Godkendelse og afvisning af rekvisition

Transkript

1 Godkendelse og afvisning af rekvisition Hvad Kommentar Tast Du har rollen godkender og skal godkende en rekvisition Når du har rollen godkender, har du 3 muligheder for at godkende rekvisitionen: Godkend via workflow mail Godkend via arbejdsliste Godkend via fanen Godkendelser Godkend rekvisition via workflow mail Du vil altid blive adviseret via mail, hvis der er handlinger, du skal foretage. I mailens emne står der, at en indkøbsrekvisition kræver din godkendelse. Åbn workflow mailen Åbn workflow mailen. Nederst i denne kan du godkende eller afvise. på Godkend Der åbnes automatisk en mail, som du skal sende. Såfremt du ikke har yderligere oplysninger, kan du trykke Send. Hvis du ønsker at skrive en note, skrives ud for Notat mellem tegnene ''. Det er vigtig at skrive mellem citationstegnene, da teksten ellers ikke vil blive overført til iprocurement. Skriv evt. en note imellem citationstegnene på Send Send mail En rekvisition bliver først til en indkøbsordre og sendt afsted til leverandøren, når rekvisitionen er godkendt. Quickguide: Godkendelse og afvisning af rekvisition, v3 Side 1 af 5

2 Godkend rekvisition via arbejdsliste Du ønsker at godkende en rekvisition via din arbejdsliste på startsiden ( Hjem ) eller under fanen Shop, hvor Mine findes på den understregede linje Åben Arbejdslisten på indkøbsrekvisitionen. Hermed åbnes rekvisitionen, og du kan godkende den ved at trykke på knappen Godkend. Du har hermed foretaget en godkendelse. Rekvisitionen bliver nu omdannet til en indkøbsordre og afsendt til leverandør. Samtidig sendes der automatisk en workflow mail til rekvirenten om, at rekvisitionen er godkendt. Du kan altid i systemet se, hvilke rekvisitioner du har godkendt. Godkend via fanen I iprocurement åbner du fanen. På listen vælger du Rekvisitioner til godkendelse. Vis Rekvisitioner til godkendelse på Marker Vælg ud for rekvisitionen Marker Vælg ud for rekvisitionen og tryk på Godkend. Quickguide: Godkendelse og afvisning af rekvisition, v3 Side 2 af 5

3 Se hvad du har godkendt I iprocurement åbner du fanen På listen vælger du Rekvisitioner, som jeg har godkendt Vælg Rekvisitioner, som jeg har godkendt på Du har rollen godkender og vil afvise rekvisitionen. Afvis rekvisition via workflowmail Når du har rollen godkender, har du 2 muligheder for at afvise rekvisitionen: Afvis via workflow mail Afvis via arbejdsliste Afvis via fanen Godkendelser Du modtager en workflow mail, når du skal godkende en rekvisition. Åben mailen. Nederst i mailen er der mulighed for at tage aktion: Åben mailen på Afvis Der åbnes automatisk en mail, som du skal sende. Årsagen til afvisning skrives udfor Notat mellem tegnene ''. Årsagen er vigtigt at skrive, når du afviser en rekvisition. Det er vigtig at skrive mellem citationstegnene, da teksten ellers ikke vil blive overført til iprocurement. Angiv årsag ud for Notat mellem tegnene citationstegnene Send Send mailen ved at trykke på Send Quickguide: Godkendelse og afvisning af rekvisition, v3 Side 3 af 5

4 Rekvisitionen er nu afvist. Der sendes automatisk en workflow mail til rekvirenten om, at rekvisitionen er afvist. Rekvisitionen findes nu i Rekvirentens arbejdsliste Afvis rekvisition via arbejdsliste Du ønsker at afvise en rekvisition via din arbejdsliste på startsiden ( Hjem ) eller under fanen Shop, hvor Mine findes på den understregede linje Åben Arbejdslisten på indkøbsrekvisitionen på rekvisitionsemnet. Herefter åbner indkøbsrekvisitionen. Angiv årsag til afvisningen i feltet Notat Angiv årsag til afvisningen i Notat Afvis på Rekvisitionen er nu afvist. Afvis via fanen I iprocurement åbner du fanen. På listen vælger du Rekvisitioner til godkendelse. på Vis Rekvisitioner til godkendelse Quickguide: Godkendelse og afvisning af rekvisition, v3 Side 4 af 5

5 Marker Vælg ud for rekvisitionen og tryk på Afvis. Marker Vælg ud for rekvisitionen Rekvisitionen er nu afvist. Quickguide: Godkendelse og afvisning af rekvisition, v3 Side 5 af 5