Referat. Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 17. januar 2011, kl på hovedkontoret Egedal Centret 53 C, 1., Stenløse

Transkript

1 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 17. januar 2011, kl på hovedkontoret Egedal Centret 53 C, 1., Stenløse Til stede: Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Leif Gade Heller, Anne Larsen, Birgit Jørgensen, Brian Øllegaard, Jette Thaarup, Jørgen Hansen, Jørn Schmidt, Mogens Poulsen, Mogens Søttrup Olsen, Nina Møller, Preben Ø. Hansen, Torben Tingstrup og Vanda Jakobsen. Afbud: Brian Andersen, Jannik Schmidt, Leif Fynbo, Merete Ohms, Sonja Hansen og Tina Degn. Fra KAB: Carsten Have, Michael Bjørn Larsen og Tonny Bjørn. Driftsleder Lars Simonsen. Projektleder Flemming Stagis deltog ved behandling af punkt 5, Boelholms renoveringsprojekt. Indholdsfortegnelse Sager til behandling Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 8. november Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden...4 Sager til beslutning Boelholm ekstrafinansiering ved renoveringsarbejder Stenløse Syd Budgetter Habilitetsforhold /21

2 9. Forretningsorden #JobInfo Criteria=StenløseS1# for organisationsbestyrelsen Konstituering af udvalg Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik Bestyrelseshonorar 2010/ Halkær indskud Styringsdialog...16 Sager til orientering Naboskabsundersøgelse i Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne Nyt fra udvalgene Emner til næste møde Kommende møder Eventuelt...21 Bilag 1: Oversigt over udvikling i dispositionsfondsmidler...6 Bilag 1: Fugtskanning i badeværelser...7 Bilag 2: Registrering af badeværelser på Hareleddet...7 Bilag 3: Vurdering efter SBMI undersøgelser...7 Bilag 4: Notat vedrørende vurdering af renoveringsløsninger...7 Bilag 5: Indledende økonomiberegninger på anlægsudgifter...7 Bilag 6: Grovopgørelse...7 Bilag 2: Driftsbudgetter 1. januar december Bilag 3: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen...12 Bilag 4: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik...14 Bilag 5: Notat om styringsdialog...17 Bilag 6: Naboskabsundersøgelse for...17 Bilag 7: Naboskabsundersøgelse for Boelholm...17 Bilag 8: Naboskabsundersøgelse for Skibsted...17 Bilag 9: Naboskabsundersøgelse for Stengården...17 Bilag 10: Beboerklagenævnssager /21

3 Sager til #JobInfo behandling Criteria=StenløseS1# 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 8. november 2010 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 8. november 2010 er udsendt den 15. november at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Der var ikke bemærkninger til referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 8. november Referatet blev godkendt og forhandlingsprotokollen blev efterfølgende underskrevet af bestyrelsens formand, Bjørli Denbak. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indført nyt i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning Bjørli Denbak (Afd. 8) 2012 Formand Leif Gade Heller (Afd. 7) 2011 Medlem, Dorthe Poulsen som suppleant Brian Øllegaard (Afd. 1) 2012 Medlem, Aksel H. Pedersen som suppleant Preben Østberg Hansen (Afd. 2) 2011 Medlem, Otto Pedersen som suppleant Steffen Bargholz (Afd. 3) 2012 Medlem, Lene Pedersen som suppleant Jannik Schmidt (Afd. 5) 2012 Medlem, Anne Sørensen som suppleant Jørgen Hansen (Afd. 6) 2012 Medlem, Margit Nansen som suppleant Mogens Olsen (Afd. 8) 2012 Medlem, Birgit Petersen som suppleant Merete Ohms (Afd. 10) 2011 Medlem, Rene Ohms som suppleant Brian Andersen (Afd. 11) 2012 Medlem, Jens Kristensen som suppleant Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2011 Medlem, Kirsten Sørensen som suppleant Leif Fynbo (Afd. 13) 2012 Medlem, Kate Mogensen som suppleant Jette Thaarup (Afd. 14) 2011 Medlem, Jesper Thaarup som suppleant Torben Tingstrup (Afd. 16) 2011 Medlem, Sanne Nielsen som suppleant 3/21

4 Sonja #JobInfo Hansen Criteria=StenløseS1# (Afd. 20) 2012 Medlem, Inga Jeppesen som suppleant Birgit Jørgensen (Afd. 23) 2011 Medlem, Helle Termark som suppleant Nina Møller (Afd. 24) 2011 Medlem, Jens B. Nielsen som suppleant Anne Larsen (Afd. 25) 2011 Medlem, Kirsten Pedersen som suppleant Mogens Poulsen (Afd. 26) 2012 Medlem, Keld Hansen som suppleant Tina Degn (Afd. 28) 2012 Medlem, Carsten Dahl som suppleant Jørn Schmidt (Afd. 19) 2011 Medlem at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formand Bjørli Denbak vil eventuelt komme med aktuelle meddelelser. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. På mødet supplerede organisationsbestyrelsens formand, Bjørli Denbak, den skriftlige beretning med formandskabets overvejelser om brugen af fælles kursusmidler. Bjørli oplyste, at organisationen er nødsaget til at bygge en egenkapital op, og derfor foretage nødvendige prioriteringer af fælles midler. Med hensyn til kurser foreslås nødvendige kurser for ansatte og organisationsbestyrelsesmedlemmer fremover at blive prioriteret, hvorimod kurser for afdelingsbestyrelsesmedlemmer må afholdes over de respektive afdelingers drift, efter vedtagne budgetter. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig denne prioritering, og det blev aftalt, at kursusudvalget foretager en revision af retningslinjer for anvendelse af fælles kursusmidler, der forelægges på et kommende organisationsbestyrelsesmøde for vedtagelse. På mødet rejste Torben Tingstrup en drøftelse af de enkelte bestyrelsesmedlemmers fremmøde på organisationsbestyrelsesmøder. Fra flere bestyrelsesmedlemmers side blev rejst kritik overfor de medlemmer, der har et højt fravær. Fraværet besværliggør bestyrelsesarbejdet, dels i forhold til organisationens ønske om, at beslutninger er bredt funderet i organisationen (- med repræsentation for langt de fleste afdelinger) og dels i forhold til bestyrelsens beslutningsdygtighed. Flere forslag om ændring af vedtægter og forretningsorden for organisationsbestyrelsen blev drøftet forslag der går ud på, at sikre bestyrelsens beslutningsdygtighed ved brug af suppleanter. Jette Thaarup foreslog, at der fremover vælges et antal suppleanter, som inviteres med på samtlige møder og som kan indtræde efter behov, såfremt fremmødet blandt de ordinære medlemmer er for lille. Preben Ø. Hansen foreslog, at gøre brug af de personlige suppleanter i større omfang end i dag. Bjørli Denbak tilkendegav, at formandskabet sammen med KAB vil arbejde videre med mulige løsninger. 4/21

5 #JobInfo Criteria=StenløseS1# På mødet spurgte Nina Møller til organisationens portoudgifter. Bjørli Denbak og Carsten Have orienterede om de overvejelser der gøres, blandt andet sende mere post som B-post, hvilket kan give en større besparelse. Organisationsbestyrelsen tog herefter meddelelser fra formanden til efterretning. Sager til beslutning 5. Boelholm ekstrafinansiering ved renoveringsarbejder Bygningsarbejderne (tag, facader m.m.) er afsluttet, mens arbejderne med det nye varmeanlæg fortsætter. I forbindelse med nedlægning af jordvarmeslanger er der imidlertid opstået problemer grundet fundament- og vejrester i det nordlige område. Entreprenøren er fremkommet med et overslag på, hvad det vil koste at udsætte arbejdet til foråret, hvilket betyder en merpris på godt 4 mio. kr. Der er tillige udarbejdet et overslag på, hvad det vil koste at fortsætte vinteren over, hvilket vil koste godt 2,75 mio. kr. inkl. moms. Der er taget udgangspunkt i, at hele det resterende areal er indeholdt i fundament- og vejrester, men der vil blive justeret for dette, når arbejdet skrider frem. Der kan arbejdes til temperaturer ned til 5 minus grader, og når arbejdet eventuelt ligger stille, grundet lavere temperaturer, vil der ikke blive krævet kompensation fra entreprenørens side. Rådgiverne har udbedt sig en nøjere specifikation af overslaget, men har allerede nu indstillet overfor følgegruppen, at arbejdet fortsætter vinteren igennem. Følgegruppen har tilsluttet sig dette på det seneste følgegruppemøde den 8. december Endvidere er det beregnet, at det resterende arbejde vil vare yderligere 35 arbejdsdage. Det betyder, at der er problemer med varmeanlægget, som jo allerede er i drift, da de allerede nedlagte jordslanger plus det eksisterende gasfyr kun kan klare temperaturer ned til -4 grader. Der er derfor opstillet en mobil 600 kw-varmecentral til at klare spidsbelastninger. 5/21

6 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Prisen for dette er som følger: Transport, tilslutning og senere nedtagning Lejepris pr. 30 dage Vagtordning pr. 30 dage I alt Hertil kommer 4 % i forsikring af anlægget, således at den forventede periode på 45 kalenderdage forårsager en udgift på estimeret kr kr kr kr kr. Der er ikke beregnet merudgift til brændselsolie. Afdelingerne vil komme i økonomiske vanskeligheder, hvis de selv skal finansiere denne uforudsete udgift. har nedenstående indeståender, der kan bruges til disse ekstraordinære udgifter: Dispositionsfonden Arbejdskapital I alt kr kr kr. Bilag 1: Oversigt over udvikling i dispositionsfondsmidler - at organisationsbestyrelsen godkender finansiering af de uforudsete merudgifter i forbindelse med nedlægning af jordvarmeslanger i Boelholm I og II. - at organisationsbestyrelsen godkender, at kr. bevilges af arbejdskapitalen, medens kr. bevilges af dispositionsfonden, i alt kr. Organisationsbestyrelsen godkendte finansieringsforslaget af de uforudsete merudgifter i forbindelse med nedlægning af jordvarmeslanger i Boelholm I og II, og bevilgede derved i alt kr. fra organisationens egenkapital, med henholdsvis kr. fra arbejdskapitalen og kr. fra dispositionsfonden. 6. Stenløse Syd Dette dagsordenspunkt blev udsendt i tillægsdagsorden. Bilagsrækkefølgen følger derfor ikke rækkefølgen for de øvrige punkter. 6/21

7 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Følgegruppen for Stenløse Syd afholdt møde den 6. januar På dette møde blev forslag til renovering af badeværelserne behandlet. Følgegruppen valgte at indstille den mest vidtgående løsning - løsning 1 jf. vedlagte bilag - at fjerne flisebeklædningen på gulv og væg, afhjælpe eventuelle fugtskader, påføre en ordentlig vådrumsmembran og få lukket ordentlig ved gennemføringer i væg, hvor armaturer m.v. er monteret. Forud for beslutning om indstilling til organisationsbestyrelsen er gået grundige undersøgelser. Der henvises til vedlagte fugtskanning af badeværelser dateret den 9. august 2010, udført af BMT, bilag 1, vedlagte registrering af badeværelser i Stenløse Syd af den 2. november 2010, udført af SBMI, bilag 2, vedlagte BMT- notat af den 13. december 2010, bilag 3 og endelig vedlagte notat af 13. december 2010 fra Ingeniørfirmaet Jens-P. Madsen om vurdering af renoveringsløsninger, bilag 4. Der vedlægges beregning af anskaffelsessummen for gennemførelse af renoveringsløsning 1, bilag 5 samt en grovopgørelse, bilag 6. Til finansiering af badeværelserne kan optage et afdragsfrit lån på estimeret 13 mio. kr. Dette lån kan finansieres af dispositionsfonden i 2016 af den tilgang af midler, der har fundet sted. Vores foreløbige beregninger viser nedenstående saldo pr. år i dispositionsfonden: 2011: kr. 2012: kr. 2013: kr. 2014: kr. 2015: kr. 2016: kr. Ovenstående beregninger er foretaget inden ovenstående dagsordenspunkt om finansieringsbehov for Boelholm I og II, hvor der indstilles et træk på dispositionsfonden på kr. Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Fugtskanning i badeværelser Registrering af badeværelser på Hareleddet Vurdering efter SBMI undersøgelser Notat vedrørende vurdering af renoveringsløsninger Indledende økonomiberegninger på anlægsudgifter Grovopgørelse 7/21

8 Det #JobInfo indstilles, Criteria=StenløseS1# - at organisationsbestyrelsen godkender igangsættelse af badeværelsesrenovering i Stenløse Syd efter løsningsmodel 1. - at organisationsbestyrelsen godkender finansiering af badeværelsesrenovering samt andre økonomiske udeståender for Stenløse Syd på samlet 13 mio. kr. Udgiftsrammen på 13 mio. kr. kan finansieres ved et afdragsfrit lån, der tilbagebetales af dispositionsfonden i 2016 af den tilgang af midler, der har fundet sted. Den samlede udgiftsramme er estimeret til at andrage ca. 17 mio. kr. På mødet redegjorde Tonny Bjørn nærmere for sagen vedrørende badeværelsesrenoveringen. Det blev blandt andet oplyst, at der pågår drøftelser med BRF Kredit angående finansieringsmodel, og det er oplyst af BRF Kredit, at et banklån i en 5-årig periode vil blive tilskrevet renter på ca kr. med en rente på 3 % pa. Et rentetilpasningslån (F5) vil være ca kr. dyrere. Det blev dog bemærket, at en variabel rente på et banklån har en større usikkerhed. Organisationsbestyrelsen godkendte igangsættelse af badeværelsesrenovering efter den anbefalede løsning, model 1. Organisationsbestyrelsen godkendte finansiering af badeværelsesrenoveringen samt andre økonomiske udeståender på samlet 13 mio. kr., og bevilgede samtidig en tilbagebetaling fra dispositionsfonden i 2016 med et estimeret beløb på ca. 17 mio. kr. 7. Budgetter 2011 Som bilag vedlægges et hæfte indeholdende selskabets og afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. januar 2011 til 31. december Driftsbudgetterne udviser følgende: Selskabets driftsbudget - mrk. B1-1 balancerer med kr Stenløsebo Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 30,91 kr. pr. m² eller 3,92 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 818,61 kr. pr. m² årligt. 8/21

9 #JobInfo - Vestervang Criteria=StenløseS1# Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 23,19 kr. pr. m² eller 3,51 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 684,06 kr. pr. m² årligt Halkær Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 6,19 kr. pr. m² eller 0,95 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 658,35 kr. pr. m² årligt Boelholm I Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en lejenedsættelse på kr., svarende til 65,21 kr. pr. m² eller 6,75 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 900,35 kr. pr. m² årligt Boelholm II Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en lejenedsættelse på kr., svarende til 63,68 kr. pr. m² eller 6,14 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 974,26 kr. pr. m² årligt Stengården I Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 15,09 kr. pr. m² eller 1,83 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 838,44 kr. pr. m² årligt Stengården II/I Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 12,64 kr. pr. m² eller 1,57 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 819,63 kr. pr. m² årligt Skibsted Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 7,48 kr. pr. m² eller 0,74 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 938,96 kr. pr. m² årligt Møllehøj Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 5,10 kr. pr. m² eller 0,52 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 913,41 kr. pr. m² årligt. 9/21

10 #JobInfo - Halkærgård Criteria=StenløseS1# Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 22,58 kr. pr. m² eller 2,16 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.067,39 kr. pr. m² årligt Veksølund Driftsbudgettet - mrk. B2-1 - balancerer med og forudsætter en lejenedsættelse på kr., svarende til 27,37 kr. pr. m² eller 2,73 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 976,80 kr. pr. m² årligt Stengården II/2 Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 28,62 kr. pr. m² eller 3,08 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 957,41 kr. pr. m² årligt Stengården II/4 Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med og forudsætter en nødvendig merindtægt for familieboliger på kr., svarende til 65,68 kr. pr. m² eller 6,79 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.034,30 kr. pr. m² årligt. Driftsbudgettet forudsætter en nødvendig merindtægt for ungdomsboliger på kr., svarende til 64,82 kr. pr. m² eller 7,12 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 975,11 kr. pr. m² årligt Halkærgård, Ungdomsboliger Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 33,00 kr. pr. m² eller 2,68 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.264,25 kr. pr. m² årligt Kelstedgård Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med og forudsætter en nødvendig merindtægt for familieboliger på kr., svarende til 15,70 kr. pr. m² eller 1,46 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 648,96 kr. pr. m² årligt. Driftsbudgettet forudsætter en nødvendig merindtægt for ungdomsboliger på kr., svarende til 50,06 kr. pr. m² eller 5,20 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 813,74 kr. pr. m² årligt Fortehusene Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 10,85 kr. pr. m² eller 1,17 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 937,74 kr. pr. m² årligt. 10/21

11 #JobInfo Teglværksparken Criteria=StenløseS1# Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til 0,00 kr. pr. m² eller 0,00 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 930,03 kr. pr. m² årligt Marienlyst Park Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 0 kr., svarende til 0,00 kr. pr. m² eller 0,00 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.022,01 kr. pr. m² årligt Æblehaven Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 20,35 kr. pr. m² eller 2,01 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 1.032,70 kr. pr. m² årligt Stenløse Syd Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 19,59 kr. pr. m² eller 2,16 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr udgør 927,78 kr. pr. m² årligt. Budgettet for organisationen blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 2. april 2009, men medbringes her for at skabe sammenhæng mellem organisationsbudgettet og afdelingsbudgetterne. Afdelingsbudgetterne er godkendt på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. Bilag 2: Driftsbudgetter 1. januar december 2011 at organisationsbestyrelsen godkender afdelingsbudgetterne. Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingsbudgetterne. På mødet spurgte Mogens Søttrup Olsen til antenneafgifter, idet der er en større forskel i beboernes betaling. Carsten Have oplyste, at forskellen primært skyldes forskellige anlægsinvesteringer. Torben Tingstrup efterlyste initiativer med henblik på at opnå bedre aftaler for signallevering, og derved en billigere pris for beboerne. Det blev aftalt, at KAB i første omgang skaber et overblik over de forskellige aftalevilkår, der er for de enkelte afdelinger. 11/21

12 8. Habilitetsforhold #JobInfo Criteria=StenløseS1# Samtlige organisationsbestyrelses- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer er underlagt særlige habilitetskrav i henhold til Lov om almene boliger 17 og 18. De på repræsentantskabsmødet den 19. oktober 2009 genvalgte organisationsbestyrelsesmedlemmer har i november 2009 udfyldt en særlig habilitetserklæring, hvori de på tro og love forholder sig til habilitetsforholdene, og alle har erklæret, at de er habile. Genvalgte bestyrelsesmedlemmer anmodes om at tilkendegive mundtligt om det fortsat er gældende på mødet den 17. januar Nyvalgte organisationsbestyrelsesmedlemmer har udfyldt habilitetserklæringen. at organisationsbestyrelsen forholder sig til deres habilitetsforhold. Samtlige fremmødte organisationsbestyrelsesmedlemmer erklærede, at de opfylder og stedse har opfyldt habilitetsbetingelserne i henhold til Lov om almene boliger 17 og Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Vedtægts- og forretningsordensudvalget har arbejdet med forretningsordenen for organisationsbestyrelsen og indstiller, at vedlagte forretningsorden godkendes af organisationsbestyrelsen. Ved godkendelse heraf sætter forretningsordenen rammerne for arbejdet i organisationsbestyrelsen. Bilag 3: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen godkender forretningsordenen. Organisationsbestyrelsen godkendte forretningsordenen. Jf. dette referats punkt 13 Styringsdialog tilføjes dagsordenen et afsnit vedrørende styringsdialog. 10. Konstituering af udvalg Nedenstående udvalg skal konstitueres med medlemmer fra organisationsbestyrelsen. I parentes står opført nuværende medlemmer af udvalgene. 12/21

13 #JobInfo Criteria=StenløseS1# BL s kredsmøder: (Nina Møller, Jette Thaarup og Vanda Jakobsen) KAB s repræsentantskabsmøde: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Torben Tingstrup) Vedtægts- og forretningsordensudvalg: (Bjørli Denbak, Aksel Hein Pedersen og Torben Tingstrup og Nina Møller) Kursusudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Steffen Bargholz) Budgetkontroludvalg: (Aksel Hein Pedersen og Mogens Olsen) Løn- og lokalaftaleudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Steffen Bargholz og Torben Tingstrup) Handlingsplanudvalg: (Tovholder: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard) Ungdomsboligudvalg, afdeling 19 Halkærgård Ungdomsboliger: (Tovholder: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo) Stenløse Syd - følgegruppe: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn) Boelholm følgegruppe: (Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller) Der foreslås oprettet nyt udvalg for Teglværksparken med følgende medlemmer: Jørn Schmidt og Torben Tingstrup. at organisationsbestyrelsen konstituerer udvalgene. Følgende valg blev foretaget: - BL s kredsmøder: Nina Møller, Jette Thaarup og Vanda Jakobsen. - KAB s repræsentantskabsmøde: Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Torben Tingstrup. - Vedtægts- og forretningsordensudvalg: Bjørli Denbak, Torben Tingstrup og Nina Møller. - Kursusudvalg: Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Steffen Bargholz. - Budgetkontroludvalg: Brian Øllegaard og Mogens Søttrup Olsen. - Løn- og lokalaftaleudvalg: Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Steffen Bargholz og Torben Tingstrup. - Handlingsplanudvalg: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Søttrup Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard. 13/21

14 -#JobInfo Ungdomsboligudvalg: Criteria=StenløseS1# Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo. - Stenløse Syd - følgegruppe: Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn. - Boelholm følgegruppe: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller. - Teglværksparken: Jørn Schmidt og Torben Tingstrup. 11. Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik Med indførelsen af EU s kontroldirektiv, der nu er omsat til lov i Danmark, er det nu nødvendigt at sikre fokus på boligorganisationers og afdelingers indkøb af varer og tjenesteydelser. Med kontroldirektivet kan Konkurrencestyrelsen på eget initiativ undersøge, hvorvidt reglerne om annoncering og udbud af indkøb af varer og tjenester overholdes. Overholdes reglerne ikke, kan organisationsbestyrelsen i sidste ende holdes ansvarlig, og sanktionen vil i givet fald være en bøde. Reglerne kan sikres overholdt på to måder. Enten kan der i forbindelse med indkøb af varer og tjenester i afdelingerne i hvert enkelt tilfælde annonceres eller afholdes udbud i henhold til gældende regler, eller også kan KAB s rammeaftaler for indkøb benyttes. I vedlagte bilag er reglerne for annoncering og udbud nærmere beskrevet, og der redegøres ligeledes for KAB s fælles indkøbsaftaler. KAB har desuden orienteret de driftsansvarlige på ejendommene om de retningslinjer, der gælder for indkøb og om indkøbsaftalerne. Indkøbsaftalerne er indeholdt i de nuværende administrationsaftaler, og fra 2011 vil de også være en del af KAB s Lille Pakke. Det lokale personale orienteres løbende om aftalerne og om reglerne for udbud og annoncering. Bilag 4: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik Det indstilles - at organisationsbestyrelsen anbefaler afdelingerne og det lokale driftspersonale at anvende fællesindkøbsordningerne for at opnå de mulige rabatter og effektivisering samt for i højere grad at sikre overholdelse af udbudspligten. - Fravælges dette, anbefales det, at organisationsbestyrelsen på anden vis tager skridt til at udbudsreglerne overholdes. Organisationsbestyrelsen tilkendegav ønske om en nærmere drøftelse af anvendelsen af lokale forhandlere og leverandører, hvorfor punktet blev udskudt til behandling på næste møde. 14/21

15 #JobInfo Criteria=StenløseS1# 12. Bestyrelseshonorar 2010/11 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. januar Reguleringsindekset for september 2010 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 71,49 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 42,89 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra kr. til kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmøde besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager kr. og de to næstformænd kr. hver. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen af bestyrelseshonorar og fordelingen heraf, gældende fra det nye regnskabsår. 13. Halkær indskud I Halkær godkendte beboerne på afdelingsmødet den 1. september 2010 at indeksere indskuddet for indflyttere fra de nuværende 122 kr./ m 2 til 204 kr./ m 2. Indeksering af indskud op til 204 kr./ m 2 kan med afdelingsmødets og organisationsbestyrelsens godkendelse iværksættes uden kommunal godkendelse. Indeksering over 204 kr./ m 2 kræver kommunens godkendelse. 15/21

16 Det #JobInfo indstilles, Criteria=StenløseS1# at organisationsbestyrelsen godkender, at indskuddet i Halkær indekseres fra 122 kr./ m 2 til 204 kr./ m 2. Organisationsbestyrelsen godkendte, at indskuddet i Halkær indekseres op til de 204 kr. pr. m 2. På mødet blev eventuelle reguleringer af indskud i andre afdelinger drøftet. Det blev aftalt, at KAB udarbejder en liste over nugældende indskud opgjort pr. m 2 for de enkelte afdelinger. Listen skal danne grundlag for organisationsbestyrelsens drøftelse af eventuelle initiativer for reguleringer af indskud i yderligere afdelinger. 14. Styringsdialog Organisationsbestyrelsen behandlede på det seneste møde den 8. november 2010 udkast til dokumentationspakke for og oplysningsskemaer for dets afdelinger. Den endelige dokumentationspakke er udfærdiget og indsendt til Egedal Kommune. Kopi heraf er sat i mappe i bestyrelseslokalet. Kommunerne er forpligtiget til at indkalde boligorganisationerne til et årligt dialogmøde. Inden mødet skal boligorganisationen indsende en dokumentationspakke. Den indeholder en styringsrapport, boligorganisationens regnskabsmateriale, årsberetning samt resultater af eventuelle relevante analyser. Notatet, der her er vedlagt som bilag har til formål at informere om indholdet af den nye lovgivning vedrørende styringsdialogen. Styringsdialogen er en mulighed for at skabe en konstruktiv dialog med kommunen. Derfor er det vigtigt, at boligorganisationerne overvejer, hvilke emner der er vigtige at behandle i styringsrapporten. I det vedlagte notat findes der inspiration til, hvilke emner man kan tage op. I forbindelse med styringsdialogen er der fokus på dialog på tværs af boligorganisationer og med kommunen. Denne dialog kan finde sted på fællesmøder, hvor der er mulighed for at diskutere boligpolitik og strategier. KAB s ydelse i forbindelse med styringsdialogen indgår i de almindelige forvaltningspakker for 2010, og vil fra 2011 indgå i Sekretariatsmodulet - standard. Ønskes der yderligere analyser eller rapporter i tillæg til dokumentationspakken, skal der betales særskilt jf. Ydelseskataloget. Det anbefales at: - organisationsbestyrelsen skriver ind i sin forretningsorden, at organisationsbestyrelsen som et fast punkt forud for styringsdialogen diskuterer emner til brug for dialogmødet 16/21

17 - KAB #JobInfo udarbejder Criteria=StenløseS1# et udkast til dokumentationspakken, hvorpå udkastet kan godkendes af organisationsbestyrelsen - opfordrer kommunen til at afholde fællesmøder mellem boligorganisationerne til drøftelse af fælles problemstillinger i kommunen - deltager i eventuelle fællesmøder med én eller flere repræsentanter fra organisationsbestyrelsen Bilag 5: Notat om styringsdialog at organisationsbestyrelsen drøfter vedlagte notat og beslutter, hvorvidt den foreslåede procedure skal indføres. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig anbefalingerne og der indskrives et afsnit om styringsdialog i forretningsordenen, jf. dette referats punkt 8. Sager til orientering 15. Naboskabsundersøgelse i godkendte på sit møde den 10. marts 2008 at gennemføre en naboskabsundersøgelse for afdelingerne Boelholm I, II, Stengården I, II/1, II/2+3, II/4+5, Skibsted, Stenløsebo, Vestervang, Halkær I, Møllehøj, Halkærgård, Halkærgårds ungdomsboliger, Kelstedgård, Fortehusene, Teglværksparken, Marienlyst Park og Æblehaven. Resultaterne viser stor tryghed ved at bo i s afdelinger. Detaljerede resultater er vist i vedlagte bilag. Der er blevet kåret tre vindere blandt de beboere, der indsendte det udfyldte spørgeskema. De tre vindere Ingrid Elleby, Christian Kolding og Nadia Strejby har fået overrakt deres gaver af formand Bjørli Denbak den 2. december Gavekortene på 500 kr. til Egedal Centret vakte stor glæde hos de 3 vindere, hvoraf 2 var børn. Efterfølgende har der været en reportage i Lokalavisens netavis, hvor der skrives om, at beboerne i s afdelinger er meget trygge i deres lokalområde. Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Naboskabsundersøgelse for Naboskabsundersøgelse for Boelholm Naboskabsundersøgelse for Skibsted Naboskabsundersøgelse for Stengården 17/21

18 #JobInfo Criteria=StenløseS1# at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om afrapportering af resultatet af naboskabsundersøgelser til efterretning. 16. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab på fraflyttere til inkasso. Der er opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. Ved denne arbejdsgangsændring vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. Budgetlægningspraksis I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. 18/21

19 Det #JobInfo indstilles, Criteria=StenløseS1# at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om ændring af praksis vedrørende hensættelser til tab på debitorer til efterretning. 17. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 10: Beboerklagenævnssager at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om beboerklagenævnssager til efterretning. 18. Nyt fra afdelingerne Driftschefen orienterer om aktuelle sager på mødet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. På mødet orienterede Carsten Have på vegne af ham selv, Michael Bjørn Larsen og Lars Simonsen om større afdelingssager: - I Afdeling Veksølund opstartes den 17. januar 2011 udskiftning af gaskedler. I første omgang udskiftes kedler i en prøvebolig, og først når dette arbejde er godkendt fortsættes arbejdet. Projektet forventes afsluttet midt marts I Afdeling Stengården II afholdes fredag den 21.januar 2011 licitation for udskiftning af gaskedler. På baggrund af resultatet vil der blive indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde for endelig beslutning om igangsætning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om afdelingssager til efterretning. 19/21

20 #JobInfo Criteria=StenløseS1# 19. Nyt fra udvalgene Det foreslås, at de enkelte udvalg giver en kortfattet orientering om deres arbejde. Vedtægts- og forretningsordensudvalg: (Bjørli Denbak, Aksel Hein Pedersen, Torben Tingstrup og Nina Møller) Kursusudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Steffen Bargholz) Budgetkontroludvalg: (Aksel Hein Pedersen og Mogens Olsen) Løn- og lokalaftaleudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Steffen Bargholz og Torben Tingstrup) Handlingsplanudvalg: (Tovholder: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard) Ungdomsboligudvalg, afdeling 19 Halkærgård Ungdomsboliger: (Tovholder: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo) Halkærgård Udvalg: (Vanda Jacobsen, Kirsten B. Sørensen og Aksel Hein Pedersen) Stenløse Syd - følgegruppe: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn) Boelholm følgegruppe: (Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller). at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var intet nyt fra udvalgene, hvilket organisationsbestyrelsen tog til efterretning. 20. Emner til næste møde Der lægges op til, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/21

21 Der #JobInfo var ikke Criteria=StenløseS1# yderligere emner til behandling på kommende møder. Jf. dette referat arbejdes der videre med følgende emner: - Organisationsbestyrelsens beslutningsdygtighed og suppleanternes deltagelse. - Aftalevilkår for signallevering, fælles antenneanlæg. - Indskud eventuelle reguleringer heraf. 21. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: Mandag den 7. marts 2011 Mandag den 2. maj 2011 Mandag den 5. september 2011 Mandag den 7. november 2011 Repræsentantskabsmøder: Mandag den 30. maj 2011, kl (behandling af regnskab) Mandag den 10. oktober 2011, kl (valg af medlemmer) at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om kommende møder til efterretning. 22. Eventuelt På mødet spurgte Brian Øllegaard til fordelingstal i relation til den kommunale boliganvisning. Bjørli Denbak oplyste, at aftalen om den boligsociale anvisning er udløbet, hvorved de aftalte fordelingstal ikke længere er gældende. På mødet gjorde Nina Møller opmærksom på den seneste mediedækning af visse kommuners tilbagebetaling af for meget betalt ejendomsskat. Nina Møller efterlyste status i SØB s sager. Det blev aftalt, at KAB indhenter en statusorientering fra firmaet Rafn & Søn, der varetager sagerne. På mødet rykkede Nina Møller for udsendelse af SØB s nye vedtægter til beboerne. Carsten Have oplyste, at vedtægterne er trykt og vil blive omdelt til beboerne inden udgangen af januar /21