Punkt: Initialer: MFV HB møde nr.:

Transkript

1 HB mødebilag side 1/ 1 Punkt: Initialer: MFV HB møde nr.: SÆT KRYDS X Orienteringsbilag Debat- og temabilag Beslutningsbilag Orienteringsbilag til HB om Carla efter det første år. Baggrund: I forbindelse med kredsenes indberetning for 2011 har vi planmæssigt ville tage nogle dybere spadestik ned i Carlas datagrundlag. Se om systemet fortæller os nyt om medlemmernes færden i FDF. Til det arbejde har vi hentet hjælp fra FDFer Jan Erik Krøyer, som bla. ifm. LL2011 tyggede sig gennem store dataog excelfiler. Vi modtog Jan Eriks rapport som aftalt 1. Maj Den er tilgængelig som sekundært bilag til HBs maj møde. Den indeholder mange anbefalinger og konklusioner både af teknisk, principiel, politisk og strategisk karakter. Det er planen at disse nu skal viderebehandles i de rette fora. Indstilling: Det anbefales at ledergruppen sammen med stabs-, IT- og kontoransatte, sikrer viderebehandling af rapportens indhold og anbefalinger frem mod HBs augustmøde. Til august skal fremlægges vurdering/handlinger på dels de konkrete anbefalinger, samt mere strategiske handlingstiltag. Rapporten skal også bidrage til hovedbestyrelsens beretning ifm. LM2012, idet et af de tre målsætninger med Carla netop var at øge den organisatoriske viden om medlemsudviklingen i FDF nationalt som lokalt. Tidsplan: August fremlægges notat med de fra FDFs ledelses anbefalede handlinger og initiativer. Økonomi: Såfremt handlinger eller initiativer kræver økonomi, skal dette medtænkes i bilaget. Herunder om det indgår i driften, landsmøde-budget eller kræver ekstra finansiering. Eventuelle bilag: Den totale rapport om Carla 1 år fra side 2 i dette bilag. Udvidet Carla medlemsstatistik i 2011 fra side X i dette bilag.

2 Carla 1 år FDFs nye medlemssystem Carla er I funktion Hvad kan det anvendes til? Jan Erik Krøyer JEK@FDF.dk

3 Carla 1 år 2 INDHOLD 1 Baggrund 3 2 Anbefalinger 3 3 Projektbeskrivelse Formål Metode 4 4 Resultater Datavalidering Grunddata Medlemstal Dato opgørelse Periode opgørelse Gennemstrømning Medlemstid Eksempler på brug af medlemstal FDF 2010, Geospatiale data Eksempler på anvendelse af Geospatiale data 18 5 Carla og andre data sæt 19 6 Nye data sæt 20 7 Konklusion Mangler Muligheder 22 8 Appendiks 23

4 Carla 1 år 3 1 Baggrund Landsmødet i 2008 vedtog, at Hovedbestyrelsen frem til Landsmødet 2010 skulle arbejde for en central medlemsregistrering således, at alle medlemmer af FDF uanset alder blev registreret via en central medlemsdatabase (FDF 2008). Et sådant arbejde blev iværksat og medlemssystemet Carla så dagens lys, først med en særlig opstarts-indberetning i 2010 og herefter en fuld driftssituation i Fremover registreres alle medlemmer på FDF.dk, hvor ledere og bestyrelsesmedlemmer kan trække medlemslister, angive betaling til sommerlejren og meget mere. (FDF 2010) Den vigtigste opgave for Carla er at hjælpe kredsen i hverdagen. Her er overblikket over kredsens medlemmer med nem adgang til kontaktoplysninger og andre medlemsdata. (FDF.dk 2012). Her i 2012 er det således første gang FDF sidder inde med et data-sæt bygget på den i 2008 vedtagne centrale medlemsdatabase. På HB mødet i marts 2012 blev forbundets medlemstal for første gang præsenteret på baggrund af data fra Carla. Databasen indeholder langt flere detaljer om det enkelte medlem end forbundet har haft tidligere og det er derfor muligt at udtrække betydeligt flere oplysninger om både medlemmer og udmeldte medlemmer end det rene medlemstal. Det er med udgangspunkt i disse udvidede muligheder for at få indsigt i medlemmernes adfærd, at dette projekt skal undersøge, hvilke nye muligheder Carla giver Landsforbundet for at arbejde strategisk med medlemssituationen. 2 Anbefalinger Eksisterende data i Carla skal valideres og dubletter skal identificeres og fjernes Standardudtræk (Medlemmer) bør defineres og dumpes systematisk Standardberegning (Kredse) bør defineres og dumpes systematisk Carla-ID bør anvendes i alle andre data sæt i FDF External Members bør samles op i selvstændig tabel Statistiske referencedata fra f.eks. Danmarks Statistik bør være tilgængelig for alle brugere Det enkelte medlem bør inddrages aktivt i data indsamling og/eller validering af data

5 Carla 1 år 4 3 Projektbeskrivelse 3.1 Formål Der er projektets formål at 1) Udvikle en række base-line data som kan anvendes i det strategiske arbejde med FDFs medlemstal både på HB niveau og på kredsniveau. Dette sker ved at a) Udvikle en række nye værdier/begreber til en mere detaljeret beskrivelse af medlemssituationen end det simple medlemstal. b) Vurdere muligheder og begrænsninger i de udvalgte værdier 3.2 Metode Med udgangspunkt I eksisterende 2010/2011 data i Carla udarbejdes en række rapporter til brug for det strategiske arbejde med medlemsudviklingen I FDF. 4 Resultater 4.1 Datavalidering Carla er en brugergeneret database og data er således ikke bedre end de enkelte kredses input. Meget tydelige eksempler er indmeldelses datoer, der anvendes yderst forskelligt fra kreds til kreds. Nogen sætter indmeldelsesdato til den dag de indtastes (og det gør nogen kredse tilsyneladende kun én gang om året), mens andre bruger den dato, der står på indmeldelsesblanketten. På følgende områder er der tydeligvis validitets problemer: Fødselsdato Indmeldelsesdato Udmeldelsesdato Medlemsperioder (før Carla) i andre kredse Kontingentbetalinger Hvad angår indmeldelsesdato er der en særlig udfordring, fordi Carla er et ny system, og man må forholde sig kritisk til indmeldelsesdatoen registreret i Carla. Dels fordi det praktisk ikke er muligt at registrere tidligere medlemskaber af andre kredse, dels fordi oplysningen i sig selv er mindre væsentlig for kredsens administration, hvilket giver lavt incitament for at indføre korrekte data.

6 Carla 1 år 5 På Figure 1 ses udviklingen i antallet af indmeldte i FDF jvnf. Carla. Det er meget svært at sige om denne kurve er et udtryk for normalbilledet, idet Carla ikke indeholder historiske medlemmer før På den baggrund er det ikke muligt at fremstille historiske kurver med samme indhold. Det bliver således spændende at følge lige netop denne kurve i fremtiden. Fortsætter kurven med at have samme forløb, vil det i sig selv være et argument for at indmeldelsesdatoen er valid. Optræder der derimod et tydeligt knæk på Figure 1: Antal indmeldte i FDF over tid kurven omkring 2010/2011 medfører dette konklusionen af indmeldelsesdatoen på medlemmer indmeldt før 2011 er mindre valid. Kan man ikke vente på denne metode, kan man udvælge en repræsentativ stikprøve af medlemmer indmeldt før 2011, og kontakte dem personligt for at kontrollere deres indmeldelsesdato, og derved få et indblik i problemets omfang. En medvirkende årsag til problemerne omkring indmeldelsesdato er som nævnt, at kredsene ikke kan flytte medlemmer indbyrdes, hvorved der skabes dubletter i systemet. Der bør derfor laves et workflow i Carla, så en kreds kan anmode om at få overdraget et medlem (med dennes data) fra en anden kreds. Denne manglende validitet i Carla er en stor udfordring og gør dels at alle resultater pt. skal anvendes med varsomhed, lige som det bør have prioritet at forbedre validiteten på en eller flere af følgende måder. 1. Stikprøvevis kontrol af data 2. Etablerer en kreds-fokusgruppe ud fra statistiske kriterier således at et antal kredse tilsammen udgør et signifikant udtræk der svarer til landsforbundet. Disse kredse uddannes/overtales/hyres til at benytte helt entydige dataopgørelses metoder. 3. Det enkelte medlem gives mulighed for at rette i egne data, hvorefter alle medlemmer kontaktes for at få basen opdateret. 4. Uddanne kredsenes administratorer til at bruge de samme overordnede principper for etablering af data. 5. Carla gennemgås detaljeret for at fjerne klart ikke valide data samt eventuelle dubletter. 6. Der indbygges datavalidering i Carla, så man allerede ved indtastningen får fjernet åbenlyse fejl, som f.eks. indmeldelses af medlemmer der er mindre en 1 år. I det følgende har jeg helt fravalgt at anvende kontingent data, mens jeg har forsøgt teknisk at fjerne de klart invalide data fra fødselsdag, indmeldelse og udmeldelse. Dette ændrer dog ikke ved det generelle forbehold som netop beskrevet.

7 Carla 1 år Grunddata Til beregning af de mange forskellige data er der udviklet et én-dimensionalt udtræk af Carla indeholdende følgende felter: 1. Id Carla ID kode 2. Sex Køn 3. Birthday Fødselsdag 4. Alder Alder udregnet i forhold til opgørelsesdato 5. IsMember Carla status på udtræksdagen 6. Discriminator Medlemstypen (MEMBER/EXTERNAL) 7. KredsId Carla kreds ID 8. AddressId Carla Adress ID 9. Kredsnavn Kredsnavn trukket fra tabellen OrganizationEntity ved hjælp af KredsId 10. KredsNr Kredsnummertrukket fra tabellen OrganizationEntity ved hjælp af KredsId 11. Netværk Netværk trukket fra tabellen OrganizationEntity ved hjælp af KredsId 12. Landsdel Landsdel trukket fra tabellen OrganizationEntity ved hjælp af KredsId 13. KommuneNr Kommune nummer trukket fra tabellen OrganizationEntity ved hjælp af KredsId 14. SogneNr Sogne nummer trukket fra tabellen OrganizationEntity ved hjælp af KredsId 15. AlderValideret På baggrund af feltet alder vurderes om alderen er valid (>3 og <100) 16. AldersgruppeJEK På baggrund af AlderValideret opdeles i aldersgruppe (4-6, 6-8, 8-10 osv) 17. AldersgruppeTarget - På baggrund af AlderValideret opdeles i aldersgruppe (0-6, 6-18 og 18+) 18. FørsteIndmeldelse Tidligste indmeldelsesdato trækkes fra tabellen HistoricalMembership ved hjælp af Id 19. SidsteUdmeldelse Seneste udmeldelsesdato trækkes fra tabellen HistoricalMembership ved hjælp af Id 20. MT_010610_val Medlemstiden trækkes som summen af medlemstider indtil datoen fra tabellen HistoricalMembership MT_311210_val Medlemstiden trækkes som summen af medlemstider indtil datoen fra tabellen HistoricalMembership MT_010611_val Medlemstiden trækkes som summen af medlemstider indtil datoen fra tabellen HistoricalMembership MT_311211_val Medlemstiden trækkes som summen af medlemstider indtil datoen fra tabellen HistoricalMembership Status2010 Medlemmets status i perioden til (se Table 2) Status2011 Medlemmets status i perioden til (se Table 2) 26. IsMember2010 Medlemmets status (se Table 1) 27. IsMember2011 Medlemmets status (se Table 1) 28. Latitude Breddegraden trukket fra tabellen Address ved hjælp af AddressId 29. Longitude Længdegraden trukket fra tabellen Address ved hjælp af AddressId Et tilsvarende dataudtræk bør defineres og automatiseres, så det (kan) dumpes med passende mellemrum, alt efter hvor ofte man ønsker statistikken opgjort. Der bør på baggrund af dette standardudtræk defineres en beregning på kredse, indeholdende de værdier man beslutter sig for at anvende. Herved bliver det muligt at komme direkte til slutresultatet uden at kunne beherske avancerede beregnings teknikker. 1 Der er 4 forskellige værdier her, fordi jeg har arbejdet med et udtræk der skulle dække flere perioder. I et færdig udarbejdet SQL-træk fra Carla skal der kun være én kolonne der angiver medlemstiden på udtræksdatoen 2 Der er her værdier for både 2010 og 2011, fordi jeg har arbejdet med et udtræk der skulle dække flere perioder. I et færdig udarbejdet SQL-træk skal der kun være to kolonner der angiver medlemstiden på for henholdsvis periode og udtræksdato

8 Carla 1 år Medlemstal Der er mindst 2 forskellige måder at opgøre medlemstal: 1. Alle medlemmer opgøres på en bestemt dato, typisk 31/12 2. Alle medlemmer opgøres over en bestemt periode, typisk fra 1/1 til 31/12 Disse opgørelser er særdeles relevante, særligt anvendt som sammenligningsgrundlag for udviklingen år for år Dato opgørelse Dette er opgørelsesformen man har anvendt i FDF siden forbundets start. Ved dato opgørelsen kigger man alene på, hvem der er medlemmer på en bestemt dato (31/12) jvnf. nedenstående tabel (Table 1). Tallet svarer til værdien IsMember i Carla. Table 1: Princippet i dato opgørelse UdmeldelsesÅr Før dato Efter dato IndmeldelsesÅr Før dato Historisk Medlem Efter Dato Ikke valide data Kommende Grå områder repræsenterer data uden værdi for opgørelsen Som det ses er der ingen anden information i tallet udover medlemmets aktuelle status Periode opgørelse Ved periode opgørelsen får man mere at vide om medlemsstrømmen, idet man i stedet for at kigge på status på en bestemt dato, bruger medlemmets indmeldelsesdato og udmeldelsesdato til at fortælle om, hvad medlemmet har lavet i den observerede periode.

9 Carla 1 år 8 Som det ses af nedenstående tabel (Table 2), opdeles segmentet Medlem herved i henholdsvis Gamle og Nye mens en del af segmentet Historisk opdeles i henholdsvis Udmeldte og Korttidsmedlemmer. Altså Historisk = medlemmer der er udmeldt før perioden. Udmeldte = medlemmer der er indmeldt før perioden og udmeldt i perioden Gamle = medlemmer der var medlemmer før periodens start og som fortsat er medlemmer ved periodens afslutning Nye = medlemmer der er indmeldt i perioden og som fortsat er medlemmer ved periodens afslutning Korttidsmedlemmer = medlemmer der både er indmeldt og udmeldt i perioden Table 2: Princippet i periode opgørelse UdmeldelsesÅr Før periode I periode Efter periode IndmeldelsesÅr Før periode Historisk Udmeldt Gamle I periode Ikke valide data Korttidsmedlem Ny Efter periode Ikke valide data Ikke valide data Kommende Grå områder repræsenterer data uden værdi for opgørelsen Skal man sammenligne med historiske data skal man lægge værdierne Gamle og Ny sammen, hvorved man får det der svarer til antallet af medlemmer ved periodens udløb,som derfor skal sættes til den skæringsdato man ønsker at sammenligne med typisk 31/ Gennemstrømning Ved at bruge en periodeopgørelse får man mulighed for at se på gennemstrømningen af medlemmer som forholdet mellem nye medlemmer og udmeldte medlemmer. Indmeldte : Udmeldte

10 Carla 1 år 9 For at undgå informations tab bør værdien angives som absolutte tal. FDF havde altså i 2011 en gennemstrømning på : Hertil skal så bemærkes, at man taber informationen om korttidsmedlemmer. Man kunne derfor overveje om tallet skulle opgøres som Indmeldte : Udmeldte : Korttids Hvorefter tallet for FDF i 2011 ville se således ud : : 536 For at gøre udtrykket sammenligneligt på tværs af organisationen kan man omregne værdien til en procentsats af antallet af gamle medlemmer. Indmeldte Udmeldte Korttids * 100% : * 100% : Gamle Gamle Gamle * 100% For FDF i 2011 gælder således 27% : 27% : 3% Forenklet kunne udtrykket blot skrives som 27:27:3 Et sådant udtryk ville være muligt at afbillede i et diagram over tid, lige som det ville være muligt at se på enkelte kredses udvikling i forhold til andre kredses resultater. Ønskes en forenkling kan værdien indskrænkes til alene at omfatte indmeldte:udmeldte 27:27 Man kunne fristes til regne udtrykket for indmeldte:udmeldte ned til en enkelt værdi (0,995) men derved mister man den væsentlige information der ligger i de faktiske tal.

11 Carla 1 år Medlemstid Medlemstiden udregnes ved at opgøre det enkelte medlems samlede medlemstid indtil opgørelsesdato. Herefter kan der udregnes gennemsnit på f.eks. kreds og Landsforbund og/eller i diverse segmenter. Tallet ser ved første øjekast interessant ud, men en nærmere analyse afslører, at det ikke kan anvendes alene. F.eks. Hvis medlemstiden for medlemmer er gået op siden sidste opgørelse, så kan de både ske ved at en masse nye medlemmer har meldt sig ud eller ved at man har fastholdt de medlemmer der tidligere meldte sig ud. Hvis medlemstiden for medlemmer falder siden sidste opgørelse, så kan det både ske ved at FDF har fået en hel masse nye medlemmer eller ved at en masse gamle medlemmer har meldt sig ud. Hvad der er sandt i de to eksempler, kan man kun sige, hvis man samtidig kigger på medlemstallene for de enkelte årgange og grupper, hvorfor man må sige at mer-informationen man får ud af medlemstiden er lig nul. Der er dog eet tilfælde, hvor det er relevant at kigge på medlemstiden: Hvis man alene ser på medlemstiden af de udmeldte. Et sådant tal vil fortælle noget om hvor gode vi er til at fastholde vores medlemmer. Går det op er vi blevet bedre, går det ned er vi blevet dårligere! Table 3: Gennemsnitlig medlemstid Gamle 7,409 6,837 Udmeldte ,204 Husk Medlemstiden bygger på at indmeldelsesdatoen og udmeldelsesdatoen er valid, hvilket er tvivlsomt jvnf. afsnit 4.1 Det enkelte medlem kan have været medlem af flere kredse alle medlemsperiode skal opgøres Medlemstiden for det enkelte medlem er voldsomt afhængig af opgørelsestidspunktet (medmindre man nøjes med at se på de udmeldte!) 4.6 Eksempler på brug af medlemstal FDF 2010, 2011 I det følgende er primært brugt Carla-data fra 2011, idet de relativt mindre valide data fra 2010 har en tendens til at give et misvisende billede af udviklingen fra 2010 til Da opgørelsesmetoden i 2010 i princippet blot var en elektronisk udgave af den gamle indberetningsform (skæringsdato opgørelse),

12 Carla 1 år 11 egner data fra 2010 sig ikke til en periodeopgørelse. For eksemplets skyld er der dog alligevel, hvor dette giver mening, medtaget data fra 2010 for at illustrere mulighederne for at vise udviklingstendenser. Table 4: Dato opgørelse FDF 2010 og Vækst % Medlemmer ,12% Ikke valide data Eller opgjort helt traditionelt på Landsdel, Netværk og kreds Table 5: Datoopgørelse FDF 2010 og Himmerland Nord Vækst % Landsdel % Himmerland Nord % Ellidshøj % Godthåb J % Romdrup-Klarup % Storvorde-Sejlflod % Svenstrup % Sønderholm-Frejlev % Visse % Table 6: Periodeopgørelse for FDF 2010 og Vækst % Gamle ,48% Ny ,55% ,12% Korttidsmedlem ,41% Udmeldt ,33% Ikke valide data

13 Figure 2: Grafiske præsentation af detaljer i periodeopgørelsen Carla 1 år 12

14 Carla 1 år 13 Disse data kan yderligere segmenteres som man ønsker det. F.eks. ser en segmentering på aldersgruppe se således ud Table 7: Aldersgrupper FDF 2010/2011 (Dato) Aldersgrupper Ukendt Total Helt enkelt kan man også se på f.eks. antal børn pr. voksen og gennemsnitsalder i de forskellige medlemsgrupper. Table 8: Antal børn pr. voksne i FDF 2010, Gennemsnit 2,71 3,35 Table 9: Gennemsnits alder på medlemsgrupper 2010, Gamle 20,692 20,711 Nye 12,431 12,248 Udmeldte 15,253 15,207 Korttidsmedlemmer 11,406 13,277

15 Carla 1 år 14 Sammenligning med eksterne data fra f.eks. Danmarks Statistik er en oplagt mulighed, der dog kræver at disse data tilpasses egne data som f.eks. aldersgruppeopdelingen. Table 10: Befolkningstal for hele Landet (Danmarks Statistik 2012) Aldersgruppe Kvinder Mænd Total Kvinder Mænd Total Hovedtotal

16 Carla 1 år 15 Table 11: FDF % af DK, 2011 FDF 2011 Antal Aldersgruppe DK Total FDF Total FDF % af DK ,18% ,82% ,90% ,46% ,77% ,98% ,62% ,44% ,30% ,26% ,25% ,21% ,25% ,21% ,21% ,13% ,07% ,03% ,01% ,00% Total ,41% Table 12: Datoopgørelse FDF 2011, Køn FDF Antal % Aldersgruppe Piger Drenge Total Piger Drenge ,57 0, ,18 5, ,12 9, ,72 7, ,87 5, ,23 3, ,13 2, ,45 1, ,94 1, ,81 0, ,75 0, ,61 0, ,66 0, ,33 3, ,90 4, ,71 2, ,66 1, ,07 0, ,03 0, ,00 Total , ,26

17 Carla 1 år 16 Table 13: Datoopgørelse FDF Nakskov 2011, køn Nakskov Antal % Aldersgruppe Piger Drenge Total Piger Drenge ,23 0, ,23 0, ,23 12, ,23 9, ,23 6, ,45 3, ,00 3, ,23 3, ,00 3, ,00 0, ,00 0, ,23 0, ,00 0, ,23 6, ,00 6, ,45 0, ,00 0, ,00 6, ,00 0, ,00 0,00 Total ,71 61,29

18 Carla 1 år 17 Segmenteret ud på aldersgrupper ser man Table 14: Aldersgrupper FDF 2010/2011 (periode) Aldersgrupper Gamle Korttids Ny Udmeldt Gamle Korttids Ny Udmeldt Ukendt Total Table 15: Kreds statistik Gamle Nye Udmeldte Korttids Kreds Landsdel 1 Himmerland Nord Ellidshøj ,0 33:33:0 2,8 16,2 5,78 Godthåb J ,5 13:0:0 3,5 17,3 Romdrup-Klarup ,5 91:39:9 1,79 17,3 3,66 Storvorde-Sejlflod ,9 22:32:4 2,68 16,4 3,43 Svenstrup ,2 24:48:4 0,72 32,8 2,73 Sønderholm-Frejlev ,0 49:32:7 3,36 16,6 2,00 Medlemstal Vækst Gennemstrømning Børn pr. voksen Gennemsnitsalder Medlemstid, udmeldte

19 Carla 1 år Geospatiale data Almost everything that happens, happens somewhere[!] (Longley 2005) og med der er da også en lang række af muligheder for at anvende geospatiale data registreret i Carla. I dag registreres ved hjælp af Carlas indbyggede adresse validering geospatiale oplysninger om hvor det enkelte medlem bor. Valideringen er frivillig og vi har derfor kun geo-data på (72%) ud af godt individder registreret i Carla. Vi har næsten et fuldt data-sæt på placeringen af kredse. Den store fordel ved at anvende geospatiale data ligge i præsentationen, der bliver meget mere visuel og da den tager udgangspunkt i geografien ser man typisk nogle geografiske sammenhænge som kan være svære at se ved inspektion af store tabeller. En mulighed er at anvende eksterne data som underliggende lag eller som relationelle data. Hvor stor en andel af det samlede børnetal har FDF fat i, i de enkelte kommuner/sogne eller Hvor er der langt til nærmeste FDF kreds er eksempler på spørgsmål man kunne få svar på ved at etablerer et Geographical Information System (GIS) 3 En tredje mulighed er at vise kredsenes gennemsnits afstand til deres medlemmer, altså hvor langt væk fra kredshuset bor medlemmerne Eksempler på anvendelse af Geospatiale data Figure 3: Det bagved liggende kommunekort viser hvor mange procent af kommunens B&U (6-18 år), der er medlemmer i FDF. Det overlejrede kort viser afstanden til den nærmeste FDF kreds 5. Således at fra blå til rød stiger afstanden. Se appendiks 8.4 side 27. Figure 3: Kredsdækning 3 Et geografisk informationssystem er en organiseret samling af computer hardware og software, mennesker, penge og organisatoriske infrastruktur, der gør det muligt at anskaffe og opbevare geografiske og tilhørende data, for, igennem input, analyse, syntese, og præsentation, at fremme forståelse og hjælpebeslutningsprocessen. (Kennedy 2006)

20 Carla 1 år 19 Figure 4: Kortet viser udviklingen i antallet af indbyggere i alderen 6-18 år i landets kommuner På baggrund af befolkningstal for målgruppen 6-18 år) er lavet en liniær regresion hvor hældningskoefficenten efterfølgende er omregnet til procent i forhold til 2007-tal. Værdien er således et tilnærmelsesvis retvisende udtryk for den årlige udvikling i procent over de seneste 5 år, således at rød er en negativ udvikling mens mørk blå er en positiv. Oven på denne analyse er lagt et lag med placeringen af alle kredse 4. Se appendiks 8.6 side 29. Figure 4: Målgruppeudvikling 5 Carla og andre data sæt Mængden af spørgsmål man kunne få besvaret ved at kunne koble Carla med andre datasæt er ganske overvældende. Som eksempler kunne nævnes Giver arrangementer fastholdelse? Kan vi måle om unge der har deltaget på VM, 7-8. kl. kurser, seniorkurser mv. har en tendens til at blive længere i FDF, end de der ikke gør? Hvilken effekt har LL på deltagernes fortsatte medlemsskab? Hvad gør en leder. Kan vi se en tendens hos dem som udnævnes til ledere, er der et mønster i, hvilke kurser de har gennemgået? Hvad gør de bedste (kredse) deltager de hyppigere på arrangementer og kurser? Er der en sammenhæng mellem store seniovæbnere/seniorgrupper og ledere 5 år efter. Altså når en kreds har en større flok af pre-ledere, har de så også flere ledere 5 år efter? 4 På grund af manglende data i Carla mangler omkring 30 kredse

21 Carla 1 år 20 Hvad ved vi om ledere der har været længe i FDF? Har de været i flere kredse, hvad har de deltaget i, går de meget på kursus Hvad ved vi om ledere der stopper i FDF? Er det længe siden de har været på et arrangement? Har de lige været involveret i en hel masse? Forudsætningen for at besvare alle disse spørgsmål er, at Carlas Person ID anvendes i alle andre data sæt, så man via dette kan etablere en unik relation mellem data fra Carla og data fra f.eks. en kursusdatabase og/eller en arrangementsdatabase indeholdende alle tilmeldte til en give aktivitet. 6 Nye data sæt Carla indeholder i dag stort set kun data som kredsene indtaster, plus enkelte forbundsdata (ex. Børneattest). Dette data sæt kan selvfølgelig udvides efter behov, hvilket dog vil medfører en måske uheldig forøgelse af de administrative opgaver kredsene skal varetage. Skal dette ske, må man derfor nøje overveje svaret på kredsens helt naturlige spørgsmål; Hvad får vi ud at bruge tid på at taste disse data ind. Man kan også overveje i fremtiden at tilføje data, som det enkelte medlem leverer. Det kunne meget konkret være oplysninger om, hvorfor et udmeldt medlem er stoppet. Dette kunne gøres enkelt ved automatisk at udsende en mail med link til et kort spørgeskema i det øjeblik en person udmeldes. Man kunne på samme måde indsamle data om f.eks. medlemmernes ønsker til aktiviteter, kurser, økonomi og meget mere.

22 Carla 1 år 21 7 Konklusion På trods af at en medlemsdatabase som Carla ikke i sig selv siger noget om, hvad der er godt eller dårligt FDF arbejde, har FDF med Carla fået sine muligheder for at arbejde strategisk væsentligt forbedret. Det er nu i langt højere grad end tidligere at profilere medlemmerne og identificere udviklingstendenser på baggrund af fakta i stedet for mere eller mindre valide forestillinger om, hvad en give udvikling i medlemstallet skyldes. I det foregående er der givet en lang række eksempler på hvad og hvordan data fra Carla kan anvendes og præsenteres. Ønskes yderligere eksempler samt en detaljeret forståelse af beregninger mv. henvises til de i appendiks 8.8 anførte filer, der vedlægges projektet. Efter igennem hele projektet at have arbejdet med live data fra Carla bliver det klart at konklusionen må opdeles i 2 hovedområder 1. Det der skal til før data kan anvendes - Mangler 2. Det der kan ske herefter - Muligheder 7.1 Mangler 1. Eksisterende data i Carla skal renses/valideres dette gælder i særlig grad datofelterne [Birthday], [StartDate] og [EndDate] disse felter indeholder i dag data der er åbenlyst fejlagtige (ex. Medlemmer født i 1902!). Af hensyn til beregninger bør usikre felter være tomme. 2. Der bør foretages en gennemgang af databasen så dubletter bliver renset ud. Alternativt giver udregning af medlemstid ingen mening 3. Værdien [Medlemstid] bør tilføjes i tabellen Person som en dynamisk værdi der udregner summen af medlemstid fra tabellen HistoricalMembership således at medlemstiden til d.d. løbende kan hentes. 4. Værdien [Kontingent] kan ikke bruges som udtryk for hvad kredsene opkræver i kontingent. Kun en direkte kobling mellem opkrævning (PBS) og Carla vil kunne gøre dette datasæt validt. 5. Det bør overvejes at lave statistik standardudtræk i selvstændige tabeller (som beskrevet i afsnit 4.2 side 6) så man kan på den måde laver en slags snapshot af databasen, hvorved man kan fastholde f.eks. alder relateret til det år man trækker data fra. Dette dataudtræk skal dumpes og gemmes systematisk. Alternativt skal man sikre sig at data relationeret til dato-felter tager deres udgangspunkt i den dato/periode man opgør data for. 6. Standardberegning på kreds niveau bør defineres og dumpes systematisk, så det bliver muligt at få adgang til data uden forudgående kendskab til avanceret Excell