KONTRAKTBILAG 4 RAMMEAFTALE JUNI 2015

Transkript

1 KONTRAKTBILAG 4 RAMMEAFTALE JUNI 2015 Rammeaftale om levering af rengøringsmidler, rengøringsrekvisitter, affaldsposer og sække, håndhygiejne og aftørringspapir til Aarhus Universitet Mellem Aarhus Universitet C/o Indkøbskontoret Fuglesangs Allé 26 DK-8210 Aarhus V. Danmark (i det følgende benævnt "Køberen ) og XXX Danmark CVR: XXX (i det følgende benævnt "Leverandøren ) (Herefter hver for sig benævnt "Part og samlet "Parterne ) Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé Aarhus V Sags-nr. [xxxxx]

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Præambel Definitioner Generelle betingelser Bilag Aftalegrundlaget Bestillinger Leverandørens substitution af produkter og tilpasning af sortiment Leverandørens forpligtelser Leveringsbetingelser Levering Anvendelse af underleverandører Myndighedskrav Arbejdsklausul Etik og socialt ansvar Tavshedspligt mv Priser Betalingsbetingelser Garanti Reservedele Leverandørens misligholdelse Køberens misligholdelse Erstatning og produktansvar Force majeure Tredjemands rettigheder Fortrolighed Opstartsmøde Overdragelse Lovvalg og værneting Varighed og opsigelse Aftaleeksemplarer Meddelelser Underskrifter Sags-nr

3 BILAGSFORTEGNELSE Kontraktbilag 1: Leverandørens tilbudsliste Kontraktbilag 2: Leverandørens tilbudsblanket Kontraktbilag 3: Kravspecifikation Kontraktbilag 4: Rammeaftale Kontraktbilag 5: Dispenserliste Sags-nr

4 1. Præambel Efter afholdelse af EU-udbud har Parterne indgået denne rammeaftale vedrørende rengørings- og forbrugsartikler indenfor følgende områder: - rengøringsmidler - rengøringsrekvisitter - affaldsposer og sække - håndhygiejne - aftørringspapir Aftalen fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser. 1.1 Denne rammeaftale er indgået mellem Køberen og Leverandøren i overensstemmelse med udbudsproceduren som beskrevet i udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende. 1.2 Leverandøren erklærer ved indgåelsen af denne Aftale at have tilegnet sig et grundlæggende kendskab til udbudsreglerne. Leverandøren er i den forbindelse af Køberen blevet gjort bekendt med, at Leverandøren alene er berettiget til at sælge produkter til Køberen, såfremt disse er omfattet af denne Aftale eller i øvrigt er omfattet af andre aftaler indgået på baggrund af et EU-udbud. Køberen er en stor organisation, og Leverandøren kan lægge til grund, at samtlige Køberens indkøb er underlagt udbudsreglerne. Såfremt Leverandøren måtte være i tvivl om, hvorvidt Køberen i forbindelse med et salg udenfor denne Aftale er omfattet af udbudsreglerne, er leverandøren velkommen til at kontakte køberen for en afklaring heraf. 2. Definitioner De nedenfor anførte ord og udtryk skal have følgende betydning i denne Aftale: 2.1 Aftale Denne skriftlige rammeaftale mellem Parterne, herunder ændringer, kontraktbilag og tillæg til denne Aftale. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den skriftlige Aftale og eventuelle kontraktbilag eller andre dokumenter end tillæg og ændringer, hvorom der senere er indgået aftale, er Aftalen dog gældende. 2.2 Aftaleperiode Perioden hvori den mellem Køberen og Leverandøren indgåede Aftale er bindende for Parterne, jf. afsnit Arbejdsdag Mandag til fredag, undtagen helligdage, 24. december, 31. december, 1. maj og 5. juni. Sags-nr

5 2.4 Bestilling En konkret bestilling af produkter hos Leverandøren i henhold til afsnit Produkter Samlebetegnelse for alle de i Kontraktbilag 1 - Tilbudslisten nævnte produkter. 2.6 Produktpris Det beløb, som skal betales af Køberen for produkterne i henhold til priserne i Kontraktbilag 4 Tilbudsliste. 2.7 Rammeaftaleindehaver Den økonomiske aktør, der på baggrund af sit tilbud i forbindelse med udbuddet er tildelt rammeaftalen, og dermed er berettiget til at levere produkter til Køberen i aftaleperioden. 3. Generelle betingelser 3.1 Køberen er ikke bundet af eventuelle tilføjelser eller ændringer af Aftalen uden en skriftlig aftale underskrevet af køberen. 3.2 Leverandørens generelle salgs- og leveringsbetingelser eller lignende finder ikke anvendelse på aftaleforholdet mellem Parterne, såfremt disse strider imod indholdet af denne Aftale. 3.3 Denne aftale indebærer ingen købsforpligtelse for Køberen, og den forhindrer ikke Køberen i at udbyde beslægtede eller overlappende områder. 4. Bilag Følgende bilag til Aftalen udgør en integreret del af Aftalen. Kontraktbilag 1 - Leverandørens tilbudsliste Kontraktbilag 2 - Leverandørens tilbudsblanket Kontraktbilag 3 Kravspecifikation, Kontraktbilag 5 Dispenserliste Kontraktbilag 6 - Udbudsbetingelser for tilbudsafgivelse Kontraktbilag 7 Udbudsbekendtgørelse Kontraktbilag 8 - Spørgsmål og svar. Sags-nr

6 5. Aftalegrundlaget Bilagene og denne Aftale udgør aftalegrundlaget. Ved evt. uoverensstemmelse mellem Aftalen og eventuelle bilag eller andre dokumenter end tillæg og ændringer, er Aftalen gældende Ved evt. uoverensstemmelse mellem bilagene har Kontraktbilag 1, 2, 3 og 7 forrang. Ved evt. uoverensstemmelse mellem Bilag 6 og 7 har Bilag 7 forrang. 6. Bestillinger 6.1 Køb på rammeaftalen Alle køb sker til de i Kontraktbilag 1 afgivne priser, jf. afsnit 17 nedenfor Bestillinger kan afgives telefonisk, via Leverandørens web-shop eller via . Der kan ske konsulentbesøg efter behov uden omkostninger for AU Kontaktpersonen for en lokation på AU skal godkendes, og der skal gives besked til AU, hvis denne kontaktperson udskiftes Leverandøren skal bekræfte alle ordrer modtaget fra Køberen ved at fremsende en ordrebekræftelse. Køberen skal modtage en sådan ordrebekræftelse hurtigst muligt, dog ikke senere end 24 timer efter bestilling er foretaget Enhver efterfølgende ændring i ordrebekræftelsen skal, uden ugrundet ophold, og inden 48 timer før levering, meddeles til køberen Leverandørens ordrebekræftelse skal indeholde alle relevante oplysninger herunder ordrenummer, varenummer, pris og tidspunkt for levering Alle bestillinger kan ske på en online bestillingsside, hvor kun produkterne omfattet af Kontraktbilag 1 - Tilbudslisten fremgår. Bestillingssiden bør være overskuelig og brugervenlig. Såfremt Køber ønsker det, bør der være mulighed for, at sortimentet kan tilrettes (indskrænkes) til specifikke afdelinger/områder hos Køber. 7. Leverandørens substitution af produkter og tilpasning af sortiment 7.1 Substitution af produkter kan ske i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende Aftale. 7.2 Følgende betingelser skal være opfyldt: Sags-nr

7 7.2.1 Det substituerende produkt skal have samme funktionelle og tekniske egenskaber, samme kvalitet og høre under samme CPV-kode, som det oprindeligt tilbudte produkt Det substituerende produkt skal som minimum opfylde de for det oprindeligt tilbudte produkts krav som opstillet i Kontraktbilag 1 og Leverandøren skal tilbyde det substituerende produkt til samme pris som det substituerede produkt. Hvis det substituerende produkt er billigere end det substituerede produkt skal det tilbydes til den lavere pris Det substituerende produkt må ikke allerede findes i sortimentet. 7.3 Køberen skal godkende substitutionen. 7.4 Køberen kan betinge sin godkendelse af substitution af, at Leverandøren fremsender behørig dokumentation for, at betingelserne i afsnit 7.2 er opfyldt. 7.5 Leverandøren skal i fornødent omfang udlevere vareprøver uden beregning, når der sker ændringer i sortimentet eksempelvis ved lancering af nyheder. 7.6 Såfremt substitutionen jf. ovenfor, resulterer i, at det substituerende produkt ændrer i antal enheder pr. normal salgsenhed, fx fra pakke med 250 stk. til pakke med 200 stk., må køberen ikke blive stillet ringere målt på pris pr. enhed. 7.7 Det er ikke muligt i kontraktperioden at ændre emballagens form for de produkter, der står i tilbudslisten, hvis dette ikke accepteres af AU. 7.8 Ved uoverensstemmelse mellem Køberen og Leverandøren om, hvorvidt et givent vilkår er mere eller mindre gunstigt, end de vilkår der er angivet i Kontraktbilag 1, 2 eller 3, afgør Køberen suverænt og endeligt, om ændringen er til køberens fordel. 7.9 Leverandøren skal være villig til at tilpasse sortimentet i Kontraktbilag 1 Tilbudsliste i samarbejde med Køberen og dennes enheder, således at det modsvarer det aktuelle behov hos Køber. Tilpasninger af det til enhver tid værende sortimentet må alene ske på Indkøbskontorets foranledning og forudsætter Købers godkendelse. 8. Leverandørens forpligtelser 8.1 Produkterne skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af Aftalen, herunder særligt Kontraktbilag 1 og 3 samt de substitutioner, der måtte være aftalt i aftaleperioden i medfør af afsnit Leverandøren indestår for, at produkterne overholder gældende lovgivning og er i overensstemmelse med alle relevante standarder. Sags-nr

8 8.3 Leverandøren skal, ved anmodning fra Køberen, en gang årligt inden den 1. november, sende en komplet statistik til Køberen indeholdende informationer om AU s indkøbshistorik. Som minimum skal følgende være indeholdt i statistikken: Samlet omsætning, omsætning fordelt på varenumre, omsætning fordelt på AU s enheder. Statistikken skal indeholde varenummer, UNSPSC-kode på niveau 4 eller nærmeste niveau, beskrivelse, antal og priser, vedr. de produkter, der er solgt til Køberen i det foregående kalenderår. Dette skal leveres uden omkostninger for AU og skal kunne leveres i Excel-format. 8.4 Leverandøren er forpligtet til i sin markedsføring overfor Køberen og Køberens ansatte, ved henvendelser fra ansatte ved Køberen samt ved ethvert salg til Køberen, at gøre den hos Køberen ansatte person opmærksom på denne Aftales eksistens, samt foretage et eventuelt salg på de vilkår, der følger af denne Aftale. 8.5 Leverandøren forpligter sig til ikke at forsøge at formå ansatte ved Køberen til at foretage køb omfattet af Aftalen på andre vilkår, end dem der følger af Aftalen, eller faktisk udføre sådanne salg, selvom salget måtte ske på opfordring eller anmodning fra en ved Køberen ansat person. Ligeledes forpligter Leverandøren sig til ikke at forsøge at formå ansatte ved Køberen til at foretage køb uden for Aftalen. 8.6 Såfremt Leverandøren opfordres til eller anmodes om at foretage et sådant salg udenom denne Aftale, skal Køberen søge skriftlig godkendelse heraf ved Køberens Indkøbskontor. Aftaler om salg af produkter fra Leverandøren til ansatte ved Køberen, der ikke er foretaget på denne Aftales vilkår, eller som ikke er godkendte af Køberens Indkøbskontor, er ugyldige. 8.7 Leverandøren forpligter sig til at levere al relevant dokumentation, herunder men ikke begrænset til brugsvejledninger, brochurer og datablade på dansk, hvis Køberen anmoder derom. 8.8 Returnering af fejlagtige og/eller mangelfulde leverancer er for Leverandørens regning. 8.9 Leverandøren er forpligtet til at levere service og kvalitet, der lever op til det Køberen med rimelighed kan forvente, og som er i overensstemmelse med sædvanlige faglige standarder. 9. Leveringsbetingelser 9.1 Leverandøren leverer produkterne omkostnings- og risikofrit (DDP - INCOTERMS 2010). 9.2 Leveringsstedet angives af Køberen i forbindelse med ethvert konkret køb. Leveringsstedet kan være alle Køberens adresser i Danmark. 9.3 Følgeseddel skal placeres uden på hver pakke. Køberens ordrenummer, varenummer og navn på bestiller skal anføres på hver følgeseddel. Sags-nr

9 9.4 Leverandøren er ansvarlig for, at produktet er forsvarligt og lovligt pakket og emballeret til transporten under behørig hensyntagen til produktets art, egenskaber og sammensætningen af produkterne, der leveres. Alle pakkeomkostninger er inkluderet i produktpriserne. 10. Levering 10.1 En fast ugentlig leveringsdag skal aftales med AU s medarbejdere fra de forskellige driftsområder. Det skal være mellem kl. 7 og kl. 12 og skal tilpasses de forskellige områders behov og ønsker Levering skal ske til lagerplads eller til et af Køberen oplyst leveringssted Leverandøren bærer risikoen for produktet, indtil levering er sket Levering anses for sket ved Køberens modtagelse af produkterne Såfremt Køberen kvitterer for modtagelsen af et køb, vedrører denne kvittering kun det modtagne antal kolli, og udgør således ikke en accept af leveringens overensstemmelse med bestillingen Delleveringer accepteres ikke, medmindre Køberen undtagelsesvist skriftligt har godkendt dette Såfremt Køberen konstaterer, at produkterne ikke lever op til de fastsatte krav, og/eller hvad Leverandøren har angivet i forbindelse med tilbudsafgivelse, skal Køberen gøre leverandøren opmærksom herpå. Det påhviler herefter Leverandøren at udbedre disse forhold uden ugrundet ophold. 11. Retur 11.1 Ved fejlbestillinger har ordregiver 14 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for leverandørens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt, jf. pkt. 8.8 og Ved returnering af produkter skal leverandøren hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til køber Leverandørens omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er køber uvedkommende Der gøres opmærksom på, at Køber ingen undersøgelsespligt har. 12. Anvendelse af underleverandører 12.1 Leverandøren kan ikke uden Køberens skriftlige samtykke overlade Aftalens opfyldelse til underleverandører. Sags-nr

10 12.2 Køber kan i alle tilfælde rette direkte henvendelse til Leverandøren, selv om Leverandøren helt eller delvist har overladt opfyldelsen af kravene til en eller flere underleverandører efter Køberens godkendelse Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for opfyldelse af kravene i denne Aftale, herunder kravene til forsikring mv Leverandøren hæfter for underleverandørens produkter efter denne Aftale på ganske samme måde som for sine egne forhold Leverandørens samarbejdspartnere og forhandlere er i Aftalens forstand underleverandører. 13. Myndighedskrav 13.1 Leverandøren indestår for, at alle produkter omfattet af Aftalen opfylder alle relevante myndighedskrav og love, således som disse foreligger ved denne Aftales underskrivelse og til enhver tid i Rammeaftalens løbetid Såfremt der sker ændringer i relevante myndighedskrav eller love, der medfører forøgelse af omkostningerne forbundet med Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser efter denne Aftale, reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret. 14. Arbejdsklausul 14.1 I medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligter Køber Leverandøren og eventuelle underleverandører at tilsikre arbejdere i Danmark løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres Der skal som sammenligningsgrundlag anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med udførelse af opgavens tjenesteydelser (i form af de tilknyttede serviceydelser), løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget Aftalen til udførelse. I så tilfælde påhviler det leverandøren at påse, at førnævnte krav overholdes Overholder Leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på udbedring fra de ansatte, er Leverandøren forpligtet til straks efter Køberens fremsættelse af påkrav herom at foretage afhjælpning, således at den ansatte fuldt ud kompenseres for den mindre gunstige løn Sags-nr

11 (herunder særlige ydelser), arbejdstid og/eller andre arbejdsvilkår, som leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører har budt den ansatte i forbindelse med udførelse af opgaver under denne Aftale Manglende overholdelse af bestemmelser i dette afsnit anses som væsentlig misligholdelse af Aftalen, der giver Aarhus Universitet ret til at opsige Aftalen. 15. Etik og socialt ansvar 15.1 Aarhus Universitet forudsætter, at Leverandøren overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105). Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111). Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182). Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155). Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning Det forudsættes endvidere, at Leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention Manglende overholdelse af bestemmelser i dette afsnit anses som væsentlig misligholdelse af Aftalen, der giver Aarhus Universitet ret til at opsige Aftalen. 16. Tavshedspligt mv Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt disses personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Aarhus Universitets eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne Aftale Leverandøren må ikke uden Aarhus Universitets forudgående skriftlige samtykke bruge Aarhus Universitet som reference. Dog er leverandøren berettiget til at medtage Aarhus Universitet på en simpel referenceliste Leverandøren må ikke uden Aarhus Universitets forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne Aftale eller offentliggøre noget om Aftalens indhold For Aarhus Universitet gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Sags-nr

12 17. Priser 17.1 Produktprisen som køberen skal betale til leverandøren, er den pris der følger af Kontraktbilag 1. Alle priser skal angives i danske kroner (DKK) ekskl. moms Produktprisen er angivet inklusive told, afgifter, ekspeditionsgebyrer, miljøafgifter, fragt og alle øvrige udgifter. Udgifter, der ikke er indregnet i produktprisen afholdes af Leverandøren Anbrudsgebyr og skaffevaregebyr accepteres ikke Leverandøren er forpligtet til, i tilfælde hvor denne i forbindelse med særlig markedsføring, ugetilbud eller lignende salgskampanger på produkter omfattet af denne Aftale, at sikre at Køber faktureres sådanne priser, såfremt disse er mere fordelagtige end dem, der fremgår af Kontraktbilag Leverandøren er forpligtet til alene at sælge Produkterne til Køberen på de vilkår, der fremgår af denne Aftale. Leverandøren påtager sig i aftaleperioden ikke at sælge eller fremsende særskilte tilbud til Køberen udenom denne Aftale Indeksregulering af priser Leverandøren er berettiget til, efter forudgående godkendelse fra Køberen, at regulere sine i Kontraktbilag 1 tilbudte priser én gang pr. år med virkning fra 1. november i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks Godkendelse er betinget af, at Køberen kan verificere Leverandørens beregning af prisstigningen Første regulering kan ske med virkning fra den 1.november Betalingsbetingelser 18.1 Beløb, som er betinget af opfyldelsen af en af Leverandøren påtaget forpligtelse, vil ikke forfalde til betaling, førend en sådan forpligtelse er opfyldt Betalingsbetingelserne er tredive (30) dage efter Køberens modtagelse af fyldestgørende faktura, jf. afsnit 17 og Leverandøren udsteder fakturaer i DKK. Sags-nr

13 Leverandører skal til enhver tid fakturere i overensstemmelse med gældende lovgivning om betalinger fra offentlige myndigheder Den til enhver tid gældende lovgivning om betaling fra offentlige myndigheder kan ses på hjemmesiden: Alle fakturaer skal indeholde følgende: Køberens EAN-stednummer. Leverandøren skal sikre sig at have fået det korrekte EANnummer af Køberen. Tydelig og præcis varelinjebeskrivelse af det konkrete køb for hver vare Varenummer for hver en ydelse og hver en vare, der købes UNSPSC-kode på alle varer og ydelser på niveau 4 eller nærmeste niveau Pris, med evt. rabat Antal købte enheder Navn på den fysiske person der har foretaget det konkrete køb Momssats og momsbeløb 18.6 Såfremt køberen måtte ønske at få samlet sine løbende indkøb på samlefakturaer eksempelvis pr. md. skal dette være muligt og leverandøren skal være behjælpelig med dette Køberen er i intet tilfælde forpligtet til at opfylde sin betalingsforpligtelse, førend køberen har foretaget sædvanlig besigtigelse af de leverede mængder og produkternes kvalitet Leverandørens ret til betaling må ikke pantsættes eller overdrages uden køberens skriftlige accept deraf Leverandøren må i intet tilfælde udstede mere end én faktura per køb. 19. Bestillingssystem 19.1 Ordregiver vil komme til at anvende et Bestillingssystem inden for rammeaftalens varighed på det udbudte område. Det vil omfatte elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. Leverandøren skal kunne håndtere dette Såfremt den aftalte idriftsættelsesdag/leveringsdag for Bestillingssystemet / produktkataloget overskrides som følge af Leverandørens forhold, betaler Leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag en dagbod på DKK Bodsbeløbet efter nærværende afsnit kan samlet ikke overstige DKK Såfremt Bestillingssystemet efter idriftsættelse ikke er til rådighed som følge af forhold, som Leverandøren er ansvarlig for, betaler Leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag hvor Sags-nr

14 Bestillingssystemet ikke er til rådighed en bod på DKK Bodsbeløbet efter nærværende afsnit kan samlet ikke overstige DKK pr. hændelse Det skal være muligt for Køber selv at vælge blandt forskellige bestillingsprocedurer, således at Købers forskellige arbejdsgange understøttes. Det skal både være muligt at anvende: 1. IndFak 1 via et elektronisk varekatalog samt yderligere e-handelsdokumenter. 2. Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem Køber står overfor at implementere IndFak som Bestillingssystem. Således forpligtes Leverandøren til, senest 1. januar 2016 at kunne levere varekatalog samt yderligere e-handelsdokumenter nødvendige for, at Køber kan bestille aftalevarer via IndFak For at understøtte e-handel er Leverandøren forpligtet til at levere et elektronisk varekatalog, der indeholder hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment. Det elektroniske varekatalog er en forudsætning for bestilling via IndFak Køber er berettiget til at videresende det elektroniske varekatalog til IndFak til brug for handel på aftalen Såfremt det kræves, at Leverandøren registrerer sig i IndFak, skal Leverandøren på Købers opfordring gøre dette, medmindre der gives dispensation herfra. Udgifter i denne forbindelse afholdes af Leverandøren uden særskilt betaling Det elektroniske varekatalog skal overholde den til enhver tid gældende OIO-standard 2 og de til enhver tid gældende retningslinjer vedrørende e-handel som anvist af Digitaliseringsstyrelsen, jf. Køber forbeholder sig ret til at kræve, at Leverandøren overholder standarder fra der uden for Rammeaftalen betragtes som valgfrie (eksempelvis fastlæggelse af hvilken varekodeversion, der skal anvendes, samt reference på varelinjeniveau til Rammeaftalens kontraktnummer) Leverandøren er ansvarlig for, at hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment i det elektroniske varekatalog altid er korrekt og opdateret i hele Rammeaftalens løbetid, hvad angår ydelser, beskrivelser, priser mv. Er det elektroniske varekatalog ikke tilgængeligt som angivet, anses Bestillingssystemet for ikke at være tilgængeligt, og Leverandøren ifalder bod, jf. pkt og Leverandøren er ansvarlig for, at det elektroniske varekatalog fuldt ud understøtter, at der kan søges, sammenlignes og disponeres på baggrund af dette uden yderligere kataloger eller hjælpemidler, herunder med beskrivelse, der understøtter fritekstsøgning samt angivelse af varekode (UNSPSC). Eventuelle henvisninger til eksternt placeret elektronisk produktdatablad er 1 Se 2 Nuværende standard er OIOUBL. OIOUBL er en dansk tilpasning af den internationale standard Universal Business Language, UBL. OIOUBL indeholder standarder for alle væsentlige forretningsdokumenter til understøttelse af e-handelsprocessen. OIOUBL er en del af fundamentet for NemHandel. Sags-nr

15 dog som udgangspunkt undtaget, under forudsætning af Købers godkendelse af det øvrige katalogs indhold og funktionalitet Det skal være muligt at handle hele det i Rammeaftalen tilgængelige sortiment via det fællesstatslige indkøbs- og fakturahåndteringssystem, IndFak. Leverandøren skal understøtte dette med nødvendige e-handelsdokumenter ud over det elektroniske varekatalog Leverandøren skal understøtte e-handel via IndFak i hele Rammeaftalens løbetid, medmindre Køber meddeler Leverandøren en senere idriftsættelsesdag eller dispensation. Er Bestillingssystemet ikke tilgængeligt som angivet, ifalder Leverandøren bod, jf. pkt og Leverandøren skal understøtte e-handel via IndFak i hele Rammeaftalens løbetid, medmindre Køber meddeler Leverandøren en senere idriftsættelsesdag eller dispensation. Er Bestillingssystemet ikke tilgængeligt som angivet, ifalder Leverandøren bod, jf. pkt og Leverandøren skal understøtte IndFak ved at gøre sig i stand til at modtage, behandle og levere alle krævede e-handelsdokumenter i den til enhver tid gældende OIO-standard gennem NemHandelsnetværket 3 eller tilsvarende, jf. nedenstående overordnede specifikke krav De e-handelsdokumenter, der kræves for at understøtte handel via IndFak, skal overholde den til enhver tid gældende OIO-standard og de til enhver tid gældende retningslinjer vedrørende e-handel som anvist af Digitaliseringsstyrelsen jf. Køber forbeholder sig ret til at kræve, at Leverandøren overholder standarder fra der uden for Rammeaftalen betragtes som valgfrie (eksempelvis fastlæggelse af hvilken varekode-version, der skal anvendes, samt reference på varelinjeniveau til Rammeaftalens kontraktnummer) Leverandøren skal understøtte IndFak ved at registrere sig i Nemhandelsregisteret 4, anskaffe de relevante certifikater for sikkerhed og ved at modtage, behandle og levere de krævede e- handelsdokumenter med korrekt indhold som angivet af Køber. Modtagelse og afsendelse af dokumenterne sker via NemHandel eller lignende processen kan altså ikke understøttes udelukkende ved brug af De krævede e-handelsdokumenter er ved Rammeaftalens indgåelse de e-handelsdokumenter, der indgår i OIOUBL-profilerne OrdAdvBilSim og CatExt. For yderligere beskrivelse og opdaterede krav henvises til og Køber forbeholder sig ret til i Rammeaftalens løbetid i rimeligt omfang at angive bindende standarder og krav til indhold og proces med henblik på ensretning og effektivisering af Købers e- handel. Dette vil Leverandøren blive varslet og Leverandøren vil få adgang til evt. opdaterede krav til integrationer/dataformater. 5 3 NemHandel er den samlede betegnelse for Digitaliseringsstyrelsens standarder til udveksling af e-handelsdokumenter. NemHandel stilles frit til rådighed for Leverandøren, ligesom der ikke opkræves vederlag for Leverandørens opkobling og kommunikation med IndFak som angivet i Kontrakten. 4 NemHandelsregisteret anvendes til at specificere APIer til publicering af og søgning efter forretningservices og servicebeskrivelser. NemHandelsregisteret er i denne sammenhæng populært sagt endpointregistret i NemHandel. Sags-nr

16 19.20 Leverandøren er pligtig til at levere faktura i den til enhver tid gældende OIO-standard via NemHandel eller lignende netværk, indeholdende alle obligatoriske oplysninger, ordrenummer og referenceoplysninger, så det via fakturamatch er muligt at håndtere fakturaen automatisk i Kundens systemer. Såfremt fakturaen ikke indeholder de krævede oplysninger, eller i øvrigt ikke lever op til de fastsatte krav, er Kunden berettiget til at afvise fakturaen efter samme retningslinjer, som er gældende for fakturaer, der ikke lever op til de lovgivningsmæssigt fastsatte formatkrav Leverandøren er derudover pligtig til at understøtte indkøbsopfølgningsarbejde ved at anvende varenumre og varebeskrivelse, der tydeligt angiver det købte. Leverandøren er pligtig til at anvende varekoder (UNSPSC) samt reference til Rammekontrakten kontraktnummer i de relevante felter Uanset angivelser og vejledningen på er Leverandøren pligtig til at angive oplysninger om miljø- og energiforhold, herunder miljømærker Leverandøren skal medvirke til at sikre en smidig og effektiv bestillings- og faktureringsprocedure, herunder automatiseret match af ordre og faktura Såfremt Leverandøren ikke i forvejen er i stand til at modtage og afsende de krævede e- handelsdokumenter, må der påregnes udgifter for Leverandøren for at gøre sig i stand til at understøtte IndFak. Disse udgifter afholdes af Leverandøren uden særskilt betaling Såfremt Bestillingssystemet ikke er tilgængeligt for Kunden, er Leverandøren forpligtet til at modtage løbende bestillinger pr. telefon og pr. . Bestilling skal kunne foretages ved brug af Rammeaftalens sortiment, jf. Kontraktbilag 1 Tilbudsliste. Fakturering i forbindelse med bestillinger efter alternativ bestillingsprocedure skal overholde samme krav som bestillinger i IndFak. 20. Garanti 20.1 Leverandøren indestår for, at produkterne som leveres, er af en sådan kvalitet som nævnt i denne Aftale, samt er i overensstemmelse med gældende lovgivning Betaling for garantien er en del af produktprisen, og Leverandøren er ikke berettiget til yderligere betaling for at udstede denne garanti Køberen skal give Leverandøren skriftlig meddelelse om eventuelle mangler ved produkterne uden ugrundet ophold, efter at manglen er blevet konstateret. Meddelelsen skal indeholde en beskrivelse af manglen Efter at have modtaget en sådan skriftlig meddelelse skal Leverandøren bekræfte modtagelse af den skriftlige meddelelse og afhjælpe manglen eller foretage omlevering uden ugrundet ophold Leverandøren er ansvarlig for produkterne leveret af eventuelle underleverandører på nøjagtig samme måde som for Leverandørens egne produkter. Sags-nr

17 20.6 Leverandørens garanti løber i ét år fra levering af et givent produkt Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for de tab, Køberen måtte lide som følge af manglende mulighed for anvendelse af produktet. 21. Reservedele 21.1 Leverandøren indestår for, at denne vil være i stand til at reparere samt levere standardreservedele til produkterne i en periode på tre år fra levering er sket Hvis Leverandøren ikke er i stand til at levere reservedele som beskrevet ovenfor, skal Leverandøren skadesløsholde Køberen for ethvert tab og enhver skade lidt på grundlag heraf. Alternativt er Leverandøren berettiget til at foranledige en erstatningsleverance, forudsat en sådan erstatningsleverance er af samme kvalitet og har samme funktionalitet som de ikke-leverede reservedele. 22. Leverandørens misligholdelse 22.1 Hvis Leverandøren ikke overholder en aftalt leveringsdato eller forudser, at en aftalt leveringsdato ikke kan overholdes, skal Leverandøren straks informere køberen om, at der indtræder forsinkelse. Enhver forsinkelse udgør væsentlig misligholdelse Dansk rets almindelige regler og beføjelser gælder i anledning af forsinket eller udebleven levering Der foreligger en mangel ved produktet, hvis det ikke opfylder de af Leverandøren afgivne garantier eller i øvrigt ikke har de egenskaber, ikke er eller ikke virker på en sådan måde eller opfylder de krav, som Køberen med rimelighed måtte forvente på baggrund af Aftalen og dens kontraktbilag. Enhver mangel udgør væsentlig misligholdelse Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Køberen til straks at ophæve Aftalen: Salg foretaget i strid med Aftalens punkt 6.1.1; 17.1, 17.2, 17.3, 17.4, 17.5 og 17.6; Overtrædelse af denne Aftales punkt 7.1, 7.2, 7.3, 7.6, 7.7; Overtrædelse af denne Aftales punkt 8.1, 8.2, 8.4, 8.5 og 8.9; Sags-nr

18 Overtrædelse af denne Aftales punkt Overtrædelse af denne Aftales punkt Overtrædelse af denne Aftales punkt Overtrædelse af denne Aftales punkt Leverandørens konkurs, indledning af rekonstruktion eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. dog konkurslovens kapitel 7; eller Såfremt det gentagne gange konstateres, at Bestillingssystemet ikke overholder de fastsatte krav, og sådanne mangler ikke er afhjulpet ved efterfølgende bestillinger efter Købers skriftlige påbud om afhjælpning. Denne væsentlige misligholdelse kan udløse bodssanktioner Indtræden af andre omstændigheder, der bringer Aftalens opfyldelse i alvorlig fare I andre tilfælde af Leverandørens væsentlige misligholdelse kan Køberen ophæve aftalen med 30 dages varsel fra udgangen af en kalendermåned, dog med omgående virkning i grove tilfælde eller i gentagelsessituationer, hvis misligholdelsen ikke er ophørt efter påkrav. Køb kan i sådanne tilfælde ophæves uden varsel Dansk rets almindelige regler om forholdsmæssigt afslag finder anvendelse Returnering af fejlagtige og/eller mangelfulde leverancer er for Leverandørens regning. Hvis Leverandøren beviser, at en mangel er forårsaget af Køberen, er Leverandøren berettiget til betaling af alle omkostninger forbundet med afhjælpning af manglen Såfremt Leverandøren misligholder Aftalen, kan Køberen vælge at iværksætte følgende procedure: Såfremt Køberen oplever problemer med et køb, eller denne Aftales overholdelse i øvrigt, er køberen berettiget til at indkalde leverandøren til et møde med betegnelsen "serviceeftersyn" Indkaldelse til et sådant møde udgør en advarsel Køberen vil på mødet forklare Leverandøren, hvilke forhold der er utilfredsstillende Såfremt Køberen efter afholdelse af et serviceeftersyn finder anledning til at indkalde til et fornyet serviceeftersyn, udgør det endnu en advarsel I tilfælde af at de to serviceeftersyn ikke medfører en tilfredsstillende opfyldelse af aftalen, er misligholdelsen at betragte som væsentlig, og Køberen kan hæve Aftalen uden yderligere varsel. 23. Køberens misligholdelse Sags-nr

19 23.1 Såfremt Køberen misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til denne Aftale, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med renteloven Leverandøren er berettiget til at ophæve Aftalen, såfremt Leverandøren overfor Køberen skriftligt har afgivet påkrav om misligholdelsen af betalingsforpligtelsen samt, at manglende betaling inden for mindst 40 dage vil medføre ophævelse, og såfremt køberen ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb. 24. Erstatning og produktansvar 24.1 Parterne er forpligtet til at betale erstatning for ethvert tab lidt som følge af Aftalens misligholdelse i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler Køberen kan frit vælge, hvorvidt erstatningskrav skal gøres gældende over for Leverandøren eller eventuelle underleverandører Ingen af Parterne er dog erstatningsansvarlig for indirekte tab eller følgeskader som eksempelvis driftstab, tab af avance, tab af data, tab af software, tab af goodwill, tab af forventet besparelse og lignende, medmindre den erstatningsansvarlige Part har handlet forsætligt eller groft uagtsomt Hver Parts erstatningsansvar under Aftalen er beløbsmæssigt maksimeret til DKK ,00 pr. skade, medmindre den erstatningsansvarlige Part har handlet forsætligt eller groft uagtsomt Leverandøren har fuldt produktansvar i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler og forpligter sig til at tegne sædvanlig og tilstrækkelig produktansvarsforsikring og stille den nødvendige dokumentation derfor til rådighed for køberen. Endvidere er Leverandøren forpligtet til at opretholde produktansvarsforsikring i 2 år efter levering af det seneste køb. 25. Force majeure 25.1 I henhold til denne Aftale er det muligt for Parterne at påberåbe sig force majeure, som er dækket af den almindelige definition af force majeure i dansk ret og som fastsat i købeloven Under alle omstændigheder udgør følgende forhold årsager til ansvarsfritagelse, hvis de hindrer Aftalens opfyldelse: indførselsforbud, strejker, lockouts, krig, terrorisme, naturkatastrofer eller lignende De ovenfor beskrevne forhold udgør kun årsager til ansvarsfritagelse, hvis de har indflydelse på opfyldelsen af Aftalen og ikke kunne have været forudset på tidspunktet for Aftalens indgåelse. Sags-nr

20 25.4 Den Part, som ønsker at påberåbe sig ansvarsfritagelse i henhold til denne bestemmelse, skal uden ugrundet ophold give den anden Part skriftlig meddelelse om forholdene, som udgør force majeure, og om sådanne forholds ophør Forhold, som en underleverandør udsættes for, vil udelukkende blive anset som force majeure, hvis underleverandøren står over for en af de ovenfor beskrevne situationer, som udgør force majeure, forudsat at Leverandøren eller underleverandøren ikke havde kunnet forudse sådanne forhold og ikke havde kunnet undgå eller overvinde disse forhold. 26. Tredjemands rettigheder 26.1 Leverandøren indestår for, at samtlige leverede produkter samt Køberens brug af produkterne ikke krænker tredjemands rettigheder Hvis en tredjemand gør indsigelser, herunder påstår, at et produkt krænker eventuelle tredjemandsrettigheder, skal den Part, som modtager indsigelsen, øjeblikkeligt informere den anden Part derom Leverandøren er forpligtet til at skadesløsholde Køberen for ethvert krav fremsat af tredjemand med påstand om krænkelse af patenter, licenser, varemærker osv. i forbindelse med produktet og for alle omkostninger afholdt af Køberen i forbindelse dermed. 27. Fortrolighed 27.1 Aftalen er fortrolig, og ingen af Parterne må offentliggøre Aftalen eller dens vilkår uden forudgående skriftlig godkendelse fra den anden Part. Medmindre andet følger af lov, dom eller bindende myndighedsafgørelse, må Parterne ikke videregive oplysninger til tredjemand om Aftalen Navnet Aarhus Universitet, oversættelser heraf samt navne, der kan forveksles hermed, må ikke være genstand for annoncering, bruges eller på anden måde henvises til uden Køberens forudgående, skriftlige samtykke. 28. Opstartsmøde Sags-nr

21 I forbindelse med implementering af Aftalen, skal der aftales et opstartsmøde med brugerne af Aftalen på Aarhus Universitet. På dette møde kan emner som dispenserudskiftning, leveringsadresser, arbejdsgange mv. tages op. 29. Overdragelse 29.1 Leverandøren er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder eller forpligtelser i henhold til Aftalen til tredjemand uden Køberens forudgående, skriftlige samtykke. Køberen er underlagt udbudsreglerne, og tilladelse til en sådan overdragelse af forpligtelser kan derfor kun gives undtagelsesvist Køberen er berettiget til at overdrage sine rettigheder i henhold til Aftalen til andre juridiske enheder uden leverandørens forudgående samtykke, i det omfang Køberen i medfør af gældende ret har mulighed herfor. 30. Lovvalg og værneting 30.1 Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne Aftale, herunder om Aftalens fortolkning, gyldighed, opsigelse eller ophævelse, er underlagt dansk ret, dog med undtagelse af lovvalgsregler, der måtte henføre tvisten til et andet lands retsregler Tvister i medfør af Aftalen skal afgøres ved de almindelige domstole i Danmark med Byretten i Aarhus som værneting i 1. instans. 31. Varighed og opsigelse 31.1 Aftalen træder i kraft den 1. november 2015 og udløber den 31. oktober Fortrolighedsforpligtelsen, jf. aftalens afsnit 27, vedbliver at være i kraft uden tidsbegrænsning i tilfælde af aftalens, udløb, opsigelse eller ophævelse Leverandøren har ikke ret til at forlænge aftaleperioden Aftalen kan af Køberen opsiges skriftligt med 6 måneders varsel Køberen har udbudt aftalen i overensstemmelse med gældende ret, herunder udbudsreglerne. I tilfælde af, at en myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen, EU-Kommissionen eller en dansk eller europæisk domstol, beslutter eller Sags-nr

22 afsiger kendelse om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er blevet overtrådt i forbindelse med udbudsprocessen og tildelingen af aftalen med det resultat, at beslutningen om tildeling annulleres, er Køberen berettiget til at opsige aftalen med 1 måneds forudgående skriftligt varsel, og Leverandøren er ikke berettiget til at modtage nogen form for kompensation, erstatning eller godtgørelse. Køberens ret til at opsige aftalen i henhold til denne bestemmelse gælder også i tilfælde af, at en afgørelse, kendelse eller dom appelleres Parterne er desuden berettigede til at opsige aftalen i tilfælde af den anden Parts misligholdelse af Aftalen. 32. Aftaleeksemplarer Aftalen er udarbejdet i 2 enslydende eksemplarer, hvoraf hver Part beholder 1 eksemplar. 33. Meddelelser 33.1 Enhver meddelelse i medfør af aftalen skal fremsendes pr. mail eller med post og overbringes til: Til Køberen: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Allé 26 DK-8210 Aarhus V. Danmark udbud@au.dk Att.: Marie-Louiss Nordlander Til Leverandøren: XXX Tlf: +45 XXX Sags-nr

23 Att.: XXX Det er Leverandørens ansvar, at de i foregående punkt anførte kontaktoplysninger inkl. adresse er i funktion i hele aftalens løbetid. Tab som Leverandøren måtte lide som følge af manglende leveringer som følge af uopdaterede kontaktoplysninger er Køberen uvedkommende. Leverandøren kan ved skriftlig meddelelse til Køberen ændre kontaktoplysningerne herunder e- mailadressen. 34. Underskrifter Sted/dato Aarhus den Navn XXX, Key Account Manager Navn XXX Aarhus Universitet Firma XXX Sags-nr