Notat. Ny løsning for den regnskabsmæssige registrering af tilsagns tilhørende

Transkript

1 Side 1 af 9 Notat 28. september 2012 ØKO/JBN Ny løsning for den regnskabsmæssige registrering af tilsagns tilhørende udbetalinger Ref.: Vejledning Håndtering af tilsagnsordninger på tilskudsområdet af august Baggrund Staten afgiver tilsagn af betydelig størrelse. Primo 2012 havde staten udestående tilsagn på 93 mia. kr. men det fremgår ikke af SKS regnskabet, hvor meget der rent faktisk udbetales af tilskud for de afgivne tilsagn. Oplysninger herom findes alene i de lokale tilskudsadministrative systemer. Danmarks Statistik modtager hvert år en opgørelse over, hvad der er foretaget af udbetalinger. Opgørelsen beregnes med udgangspunkt i SKS data. Opgørelsen er behæftet med en vis usikkerhed. Danmarks Statistik anvender opgørelsen i relation til indberetninger til EU om den offentlige sektors over-/underskud. Det er fundet nødvendligt at opgøre udbetalingerne direkte via registreringer på specifikke regnskabskonto i SKS. Det indebærer, at løsningen for, hvorledes tilsagn og tilhørende udbetalinger registreres i regnskabet, ændres. Løsningen etableres fra og med Det skal fremhæves, at løsningen alene omfatter tilsagns tilhørende udbetalinger, men ikke øvrige udbetalinger af tilskud uden afgivne tilsagn. Ny løsning Det tilstræbes at etablere en ny løsning, der i videst muligt omfang minimerer de ændringer, der måtte skulle foretages i de lokale tilskudsadministrative systemer, hvor aktiviteter i forbindelse med tilsagn, udbetalinger mv., registreres, og hvor der via interface til det lokale regnskabssystem, automatisk genereres regnskabsbilag for de aktiviteter, der registreres. I vejledningen Håndtering af tilsagnsordninger på tilskudsområdet jf. ref. er angivet, hvilke former for regnskabsmæssige registreringer der fortages i forbindelse med de enkelte aktiviteter. Med henblik på at synliggøre udbetalinger i regnskabet vil det være nødvendigt at oprette tre nye konti og tilpasse en af de aktiviteter, der nævnes i vejledningen. Det drejer sig om følgende områder.

2 Udbetaling af tilsagn, hvor der skal oprettes en ny konto, der skal anvendes som modkonto i forhold til krediteringen af SKB kontoen. Side 2 af 9 En mindre ændring af konteringsgangen i forbindelse med mer- eller mindreudbetalinger. Anvendelse af ny konto til registrering af forudbetalinger af tilskud Anvendelse af ny konto i forbindelse med tilbagebetalinger. Nedenfor forklares ændringerne nærmere. Udbetaling af tilskud Udbetaling af tilskud registreres i dag på følgende vis: Udbetaling af tilskud FF1 SKB Problemet herved er, at udbetalingen ikke kan ses på en særskilt konto med mindre tilsagnsordningerne er udskilt i særskilte bogføringskredse, og det er der ikke noget krav om. Problemet er derfor, at både registreringen af tilsagnet og reguleringen af tilsagnet - i forbindelse med udbetalingen - registreres på samme regnskabskonto i SKS Hensættelser vedr. afgivne tilsagn. Femgangsmåden ændres til: Ny fremgangsmåde

3 Side 3 af 9 FF1 SKB Som det ses, anvendes en ny konto Modkonto til tilsagns udbetalinger til registrering af regulering af hensættelsen af tilsagnet, når udbetalinger foretages. Konto årsafslutter til 77.95, således at primobeholdningen for tilsagn kan ses på konto De faktiske udbetalinger i et givet år findes ved at se, hvad årets bevægelser har været på konto Mer- og mindreudbetalinger Ifølge vejledningen om håndtering af tilsagn på tilskudsområdet anvendes følgende fremgangsmåde til registrering af mer- og mindreudbetalinger (i det første eksempel udbetales 105 kr. I det andet eksempel udbetales 95 kr.): Mer- og mindreudbetaling FF1 SKB (100) FF1 SKB (100) Der anvendes følgende ny fremgangsmåde, hvor der nedenfor kun er vist et eksempel for en merudbetaling: Ny fremgangsmåde

4 Side 4 af 9 (100) FF1 SKB Dvs. at en merudbetaling altid håndteres ved, at den oprindelige registrerede hensættelse reguleres i overensstemmelse hermed, hvorefter den faktiske udbetaling registreres ved, at den likvide konto krediteres, mens den nye konto debiteres. Herved sikres, at de faktiske udbetalinger fortsat kan opgøres som periodens bevægelse på konto Forudbetalinger Der foretages i nogle tilfælde forudbetalinger af tilskud for afgivne tilsagn. Det sker eksempelvis, når alle dokumentationskrav ikke er udfyldt, når udbetalingen finder sted. Der skal dog altid være afgivet et tilsagn, før der kan foretages en forudbetaling. Der kræves endvidere en særskilt hjemmel til at kunne foretage forudbetalinger. I regnskabet registreres dette ved, at forudbetalingen modkonteres på konto Når forudbetalingen ændrer status til at være en udbetaling af et tilhørende tilsagn, udlignes saldoen på konto og overføres til tilsagnskontoen Nedenfor vises dette konteringsflow: Forudbetaling af tilskud

5 Side 5 af FF1 SKB Forudbetalingen registreres således på konto Tilgodehavender vedr. tilsagn, og sådanne betalinger vil hermed ikke indgå i opgørelsen på konto 77.97, samtidig med at betalingen ikke direkte kan ses ud fra konto 61.95, dels pga. at konto også anvendes i andre sammenhænge, dels pga. at bevægelsen på kontoen både omfatter betalinger og udligning af saldi, når forudbetalingen ændrer status til udbetaling af tilsagns tilhørende tilskud. Der anvendes følgende ny fremgangsmåde: Ny fremgangsmåde for forudbetaling af tilskud FF1 SKB

6 20 20 Side 6 af 9 Løsningsforslaget indebærer således, at modkonteringen til krediteringen af den likvide konto sker på en ny konto Forudbetalinger af tilskud. Herudover skal den nye konto Modkonto til tilsagns udbetalinger anvendes, når saldoen på konto udlignes i forbindelse med, at forudbetalingen har ændret status til at være en udbetaling af tilskud. Ovennævnte løsningsforslag betyder, at en opgørelse af en given periodes udbetalinger sker ved at se på bevægelserne på konto og Herved inkluderes forudbetalinger af tilskud tillige i opgørelsen. Det bemærkes, at selvom en given periodes bevægelser på konto udover de faktiske forudbetalinger - tillige omfatter udligning af saldi herpå, kan periodens udbetalinger alligevel opgøres. Det skyldes, at sådanne udligninger sker ved en kreditering på konto og en debitering på konto 77.97, hvorfor nettoeffekten herfor er lig nul, da både konto og anvendes i opgørelsen for periodens udbetalinger. Tilbagebetalinger Når der er tale om et tilbagebetalingskrav for allerede udbetalte tilskud, registreres et tilgodehavende herfor, og der modkonteres en negativ udgift (annullering af tilskud) eller en indtægt. Ved tilbagebetalingen debiteres FF1 kontoen, mens tilgodehavende udlignes (konto 61.95). Herved er det ikke umiddelbart muligt at opgøre, hvor meget der i en given periode et tilbagebetalt. Nedenfor vises den eksisterende konteringsgang for tilbagebetalinger for både annulleringer af tilskud og indtægtsførte tilbagebetalinger. Tilbagebetaling af tilskud (Annullering) 4xx

7 Side 7 af 9 FF1 SKB Tilbagebetaling (indtægt) 34xx FF1 SKB Der anvendes en ny fremgangsmåde for kontering af tilbagebetalinger. Den nye fremgangsmåde vises nedenfor. Forskellen er, at modkonteringen til debiteringen af de modtagne betalinger sker ved en kreditering på en ny konto Modkonto til tilbagebetalinger tilskud. Herved er det muligt på denne konto via periodens bevægelser af se tilbagebetalingerne i den givne periode. Den nye konto årsafslutter til 61.95, således at tilgodehavender vedr. tilsagn ses primo på denne konto. Ny fremgangsmåde for tilbagebetaling af tilskud 4xx

8 Side 8 af 9 FF1 SKB xx FF1 SKB Opsummering Den nye løsning omfatter følgende: Der oprettes en ny regnskabskonto Modkonto til tilsagns udbetalinger, der anvendes som modkonto til registreringer af betalinger af tilsagns tilhørende tilskud. Modkonto til forudbetalinger sker på en ny konto Forudbetalinger af tilskud. Når forudbetalinger ændrer status til at være en udbetaling af tilskud, registreres det ved, at ny konto krediteres, mens den nye konto Modkonto til tilsagns udbetalinger debiteres. I forbindelse med tilbagebetaling af allerede udbetalte tilskud ændres registreringen heraf i form af, at en ny konto Modkonto til tilbagebetalinger af tilskud krediteres, mens den likvide konto debiteres. Der foretages en mindre justering af forretningsgangen i forbindelse med mer- og mindreudbetalinger, således at det oprindelige registrerede tilsagn justeres til at udgøre et tilsagn svarende til den faktiske udbetaling. Den

9 faktiske udbetaling modkonteres på den nye konto Modkonto til tilsagns udbetalinger Side 9 af 9 Ovennævnte ændringer betyder, at det er muligt at opgøre periodens udbetalinger af tilsagns tilhørende tilskud. I opgørelsen er inkluderet udbetalinger af tilskud, forudbetalinger af tilskud samt tilbagebetalinger af allerede udbetalte tilskud. Opgørelsen herfor sker ved at finde periodens bevægelser på følgende konti: Modkonto til tilsagns udbetalinger Forudbetalinger af tilskud Modkonto til tilbagebetalinger af tilskud Opgørelsen kan ske via et simpelt SKS udtræk.