APV handlingsplan for AU IT

Transkript

1 Ntat: APV handlingsplan fr AU IT Udarbejdet af APV følgegruppen, behandlet på fællesmøde ml. AMU g LSU sept Baggrund Umiddelbart efter ffentliggørelsen af den psykiske APV fr Aarhus Universitet i slutningen af februar måned samlede vi det lkale samarbejdsudvalg (LSU) g det lkale arbejdsmiljøudvalg (AMU) til en APVwrkshp, sm førte frem til t ting: Igangsættelse af prces med lkale drøftelser af indhldet af APV en samt etablering af en følgegruppe i AU IT. Følgegruppen udarbejdede en vejledning til brug fr disse lkale drøftelser g udarbejdelse af handlingsplaner Igennem marts g april måned har APV en været behandlet i AU IT s i alt 15 afdelinger, sm hver især har indsendt frslag til handlingsplan fr AU IT. Disse frslag er samlet blevet behandlet i følgegruppen, g vi har valgt at strukturere en fælles handlingsplan i tre grupper: Aktiviteter, der fremmer trivsel g samarbejde i det enkelte team / afdeling. Disse aftales g følges p lkalt. Frslag, der vedrører hele AU Administratin eller er fælles fr AU. Disse fremsendes til videre behandling i Administratinens arbejdsmiljøudvalg, AAMU. Temaer, sm er fælles fr AU IT, g sm vi ønsker at lave en knkret handlings- g pfølgningsplan fr. Hvad angår de lkale initiativer kan der være tale m fx aktiviteter, der fremmer det sciale liv i afdelingen (fælles frkstspisning, fredagsrundstykker m.v.) eller m aftaler m velfrberedte møder med dagsrdner g referater eller arrangementer med fagligt indhld. De emner fra APV en sm er fremhævet sm frhld, der skal håndteres fælles på AU udenfr AU IT handler m: Hvad betyder det, når den kmmende rektr taler m justeringer af principperne i den faglige udviklingsprces. Det har givet en vis utryghed. Kritik af de fysiske rammer. Det pleves sm en barriere fr frbedring af samarbejdet internt i AU IT, at afdelingerne sidder så spredt, sm det er tilfældet (4 frskellige lkatiner på Katrinebjerg). Der er kritik af, at vi på grund af lønplitik ikke har kunnet rekruttere g fasthlde de bedste medarbejdere til ngle af de pslåede stillinger. En stærk pfrdring til at frbedre mgangstnen mellem brugerne g it-medarbejderne. Flere plever tnen fra flere brugere sm hård g ikke respektfuld. Frventningspres fra brugerne m, at IT altid har åbent g bare kan kntaktes. Side 1 af 6

2 Temaer fælles fr AU IT Følgegruppen har ud fra en gennemgang af alle de indsendte bidrag til handlingsplaner udledt seks temaer, sm adresserer de hyppigst mtalte prblemer g udfrdringer a) Behv fr frventningsafstemning mellem leder g medarbejder, herunder behv fr mål fr den enkelte, der pleves relevante i det daglige arbejde. b) Utilfredshed med manglende beslutninger, der gives udtryk fr, at man plever beslutningsprcessen sm unødigt kmpliceret, g at nye parter blander sig. c) Behv fr hjælp til den enkelte, når pririteringer af pgaverne må ændres d) Behv fr tydeliggørelse af de rammer, vi arbejder under i AU IT, herunder især pgaveverdragelse / specialisering samt prjektmdel. Der gives udtryk fr en vis verspecialisering, g prjektmdellen kritiseres fr at være tung g bureaukratisk e) Ønske m frbedring af kmmunikatinen internt i AU IT g ud md resten af AU. f) Kritik af manglende sammenhæng imellem afdelinger g teams internt i AU IT. Der gives udtryk fr, at der pbygges siler i stedet fr at tænke sammenhængende løsninger til gavn fr brugerne. Følgegruppen har ønsket at pstille et begrænset antal meget knkrete handlinger fr hvert af disse temaer. Der er udarbejdet i alt 20 handlingspunkter med let frståelige målepunkter, så det fx ved årsskiftet 2013/2014 kan bedømmes, m handlingen har fundet sted. Når vi på den måde måler på ngle meget knkrete, faktuelle frhld / indikatrer medfører det, at vi ikke i pfølgningen kan afgøre, m samarbejde, kmmunikatin g trivsel er frbedret, men alene m de knkrete tiltag er gennemført. Det er naturligvis frventningen, at de knkrete tiltag vil føre AU IT i retning af de ønskede mål en effekt, vi sandsynligvis vil få at se ved næste APV måling, men frhåbentlig gså kan knstatere i det daglige samarbejde. Trivsel skal mærkes, ikke (kun) måles. Nedenfr er pstillet frslagene til knkrete handlinger. Fr hvert af dem er anført den frventede effekt g den måde, vi vil måle gennemførelsen af handlingen på. Det er ligeledes anført, hvilken del af ledelsen i AU IT, der har ansvaret fr at igangsætte aktiviteten, ligesm vi har frsøgt med udgangspunkt i Omdellen, hvilke aktører, der frventes aktivt at bidrag til punktet (Individ Gruppe Ledelse Organisatin). I klnnen Ansvar anføres hvilken leder, der har initiativpligten. Hvis der står betyder det medlemmerne af Stre Leder Gruppe. Side 2 af 6

3 Samlet APV handlingsplan fr AU IT fælles temaer TEMA A: Behv fr frventningsafstemning mellem leder g medarbejder, herunder behv fr mål fr den enkelte, der pleves relevante i det daglige arbejde. Id Handling Frventet effekt Måles ved Ansvar Aktører A1 Nærmeste leder tilbyder sparringsmøde hver uge til medarbejdere, der måtte ønske det Hjælp til at priritere g nedbringe arbejdsbelastning. Nærværende ledelse Ved årsskiftet måles, hvr str en % -del af medarbejderne der har haft møder med deres nærmeste leder A2 Frmulere g kmmunikere knkrete mål fr AU IT fr periden Synlige g relevante mål fr den enkelte, hvad frventes af mig g giver det mening Tjekke m målfrmulering findes på ShareIT. Om der er afhldt min. 1 møde i hver afdeling i 2013 m målene g m der afhldes tilsvarende i 2014 A3 LSU frmulerer en mailkultur fr AU IT Hjælp til at hlde fri, når man har fri / håndtere det grænseløse arbejde. Afstemte frventninger til, hvrnår man læser mail, aftaler m brug af cc. Ved årsskiftet tjekkes, m dkumentet findes på ShareIT, g det drøftes på LSU, m det virker i praksis med respekt fr, at vi arbejder frskelligt FB TEMA B: Utilfredshed med manglende beslutninger Id Handling Frventet effekt Måles ved Ansvar Aktører B1 Uddybende beslutningsreferater fra møder lægges på ShareIT Transparens mkring AU IT beslutninger Ved årsskiftet tjekkes, m der findes referater fra alle afhldte -møder g dagsrdner fr 12:12 seminarer i FB L B2 Vicedirektøren gennemfører tema-turné møder mkring beslutningslandskabet vedrørende it-emner g muligheder fr frenkling heraf Synliggørelse af beslutningsveje g -aktører i rganisatinen Ved årsskiftet tjekkes, m FB har gennemført turné-møder i alle afdelinger inden årsskiftet g m emnet har været et punkt på Learn Away Mndays Side 3 af 6

4 TEMA C: Behv fr hjælp til priritering ved akut pståede prblemer Id Handling Frventet effekt Måles ved Ansvar Aktører C1 Synliggøre en samlet liste ver pririterede prjekter, både Tp12, stjerneprjekter g driftsprjekter Hjælp til daglig priritering mellem medarbejder g nærmeste leder Ved årsskiftet tjekkes det, m der er udarbejdet en samlet priritering fr AU IT ver igangværende prjekter HØ GL C2 Tilbud m førstehjælp til priritering via. Inklusive navn på backupleder / supprtkrdinatr, hvis nærmeste leder ikke er til stede Hurtig hjælp i situatinen til den enkelte medarbejder, der er kmmet i et pgavedilemma Fremdrift måles ikke. Indsatsen er verlappende med daglig ledelse g delvist dækket af pkt. A1 TEMA D Behv fr tydeliggørelse af de rammer, vi arbejder under i AU IT, især pgaveverdragelse / specialisering g prjektmdel Id Handling Frventet effekt Måles ved Ansvar Aktører D1 Opgaveverdragelse: Genvervejes, m pgaver der hænger reelt skal verdrages g gennemføre, dem der skal verdrages Ingen pgaver slippes, før en anden har accepteret at tage ver. Vi accepterer undtagelser, der bekræfter reglen m, hvr i rganisatinen pgaven Antallet af ikke-planlagte AU IT interne pgaveverdragelser på Sharepint skal være < 10 ved årsskiftet. SC / D2 Prjektmdellen tydeliggøres især, at der findes en light mdel til mindre prjekter. hører til Gøre p med myte m, at vi skyder gråspurve med kanner Skabelner g vejledninger til især små prjekter findes på ShareIT ved årsskiftet g er behandlet på ét afdelingsmøde i alle afd. HØ D3 Prteføljechef turnerer i drift, udvikling g supprt mkring realistisk ressurceallkering g det både at arbejde i drift g i prjekter Sikre, at ressurcer aftalt til prjektarbejde rent faktisk kan leveres g at knflikter løses mellem prjektleder g linjeleder Ressurceallkering til SMS-prjektet sikrer, at piltfase på HE-supprt igangsættes sm planlagt (ktber 2013) HØ / SC / MRA TEMA E: Ønske m frbedring af kmmunikatinen internt i AU IT g ud md resten af AU Id Handling Frventet effekt Måles ved Ansvar Aktører E1 Flemmings blg pdateres månedsvis g gøres tilgængelig på ShareIT Overrdnede ledelsestemaer frmidles til hele AU IT. Ved årsskiftet tjekkes det, m der er lavet mindst 1 indlæg pr. arbejdsmåned FB Side 4 af 6

5 E2 AU IT prtal. ShareIT flyttes fra Sharepint til hjemmesiden g mderniseres Nyheder, infrmatiner g retningslinjer m arbejdet i AU IT synliggøres fr alle MHB måler antal besøg på siden månedsvis frem til årsskiftet E3 AU IT s interne diskussins-klima frbedres, rum fr frskellige fagligheder g frskellige persnligheder, men i en kllegial mgangstne. Respektfuld kmmunikatin ml. klleger Nærmeste leder følger p individuelt g evt. med grupper. Leder er aktiv ift indgreb md uacceptabel tne, men fkus på, at alle har et ansvar fr samarbejdskulturen. Der ønskes hurtige g knsekvente indgreb. E4 Brugerne af AU IT s ydelser skal pleve, at infrmatin er - Lettilgængelig - Ajurført Frventningsafstemning med de faglige miljøer Simple vejledninger til brug af trådløst net / Eduram findes på studenterprtaler HEU / SCG TEMA F: Kritik af manglende sammenhæng imellem afdelinger g teams internt i AU IT. Id Handling Frventet effekt Måles ved Ansvar Aktører F1 Supprternes mulighed fr at udføre applikatinsdriftspgaver til gavn fr brugerne skal frbedres indenfr Større brugertilfredshed frdi supprten kan lave first time fix Dispatchere i Generelle Applikatiner, Klient g Netværk ptæller antal sager i Bifrst indenfr de 5 emner pr måned igennem - Brugeradministratin Større medarbejdertilfredshed i supprten 2013, hvis det praktisk er muligt. - Mail g kalender - Print Driftsafdelinger aflastes Tallet skal alt andet lige være faldende - Filservere - Netværkspatchning F2 Teamledere g evt. medarbejdere fra driftsteams g supprtteams arrangerer gensidige besøg. Fjerne sildannelser mellem drift g supprt At dem, der ønsker besøg før jul reelt har fået en mødeaftale i kalenderen. GL F3 Prcessen fr bestilling af ny server beskrives g nedbrydes i delleverancer fra driftsteamene. Kmmunikeres til supprt Styrke sammenhængende pgaveløsning imellem relevante driftsteam Beskrivelse af delaktiviteterne i serverbestilling findes på ShareIT SC GL Side 5 af 6

6 F4 Eksempler på bredt it-arkitektursamarbejde frmidles internt i AU IT Anerkendelse af nødvendigheden af arkitekturarbejde igennem hele AU IT Teknlgiarkitekturarbejdet udbredes g rganiseres i driftsafdelingen Gde eksempler på samarbejdet fremlægges på Learn Away Mndays SC / KST F5 Knkretisering af frventninger til faggruppernes arbejde Frbedret kmmunikatin g samarbejde imellem primært drift g supprt Ved årsskiftet måles det, m Windwsfaggruppen har frmuleret en arbejdsplan g aftalt ressurcefrbrug, arbejdsfrm g beslutningskmpetence SUAL / F6 Ét årligt scialt g fagligt arrangement fr hele AU IT Frbedret kendskab til kllegerne g plevelse af en fælles AU IT-rganisatin Ved smmer 2014 tjekkes det, m der har været afhldt et AU IT arrangement O Side 6 af 6