Referat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Kim (medarbejderrep.) og Iben (referent). Vibeke 0,5 time senere. Louise forsinket 0,75 time. Claus udeblevet. Tid 21. juni kl Sted Indkaldere Mødetype Forplejning Globalt Fokus, Rysensteensgade 3, 1564 København V Louise, Jeef og Erik Ordinært møde Frugt og aftensmad under mødet. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af møde 18. maj Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Bestyrelsen godkendte referatet med to bemærkninger: Runa foreslog en præcisering s. 5: Det var kassereren, der havde påpeget et muligt habilitetsproblem. Vibeke foreslog i samme afsnit at tilføje, at bestyrelsen/vibeke deltog i møde med Merkur. 2. Kort evaluering af generalforsamlingen Bilag 2.1. Referat fra generalforsamling Under generalforsamlingen blev der afholdt fem workshops om emnerne puljeafsøgning, privatsektorsamarbejde, resiliens og skrøbelighed, oplysning og verdensmål, som er strategiske fokusområder for CISU i Bestyrelsen bemærkede, at disse workshops havde skabt grobund for en rigtig god debat. Det blev foreslået, at workshop modellen evt. kan gentages på næste års generalforsamling man kan evt. inddrage medlemmerne i tilrettelæggelsen. Omvendt var der ikke meget bid i debatten i salen, hvilket var overraskende, da bestyrelsen har måttet gennemføre mange og ikke så populære beslutninger i det seneste år pga. besparelserne på Civilsamfundspuljen. Måske havde workshop- 1

2 arbejdet mættet debatlysten. Eller måske er debatten for svært tilgængelig, hvilket vi skal være opmærksomme på, den ikke bliver. Bestyrelsen hæftede sig endvidere ved, at der ikke var så mange deltagere som sidste år (især manglede diaspora- og programorganisationer). En årsag er, at datoen i flere tilfælde kan være sammenfaldende med medlemsorganisationernes egne generalforsamlinger. Men måske også fordi ikke alle organisationer prioriterer deltagelse hvert år, og der i 2015 havde været meget høj deltagelse nok også pga. jubilæumsarrangementet. Dog var det vigtigt at notere sig, at der havde været kampvalg til bestyrelsen, hvilket er et klart succeskriterium. 3. Organisatorisk og personalemæssig status Bilag 3.1. Indstilling om årlig status fra sekretariatet Erik skitserede den personalemæssige situation: Pr. 1/8 vil der være tre nyansættelser i CISU: en journalistpraktikant (bestyrelsen er tidligere er blevet orienteret herom), en forvaltningskonsulent (da Iben indtræder i Maikens funktioner med servicering af bestyrelsen og af foreningen i Maikens barselsperiode) samt en rådgiver. De tre stillinger udløber 31. januar Kim gjorde i denne forbindelse opmærksom på, at tillidsrepræsentanten er opmærksom på den nye situation, hvor 1/6 af personalet pr. 1/8 er på korttidskontrakter. Ansættelsen af en rådgiver i en tidsbegrænset stilling er delvist finansieret af en rådgivers fratrædelse, en anden rådgivers nedgang i tid og delvist af udviklingsmidlerne. Tanken er, at den nye rådgiver skal varetage rådgivning og kurser, hvilket vil frigøre nogle af de fastansatte rådgiveres tid til forankring af nyudviklende task force arbejde i efteråret. Resten af udviklingsmidlerne vil blive brugt på eksterne ressourcepersoner, der kan give input til arbejdet og forankringen heraf i de fem task forces samt på organisatorisk niveau. Det er de enkelte task forces, der definerer, hvordan de bruger de eksterne ressourcepersoner. Bestyrelsen i øvrigt meget velkomne til at give input til, hvem personerne kunne være. Bestyrelsen bifaldt ideen om brugen af eksterne ressourcepersoner og understregede vigtigheden af, at der var timer nok til arbejdet, så det kommer til at batte noget. Erik forklarede, at der afsættes ca kr., der fordeles på et flat rate beløb til alle involverede og derudover timeløn til ekstraopgaver, så vurderingen er, at der er afsat tilstrækkeligt med midler til arbejdet. Erik forklarede videre, at ledelsen har mere fokus på kompetenceudvikling blandt medarbejderne, hvilket de også gjorde meget ud af på netop afholdte personalese- 2

3 minar (ø-tur). Et bestyrelsesmedlem spurgte ind til medarbejdernes omstillingsparathed, hvortil Jeef svarede, at både på ø-turen og til MUS i foråret kom interessen i fortsat at udvikle/omstille sig klart til til udryk. Bestyrelsen bad om en status på ledelsesudviklingen til generalforsamlingen Ledelsesudviklingen vil blive genoptaget til efteråret, hvorefter en evaluering på koblet ledelse vil kunne foretages i forår eller sommer Bestyrelsen var interesseret i at vide, hvordan ledelsesteamet bliver komplementerende frem for symbiotisk. 4. Ledelsesudviklingssamtaler Bilag 4.1. Opsamling fra LUS Konklusioner fra fællesdelen af den ledelsesudviklingssamtale som formandskabet gennemførte foråret havde overordnet fokus på, hvordan den koblede ledelsen har sikret bedre og mere strategiske beslutninger samt håndteret nedskæringssituationen i efteråret 2015 og ny-orienteringsprocessen i foråret Formandskabet vil lave særskilt opsamling på samtalerne. 5. Politisk indsats vedr. udviklingsstrategi og finanslov 2017 Bilag 5.1. Skriftlig status på politisk indsats Bilag 5.2. Referat fra UPR Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Jeef illustrerede den parallelle proces med den udviklingspolitiske strategi og FL17. En del af bistanden vil blive brugt til asyl (25-33 %), 0,2 % af BNI skal gå til LDC (formentligt bilateralt), dertil en del til politiske flagskibe: usikkerhedsbue, privatsektor. Til resten får embedsværket store frihedsgrader. Det er sekretariatets vurdering, at vi har god kontakt til embedsværket og de udviklingspolitiske ordførere (hvilket skal vedligeholdes), mens vi har udfordringer mht. at nå ind til beslutningstagerne i finanslovsprocessen både embedsværk og de finanspolitiske ordførere. Sekretariatet vil fortsat arbejde på at søge opklaring af, hvad der står i FL17. Bestyrelsen drøftede, hvordan vores politiske kontakter herunder kontakter etableret på Folkemødet skal bruges. Erik understregede, det er vigtigt at vi er helt tydelige om, at vi ikke bruger skattekroner til politisk arbejde. Et bestyrelsesmedlem nævnte, at det også kunne være en styrke i at vise, at civilsamfundet står sammen med erhvervsorganisationer. 3

4 CISU vil udarbejde høringssvar til den udviklingspolitiske strategi før sommerferien, så det kan tjene til inspiration for medlemmernes egne høringssvar. Vores høringssvar vil fokusere på CS perspektivet i den nye strategi, da det er dette perspektiv der samler vore medlemmer. Jeef orienterede, at CIVICUS arbejder på at lave høringssvar til strategien med et internationalt CS-perspektiv. Deltagerne på årets folkemøde orienterer bestyrelsen om de væsentligste pointer fra Folkemødet. (Louise og Katja) Udsættes til næste møde pga. manglende tid Kort orientering fra Jeef om opfølgning på besøg af Danny, CIVICUS Udsættes til næste møde pga. manglende tid 6. Årets studietur Bilag 6.2. Sidste års retningslinjer for studietur Sekretariatet foreslår Bruxelles som rejsemål med fokus på EU-institutionerne og fundraising. Årsagerne er bl.a., at den nye udviklingspolitiske strategi lægger op til støtte gennem EU og vi skal afdække, hvilke fundingmuligheder, der er i EU. Desuden vil vi kunne hente viden om, hvad der sker i Usikkerhedsbuen, hvor Jeef oplyste at sekretariatet allerede havde taget indledende kontakt til dansker der arbejder med dette emne i EU.. Et bestyrelsesmedlem foreslog også, at vi kunne undersøge erhvervsvinklen. Erik nævnte, at vi kan få kontakter gennem CISUs kontaktperson i HMC, CIVICUS og Concord Europa. Bestyrelsen tiltrådte forslaget og udpegede Katja og Louise som arrangører. Sekretariatet afklarer med Peter, hvorvidt han ønsker at deltage i studieturen primo oktober efter sin barsel. 7. Retningslinjer for Civilsamfundspuljen Bilag 7.1. Procesplan Bilag 7.2. Nye retningslinjer Bestyrelsen i procesplanen Ansvarlig: Claus og Vibeke Bestyrelsen bakkede op om procesplanen. Erik nævnte, at de nye retningslinjer vil indeholde substantielle ændringer, og de derfor skal være offentliggjort senest ved årsskiftet, så ansøgere og partnere har dem i rimelig tid inden ansøgningsfristen d. 15. marts De strategiske diskussioner vil blive taget i september, og herefter vil drøftelserne blive mere konkrete. Retningslinjerne vil komme i høring i starten af oktober og vil blive forelagt bestyrelsen til godkendelse ultimo november. 4

5 8. Status fra repræsentanter, undergrupper og sekretariat Jeef fortalte om den erhvervs-partnerskabs-pulje, der blev lanceret af UM i weekenden. Puljen er på 41 mio. kr., der skal udmøntes i 5-6 partnerskaber til markedsadgangsprojekter (egetbidrag på 25 %). Det er tydeligt, at det er en pulje, der kommer de større virksomheder og større virksomheder og CSOer til gode pga. de høje minimumsgrænser og størrelsen på egenfinansieringen. Det netop hvad, CISU har problematiseret overfor ministeriet før lanceringen af puljen, men det er ikke slået igennem. Runa påpegede hertil, at i referatet til UPR-mødet havde den udviklingspolitiske direktør nævnt, at puljen også ville komme små- og mellemstore virksomheder til gode. (s. 7). Vi finder sammen med Vibeke ud af, om vi skal stille spørgsmålet igennem UPR, eller det skal stilles gennem en politiker. Jeef supplerede, at task force gruppen om privatsektorsamarbejde har afholdt et møde i med forskellige erhvervsråd i Midtjylland, som tydeligt udtrykte, at der er potentiale i et styrket samarbejde mellem de mellemstore virksomheder og de mellemstore civilsamfundsorganisationer. Jeef gjorde status på opfølgning på UM s review af CISU. Management response på reviewet er delt med HMC og det er aftalt, at sekretariatet giver en statusrapportering i forbindelse med Resultatrapportering 2015 og senere en endelig rapportering. Sekretariatet er allerede gået i gang og vil intensivere arbejdet efter sommerferien. CISU har endvidere anmodet HMC om at udskyde fristen for aflevering af Rulleplan og Resultatrapportering 2015 fra september til 15. oktober, så den kan nå at blive behandlet på bestyrelsesmødet i oktober, hvilket vil give den bedste proces. Iben orienterede om afgørelserne på aprilrunden for Civilsamfundspuljen (CSP) og Naboskabspuljen (PNB) - og konsekvenserne heraf. For så vidt angår CSP er der givet afslag til 15 støtteværdige ansøgninger for i alt 29 mio. kr. Otte af disse var genansøgninger af støtteværdige ansøgninger fra sidste runde. Det tyder på at konkurrencen mellem store projekter bliver stadig hårdere, da forbedrede ansøgninger vil presse scorerne opad. Afslagene er derfor ledsaget af en opfordring til (fortsat) at påvirke det politiske system, men også til at organisationer sammen med deres partnere overvejer det strategiske fokus for deres partnerskab samt mulighederne for at supplere med anden finansiering. Efter afgørelsen af septemberrunden (1. december) laver sekretariatet en analyse af det samlede budgetår, som vil føde ind til bestyrelsens videre drøftelser om dispositioner indenfor puljen. Vil blive drøftet på mødet fastsat til 30. november. Vi skal sikre at der er tid til at lave den nødvendige analyse, så bestyrelsen har bedst mulige grundlag for sine beslutninger. Formandskab og sekretariat vil hurtigt tage beslutning om det er nødvendigt at skyde bestyrelsesmødet til primo december. 5

6 Erik understregede, at vi bliver nødt til at holde en stærk loyalitet internt i systemet (bestyrelse, sekretariat, bevillingssystem), så vi bakker op om de beslutninger, der træffes i bevillingssystemet. Samt at bevillingssystemet arbejder ud fra det grundlag bestyrelsen har vedtaget. Erik gjorde endvidere opmærksom på, at CISUs budget i 2017 ser ud til at være på 110 mio. kr., da de 13 mio. kr. var en etårig besparelse. Mht. PNB var godkendelsesprocenten kun 30 %. Dvs. der har 3 mio. kr. i overskud i puljen, hvorfor sekretariatet har annonceret en ekstra ansøgningsfrist i puljen 1. november. Dette vil give tilstrækkelig tid til at kunne afholde både workshop for nye ansøgere til puljen samt afholde rådgivningsforløb. Bestyrelsen spurgte ind til CISUs rådgiveres kompetence i at rådgive i regionen. Dette mener sekretariatet vi honorerer ved at have udpeget to rådgivere med særlig fokus på regionen. Retningslinjerne er i øvrigt de samme som for CSP. Årsagen til den høje afslagsprocent skal måske snarere findes i, at sekretariatet kunne være endnu mere tydelig omkring bevillingssystemets fleksibilitet, især hvad angår projekter under kr. Derfor vil sekretariatet arbejde videre med bedømmelsesformaterne. Erik fortalte om den politiske proces vedr. udlodningsmidler. Han har udsendt bullets fra møde med ISOBRO. Sekretariatet vil til september stille forslag om, at vi melder os ind og involverer os, for at øge vores viden om indsamling og reglerne herfor. 10. Eventuelt - Verdenskort Udsættes til næste møde pga. manglende tid 6