Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 21. juni 2011, kl Beboerhuset, Lyngbygårdsvej 135

Transkript

1 Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 21. juni 2011, kl Beboerhuset, Lyngbygårdsvej 135 Til stede Britta Pedersen, Lis Silberbauer, Søren Timann Hansen, Erik Frikke, Stanley Rathjen, Ole Søndergaard Nielsen, Anette Fogh og selskabets revisor Hanne Sandersen Fra administrationen Stig Bykilde og Preben Sørensen Indholdsfortegnelse Selskabet Revisionsprotokol... 2 Sager til beslutning Selskabets og afdelingernes regnskaber Selskabets driftsbudget Sager til orientering Revisors redegørelse... 9 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Revisionsprotokol... 2 Bilag 1.1: endelig revisionsprotokol... 2 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber Bilag 2.2. Korrigerede regnskaber... 9 Bilag 3: Revisionsprotokol... 9 Bilag 4: Revisors redegørelse /10

2 Selskabet 1. Revisionsprotokol Selskabets revisionsprotokol fremlægges til organisationsbestyrelsens underskrift. En udskrift bilag 1 af revisionsfirmaet Ernest & Young, Godkendt Revisionspartnerselskab - indførelse i protokollen, er forud for mødet tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer. Bilag 1: Revisionsprotokol Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollerne til efterretning og underskriver disse. Revisor gennemgik revisionsprotokollen grundigt og den blev efterfølgende drøftet. Der blev undervejs foretaget et par redaktionelle rettelser. I revisionsprotokollen er under afsnit 5.3 Bemærkninger til specifikke regnskaber - anført manglende afstemning pr. statusdagen for forskellige konti, som er/vil ske i Formanden orienteres herom, når udligning er sket. Revisor anbefaler tillige, at der i 2011 a contofaktureres varme fra afdeling Lyngby varmecentral til alle afdelingerne. Under afsnit 5.4 er der anført et par anbefalinger til bilagskontrol og bogføringen af lønudgifter, afstemning af beboerindskud og udligning af varmeregnskaber. Under forbehold for formandens efterfølgende orientering og konstatering af rettelser tog organisationsbestyrelsen revisionsprotokollen til efterretning og underskrev denne. Det kan oplyses, at formanden efterfølgende har konstateret diverse korrektioner i protokollen og har taget denne til efterretning. Den endelige revisionsprotokol vedlægges referatet som bilag 1.1. Bilag 1.1: endelig revisionsprotokol 2/10

3 Sager til beslutning 2. Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 Forud for mødet er tilsendt som bilag 2 et hæfte, som indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden til med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er enkeltvis opstillet som tidligere, således at en sammenligning med budgettallene for regnskabsperioden og for efterfølgende periode er mulig, ligesom det også er muligt at sammenligne resultatopgørelsen for den netop forudgående regnskabsperiode. Regnskabsafdelingens noter til de enkelte regnskabsposter indgår i regnskabsmaterialet både for selskabet og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: Selskabets regnskab Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr. Status balancerer med kr. og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, ydelser fra udamortiserede lån og efter fradrag af indbetalinger til Landsbyggefonden kr. Den disponible likvide del udgør kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemål. Selskabets arbejdskapital udgør kr. pr , hvoraf kr. er til fri disposition. Etagehusene Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 414 Afdelingens energiforbrug: Bidrag til Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. 51 Andre renter 294 Korrektioner fra tidligere år /10

4 Udgifter større end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Forsikringer Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Udgifter mindre end budgetteret i alt Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: Renter Andre ordinære indtægter: Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Fortun Midtby Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud (407.1). Årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter Almindelig vedligeholdelse Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) Tab ved lejeledighed m.v Tab ved fraflytninger Andre renter 106 Korrektioner fra tidligere år 635 Udgifter større end budgetteret i alt Indtægter mindre end budgetteret: Andre ordinære indtægter: Indtægter mindre end budgetteret i alt /10

5 Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Forsikringer Afdelingens energiforbrug: Bidrag til -550 Renholdelse Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -303 Udgifter mindre end budgetteret i alt Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -224 Renter Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Geels Plads Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til konto for underskud (407.1). Årets resultat er et underskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter Afdelingens energiforbrug: Bidrag til 792 Andre henlæggelser 100 Andre renter 33 Korrektioner fra tidligere år Udgifter større end budgetteret i alt Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: Andre ordinære indtægter: 68 Indtægter mindre end budgetteret i alt /10

6 Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -231 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -866 Renovation Forsikringer -641 Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Særlige aktiviteter: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -493 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v Udgifter mindre end budgetteret i alt Indtægter større end budgetteret: Renter Korrektioner fra tidligere år Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Rækkehusene Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 18 Ejendomsskatter 97 Renovation Afdelingens energiforbrug: Bidrag til Almindelig vedligeholdelse Særlige aktiviteter: Almindelig vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: Andre renter 154 Udgifter større end budgetteret i alt /10

7 Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: Indtægter mindre end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) Forsikringer Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: Renholdelse Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v Afskrivning på forbedringsarbejder m.v Udgifter mindre end budgetteret i alt Indtægter større end budgetteret: Renter Andre ordinære indtægter: Korrektioner fra tidligere år Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Højhuset Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til konto for underskud (407.1). Årets resultat er et underskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 353 Ejendomsskatter Afdelingens energiforbrug: Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser: Særlige aktiviteter Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 267 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Andre renter Korrektioner fra tidligere år /10

8 Udgifter større end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Forsikringer Bidrag til Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Udgifter mindre end budgetteret i alt Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: Renter Andre ordinære indtægter: Driftsstøtte Korrektioner fra tidligere år Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen godkender selskabets regnskab herunder den foreslåede overskudsdeling, som bemyndiget af repræsentantskabsmødet den 9. juni at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes regnskaber, som bemyndiget af repræsentantskabsmødet den 9. juni Formanden havde konstateret i selskabets regnskab, at afdeling Højhuset ikke havde fået dækket lejetab fra dispositionsfonden, ligesom der var spørgsmål til fordelingsbeløbene til afdelingerne i afdeling Fællesafdelingen. Formanden havde ligeledes spørgsmål til selskabets dækning af grundbidraget i afdeling Geels Plads. Det blev aftalt, at korrektioner foretages i selskabsregnskabet og i Højhusets regnskab, ligesom fordelingsbeløbenes rigtighed undersøges. 8/10

9 Med forbehold for formandens efterfølgende godkendelse af de korrigerede regnskaber godkendte organisationsbestyrelsen selskabets og afdelingernes regnskaber og underskrev disse. Revisor og forretningsfører beklagede, at der var behov for de omtalte korrektioner. Det kan efterfølgende oplyses, at formanden har godkendt og underskrevet de korrigerede regnskaber, ligesom det er konstateret, at fordelingsbeløbene i Fællesafdelingen er korrekte til afdelingerne, samt at afdelingen Geels Plads har fået dækket grundbidraget af selskabet som vedtaget tidligere. De 2 korrigerede regnskaber vedlægges referatet som bilag 2.2. Bilag 2.2. Korrigerede regnskaber 3. Selskabets driftsbudget 2012 Selskabets driftsbudget pr , bilag 3, balancerer med kr. efter hensættelse af en budgetreserve på kr. Bilag 3: Revisionsprotokol Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen godkender selskabets driftsbudget, som bemyndiget af repræsentantskabsmødet den 9. juni Budgettet blev kort gennemgået, herunder blev der orienteret om ændring af rentetilskuddene til afdelingerne. Ændringen skyldes den ny lovgivning pr. 1. januar Tidligere blev der afsat et beløb (rente) i selskabets regnskab, der efter godkendelse blev godskrevet afdelingerne det efterfølgende år. Efter ændringen skal alle afdelinger nu have markedsrenten af deres indestående i selskabet. Efter en kort drøftelse godkendte organisationsbestyrelsen selskabets budget pr. 1. januar Sager til orientering 4. Revisors redegørelse Revisors redegørelse om væsentlige ændringer i regnskaberne i forbindelse med revision af disse vedlægges som bilag 4. Bilag 4: Revisors redegørelse 9/10

10 Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10/10