Organisationsbestyrelsens skriftlige beretning 2007 / 2008.

Transkript

1 BOLIGFORENINGEN FJORDBLINK Organisationsbestyrelsens skriftlige beretning 2007 / Ordinær generalforsamling tirsdag den 6. maj 2008 kl

2 Boligforeningen Fjordblink har ca medlemmer. I 2007 havde Boligforeningen Fjordblink en tilgang på 896 medlemmer. Tilgangen er en fordobling i forhold til de senere år og skyldes i høj grad vores hjemmeside. Boligforeningen Fjordblinks Organisationsbestyrelse (OB), har i 2007/2008 afholdt 12 bestyrelsesmøder. Hovedpunkterne på OB s møder har været: 1) Konstituering og godkendelse af OB`s forretningsorden. 2) Organisationsbestyrelsen: OB-konference. Konferencen med afdelingsbestyrelserne. Ekstraordinær generalforsamling. 3) Administrationen Udlejningsregler og boliggarantibeviser. Personaleforhold. Hjemmeside og informationer. 4) Afdelingerne: To afdelinger uden bestyrelser. Renoveringer og byggeskader. Aalborg Øst integration og beskæftigelse. Tilskud fra dispositionsfonden. Trækningsretten. Sammenlægning af afdelinger. 5) Administrationsfællesskab og fælles opnotering. 6) Samarbejdet med boligorganisationer i Aalborg Kommune. 7) Samarbejdet med Aalborg Kommune. 8) Afsluttende bemærkninger. Ad 1) Konstituering og godkendelse af OBs forretningsorden I henhold til OBs forretningsorden træder den nye bestyrelse sammen senest to uger efter generalforsamlingen og konstituerer sig. Den nye bestyrelse vedtager en forretningsorden, vælger næstformand og nedsætter udvalg. OB har i perioden haft to faste udvalg: Et byggeudvalg og et personaleudvalg. OB besluttede at nedsætte yderligere to udvalg: En brugergruppe på hjemmesiden og et udvalg, der skulle arbejde med forslag til administrationsfællesskab og fælles opnotering. OB udpeger medlemmer til repræsentantskabet for Aalborg Kommunes udlejning af kollegier og ungdomsboliger AKU-A og til ANTVs repræsentantskab. 1

3 Ad 2) Organisationsbestyrelsen: OB-konference OB har i år brugt 1½ døgn udenfor bygningen, hvor vi har taget fat på og dykket grundigt ned i særlige emner. I år drejede det sig om administrationsfællesskab og fælles opnotering. Konferencen med afdelingsbestyrelserne Konferencen har to formål; dels at sætte fokus på bestemte emner, dels at forstærke samarbejdet mellem og kendskabet til hinanden i afdelingerne. De fleste afdelinger deltager i disse konferencer. Konferencen beskæftigede sig i år med administrationsfællesskab og ved konferencens afslutning blev der tilkendegivet stor tilslutning til, at der blev arbejdet videre hen imod et administrationsfællesskab. Den ekstraordinære generalforsamling 4 OB medlemmer udtrådte af bestyrelsen i perioden. En medarbejderrepræsentant fik arbejde i en anden boligforening. Et bestyrelsesmedlem fik bolig i en anden forening. Yderligere to medlemmer valgte af andre årsager at udtræde af bestyrelsen. På OB-mødet januar 2008 kunne OB konstatere, at bestyrelsen ikke længere var fuldtallig. 3) Administrationen: Udlejning 2007 Administrationen behandlede: 364 flyttesager. For 5 år siden var tallet 256. Der var en udsættelse på grund af overtrædelse af husorden. Ca. 20 udsættelser på grund af huslejerestancer Boligforeningen havde to sager i Beboerklagenævnet. Dispositionsfonden skal dække huslejetab ved manglende udlejning; i år er udgiften kr.: ,- Udlejningsregler og boliggarantibeviser Sidste år vedtog generalforsamling et forslag om, at Fjordblink skulle ansøge Aalborg kommune om dispensation for dele af udlejningsreglerne. Det vedtagne forslag går ud på, at bor man i Fjordblink i mindst et år, skal lejeren kunne leje en ny bolig med et rum mere end det, man er berettiget til. Fjordblink har fået dispensation på den måde, at de nye regler må bruges i op til 65% af en afdelings boliger. Aftalen skal tages op til vurdering efter 4 år. Siden 1. april 2007 har der været mulighed for at udstede et såkaldt boliggarantibevis. Det betyder, at folk der fraflytter, mod betaling kan bevare en ret til inden for tre år at få fortrinsret på oprykningsventelisten. OB har besluttet, at et boliggarantibevis koster 500,00 kr. Benyttes garantibeviset ikke inden for tre år, bortfalder rettighederne. Administrationspersonalet I 2007 blev Fjordblink hårdt ramt af sygdom og 4 opsigelser. Erfaring og viden forsvandt med opsigelserne, og administrationen måtte ændre fordelingen af arbejdsopgaverne. Enkelte af opgaverne er blevet løst med hjælp fra revisor. 2

4 Udviklingen i sidste halvdel af 2007 viste, at administrationen er utrolig sårbar. Året har vist, at det er vigtigt, at Fjordblink fremtidssikres. OB mener, at den fremtidssikring bedst sker i samarbejde med andre boligorganisationer. Ejendomsfunktionærerne 2 ejendomsfunktionærer afsluttede uddannelsen som ejendomsserviceassistent. Målet med uddannelse for vore ejendomsfunktionærer er at nedbringe udgiften til håndværkere. Fjordblinks målsætning er fortsat at uddanne ejendomsfunktionærer. Hjemmesiden Hjemmesiden er meget besøgt, og der arbejdes til stadighed på at forbedre hjemmesiden. Nyhedsbrevet vil fremover blive lagt ud på hjemmesiden. IT Siden 2000 har vi diskuteret nyt IT, og nu går den ikke længere. Administrationen planlægger at starte overgange til nyt it i løbet af Det er OB s hensigt, at det nye IT skal kunne benyttes af såvel ejendomsfunktionærer som afdelingsbestyrelser. Forsikringer Pr. 1. april 2008 har vi fået en ny forsikringsaftale med forsikringsselskabet AIG. Ad 4) Afdelingerne: To afdelinger uden bestyrelse Fjordblink s afdeling 6 og afdeling 10 er uden bestyrelse. Renoveringer og byggeskader. Afdeling 3 renovering af toiletter, mangler godkendelse af et afdelingsmøde. Afdeling 4 nyt tag nu. Vinduer, fuger og badeværelser er udskudt. Afdeling 6 nyt tag, nye vinduer og renovering af fuger. Afdeling 8 altaner. Afdeling 9 tagetage renovering, mangler godkendelse af et afdelingsmøde. Afdeling 14 det overvejes at få lavet en tilbundsgående rapport om afdelingens bygningsmæssige problemer. Afdeling 15 gennemgribende renovering af afdelingen, er til behandling i Landsbyggefonden. Afdeling 16 gennemgribende renovering af afdelingen, er til behandling i Landsbyggefonden. Afdeling 17 nye maskiner i vaskeri. Afdeling 18 køkkenrenovering. Tilskud fra dispositionsfonden Afdeling 14 er bevilliget tilskud på kr.: ,- til tab ved fraflytning. Afdeling 15 får fortsat tilskud til kvarterløftsprojekt. 3

5 Trækningsretten Afdeling 4 og afdeling 6 har fået tilsagn fra trækningsretten. Sammenlægning af afdelinger Afdelingsbestyrelserne i Vestbyen afholdte møde omkring sammenlægning. Der er ikke truffet nogen form for beslutninger endnu. Nye skilte Skilte i vore afdelinger var fra 1988 og har længe trængt til en fornyelse. OB har besluttet at sætte nye skilte op på samtlige afdelinger i forbindelse med foreningens 70 årsdag d. 8.april. Aalborg Øst integration og beskæftigelse Boligorganisationerne Himmerland, Vanggaarden, Lejerbo og Fjordblink har fortsat arbejdet med projektet Integration og beskæftigelse i Aalborg Øst. Projektet blev i særlig grad omtalt på sidste års generalforsamling. Der er i dag underskrevet en samarbejdsaftale mellem alle parter og Aalborg kommune. Ad 5) Administrationsfællesskab og fælles opnotering: Administrationsfællesskab drejer sig om fremtidssikring i form af driftssikkerhed. Bedre og mere service for de samme penge. Indførelse af tidssvarende IT både i administrationen og i afdelingerne. Bedre muligheder for personalet i form af uddannelse, specialisering og sikring mod sårbarhed ved sygdom, barsel og fratræden. Der blev ført forhandlinger til flere sider inden OB traf sin beslutning. Forslaget blev et administrativt fællesskab med Boligforeningen Vanggaarden og Boligselskabet Nordjylland. Den ekstraordinære generalforsamling den 25. februar 2008, gav OB mandat til fortsat at forhandle og fremlægge endeligt forslag på en generalforsamling. Fælles opnotering kan indgå som en del af administrationsfællesskabet. Fælles opnotering kan også laves som et selvstændigt fællesskab. I øjeblikket samarbejder Fjordblink med Vanggaarden, Limfjorden, Østparken og De fem boligorganisationer undersøger i øjeblikket de juridiske og økonomiske sider af fælles opnotering. Ad 7) Samarbejdet med boligorganisationer i Aalborg kommune: Aalborgbo Fjordblink deltog sammen med de fleste af kommunens øvrige boligorganisationer i boligmessen i Aalborg Kongres og Kulturcenter i oktober Kvartalsvise møder om fælles anliggender mellem boligorganisationerne. Den fælles hjemmeside Aalborgbo er forbedret, og det viste sig, at den blev flittigt brugt efter boligmessen. 4

6 I april 2008 er Teknik og Miljøforvaltningen initiativtager til en boligkonference for byrådets medlemmer, repræsentanter fra boligorganisationer og andre relevante parter. Andet Fjordblink har gennemført et enkelt fælles arrangement med Limfjorden, Østparken, Vanggaarden med emnerne demens og sociale viceværter på dagsordnen. I juni 2007 var de fire organisationer og Plusbolig sammen om et foredrag med roeren Arne Nielson Viljen til sejr Ad 7) Samarbejdet med Aalborg kommune: Samarbejdet med Aalborg kommune er forløbet godt. Ad 8) Afsluttende bemærkninger: Året har budt på mange overraskelser. Det er bestyrelsens holdning, at hele Fjordblink skal kigge fremad og samtidig være åbne og positive overfor de udfordringer, fremtiden vil bringe. 5

7 Organisationsbestyrelsen den 16. april Anton Kanstrup (formand) Tina C. Kristiansen Viola Ørbæk (næstformand) Ursula Jørgensen Susan Verner Inge Bek Bo Jensen Bodil Errboe Niels Jørgen Jacobsen Bent Christensen (medarbejderrepræsentant) René Petersen (medarbejderrepræsentant) 6