At optimere, fastholde og bevare den bygningsmæssige værdi, funktionalitet og energianvendelse.

Transkript

1 AFTALE MELLEM Børn & Unge og Miljø & Teknik OM VEDLIGEHOLDELSE OG ENERGISTYRING PÅ DE KOMMUNALE TAKSTFINANSIEREDE INSTIUTIONER/SKOLER I SVENDBORG KOMMUNE doc. 10/3134 Formål At optimere, fastholde og bevare den bygningsmæssige værdi, funktionalitet og energianvendelse. Mål At vedligeholdelsesarbejderne udføres til brugernes tilfredshed, ved at arbejdet planægges og udføres i samarbejde med institutionerne, og ved at indgåede aftaler overholdes af alle parter i forhold til ressourcerne. At institutionernes vedligeholdelsesbudgetter overholdes. At arbejderne udføres mest effektivt, hvorved de samlede ressourcer på sigt kan reduceres i kraft af en bedre udnyttelse af de økonomiske midler. Succeskriterier At udarbejde tilstandsrapporter på den samlede bygningsmassen med henblik på at beskrive og klarlægge indsats og det økonomiske behov for bygningsvedligehold. At miljøhensyn skal indgå som en naturlig del af vedligeholdelsesarbejderne på lige fod med hensyn til funktion og økonomi. At der udvikles og implementeres metoder til konstatering og dokumentation af brugertilfredsheden. 1. Opgaven Arbejdet omfatter styring og udførelse af vedligeholdelsesarbejder på de Kommunale takstfinansierede institutioner/skoler. Opgaven opdeles, således at Miljø og Teknik overtager ansvaret for: Klimaskærm Tekniske installationer Terræn

2 De Kommunale takstfinansierede institutioner/skoler bibeholder ansvaret for den indvendige vedligeholdelse og den daglige drift. Aftalen omhandler 13 kommunale og lejede institutioner med et samlet etageareal på i alt m 2 (brutto). Bilag 1: Liste over kommunale og lejede ejendomme der er omfattet af aftalen. Det budgetmæssige grundlag er beskrevet i 7. Opgaven kan opdeles i følgende delopgaver: Delopgave / aktivitet 2011: Udarbejdelse af tilstandsrapporter og udarbejdelse af 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner samt konkrete vedligeholdelsesplaner i overensstemmelse med kommunens vedligeholdelsesbudgetter. Tidspunkt for udførelse Januar til juni 2011 Følgende år: Inspektion af bygningerne og opdatering af vedligeholdelsesplanerne. Oktober til januar, første gang oktober Prioritering af årets vedligeholdelsesarbejder i samråd Inden for perioden januar til april med fagforvaltning og takstfinansierede institution/skole. Udførelse af planlagt vedligeholdelse Udførelse af akut- og oprettende vedligehold. Hele året, første gang i Energistyring og grønt energiregnskab. Hele året, første gang i Risikostyring. Hele året, første gang i Sikkerhedstjek af legepladser. Årligt, første gang 2011 Resultatrapport. Årligt, første gang marts Udbud og optimering af serviceaftaler. Inden for perioden maj til august Aftale med håndværkere. Inden for perioden april til juni 2012

3 2. Afgrænsning af arbejderne omfattet af aftalen: 2.1 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder, der vedrører følgende bygningsdele, -komponenter og installationer er omfattet af aftalen: Klimaskærm og bærende konstruktioner Tage, ydervægge, vinduer og yderdøre inkl. Glas og lukkebeslag, udvendige trapper og fritstående vægge. Lys- og kraftinstallation Kabler, el-tavler, automatik, afbrydere og kontakter. Udvendige belysningsarmaturer Væglamper, parklamper, projektører m.v. ekskl. lyskilder. Varmeanlæg Hele anlægget. Brugsvandsanlæg Hele anlægget inkl. armaturer. Sanitet Klosetter, håndvaske, køkkenvaske rengøringsvaske og vaskerender. Ventilationsanlæg Hele anlægget samt små faste ventilatorer i forbindelse med rumventilation. Afløb Afløbsrør, vandlåse, gulvafløb, tagrender og nedløb. Kloak, regn-, dræn- og spildevand Ledninger, brønde, pumper, dæksler, riste m.v. Overdækninger og udhuse Fritliggende skure, halvtage og pergolaer. Legehuse og legeredskaber Årligt sikkerhedstjek og udførelse af forebyggende vedligeholdelse med udgangspunkt i legepladsrapport. Den daglige kontrol af legepladser og akutte udbedringsarbejder påhviler specialinstitutionen. Faste hegn og stativer Træ- og trådhegn, cykelstativer, træ- og ståltrapper, solafskærmninger, udvendige skilte og flagstænger.

4 Friarealer Belægninger på pladser og parkeringspladser. Renhold Rensning af tagrender over 1. sals højde, ventilationskanaler, kedler og afløbssystemer Energistyring og energimærkningsordning Registreringsskemaer til registrering af energiforbrug Udarbejdelse af budgetter til alle institutioner. Justering af indeklima (varme og ventilation) via opkoblede CTS-anlæg hvor dette er etableret Minimering af el-, vand- og varmeforbrug ved Automatisk DataOpsamling. Grønt energiregnskab en gang årligt for alle institutioner. Energistyring og energimærkningsordning honoreres særskilt som en variabel ydelse indenfor aftalens budget. Serviceaftaler Administration og optimering af serviceaftaler vedrørende klimaskærm, tekniske installationer og terræn. Det drejer sig pt. om serviceaftaler på følgende områder: Kedler Ventilationsanlæg Automatik på varme og ventilationsanlæg Udgiften til serviceaftaler afholdes af institutionen. På sigt tilstræbes at indgå fællesaftaler på alle serviceaftaler. Driftkursus Der afholdes et årligt driftkursus for den på institutionen ansvarlige i samarbejde med uddannelsesafdelingen i Svendborg Kommune. Driftkurset honoreres særskilt som en variabel ydelse indenfor aftalens budget.

5 2.2 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder som ikke er omfattet af aftalen: Aftalen omhandler ikke genopretning af bygninger og bygningsdele. Indvendig vedligeholdelse af overflader I gulvplan, vægplan og loftplan. Indvendige skillevægge, lofter og døre Alle tunge og lette vægge. Nedhængte lofter. Alle indvendige døre. Nøgler og cylindre I alle indvendige døre, yderdøre, hængelåse. møbellåse m.v. Indvendige belysningsarmaturer Pendler, bord-, loft- og væglamper, lysstofarmaturer, spots osv. Lyskilder Alle ind- og udvendige lyskilder. Inventar Alt løst og nagelfast inventar. Hårde hvidevarer Køleskabe, komfurer, tørreskabe, emhætter, vaskemaskiner osv. Pleje Græsplæner, træer, buske, hække og levende hegn. Daglig drift Udskiftning af defekte sikringer og lysarmaturer, rensning af tilstoppede gulvafløb og vandlåse, udbedring af toiletter der løber og vandhaner som drypper, vandpåfyldning og udluftning af varmeanlæg samt justering af ure. Renovation Administration og styring af affaldsbortskaffelse. Indeklima (undtaget ventilationsanlæg), hygiejne og arbejdsmiljø Snerydning og grusning Ud- og indvendig renhold Pudsning af vinduer Fjernelse af graffiti Reparationer efter hærværk Forsikringsforhold Betaling af el, vand, afløb og varme Alarmanlæg

6 2.3 Risikostyring Sikring mod hærværk, alarmanlæg, tyveri af ejendomsinventar, forsyningssvigt og nedbrud af tekniske installationer, brandsikring, sikkerhed på legepladser og sikring af enkeltpersoner. Risikovurderingen udføres i samarbejde mellem institutionen og Svendborg Kommunes Risikokoordinator. 3. Møder 3.1 Koordineringsmøder mellem direktørområderne Der afholdes koordineringsmøder mellem Miljø og Teknik og repræsentanter for Børn og Ungeområdet hvert kvartal og i øvrigt efter behov. Formålet med koordineringsmøderne er at afklare alle spørgsmål vedrørende vedligeholdelsesplaner, arbejds- og tidsplaner samt økonomi, herunder evt. omprioriteringer som følge af ændrede budgetforudsætninger. Gruppen, der består af to ledere fra specialinstitutionerne, en repræsentant fra Skole - Dagtilbud, en repræsentant fra økonomi og to repræsentanter fra Byggerådgivningen, har kompetence til at løse eventuelle konflikter i forbindelse med tolkning af samarbejdsaftalen. Koordineringsmøderne anvendes desuden til drøftelse af samarbejdet med specialinstitutionerne, herunder tilbagemeldinger eller klager fra institutionerne. Der udsendes dagsorden og laves et kortfattet beslutningsreferat fra koordineringsmøderne. 3.2 Møder med institutionerne Miljø og Teknik, Byggerådgivning aftaler selv tidspunkter og rækkefølge af besigtigelser og udførelse af vedligeholdelsesarbejder med de enkelte specialinstitutionsledere. 4. Miljø og Tekniks generelle relationer til specialinstitutionerne Når Miljø og Teknik, Byggerådgivning har udarbejdet arbejdsplaner for den kommende tids vedligeholdelsesarbejder, skal det aftales direkte med specialinstitutionen hvor, hvornår og hvordan vedligeholdelsesarbejderne kan udføres. Arbejdsplanerne udsendes samlet til alle institutionerne. Aftalte begrænsninger i arbejdstid og -omfang skal respekteres, og evt. ændringer af arbejdsplanerne i forhold til det aftalte skal straks meddeles institutionen. 5. Prioritering af vedligeholdelsesarbejderne der tager udgangspunkt i tilstandsrapporterne på de enkelte bygninger. Vedligeholdelsesarbejderne udføres i prioriteret rækkefølge.

7 Prioriteterne er som følger: Prioritet 0. Reservedele i forbindelse med serviceeftersyn og lovpligtige eftersyn. Prioritet 1. Myndighedskrav Prioritet 2. Sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold Prioritet 3. Akutte skader på bygningsdele og installationer med risiko for væsentlige følgeskader. Prioritet 4. Forebyggende vedligehold af tekniske installationer Prioritet 5. Forebyggende vedligehold på bærende konstruktioner og klimaskærm. Prioritet 6. Forebyggende vedligehold på terræn og legepladser Prioritet 7. Genopretning Prioritet 8. Brugerønsker Der anvendes desuden følgende skala til beskrivelse af den enkelte bygningsdels tilstand. Den anvendte skala er: Karakter 1, som nyt Karakter 2, god tilstand Karakter 3, acceptabel Karakter 4, mindre god Karakter 5, dårlig Karakter 6, sikkerhedsrisiko for personer 6. Kontaktpersoner og kommunikation Miljø og Teknik, Anlæg og Ejendom, Team Bygningsdrift får den enkelte specialinstitution som sit særlige ansvarsområde. Team Bygningsdrift vil være institutionens kontaktpersoner i direktørområdet. Alle henvendelser mellem parterne besvares som hovedregel samme dag eller senest den efterfølgende dag. Beskeder om ikke-akutte forhold fremsendes som e-post (mt@svendborg.dk) mellem parterne. Telefonopkald bør kun ske i forbindelse med sager om uopsættelige forhold. 7. Budget Udarbejdelse af tilstandsrapporter for den enkelte ejendom. Afsatte budget 50 kr. pr. m2 anvendes til finansiering af tilstandsrapporter for ejendomme omfattet af aftalen.

8 Udarbejdede tilstandsrapporter danner grundlag for fremtidig budget pr. m2 til udvendig, installationer og terræn, herunder legepladser (2012). Koordinationsudvalget tager initiativ til drøftelse og indstilling. 8. Miljø og Tekniks ydelser Tilstandsvurdering, tilstandsrapporter og gennemførelse af vedligeholdelse samt energistyring er variable ydelser der honoreres på timebasis. Projektering af mindre opgaver og gennemførelse af genoprettelsesprojekter samt almen rådgivning følger seneste beslutning omkring faste og variable opgaver i Byggerådgivning. Miljø og Teknik udarbejder regnskab over faktisk forbrug. Miljø og Teknik konterer, attestere og anviser. 9. Evaluering Samarbejdsaftalen evalueres hvert år af parterne, første gang marts 2013 med udgangspunkt i en årsberetning med statusopgørelse. 10. Aftalens varighed Samarbejdsaftalen er fortløbende og kan opsiges af parterne til et budgetår med min. 6. mdr. varsel. Aftalen træder i kraft 1. januar 2012.

9 Specialinstitutioner - udarbejdelse af tilstandsrapport Doc. 10/3134 Navne på huset Adresse Areal Tilstandsrapport Lejet Bemærkninger Rådgivningshuset Møllergade Ja X CSV / + Kollegiet Jernbanegade Ja Kollegiet Jernbanegade Ja Kollegiet Vestergade 2D 352 Ja X** Specialinstitutioner Ørbækvej Kolibrien Store Byhavevej Ja Byhaveskolen Ørbækvej Ja Børnehusene Ørbækvej Ja Hus 53 Ørbækvej Ja Fys & Ergo terapi Ørbævej Centerafdelingen Sundhøjskolen Eskærvej Ja X Jægermarken Spec. Dagtilbud Frilandsvej Ja Gl. Nyby Gl. Nybyvej Ja Juulgården Juulgårdsvej Ja Sum af areal Beløb til vedligeholdelseaftale 50 kr/m2 kr Ejendomme der ikke skal udarbejdses tilstandsrapport på Familiecenter Lejet ejendom på Ørbækvej 42A X* Ungdområdgivning Klosterpladsen 8 X* Svendborg Cykeludlejning CSV erhverv Jessens Mole 9 A og B X* BUC Unge Kollegiet Møllergade 87, Svendborg X* Børn og Unge center Sv. Jessens Mole 11, 5700 Svendborg X* Ejes af M&T Undervisningslokaler Møllergade 1 X* Afventer BUC Barndomshjem Østergade 49, 5881 Skaarup 155 Sælges Centerklasse Østre Skole Øster Skolevej Østre Skole 1/ BUC Børn Skovsbovej 101, 5700 Svendborg 263 Afventer BUC Familie Skovsbovej 101, 5700 Svendborg 787 Afventer BUC Ung Hjortøvænge 40, 5700 Svendborg 847 Afventer BUC Kollegiet Brydevej 34-36, 5700 Svendborg 304 Til Salg Heldagsskole *Bygning er lejet. Vedligehold følger kontraktmæssig aftale. ** Kun vedligehold af tekniske installationer