Rådgivning af bygningsejere om PCB

Transkript

1 OPGAVEBESKRIVELSE Byggeri og energieffektivitet Rådgivning af bygningsejere om PCB Indledning Energistyrelsen varetager i dag en PCB-rådgivningsenhed samt Energistyrelsen ønsker at udbyde en samlet opgave om rådgivning og vejledning af bygningsejere om PCB i 2014 og Baggrund PCB er en miljøgift, der i perioden har været anvendt som tilsætningsstof i byggematerialer, der er anvendt i danske bygninger, bl.a. i fugemasser, dilatationsfuger, slidstærk maling og i kondensatorer i lysstofrør. PCB ophobes i fødekæden, når PCB-holdigt materiale spredes i naturen, bl.a. gennem byggeaffald. Derved kan mennesker gennem kosten indtage stoffet. PCB i byggematerialer kan afdampe til indeluften, som ved indånding herved bidrager til menneskers indtag af PCB. Brugere af bygninger med PCB kan også udsættes for PCB via berøring af PCB-holdige materialer og ved indtagelse af PCB-holdigt støv. PCB-eksponering formodes ikke at forårsage akut sygelighed, men langvarig udsættelse over en årrække kan medføre en række sundhedsskadelige effekter, herunder kan PCB bl.a. være hormonforstyrrende, skade immunsystemet og nervesystemet, og det er potentielt kræftfremkaldende. 3. Resumé /grundlag for enheden Energistyrelsen og Miljøstyrelsen offentliggjorde i juni og december 2013 en national kortlægning af PCB i materialer og indeluft i danske bygninger. Kortlægningen omfatter en repræsentativ stikprøve af danske bygninger og viser, at PCB er mere udbredt i den danske bygningsmasse end hidtil antaget, selvom stoffet blev forbudt i Kortlægningen konkluderer, at PCB har været anvendt i en stor andel af bygninger, der er opført i PCB-perioden ( ). I langt de fleste af bygningerne medfører tilstedeværelsen af PCB i bygningen dog ikke, at Sundhedsstyrelsens vejledende aktionsværdier for PCB i indeluften overskrides. Hele kortlægningen kan downloades fra Det er bygningsejerens ansvar, at bygningen ikke er sundhedsfarlig at opholde sig i. Det gælder også for f.eks. asbest eller skimmelsvamp, såvel som for PCB i indeluften. I skoler og daginstitutioner er det typisk kommunen, der som bygningsejer har ansvar for, at bygningen ikke er sundhedsfarlig at bo eller opholde sig i. Side 1

2 De statslige myndigheder stiller viden og vejledning til rådighed om PCB og om, hvordan man som bygningsejer bedst håndterer eventuelle PCB-forekomster i bygningen. Som opfølgning på kortlægningen skal rådgivning om information til bygningsejeren styrkes og målrettes. Energistyrelsen varetager i dag en PCB-rådgivningsenhed til kommunerne samt Energistyrelsen ønsker at udbyde en samlet opgave om rådgivning og vejledning i 2014 og 2015 til alle bygningsejere om PCB, herunder bl.a. bistå bygningsejere i at få udarbejdet en plan for håndtering af PCB i indeluften. Den ordrevindende virksomhed/det ordrevindende konsortium betegnes herefter konsulenten. 4. Krav til opgavens udførelse Vinderen af udbuddet/konsulenten skal: Varetage rådgivning til bygningsejere om PCB, herunder særligt PCB-forekomster i indeluften der skal særligt målrettes rådgivning til private boligejere og offentlige bygningsejere, herunder kommuner og selvejende institutioner som fx gymnasier og tekniske skoler. Rådgivningen skal som minimum omfatte, hvordan PCB kortlægges, måles, fjernes/afhjælpes fra indeluften (både midlertidigt og permanent), samt skal kunne rådgive om, hvordan bygningsejeren sikrer sig at arbejdsmiljø og affaldsregler er overholdt. Rådgivningen skal basere sig på allerede tilgængelig viden, herunder den viden der er samlet på pcb-guiden.dk og boligejer.dk samt de tekniske anvisninger til kortlægning, måling og renovering, som er udarbejdet af Statens Byggeforskningsinstitut i 2013, og som opdateres i Varetage målrettet information til bygningsejere om PCB med henblik på at sikre, at bygningsejere ved, at de kan henvende sig til rådgivningsenheden. I den forbindelse skal konsulenten udarbejde relevant informationsmateriale, der skal basere sig på den viden og de redskaber, der allerede ligger på pcb-guiden.dk og det risikooplysningsværkstøj, som Energistyrelsen forventer at offentliggøre ultimo januar Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive, hvordan såvel information om muligheden for at få PCB-rådgivning samt selve rådgivningen skal foregå, herunder hvilke kommunikationskanaler, der vil blive anvendt, og hvordan de forskellige målgrupper nås. Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive og redegøre for, hvad der vil være gode rådgivningsstrategier og specifik vejledning til hver målgruppe af bygningsejere. De primære målgrupper er private parcelhus-/boligejere, kommuner og andre offentlige og selvejende institutioner. Konsulenten skal hvert kvartal afrapportere om antallet af henvendelser og enhedens aktiviteter til Energistyrelsen fordelt på målgruppe, herunder bidrage med overblik og data om antal bygningsejere, fx kommuner, der har igangsat aktiviteter til at håndtere PCB. Der er ikke tale om, at konsulenten skal foretage konkret byggefaglig rådgivning om håndtering af helt konkrete PCB-forekomster. Konsulentens opgave er at yde rådgivning om, hvilke handlemuligheder den enkelte bygningsejer har i forhold til undersøgelse og håndtering af PCB i bygninger, herunder hvordan de konkrete skridt i processen foregår, og hvilket ansvar bygningsejeren har i denne forbindelse. Side 2

3 Rådgivningen skal tage udgangspunkt i eksisterende viden, herunder SBi-anvisning 241 og 242 (Undersøgelse og vurdering af bygninger for PCB samt Renovering af bygninger for PCB), pcbguiden.dk og guidens allerede eksisterende trin-for-trin vejledninger, der guider brugeren igennem et forløb og viser, hvordan man skal forholde sig, såfremt der er mistanke om, eller er konstateret et problem med PCB. Det er bygningsejerens eget ansvar at kontakte og kontrahere med byggefaglige rådgivere til løsning af den konkrete PCB-renoveringsopgave og med udførende parter. Rådgivningen skal således klæde bygningsejeren på til at igangsætte og gennemføre aktiviteter, der succesfuldt kan identificere og håndtere PCB i bygningen. Selve håndteringen vil således ske med rådgivning og udførelse af private parter. Konsulenten må i kontraktperioden ikke tilbyde konkret bygherrerådgivning om PCB mod honorar på baggrund af henvendelser til enheden. 5. Formål Konsulenten skal varetage en funktion som rådgivningsenhed til bygningsejere om PCB samt udvikle nødvendige vejlednings- og informationsværktøjer til brug for rådgivningen. Formålet med opgaven er: Udvikle et samlet koncept for rådgivning af bygningsejere i de omfattede målgrupper om håndtering af PCB i bygninger. Udvikle kommunikationsstrategi til at sikre, at de pågældende målgrupper gøres opmærksom på muligheden for at henvende sig til rådgivningsenheden. Foretage konkret rådgivning/vejledning om, hvordan bygningsejeren kommer i gang med at undersøge og evt. håndtere forekomst af PCB i bygningen. Herunder såvel telefonisk rådgivning som rådgivningsbesøg, primært ved offentlige og selvejende institutioner, der har mange brugere af deres bygninger. Udvikle/videreudvikle konkrete rådgivningsværktøjer. 6. Organisation og arbejdsfordeling Konsulenten skal varetage enheden fra 1. maj 2014 til og med 31. december Projekterne gennemføres i koordinering med Energistyrelsens andre initiativer på PCB-området. Den ordregivende myndighed er Energistyrelsen. Ordregiver og konsulenten udpeger hver en kontaktperson, som varetager den løbende kontakt mellem konsulenten og ordregiver. Den nye enheds organisation har ansvaret for projekterne og vejledningen, og centrale beslutninger godkendes af Energistyrelsen. 7. Aktiviteter Oprettelse og bemanding af enhed/koncept for håndtering af PCB i bygninger for borgere, virksomheder og offentlige institutioner. Varetage den samlede rådgivningsenhed og yde public service i form af telefonisk rådgivning og konkrete besøg. Segmentering og strategi for konkrete målgrupper. Udarbejdelse af informations- og kommunikationsplan. Side 3

4 Projekt og konceptstyring. Gennemføre en konkret vejledning og rådgivning (inkl. trin-for-trin vejledning). Inddrage og linke til igangværende internetsider såsom pcb-guiden.dk og boligejer.dk. Afrapportering til Energistyrelsen 8. Leverancer Tilbudsgiver skal i tilbuddet gøre rede for den praktiske tilrettelæggelse af enheden/konceptet, herunder bl.a.: Samlet koncept for oprettelse og bemanding af rådgivningsenhed til bygningsejere, med særligt fokus på målgrupperne: a) Private enfamilieshusejere b) Offentlige institutioner (kommuner og regioner) c) Selvejende institutioner, fx gymnasier, tekniske skoler etc. - Herunder anvendelse af eksisterende viden, rådgivningskoncepter og kommunikationsstrategi og -plan for videre- og nyudvikling af rådgivningsværktøjer til af bygningsejere om håndtering af PCB. Organisering af arbejdet inkl. forslag til styring, afrapportering til Energistyrelsen etc. 9. Generelle krav til konsulenten Konsulenten skal på tilbudstidspunktet selv besidde eller via forhåndsaftaler med underleverandører/konsortiedannelse dokumentere, at alle nødvendige kompetencer til at styre og varetage enheden er til rådighed for projektet. Tilbudsgiver skal således kunne dokumentere at følgende kompetencer er repræsenteret i tilbuddet: - Kendskab til undersøgelse, afhjælpning og renovering af bygninger for PCB. - Erfaring med og kompetencer til vejledning og rådgivning på tekniske områder, der ligner PCB. - Erfaring med og kompetencer til udvikling og gennemførelse af kommunikationsstrategier og materiale. Konsulenten skal udarbejde en beskrivelse af en detaljeret strategi for, hvad der skal til for at den samlede rådgivningsenhed bliver en succes, herunder hvordan man løfter opgaven bedst muligt. 10. Økonomi for kontrakt Tilbudsgiver skal udarbejde et særskilt budget for etablering af rammer og drift af ordningen/rådgivningsenheden og et særskilt budget for driften af den fysiske og telefoniske rådgivningsenhed, herunder timepris og/eller enhedspris for afholdelse af telefonisk vejledning hhv. konkrete rådgivningsbesøg. I tilbuddet skal angives, hvor stort et antal telefoniske henvendelser hhv. konkrete rådgivningsbesøg, der kan tilbydes inden for den samlede tilbudssum. Tilbuddet skal fsva. indeholde årligt budget for etablering, rammer og drift af ordningen inklusive alle udgifter, der relaterer sig til at kunne løse de i udbuddet beskrevne opgaver. Og der skal her foreligge et kalkulationsgrundlag, hvor det fremgår, hvordan den samlede pris for enheden er Side 4

5 sammensat, fordelt på de enkelte delelementer i arbejdet med etablering og drift af ordningen. I kalkulationen skal indgå det estimerede tidsforbrug og timepris for hver kategori af medarbejdere, der indgår i det angivne team. Såfremt der anvendes underleverandører, skal det estimeres, hvor stor en andel af den samlede kontraktsum, der forventes anvendt til underleverandører. Energistyrelsen ønsker at udbyde opgaven med et årligt maksimalbeløb på 2,5 og 2,0 mio. kr. ekskl. moms i hhv og Såfremt der er stor efterspørgsel efter rådgivning, vil der til den endeligt indgåede kontrakt tillægges en kontrakt med variabelt vederlag, der afregnes på baggrund af antallet af konkrete rådgivningsydelser, der leveres. Dog vil kontrakten med variabelt vederlag maksimalt kunne udgøre kr. ekskl. moms i 2014 og ekskl. moms i Det variable driftsvederlag kan eventuelt opgøres kvartalsvist og afregnes på baggrund af det faktiske antal af hver betalingsudløsende faktor, som er antallet af telefoniske henvendelser samt antallet af konkrete rådgivningsbesøg opgjort i perioden. Tilbudsgiver skal angive en pris pr. enhed pr. betalingsudløsende faktor, som skal anvendes til fastsættelse af driftsvederlaget i tillægskontrakten. Enhedsprisen reguleres ikke i kontraktperioden. Det skal i opgaven beskrives, hvorledes de faste omkostninger til rådgivningsenheden kan løses uafhængigt af antallet af henvendelser til den fysiske del, og dermed uafhængigt af det variable vederlags størrelse det enkelte år og i hele kontraktperioden. Det skal være muligt at skrue op og ned for aktiviteterne i tilbudsgivers budget alt afhængig af, hvordan Energistyrelsen ønsker arbejdsopgaverne vægtet og udført, og så det matcher Energistyrelsens afsatte midler til ordningen/rådgivningsenheden. Hvis de fysiske aktiviteter i tilbuddet ikke realiseres pga. lav efterspørgsel, eksempelvis rådgivningsbesøg, skal Energistyrelsen have mulighed for at få tilbagebetalt den del af vederlaget, der vedrører denne funktion. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til de oplysninger, der måtte fremkomme under opgaveløsningen. 11. Effekt Effektiv videndeling og let tilgængeligt materiale og vejledning om håndtering af PCB til rådighed for bygningsejere. Bedre rådgivning af bygningsejere om den potentielle risiko ved PCB og håndtering heraf. Flere bygningsejere igangsætter undersøgelser og afhjælpningstiltag om PCB. På langt sigt: Reducere PCB-koncentrationen i indeklimaet i danske bygninger og forbedre affaldshåndtering af PCB-forurenede materialer. Side 5