Introduktion til Excel

Transkript

1 Introduktion til Excel af Andreas Vig Logermann for CA A-kasse

2 Dagsorden Introduktion (af mig og af Excel) Formler og funktioner Hverdagens funktioner Indbyggede analyser Diagrammer Databehandling Sortering, filtrering og validering Datakilder Pivot Grafisk fremvisning (Pivotdiagramer) Præsentation af regnearket Betingede formateringer Sideopsætning (til print osv.) Kommentering og beskyttelse af arket Effektivisering af workflow Kort om makroer Tilpasning af arbejdsmiljøet Løbende opgaver + gennemgang Eventuelt, hvis tid Målsøgning

3 Introduktion Andreas Vig Logermann Medlem af Analysegruppen, AU it Læser økonomi på Aarhus Universitet Kontakt:

4 Introduktion En stor tabel opbygget af kolonner (A, B, C) og rækker (1, 2, 3) til celler (A1, B2, C3) Celle B3 valgt Formellinje

5 Referencer Excel bruger enten relative eller absolutte referencer Relative referencer bruges, hvis man vil bruge tal fra celler, som har en placering relativt til resultatcellen =A1 er en relativ reference, og vil rykke med, hvis man kopierer formlen Her: 4 op og 1 til venstre

6 Referencer Absolutte referencer bruges, hvis man vil bruge tal fra den samme celle, uanset hvor resultatcellen er placeret =$A$1 er en absolut reference, og vil altid vise tilbage til A1 =A$1 vil altid referere til række 1, men kolonnen vil rykke med =$A1 vil altid referere til kolonne A, men række vil rykke med

7 Formler og funktioner Formler indtastes enten direkte i cellerne eller i formellinjen: Kan indeholde matematiske udtryk eller indbyggede funktioner. F.eks. SUM Funktioner tager imod input, udfører en bestemt handling, og giver output i samme celle. fx giver en oversigt over funktioner

8 Overblik over data Excel fører hele tiden protokol med gænges størrelser. Gennemsnit, sum og antal bliver konstant udregnet i nederste højre hjørne: Brug det, til at holde styr på dine data!!!

9 Formler og funktioner Funktionerne er alle beskrevet med inputtype samt handling Opdelt i kategorier,

10 Hverdagens funktioner SUM(tal1;tal2; ) Sumprodukt(tabel1;tabel2; ) AFRUND(tal; decimaler) TÆL(tabel)/TÆL.HVIS(tabel; betingelse) Tæller antal celler i en tabel (hvis betingelse opfyldt) SLUMP()/SLUMPMELLEM(mindst; størst) Genererer et tilfældigt tal mellem 0 og 1 (eller selvvalgt interval) HVIS(test; hvissand; hvisfalsk) Laver sand/falsk-check, udfører tilsvarende handling. Bruger ofte OG()/ELLER()

11 Oversættelser Dansk HVIS SLUMP (SLUMPMELLEM) GENNEMSNIT TÆL (TÆLHVIS) MAKS/MIN STDAFV LOPSLAG VOPSLAG AFRUND KVROD Engelsk IF RAND (RANDBETWEEN) AVERAGE COUNT (COUNTIF) MAX/MIN STD.DEV VLOOKUP HVLOOKUP ROUND SQRT

12 Indbyggede analyser Tilføjelsesprogram: Filer -> Indstillinger -> Tilføjelsesprogrammer > Excel -> Analysis ToolPak -> OK Findes under Data-fane -> Dataanalyse Indeholder forskellige forud installerede outputs: Deskriptiver Z-tests ANOVA (Variansanalyse, både ensidet/tosidet) Korrelation Osv.

13 Indbyggede analyser, deskriptiver

14 Indbyggede analyser, ANOVA

15 Diagrammer Diagrammer kan indsættes ved hjælp af fanen Indsæt > Diagrammer: Herefter vælges den diagramtype, som bedst repræsenterer dataene (kan ændres senere, hvis nødvendigt) Det kan være en fordel, at markere dataområdet først

16 Diagrammer Når diagrammet er lavet, kan man via fanerne design, layout, formater ændre stort set alle aspekter Design bruges til at ændre dataene brugt i diagrammet. Bl.a.:

17 Diagrammer Layout bruges til at ændre udseende på diagrammet Bl.a. aksetitler, serieforklaring, gitterlinjer osv. Formater bruges til standardredigering af objekter (som man kender det fra Word) Diagrammernes styrke ligger i de mange layoutmuligheder. Udforsk selv!

18 Opgaver Tjekliste Opgave 1 Tæl og slump: deltagere Opgave 2 - HVIS-sætninger: 7795,8 kr. Stk. 2: 6876,24 kr. Opgave 4 ANOVA: Signifikant forskel, p-værdi 0,00

19 Databehandling og sortering Databehandling er oftest nemmest, hvis man laver datatabeller: Indsæt -> Tabel -> Vælg tabel Formler påføres alle rækker Sortering indikeres ved Sortering kan ske ved: A-Z, 1-10, ældst-nyest osv. Sorteringslister (dage el.lign.)

20 Databehandling, filtrering Filtrer indikeres ved Filtrering kan ske ved: Betingelser Manuel udvælgelse Der kan filtreres på mere end én variabel

21 Databehandling, validering Validering påføres valgt celler Drop down-liste laves ved at have en tabel med mulige værdier som kilde Fejlmeddelelser kan bruges til at fortælle, at man har indtastet en ulovlig værdi

22 Databehandling, gruppering Rækker og kolonner kan grupperes, så de nemt kan skjules eller vises Forskel mellem filtrering (data indgår stadig i beregninger)

23 Databehandling, pivottabel Pivottabeller bruges til at opsummere data Skaber overblik over kategorier Der kan graves ned i detaljerne Der kan laves automatiske grafer over tabellerne Indsæt -> Pivottabel -> Vælg data og outputlokation

24 Databehandling, pivottabel Antal af Efternavn Kolonnenavne Rækkenavne Bogholder Forsker Leder Sekretær Sælger Hovedtotal Bogholderi K M Direktion K 2 2 M Marketing K M Udvikling K M Hovedtotal

25 Databehandling, pivotgraf Bogholderi K Bogholderi M Direktion K Direktion M Marketing K Marketing M Udvikling K Udvikling M

26 Databehandling, kilder Mulighed for at forbinde til mange forskellige datakilder: Tabeller på internettet SQL-servere Access-databaser SharePoints osv.

27 Opgaver Tjekliste Opgave 7: Nederste række (hovedtotal) Hovedtotal 723, , ,39 206,

28 Præsentation, betinget formatering Formaterer (farver, understreger osv.) celler på baggrund af indhold: Fremhæv enkelte celler f.eks. større end gennemsnittet, lig med 4 el.lign. Fremhæv top/bund i serier f.eks. Top 10 største værdier, mindste 10 % el.lign. Lav farveskalaer f.eks. Fra rød over gul til grøn Der kan påføres mere end én regel til hver celle

29 Præsentation, sideopsætning Foregår fra fanen Sidelayout (alt. Filer -> Udskrivning -> Sideopsætning) Overblik over sideskift -> Vis sideskift Bedre forståelse af formler ved navngivning af celler/områder Fanen Formler -> Navnestyring

30 Kommentering Bruges ofte til uddybende forklaringer på formler eller resultater. Kan f.eks. også indeholde information om inputdata osv. Fordelagtigt, hvis flere skal bruge projektmappen eller hvis man skal bruge den gentagende gange (og er glemsom etc.) Kan tilføjes ved højre klik Alternativt fanen Gennemse -> Ny kommentar Højre klik igen for at vise/skjule kommentaren

31 Beskyttelse af ark Arket kan beskyttes, så det kun er muligt at redigere, vælge osv. specifikke celler: F.eks. hvis der er risiko for at formlen ændres Gøres ved at vælge Formater i fanen Startside -> Lås celle Derefter fanen Gennemse -> Beskyt ark Indtast evt. en adgangskode

32 Effektivisering, makroer Lav genvejstaster/knapper til gentagede processer f.eks. Samme formatering, formler el.lign. Kræver Fanen Udvikler (Filer -> Indstillinger -> Tilpas båndet -> Udvikler) Indspil makro Optager alle klik, indtastninger osv. Husk at stoppe optagelsen igen

33 Effektivisering, tilpasning af knapper Brugertilpassede menuer kan tilføjes ved fanen Filer -> Indstillinger -> Tilpas båndet: Undermenuer eller hele faner Alle kommandoer + makroer kan anvendes Brug evt. Værktøjslinjen Hurtig adgang ved meget brugte kommandoer: Hurtig adgang Brugerdefineret menu Brugerdefineret fane

34 Spørgsmål Hvis dit spørgsmål ikke er blevet afklaret her, er du velkommen til at kontakte os på: au.dk/it (hvor denne præsentation også ligger)

35 Målsøgning Bruges til at se cause / effect på én variabel Findes ved fanen data -> What if -> Målsøgning Finder antal enheder, der giver en omsætning på 1000 Kan udvides med problemløser (ikke en del af kurset) til flere variable + evt. bibetingelser

36 Opgaver Tjekliste Ekstraopgave: betinget formatering: GNST. = 0,466 Ekstraopgave: Målsøgning: Rente = 6%

37 This presentation is made by Analytics Group ANALYTICS GROUP ADVANCED MULTIMEDIA GROUP Analytics Group, a division comprised of student instructors under AU IT, primarily offers support to researchers and employees. Our field of competence is varied and covers questionnaire surveys, analyses and processing of collected data etc. AG also offers teaching assistance in a number of analytical resources such as SAS, SPSS and Excel by hosting courses organised by our student assistants. These courses are often an integrated part of the students learning process regarding their specific academic area which ensures the coherence between these courses and the students actual educational requirements. In this respect, AG represents the main support division in matters of analytical software. Advanced Multimedia Group is a division under AU IT supported by student instructors. Our primary objective is to convey knowledge to relevant user groups through manuals, courses and workshops. Our course activities are mainly focused on MS Office, Adobe CS and CMS. Furthermore we engage in e-learning activities and auditive and visual communication of lectures and classes. AMG handles video assignments based on the recording, editing and distribution of lectures and we carry out a varied range of ad hoc assignments requested by employees. In addition, AMG offers solutions regarding web development and we support students and employees daily use of typo3.