Bestyrelsesmøde REFERAT KL BOLIGFORENINGENS KONTOR. Dette referat indeholder 10 sider.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde REFERAT KL BOLIGFORENINGENS KONTOR Dette referat indeholder 10 sider. Dagsorden: Pkt. 1: Godkendelse og underskrift af forhandlingsprotokol. Pkt. 2: Forelæggelse af revisionsprotokol. Pkt. 3: Meddelelser fra formanden. Pkt. 4: Beretning fra forretningsfører. Pkt. 5: Meddelelser fra medlemmer i udvalg/bestyrelser. Pkt. 6: Forelæggelse af forslag til revideret forretningsorden for bestyrelsen (2. behandling). Pkt. 7: Forelæggelse af udkast til budgetter for Pkt. 8: Forslag til afvikling af særstøttelån i afd. 5. Pkt. 9: Orientering om igangværende byggesager. Pkt. 10: Eventuelt. MØDE INDKALDT AF MØDETYPE REFERENT DELTAGERE Bestyrelsesformand Niels Karl Grønlund Bestyrelsesmøde Forretningsfører Gunnar Sørensen Bestyrelse: Formand Niels Karl Grønlund Næstformand Lene Jensen Bestyrelsesmedlem Lene Holm Bestyrelsesmedlem Ulla Herløv Bestyrelsesmedlem Erik Rasmussen Bestyrelsesmedlem Torben Mortensen Bestyrelsesmedlem Joan Midtgaard Jensen Endvidere deltog: Forretningsfører Gunnar Sørensen Driftsleder Carsten Themsen DAGSORDENSPUNKT 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøder den Referat er tidligere udsendt. Godkendt og Underskrevet. DAGSORDENSPUNKT 2. Forelæggelse af revisionsprotokol. Der har ikke siden sidste møde været indførelser i revisionsprotokollen. 1

2 DAGSORDENSPUNKT 3. Meddelelser fra formanden. Niels Karl Grønlund orienterede om: Der afholdes formands- og forretningsførermøde den 9. august Et af emnerne er drøftelse af fælles opnotering. Der er møde i BL (kredsrepræsentantskabet) den 18. august Varmeværkets formand, Orla Christensen, er afgået ved døden. Indtil generalforsamling er Niels Karl Grønlund fungerende formand. DAGSORDENSPUNKT 4. Beretning fra forretningsfører. Gunnar Sørensen og Carsten Themsen informerede om: Tina Hahne Christensen er ansat i administrationen og er påbegyndt jobbet fredag den 3. august Som bekendt afløser hun Marethe Rasmussen, som holder med udgangen af september Marethe Rasmussens sidste normale arbejdsdag der fredag den 24. august 2012, hvor vi afholder afskedsreception fra kl. 13 til kl. 15. Leo Sørensen holder med udgang af september 2012, og vi holder i den anledning afskedsreception fredag den 28. september 2012 fra kl. 13 til kl. 15. Omkring det kommende samarbejde med HAB54 afholdes der møde med Jørgen Pommerencke onsdag den 8. august 2012, hvor strategien for det videre arbejde fastlægges både indholdsmæssigt og tidsmæssigt. Vi har modtaget en anonym klage fra nogle beboere i Beringsvænget over manglende vedligehold og storskr ald. Mængden af storskrald i afdelingen er vokset betydelig og kræver meget tid, idet beboerne stiller storskrald ved indgangspartier og ved affaldsøer. Vi bliver nødt til at etablere en ny ordning for håndtering af dette problem, da vi bruger mange ressou rcer på problemet, og dette medfører i sagens natur nedprioritering af andre arbejdsområder. Problemer medtages til drøftelse på det kommende ordinære afdelingsmøde. Der uddeles informationsskrivelse i midtbyen om Aktiviteter i midtbyen, og i Østbyen udde les informationsskrivelse om Kulturdag i Østbyen. Der er p.t. indkommet følgende forslag til behandling på afdelingsmøder: Afd. 1: Forslag om lukning af fordøre hele døgnet. Problemer med område på p-pladsen med isslag om vinteren. Afd. 4: Forslag om husdyrhold. Afd. 20: Oprettelse af afdelingsbestyrelse. Afklarende spørgsmål om græsslåning, stikkontakter i udhuse, legeplads, snerydning og vand på græsarealer. DAGSORDENSPUNKT 5. Meddelelser fra medlemmer i udvalg/bestyrelser. Lene Jensen orienterede om Aktivitetsudvalgets møde med beboere i midtbyen. Det var forløbet fint med en god snak med de tilstedeværende beboere, og der var fremkommet en del gode ideer til aktiviteter. Ulla Herløv og Joan Midtgaard Jensen supplerede Lene Jensens oplysninger med, at det er godt, at der kommer aktiviteter i gang. Som nævnt under pkt. 4 uddeldes informationsskrivelser til beboerne. Aktiviteter i midtbyen kan blive et tema i det kommende beb oerblad. Niels Karl Grønlund oplyste, at der er bestyrelsesmøde i Varmeværket den 29. august 2012, og at ordinær generalforsamling afholdes den 26. september

3 DAGSORDENSPUNKT 6. Forelæggelse af forslag til revideret forretningsorden for bestyrelsen (2. behandling). Med det formål at bringe bestyrelsens forretningsorden i overensstemmelse med virkeligheden foreslås følgende forretningsorden godkendt af bestyrelsen. De foreslåede ændringer udgør hovedsageligt: Etablering af aktivitetsudvalg (pkt. 3) Betaling fra byggekreditter (pkt. 9) Bestemmelser om inhabilitet (pkt. 6) Bestemmelser om tavshedspligt (pkt. 7) Forretningsordenen er herefter følgende: I overensstemmelse med bestemmelserne i 14 i boligorganisationens vedtægter fastsættes følgende forretningsorden for organisationsbestyrelsen: 1. Boligorganisationens øverste ledelse. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelingers anliggender. Forretningsføreren/direktøren fungerer som sekretær for bestyrelsen. 2. Bestyrelsens konstitution. Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter den ordinære generalforsamling og vælger af sin midte en næstformand, som ved formandens forfald træder i dennes sted. 3. Udvalg. På førstkommende møde efter den ordinære generalforsamling nedsætter bestyrelsen føl -gende arbejdsudvalg, et forretningsudvalg, som består af formanden samt 2 af besty relsens medlemmer. Udvalgets funktion er at komme med indstillinger til bestyrelsesbeslutninger, at træffe afgørelse i sager som overlades udvalget af bestyrelsen og at træffe afgørelser i sager, som ikke kan afvente behandling i den samlede bestyrelse. Forretningsføreren/direktøren er sekretær for udvalget. et byggeudvalg, som varetager bygherrefunktionen for boligorganisationens større renoverings/moderniseringsopgaver samt ved godkendt nybyggeri. Større ændringer i et vedtaget renoverings/moderniseringsprojekt eller i et vedtaget byggeprojekt skal dog forelægges bestyrelsen/forretningsudvalg til godkendelse. Forretningsføreren/direktøren er sekretær for udvalget. Et aktivitetsudvalg, som i samarbejde med beboere igangsætter og vedligeholder beboeraktiviteter i boligorganisationens afdelinger. Udvalget kan tillige selv tage initiativer til beboeraktiviteter. Ingen andre end bestyrelsesmedlemmer kan deltage i ovennævnte udvalg. Såfremt et bestyrelsesmedlem afgår i funktionsperioden, vælges et nyt medlem til det aktuelle udvalg på førstkommende møde. Såfremt bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, kan den nedsætte andre udvalg. 4. Personale. Som leder af boligorganisationens daglige drift ansættes en forretningsfører/direktør. Beslutning om ansættelse og afskedigelse af forretningsføreren/direktøren træffes af bestyrelsen. Beslutning om ansættelse og afskedigelse af varmemestre, overordnet kontorpersonale sa mt driftsleder træffes af bestyrelsen efter indstilling fra foreningens forretningsfører/direktør. Beslutning om ansættelse og ansøgt afsked af øvrigt kontorpersonale og ejendomsfunktionærer (gårdmænd) samt rengøringspersonale træffes af forretningsføreren/direktøren i samarbejde med kontorleder/driftsleder. I særlige tilfælde kan forretningsføreren/direktøren meddele uansøgt afsked til det under ham ansatte personale med omgående orientering til formanden/bestyrelsen. Der henvises til stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør. 5. Afholdelse af bestyrelsesmøder. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller, i hans forfald, af næstformanden, så ofte der findes anledning hertil, samt 3

4 hvis/når 2 bestyrelsesmedlemmer anmoder herom. Bestyrelsesmøderne indkaldes så vidt muligt med 8 dages varsel. Som sekretær for bestyrelsen deltager forretningsføreren/direktøren i bestyrelsens møder. Derudover deltager driftslederen i møderne. Følgende punkter er faste punkter til bestyrelsens dagsorden: Godkendelse og underskrift af forhandlingsprotokol. Forelæggelse af revisionsprotokol. Meddelelser fra formanden. Beretning fra forretningsfører/direktør. Meddelelser fra medlemmer i bestyrelser/udvalg. 6. Beslutninger. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Beslutninger træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, gør formandens, eller i hans fravær næstformandens stemme udslaget. Bestyrelsesmedlemmer er omfattet af almindelige habilitetsregler. Habilitetsreglerne fremgår af Lov om Almen boliger 17 og 18: 17. Hvis et medlem af organisationsbestyrelsen, en afdelingsbestyrelse, forretningsføreren/direktøren eller en funktionær deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær økonomisk tilknytning til byggevirksomhed uden for boligorganisatione n, skal det indberettes til kommunalbestyrelsen. Denne kan straks eller senere nedlægge forbud mod, at forholdet fortsætter. 18. Et medlem af boligorganisationsbestyrelsen, en afdelingsbestyrelse, forretningsføreren/direktøren eller en funktionær må ikke deltage i behandlingen af sager, hvori den pågældende eller andre, som vedkommende ved slægtskab eller på anden måde er nært knyttet til, har en særinteresse. Bekendtskab eller venskab medfører ikke uden videre inhabilitet. Inhabilitet kan afgøres ved flertalsafstemning, hvor den, diskussionen drejer sig om, deltager i debatten og afstemningen. Er man erklæret inhabil, må man ikke være til stede i lokalet under behandlingen af den sag, hvor man er inhabil. Såfremt et bestyrelsesmedlem er i tvivl om, hvorvidt han/hun er inhabil i en sag, har vedkommende en positiv pligt til at anmode om en inhabilitetsafgørelse. 7. Tavshedspligt. Bestyrelsens interne diskussioner er ikke offentligt tilgængelige, hvorimod de trufne beslutninger naturligvis skal offentliggøres. Alle oplysninger såvel mundtlige som skriftlige, herunder dokumenter, notater, kommenterede dagsordener, referater og andet materiale, som et medlem af bestyrelsen modtager, er fortrolige (ikke tilgængelige for andre). Medlemmerne har tavshedspligt om forhandlinger m.v. i bestyrelsen, dog er det en selvfølge at oplyse, hvordan man selv har stemt i sager, men ikke hvad andre har stemt. Oplysninger om folks private forhold også bestyrelsesmedlemmernes og de ansattes må ikke bringes videre. Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal alt fortroligt materiale, som den pågældende måtte være i besiddelse af, tilbageleveres til boligorganisationen. Det samme gælder eventuelle genparter eller kopier. Hvis et bestyrelsesmedlem afgår ved døden, påhvi ler det boet at sørge for tilbagelevering af det nævnte materiale. Tavshedspligten må ikke føre til kløft mellem bestyrelsen og beboerne med deraf følgende klager over manglende informationer, lukkethed og lignende. Officielle meddelelser til beboerne samt kontakt til pressen og samarbejdspartnere varetages af formanden og/eller forretningsføreren/direktøren. Bestyrelsen kan vedtage, at der gives en fælles orientering til en begrænset kreds af beboere og andre om punkter eller sager, som bestyrelsen har haft til behandling, og om de beslutninger, der er truffet. 8. Forhandlingsprotokol. I en forhandlingsprotokol optages en kort beretning om bestyrelsens forhandlinger og beslutninger. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få udtalelser/afvigende meninger ført til protokol. Forhandlingsprotokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer (på næste møde) og forretningsføreren/direktøren. Udskrift af protokollen tilsendes samtlige bestyrelsesmedlemmer. 9. Forpligtigelse/underskrift/fuldmagt. Boligorganisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af 2 4

5 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden, i forening med forretningsføreren/direktøren. Til varetagelse af daglige forretninger meddeler bestyrelsen fuldmagt til foreningens girokonto og konti i pengeinstitut. Fuldmagt gives til forretningsføreren/direktøren, kontorets kontorleder/kontorassistenter således: I det daglige administreres kontiene fortrinsvis således: Driftskonto i pengeinstitut: Depotkonti i pengeinstitut: Byggekreditter i pengeinstitut: Girokonto: Underskrift af forretningsfører/direktør og kontorassistent i forening. Underskrift af forretningsfører/direktør og kontorassistent i forening. Underskrift af forretningsfører/direktør (mail-godkendelse til bank) Underskrift af forretningsfører/direktør og kontorassistent i forening. Kvittering for overførsler gennem Netbank (underskrift for betaling via bankoverførsel fra driftskonto/girokonto) kan meddel es af forretningsfører/direktør og kontorets kontorleder/kontorassistenter, således at disponering af midler på disse konti kræver 2 underskrifter i forening. Skriftlige meddelelser fra bestyrelsen samt skriftlige henvendelser til myndigheder underskrives af formanden, eller i hans f orfald næstformanden og paraferes af forretningsføreren/direktøren. Alle ekspeditionssager kan underskrives af forretningsføreren/direktøren alene. 10. Den daglige ledelse. Forretningsføreren/direktøren leder boligorganisationens daglige drift og har tilsynet med boligorganisationen og dens afdelingers anliggender. Forretningsføreren/direktøren gennemgår den daglige post og drager omsorg for, at relevante sager bringes til formandens/bestyrelsens kendskab og at bestyrelsens beslutninger føres ud i livet. Der er for forretningsføreren /direktøren udarbejdet særskilt stillingsbeskrivelse. Alle løbende forretninger varetages af forretningsføreren/direktøren, eventuelt i samarbejde med formanden. 11. Bogholderi/budget/regnskab. Forretningsføreren/direktøren drager omsorg for, at boligorganisationens og afdelingernes bogholderi føres i overensstemmelse med gældende lovgivning herom. På et med bestyrelsen aftalt møde i august/september måned hvert år, forelægger forretningsføreren/direktøren for bestyrelsen forslag til budgetter for det kommende år. Bestyrelsen skal (efter afdelingernes behandling af budgetterne) tage stilling til budgetterne, således at der inden den 30. september hvert år skal foreligge godkendte budgetter for det kommende år og så betids, at eventuelle afledte økonomiske konsekvenser kan varsles overfor boligtagerne indenfor samme frist. På et med bestyrelsen aftalt møde hvert forår forelægger forretningsføreren/direktøren for bestyrelsen udkast til årsregnskab for foreningen og dens afdelinger samt årsberetning for det forløbne år. Forretningsføreren/direktøren varetager samarbejdet med den til enhver tid af generalforsamlingen valgte revision. 12. Koordineringsmøde/varmemestre. Forretningsføreren/direktøren afholder hver anden uge et møde, hvor der udover forretningsføreren/direktøren deltager driftsleder, kontorleder og varmemestrene. Formanden har til enhver tid ret til at deltage i møderne. På mødet drøftes afdelingernes vedligeholdelsesstand og behov for udbedring af mindre reparationer/skader ligesom relevante administrative spørgsmål drøftes. 13. Almindelige vedligeholdelsesarbejder/indkøb. På førstkommende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling forelægger forretningsføreren/direktøren for bestyrelsen en liste over håndværkere, som foreslås overdraget mindre og almindeligt forekommende reparationsarbejder i de kommende 12 måneder. Såfremt der med et af de valgte håndværkerfirmaer er utilfredshed med det udførte arbejde og/eller priser, kan forretningsføreren/direktøren undlade at anvende firmaet. Bestyrelsen orienteres herom. Såfremt et af de valgte håndværkerfirmaer ophører, kan bestyrelsen, efter indstilling fra forretningsføreren/direktøren, vælge at supplere håndværkerlisten. Til alle mindre vedligeholdelsesarbejder samt mindre indkøb udstedes rekvisition enten af forretningsføreren/direktøren, driftslederen eller af varmemestrene. Genpart af rekvisitioner skal afleveres i kontorets bogholderi med henblik på kontrol af mængder/priser når faktura modtages. 14. Større vedligeholdelsesarbejder/indkøb. Ordinære større vedligeholdelsesarbejder i de enkelte afdelinger forelægges bestyrelsen til godkendelse samtidig med 5

6 forelæggelse af budgetter for det kommende år. Efter godkendelse i bestyrelsen kan forretningsføreren/direktøren igangsætte arbejderne, eventuelt i samarbejde med formanden. Ekstraordinære større vedligeholdelsesarbejder i de enkelte afdelinger forelægges bestyrelsen når behovet herfor opstår. Efter godkendelse i bestyrelsen kan forretningsføreren/direktøren igangsætte arbejdet, eventuelt i samarbejde med formanden. Større indkøb til foreningen og de enkelte afdelinger forelægges bestyrelsen efter behov. Efter godkendelse i bestyrelsen kan forretningsføreren/direktøren igangsætte arbejdet, eventuelt i samarbejde med formanden. Såfremt et større vedligeholdelsesarbejde/indkøb skønnes at beløbe sig til mere end til en af bestyrelsen til enhver tid fastsat beløbsramme, skal arbejdet/indkøbet, medmindre andet aftales med bestyrelsen, udbydes i underhåndsbud/licitation. 15. Kontraktforhold overfor boligtagere. Forretningsføreren/direktøren drager omsorg for at medlemmers rettigheder og forpligtelser varetages i overensstemmelse med gældende lovgivning, vedligeholdelsesreglement og husordensregler m.v. Forretningsføreren/direktøren drager omsorg for, at udarbejdelse af boligorganisationens medlemskartotek, ventelistesystem og lejekontrakter sker i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Lejekontrakter underskrives af forretningsføreren/direktøren og kontorpersonale i forening. Ved en boligtagers fraflytning fra boligorganisationen foreta ges et syn af lejligheden. Ved dette syn deltager forretningsføreren/direktøren eller driftslederen samt den pågældende afdelings varmemester. 16. Repræsentation ved møder. Som hovedregel gælder, at formanden og forretningsføreren/direktøren så vidt muligt skal være til stede i møder/ved forhandlinger, hvor boligorganisationens og dens afdelingers anliggender behandles. Forretningsføreren/direktøren kan dog repræsentere boligorganisationen og dens afdelinger alene ved forhandlinger, som er af afklarende karakter med henblik på en senere behandling sammen med formanden/bestyrelsen og/eller hvor sagen alene er af administrativ karakter. I tilfælde, hvor det skønnes hensigtsmæssigt, kan andre personer deltage. 17. Lønforhold/honorarer/diæter m.v. Forretningsførerens/direktørens og de øvrige ansattes løn- og ansættelsesforhold fastsættes i overensstemmelse med relevante indgåede overenskomster (p.t. HK-overenskomst og Mønsteroverenskomst med Ejendoms- og Servicefunktionærernes Landssammenslutning). For forretningsføreren/direktøren er der tillige indgået særskilt ansættelseskontrakt. Eventuelle aftaler udover overenskomstmæssige/kontraktmæssige forhold fastsættes af bestyrelsen efter forhandling mellem parterne. Formandens honorar for afdelinger i drift fastsættes i overensstemmelse med de til enhver tid gældende retningslinier herfor. Tildeling af bestyrelseshonorar og byggesagshonorar i forbindelse med byggesager fastsættes af bestyrelsen for hver sag. For udbetaling af kørepenge, kursus- og mødediæter samt lommepenge til formanden og øvrige ansatte attesterer forretningsføreren/direktøren. For udbetaling af kørepenge, kursus- og mødediæter samt lommepenge til bestyrelsesmedlemmer og forretningsføreren/direktøren attesterer formanden. 18. Boligorganisationens kontortid. Boligorganisationens kontor er åbent alle hverdage fra kl til kl På onsdage er der tillige åbent fra kl til kl På lørdage er kontoret lukket. 19. Ændring af forretningsorden. Denne forretningsorden er gældende indtil bestyrelsen ved simpel stemmeflerhed (efter bestemmelserne i pkt. 6) i 2 på hinanden følgende bestyrelsesmøder med mindst 1 døgns mellemrum har truffet gyldig beslutning om ændringer. I overensstemmelse med bestyrelsens forhandlingsprotokol er denne forretningsorden godkendt på bestyrelsesmøder afholdt den 11. juni 2012 og den 6. august Endelig godkendt. 6

7 DAGSORDENSPUNKT 7. Forelæggelse af udkast til budgetter for Administrationen har udarbejdet udkast til afdelingsbudgetter og hovedforeningsbudget for Budgetudkastene er omdelt til bestyrelsens medlemmer. Som dagsordenstekst er optrykt administrationens bemærkninger til budgetudkastene. Bemærkningerne er følgende: Ved budgetlægningen for 2013 er der forskellige forhold (både generelle forhold og specielle forhold), som er beskrevet nedenfor: Generelle bemærkninger: Omkring udgifter til vand, renovation og ejendomsskatter har vi fra kommunen fået følgende foreløbige udmeldinger om prisudviklingen til budget 2013: der forventes uændrede promillesatser vedrørende ejendomsskatter grundværdierne er steget meget, hvorfor der kunne påregnes store stigninger i ejendomsskatterne. Folketinget har dog vedtaget et skattestop, som også gælder for ejendomsskatter. Dette betyder, at ejendomsskatterne maksimalt må stige med 7% i 2013 selv om der er sket en større grundværdistigning. Der er i budgetterne indarbejdet en stigning på ca. 7%. Der forventes en mindre stigning i vandudgifter, hvilket er indarbejdet i budgetterne. Prisen pr. kubikmeter vil være sammensat således: Vandafgift kr. 6,21 Grundvandsgebyr kr. 0,83 Spildevandsafgift kr. 0,35 Grønne afgifter kr. 6,53 Vandafledningsafg. kr. 24, I alt kr. 38,37 Omkring renovation påregnes der følgende udgiftsudvikling, som samlet set betyder en mindre stigning - hvilket er indarbejdet i budgetterne: Renovation Husstandsafgift kr. 661,25 kr. 675,00 Kørsel container kr. 865,00 kr. 625,00 Tømningsafg. pr.ton kr. 587,50 kr. 637, liter container kr. 3461,25 kr. 3461, liter container kr. 4968,75 kr. 4968, liter container kr. 6321,25 kr Elektricitet Priserne på elektricitet forventes at være på ca. kr. 2,00 pr. kwh i Der er i budgetterne indregnet en mindre stigning. Forsikringer: Boligforeningens forsikringsportefølje har været i udbud i Der er ved dette udbud opnået en besparelse på forsikringspræmier m.v. på ca. 40%, hvilket er indarbejdet i budgetterne. Administrationsbidrag: De er indarbejdet en stigning fra kr til kr pr. lejemålsenhed. Forhøjelsen er et udtryk for de almindelige driftsstigninger i boligforeningens samlede administration, og bidraget er i samme niveau som de øvrige boligforeninger i Horsens. A-og G-indskud til Landsbyggefonden: A-indskuddet er et fast indskud, hvorimod G-indskuddet reguleres i overensstemmelse med Byggeomkostningsindekset for boligbyggeri. Indekset var i 2. kvartal ,0, og det forventes, at indekset vil være 129,0 i 2. kvartal 2012 (indekset offentliggøres i september 2012). Dette betyder, at indskuddet pr. kvm. vil stige fra kr. 57,05 til kr. 59,60, hvilket er indarbejdet i budgetterne. Indskuddene omfatter afdelingerne 1 og 2, 3A, 3B, 3C og 4. Lønninger til ejendomsfunktionærer og rengøringsassistenter: Lønningerne er fremskrevet i henhold til indgået mønsteroverenskomst mellem BL og Ejendoms- og Servicefunktionærernes Landssammenslutning. Budgetmæssigt baserer løntallene sig på lønnen for juli 2012, hvor der er tillagt en skønsmæssig stigning på 3%. I skrivende stund har vi ikke modtaget en fornyet overenskomst den tidligere overenskomst udløb primo Almindelig vedligeholdelse: Almindelig vedligeholdelse er budgetteret ud fra kendt forbrug i 2011 og det foreløbigt kendte forbrug pr. 30. juni Efter budgetopfølgning pr. 30. juni 2012 ses der at være rimelig balance mellem budget og forbrug. 7

8 Specielle bemærkninger: Under henvisning til modtaget svar fra Landsbyggefonden angående støtte til finansiering af underskud på byggesagen vedr. Malteriet, kan det oplyses, at der ikke kan forventes støtte, medmindre boligorganisationen kommer i knibe økonomisk (der er p.t. ikke lovhjemmel til at give støtte til overskridelse af byggebudgetter. Overskridelsen skal finansieres af boligforeningen, og de er i budgetterne indregnet et bidrag på kr. 350 årligt pr. bolig til en 10-årig afskrivning af overskridelsen vedr. Malteriet. Udgifter til varmemesterkontor i midtbyen er indarbejdet i de afdelinger, som hører til og bliver betjent fra varmemesterkontoret. I budgetterne er ikke indregnet planlagte renoveringer, herunder renoveringen i afdeling 4A og den planlagte vinduesudskiftning i afd. 9. Som det fremgår af de enkelte budgetter, er der i de fleste afdelinger indarbejdet mindre huslejestigninger i Huslejestigningerne er indarbejdet således: Afslutning: Afdeling Stigning i % Stigning pr. kvadratmeter Afdeling 1 5,0 30,54 Afdeling 3A 2,0 9,34 Afdeling 3B 2,0 10,16 Afdeling 3C 2,0 10 Afdeling 4 2,0 9,68 Afdeling 4A 2,0 8,35 Afdeling 5 2,0 10,77 Afdeling 6 2,0 14,16 Afdeling 7 3,0 21,13 Afdeling 8 2,5 19,27 Afdeling 9 2,0 16,12 Afdeling 10 Afdeling 11 Afdeling 13 Afdeling 14 Afdeling 15 Afdeling 17 Afdeling 18 Afdeling 20 Afdeling 22 2,0 2,0 2,0 4,0 3,0 2,0 Administrationen har ved udarbejdelse af budgetterne bestræbt sig på at tage så mange kendte forhold som muligt i betragtning og vurderet konsekvenserne heraf så grundigt, som det kan lade sig gøre på budgetteringstidspunktet. Det er administrationens vurdering, at de indarbejdede huslejestigninger ligger i et fornuftigt niveau og inden for den almindelige inflation, således at der alene er tale om driftsmæssige stigninger. Under henvisning til foranstående bemærkninger og de efterfølgende budgetter, anbefales budgetterne således til bestyrelsens godkendelse. 16,01 14,58 14,54 38,20 25,47 13,80 Efter en gennemgang af budgetforudsætningerne blev budgetterne godkendt. DAGSORDENSPUNKT 8. Forslag til afvikling af særstøttelån i afd. 5 (Beringsvænget) I forbindelse med regnskabsaflæggelsen for 2011 blev det anført, at det bør overvejes at indfri de særstøttelån, som blev givet i forbindelse med renoveringssagen i afd. 5 i perioden Særstøttelånet udgjorde i alt kr , hvilket er fordelt således: Landsbyggefonden kr som lån Landsbyggefonden kr som tilskud Realkredit Danmark kr som lån Horsens Kommune kr som lån Boligforeningens dispositionsfond kr som tilskud Lånene til Landsbyggefonden og Horsens skal tilbagebetales når tilbagebetalingen kan indpasses i den normale drift. Lånet til Realkredit Danmark skulle påbegyndes tilbagebetalt efter 15 år, hvilket vil sige, at det skulle være påbegyndt tilbagebetalt i 2010 Realkredit Danmark har endnu ikke påbegyndt opkrævning på lånet. Beholdningen på særstøttelånet udgjorde pr kr Beholdningen kan således næsten dække lånene. Der bliver dog hævet kr i 2012 og der er indtil videre planlagt forbrugt kr i En forsigtig prognose over beholdningen pr vil være: 8

9 Beholdning pr kr Forbrug i kr Værditilvækst i 2012, anslået kr kr Beholdning pr , anslået kr For at kunne indfri lånene mangler der således kr Det foreslås, at lånene indfries, og at afd. 5 optager et lån i hovedforeningen på kr , som afvikles over 10 år. Med en anslået rente på 4% vil ydelsen på dette lån udgøre kr årligt. Det kan forventes, at Realkredit Danmark snart vil forlange påbegyndt afvikling af kreditforeningslånet på kr Ydelsen på dette lån vil andrage ca. kr (fastforrentet 30-årigt lån). Hertil kommer ydelser på de øvrige lån, såfremt de forlanges afviklet (ikke aktuelt). Såfremt forslaget godkendes, vil afdelingen kunne afvikle hele særstøttelånet og dermed være uafhængig af kommende krav, både på kort sigt og lang sigt. Oprindeligt var betingelserne på særstøttelånet, at der hvert år kunne hæves kr fra 1995, hvilket er sket. Efter sam råd med revisionen og efter bestyrelsen beslutning har tilskuddet være reduceret med 20% årligt begyndende i afdelingens budget for I 2013 er der indregnet et tilskud på kr i 2014 vil der skulle budgetteres med et tilskud på kr. 0. Gennemførelse af forslaget vil få følgende konsekvenser for afdelingens budget for 2013: Ydelser på hovedforeningslån kr Manglende tilskud kr I alt kr hvilket vil betyde en yderligere huslejestigning på 1,65, svarende til kr. 8,88 pr. kvm. Det indstilles, at forslaget gennemføres. Godkendt således: Lånene på i alt kr indfries. Der ydes afdelingen et hovedforeningslån på ca. kr (årlig ydelse på ca kr ) Der ændres ikke i det vedtagne budget (af hovedforeningslånet indregnes kr i budgettet for 2013). DAGSORDENSPUNKT 9. Orientering om igangværende byggesager. Der bliver orienteret om følgende byggesager: Vestergade bliver klar til indflytning den 1. september Det aftales, at bestyrelsen besigtiger byggeriet den 30. august 2012 kl Torben Mortensen spurgte til udlejningen vi er i gang med denne, men der er flere på ventelisten, som har meldt fra. Vi skal nok påregne, at vi skal markedsføre byggeriet lidt mere bredt. Omkring Rørfabrikken har vi fået løst problematikken omkring den forurenede jord, idet rådgiveren har erkendt et rådgiveransvar. Der er stadig stor rift om boligerne. Boligerne på Andreas Steenbergs Plads er færdige, Onsdag den 8. august 2012 afholdes møde med rådgiverne om tidsplan for det resterende del forløbet (renovering af facader og udskiftning af vinduer m.v.). Lene Jensen påpegede problemer med parkering på grund af byggematerialer og maskiner. DAGSORDENSPUNKT 10. Eventuelt. Lene Jensen oplyste, at der var problemer med husdyrhold i ungdomsboligerne på Malterigrunden (husdyrhold ikke tilladt). 9

10 Joan Midtgaard Jensen oplyste, at der havde været problemer med grill i gården i afd. 3A, 3B og 3C. Grill på altanerne er jo ikke tilladt, og det bør måske overvejes at etablere faste grillpladser i gårdområdet. På forespørgsel herom oplyste Carsten Themsen, at låse i opgangsdøre til gårdsiden i afd. 3A, 3B og 3C snart er færdigmontere t. Opsætning af overvågning i kælderen til afd. 3C vil blive opsat snarest alt isenkrammet er indkøbt. Underskrift af bestyrelsen: NIELS KARL GRØNLUND LENE JENSEN LENEHOLM ULLA HERLØV ERIK RASMUSSEN TORBEN MORTENSEN JOAN MIDTGAARD JENSEN Underskrift af forretningsfører: GUNNAR SØRENSEN 10