plejecentre, der i dag har eget teknisk servicepersonale, vil fortsat have daglig tilstedeværelse af en fast teknisk servicemedarbejder o økonomien samles, men med et råderum i de enkelte distrikter. Beslutningen blev truffet på baggrund af et omfattende analysearbejde af den nuværende praksis i Roskilde Konmmune, hvor det konkluderes, at det vil være en god ide at samle indsats og ressourcer for på den måde at opnå en samlet optimering og styring af, hvordan kommunens ejendomsmasse og økonomi anvendes bedst muligt. Det vil ved at se mere på tværs være lettere at tilpasse ejendomsmassen til nye behov og udnytte ejendommene bedre, f.eks. ved fokus på, om det er muligt at anvende ejendomme til flere funktioner, herunder borgernes adgang til ejendommene. Der er tale om en ejendomsmasse på m2 til en værdi af 7 mia.kr. og med udgifter på over 300 mio. kr. om året.. Der er fastsat tre målsætninger, som den ny organisering skal opfylde: Lige adgang til service for alle institutioner Borgere og institutioner skal møde ensartet vedligeholdelsesstand og serviceniveau Mere for pengene gennem optimering af opgaven, professionalisering og øget faglighed omkring ejendomsdrift Forslaget, som blev besluttet i december 2016, udgør rammen for den endelige organisering i form af en model mellem den nuværeværende helt decentrale organsiering og en helt central organisering. Det indgik i forslaget, at rammen skulle følges op af en detaljeret forberedelsesfase med inddragelse af ledere og teknisk servicepersonale, herunder med deltagelse af repræsentanter fra HMU, og at forberedelsesfasen afsluttes med en høring i MEDsystemet og en efterfølgende status i Økonomiudvalget til orientering. 1.2 Proces for forberedelse og implementering af den nye organisering Forberedelsesfasen Efter byrådsbeslutningen nedsatte direktionen i starten af 2017 en projektorganisation til forberedelse og implementering af beslutningen. I forberedelsesfasen har der været 4 arbejdsgrupper, hvor repræsentanter fra både teknisk servicepersonale og institutionsledere har været med til at udarbejde oplæg til principper. Alle disse oplæg er derefter behandlet i 2 implementeringsgrupper (en for teknisk servicepersonale og en for institutionsledere), hvor medlemmer af HMU er med i begge implementeringsgrupper. Implementeringsgrupperne har givet bemærkninger til alle oplæg inden de er endeligt besluttet i den nedsatte styregruppe, hvor alle afdelingschefer for de store velfærdsområder med mange ejendomme har været repræsenteret.

5 Side 5/35 Forberedelsesfasen har løbet frem til sommerferien 2017, og det er en fælles oplevelse, at de foreslåede principper for hvilke ejendomme, opgaver, budgetter og medarbejdere, der skal overføres til den centrale ejendomsenhed samt principperne for samarbejdet på alle niveauer er blevet til i en bred og åben dialog mellem alle deltagere i processen. Formålet med dette notat, som også har været behandlet i implementeringsgrupper og styregruppe, er, at give et samlet overblik over alle de principper mv., der er vedtaget i styregruppen i forberedelsesfasen Kommunikation i forberedelsesfasen Der har været lagt stor vægt på at kommunikere bredt og tydeligt ud, efterhånden som der er truffet beslutninger i styregruppen: - Efter hvert styregruppemøde har der været udsendt et nyhedsbrev, som i kort form har beskrevet status på projektet. - Alle dokumenter fra styregruppens dagsordener og referater fra møderne har været tilgængelige på Intranettet og skolernes fællesnet. - Der har løbende været orienteret om status på projektet i MED organisationen, dvs. på HMU, FMU, OMU og LMU maj 2017 blev afholdt stormøde på rådhuset for alt teknisk servicepersonale, hvor der bl.a. blev orienteret om de vedtagne principper for ansættelsesforhold, opdeling i distrikter og baser og principper for hvilke opgaver, der skal løses. Power points fra mødet er ligeledes tilgængelige på Intranettet og skolernes fællesnet Implementeringsfasen Implementeringsfasen, som starter efter sommerferien, skal sikre gennemførelsen af projektet, så den nye organisation kan træde i kraft 1. januar Det er i implementeringsfasen, at den enkelte medarbejder vil få endelig klarhed over opgaver og arbejdssted, og hver enkelt institution vil få klarhed over det konkrete samarbejde på baggrund af de vedtagne principper. Det må dog påregnes, at der også efter 1. januar 2018 vil være et fortsat arbejde med at få alle detaljer på plads. Der er enighed om, at de to nuværende implementeringsgrupper efter sommerferien med fordel kan blive til én, hvor både institutionsledere, teknisk servicepersonale og HMU deltager. Styregruppen fortsætter ligeledes. Der vil kunne nedsættes ad hoc arbejdsgrupper, men der bliver ikke behov for samme tværgående faste arbejdsgrupper, da det i implementeringsfasen først og fremmest er de enkelte institutioner og de enkelte medarbejdere og ledere, der skal inddrages. Ligesom i forberedelsesfasen vil et projektsekretariat styre opgaverne i implementeringsfasen. Sekretariatet består af ledere og medarbejdere fra afdelingerne Økonomi og Ejendomme, HR og Byrådssekretariatet samt fra Veje og Grønne Områder. Projektsekretariatet vil arbejde tæt sammen med direktørområderne og brugerne af de enkelte ejendomme i implementeringsfasen. I implementeringsfasen skal gennemføres en række planlægningsaktiviteter, herunder den endelige fastlæggelse af grænser for ejendomsdistrikter og udpegning af baser. Dette arbejde er igangsat inden sommer, og inden endelig udpegning af baser forventes det, at det vil være muligt at inddrage de nyansatte distriktsledere. Planlægningsaktiviteterne fordeler sig på 7 hovedoverskrifter: Personale, organisation og systemer, kontrakter og

6 Side 6/35 aftaler, vedligeholdelses- og plejeplaner, økonomi, ejendomsstrategi og kommunikation og der kan komme flere til jf. bilag 1. 2 Sammenfattende principper for ny organisering af ejendomsområdet For at styrke det tværgående fokus på kommunens ejendomme overføres ansvaret for langt hovedparten af ejendommene til Økonomi og Ejendomme den 1. januar Det gælder både for de ejendomme, som kommunen ejer, og de ejendomme og lokaler, som kommunen lejer. Økonomi og Ejendomme og Byrådssekretariatet vil samarbejde om administrationen af kommunens lejede ejendomme. Sammen med ansvaret for ejendommene overføres også ansvaret for de opgaver, som de tekniske servicemedarbejdere udfører i dag og som en naturlig følge heraf også økonomien til drift og vedligeholdelse på ejendommene. Der er oprettet et nyt afsnit med navnet Ejendomsservice i Økonomi og Ejendomme til varetagelse af de opgaver, som tekniske servicemedarbejdere har løst samt de ejendomsrelaterede opgaver, som hidtil er løst på institutioner uden tekniske servicemedarbejdere, dvs. i daginstitutioner, klubber mindre plejeenheder mv. De vedtagne principper nævnes kort her og uddybes i efterfølgende afsnit. Det første princip i organisationsændringen indebærer, at Ejendomsservice overtager ansvaret for de ejendomsrelaterede opgaver fra alle institutioner, f.eks. skoler, plejecentre, daginstitutioner og klubber samt serviceopgaver, der i dag løses af teknisk servicepersonale, fra direktørområderne og institutionerne selv. Arbejdsopgaverne er beskrevet uddybende i afsnit 3. Overførelsen af ansvaret for disse opgaver betyder ikke, at Ejendomsservice i fremtiden skal løse alle ejendomsrelaterede opgaver på kommunens ejendomme. Der vil fortsat være behov for at anvende andre interne og eksterne leverandører i opgaveløsningen herunder Materielgården, som plejer udenomsarealerne på mange af kommunens ejendomme, samt ITC således, at ITC s centrale funktion med social kontakt til og aktivering af sårbare borgere i beskyttet beskæftigelse fastholdes. Endvidere fortsætter ordningen med sociale viceværter i boligerne for flygtninge. Et andet princip er, at det tekniske servicepersonale, som i dag løser ejendoms- og serviceopgaver, overføres til Ejendomsservice sammen med deres arbejdsopgaver. Medarbejdere ansat i Materielgården, ITC og de sociale viceværter overføres dog ikke. Teknisk servicepersonale, som varetager ejendomsrelaterede opgaver og serviceopgaver, og som er ansat på særlige vilkår, overføres også til Økonomi og Ejendomme, idet der tages hensyn til de særlige vilkår, de er ansat på. Processen for overførsel af medarbejdere er beskrevet i afsnit 5. Et tredje princip er, at det økonomiske ansvar for kommunens ejendomme samles under Økonomi og Ejendomme. Det betyder, at alle budgetter vedrørende ejendomme og personale overføres. De økonomiske konsekvenser er beskrevet nedenfor i afsnit 7. 1 Enkelte af kommunens ejendomme overføres dog ikke. Det gælder bl.a. Ramsø Hallen og Roskilde Kongrescenter. Bilag 2 indeholder en liste over de undtagne ejendomme.

7 Side 7/35 Endelig er der udarbejdet en samarbejdsmodel, hvor det daglige samarbejde mellem den enkelte institution og Ejendomsservice beskrives i en samarbejdsaftale, som omtales i afsnit 6.1. Samarbejdet mellem institutioner, forvaltningsniveau og det politiske niveau beskrives nærmere i afsnit Opgaver som er omfattet De opgaver, der overføres til Ejendomsservice kan opdeles i ejendomsrelaterede opgaver og i serviceopgaver. Alle større institutioner har i forberedelsesfasen været inddraget i at skabe et solidt overblik over, hvilke ejendomsrelaterede opgaver og serviceopgaver, der på nuværende tidspunkt bliver løst i institutionen. 3.1 Ejendomsrelaterede opgaver De ejendomsrelaterede opgaver omfatter: - Udvendig vedligeholdelse og tekniske installationer bliver i dag løst og skal også fremover løses af Ejendomme, som er et afsnit under Økonomi og Ejendomme (se organisationsdiagram under pkt. 4). - Indvendig vedligeholdelse og udenomsarealer, som i dag løses decentralt på skoler, daginstitutioner, klubber, plejeenheder, kulturinstitutioner mv., vil pr. 1. januar 2018 blive overført til Ejendomsservice, som også er et afsnit under Økonomi og Ejendomme. Der er udarbejdet en detaljeret oversigt over, hvilke ejendomsrelaterede opgaver, der fremover bliver løst af Ejendomme og Ejendomsservice. Opgaveoversigten fastlægger også, at Ejendomsservice skal hjælpe institutionerne med fx reparation af inventar, hvidevarer, legeredskaber og lignende, og der henvises til bilag 3. Som grundlag for at kunne arbejde med kommunens drift og vedligeholdelse på en mere systematisk måde, vil der blive udarbejdet vedligeholdelsesplaner, der kortlægger og beskriver, hvilke bygningsdele der aktuelt og på sigt trænger til reparation eller udskiftning. Det gælder (som hidtil) for bygningernes klimaskærm og de tekniske anlæg, men som noget nyt udarbejdes også systematiske bygningssyn i forhold til de indvendige bygningsdele, ligesom der også vil blive udarbejdet plejeplaner for udearealer. Disse planer vil komme til at være en del af de kommende samarbejdsaftaler, jf. afsnit Serviceopgaverne Udover ejendomsopgaverne, overgår også de serviceopgaver, som det tekniske servicepersonale udfører på de enkelte institutioner, til Ejendomsservice. Serviceopgaverne er meget forskellige fra institutionstype til institutionstype, jf. eksempler i den blå boks til højre. I stedet for at forsøge at få et fuldt overblik over alle de forskelligartede serviceopgaver, som i dag løses rundt omkring, er det besluttet at fastsætte en tidsramme til løsning af serviceopgaverne i den ny organisering. Der er tale om en gennemsnitlig og fleksibel tidsramme, som kan variere i de enkelte uger afhængig af behovet på institutionen. Tidsrammen til serviceopgaver mellem Ejendomsservice og den enkelte institution er som udgangspunkt fastsat til 25 % af det tekniske servicepersonales tid. Den endelige tidsramme fastsættes i

8 Side 8/35 lokale samarbejdsaftaler (beskrevet under pkt. 6.1), og her vil der blive taget hensyn til institutioner, der i dag får løst, og som også fremover har behov for at få løst, nogle særligt tidskrævende serviceopgaver, som fx serviceopgaver i relation til borgere eller opgaver relateret til vedligehold af biler og andre køretøjer samt nøglebokse. Serviceopgaverne vil i serviceaftalerne kun blive beskrevet i større opgaveklumper, da prioriteringen af de konkrete serviceopgaver vil ske lokalt i den løbende dialog mellem institutionens ledelse og det tekniske servicepersonale. Der er i de fastlagte principper lagt afgørende vægt på, at disse serviceopgaver også fremover vil blive løst, bl.a. ved, at der fortsat dagligt vil være en fast teknisk servicemedarbejder på store komplekse ejendomme, jf. afsnit Organisering af Ejendomsservice 4.1 Ejendomsservice, Økonomi og Ejendomme Ejendomsservice placeres organisatorisk som et afsnit i Økonomi og Ejendomme. Figuren viser, at Ejendomsservice er et afsnit under Økonomi og Ejendomme. Ejendomsservice ledes af afsnitslederen, som blev ansat pr. 1. maj Han har ansvaret for den samlede ledelse af Ejendomsservice, herunder for alle koordinerende processer omkring planlægning og udførelse af ejendomsopgaverne og for de drifts-, vedligeholdelses- og serviceopgaver, der indgår i samarbejdsaftalerne om de enkelte ejendomme. Figuren viser også, at Ejendomsservice har 5 distrikter, som yderligere er inddelt i et antal baser, jf. nedenfor. Distrikter og baser hjælpes ad og koordinerer på tværs, så medarbejdere fra flere distrikter/ baser kan samarbejde om større opgaver, når der er behov for dette.

9 Side 9/ Distrikter og distriktsledere Kommunens ejendomme inddeles i 5 geografiske distrikter med hver sin distriktsleder, som refererer til afsnitslederen i Ejendomsservice. Distriktslederen får ansvaret for personaleledelse og administration i distriktet, og forventningen er, at halvdelen af tiden bruges til disse opgaver, mens den anden halvdel bruges på at være udførende og indgå i større opgaver i den daglige ejendomsdrift. Ved inddelingen i de 5 distrikter er der en naturlig afgrænsning, selv om det betyder, at nordlige og sydlige distrikt vil komme til at bestå af færre ejendomme end de øvrige. Ved distrikterne vest-midt, nord-midt og øst lægges grænserne ud fra et hensyn til antallet af ejendomme i hvert distrikt, herunder antallet af skoler, plejecentre og andre store ejendomme (administration) 4.3 Baser og koordinatorer I implementeringsfasen vil hvert distrikt blive inddelt i 2-4 baser. Baserne er det sted, hvor medarbejderne som udgangspunkt er tilknyttet, og hvorfra arbejdsopgaverne fordeles. En base servicerer ejendommene i et mindre geografisk område inden for hvert distrikt. Formålet med baserne er dels at sikre, at de ansatte i Ejendomsservice får et godt kendskab til ejendommene i deres område, og dels at understøtte en god kontakt og dialog mellem ejendomsbrugerne og Ejendomsservice. Desuden skal afstanden mellem basens enkelte ejendomme inden for basens område ikke være så stor, at der spildes uhensigtsmæssig megen tid på transport. Hver base vil have en koordinator, som udover at indgå i den daglige drift i ca. tre fjerededel af tiden på lige fod med basens øvrige tekniske servicepersonale har ansvar for, at alle de opgaver, som ejendomsbrugerne melder ind, bliver løst. Baserne vil blive indrettet, hvor det er mest hensigtsmæssigt i forhold til lokaleforhold og beliggenhed. 4.4 Basernes medarbejdere løser opgaver på alle institutioner Alle tekniske servicemedarbejdere ansat i Ejendomsservice vil blive tilknyttet en base og heraf vil en række af medarbejderne dagligt møde ind på de komplekse ejendomme. Alle andre tekniske servicemedarbejdere vil have dagligt udgangspunkt fra basen og løse opgaver på alle basens institutioner, dvs. daginstitutioner, klubber, mindre plejeenheder, kulturinstitutioner mv. De ejendomme, som betragtes som komplekse ejendomme (jf bilag 1) er en række af de store ejendomme, hvor der i dag er ansat tekniske servicemedarbejdere, som ved siden af de ejendomsrelaterede opgaver også løser mange serviceopgaver. For at sikre, at disse serviceopgaver også bliver løst efter den 1. januar 2018, vil der fortsat dagligt være en fast teknisk servicemedarbejder til stede på de komplekse ejendomme. Det vil blive fastsat i samarbejdsaftalen, hvor mange timer den daglige tilstedeværelse skal udgøre, f.eks. ud fra størrelsen på den komplekse ejendom, antal brugere mv.

10 Side 10/35 5 Medarbejdere og ledere i Ejendomsservice Alle, der i dag er ansat som teknisk servicepersonale, håndværkere eller efter andre overenskomster og som udfører ejendomsrelaterede opgaver, der overføres til Ejendomsservice, vil også blive overført til Ejendomsservice. Der er foretaget en gennemgang af alle medarbejdere, og for enkelte institutioner er det besluttet at undlade at overføre medarbejdere, jf. bilag 2, da der er tale om varetagelse af ren kerneopgave, uanset at disse medarbejdere betegnes som tekniske servicemedarbejdere. Medarbejdere, der er ansat i fleks-, skåne- eller seniorjob, og som udfører ejendomsrelaterede opgaver, overføres også til Ejendomsservice. De sikres, at der bliver taget hensyn til de skånehensyn og evt. særlige vilkår, der er aftalt med deres nuværende arbejdsplads. I fremtiden vil alle, der ansættes på særlige vilkår og udfører ejendomsrelaterede opgaver blive ansat i Ejendomsservice. 5.1 Ansættelse og overførelse af teknisk servicepersonale I hvert af de 5 distrikter i Ejendomsservice skal der ansættes en distriktsleder. Distriktslederstillingen er en stilling som teknisk serviceleder med distriktsledelses-funktion. Tekniske serviceledere, der er interesserede i en distriktslederstilling, kan byde ind på en stilling ved at skrive en kortfattet ansøgning. Samtaler med de medarbejdere, der viser interesse for distriktslederstillingerne holdes med ledelsen i Økonomi og Ejendomme, som på den baggrund beslutter, hvem der skal tilbydes stillingerne. Det er forventningen, at de 5 distriktsledere kan udpeges blandt de allerede ansatte tekniske serviceledere, men hvis dette ikke er tilfældet, skal de resterende stillinger besættes via eksternt stillingsopslag, da der for andre end nuværende tekniske serviceledere vil være tale om avancementsstillinger. På de 2-4 baser, der er i hvert distrikt, skal der ansættes koordinatorer. Koordinatorstillingen er en stilling som teknisk servicemedarbejder med koordinatorfunktion. Tekniske serviceledere og tekniske servicemedarbejdere, der er interesserede i en koordinatorstilling, kan byde ind på en stilling og til disse stillinger vil det være afsnitsleder for Ejendomsservice og relevant distriktsleder, der på baggrund af samtale med de interesserede beslutter hvem, der tilbydes stillingerne. Det er forventningen, at alle koordinatorerne kan udpeges blandt de allerede ansatte medarbejdere. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil det blive vurderet konkret, om der skal slås en stilling op via eksternt opslag, eller om basen i første omgang sammenlægges med en anden base i distriktet. Når distriktsledere og koordinatorer er udpeget, hvilket forventes at ske i løbet af september og oktober placeres alle øvrige medarbejdere, der ikke skal være distriktsledere eller koordinatorer, som tekniske servicemedarbejdere. I oktober måned udsendes et ønskeskema til alle, så det sikres, at alle, der skal overføres, bliver inddraget i, hvilket distrikt og hvilken basen de tilknyttes med udgangspunkt i de principper, der er vedtaget, jf. afsnit 5.2.

11 Side 11/35 Alt teknisk servicepersonale kommer herved til at få ændrede ledelsesforhold og nogle også tjenestested. Som det fremgår af afsnit 4.4 vil en række medarbejdere ansat i Ejendomsservice dagligt skulle møde ind på de komplekse ejendomme, hvor der fortsat vil være en fast teknisk servicemedarbejder til stede i et aftalt antal timer, mens andre tekniske servicemedarbejdere har dagligt udgangspunkt i basen og varetager opgaver på f.eks. daginstitutioner, klubber, mindre plejeenheder m.fl. Det er udgangspunktet, at der ikke kommer til at ske ændringer i de ansattes lønniveau i forbindelse med overførslen til Ejendomsservice. Det betyder, at det lønniveau, den enkelte medarbejder har pr. 31. december 2017, vil være uændret pr. 1. januar Der kan dog ske ændringer i lønsammensætning, ligesom ændringer i funktioner og funktionstillæg bliver behandlet på sædvanlig vis. Det er udgangspunktet, at der ikke sker ændringer i ansættelsesnormen, det vil sige det antal timer, den enkelte medarbejder er ansat i dag. Alle medarbejdere, der overføres til Ejendomsservice får senest i starten af december 2017 besked om, hvilket distrikt og hvilken base de tilknyttes og modtager senest den 31. januar 2018 et tillæg til deres ansættelsesbrev med angivelse af de nødvendige ændringer. 5.2 Principper for indplacering af medarbejdere Styregruppen har vedtaget følgende 3 principper, der bruges til at indplacere det tekniske servicepersonale i de enkelte distrikter og baser: Kompetencer - bredt set både faglige og personlige kompetencer Lokalt kendskab - kendskab til f.eks. bygninger eller områder Geografisk tilknytning - det tilstræbes, at medarbejdere så vidt muligt får tjenestested i det geografiske område, hvor de har deres nuværende tjenestested. Med geografisk område tænkes det nordlige, sydlige og centrale område af Roskilde Kommune som helhed. Principperne er også behandlet og godkendt i HMU den Stillingsbeskrivelser For alle ansatte i Ejendomsservice laves stillingsbeskrivelser efter skabeloner, som styregruppen har godkendt, jf. bilag 4. Det vil sige for stillinger som distriktsleder, teknisk servicemedarbejder med koordinatorfunktion og teknisk servicemedarbejder. Stillingsbeskrivelserne vil være klar i løbet af august og de skal bruges aktivt/dynamisk, med det formål at: Bidrage til at afstemme ressourcer og kompetence/uddannelsesbehov i forhold til de opgaver, der løbende skal løses i Ejendomsservice Kunne anvendes af både ledere og medarbejdere til udviklingssamtaler (MUS) samt hjælperedskab for den årlige lønforhandling med den faglige organisation De kan anvendes ved opslag af job 6 Samarbejde Der vil blive lagt stor vægt på, at det daglige samarbejde mellem Ejendomsservice og den øvrige organisation tager udgangspunkt i en løbende god dialog og gensidig fleksibilitet. I opstartsfasen vil Ejendomsservice derfor holde dialogmøder med ejendomsbrugerne/institutionerne, så parterne kan lære hinanden bedre at kende. Mange

12 Side 12/35 elementer i samarbejdet vil være kendte i forvejen. Ejendomsbrugerne samarbejder således allerede i dag med afsnittet Ejendomme i Økonomi og Ejendomme om den udvendige vedligeholdelse af ejendommene samt ved nybyggeri. Principperne lægger op til en pragmatisk tilgang, som på samme tid har fokus på det systematiske overblik og på, at hverdagen på kommunens ejendomme/institutioner skal fungere. Samarbejdet om drift og vedligeholdelse af Roskilde Kommunes ejendomme efter 1. januar 2018 vil komme til at foregå på flere niveauer: Det daglige samarbejde mellem den enkelte ejendomsbruger/institution og Ejendomsservice indgås ved en samarbejdsaftale Et tilbagevendende planlægningssamarbejde, som inddrager ejendomsbrugerne, fagområderne og Økonomi og Ejendomme/Ejendomsservice Et strategisk samarbejde mellem Økonomi og Ejendomme og direktørområderne og det politiske niveau. 6.1 Samarbejdsaftaler mellem den enkelte ejendomsbruger/institution og Ejendomsservice Samarbejdet mellem den enkelte ejendom/institution og Ejendomsservice sikres fremadrettet gennem samarbejdsaftaler, jf. bilag 5. I løbet af efteråret vil Ejendomsservice tage hul på arbejdet med at indgå disse aftaler sammen med ledelsen på hver enkelt ejendom/institution. Samarbejdsaftalerne baseres bl.a. på: Vedligeholdelsesplaner for indvendig vedligeholdelse, som udarbejdes på baggrund af bygningssyn hvert 2. år og administrativ opsamling det følgende år Plejeplaner, som udarbejdes af Veje og Grønne områder Ejendomsservices kendskab til den enkelte ejendom De samlede ressourcer i Ejendomsservice Prioriteringen af den enkelte ejendom i forhold til kommunens øvrige ejendomme og i forhold til det ønskede vedligeholdelsesniveau for kommunens ejendomme. Vedligeholdelses- og plejeplanerne omfatter de planlagte opgaver. Ejendomsservice har dog andre opgaver end de planlagte opgaver, som skal løses i det daglige. Opgaverne kan groft inddeles i 4 typer: Planlagte opgaver fastlagt i samarbejdsaftalens vedligeholdelses- og plejeplaner - fx udskiftning af gulve Ikke-planlagte opgaver, som ejendomsbrugerne bestiller hos Ejendomsservice fx reparation af et toilet, der løber, ophængning af et billede osv. Serviceopgaver, som løses inden for en fleksibel tidsramme afsat til serviceopgaver i samarbejdsaftalen Akutte opgaver og opgaver, som ikke er egentlige vedligeholdelsesopgaver. Af de midler, der er afsat til indvendig vedligeholdelse disponeres 65 pct. til opfyldelse af vedligeholdelsesplaner, 30 pct. til akut opståede behov og 5 pct. til distriktspuljer. Distriktspuljen i det enkelte distrikt vil af distriktslederen blive disponeret til mindre opgaver i løbet af året, hvor der opstår behov for løsning af en ejendomsrelateret opgaver, som af ledelsen på ejendommen ønskes i forhold til løsning af kerneopgaven, men som ikke kan kaldes en egentlig vedligeholdelsesopgave.

13 Side 13/ Årshjul for arbejdet med samarbejdsaftalerne Årshjulet herunder viser de faste og tilbagevendende samarbejder på ejendomsområdet efter den 1. januar 2018, men det må ikke forstås mere firkantet end, at der samtidig skal være løbende dialog og evaluering for at sikre, at driften kører efter hensigten. Årshjulet viser, at samarbejdet mellem de enkelte ejendomsbrugere og Ejendomsservice tager afsæt i indgåelse af samarbejdsaftaler mellem den enkelte ejendomsbruger (ledelsen) og Ejendomsservice. Inden aftalerne kan indgås, skal der være udarbejdet vedligeholdelses- og plejeplaner, da de skal bruges i aftalerne. Arbejdet med pleje- og vedligeholdelsesplanerne begynder i årets 4. kvartal. Samarbejdsaftalerne skal hvert år være klar senest primo 1. kvartal. Det er afgørende, at der er en løbende dialog mellem ejendomsbrugerne og distrikterne i Ejendomsservice om, at dagligdagen går, som den skal. Der vil som minimum blive gennemført en egentlig evaluering af samarbejdsaftaler og planer, når året er gået. Det vil ske i forbindelse med udarbejdelsen af pleje- og vedligeholdelsesplaner for det nye år. Desuden vil ejendomsbrugerne og distriktslederne i Ejendomsservice være i løbende dialog efter behov. Veje og Grønne områder vil i samarbejde med Ejendomsservice udarbejde plejeplaner for ejendommenes udenomsarealer i lighed med de planer, der allerede udarbejdes for kommunens parker. Årshjulet viser desuden, at de relevante fagområder inddrages, inden de endelige samarbejdsaftaler udarbejdes. Ved uenighed mellem ejendomsbrugere og Økonomi og Ejendomme i forløbet inddrages fagområdet på forvaltningsniveau.

14 Side 14/35 Når planerne for indvendig og udvendig vedligeholdelse samt plejeplanerne foreligger primo 1. kvartal, orienteres direktørområderne om årets overordnede prioriteringer. Direktørområderne orienteres desuden om evalueringen af året, der er gået. Årshjulet viser videre, at kapacitetsanalyser skal inddrages i planlægningen på ejendomsområdet i samarbejde mellem Økonomi og Ejendomme, direktørområderne og direktionen. Ud over vedligeholdelses- og plejeplanerne vil kommende års prioriteringer også være påvirket af eventuelle opgaver/projekter, som opstår i forbindelse med budgetvedtagelse for det kommende år. Disse vedtagelser kan bl.a. være en følge af forslag, der er fremsat som følge af de kapacitetsanalyser, der udarbejdes i forlængelse af forårets nye forslag til boligudbygningsplan og befolkningsprognose, som behandles i april måned på byrådets forårsseminar. Vurderinger på baggrund af behandling på byrådets forårsseminar og forberedelse af budgetforslag vil som i dag skulle behandles af direktørområder/direktionen i 2. kvartal. 6.3 Det strategiske samarbejde Ét af målene med at ændre organiseringen af ejendomsområdet er, at opnå øget fokus på at tilpasse ejendomsmassen til nye behov og udnytte ejendommene bedre, f.eks. ved fokus på, om det er muligt at anvende ejendomme til flere funktioner, herunder borgernes adgang til ejendommene. Derfor skal der i højere grad end i dag tænkes på tværs af kommunens ejendomme og med fokus på både de nærmeste år og et længere tidsperspektiv. Fx ved at tænke 5 og 10 år frem og inddrage faktorer som befolkningsudvikling, lokale politikker og kommuneplaner i beslutninger om kommunens ejendomme. For at styrke det strategiske fokus vil der blive igangsat et arbejde med at udvikle en egentlig ejendomsstrategi, som efter planen skal forelægges i det nye byråds første år. Arbejdet med strategien vil blive sat i gang med et kommissorium, som godkendes af direktionen. I kommissoriet fastlægges, hvordan samarbejdet om udarbejdelsen af strategien organiseres mellem Økonomi og Ejendomme og direktørområderne. Indsamlingen og bearbejdningen af viden, som kan danne grundlag for et mere strategisk overordnet fokus på kommunens ejendomme sættes dog allerede i gang nu. For at kunne handle klogere og mere strategisk, forudsættes viden om 3 forhold vedrørende ejendommene: Viden om selve bygningerne (økonomi, tilstand, udnyttelsesgrad mv.) Viden om brugerne og aktiviteterne Viden om de fremadrettede behov og ønsker til aktiviteter og m 2. Dette arbejde vil løbende skulle vedligeholdes, og såvel opbygning som vedligeholdelse af denne viden vil ske i samarbejde mellem Økonomi og Ejendomme og direktørområderne på forvaltningsniveau og ved inddragelse af de nye distriktsledere, som efterhånden vil have viden på tværs af distriktet. Direktørområderne og Økonomi og Ejendomme/Ejendomsservice vil til enhver tid kunne tage initiativ til, at der nedsættes ad hoc-arbejdsgrupper, som kan udarbejde forslag til fx bedre anvendelse af eksisterende m 2 udskiftning af m 2, som er for dyre eller i for dårlig stand, gode og bæredygtige løsninger samt bedre adgang for

15 Side 15/35 borgerne. Forslag til ændring i ejendommene eller nybyggeri mv. vil også kunne opstå som følge af vedtagne politikker for de enkelte områder, nye politiske ønsker mv. Forslag af strategisk karakter fx om ændring af ejendomme, nybyggeri, nye politikker for de enkelte områder eller nye politiske ønsker vil skulle forelægges direktionen og/eller det politiske niveau, afhængig af forslagene. Der vil også løbende skulle tages stilling til forslag om bedre udnyttelse af kommunens ejendomme med henblik på effektiviseringer. 7 Økonomien 7.1 Overførsel af budget Når de ejendomsrelaterede opgaver overføres til Ejendomsservice, vil budgettet til disse opgaver også blive overført til afsnittet. Det drejer sig om driftsudgifter til indvendig bygningsvedligeholdelse og vedligeholdelse af udearealer, men også om driftsudgifter til forbrugsafgifter (el, vand og varme), forsikringer, alarmer og vagtordninger, rengøring og husleje. Det bemærkes, at Økonomi og Ejendomme allerede har ansvaret for den udvendige vedligeholdelse og forsikringer af alle kommunalt ejede ejendomme samt for den indvendige vedligeholdelse af flere administrationsbygninger, herunder rådhuset. Budgettet, som skal overføres, fastlægges ved en gennemgang af alle institutioners regnskabstal og driftsbudgetter de sidste to år, hvor der bl.a. tages højde for misvisende budgetter, kendte ændringer og ekstraordinære indsatser på området. Der er i arbejdsgruppen udarbejdet eksempler på dette og der henvises til et i bilag 6. Lønbudgettet til det personale, der flyttes til Ejendomsservice, vil ligeledes blive overflyttet til enheden, herunder også lønbudgetter til ledige stillinger. Ejendomsservice vil samtidig få tilført budget til medfinansiering af overheadudgifter, som bl.a. omfatter arbejdstøj, uddannelse, IT og befordring, på i alt kr. pr. årsværk, der flyttes til enheden. Fra institutioner, der ikke har tekniske servicemedarbejdere i dag er det ledelsen, som rekvirerer håndværkere, fører tilsyn med disse og håndterer fakturaer og denne opgave vil overgå til Ejendomsservice. Derfor overføres kr. pr. institution til Ejendomsservice. 7.2 Oprettelse af distriktspuljer Af det samlede budget til indvendig vedligeholdelse, vil 5 % blive fordelt i fem distriktspuljer én pulje til hvert distrikt ud fra ejendommenes m 2 i distrikterne. Puljerne er tiltænkt mindre ejendomsopgaver, der er tæt knyttet til kerneopgaverne, og som fortsat skal kunne løses hurtigt og effektivt. Anvendelsen og størrelsen på puljerne vil blive evalueret, når der er opnået erfaringen med puljerne. 7.3 Styring af den daglige økonomi Styringen af den daglige økonomi i Ejendomsservice vil ske på et niveau, så udviklingen i udgifterne til de forskellige udgiftstyper (fx forbrugsafgifter, indvendig vedligeholdelse mv.) på de enkelte ejendomme, kan følges tæt. I implementeringsfasen efter sommeren, vil der blive oprettet en kontoplan, der vil understøtte dette styringsbehov. Kontoplanen vil desuden skulle understøtte, at der på flere områder i kommunen er behov for at

16 Side 16/35 kende de konkrete udgifter til de ejendomsrelaterede opgaver, så disse kan indgå i fx takstberegninger, huslejeberegninger, som beregningsgrundlag for statsrefusion mv.

17 Side 17/35 8 Bilagsoversigt Bilag 1: Tids- og procesplan for implementeringsfasen Bilag 2: Oversigt over ejendomme med særlig status Bilag 3: Opgaveoversigt Bilag 4: Stillingsbeskrivelser Bilag 5: Samarbejdsaftale med Ejendomsservice Bilag 6: Anonymiseret case

18 Side 18/35 Bilag 1: Tids- og procesplan for implementeringsfasen Implementeringsfasen starter umiddelbart efter afslutning af forberedelsesfasen og strækker sig frem til 1. januar 2018, hvor Ejendomsservice går i luften. I denne periode skal et antal planlægningsaktiviteter gennemføres. På stormødet den 11. maj blev 3 planlægningsaktiviteter fremhævet, som de første, der skal gennemføres: 1) Fastlæggelse af grænser for ejendomsdistrikter og udpegning af baser 2) Bemanding af baser og distrikter 3) Overførsel af personale til Ejendomsservice. Det foreslås, at processen med endelig fastlæggelse af grænser for ejendomsdistrikter og udpegning af baser igangsættes med det samme. Dette betyder, at lederen af Ejendomsservice vil besøge de enkelte institutioner. Nedenfor er oplistet 23 planlægningsaktiviteter, som skal gennemføres i implementeringsfasen. Det må forventes, at der kommer andre punkter til, men her er de væsentligste og et forslag til rækkefølge. Aktiviteterne er opdelt i de følgende 7 kategorier: Personale Organisation og systemer Kontrakter og aftaler Vedligeholdelses- og plejeplaner Økonomi Ejendomsstrategi Kommunikation I tabellerne herunder ses de planlægningsaktiviteter, der knytter sig til hver overskrift. PERSONALE Aktiviteter Periode Ansvar Involverede/i samarbejde med: - Udpegning af distriktsledere og koordinatorer - Endelig placering af medarbejderne i distrikter/baser - Udarbejdelse af kompetence- og uddannelsesplaner for det tekniske servicepersonale - MED-struktur for Ejendomsservice * Økonomi og Ejendomme ** HR og Byrådssekretariatet - September-november - november - Efteråret Efterår 2017 ØE*/ HR&BS** ØE/HR&BS ØE HR&BS ORGANISATION OG SYSTEMER Aktiviteter Periode Ansvar Involverede/i samarbejde med: - Endelig fastlæggelse af - Sommer 2017 ØE -

19 Side 19/35 distriktsgrænser og udpegning af baser - Bemanding af distrikter og baser (Antal) - Valg og indkøb af IT (hardware/software) - Detailplanlægning af arbejdsprocesser og samarbejde - September Efteråret Efteråret Efteråret 2017 ØE ØE ØE KONTRAKTER OG AFTALER Aktiviteter Periode Ansvar Involverede/i samarbejde med: - Kortlægning af aktuel maskinpark - Efteråret 2017 ØE Institutionerne (herunder bilpark) og materialer - Kortlægning af lokaler, inventar og it - Efteråret 2017 ØE Institutionerne til tekniske servicemedarbejdere - Kortlægning og behovsvurdering - Efteråret 2017 ØE Institutionerne vedrørende aktuelle indkøbsaftaler med relevans for Ejendomsservice - Kortlægning og behovsvurdering - Efteråret 2017 ØE Direktørområderne vedrørende eksisterende serviceaftaler (brand, sikring, elevatorer, ventilation) - Indsamling af data vedrørende eksterne lejemål, herunder indsamling og dokumentation for lejekontrakter - Efteråret 2017 ØE/HR&BS - VEDLIGEHOLDELSES- OG PLEJEPLANER Aktiviteter Periode Ansvar Involverede/i samarbejde med: - Udarbejdelse af rækkefølgeplan for - Efteråret 2017 ØE - vedligeholdelsesplaner - Udarbejdelse af rækkefølgeplan for - Efteråret 2017 ØE/VG* - plejeplaner - Påbegyndelse af syn af ejendomme - Efteråret 2017 ØE Institutionerne - Påbegyndelse af arbejdet med konkrete - Efteråret 2017 ØE - vedligeholdelsesplaner - Påbegyndelse af arbejdet med konkrete plejeplaner - Efteråret 2017 ØE/VG* - * Veje og grønne områder ØKONOMI Aktiviteter Periode Ansvar Involverede/i samarbejde med:

20 Side 20/35 - Gennemgang af samlet budget, som skal flyttes fra institutioner til Ejendomsservice - Udarbejdelse af ny kontoplan for Ejendomsservice samt økonomistyringsgrundlag - Efteråret Efteråret 2017 ØE ØE - Økonomikonsulenterne fra direktørområderne - EJENDOMSSTRATEGI Aktiviteter Periode Ansvar Involverede/i samarbejde med: - Forberedelse af ejendomsstrategi for Roskilde Kommune til forelæggelse for byrådet i løbet af Efteråret 2017 ØE Direktørområderne KOMMUNIKATION Aktiviteter Periode Ansvar Involverede/i samarbejde med: - Udarbejdelse af kommunikationsplan - Udarbejdelse af præsentations- og informationsmateriale om Ejendomsservice målrettet de enkelte interne interessenter - Orientering af lokale leverandører og øvrige eksterne brugere/interessenter om etablering af ejendomsservice og praksis for det fremadrettede samarbejde - Efteråret Efteråret Efteråret 2017 ØE/HR&BS ØE/HR&BS ØE - - -

21 Side 21/35 Bilag 2. Oversigt over ejendomme med særlig status I dette bilag gennemgås ejendomme, som på forskellige måder har en særlig status i den ændrede organisering af ejendomsområdet. Ejendomme, som er undtaget Nogle ejendomme er undtaget fra organisationsændringen på ejendomsområdet i Roskilde Kommune. Det betyder, at hverken ansvar, opgaver, personale eller økonomi vedrørende disse ejendomme overføres til Økonomi og Ejendomme/Ejendomsservice. Ejendommene fremgår af listen herunder. Ejendomme som er undtaget 1. Roskilde Kongrescenter Roskilde Kongrescenter er en kommunal institution, men ledes af en selvstændig bestyrelse. Det er aftalt, at Roskilde Kongrescenter ikke overføres. 2. Ramsø Hallen Ramsø Hallen ledes ligeledes af en selvstændig bestyrelse. Det er aftalt, at heller ikke Ramsø Hallen overføres. 3. Musicon Den nye bydel Musicon er et udviklingsområde, hvor store dele af området er midlertidigt kommunalt ejede. Musicon-området overføres derfor ikke. 4. Selvejende institutioner En række selvejende institutioner primært daginstitutioner overføres ikke til Økonomi og Ejendomme/Ejendomsservice. 5. Boldbaner mv. For idrætsklubber gælder det, at ansvaret for plejen af boldbaner ikke overføres Økonomi og Ejendomme/Ejendomsservice. Ansvaret for vedligeholdelse af klubhuse overføres dog. 6. Boserupgård (naturcenter og traktørsted) Boserupgård overføres ikke til Økonomi og Ejendomme/Ejendomsservice, da Roskilde Kommune lejer ejendommen vederlagsfrit af Naturstyrelsen. Ejendomme, hvor det er aftalt, at vedligeholdelse og pleje varetages af andre For andre ejendomme er det aftalt, at ejerskabet for disse ejendomme overføres til Økonomi og Ejendomme. Ejendomsservice får overført budgetter mv., og det vil fremadrettet være Ejendomsservice, der indgår kontrakter om udførelsen af opgaverne, og som udfører indvendigt og udvendigt bygningssyn på de pågældende ejendomme. Ejendomme hvor vedligeholdelse og pleje varetages af andre ITC, som er en del af Center for Handicap, overføres ikke til Ejendomsservice, men der samarbejdes/koordineres med Ejendomsservice. Lønbudgetter og tekniske servicemedarbejdere, som er direkte tilknyttet til ITC, overføres ikke.

22 Side 22/35 Det er aftalt, at de ejendomme, hvor ITC varetager ejendomsrelaterede opgaver (indvendig vedligeholdelse og pleje af udenomsarealer mv.), skal overføres til Ejendomsservice, som således får det økonomiske ansvar for ejendommene samt for at udføre bygningssyn. ITC skal fortsat stå for udførelsen af de samme ejendomsrelaterede opgaver som i dag. ITC er et tilbud om beskyttet beskæftigelse til borgere med særlige behov under Center for Handicap. Følgende ejendomme serviceres af ITC: Alle Center for Handicaps egne ejendomme (bl.a. botilbud, daghøjskole, vejledningstilbud) Roskilde Kommunes ældreboliger Roskilde Kommunes udlejningsejendomme Roskilde Kvindekrisecenter (delvist). Det er endvidere aftalt, at de sociale viceværter, som hører under Integration og Beskæftigelse, skal udføre de samme ejendomsrelaterede opgaver som i dag på et antal midlertidige flygtningeboliger. De sociale viceværter løser dels viceværtopgaver, men støtter desuden beboerne i de midlertidige flygtningeboliger med andre opgaver, og deres opgaver er således ikke primært bygningsrelaterede. De sociale viceværter overføres ikke til Ejendomsservice, men der samarbejdes/koordineres med Ejendomsservice. Materielgården er Roskilde Kommunes entreprenør og udfører den overvejende del af driften af veje og i parker i kommunen. Da Materielgården har særlige forudsætninger for at løse både ejendomsrelaterede opgaver og pleje af grønne områder og har en særlig budgetmodel (BUM-modellen), vil Materielgården fortsat selv løse disse opgaver. Ejendomme med status som komplekse ejendomme Det er aftalt at give en række større ejendomme status som komplekse ejendomme. Ved komplekse ejendomme forstås ejendomme, hvor der fortsat skal være en fast teknisk servicemedarbejder fra Ejendomsservice tilknyttet, som dagligt møder ind på ejendommen. På de komplekse ejendomme løser det tekniske servicepersonale væsentlige serviceopgaver. Den fortsatte daglige tilstedeværelse skal sikre, at disse opgaver også bliver løst fremover. Det vil blive fastsat i samarbejdsaftalen, hvor mange timer den daglige tilstedeværelse skal udgøre, fx ud fra størrelsen på den komplekse ejendom, antal brugere osv. De komplekse ejendomme fremgår af oversigten nedenfor. Oversigt over komplekse ejendomme Folkeskoler 1. Absalons Skole 2. Baunehøjskolen 3. Dåstrup Skole 4. Gadstrup Skole

23 Side 23/35 5. Hedegårdenes Skole 6. Himmelev Skole 7. Jyllinge Skole 8. Klostermarksskolen 9. Lindebjergskolen 10. Lynghøjskolen 11. Margretheskolen 12. Peder Syv Skolen 13. Sct. Jørgens Skolen 14. Tjørnegårdsskolen 15. Trekronerskolen 16. Vindinge Skole 17. Vor Frue Skole 18. Østervangsskolen Plejecentre Asterscentret Bernadottegården Gundsø Omsorgscenter Kastanjehaven Kristiansminde Sct. Jørgensbjerg Trekroner Andre komplekse ejendomme Roskilde Badene Roskilde Unge Center Specialcenter Roskilde (2 afdelinger: Hedevang og Lysholm) Nordgårdsskolen 2 Endelig er det for 2 ejendomme/institutioner aftalt følgende: Roskilde Bibliotek Biblioteket og Ejendomsservice vil drøfte, om serviceopgaverne bedst tilgodeses ved, at der dagligt møder en fast medarbejder fra Ejendomsservice ind på biblioteket, som i så fald skal betragtes som en kompleks ejendom. Det er desuden aftalt, at bibliotekets 3 fastansatte tekniske servicemedarbejdere/biblioteksbetjente overføres til Ejendomsservice. For så vidt angår en vakant stilling, skal det fremtidige opgaveindhold først afklares. Center for Socialpsykiatri I forbindelse med indgåelse af samarbejdsaftale fastlægges det, om en fast teknisk servicemedarbejder fra Ejendomsservice skal møde dagligt ind på centrets ejendomme, og om centret dermed samlet set skal betragtes som en kompleks ejendom eller der er rum for, at der skal ses mere på tværs. 2 For Nordgårdsskolen er det aftalt, at en teknisk serviceleder overføres til Ejendomsservice med 22 timer om ugen.

24 Side 24/35 Ejendomme med særlige aftaler vedrørende medarbejdere For enkelte ejendomme er det aftalt, at medarbejderne ikke overføres. Det drejer sig om følgende ejendomme: Roskilde Kvindekrisecenter Den nuværende tekniske servicemedarbejder (15 timer) overføres til Ejendomsservice, men forbliver tilknyttet Roskilde Kvindekrisecenter pga. målgruppen UngeGuiden Den nuværende tekniske servicemedarbejder overføres ikke, da der er tale om opgaver som vagt. Bostedet Hørhus Den nuværende specialarbejder overføres til Ejendomsservice, mens 3 nuværende fleksjobsansatte, der udfører andre opgaver, ikke overføres, idet medarbejderne er ansat meget få timer. Mariehusene De 2 nuværende tekniske servicemedarbejdere overføres til Ejendomsservice, men forbliver tilknyttet Mariehusene, da der ikke er tale om ejendomsrelaterede opgaver. Hjælpemiddelafsnittet De 3 nuværende tekniske servicemedarbejdere ikke overføres til Ejendomsservice, da de udelukkende løser opgaver relateret til hjælpemidler. Byens Hus Den nuværende tekniske servicemedarbejder, som i dag er ansat på stedet, ikke overføres til Ejendomsservice, da der udelukkende er tale om opgaver vedr. bookinger og eventafvikling. Rådhuset Rådhusbetjentene er allerede i dag ansat i Økonomi og Ejendomme i afsnittet Rådhusservice. Rådhusbetjentene vil fortsat være i Rådhusservice og indgår i løsningen af opgaver i den nye organisering ved intern koordinering i afdelingen. Kildegården Kildegården udbygges pt., og en ny driftsorganisation skal drøftes. Vedligeholdelsen af de nuværende ejendomme overgår til Ejendomsservice, og de 2 nuværende ansatte overføres til ejendomsservice. Der tages først stilling til placering af den nuværende tekniske servicelederstilling i forbindelse med, at der udarbejdes en samarbejdsaftale mellem Kildegården og Ejendomsservice.

25 Side 25/35 Bilag 3: Opgaveoversigt Fremtidig placering af ejendomsopgaver vedrørende drift og vedligehold af bygninger i Roskilde Kommune efter etablering af Ejendomsservice i Ejendomsservice angiver at ansvaret for opgaven flyttes i forhold til nuværende. Økonomien flytter ligeledes medmindre andet er angivet i bemærkning. Der skelnes mellem ejendomsopgaver og rene serviceopgaver. Dette skema indeholder kun ejendomsopgaver og teknisk inventar samt legeredskaber. Udvendig vedligeholdelse (klimaskærm) Opgave Ejendomsservice Ejendomme Institution Bemærkning Facade, puds reparation/udskiftning Murværk reparation/udskiftning Malerarbejde Tagpap reparation/udskiftning Tegltage reparation/udskiftning Skifertage reparation/udskiftning Græstage - reparation/udskiftning Skotrender reparation/udskiftning Sokler reparation/udskiftning Tagrender udskiftning Vinduer reparation/udskiftning Eftersyn flade tage (tagbrønde, kælderskakte for blade, bolde mm () *1. Økonomi flyttes ikke fra ejendomme. ES bruger som nu tid på opgaven. Rensning af sandfangsbrønde og lyskasser () Som *1 Tagrender eftersyn, rensning () Som *1 Tagrender reparation Skadedyr bekæmpelse af rotter, bier, hvepse, duer, myrer () Som *1 Solafskærmning reparation/udskiftning/etablering på nybygning