Gruppens sammensætning

Transkript

1 DEFF 09/021 Handlingsplan for Arkitektur og Middleware maj 2009 AS Programgruppens mål er: at bidrage til en IT-arkitektur, der sikrer en sammenhængende dansk IT-infrastruktur for bibliotekerne i almindelighed og forskningsbibliotekerne i særdeleshed, og som indgår i den danske IT-arkitektur for moderne borger- og brugerservices og effektiv digital forvaltning at initiere og aktivt støtte etablering af egentlige fælles komponenter og fælles driftsløsninger for bibliotekerne Programgruppens fokus vil i være fælles komponenter og fælles driftsløsninger. Gruppens sammensætning For at sikre en stærk opbakning om initiativerne er gruppen sammensat af nøglemedarbejdere og/eller IT-ledere fra samtlige 7 forskningsbiblioteker ved de danske universiteter der fremstod efter universitetsfusionerne i Dertil en repræsentant fra professionsuddannelserne. Desuden deltager leder og nøglemedarbejder fra DEFF selv. Sammensætningen er: Formand: Arne Sørensen Statsbiblioteket as@statsbiblioteket.dk Anders Christensen Det Kongelige Bibliotek ach@kb.dk Ingelise Stæhr Syddansk Universitetsbibliotek staehr@bib.sdu.dk Kasper Løvschall Aalborg Universitetsbibliotek kl@aub.aau.dk Christian Tønsberg DTU Bibliotek ct@dtic.dtu.dk Ole Michaelsen Københavns Tekniske Bibliotek om@ihk.dk Peder Lærke Nielsen CBS Bibliotek pln.lib@cbs.dk Tonny Laursen Roskilde Universitetsbibliotek tonnyl@ruc.dk Bo Öhrström DEFF boe@bs.dk Jakob Heide Petersen DEFF jhp@bs.dk Herudover kan formanden inddrage lokale ressourcer til særlige opgaver for at sikre fremdrift mellem møderne på planlægningsaktiviteter. Handlingsplanen er afstemt med Programgruppen for Informationsforsyning, således at der er både komplementaritet og synergi i indsatsen. DEFF Biblioteksstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V Danmark Telefon Fax E-post deff@bs.dk

2 Baggrund for indsatsen De elektroniske informationsressourcer, som bibliotekerne indkøber gennem licenssamarbejdet, er en central del af fag- og forskningsbibliotekernes informationsforsyning. For de større forskningsbiblioteker er 2/3 af alle udlån således fra disse licenser. Licenserne indkøbes fra mange forskellige leverandører og hver leverandør har typisk en portefølje, der omfatter flere hundrede forskellige tidsskriftstitler med mange millioner videnskabelige artikler. Det indebærer, at det er en omfattende administrativ opgave at administrere informationsressourcerne både på det nationale og det lokale niveau. Det handler grundlæggende om at implementere licenskontrakternes bestemmelser om adgangsbetingelser i de it-systemer, der giver brugerne adgang til de videnskabelige artikler. Indsats - projekter Programgruppen for Arkitektur og Middleware ønsker i de kommende to år at arbejde på at optimere administration af bibliotekernes elektroniske informationsressourcer ved at skabe en bedre sammenhæng mellem lokale og nationale systemer og ved at konsolidere administrationen af en række it-systemer. Denne indsats vil omfatte følgende projekter: Fælles Electronic Ressource Management System Fælles linkresolver Fælles proxy Indsatsen vil være et væsentligt bidrag til en velfungerende databrønd, som understøtter den overordnede strategiske prioritering af integreret søgning. Gruppen har i den sammenhæng valgt at prioritere yderligere tre projekter: Fælles dokumentlevering Databrøndsbidrag fra danske kilder Brugerspor og datamining Dokumentlevering udgør et væsentligt supplement til de elektroniske licenser. Et velfungerende organisatorisk og teknisk samarbejde kan give brugerne adgang til artikler, som vedkommende ikke umiddelbart kan få gennem licenserne. Det kan enten ske gennem indscanning af et trykt eksemplar eller via print fra et elektronisk. Såfremt det bliver muligt for en bredere kreds af bibliotekerne at søge i databrønden og derved få søgeadgang til materiale de ikke selv abonnerer på kan dokumentlevering blive endnu vigtigere. Den fælles databrønd vil som udgangspunkt indeholde data fra udenlandske artikler og e-bøger. Det må antages at være værdifuldt for brugeren også at få mulighed at søge i dansk materiale ved anvendelse af integreret søgning. Gruppen har derfor prioriteret dette som projekt i de kommende to år. 2

3 Anvendelsen af Web 2.0 teknologien giver anledning til mange brugerskabte data. Derudover efterlader brugerens gøren og laden på nettet mange spor som kan nyttiggøres for andre brugere. Princippet anvendes allerede kommercielt på nettet i reklamesammenhæng (som i Googles forretningskoncept). Gruppen planlægger et initiativ som kan nyttiggøre begreberne for brugeren fx i form af mere relevant rankering af søgeresultater for den enkelte. Målsætninger Med denne projektportefølje har gruppen ønsket at fokusere på meget væsentlige dele af bibliotekernes infrastruktur. Erfaringerne fra tidligere projekter med lignende fokus (f.eks. databrønd og Danbib som ægte fælleskatalog) viser, at det kan være vanskeligt at estimere tidsforbrug og varighed for denne type projekter, fordi de berører væsentlige lokale processer og dermed kan indebære behov for mere omfattende diskussioner og inddragelse af flere interessenter. Der kan desuden være behov for at overveje lidt anderledes projektmodeller end i gruppens tidligere projekter. Programgruppen ønsker at gennemføre flere af projekterne i tæt samarbejde med licensgrupperne og DEFF s licenssekretariat. Med gennemførelsen af projekterne forventer programgruppen efter to år at opnå følgende resultater: At have taget væsentlige skridt frem mod fælles håndtering af såvel det administrative (ERMS og proxy) som det brugerrettede (Linkresolver og Databrønd) og det systemtekniske grundlag for formidlingen af bibliotekernes e-ressourcer At have fastlagt organiseringen og økonomien for driften af dette systemkompleks, herunder snitflader til tilgrænsende lokale og nationale opgaver At have udvalgt operatør(er) og idriftsat løsninger At have støttet databrønden med nye typer kilder i form af nationale ressourcer og data fra brugerspor. Effekten af indsatsen forventes at være en driftsbesparelse i det samlede system og servicegevinster for såvel brugere som biblioteker. Projektskitser I det følgende skitseres de anførte projekter i lidt større detaljer efter den skabelon DEFF-Sekretariatet har udmeldt. Beskrivelserne er udformet med henblik på styregruppens støtte og accept på overordnet niveau. Beskrivelserne vil efterfølgende blive udbygget til egentlige ansøgninger til DEFF-sekretariatet. Beskrivelsernes indhold og form er ujævne hvilket er et udtryk for den grad af bearbejdning, der har været mulig. Vi anser dog beskrivelserne for tilstrækkelige for styregruppens overordnede behandling. 3

4 Fælles ERMS Såvel DEFF som alle universitetsbiblioteker udfører et stort administrativt arbejde med at holde styr på de elektroniske licenser: betingelser, betalinger, udskiftning af titler m.m.. Hertil anvendes forskellige systemer fra håndholdte lister og regneark til egentlige Electronic Ressource Management Systemer (ERMS). Da mange licenser er fælles for hele konsortiet, synes det umiddelbart rationelt at varetage administration i et fælles system, hvor de fælles (nationale) aftaler lægges ind centralt (af DEFF), og hvor hver enkelt institution i tilknytning til den fælles indgang, har sin egen indgang til egne licenser. JISC har i 2008 gennemført et udbud efter et ERMS, og erfaringer herfra kan inddrages i projektet. Projektet har en naturlig sammenhæng med databrøndsprojektet og evt. fælles link resolver. Hvem skal gennemføre projektet? Projektet forankres i Arkitektur & Middleware i tæt samarbejde med licensgrupperne og programgruppen for Informationsforsyning. Et system til formålet forventes leveret af en markedsaktør. Løsninger fra ExLibris (Verde) og SerialsSolutions kendes i dag, men der findes flere, som også skal analyseres. Statsbiblioteket har tilbudt sig i rollen som tovholder på projektet. Hvordan skal det gøres? Der skal gennemføres et analyse- og formidlingsprojekt, som skal analysere mulige løsninger og klarlægge arbejdsgange hos hhv. DEFF og de deltagende biblioteker. Generel opbakning og betalingsvillighed blandt forskningsbibliotekerne og i DEFF-sekretariatets licensadministration er afgørende for, om projektet bør implementeres som en fælles løsning, og formidlingsopgaven er derfor essentiel. Hvad skal der ske (tidsplan og målsætninger)? Der gennemføres et analyseprojekt som ovenfor nævnt. Der sigtes efter en afslutning af analyseprojektet med udgangen af Hvis resultatet er positivt, gennemføres der derefter et udbud. Det er ikke på forhånd bestemt, om der skal vælges både en operatør og en softwareleverandør. At der etableres en løsning som kan administrere licenser både nationalt og lokalt, at alle 7 universitetsbiblioteker deltager, og at såvel bibliotekerne som DEFF-sekretariatets licensadministration oplever løsningen som effektiv. udgør en eksplicit del af analyseprojektet. Som for Databrøndsprojektet skal opbakning bl.a. i form af betalingsvilje sikres, før sagen sendes i udbud. Analyseprojektet (2009) kr. Softwareløsning (2010): 1 mio. kr. medfinansieres af biblioteker og DEFF-licensadministration Operation/operatør (2010-): kr. /år finansieres af biblioteker og DEFF-licensadministration 4

5 Fælles linkresolver De fleste forskningsbiblioteker anvender linkresolveren SFX. Men uanset om det er dette produkt eller et andet, er arbejdet med at vedligeholde styringsdata ens overalt, da det ofte er de samme e-ressourcer linkresolveren giver bekvem adgang til. I Sverige er der etableret en fælles konsortiebaseret SFX-løsning med hierarkisk sammenhængende SFX instanser. Andre leverandører har tilsvarende konsortieløsninger. Hvem skal gennemføre projektet? Et eller flere biblioteker, en leverandør eller konsortier af disse. Hvordan skal det gøres? Et foranalyseprojekt skal sikre bred opbakning blandt forskningsbibliotekerne inkl. betalingsvillighed. Foranalysen skal opstille modeller for arbejdsdelingen og arbejdsgangen i en fælles løsning. Hvad kan håndteres fra centralt hold (fx Deff) og hvad skal håndteres lokalt. Det vil være en fordel for projektet om Databrøndsprojektet, ERMS og Proxy-projektet er nået så langt så resultater og data herfra kan indgå i løsningen. Hvad skal der ske (tidsplan og målsætninger)? Forprojektet etableres når Databrøndsprojektet er godt i vej og når ERMS-projektet er igennem sin analysefase. Kontakt til kendte løsninger i andre lande (fx Sverige) indgår i som mulighed i det forberedende arbejde eller i forprojektet. En fungerende national løsning inden udgangen af 2010 udgør en eksplicit del af analyseprojektet. Som for Databrøndsprojektet skal opbakning bl.a. i form af betalingsvilje sikres, før sagen sendes i udbud. Et meget løst overslag er kr. til forprojektet og kr. til at etablere en løsning. Driften dækkes via egenfinansiering fra deltagerne, men der forventes at være besparelser i forhold til institutionernes nuværende udgifter. 5

6 Fælles Proxyløsning De fleste E-tidsskriftleverandører håndterer brugerautentifikation via ip-kontrol. Typisk køber en uddannelsesinstitution adgang for hele campus ip-range. En proxy kan anvendes til at snyde en leverandør til at tro, at brugeren sidder på et godkendt ip-nummer. Brugere, som fx sidder hjemme, kalder tidsskriftleverandøren via proxien, som har et godkendt ip-nummer. Proxy-teknologien anvendes af alle biblioteker med fjernadgangsservice til E-tidsskrifter. Proxyteknologien integreres med institutionens eget loginsystem, så kun brugere med de rigtige rettigheder får adgang. WAYF er en national rollebaseret autentifikationsinfrastruktur, som udbredes på de danske uddannelsesinstitutioner. I stedet for bibliotekets proprietære loginsystem kan WAYF anvendes ved proxylogin. Det har den fordel at brugerne kan tilgå tidsskrifterne via samme autentifikationsmekaniske, som de anvender til at tilgå andre WAYF-ressourcer. Samtidig åbner det op for at de fleste bibliotekers proxyløsninger teknisk og administrativ bliver ens, da løsningen ikke længere har proprietære komponenter. Herved kan der med fordel etableres en fælles proxyløsning for danske biblioteker. Motivationen for projektet er umiddelbart størst hos de institutioner der ikke i dag har en proxyløsning. Der gennemføres derfor i første omgang kun et projekt der etablerer en løsning for de biblioteker der ikke har egen proxyløsning eller som anvender den såkaldte Base13/LDAP fælles proxy som DEFF driver ved hjælp af en løsning på Statsbiblioteket. Hvem skal gennemføre projektet? Projektet forankres i Arkitektur & Middleware. Statsbiblioteket løfter den nuværende løsning for små biblioteker over på en fælles WAYF integreret proxyløsning. Via A&M programgruppen evalueres løsningen efterfølgende som evt. fælles løsning for flere. Hvordan skal det gøres? Base13/LDAP skal integreres til WAYF. Institutioner flyttes til WAYF-proxien efterhånden som de implementerer WAYF. Efterfølgende kan de store biblioteker vurdere om løsningen er interessant. Hvad skal der ske (tidsplan og målsætninger)? Teknologien og de institutioner som er klar med WAYF skal på fælles proxy i At de institutioner som er tilsluttet den eksisterende fælles proxy får et simplere login-setup.. At nye tilkomne institutioner opnår besparelser ved nedlæggelse af deres proprietære løsninger, samt det løbende administrative arbejde med konfiguration af proxien i forhold til tidsskriftleverandørerne. Løsningen formidles til alle på den eksisterende fælles proxy løsning samt WAYF parate institutioner. Udvikling og etablering: kr. finansieres af DEFF Løbende tekniske og administrativt arbejde: kr. /år DEFF afholder allerede denne udgift til den eksisterende løsning. Skal evt. overgå til medfinansieringsbetaling fra de deltagende biblioteker. 6

7 Fælles dokumentleveringssystem Når databrønden bliver sat i drift vil den samlede mængde af informationsressourcer til rådighed for bibliotekerne være endnu mere synlig for slutbrugerne. Det gælder også for ressourcer som den enkelte bruger ikke har direkte elektronisk adgang til: I nogle tilfælde pga. af licensaftalerne og i andre fordi et givet dokument kun findes i fysisk form. Der forudses derfor et voksende behov for et supplerende dokumentleveringssystem, som indenfor de rammer copyright tillader, kan levere disse dokumenter efter et digitalisering on demand princip. Målet for projektet er en tjeneste der samler de hidtidige initiativer (internationalt, nationalt), mhp. på en national service der kan dække alle brugere. Indgående emner: 3D-projektet på DTU Bibliotek, Statsbibliotekets e-kopi service, fjernlånsdokumentleverancer, Subito, British Librarys service, det amerikanske Rapid samarbejde etc. Der er tale dokumentleverancer hvor udgangspunktet oftest er en papirudgave, men hvor leverancen er elektronisk eller en tilsendt papirkopi, alt efter licensforholdene. Uanset at services bliver mere og mere baseret på e-tidsskrifter og andre e-ressourcer vil der fortsat være mange materialer som skal leveres på baggrund af en analog original. Hvem skal gennemføre projektet? Er ikke afklaret for nærværende, men Statsbiblioteket forventes at spille en central rolle via status som overbygningsbibliotek for folkebibliotekerne, hvorfra en del af brugerne uden direkte licens til e- licenserne vil komme Hvordan skal det gøres? Der skal være et forprojekt i form af et analyseprojekt der opsamler erfaringer fra de eksisterende services på området og som opstiller en model og en løsningsplan. Hvad skal der ske (tidsplan og målsætninger)? De eksisterende services udfylder behovet ganske udmærket, og det er først når databrønden er i funktion vi forudsiger en tydelig efterspørgsel. Projektet planlægges derfor først startet med forprojekt i Et implementeringsprojekt derefter sandsynligvis først i Statsbiblioteket har i 2009 gennemført en usabily-undersøgelse der viser at det netop er uklarheder i bestillingsprocessen som giver anledning til de største frustrationer hos brugerne. Der kan derfor være grund til at overvåge situationen tæt og overveje en hurtigere igangsætning af projektet. Alle brugerne som møder materiale i databrønden, de ikke er adgang til, får et alternativt tilbud som evt. mod betaling - betyder hurtig levering af dokumentet alligevel. Der vil i være en naturlig formidlingsmulighed i samarbejde med den øvrige formidling der skal ske i relation til databrøndens forbedringer af brugeroplevelsen. Et estimat for et forprojekt er kr. i Implementeringsprojektet er ikke estimeret. 7

8 Databrønd danske kilder Projektet skal forberede etableringen af en tredje databrønd omfattende digitaliserede danske kilder, som supplement til de allerede planlagte databrønde (artikler og e-bøger). Som relevante kilder tænkes dels på digitaliseret materiale fra forskningsbiblioteker og kulturinstitutioner: nationalbibliografi, digitaliserede tidsskrifter, digitaliseret kulturarv, specialer, PHDafhandlinger mv. og digitaliseret materiale fra universiteterne på basis af universiteternes repositories: publicerede artikler mv. Under hensyn til diverse rettighedsspørgsmål er det hensigten gennem etablering af brønden at forenkle adgangen til de danske kilder for forskningsbiblioteker og universiteter og understøtte en ensartet håndtering af materialet. Hvem skal gennemføre projektet Forprojektet (analyse og formidling) gennemføres af relevante medarbejdere fra et udpluk af DEFF forskningsbibliotekerne. Arkitektur- og Middleware programgruppen vil skulle fungere som projektets styregruppe. Det Kongelige Bibliotek har tilbudt sig i rollen som tovholder på projektet. Hvordan skal det gøres Der skal gennemføres et analyse- og formidlingsprojekt, som skal analysere mulige løsninger og omfanget af disse. Der skal udarbejdes et konceptuelt papir, som overordnet kan beskrive projektets mulige mål og udfordringer, såsom opgavesplit i forhold til andre brønde, metadata, arkitektur, teknologi, rettigheder og samspillet med og erfaringer fra initiativer på europæisk og internationalt plan som Europeana og The European Library. På baggrund heraf udsendes et spørgeskema til de relevante institutioner. På basis af dette materiale afholdes et seminar, hvor muligheder og udfordringer kan drøftes. Hvis der på det pågældende tidspunkt er fundet en driftsansvarlig for Databrønden inddrages denne. Projektet afsluttes med en rapport, som er handlingsorienteret. Hvad skal der ske (tidsplan og målsætninger) Der gennemføres et analyseprojekt. Det er hensigten, at projektet startes op i løbet af efteråret 2009 (sandsynligvis omkring 1. oktober) og afsluttes med en rapport inden sommeren At der blandt aktørerne sikres en fælles forståelse for mulighederne ved etablering af en 3. databrønd, og at relevante løsningsmodeller er diskuteret og beskrevet. sdelen er et meget vigtigt element i forprojektet. Dette sikres ved udsendelse af spørgeskema samt afholdelse af konference. Herudover forventes at en række af forskningsbibliotekerne deltager i udredningen. Forprojektet: kr. Implementeringsprojektet forventes ikke gennemført før efter 2010 og er ikke estimeret. 8

9 Brugerspor og datamining I stadig flere DEFF-sammenhænge melder der sig et behov for at kunne arbejde med den information om brugernes gøren og laden, som i dag ligger gemt hen i logger og transaktionsdata. Ideen er at opsamle anonymiserede data om brugeradfærd i og ikke mindst på tværs af systemer. Blandt mulige anvendelser kan nævnes studier af brugeradfærd, anbefalingssystemer, resultatrankering, optimering af e-licensporteføljen og statistik i det hele taget. Hvem skal gennemføre projektet? Projektet (forprojektet) gennemføres af relevante medarbejdere fra et udpluk af DEFF forskningsbibliotekerne. Arkitektur- og Middleware programgruppen vil skulle fungere som projektets styregruppe. Det Kongelige Bibliotek har tilbudt sig i rollen som tovholder på projektet. Hvordan skal det gøres? Projektet gennemføres som en foranalyse med følgende formål: At samle nationale og internationale erfaringer med datamining i forbindelse med brugeradfærd. At afdække ønsker og behov i sektoren. At afdække teknologiske muligheder, herunder anonymiseringsproblematikken og problematikken med matchning af ressourcer. At specificere en metode eller et rammesystem, som kan hjælpe institutionerne i deres arbejde med brugerspor En del af forprojektet vil være at gennemføre en workshop med inddragelse af såvel danske som internationale erfaringer på området. Der etableres kontakt til projekt om Brugerskabte data som i april 2009 er udbudt af Styrelsen for Bibliotek og Medier i regi af det folkebiblioteksrettede indsatsområde Netbibliotekerne. Hvad skal der ske (tidsplan og målsætninger)? Der er tale om et forprojekt. Projektet skal danne baggrund for beslutninger, som kan afstedkomme indhentelse af tilbud om udvikling af systemer. Projektet tænkes startet inden sommerferien og afsluttet omkring jul En kortlægning af ønsker og muligheder med baggrund i danske og internationale erfaringer. At der bliver skabt rammer for det fortsatte arbejde med problematikken i DEFF-sammenhæng Da der er tale om et ønske om at etablere et system på tværs af systemer og organisationer, er det vigtigt at projektet bliver formidlet til relevante aktører primært gennem deltagelse i workshop eller ved deltagelse i udredningen af analysen Forprojekt: kr. Implementeringsprojektet er løst estimeret til kr. Afhænger bl. a. af evt. samarbejde med Netbiblioteksprojektet, som har et budget på kr. 9

10 Initiativer fra den tidligere periode Der findes et lille antal projekter bevilget i den tidligere periode, som endnu ikke er afsluttet. Disse projekter indgår forsat i programgruppens portefølje. Et enkelt projekt blev gennemført med hovedindsatsen i 2008, men med en udestående implementeringsopgave. Ansøgningen er skrevet, men da der ikke var midler tilbage på 2008 bevillingen, blev ansøgningen udskudt til Projektet er: Danske biblioteker i Worldcat Danske Biblioteker i OCLC Worldcat er på mange måder relateret til et andet kørende projekt: Danbib som ægte fælles katalog. Projektet nyder en solid bred opbakning. Projektet er ikke beskrevet efter DEFF-sekretariatets nye skabelon, men ansøgningen er udformet efter den model der blev anvendt i 2008 og tidligere. Her gengives ansøgningens resumé: Projektet skal dels resultere i konkrete implementeringer, dels i evt. anbefalinger af mulige efterfølgende aktiviteter. De konkrete implementeringer vil øge samarbejdet mellem danske og udenlandske biblioteker gennem en udbygning af den danske og den internationale biblioteksinfrastruktur. Det forventes at projektet vil føre til øget og forbedret gensidigt genbrug af bibliografiske data samt til øget og forbedret lånesamarbejde mellem danske og udenlandske biblioteker. Der er fokus på international markedsføring af danske materialer og danske biblioteker, på effektiv fremskaffelse af udenlandsk materiale til danske biblioteksbrugere samt på udbygning af rationelle arbejdsgange i danske biblioteker. Projektet ledes af Statsbiblioteket og koordineres med parallelle DanBib-aktiviteter i en styregruppe, hvor Styrelsen for Bibliotek og Medier varetager formandskabet. Projektet bør gennemføres. krav: kr. Samlet oversigt over budgetøkonomien for handlingsplanen TOTAL Fælles ERMS Fælles linkresolver Fælles proxy Fælles dokumentlevering *) Databrønd - danske kilder *) Brugerspor og datamining Danske biblioteker i Worldcat *) Kun forprojekterne er finansieret. Implementering forventes først efter

11 Metodeovervejelser Programgruppen har ved præsentationen for DEFF-styregruppen 13. maj 2009 foreslået, at gruppen i højere grad end tidligere påtager sig et fagligt ansvar for at et projekt er på sporet. Dette tænkes udført ved at Programgruppen vil udføre eller lade udføre en slags peer review af projekter undervejs i forløbet, hvor der er naturlige milepæle. Hermed påtager programgruppen sig et fagligt styregruppeansvar for alle projekter på programgruppens område. 11