Ungdomsbo. Referat fra bestyrelsesmøde nr. 156, onsdag den 5. februar 2014 kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 156, onsdag den 5. februar 2014 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Gæster Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Susanne og Rikke fra Bydelsprojekt 3i1 Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 155 af 13. januar Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. Kl til 16.00: Portrætfotografering til ny hjemmeside. Kl : Susanne og Rikke fra Bydelsprojekt 3i1 orienterer. bilag side 1

2 Beslutningspunkter: Rikke og Susanne omdelte materiale og orienterede omkring projekter, bydelshuse og i gangværende indsatser. Ad 1 Godkendelse af referat nr. 155 af 13. januar Beslutning: Godkendt og underskrevet Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. Beslutning: Fremsvist. Ad 3 Indkomne punkter Afkastrapport: Nordea 1,46% p.a. Alm. Brand 4,68% p.a. Porteføljeændring behandles på næste bestyrelsesmøde. Endelig tilmelding til Almene Boligdage 5-6. september Alle bestyrelsesmedlemmer ønsker at deltage - undtagen HL og IT. Godkendelse af årsregnskab for 2012/13. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. Regnskabet underskrives senere LBK sender mail når alle afdelingsbestyrelser har underskrevet afdelingsregnskaberne. Godkende korrigeret foreningsbudget 2014/15. Budgettet med ændringer blev udleveret og godkendt. Ny istandsættelsesordning. Beslutning: EB oplyste, at forslaget skal behandles af de enkelte afdelingsmøder og ændringen gælder for nuværende og nye beboere. SE poienterede, at dette skal oplyses specifikt på afdelingsmøderne. EB udsender forslaget til alle afdelingsbestyrelser men det er organisationsbestyrelsen der er ansvarlig og forslagsstiller (Juraen skal være i orden). EB spørger BL til råds. Beslutning: Hvis Juraen er ok var bestyrelsen indstillet på, at forslaget behandles af afdelingsmøderne. Debatpunkter: Ad 4 Kort evaluering af formandsmødet. Fin opbakning godt møde. Drøftelse af en motivation og anderkendelse til de folkevalgte (ikke HB), der deltager i udvalgsarbejde. Deltagelse ved rep. fest gøres gratis for den folkevalgtes afdeling. Herved kan den folkevalgtes egen afdeling anvende rådighedsmidlerne til andre fælles formål eller en huslejenedsættelse for alle i afdelingen. Skal ikke behandles af dette års rep. møde men måske i side 2

3 Drøftelse af emner til rep. mødet. Bestyrelsen mødes kl Heidi og Inger ønsker at stille op som suppleanter. Forslag/indkaldelser til afdelingsmøder Indkaldelser lægges på nettet samtidig med de omdeles til beboerne. Indkaldelser vedrørende møder der afholdes i uge 10 er lagt på nettet og omdelt. Alle forslag lægges på nettet senest en uge før mødets afholdelse. PS oplyste at generelt, vil færre medarbejdere være repræsenteret ved afdelingsmøderne. Beboervenlige budgetter lægges på ipad når budgetterne er godkendt og færdige. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Orientering om Stengårdsvej og workshop. I morgen afholdes workshop hvor Kragelund og alle afdelingsbestyrelser deltager sammen med ansatte i bydelsprojekt 3i1 ca. 20 deltager. Orientering om byggesager. Afd. 9 stemte imod at renovere badeværelser. Forslaget udsendes nu til ur-afstemning blandt beboerne. Hvis ikke urafstemningen viser et positivt resultat, bliver emnet måske senere behandlet som kolektiv råderet i afdelingen. EL undersøger hvad afdelingen gør med faldstammer hvis dette bliver godkendt under reglerne for kollektiv råderet. Erik Grøn er ansat som sikkerhedskoordinator på Tovværksbyggeriet. Rejsegilde afholdes den 15/3 kl Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. (bilag). Lejetab i alt kr ,- heraf erhverv kr Salg af Fyrparken 10. Aftale med køber er lidt problematisk på grund af kælderen som køber vil beholde. Fyrparken Erhvervslejekontrakt med kommunen er næsten på plads. Status på fondsansøgninger: Svar fra Infrastrukturfonden afventes. Landsbyggefonden har anbefalet Ministeriet at UB modtager 47 mio. kr. fra Infrastrukturfonden. Svar fra ansøgning til Realdania afventes. side 3

4 Ad 7 Økonomi Lene orienterer. Ingen emner. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. E-syn: Besparelse på over 30% forventes. På rengøring er besparelsen måske op til 75%. CPE omtalte evt. ansættelse af elever i. EB oplyste, at det arbejdes der med herunder også praktikanter. EB undersøger hos BL grundlaget. Ad 9 Indkomne punkter Beboere fra Sædding (ikke afd. 9) har henvendt sig. De har hørt om s tidligere projekt oven på blokken. PS har oplyst dem, at vi først vil have afviklet afstemning om badeværelser. Herefter kan vi se på sagen igen og drøfte den nye vinkel med afd. 9. PS har også informeret de interesserede beboere om Tovværksgrundens muligheder. Nu afventes ur-afstemning i afdeling 9 inden den kommer i spil igen. Borgmestermødet er flyttet til den 18. marts. Her afholder afdelingsmøder, hvilket betyder at kun kan deltage delvist. Det ene forslag til rep. mødet er sendt til advokat. Svar herfra. Advokatens svar er ikke entydig derfor arbejdes der videre med en afklaring i forhold til gældende regelsæt. Efterfølgende har Ministeriet og BL udtalt, at der ikke er lovgrundlag til at begrænse beboernes muligheder for at stille op til afdelingsbestyrelsen hvilket stemmer overens med organisationsbestyrelsens ønsker. Forslagsstiller orienteres skriftligt. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Referat er udsendt nyt blad udgives ca. 1. marts Nyt fra Fritidsudvalget - der er møde den 25/ Rep. festen forløb rigtig godt. Nyt fra Kunstudvalget BS og HL arbejder på at udfærdige et spørgeskema. Nyt fra Målsætningsudvalget - Faktaliste er udarbejdet. Listen forventes at danne grundlag for udarbejdelse af konkrete målsætninger/handleplaner. Organisationsbestyrelsen inddrages senere. Nyt fra Byggeudvalget intet. Ad 11 Afdelinger Ingen emner. Ad 12 Personale Temadage for administrative medarbejdere er planlagt og afholdes i løbet af foråret frem til sommerferien. For ejendomsfunktionærer arbejdes der på at arrangete kursus i at omgås/behandle psygisk syge. side 4

5 Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Susanne og Rikke deltog den første halve time. Ad 14 FF og FU samarbejde BL og Headspace (landsdækkende boligsocialt arbejde) har inviteret til møde den 6/ CPA og Susanne Rønne deltager sammen med andre repræsentanter fra boligforeningerne i Esbjerg. Afholdt FU den 4. februar CPA og PS orienterede fra mødet. Ad 15 Evt. Ingen emner. Intet. Ad 16 Planlagte mødedatoer i Hovedbestyrelse: Marts. Intet møde pga. afd. møder. Mandag den 7. april. (Godkende forretningsorden) Onsdag den 7. maj. Tirsdag den 3. juni. Fælles arrangementer: Torsdag den 27. februar 2014 afholdes repræsentantskabsmødet på UC Syd. Afdelingsmøder i marts. Skema ligger på ipad. Kredsvalgmøde i Kolding den 9. april. Almene Boligdage 5-6. september 2014 i Bellacentret. (Ingen forvaltningskonf.) FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Borgmestermøde den 18. marts PS og CPA deltager kun delvis. Udvidet FU 4. februar 2014 kl Lokal FU 6. maj 2014 kl Udvidet FU 7. oktober 2014 kl Lokal FU 2. december 2014 kl i 1 (CPA, BS og PS): Bestyrelsesmøde torsdag den 10.april. Bestyrelsesmøde torsdag den 11. september. Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Næste møde ikke aftalt. side 5