Styr på processerne med Business Intelligence

Transkript

1

2 Styr på processerne med Business Intelligence

3 Kort om Bridgeconsulting A/S Introduktion til Business Intelligence (LIS) Kort om samarbejdet Traen Bridgeconsulting Den teknologiske platform En løsning til al rapportering Hvad er udfordringerne? Business Intelligence i forhold til servicemål Business Intelligence i ACADRE 4.2 Typisk projektforløb En historie om Business Intelligence

4 En af Danmarks største Microsoft BI - konsulent virksomheder med fokus på Microsoft platformen Business Intelligence (LIS) Konsulentydelser (projekter og services) Portal Intelligence - Portal baseret Business Intelligence Dækker hele værdikæden Business Intelligence indenfor: Ledelsesrapportering Procesoptimering Driftsrapportering Stor fokus på uddannelse og vores kompetencer: Teknologi Dialog Microsoft Gold Certified Business Intelligence partner Mission: At styrke vores kunders forretning gennem implementering af IT-løsninger, der bygger bro mellem IT og forretning

5 Business Intelligence (BI) er den IT disciplin der.. muliggør at organisationens egne data fra flere it-systemer bliver til brugbar information aktivt øger værdien af den enkelte medarbejders arbejde mindsker afstanden mellem borger/virksomhed og kommune stiller en værktøjskasse til rådighed for overholdelse af servicemål

6 Rambøll Management, IT i praksis, 2008 Agendaen er ikke længere om Digital Forvaltning er en god idé men hvordan potentialet af Digital Forvaltning realiseres Et LIS modul til ACADRE 4.2 er grundlaget til dette: Det handler også om datagrundlaget Servicemål gøres målbare Synlighed om hvor potentialerne kan realiseres Hvor skal indsatserne være?

7 De 3 kriterier der gør et LIS projekt til en succes Forretningsforståelse BI specialist viden og kendskab til teknologier Viden om IT anvendelse og det eksisterende IT-landskab Det giver et godt match Med TRAEN som hoved leverandør indgår Bridgeconsulting som specialist indenfor Microsoft Business Intelligence Et standard LIS modul til Acadre 4.2 med muligheder for tilpasninger

8 DELIVERY SharePoint Server Reports Dashboards Excel Workbooks Analytic Views Scorecards Plans END USER TOOLS & PERFORMANCE MANAGEMENT APPS Excel PerformancePoint Services SQL Server Reporting Services BI PLATFORM SQL Server DBMS SQL Server Integration Services SQL Server Analysis Services

9 en løsning til al informations formidling Enterprise BI Myndigheder Statiske Rapporter ERP/CRM Dynamiske Analyser DB/2 Oracle SAP/Fin. SQL server Samarbejdspartnere Andet.. Data modeller SQL server DATA ETL Datamarts / Kuber

10 ACADRE BI modul

11 Et ønske om at modtage al rapportering elektronisk Opnå et samlet overblik f.eks. sager, service, ressourcer m.m. Automatisere rapporterings-, budgetterings- og konsolideringsprocessen gøre den intelligent og målrettet Muligheden for selv at lave analyser og rapporter ad hoc og forretningsrettet Pro-aktiv fremadrettet planlægning Styr på sikkerhed og rettigheder Hvad koster det? målinger og rapporter Monitorere tendenser og udviklinger Procesoptimering med bedre udnyttelse af ressourcer f.eks. LEAN

12 Et værktøj til opfyldelse og overholdelse af servicemål Velfærdsdilemmaet Service op Ressourcer ned Flaskehals problematik Hvor giver indsatsen overfor borgerne værdi? Styr på opgaverne overblik og struktur Hvad gik tiden så med?

13 Overordnet at kunne understøtte det samlede rapporteringsbehov Stille en fleksibel platform til rådighed forskellige udgangspunkter og behov Samle et rapporterings-flow på tværs af forretningsprocesser Understøtte procesrapportering og måling Data kommer også udefra En standard rapporteringsløsning til ACADRE 4.2 Opfølgning på udvalgte forretningsprocesser Rapportering på udvalgte nøgletal /KPI er Overblik over udvalgte aktiviteter, processer, måletal m.m. Sammenhæng med TRAENs portal koncept VISIONEN: Enterprise Information Management En portal som platform: Information skal være tilgængelig for alle Valgfrihed: Løst koblede komponenter Self-Service BI: Den administrative arbejdesplads

14 Registreringsmuligheder: Sagsstyring Sagsfrister OBS-dato Prioritet Dokumentfrister Opfølgning på dokumenter Statistikmuligheder: Styringsinformation (KPI) Servicemål, fristoverholdelse Sags- og dokumentmængder Historiske og objektive KPI er Produktionsplanlægning Synlighed Styringsreol Sagsgrupper Sagsfaser Fasefrister Afgørelseskoder Logning af faseskift Procesinformation (KPI) Servicemål, Gennemløbstid Sagsmængder og flaskehalse Ressourceplanlægning Analyse og forecast Forretningsudvikling

15 Vi kommer med en standard rapportløsning, der skal implementeres: (BI projekter er fordelt med 80% til DWH og 20% brugergrænseflade) 1) Projekt definitions workshop Hvordan skal rapporteringen foregå Hvad er det IT-mæssige udgangspunkt 2) Implementering Opsætning af brugergrænseflade Evt. tilpasning i forhold til specifikke krav Implementering Test

16 Det følgende handler om, hvad teknikken kan bruges til... En historie fra en efterårsdag i Helsingør kommunes Tekniske Forvaltning Foto: Kronborg Slots- og Ejendom styrelsen

17 En historie har altid helte; her er vores Thomas Medarbejder i byggesagsområdet Søren sektionschef i Byggesagsområdet

18 En historie har altid et uhyre; her er vores Det går jo egentlig fint i kommunen, og der er styr på, hvad der sker i kommunen som billedet viser, men Der er en del bekymringer, som sætter en sky for solen Og det er ikke ting som Cloud computing skyen består af, men opgaven i at prioritere sagerne...

19 Skyen viser, hvor svært det er at prioritere Når man ikke kender indholdet af sagerne Når man ikke kender den reelle tid det tager Når der er flere sager end ansatte til at håndtere dem Det hele bliver uhåndgribeligt og omfangsrigt, som en sky Eller som et fysisk arkiv Det er en udfordring at prioritere i sådan situationer Billedet oven over viser ejendomsmappe arkivet i Helsingør kommune

20 Vores historie begynder den dag Søren beslutter, at det er nødvendigt at få prioriteret hvilke byggesager, der tages først Årsagen til prioriteringen; der er ikke nok ansatte til at alle sager kan behandles indenfor fristerne, og nogle af sagsområderne er mere krævende end andre. Så målet er at fokusere indsatsen Afdelingen kan ikke tage denne beslutning uden at Ejendoms- og Miljø Udvalget (EMU) har godkendt den Det er Thomas, der får opgaven med at skabe overblik

21 LEAN i afdelingen Thomas arbejder med LEAN i afdelingen, og i den forbindelse har de en fysisk styringsreol Den gør det nemt, at planlægge sagsbehandlingen effektivt på baggrund af et overblik over sags mængder opdelt i sags grupper og faser Styringsreolens grupper/røre er baseret på de 110 forskellige love som området er underlagt Men den giver ikke umiddelbart eksakte tal på; Antal sager Hvad deres frister er, og hvor god man har været til at overholde dem Hvor lang tid de har været i hver fase Hvordan det historisk set har været Eksempel på en fysisk styringsreol Grupper Faser

22 Thomas går i gang med at tælle sagerne i Styringsreolen op, så Søren kan få tallene med i sin indstilling Søren skriver en indstilling til Ejendoms og Miljø udvalget (EMU) om at få lov til at prioritere sagerne Efter et par uger kommer der svar tilbage Før EMU tager stilling til en eventuel prioritering, så vil EMU gerne have oplyst, hvilke sagstyper som kræver flest interne ressourcer Hvor mange sager kommunen behandler pr. år af hver type Samt forslag til proces forbedringer både her og nu og fremadrettet Således at borgerne på sigt oplever en forbedring af servicen

23 For at kunne give EMU et korrekt billede udarbejder Thomas og hans kolleger en detaljeret opgørelse Først gennemgår han alle sagerne i Acadre. Det giver ham et overblik over antallet af sager pr. type, deres start og slut tidspunkt, samt status For at få et overblik over for lang tid sagerne har ventet internt og ekstern, må de gå helt ind i sagens indhold Giver ikke altid konkret resultat, så de bliver også nødt til at vurdere

24 Mange arbejdstimer senere Thomas og hans kolleger har samlet information sammen fra Acadre Den fysiske styringsreol Tidsregistreringssystemet Til sidst har de en rapport, som Søren kan aflevere til EMU Og de har også forslag til procesforbedringer

25 Forslaget Afskaffe den fysiske styringsreol til fordel for en digital, hvor: Tidspunkter automatisk registreres Optællinger automatisk kan foretages Det er muligt at få en rapport, som dækker bystyrets behov Det er lettere at få overblik Spare den ugentlige og alle andre optællinger væk Klarhed over processerne inkl. tiden Lettere at skifte prioritering Mulighed for at publicere status overblikket til Intranet og Internet

26 Resultat af indstillingen: Søren får sit forslag igennem EMU Afdelingen får lov til at indkøbe en digital styringsreol til Acadre En række rapporter bliver sat op

27 En lykkelig slutning Prioriteringen optimerede antallet af sager, der blev gennemført Der blev skabt klarhed over hvor sagerne hele tiden er Arbejdet med at lave statistik blev fjernet og gav mere tid til sagsbehandling Unødvendige procedurer blev lettere afsløret og fjernet gennem den digitale styringsreol Sags bunkerne på skrivebordene forsvandt og var nu kun synlige i Sørens rapport Den digitale styringsreol og ledelsesinformationen gjorde det lettere at se hvor der skulle prioriteres

28 Lige indtil den dag Hvor Søren og Thomas fik en ny idé: Vi skal være proaktive og rydde op: Følge op på borgerne og lukke sagerne Vi skal have min sag på nettet, så borgerne bliver oplyst om hvor deres sag er, og de selv kan oprette den og få den valideret Vi skal oplyse borgeren om den reelle svartid, som de kan forvente Det blev muligt, fordi de har ledelsesinformation let tilgængeligt

29