Det strategiske mål i centrum

Transkript

1 Drejebog for Dynamisk Strategirådgivning Baseret på erfaringer fra 2009 & 2010 Det strategiske mål i centrum Fokus på omverdenen Strategisk kompetencekort Visuelle handlingsplaner

2 INDHOLD 1. Rådgivningsforløb for Dynamisk Strategi 2. Forberedelse til 1. kundemøde a. Aftalen med kunden - forventningsafstemning b. Materiale til forberedelse af 1. møde c. Landmandens forberedelse 3. Første kundemøde 4. Forberedelse til 2. kundemøde a. Rådgiver b. Landmand 5. Andet kundemøde 6. Opfølgning 7. Hints til en god proces 8. Egenskaber, fordele og udbytte ved Dynamisk Strategi 9. Overblik over forløb, forberedelse og værktøjer 2

3 1. Rådgivningsforløb for Dynamisk Strategi Forberedelse Rådgiver Forventningsafstemning Dagsorden og materiale ud Landmand: 1) Udfyld skabelon omkring vision 2) Se slideshow om omverdensfaktorer. Skriv noter Forberedelse: Rådgiver Renskriv Virksomhedsbeskrivelse og Kompetencekort Udsend dagsorden, virksomhedsbeskrivelse og kompetencekort Landmand Udfyld skabelonerne omkring rammebetingelserne Opfølgning: Rådgiver: Opfølgning månedsvis på aftaler Landmand Strategien skal formidles til interessenter 1. kundemøde 2. kundemøde Vision Indsigt i omverdens -faktorer Virksomhedsbeskrivelse og vision Strategisk mål Strategisk kompetencekort Omverdensanalyse - fokus på konkurrenceevnen 3 Strategisk kompetencekort Omverdensanalyse - fokus på rammebetingelser Prioritering af indsatsområder Handlingsplaner (visuelle)

4 2. Forberedelse til 1. kundemøde Aftalen med kunden God forventningsafstemning er nøglen til succes. Giv kunden et så realistisk billede af hvad hans/deres udbytte af Dynamisk Strategi vil være, og hvad det kræver af indsats fra hans/deres side. Kundens indsats består både i forberedelse, tiden til møderne og honorar for opgaven. Aftalen Hvornår mødes vi? Hvor mødes vi? Hvor længe varer møderne? (2,5 t + 2,5 t?) Hvem skal deltage? o Fra kundens side? o Fra rådgivningscentret? o Andre? Hvad er kundens udgangspunkt? o Er der en strategi? o eller et akut behov for overblik og handling? Forberedelse o Hvad skal landmanden have forberedt sig på? o Hvordan skal han/de forberede sig? o Hvor lang tid skal de forvente at bruge på forberedelsen? Udbytte: Hvad kan kunden forvente af udbytte (se afsnit 7) Skriftlighed: Hvad skal kunden forvente at stå med i hånden efter forløbet Pris Materiale til forberedelse af 1. møde Pjece om Dynamisk Strategi Eksempel på Strategisk kompetencekort Dagsorden skabelon Spørgsmål som hjælp til formulering af Vision Spørgsmål til refleksion over omverdensfaktorer Videoklip om omverdensfaktorer Kundens forberedelse Overvejelser omkring og noter til vision Se 2 videoklip om omverdensfaktorer Noter egne tanker om omverdenens indflydelse på egen vision 4

5 3. Første kundemøde Formål: Mål: at afklare kundens vision for virksomheden at afdække, hvad der er kundens strategiske mål (alternativt det aktuelle mål) at afdække og udpege kompetencer og ressourcer relateret til dette mål et overblik over virksomheden et klart strategisk mål input til det strategiske kompetencekort 1. Møde Indledning (god stemning) o Mål med Dynamisk Strategi o Formål og mål med dagen - konfirmér dagsordenen Virksomhedsbeskrivelse o Hvilke rammer skal være med til at indfri visionen Visionsafdækning o Gennemgang af landmandens noter o Formulering af visionen Afklare målet o Hvilken forretningsenhed skal der udarbejdes dynamiske strategi for? o Er det et kortsigtet højaktuelt mål eller et mere langsigtet strategisk mål Afdække ressourcer og kompetencer o Hvad skal der til? (reversed laddering) Prioritering o Prioritering af de vigtigste rammebetingelser næste møde skal starte med o Skabeloner til disse udleveres Opsamling Aftaler om det videre forløb o Hvad, hvem, hvornår og næste møde 5

6 4. Forberedelse til 2. kundemøde Rådgiver Rådgiver / sekretær renskriver Virksomhedsbeskrivelse og Strategisk kompetencekort og sender dette sammen med dagsorden for 2. møde ud til kunden. Materiale til kunden forud for mødet Den renskrevne virksomhedsbeskrivelse og det Strategisk kompetencekort Dagsorden til 2. møde Kunden Ser materialet igennem Udfylder skabeloner vedr. rammebetingelser 5. Andet kundemøde Formål: Mål: at drøfte og færdiggøre det strategiske kompetencekort at drøfte og tilrette kundens strategi i relation til udvalgte rammebetingelser at prioritere indsatsområder og udarbejde handlingsplaner Handlingsplaner for 2-4 prioriterede indsatsområder 2. Møde Indledning (god stemning) o Formål og mål med dagen - konfirmér dagsordenen og tidsramme Det strategiske kompetencekort o Præsentation og gennemgang af Det strategiske kompetencekort Omverdensfaktorer o Drøftelse af de udvalgte omverdensfaktorer (rammevilkår) Revurdering af det strategiske kompetencekort o Giver det anledning til tilføjelser på kompetencekortet? Prioritering af indsatsområder o Udvælg 2-4 indsatsområder. Kriterier kan være: Hvad er vigtigst?, hvad haster mest? eller hvad er der mest energi på? Udarbejdelse af handlingsplaner for indsatsområderne o Skal indeholde mål, indsats, ansvarlig, deadline, opfølgning o Vigtigt at det er landmandens ord o Personer som ikke er til stede kan ikke være ansvarlige! Aftaler om det videre forløb o Hvad, hvem, hvornår og næste møde 6

7 6. Opfølgning Opfølgning på den dynamiske strategi aftales med kunden ved det andet møde. Behovet for opfølgning vil afhænge af kundens situation; krise, behov for fokus, ny kunde, kunde med behov for nye udfordringer etc. Opfølgning Hvornår? Hvordan? Hvor ofte? Hvem? Det skal sættes i system internt Kommunikationsplan Hvem skal præsenteres for det strategiske kompetencekort? Hvornår og hvordan? 7

8 7. Hints til en god proces Kontakt: Få skabt en god stemning og en tillidsfuld relation. Nærvær er vigtigt. Sluk mobiltelefoner og bed alle deltagere om, så vidt det er muligt, at slukke telefonerne under mødet. Vælg et mødested, hvor der er så rolige omgivelser som muligt. Forventningsafstemning / kontrakten : Resumer formål og mål for mødet Gennemgå og konfirmer dagsordenen Tidsrammen - hvor lang tid er der afsat! (2 eller 4 timer) Rollefordeling hvem er referent, mødeleder, den der stiller spørgsmål o. l. Introducer metoden. Vigtigt at få fortalt, at på dette møde vil de måske opleve deres rådgiver i en anden rolle end sædvanligt, og at de ikke skal forvente at få råd, men i stedet vil de blive stillet en lang række spørgsmål Kontrakten er styrepinden. Den kan du altid vende tilbage til undervejs, hvis kunde/rådgiver falder i rådgivningsfælden, eller hvis mødet udvikler sig anderledes end forventet, og I må ændre formål og mål. Så kan kontrakten genforhandles. Blankt papir Det er vigtigt ved det første møde at medbringe blankt papir eller en tom skabelon! Det vil sige, du skal ikke på forhånd have tænkt, hvad strategien skal indeholde. Konkretisering af det strategiske mål Visionen er kendetegnet ved at et mere luftigt fremtidsbillede, det behøver ikke være konkret og målbar. Det strategiske mål skal derimod være konkret. Det skal beskrives, så man ikke er i tvivl om, hvornår det er nået. Formuleringer som fornuftigt afkast eller under hensyn til dyrevelfærd hører IKKE hjemme her. Er kundens mål for luftigt kan du prøve med følgende spørgsmål: Hvordan vil du nå det? Hvad forstår du ved det? Hvordan kan jeg konstatere (måle), at du har nået det mål? Spørgeteknik (til Det strategiske kompetencekort) Hvad skal der til? Vær vedholdende Rækkefølgen i måden at spørge på Fra centrum og ud - én pind ad gangen eller rundt i cirklen et lag ad gangen 8

9 Aktiv lytning Lyt Spørg uddybende Spejling - gentag med dine ord, det du har hørt kunden sige Tie stille Det er vigtigt at turde stilheden den er et udtryk for at spørgsmålet har givet stof til eftertanke Visualiser / skab fælles billede Noter undervejs så det giver et fælles billede Mindmappen giver godt overblik Ejerskab Brug altid kundens egne ord. Så du fastholder hans billede. Brug korte sætninger frem for enkelte ord. Spørg uddybende, hvis det du hører, ikke giver mening for dig. Opsummering Opsummer undervejs, når det falder naturligt. Det er med til at sikre, at vi har opfattet det samme. Det skaber struktur. Parkeringspladsen Dukker der emner op som ikke skal drøftes under mødet, men som bliver ved med at stjæle opmærksomheden, så parker dem. Bogstavelig talt. Det kan gøres ved at skrive dem på et stykke papir (f.eks. i en anden farve), som ligger på bordet synligt for alle. Det papir er til at huske de ting/emner, som I skal aftale/ følge op på et senere tidspunkt. Papkort som sættes på væggen med elefantsnot fungere også godt som parkeringsplads. Det skal være synligt, at emnet er parkeret, men ikke overset eller glemt. HUSK at tage hånd om disse emner ved mødets afslutning. Afslutning og evaluering Afslut mødet med at resumere formål og mål med mødet Resumer konklusioner og aftaler Aftal forløbet frem til næste møde Spørg til kundens oplevelse af mødet / mundtlig evaluering 9

10 8. Egenskaber, fordele og udbyttet ved Dynamisk Strategi Nedenstående er eksempler på egenskaber og fordele ved Dynamisk Strategi samt udbytte for kunden. Det kan bruges som inspiration i salgsøjemed og i forbindelse med forventningsafstemning forud for første møde. Egenskaber - Overskuelig præsentation af virksomheden og visionen i A3 format - Visuelt billede af det strategiske mål, med kompetencer og ressourcer i overskueligt A3 format - En proces der skaber erkendelser og et produkt, der giver overblik - Dynamisk strategi er et dynamisk ledelsesværktøj - Dynamisk strategi er et velegnet dialogværktøj til intern og ekstern kommunikation Fordel - Der behøver ikke ligge en virksomhedsplan fra starten - Strategiarbejdet bliver handlingsorienteret - Det strategiske kompetencekort fastholder tankerne, når det er svært at rumme det hele i hovedet - Det strategiske kompetencekort består af dine egne ord Udbytte - Du bliver klædt på til mødet med banken - Det bliver lettere at opnå den ønskede kredit - Du får overblik over de kritiske succesfaktorer for at nå dit mål - Dynamisk strategi skaber erkendelser, overblik og tryghed - Dynamisk strategi hjælper med at fastholde ideer og bevare fokus - Handlinger bliver afstemt i forhold til mål - Grundlag for opfølgning på mål - Kick-starter for strategisk fokus - Det bliver lettere at kommunikere din strategi både intern og ekstern 10

11 9. Overblik over forløb, forberedelse og værktøjer Værktøj Indhold og Proces Out put Forberedelse Rådgiver Forventningsafstemning med kunden Dagsordenskabelon Skabelon til Vision Landmand Formuler Vision Se videoklip Noter i skabeloner Videoklip med omverdensfaktorer Skabelon til omverdens refleksioner Min. 2 timers forberedelse Perspektivering af vision for bedriften Indsigt i omverdensfaktorer 1. Kundemøde Blankt oversigtskort / Virksomhedsbeskrivelse Blankt kompetencekort eller A3 papir (blankt) Udarbejdelse af virksomhedsoversigt Formulering af vision Drøftelse af omverdensfaktorer Spørgsmål til indkredsning af det strategiske mål Reversed Laddering til udarbejdelse af strategisk kompetencekort En formuleret vision Et klart strategisk mål Overblik over den fremtidige konkurrencesituation Forberedelse Rådgiver Renskriv og fremsend Oversigtskort og Strategisk kompetencekort Dagsorden til 2. møde Landmand Udfyld skabelonerne omkring rammebetingelserne Dagsorden skabelon Skabelon til refleksion omkring rammebetingelserne Virksomhedsoversigt Strategisk kompetencekort 11

12 2. kundemøde Skabeloner til visuelle handlingsplaner (alternativt alm.) Gannt kort skabelon Drøftelse af landmandens forventninger til rammebetingelserne samt deres konsekvens for hans strategi Prioritering af indsatsområder Handlingsplaner med mål, indsats, ansvarlig og deadline Hvad er målet? Hvornår? Hvad skal der ske? Aftale om opfølgning Revurdering af det strategiske kompetencekort Fastholdelse af hvilke rammebetingelser, der har stor betydning for bedriften samt forventning til, hvilken konsekvens de vil få i fremtiden Visuelle handlingsplaner for 2-4 indsatsområder Opfølgning Handlingsplanen er grundlag for opfølgningen Telefonisk eller besøg Er handlingerne udført? Er målet nået? Hvis ikke, hvad aftaler vi så? Fokus og fastholdelse, så der kommer handling bag ord og intentioner 12

13 10. Inspiration til spørgsmål Åbne og afklarende spørgsmål Hvad optager dig mest for tiden? Hvad er årsagen til det? Hvordan oplever du din hverdag? Hvad ønsker du, der skal ske på lidt længere sigt? Hvad er vigtigt for at du trives? Hvorfor er det vigtigt? Med disse spørgsmål skabes et billede af, hvad der helt aktuelt er det vigtigste mål for landmanden Orienteringsspørgsmål Hvad er din vision/strategi? Hvordan ser din bedrift ud om 5 år? Hvor stor skal besætningen være? Hvor mange ansatte forestiller du dig I har? Hvor stort jordtilliggende vil du gerne have? Hvordan ser du din egen rolle på bedriften? Med disse spørgsmål skabes et faktabaseret billede af landmandens vision og mål. 13

14 Adfærdspåvirkende spørgsmål Hvad skal der til for at nå det mål? Hvad skal der til for at være god til det? Er der andre faktorer, som er vigtige? Hvad er det første skridt i den rigtige retning? Hvornår er det realistisk, at I har sat det i værk? Er der andre der skal inddrages i det? Hvem skal være ansvarlig for at det bliver gjort? Hvilken form for opfølgning har du brug for nu? Med disse spørgsmål skabes ejerskab og forpligtelse på indsatsområder og handlingsplaner Projektgruppen bag Dynamisk Strategi Markedschef Karsten Bove, Videncentret for Landbrug, Udvikling Udviklingskonsulent Solvejg Horst Petersen, Videncentret for Landbrug, Udvikling Specialkonsulent Torben Ulf Larsen, Videncentret for Landbrug, Økonomi Konsulent William Schaar Andersen, Videncentret for Landbrug, Økonomi 14