TROVÆRDIGHED TAL GODT FOR DIG!

Transkript

1

2 TROVÆRDIGHED TAL GODT FOR DIG!

3 TROVÆRDIGHED Pernille Steensbech Lemée & Anne Katrine Lund

4 Troværdighed. Tal godt for dig! Frydenlund grafisk, Pernille Steensbech Lemée og Anne Katrine Lund. 1999, 1. udgave Layout: Jan Gralle. Tryk: formprint, Randers Forlagsredaktion: Flemming Olsen Frydenlund grafisk, Hyskenstræde 10, 1207 København K. Tlf Fax ISBN Fotografer: Heine Pedersen s. 15 Jørgen Sperling/POLFOTO s. 25 & s. 91 Finn Frandsen/POLFOTO s. 35 Les Kaner s. 49 Søren Svendsen s. 95 Mads Madsen/POLFOTO s. 97

5 INDHOLD Indhold INDLEDNING... 9 FORSTÅ SITUATIONENS KRAV Kend dine modtagere Indlevelse i konteksten nødvendig Fysiske rammer Psykiske rammer En troværdig afsender er til stede Kompetence en forudsætning Engagement smitter Ærlighed er enklest og så varer det længst Det nærværende menneske Troværdighedsdyderne Troværdighed er ikke statisk Formålet er ikke kun dit Stil skarpt og liv op Det skal være til at forstå Zoom ind, og fokusér skarpt Gør det abstrakte konkret Giv informationerne liv og sjæl Argumentér overbevisende Mediet begrænser og styrer din kommunikation Kommunikation ansigt til ansigt Medierne som filter for din kommunikation... 46

6 Kend kravene til din kommunikationsform Forløb et spørgsmål om psykologisk fornemmelse Dispositions spørgsmål Sproget skal fænge og forstås Klar kommunikation Brug sproget korrekt Giv sproget liv FRA IDÉ TIL APPLAUS At finde det rette indhold inventio Undersøg din talesituation At få ideer Brainstorming Mindmaps Hurtigskrivning Stil hv-spørgsmål til emnet Tal om det Notesbogen Find dit fokus Tænk over din argumentation Få styr på strukturen dispositio Disponeringsmetoder Find den rette sproglige form elocutio Sproget skal passe til situationen Skriv til øret Brug høreprøven Sådan sikres klarhed i sproget Levende sprog der er værd at lytte til... 78

7 INDHOLD Forbered fremførelsen memoria Fuldt manuskript Gode råd til fuldt manuskript Skema-manuskript Stikordsmanuskript Hør mig skrive! At stille sig op og formidle actio Stemmen Artikulation Afveksling Kropssprog Ansigtsmimik Øjenkontakt Pas på ryggen Forberedelse af talesituationen Få kontrol over din nervøsitet Indøvelse af din tale Finpudsning af manuskriptet Selve talesituationen Kort sagt Stikordsregister

8 TROVÆRDIGHED: TAL GODT FOR DIG!

9 INDLEDNING Indledning»Troværdighed tal godt for dig!«er ikke tænkt som en opskrift på, hvordan du i al fremtid bliver så overbevisende, at det er slut med at tage opvasken. Bogen er heller ikke en anvisning på, hvordan du med ét bliver fantastisk troværdig. Man kan ikke på godt 100 sider ændre en person og det er langt fra formålet. Troværdighed handler i virkeligheden mest om at være sig selv og gøre det bedste med det, man har. Det er netop denne bogs fokus: Hvordan udnytter du dine ressourcer optimalt, så du får dine budskaber formidlet klart og troværdigt? Mange tror, at god mundtlig formidling enten kommer af sig selv, når blot man har noget på hjerte eller måske kun er noget, der mestres af store talenter. Men ingen af delene er rigtige, vi kan alle sammen blive bedre. Forudsætningen er et solidt forarbejde og et kendskab til både kvaliteterne ved god mundtlig formidling og teknikkerne til at opnå dem. Det er det, denne bog tager op første del indkredser kvaliteter og idealer for troværdig mundtlig formidling, mens anden del gennemløber hele arbejdsgangen fra idé til applaus. Til slut findes en kort opskriftsversion af idealer og teknikker, som du kan følge næste gang, du skal forberede troværdig, mundtlig formidling. Tankerne stammer fra retorikken, det klassiske dannelsesfag, der i dag også er et moderne kommunikationsfag på Københavns Universitet, hvor vi begge er ansat som forskere. Men vi har ikke nøjedes med at lade teori og praktiske anvisninger tale, vi har også givet ordet til en lang række danskerne, der forbindes med god mundtlig formidling. Hvad forbinder fødevare- og landbrugsminister Henrik Dam Kristensen med god mundtlig formidling? Hvordan planlægger IBM s direktør Henrik Nyegaard en tale? Hvordan forbereder Folketingets Ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen sig på et tv-interview og hvordan ser det ud fra studieværterne Cecilie Frøkjær og Eva Jørgensens side af skærmen? Hvad er studieværtstræner Jørgen Torps mening om god formidling, og hvad mener generalsekretæren for Verdensnaturfonden Kim Carstensen? Hvad er reklamemanden Jørn Duus holdning til troværdighed,

10 TROVÆRDIGHED: TAL GODT FOR DIG! hvad overvejer erhvervsmanden Asger Aamund, og hvordan forbereder reporter på TV 2 Nyhederne Annette Juhler Kjær sig på at fremtræde troværdigt? Vi har stillet dem alle spørgsmålene, og svarene kan du finde rundt om på bogens sider. Når man tænker på troværdighed, tænker man ofte også på evnen til at overbevise andre mennesker kort sagt at få dem til at tro på det, man siger. Troværdighed er langt fra et moderne begreb skabt af mediesamfundet. Tværtimod har troværdighed og overbevisning været centrale begreber for retorikken, lige siden den blev grundlagt af blandt andre Aristoteles ( f. Kr.) for mere end 2000 år siden. Retorikken går ud fra, at der er tre grundlæggende måder at overbevise andre mennesker og få dem til at tro på, hvad man siger. Disse tre måder kaldes de tre appelformer, fordi de hver især appellerer til bestemte behov i modtagerens bevidsthed. I hverdagens kommunikation bruger vi ofte de tre former sammen i en blanding afvejet efter, hvad situationen kræver af os. Den ene appelform kaldes logosappel. Den appellerer til modtagerens behov for at få saglige informationer, fx informationer om statistiske forhold, videnskabelige undersøgelser, forskningsresultater kort sagt facts, der understøtter afsenderens påstand og får modtager til at tro på ham. Logosappellen kaldes også den intellektuelle appelform, fordi den tager udgangspunkt i, at vi som mennesker har brug for rationelle argumenter vi vil gerne have fornuftige beviser for afsenderens påstand, og vi vil gerne overbevises gennem vores hjerner. Imidlertid handler overbevisning og troværdighed ikke kun om den intellektuelle appel. I hverdagen ser man ofte, at overbevisning og troværdighed også beror på en følelsesmæssig appel, pathosappel. Denne appelform henvender sig til modtager, fx i form af at vække engagement og begejstring for en idé, utilfredshed med en tilstand osv. Pathosappellen er ofte nødvendig, fordi det ikke er nok kun at give sin modtager intellektuelle facts at forholde sig til. Hvis man vil engagere modtageren, må man vække hans følelser for sagen. Tænk bare på, hvordan det føles at brænde for en sag. Når man virkelig er optaget af en god idé, er det som regel, fordi man

11 INDLEDNING både er overbevist af gode, rationelle argumenter, og fordi man er blevet engageret personligt. Ethosappel er den tredje appelform. Ethos er den overbevisende kraft, der knytter sig til afsenderens personlighed. De færreste er til daglig bevidst om ethosappellens betydning, men når vi møder et menneske eller ser ham eller hende i medierne er vi sjældent i tvivl: Nogle udstråler personlige egenskaber, der gør dem troværdige i vores øjne, andre gør ikke. Det er langt fra let at sætte ord på, hvad det er, der gør nogle mennesker troværdige, men vi forsøger i afsnittet om afsender i bogens første del. Foruden din ethos som afsender er der mange andre faktorer, som du bør have forholdt dig til, når du skal kommunikere. Derfor introduceres det retoriske kompas, som er omdrejningspunktet for hele første del af denne bog, der søger at indkredse den gode, troværdige mundtlige formidling. God formidlingslyst! Pernille Steensbech Lemée & Anne Katrine Lund

12 TROVÆRDIGHED: TAL GODT FOR DIG!

13 Forstå situationens krav Hvordan sikrer man, at man rammer situationen lever op til kravene? Retorikken er netop læren om den hensigtsmæssige formidling, der passer til situationen, og vi har på baggrund af de klassiske modeller udviklet et moderne værktøj, der kan hjælpe til at organisere de mange krav, man skal leve op til. Det hedder det retoriske kompas, og ser i al sin enkelhed således ud: Kontekst Fremstillingsform Afsender Forløb Formål Genre Emne Medium

14 TROVÆRDIGHED: TAL GODT FOR DIG! Kend dine modtagere»teoretisk set er der jo ingen tvivl om, at det mest centrale vil være at minimere udledningen af følgende grundstoffer...«selvom tilhørerne er optagede af miljøsagen og helt frivilligt er dukket op for at høre dette foredrag om, hvordan vi kan gøre vores omgivelser renere og bedre, så går der ikke lang tid, før de drømmer sig langt væk eller blot taber koncentrationen om indholdet»hvor skal næste ferie gå hen?«i stedet begynder de at lægge mærke til, at miljøeksperten egentlig er klædt på, som om det var et hippiegræsrodsmøde... Den slags situationer oplever man igen og igen i fritiden, til familiefester, til et utal af møder på arbejdspladsen, i fjernsynet osv. Alt for ofte er kommunikationen ikke målrettet, så det er relevant og vedkommende for modtagerne. At kende sine modtagere er et fundamentalt udgangspunkt for målrettet og troværdig kommunikation. Alligevel er der mange, der forsømmer at sætte sig ordentligt ind i, hvem målgruppen er. De glemmer, at de taler til nogle, der ikke tænker præcis på samme måde, ikke bruger samme fagord osv. Når man forbereder noget, man skal sige, står man jo ikke over for tilhørerne, men skal forestille sig, hvad de vil interessere sig for, hvad der motiverer dem, hvad de ved, og hvad de ikke ved. Det er i meget høj grad et spørgsmål om at udvælge det rette indhold, strukturere det overbevisende og finde en passende form, hvilket du kan læse mere om i anden del af denne bog.»god formidling kræver, at man analyserer sin målgruppe. God formidling er et spørgsmål om indlevelse og fantasi. Man kan udvikle sin evne til at ramme plet, det handler om hele tiden at være opmærksom på, hvordan folk reagerer på én. Som professionel formidler må man lære at læse modtagernes signaler. Mange formidlere siger:»modtagerne må tage mig, som jeg er.«men man skal have antennerne ude og målrette sine signaler for at få budskabet igennem.«det kræver omtanke og indsigt i målgruppen at målrette kommunikationen til dem og motivere dem til at lytte koncentreret. Stop derfor altid op, og definér din målgruppe så klart som muligt. Det er forskelligt, hvad der er

15

16 TROVÆRDIGHED: TAL GODT FOR DIG! relevant at vide om sine modtagere. Men de helt grundlæggende ting skal altid afklares: 1. Hvem er modtagerne? Er det fx fagkolleger, en gymnasieklasse eller måske TV-avisens seere? Det kan virke banalt at sætte ord på dette, men alt for megen kommunikation rammer ved siden af, fordi taleren ikke har gjort sig helt klart, hvem han egentlig taler til. Derfor bør man altid indkredse, præcis hvem det drejer sig om, og hvad det betyder for valg af indhold, sprogstil etc. 2. Er modtagerne på forhånd interesserede i emnet? Hver eneste gang man begynder at sige noget, skal det igennem modtagernes interessefilter for at blive opfattet. Hvis modtagerne tror, at det ikke interesserer dem, lukker de ofte ørerne, uanset hvor relevant det i virkeligheden måtte være. Derfor er det en væsentlig overvejelse på forhånd, hvad modtagerne måtte have af positive eller negative forventninger til emnet. Og er man blot lidt i tvivl om, hvorvidt deres interesse er til stede, gælder det om at motivere dem straks fra begyndelsen. Modtagerne havde fx nok koncentreret sig mere om at lytte, hvis miljøforedraget i stedet var begyndt:»flere og flere får astma og andre luftvejssygdomme, mænds sædkvalitet er dalende, og flere og flere af os får allergi. Fakta, vi ikke kan komme udenom, er en del af hverdagen i Danmark nu. Men vi ved også en hel del om, hvad årsagerne er, og der er faktisk meget, vi kan gøre hver især...«3. Hvad ved modtagerne om emnet? Og hvad ved de ikke? Modtagernes forudsætningsniveau skal ligeledes altid indkredses det er akkurat lige så slemt at tale ned til folk som henover hovedet på dem. De fleste af os stejler, hvis der tales for pædagogisk og belærende til os, især hvis det er noget, vi udmærket godt ved. 4. Hvad skal modtagerne i hvert fald vide bagefter?»hvad var det egentlig, det handlede om?«ofte er man så overlæsset med informationer efter et oplæg, at det hele flyder sammen og hverken huskes eller motiverer til at handle på en bestemt måde. Det er tit, fordi taleren har forsømt at fokusere sit budskab og vælge det mest centrale ud for modtagerne. Måske har taleren selv overblikket, men det får modtagerne ikke ved at lytte til en lang oversigt. Det får de kun ved, at taleren har koncentreret sig om at formidle det mest centrale budskab på en klar måde og holdt sig fra 117 detaljer, der forvirrer mere, end de oplyser. For at undgå selv

17 KEND DINE MODTAGERE at falde i den grøft, er det en god idé at formulere helt præcist, hvad man ønsker, at modtagerne skal få ud af indlægget. Læs mere om at formulere sit fokus på side 38 og 67.»Jeg holder ca. 50 foredrag rundt om i landet hvert år. Når jeg siger ja, sørger jeg altid for at spørge udførligt til deres forventninger og ønsker. Vil de fx høre bredt om forholdet mellem borger og forvaltning eller ganske konkret om ombudsmandsinstitutionen? Jeg spørger også om, hvem de regner med kommer, så jeg kan danne mig et billede af modtagerne.«5. Er modtagerne positivt eller negativt indstillet på forhånd til dig som afsender, eller den organisation du evt. repræsenterer? Det er også en central overvejelse at gøre sig forventningerne og evt. modstand klart, før man begynder at tilrettelægge en mundtlig fremtræden. Det er et spørgsmål om at forholde sig meget konkret til målgruppen og drøfte modtagernes holdninger med en eller flere fra målgruppen, mens man forbereder sig. Fem minutter i telefonen med en repræsentant for målgruppen er ofte godt givet ud. Spørg både til deres forventninger og interesse for emnet, til deres holdninger over for dig og din organisation og ikke mindst til deres behov for information. Så får du også et konkret billede på nethinden af en modtager, hvilket gør det langt lettere at målrette alt fra indhold til sprogstil. Du kan læse mere om, hvordan man bør overveje sin egen rolle som afsender i kommunikationen på side 23.»Man skylder folk, der har forladt hjemmet, som var der ild i hytten for at komme ud og høre dig tale om et eller andet, at du har forberedt dig godt, kender dit emne og har lyst til at være der den aften. Når man har sagt ja til at komme, så skylder man også sine modtagere at vise dem den respekt at holde et oplæg, der er relevant for dem. Der skal komme nogle klare pointer frem, som handler om det, de interesserer sig for.«

18 TROVÆRDIGHED: TAL GODT FOR DIG! Indlevelse i konteksten nødvendig Når vi forbereder os på noget, vi skal sige, er hele kunsten at forestille sig den situation, det skal virke i. Faren er altid, at man får skrevet et manuskript, der mere er udtryk for den situation, man selv sidder i, når man skriver, end den modtagerne er i, når de lytter til én. Det er helt elementært et spørgsmål om at forsøge at forestille sig, præcis hvordan modtagerne har det, når de skal lytte til dig. Hvordan er de fysiske rammer? Det lyder måske banalt, men det er slet ikke uvæsentligt at have overvejet de fysiske rammer for tilhørerne. Tænk på, hvor meget det betyder for dig selv, når du lytter til nogen. Ser du et tv-interview, kan telefonen ringe eller hunden gø, så din koncentration glipper, og lytter du til bilradio, kan trafikken styre dit nærvær. Sidder du til et formiddagsmøde efter den nødvendige portion kaffe, kan koncentrationen ofte være i top, mens et sent eftermiddagsmøde stiller store krav til formidlerne, hvis man skal have fat på det hele som tilhører. Fysiske rammer Sted Sidder modtageren i sin egen stue, i en foredragssal eller ved et mødebord på arbejdspladsen? Stedet har stor betydning for koncentrationsevnen og motivationen. Tidspunkt Hvordan er timingen af dit oplæg? Tænk over, hvordan dine modtagere har det på det tidspunkt, hvor du skal tale. Er du den sidste i rækken af oplægsholdere, så det kræver en ekstra indsats at fastholde folks interesse efter en lang dag? Er du den første taler, så du skal sørge for at få slået de grundlæggende pointer fast? Eller er du på lige efter frokost, hvor så meget blod er løbet fra hovedet til maven, at tilhørerne skal aktiveres for ikke at blive døsige, fx med direkte spørgsmål til salen? Ro Risikerer du at blive afbrudt undervejs? Kan du regne med ro, eller ønsker du afbrydelser undervejs for at skabe dialog? Overvej dine ønsker og mulighederne i situationen.

19 INDLEVELSE I KONTEKSTEN NØDVENDIG»Når jeg skal formidle noget mundtligt, overvejer jeg, hvordan situationen vil være kommer der ti mennesker eller 200 og hører på mig? Det gør en kæmpe forskel. Er der kun ti mennesker i salen, skal mit oplæg lægge mere op til samtale, fordi stemningen er mere intim. Det kan ikke lade sig gøre, når der er 200. Så må man som formidler prøve at knytte kontakten på en anden måde, fx ved at huske at have øjenkontakt med tilhørerne og være lydhør over for spørgsmål fra salen. I tilrettelæggelsen af, hvordan man vil præsentere tingene for modtagerne, skal man sørge for at være åben over for spørgsmål. Jeg kan godt lide at blive afbrudt, det viser deres interesse og giver mig et realitetstjek jeg får viden om, hvordan folk tænker ved at høre spørgsmål.«tempo Er du tvunget til et bestemt tempo pga. mediet? Et interview til tv kræver eksempelvis en hel anden slags knaphed i udtrykket end et mødeoplæg. Overvej, hvad konteksten dikterer, og hvis du selv kan styre det, hvad du egentlig ønsker.»når du ikke lige netop taler til en flok intellektuelle, skal du lade være med at tale, som om du gjorde det. Når man er på tv, skal man være parat til at tilrettelægge formidlingen til den brede målgruppe. Nogle kalder nedladende den holdning for at tale til»børge i hovedgaden«. Jeg kalder det klar formidling. Man skal regne med, at folk ikke sidder med spidsede ører hele tiden, derfor kan man ikke komme igennem med et meget kompliceret sprog. Når man taler i tv, har man måske endda kun 30-40% af opmærksomheden, resten er fordelt på alt det andet i dagligstuen. Det gælder om at have nogle korte, velunderbyggede præmisser og en enkel konklusion. Forfatteren Stefan Zweig har sagt, at han aldrig er lykkeligere, end når han kan skære 300 ord ud af et afsnit på 600 ord så er det kun essensen tilbage.«begrænsninger og muligheder ved rammerne i øvrigt Overvej, om den specielle kontekst, du skal tale i, stiller særlige krav til din formidling. Skal dine tilhørere fx stå op, skal du overveje nøje, hvor længe du vil byde dem det osv.

20 TROVÆRDIGHED: TAL GODT FOR DIG!»Jeg tænker over, hvordan jeg kan illustrere budskabet hvad er det for nogle billeder eller punkter, jeg ledsager det talte budskab med. Hvor levende ønsker jeg at tale og hvor langt? Da jeg var ung, sagde man, at ingen kan koncentrere sig i mere end 45 minutter. Ikke desto mindre ser man jo det ene møde efter det andet, hvor nogle taler i 2 timer (selvom alle ved, at ingen kan koncentrere sig så længe). Man kan i længere oplæg i hvert fald altid sørge for, at det er mere dialog end enetaler. Det bliver mere interessant for både mig og medarbejderne, hvis vi har en slags dialog, så det gør jeg altid noget for at etablere.«psykiske rammer De psykiske rammer for formidlingen er heller ikke uvæsentlige. De har stor betydning for opfattelsen af dit budskab. Er målgruppen stor, kan den slags overvejelser ikke blive særlig specifikke. Det kan være svært at vide, hvordan den enkelte har det, og hvilke barrierer det kan give for forståelsen, men man bør altid forholde sig til det, så grundigt situationen nu tillader det og i det mindste helt overordnet. De følgende parametre kan hjælpe til at indkredse nogle af de centrale elementer: Motivation Er modtageren motiveret på forhånd? Overvej nøje, om du skal gøre noget ekstraordinært for at fange folk ind, eller om du kan regne med stor motivation på forhånd, så du blot skal varme lidt op. Indstilling Er det frivilligt, at tilhørerne er til stede, eller er det noget, de er tvunget til? Overvej, om det har nogle konsekvenser for indstillingen til det, du siger og hvad du kan gøre for at kompensere for evt. skepsis. Stemning Ved du evt. noget om modtagernes følelser i situationen, og kræver det særlige hensyn?