BILAG 19 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS BOD OG INCITAMENTER

Transkript

1 BILAG 19 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS BOD OG INCITAMENTER

2 INSTRUKTION TIL BESVARELSE AF BILAGET: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 19 vedrørende bod og incitamenter er at give Tilbudsgiver incitament til at levere en Løsning, der svarer til Ordregivers forventninger og opfylde Kontrakten i øvrigt. Incitamenterne består af fem elementer: Kundereguleret vægtning af Servicemål beskrevet i Bilag 7 Eskalationsmodel beskrevet i under punkt Kontomodel for afregning af evt. bod beskrevet under punkt Genindtjening af dagsbod beskrevet under punkt Bodsmodel beskrevet under punkt 3 Bonusmodel beskrevet under punkt 4 Instruks vedrørende bilag: Bilag 19 skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Evaluering af besvarelse: Bilaget indgår ikke i tilbudsevalueringen. Udbudsbetingelsernes bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes bilag X, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det.

3 1. Indledning Formål Oversigt over underbilag Bods- og incitamentsmodel Bods- og incitamentselementer Eskalationsmodel Eskaleringsfaktor Kontomodel for afskrivning af bod Genindtjening af dagsbod i forbindelse med levering af Løsningen Bodsmodel Bod for forsinkelse Engangsbod Dagsbod Bod for Servicemål Maksimal Bod for overskridelse af Servicemål Beregning af bod for Servicemål undtagen svartider Eksempel på bodsberegning for Servicemål undtagen svartider Beregning af bod for svartidsservicemål Eksempel på bodsberegning for svartidsservicemål Bod i forbindelse med proaktive handlinger Bonusmodel KPI'ere Optjening af Bonus Beregning af bonus... 5

4 1. Indledning 1.1. Formål Kunden ønsker med dette bilag at skabe en model for at tilskynde Leverandøren til at levere ydelser af høj kvalitet. Incitamentsmodellen har til formål dels at sikre overholdelse af de aftalte krav til Løsningen, dels at sikre kontinuerlige forbedringer. Afsnittet beskriver incitamentsmodellen og de grundlæggende mekanismer, der anvendes under Kontrakten. Det er mere væsentligt for Kunden, at Leverandøren overholder tidsplaner for de aftalte leverancer (jf. Bilag 1) og Servicemål (jf. Bilag 7) end at opnå udbetaling af bod. 2. Oversigt over underbilag Der er ingen underbilag til Bilag Bods- og incitamentsmodel 3.1. Bods- og incitamentselementer Incitamentsmodellen operer med fem elementer: Kundereguleret vægtning af Servicemål beskrevet i Bilag 7 Eskalationsmodel beskrevet i under punkt Kontomodel for afregning af evt. bod beskrevet under punkt Genindtjening af dagsbod beskrevet under punkt Bodsmodel beskrevet under punkt 4 Bonusmodel beskrevet under punkt Eskalationsmodel Formålet med eskalationsmodellen er at indføre en automatisk og objektiv mekanisme for at tilskynde Leverandøren til at sikre et højt serviceniveau ved at øge boden ved gentagne overskridelser af samme Servicemål i flere efterfølgende måleperioder Eskaleringsfaktor Hvert Servicemål har i Bilag 7.1 en eskalationsfaktor, som er minimum 1,0 og maksimum 2,0, men som initielt er sat til 1,0. For Servicemål, som overskrides i en måleperiode, opskrives eskalationsfaktoren med 0,2 med effekt fra den kommende måleperiode, uanset om vægtningen er 0%. Såfremt et Servicemål i en måleperiode overholdes bliver eskalationsfaktoren ligeledes nedskrevet med 0,2 med effekt fra den kommende måleperiode, uanset Servicemålets vægtning. Eskalationsfaktoren kan dog ikke nedskrives til mindre end 1,0. Regneeksempel ved Servicemål med månedlig måling: Måned Måned 0 overtrædes) Eskalationsfaktor primo Måned 1 overtrædes) Måned 2 overholdes) Måned 3 overtrædes) Måned 4 (Servicem ål overholde s) 1,00 1,20 1,40 1,20 1,40 1,20 Måned 5 overholdes) 1

5 Op-/nedjustering +0,20 +0,20-0,20 +0,20-0,20-0,20 Eskalationsfaktor 1,20 1,40 1,20 1,40 1,20 1,00 ultimo Kontomodel for afskrivning af bod Modellen for afregning af ifalden bod baseres på en kontomodel, der sikrer, at Leverandøren har mulighed for at genvinde eventuel ifalden bod. Kontomodellen gælder kun for bod ved Servicemål og ikke i forhold til bod for forsinkelser. Saldoen på bodskontoen opgøres og afregnes én gang årligt, første gang 12 måneder efter Servicemålenes ikrafttræden (dvs. fra påbegyndt 1. delleveranceprøve). Leverandøren skal udarbejde oplæg til opgørelse af bodskontoen til Kundens godkendelse. Kontomodellen fungerer ved, at bod akkumuleres, hvis et Servicemål overskrides og en bod dermed indtræffer. Hvis Leverandøren i en måned overholder alle bodsbelagte Servicemål, reduceres den aktuelle saldo ( Bodskonto primo iht. tabel forneden) på bodskontoen med 25 procent. Eksempel for 3 måneder med overholdte Servicemål: Måned 0 (bod på indtræffer) Måned 1 (alle Servicemål opfyldes) Måned 2 (alle Servicemål opfyldes) Måned 3 (alle Servicemål opfyldes) Bodskonto primo , , ,00 Afskrivning (25%) , , ,50 Bodskonto ultimo , , , , Genindtjening af dagsbod i forbindelse med levering af Løsningen Under punkt fremgår det, at Leverandøren ifalder dagsbod ved forsinkelser i forhold til milepælene i Bilag 1. Hvis Leverandøren er ifaldet dagsbod i løbet af implementeringen, men består den endelig overtagelsesprøve til det aftalte tidspunkt dvs. at Leverandøren indhenter forsinkelsen, reduceres boden med 50 %. 4. Bodsmodel Beregning af bod for hvert Servicemål sker på baggrund af de aftalte serviceniveauer som angivet i Bilag 7B på baggrund af følgende beregninger afhængig af servicemålstypen Bod for forsinkelse Forsinkelse i forbindelse med Ievering af Løsningen er belagt med bod i form af engangsbod og dagsbod. Forsinkelsen opgøres i forhold til de milepæle, der i Bilag 1 er anført som bodsbelagte Engangsbod Milepælene i Bilag 1 er af stor betydning for det samlede projektforløb, og frem til og med Driftsprøven har Kunden fastlagt en engangsbod, som Leverandøren vil blive pålagt, hvis de bodsbelagte milepæle overskrides. Den samlede engangsbod for alle milepæle kan ikke overstige 10% af Leverancevederlaget. Et beløb svarende til 10 % af Leverancevederlaget fordeles således ligeligt på de milepæle, der i Bilag 1 er angivet som bodsbelagte og udgør engangsboden ved en eventuel overskridelse af den pågældende milepæl. 2

6 4.1.2.Dagsbod Hvis en milepæl er bodsbelagt, jf. Bilag 1 vil denne milepæl også være forbundet med dagsbod. Hvis en sådan milepæl overskrides, bliver Leverandøren pålagt en dagsbod frem til det tidspunkt, hvor godkendelseskriteriet for milepælen er opfyldt. Bodsstørrelsen på dagsboden beregnes i forhold til det vederlag, som den betalingsmilepæl, der overskrides, repræsenterer, dog mindst kr. pr. Arbejdsdags forsinkelse. Hvis der ikke er knyttet betaling til milepælen, er boden kr pr. Arbejdsdag. Dagsboden udgør 0,1% af det samlede vederlag per påbegyndt Arbejdsdag (dog mindst kr.) de første ti Arbejdsdage, tidsfristen overskrides. Overskrides en dagsbodsbelagt tidsfrist mere end ti Arbejdsdage, udgør boden 0,2% af vederlaget per påbegyndt hverdag ud over de første ti Arbejdsdage, dog mindst kr. Hvis der ikke er knyttet betaling til milepælen, er boden kr pr. Arbejdsdag. Dagsboden opgøres og afregnes i forbindelse med den endelige overtagelse, herunder reduceres den eventuelt i overensstemmelse med punkt Bod for Servicemål Maksimal Bod for overskridelse af Servicemål Bod for overskridelse af Servicemålene i Bilag 7 kan maksimalt udgøre 30 % af periodens vedligeholdelsesvederlag. Vedligeholdelsesvederlaget fremgår af Bilag 11, punkt 14. Såfremt Kunden efterfølgende indgår aftale om levering af ny funktionalitet, som udløser forøget vedligeholdelsesvederlag, indgår dette i det samlede vedligeholdelsesvederlag, som der beregnes bod af. Det bemærkes, at Kunden, jf. Bilag 7, kan fordele 200 % på vægtningen af de enkelte Servicemål, men boden kan desuagtet ikke overstige 30 % af vedligeholdelsesvederlaget for den pågældende periode Beregning af bod for Servicemål undtagen svartider Bod for Servicemål undtagen svartider: Bod = [Vederlag x Maksimal bod x Bodsvægt] x Eskalationsfaktor Vederlag det samlede faste løbende vederlag for måleperioden, jf. Bilag 11 Maksimal bod for overskridelse af Servicemål jf Bodsvægt bodsvægten jf. Underbilag 7B Eskalationsfaktor eskalationsfaktor jf. Underbilag 7B Eksempel på bodsberegning for Servicemål undtagen svartider Nedenstående eksempel viser beregningen af bod i forhold til overskridelse af Servicemålet for tilgængelighed for produktionsmiljøet. Eksemplet tager udgangspunkt i Underbilag 7B. Forudsætninger: Fast løbende vederlag = kr (ekspempel) Maksimal bod for overskridelse af Servicemål: 30 % Bodsvægt: 15 % Eskalationsfaktor : 1,0 Beregning af bod = kr x 30 % x 15 % x 1 = kr

7 Beregning af bod for svartidsservicemål Bod for Servicemål relaterede til svartider foregår ud fra ønsket om en trinvis bod, således at en lille overtrædelse af Servicemål kun udløser en lille bod, men en høj overtrædelse til gengæld udløser en betydelig bod. Bod = [Vederlag x Maksimal bod for overskridelse af Servicemål x Bodsvægt] x ((Konstateret Serviceniveau i sekunder / Aftalt Serviceniveau i sekunder)-1) x Eskalationsfaktor Vederlag det samlede faste løbende vederlag for måleperioden, jf. Bilag 11 Maksimal bod for overskridelse af Servicemål jf Aftalt serviceniveau det aftalte serviceniveau for Servicemålet jf. Underbilag 7B Konstateret serviceniveau det faktiske niveau for Servicemålet, jf. servicemålsrapportering Bodsvægt bodsvægten, jf. Underbilag 7B Eskalationsfaktor eskalationsfaktor, jf. Underbilag 7B Eksempel på bodsberegning for svartidsservicemål Nedenstående eksempel viser beregningen af bod i forhold til gennemsnitlig svartid for transaktionskategorien simple transaktioner. Eksemplet tager udgangspunkt i Underbilag 7B samt at den rapporterede gennemsnitlige svartid er 0,7 sekund. Forudsætninger: Fast løbende vederlag = kr (ekspempel) Maksimal bod for overskridelse af Servicemål: 30 % Aftalt serviceniveau = 0,5 sekund Faktisk serviceniveau = 0,7 sekund Bodsvægt = 15 % Eskalationsfaktor = 1,0 Beregning af bod = kr x 30 % x 15 % x ((0,7 s./0,5 s.)-1) x 1 = kr Bod i forbindelse med proaktive handlinger Jf. Bilag 15, punkt 8 kan Leverandøren ifalde en bod på op til kr i forbindelse med proaktive handlinger. Såfremt Leverandøren ikke rettidigt afleverer en risiko- og fremdriftsrapport, ifalder Leverandøren en bod på kr pr. Arbejdsdags forsinkelse. Bod i henhold til dette punkt forfalder til betaling efter skriftligt påkrav herom fra Kunden. Har Kunden ikke senest 6 måneder efter den bodsudløsende begivenheds indtræden afgivet et sådant påkrav, bortfalder Kundens ret til at kræve bod for det pågældende forhold 5. Bonusmodel KPI'ere Kunden ønsker at belønne Leverandøren for at levere ekstraordinære resultater, som ligger ud over de fastlagte rammer for Leverancen. Derfor vil det for Leverandøren være muligt at optjene bonus for visse KPI er, som årligt udformes af Kunden, og som Leverandøren skal komme med forslag til i Afklaringsfasen. 4

8 KPI'erne skal i nødvendigt omfang justeres i kontraktperioden. Både Kunde og Leverandør kan tage initiativ hertil, men beslutning om nye/ændrede KPI'ere træffes af Kunden, jf. nedenfor. Hensigten med bonusordningen er at fremme det Strategiske Samarbejde yderligere. Bonussen giver mulighed for, at Kunden yderligere økonomisk kan honorere Leverandørens vilje til et godt samarbejde og løsning af fælles mål samt udfordringer Optjening af Bonus Der vil årligt blive oprettet en bonuspulje, som er på mellem DKK 0 til DKK 5,0 millioner pr. år. Bonusbeløbets størrelse fastlægges af Kunden for hvert år i kontraktperioden ved periodens start og meddeles Leverandøren på et styregruppemøde eller på anden vis. Hvert år vil det strategiske og taktiske niveau (jf. Bilag 9) fastlægge beløbet på bonuspuljen og bonussen kan optjenes afhængig af, hvor godt Leverandøren opfylder de fastlagte KPI ere. Kunden vil årligt angive en individuel vægtning for hvert KPI med en samlet vægtning på 100%. Opdelingen vil blive fastsat for yderligere at tilskynde Leverandøren til at opfylde KPI kriterierne i forhold til de fastlagte fokusområder. Kunden definerer bonusvægtningen én gang årligt med 3 måneders varsel, og kan ændre/udskifte KPI erne inden for samme varsel. Eventuel bliver udbetalt én gang årligt på baggrund af Kundens vurdering af Leverandørens performance på de forskellige KPI'ere. Såfremt Kontrakten ophæves af Kunden, vil bonusordningen ikke længere være gældende, og det vil derfor ikke være muligt at optjene bonus i den resterende kontraktperiode. Forneden er eksempler på KPI-områder. De første KPI er konkretiseres yderligere i løbet af aftaleimplementeringen. Implementeringsfasen Tidsplanen 100% Forvaltningsfasen Brugertilfredshed 50% Svartider 30% Utilsigtede hændelser 20% Beregning af bonus Bonuspulje og eventuel opfyldelsesgrad, som kan angive størrelsen på bonussen, bestemmes årligt af Kunden med input fra Leverandøren, jf. ovenfor. 5