mellem Faxe Kommune og den selvejende institution S/I Æblehaven 1 Formål 2 Fysiske rammer 3 Åbent dagcenter

Transkript

1 A F T A L E O M D R I F T A F D A G C E N T E R mellem Faxe Kommune og den selvejende institution S/I Æblehaven Der er indgået aftale mellem Faxe Kommune og bestyrelsen for den selvejende institution S/I Æblehaven, Nygade 5, 4640 Faxe om drift af dagcenter efter servicelovens 79. Dagcenteret rummer mulighed for varetagelse af opgaver vedrørende borgere visiteret efter servicelovens 84. Aftalen fastsætter rammerne for den selvejende institutions løsning af opgaven om drift af dagcenter med tilknyttede serviceydelser og tilknyttet cafédrift. Faxe Kommune har godkendt S/I Æblehavens vedtægter. Det er en forudsætning for aftalen, at Faxe Kommune godkender vedtægtsændringer. 1 Formål Æblehaven driver åbent dagcenter for alle kommunens ældre og handicappede borgere samt dagcenter for borgere visiteret af Faxe Kommune. Formålet med at drive et åbent og visiteret dagcenter som et samlet tilbud er at inddrage og udnytte de mere velfungerende ældres ressourcer og dermed give det visiterede tilbud et mere aktivt præg således at alle borgere, der benytter tilbuddet i fællesskab gør huset levende. 2 Fysiske rammer Æblehaven råder over 1 dagcenter med aktivitetsrum og køkkenfaciliteter til brug for drift af café. Æblehaven, inkl. aktivitetsrum, kontorer, gangarealer, køkken og caféområde er m 2. Hertil kælder, indeholdende depotrum, arkiver, varmeforsyning mv. på 496 m 2. 3 Åbent dagcenter Tilbud efter servicelovens 79 skal være tilgængelige for hele den afgrænsede målgruppe, uden at der er foretaget en konkret og individuel vurdering af behovet for tilbuddet. Efter Servicelovens 79 kan kommunen give tilskud til generelle tilbud med aktiverende og forebyggende sigte. Tilbuddet skal være aktivitetspræget samt øge og bevare brugernes muligheder for at klare sig selv f.eks. ved at forebygge forringelse af den fysiske funktionsevne eller af social isolation.

2 Æblehaven står for afholdelse af samtlige omkostninger forbundet med drift af det åbne dagcenter og tilhørende café. Faxe Kommune har besluttet at give tilskud til driften heraf efter servicelovens 79 se aftalens 8. 4 Cafédrift Caféens formål er at understøtte det sociale liv i Æblehaven. Sælger caféen mad og drikkevarer til andre borgere, end dem, som benytter sig af dagcenterets aktiviteter, skal der være et forebyggende og/eller aktiverende element i selve cafétilbuddet. Æblehaven er forpligtet til at sørge for dokumentation for, at disse betingelser er opfyldt på kommunens anmodning. Cafétilbuddet betragtes som en selvstændig virksomhed, der bortset for det lovhjemlede tilskud efter servicelovens 79 skal kunne drive virksomhed på almindelige konkurrencemæssige vilkår. Prisniveauet i caféen må således ikke adskille sig væsentligt fra de markedspriser, der findes i lokalområdet. Brugerne af dagcenteret er ikke forpligtet til at købe deres mad mv. i den tilstødende café, men kan f.eks. vælge at få leveret deres mad til Æblehaven, hvis de er visiteret til madudbringing. Brugerne af dagcenteret er berettiget til at medbringe egen mad og drikke. 5 Visitationsret og rådighed over pladser Faxe Kommune har visitationsretten til 18 af dagcenterets pladser og kan benytte pladserne til de samme 18 borgere eller visitere forskellige borgere til alle ugens dage, så længe der ikke er flere end 18 visiterede borgere i dagcenteret på samme tidspunkt. S/I Æblehaven er forpligtet til at have ansat sundhedsfagligt personale som kan hjælpe alle de af Faxe Kommune visiterede borgere. Visitationen sker efter de til enhver tid gældende servicedeklaration for Faxe Kommune. Disse forefindes på Faxe Kommune revisiterer de enkelte borgere ved væsentlige ændringer i borgerens funktionsniveau dog minimum én gang om året. Såfremt personalet oplever ændringer i borgerens funktionsniveau, skal kommunes visitation informeres herom. Faxe Kommune er ikke forpligtet til at benytte alle pladserne. Såfremt Faxe Kommune permanent ønsker at benytte færre pladser, er kommunen berettiget til at opsige det ønskede antal pladser med 6 måneders varsel til den 1. i en måned. Afregningen reguleres med samme varsel. Reguleringen sker efter samme principper som beskrevet i 14. 2

3 Æblehaven kan sælge tomme pladser til andre kommuner, hvis der er ledig kapacitet udover det antal pladser, der er indgået aftale med Faxe Kommune omkring. Såfremt Faxe Kommune ønsker at visitere borgere til flere end 18 pladser, kan der indgås aftale herom. En aftale vedrørende udvidelse af antal pladser indgås som bilag til nærværende driftsoverenskomst. Driftsoverenskomstens bestemmelser gælder uden genforhandling for de yderligere antal pladser. 6 Levering af serviceydelser Æblehaven har ansvaret for, at den enkelte borger modtager de af Faxe Kommune bevilligede serviceydelser efter 84. Serviceydelserne skal leveres i overensstemmelse med Faxe Kommunes til en hver tid gældende servicedeklaration, gældende retningslinjer og serviceniveau på området. Bestyrelsen har ansvaret for at driften af dagcenteret og den tilhørende café opfylder betingelserne for at modtage tilskud fra Faxe Kommune efter servicelovens 79, herunder at brugerne får størst muligt ansvar for og indflydelse på udformningen og driften af alle tilbuddene i Æblehaven. Æblehaven er forpligtet til at planlægge dagligdagen, herunder spisning og aktiviteter i overensstemmelse med formålet i 1. Brugerne af det visiterede tilbud skal aktivt tilbydes at benytte det åbne dagcenters aktiviteter på lige fod med alle andre borgere og personalet skal støtte op om, at dette sker i praksis. Det sundhedsfaglige personale, der er ansat til at løfte opgaven efter servicelovens 84 er ansat for at støtte de visiterede borgere i at kunne deltage i Æblehavens aktiviteter i den til enhver tid aftalte åbningstid for det visiterede tilbud. Såfremt aktiviteterne ligger uden for det visiterede tilbuds åbningstid, skal borgerne selv sørge for den fornødne praktiske hjælp til at kunne deltage i aktiviteterne. Æblehaven er forpligtet til at føre fremmødestatistik for de enkelte borgere i det visiterede tilbud og levere denne til Faxe Kommune hver 3. måned eller efter ønske. Der skal kunne redegøres for gennemførte arrangementer samt antal tilmeldte i det åbne dagcenter en gang årligt. Ved indgåelse af driftsoverenskomsten bliver S/I Æblehaven forpligtet til at følge de samme regler, der gælder for de kommunale myndigheder, herunder de forvaltningsretlige regler. Dette gælder i det omfang lovgivningen ikke har særlige undtagelser for selvejende institutioner. Æblehaven er forpligtet til at varetage følgende opgaver ift. det visiterede tilbud: - Udarbejdelse af handleplaner/opfølgning på handleplaner for de enkelte borgere - Samarbejde med Faxe Kommune vedr. udveksling af relevante oplysninger f.eks. vedr. revisitering - Information om modtagne klager - Videregivelse af oplysninger til brug for Faxe Kommunes håndtering af klager, begæringer om aktindsigt mv. - Indberetning af magtanvendelser 3

4 Æblehaven skal være i stand til at levere de oplysninger Faxe Kommune udbeder sig inden for 2 arbejdsdage, således at Faxe Kommune kan overholde gældende tidsfrister dels i lovgivningen og dels i Faxe Kommunes servicedeklaration. Hvis Faxe Kommune skal bruge oplysningerne på baggrund af en henvendelse fra pressen, kan det for begge parter være relevant at oplysningerne leveres endnu hurtigere. Ovenstående opremsning anses ikke for udtømmende, idet de opgaver der er forbundet med løsning af opgaven er mangeartet og ikke kan beskrives udtømmende. Ved forespørgsler, som reelt set bør besvares af Faxe Kommune, skal Æblehavens personale henvise brugerne til Faxe Kommune eksempelvis vedrørende visitering og revisitering. 7 Kvalitetsopfølgning og det daglige samarbejde. Faxe Kommune orienterer løbende bestyrelsen og den daglige leder om politiske beslutninger i kommunen, udarbejdelse af nye politikker mv. Centerchefen for Sundhed & Pleje og lederen af Æblehaven er forpligtede til gensidigt at informere hinanden, hvis der sker ændringer, der på væsentlig måde ændrer mulighederne for at overholde driftsoverenskomsten. Centerchefen for Sundhed & Pleje, eller en af denne bemyndiget person skal til enhver tid have fri og uhindret adgang til Æblehaven og til at kunne tale med brugerne og personalet. Dialogen om udførelsen af de daglige opgaver føres mellem Æblehavens leder og Faxe Kommunes Centerchef for Sundhed & Pleje. Der afholdes som minimum 2 årlige driftsmøder. Æblehavens bestyrelse kan gennem Centerchef for Sundhed & Pleje anmode om relevant faglig deltagelse fra Faxe Kommune i et bestyrelsesmøde. Kommune kan tilsvarende anmode bestyrelsen om at Faxe Kommune kan deltage med en repræsentant i et bestyrelsesmøde og samtidig anmode om at få sat konkrete punkter på bestyrelsens dagsorden. Bestyrelsen har ansvaret for, at der sendes informationer til Social & Sundhedsudvalgets årlige kvalitetsopfølgning. Kvalitetsopfølgning skal indeholde overblik over følgende emner: - Antal klager - Resultat af årlige dialogmøder med brugerne af dagcenteret - Fremmødestatistik vedr. borgerne i det visiterede tilbud - Årsrapport over aktiviteter i Æblehaven - Rapport fra Fødevarestyrelsen - Evt. udviklingsplaner Som et led i kvalitetsopfølgningen afholder Faxe Kommune et årligt dialogmøde udelukkende med brugerne af Æblehavens visiterede aktivitetstilbud samt evt. disses pårørende. Formålet med mødet er at få drøftet brugernes oplevelse af dagcentertilbuddet og evaluere ordningen i henhold til den aftalte kvalitet. 8 Behandling af oplysninger Æblehaven har ansvaret for, at de oplysninger som af Faxe Kommune gøres tilgængelige for 4

5 opgaveløsningen behandles og opbevares i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Dette indebærer blandt andet, at oplysningerne ikke uden borgerens samtykke må anvendes til andet formål end de er indhentet til og ikke må opbevares i længere tid end det er nødvendigt til brug for udførelse af plejeydelsen. Underskreven Databehandleraftale er vedlagt som bilag 1. De medarbejdere i Æblehaven, som løfter opgaver i forhold til de visiterede borgere, tildeles adgang til Faxe Kommunes IT-system (pt. Care) hvori borgernes journalnotater, handleplaner, medicinoplysninger mv. dokumenteres. Faxe Kommune sikrer, at der kun tildeles rettigheder, som er relevante for at løfte opgaverne i det visiterede tilbud. Dette indebærer blandt andet, at Æblehaven kun får adgang til oplysninger om de borgere, der benytter det visiterede dagcenter, Såfremt Æblehaven konstaterer, at de har brugerrettigheder i systemet, som der ikke er nødvendige for at kunne løse de konkrete opgaver, skal kommunen informeres herom. I henhold til Persondatalovgivningen og Faxe Kommunes Informationssikkerhedspolitik, fører kommunen tilsyn med de tildelte brugerrettigheder og foretager log af aktiviteter i systemet. 9 Ledelse og MED-organisation Bestyrelsen har det overordnede økonomiske og administrative ansvar for Æblehavens drift og øvrige anliggender under iagttagelse af de af Byrådets fastsatte mål og rammer. Bestyrelsen har ansvaret for overholdelse af de til enhver tid centralt fastlagte regler og lovgivning, der gælder for Æblehavens ledelse og drift. Æblehaven har mulighed for at være en del af Faxe Kommunes MED-organisation og sikkerhedsorganisation. Såfremt dette tilvælges, skal der udarbejdes et bilag til driftsoverenskomsten. Det juridiske ansvar for at overholde arbejdsmiljøloven i den selvejende institution påhviler Æblehaven. Det er derfor også den selvejende institution, der har ansvaret for, at den lovpligtige arbejdspladsvurdering udarbejdes, og at kravene om lovpligtig arbejdsmiljøuddannelse overholdes. 10 Ansættelse og afskedigelse Æblehaven ansætter og afskediger selv personale og leder i henhold til Æblehavens vedtægter og inden for budgettets rammer. Centerchef for Sundhed & Pleje (eller en af centerchefen bemyndiget medarbejder), medvirker ved ansættelse af Æblehavens leder og varetager Byrådets interesser i disse sammenhænge. Ansættelsen fordrer enighed i ansættelsesudvalget. Ansættelsen kan ikke meddeles førend Kommunens godkendelse foreligger. 11 Løn og ansættelsesforhold. 5

6 Løn- og ansættelsesforhold for Æblehavens personale fastsættes i henhold til de kommunale procedure- og forhåndsaftaler samt overenskomster, som er indgået mellem de forhandlingsberettigede organisationer og Kommunernes Landsforening. Æblehavens ledelse forhandler selv udmøntningen jf. forhåndsaftalen. 12 Administrative opgaver Æblehaven varetager al løn- og personaleadministration fra og med den 30. juni Det drejer sig om følgende opgaver: løn- og personaleadministration personalejuridisk bistand bogføring (inkl. bogføring af dankortbetalinger). afregning af moms budget/regnskab revision Faxe kommune varetager løn- og personaleadministration til og med den 30. juni Faxe Kommune stiller ikke IT-systemer til rådighed til brug for løn- og personaleadministration eller løsning af økonomiopgaver. Æblehaven kan benytte sig af Faxe Kommunes medlemskab hos Statens og Kommunernes Indkøbscentral (SKI). Æblehaven kan således handle via de aftaler SKI har indgået. 13 Betingelser for tilskud og budgettildeling. S/I Æblehaven tildeles midler til løsning af opgaverne efter servicelovens 84 ud fra det antal pladser, Faxe Kommune kan råde over i henhold til 5. Herudover tildeles S/I Æblehaven tilskud efter servicelovens 79 til drift af dagcenter og café. Tilskuddene indgår som en samlet del af Faxe Kommunes budget og kan til enhver tid ændres. Tilskuddene reguleres efter almindelig løn- og prisskøn underlagt KL s regler. Inden for disse økonomiske rammer, er det S/I Æblehavens ansvar, at der til enhver tid er de rigtige faglige kompetencer og tilstrækkelige personaleressourcer til at løse opgaverne i overensstemmelse med visiteringerne og Faxe Kommunes servicedeklaration. Ved revurdering af tilskud til henholdsvis cafédrift og drift af dagcenter er Faxe Kommune forpligtet til at vurdere om henholdsvis caféen og dagcenteret kan drives økonomisk forsvarligt med et mindre tilskud eller helt uden tilskud. Ved denne vurdering skal der tages højde for, at Æblehaven skal have mulighed for at afsætte beløb til afskrivning, vedligeholdelse og nyanskaffelser i rimeligt omfang. Disse poster skal fremgå tydeligt af budget og regnskab. Tilskud til cafédrift kan kun tildeles så længe S/I Æblehaven driver dagcenter og så længe cafédriften opfylder formålet i servicelovens 79 samt S/I Æblehaven ved adskilt regnskabsmæssige registrering kan dokumentere, at cafédriften kan drives økonomisk forsvarligt. 6

7 Ændring i tilskuddets størrelse vil ske med et varsel på 6 måneder. Budgettet til det visiterede tilbud tildeles med en fast takst pr. plads Faxe Kommune har råderetten over. I taksten indgår budget til personaleomkostninger, administration, materialer til brug for aktiviteter i det visiterede tilbud og rengøringsartikler mv. Taksten reguleres årligt og meddeles senest1 november. Taksten reguleres efter almindelig løn- og prisskøn underlagt KL s regler. Takstberegningen vedlægges som bilag til aftalen se bilag 2. S/I Æblehaven er underlagt Faxe Kommunes økonomiske principper, herunder regler om budgetopfølgning, mulighed for overførsel af over-/underskud. 14 Regnskab S/I Æblehaven udarbejder regnskab. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet med revisionspåtegning fremsendes til Faxe Kommune senest den 10. februar. Regnskabet skal indeholde en særskilt specifikation for det åbne dagcenter, en særskilt specifikation for cafédriften og en særskilt specifikation for brug af midlerne vedr. servicelovens 84. Regnskabet skal revideres af en af Faxe Kommune godkendt revisor. S/I Æblehaven vælger ifølge sine vedtægter selv sin revisor. 15 Forsikring S/I Æblehaven skal selv sørge for at tegne alle lovpligtige og generelle forsikringer, eksempelvis bør tegnes: Erhvervs- og produktansvarsforsikring Bygnings- /løsøreforsikring (Bygning: kun hvis Æblehaven ejer bygningen) Motorkøretøjsforsikring Arbejdsskadeforsikring Bestyrelsesansvarsforsikring Faxe Kommune kan til enhver tid kræve at se gyldige forsikringspolicer som dokumentation herfor. 16 Anvendelse af bygningerne S/I Æblehaven må ikke uden Faxe Kommunes godkendelse anvende bygningerne til andet formål. Hvis S/I Æblehaven anvender bygninger til andet formål opfattes det som grov misligholdelse af driftsoverenskomsten, og kan medføre umiddelbar ophævelse af driftsoverenskomsten, således at samarbejdet ophører uden varsel. S/I Æblehaven kan ikke uden Byrådets forudgående samtykke: - indgå lejemål - afhænde ejendommen - pantsætte ejendommen - optage eller overtage lån (heller ikke ved mellemregninger med andre institutioner) 7

8 - indgå aftaler om ændringer i lånevilkår - påbegynde foretagender, der skal finansieres ved lån inden Byrådet har godkendt lånefinansieringen - forpligte sig ved kaution eller anden økonomisk garanti - indgå aftale om ændringer af vilkår i eventuelle eksisterende garantiforpligtelser Ved nedlæggelse af S/I Æblehaven skal evt. overskud gå til en forening eller virksomhed som drives med samme overordnede formål som S/I Æblehaven. 17 Indgåelse af kontrakter Æblehaven kan ikke indgå løbende kontrakter med et opsigelsesvarsel på mere end 6 måneder uden Byrådets forudgående godkendelse. Løbende kontrakter skal kunne opsiges frit til udløb efter maksimalt 6 måneder. Æblehaven kan ikke indgå løbende kontrakter til finansiering af formål, som ikke har den fornødne bevillingsmæssige hjemmel i det af Byrådet godkendte budget. 18 Mangler / misligholdelse Såfremt en af parterne ikke overholder sine forpligtelser er der tale om en mangel. Manglende overholdelse af forpligtelser betragtes som misligholdelse og kan medføre erstatningsansvar og opsigelse af kontrakten. Væsentlige mangler berettiger til at ophæve kontrakten uden varsel. Ved væsentlige mangler forstås bl.a.: - tilsidesættelse af sine forpligtelser gentagne gange - misbrug af indsamlede data - brud på tavshedspligten - manglende eller utilstrækkelig levering 19 Mulighed for tillæg til driftsoverenskomst Aftaler indgået mellem Byrådet og Æblehavens bestyrelse vedrørende nærmere enkeltheder om institutionsdriften, kan aftales nærmere i protokollerede tillæg til overenskomsten og kan til enhver tid genforhandles efter anmodning fra Æblehaven eller Faxe Kommune. 20 Ikrafttræden og opsigelse Aftalen træder i kraft den 1. januar 2016 og afløser hidtidige aftaler. Aftalen kan af begge parter opsiges skriftligt med 12 måneders varsel til ophør den 1. i en måned. Dog kan aftalen opsiges med 6 måneders varsel, såfremt Faxe Kommune pga. lovændringer ikke har mulighed for at fastholde aftalen. Aftalen kan opsiges delvist, således at følgende dele kan opsiges uden at der opsiges andre dele af aftalen: 8

9 - aftale om udførelse af opgaver efter servicelovens 84 - aftale om drift af dagcenter med tilskud efter servicelovens 79 - aftale om cafédrift med tilskud efter servicelovens Bilag De til nærværende kontrakt tilhørende og eventuelt kommende bilag anses som en del af det samlede aftalegrundlag og er således juridisk set lige så bindende for parterne som selve driftsoverenskomsten. Driftsoverenskomsten bestemmelser gælder også for de vedhæftede bilag. Ændring af bilagene kræver ikke genforhandling af selve driftsoverenskomsten. For at et ændret bilag skal have bindende virkning for parterne, skal bilaget være dateret og underskrevet af parterne og vedhæftes kontrakten i stedet for de hidtil gældende bilag. Et bilag uden dato og/eller underskrift er således ikke bindende for parterne og ingen af parterne kan påberåbe sig bilagets vilkår. Ved tvivlsspørgsmål er det det senest dateret og underskrevet bilag, der gælder og regulerer forholdene mellem parterne. Begge parter bekræfter med deres underskifter, at de samtidig har læst og accepteret indholdet i bilag 1. Bilag kan tilføjes efter gensidig overenskomst mellem Faxe Kommune og S/I Æblehaven. Bilag til aftalen: Bilag 1: Bilag 2: Databehandleraftale Takstberegning For S/I Æblehaven Faxe, den 2015 Formand Karen Margrethe Kristensen Bestyrelsesmedlem For Faxe Kommune Haslev, den

10 Kommunaldirektør, Thomas Eriksen 10