Referat fra Generalforsamlingen i Grundejerforeningen Syren-, Jasmin- og Gyvelparken mandag den 23. marts 2009.

Transkript

1 Referat fra Generalforsamlingen i Grundejerforeningen Syren-, Jasmin- og Gyvelparken mandag den 23. marts Foreningens formand Hans-Arne Lauridsen bød velkommen til de 11 fremmødte medlemmer og gik derefter over til den udsendte dagsorden. Punkt 1 Valg af dirigent. Vagn Sørensen blev valgt til aftenens dirigent og konstaterede at Generalforsamlingen var lovligt indvarslet ifølge vedtægterne og at Generalforsamlingen derfor kan træffe beslutninger. Punkt 2 Bestyrelsens beretning. Formanden nævnte, at der i 2008 er anvendt store beløb til udskiftninger af belægninger og legeudstyr. I Jasminparken er asfaltbelægninger udskiftet med stenbelægninger. Før belægningsarbejdet blev igangsat, blev de berørte beboere i området orienteret om tidsplanen. Entreprenøren har oplyst, at belægningsarbejdet er udført uden problemer og at beboerne har medvirket til dette. Under belægningsarbejdet stødte Entreprenøren på nogle fjernvarmeledninger og det viste sig at ledningerne var blevet overflødige, efter at området i Jasminparken har fået en anden indretning. Ved opstart af vejarbejdet fik bestyrelsen en ansøgning fra Andelsboligforeningen, der drejede sig om et tilskud til udvidelse af parkeringsarealet inden for området. I foreningens vedtægter er det fastlagt hvilke arealer som foreningen passer. Bestyrelsen mente derfor, at en udvidelse af de faste belægninger er en privat sag ligesom når en ejer ønsker at udvide belægningen på sin egen grund. Før udskiftning af belægningen har Esbjerg kommune oplyst, at der inden for området findes en privat afløbsledning som beboerne har vedligeholdelsen af. Beboerne i ejerboliger og andelsboligerne skal derfor oprette et afløbslaug som fastlægger vedligeholdelsen af ledningen. Udbud af belægningsarbejdet har ikke medført udgifter til ekstra arbejder og bestyrelsen vil i den anledning takke de personer som har undersøgt opbygningen af belægningen og som har givet faglig bistand i forbindelse med udbud af belægningsarbejdet. Med baggrund i de enhedspriser der er anvendt for de nye stenbelægninger, har bestyrelsen set på om forudsætningerne til opsparing til nye belægninger holder. I 2004 regnede bestyrelsen med 110 kr/m2. I 2008 er m2 prisen steget til 160 kr. svarende til en stigning på ca. 45 %. Bestyrelsen har efterfølgende regnet på dette og hvis GRF fortsat skal spare op til nye belægninger vil det være nødvendigt at ændre det opsparede beløb fra 500 kr. til 700 kr. På den store legeplads er klatretårnet udskiftet med et nyt klatremiljø. Den eksisterende rutchebane fra klatretårnet blev flyttet til kælkebakken og rutchebanen bliver meget brugt, da græsset er slidt ved rutchebanen. Side 1 af 5

2 Klatremiljøet blev dyrere end det bestyrelsen havde regnet med i Bestyrelsen valgte dog at udskifte klatretårnet og efterfølgende finde besparelser inden for den samlede budget. På fodboldbanen har bestyrelsen fjernet basketballmålene, da træpladerne ikke mere er egnet til spil ligesom bestyrelsen mente at målene ikke blev anvendt til spil. I marts/april 2009 vil alle håndboldmål få nye net. Vedligeholdelse af grønne arealer Sidste år indledtes et nyt samarbejde med en entreprenør som skulle passe foreningens arealer. Bestyrelsen har ikke på alle punkter være tilfredse og bestyrelsen har i løbet af 2008 afholdt 2 møder med entreprenøren så vi har den samme opfattelse af hvordan området skal vedligeholdes. I starten af året kunne entreprenøren ikke helt udføre de udbudte opgaver på grund af sygdom. Græsslåningen udføres nu på en pæn måde. Beskæringen af bøgebeplantningen på kælkebakken blev ikke nået, dette har bestyrelsen accepteret. I 2009 bliver beplantningen skåret mere tilbage, samtidigt beskæres toppen. Vintervedligeholdelse af stierne for vinteren 2008/2009 udføres som det er udbudt, idet entreprenøren har fået nyt udstyr til saltning og snerydning. Gennemgang af belægninger Bestyrelsen har gennemgået stenbelægningerne og nogle steder er belægningerne begyndt at smuldre i overfladen. Andre steder skal belægningen rettes op fordi belægningen er sunket eller er presset op på grund af trærødder. De kommende år vil bestyrelsen igangsætte reparation af belægningerne. Skt. Hans I 2008 var Henrik Noer båltaler. Bestyrelsen var meget bekymrede omkring afbrænding af bålet, da der denne dag var en kraftig storm, men i løbet aftenen løjede vinden af og bålet blev tændt. Arrangementet gav underskud, selvom der var en god opbakning til dette. Lokalråd I 2008 deltog grundejerforeningen i dannelsen af lokalråd Ribe Midt som erstatter de tidligere foreninger, der havde møderet, når der blev indkaldt til møder med Esbjerg kommune. Lokalrådet består af 7 medlemmer som vælges fra 5 geografiske områder i Ribe. Medlemmerne er fra bolig-, beboer- og grundejerforeninger og hvert år skal der vælges eller genvælges medlemmer til lokalrådet. Fra Ribe Nørremark skal vælges 2 medlemmer. Det koster ikke noget for foreningerne at være medlem af lokalrådet Ribe Midt, det eneste der skal oplyses er foreningens navn, kontaktperson og . I februar holder lokalrådet et fællesmøde for borgere indenfor Ribe Midts geografiske område, og borgere kan her fremføre ønsker som lokalrådet kan rejse når der afholdes årlige møder Esbjerg kommune, Økonomiudvalget. Sidste år valgte grundejerforeningerne på Nørremarken Signe Sørensen og Hans-Arne Lauridsen som medlemmer af lokalrådet. I april deltog grundejerforeningen i et møde med Økonomiudvalget, hvor foreningerne efter den gamle ordning fremførte egne ønsker. Side 2 af 5

3 Fra Nørremarken blev fremsat ønsker om udskiftning/omlægning af belægninger på Nørremarksstien, nyt slidlag på Engparkstien fra Mosevej til Amtsgården. Sikring af Nørremarksstien ved krydsning med jernbanen. Efterfølgende er der udlagt ny asfaltbelægning på Nørremarksstien fra Rylevænget til Mosevej og nyt slidlag på Engparkstien fra Nørremarksstien til Mosevej. Henvendelser til Esbjerg kommune I 2008 har bestyrelsen haft flere henvendelser til Esbjerg kommune og bestyrelsen syntes at foreningen er blevet glemt selvom kommunen har oplyst, at de ser på foreningens henvendelser. I november valgte bestyrelsen derfor at sende et brev så bestyrelsen kunne få en status på de opgaver der ikke er udført, det drejede sig bl.a. om udtynding af træer i læbæltet mod Engparkstien, nye træer for dem der er væltet efter påkørsel i Jasminparken, og opfyldning omkring brønde hvor asfalten er sunket på stien mellem Syrenparken og Nørremarksskolen. Bestyrelsen fik svar på henvendelsen. Træerne i Jasminparken er udskiftet, læbæltet er udtyndet. Hullerne ved brønddæksler på stien ved Nørremarksskolen er fyldt op. I forbindelse med åbning af Fakta på Trøjelsknæ har foreningen bemærket, at fodgængere færdes på kørebanen blandt biler når de skal handle hos Fakta. For at forebygge uheld mellem fodgængere og biler har bestyrelsen foreslået at der anlægges et fortov fra rundkørslen på Koldingvej til fortovet ved indkørslen til Fakta. Endelig har bestyrelsen rejst et spørgsmål om vejnavneskilte, idet der ikke er anvendt den samme type skilt ved Bjerreskovsparken som ved f.eks. Gyvelparken. Dette har medført, at Esbjerg kommune har udskiftet vejnavneskiltene ved Syren-, Jasminog Gyvelparken. Skiltene har nu den samme udformning som de øvrige skilte i området. De tidligere skilte opfyldte ikke de retningslinjer som er angivet i vejreglerne omkring farvekombinationer. Vagtselskab På bestyrelsesmødet i november 2008 drøftede bestyrelsen en henvendelse om sikring af vort område mod indbrud. Det blev her oplyst, at man kan leje et firma til at føre tilsyn med området. Firmaet opsætter et skilt ved hver stamvej med oplysning om at firmaet overvåger vort område. Omkostningerne til dette afhænger af hvor mange gange foreningen ønsker tilsyn. Til sidst takkede formanden bestyrelsen for et godt samarbejde og til Kirsten og Karsten var der en særlig tak for veludført arbejde for grundejerforeningen. Der blev rejst et spørgsmål om tilskud fra Esbjerg kommune til vedligeholdelse af legepladserne. Det blev oplyst, at Esbjerg kommune henholder sig til den vedtagne legepladsplan som ikke giver mulighed for hjælp til vedligeholdelse af private legepladser. Beretningen blev herefter godkendt. Punkt 3 Aflæggelse af driftsregnskab. Kasserer Tage Horsbøl gennemgik regnskabet, som viste et underskud på kr. Tage Horsbøl nævnte, at der i 2008 er investereret ca kr. i værdipapirer. Renteindtægter har givet ca kr. mere end budgetteret. Side 3 af 5

4 Under udgifter er der et mindre forbrug på posterne nye belægninger, vedligeholdelse af grønne områder og vintervedligeholdelse. Derimod havde der været et merforbrug under legeudstyr. Det skyldige kontingent for 2008 er blevet betalt i marts Der blev rejst et opklarende spørgsmål om betaling af kontingent for beboere i Andelsboliger. Og der blev nævnt, at de fleste Andelsboliger via deres forening betaler et samlet kontingent i september måned. Regnskabet blev herefter godkendt. Punkt 4 Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. Der var ingen indkomne forslag til Generalforsamlingen. Punkt 5 Ansættelse af et Vagtselskab. Formanden nævnte at bestyrelsen har drøftet problemer omkring indbrud i private beboelser. På den baggrund har bestyrelsen fået et tilbud fra Vagtselskabet Nord/Syd. I tilbuddet indgår opsætning af skilte ved stamvejene til Sorsigvej. Udgifterne varierer alt efter hvor ofte der skal føres tilsyn. Oplægget gav en del debat. En af deltagerne har haft indbrud i En oplyste, at det er sjældent at Politiet ses i området. Andre mente at man kan gå nogle flere ture om aftenen og holde øje med uvedkomne biler/personer i området. Efter en del debat blev det besluttet, at bestyrelsen kontakter Vagtselskabet og aftaler hvordan tilsynet skal være indenfor området. Punkt 6 Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag. Kasserer Tage Horsbøl gennemgik det udsendte budgetforslag som medfører at kontingentet for 2009 stiger til kr. Tage Horsbøl nævnte bl.a. at kontingentet har været uændret i 4 år. Der har været store prisstigninger inden for stenbelægninger og hvis foreningen også fremover skal have en formue til nye belægninger er det nødvendigt at spare flere penge op. Det blev bl.a. nævnt at der til stenbelægningen i Jasminparken er opsparet kr. men udgifterne har været kr. Budgetforslaget og bidraget for 2009 blev herefter godkendt. Punkt 7 Valg af bestyrelse og suppleanter. Til bestyrelsen blev: Tage Horsbøl, Syrenparken 39 (ejerboliger) genvalgt. Børge Petersen, Jasminparken 36 (ejerboliger) nyvalgt. Jytte de Vries, Gyvelparken 90 (andelsboliger) nyvalgt. Genvalg af alle suppleanter til bestyrelsen: Jens Levring, Jasminparken 39, (ejerboliger) Jens Stenumgaard, Jasminparken 63 (ejerboliger) Lotte Lund Skaarup, Gyvelparken 92, (andelsboliger) Jan Moseby, Gyvelparken 48, (andelsboliger) Side 4 af 5

5 Punkt 8 Valg af revisorer og revisorsuppleant. Da de nuværende revisorer havde ønsket at stoppe, var der nyvalg af: Jørgen Petersen, Syrenparken 37 og Karsten Svensson, Jasminparken 38. Genvalg af revisorsuppleant Anne Margrethe Lindholdt, Jasminparken 87. Punkt 9 Eventuelt. Der blev rejst spørgsmål om hvilke opgaver Lokalråd Ribe Midt arbejder med. Det blev oplyst, lokalrådet bl.a. varetager borgernes interesser og lokalrådet kan rejse spørgsmål der har væsentlig betydning for lokalområdet ved mødet med Esbjerg kommune Økonomiudvalget. I år har lokalrådet også medvirket til at samle forskellige foreninger på Bispegade skole så de kan afgøre om der skal dannes en fælles forening, når der f.eks. forhandles med Esbjerg kommune om tilskud eller ændrede lokaleforhold. Der blev stillet et opklarende spørgsmål om lokalrådet også tog sig af fejlagtige oplysninger i BBR registre, da skemaer ikke rummer felter til udfyldelse af rigtige oplysninger om ejendommene. Da spørgsmålet vedrørte en andelsbolig, blev der svaret at spørgsmålet hørte hjemme hos andelsboligforeningens bestyrelse. Da foreningen har samlet en formue blev det spurgt indtil om betaling eller overførsel af større beløb skal indeholde 2 underskrifter fra bestyrelsen. I vedtægterne findes der ikke bestemmelser om dette. Desuden har bestyrelsen ingen forretningsdagorden som angiver dette. Betaling/overførsel foregår via internetbank og med 2 underskrifter vil det give en del ulemper for kassereren når regninger skal betales. Bestyrelsen vil undersøge om der kan udarbejdes interne regler når større beløb af formuen skal hæves. Med hensyn gadebelysningen i Syrenparken blev der rejst spørgsmål om hvornår, de periodevise tænd og sluk af lamperne ophører. Desuden er der ønske om lamperne blev vasket indvendigt, da lyset fra lamperne er meget svage. Bestyrelsen vil undersøge om der er muligheder for at ændre tænd og sluk af gadelamperne i Syrenparken og om skærmene kan gøres rene. Til sidst blev der spurgt om bestyrelsen har haft indflydelse på måden af udtyndingen af læbæltet mod Engparkstien, da mange løvtræer er fældet. Formanden oplyste, at læbæltet tilhører Esbjerg kommune og det er faguddannet personale som har stået for udtyndingen. Da der således ikke var mere at drøfte takkede dirigenten for god ro og orden. Hans-Arne Lauridsen Formand/referent Vagn Sørensen Dirigent Efter generalforsamlingen har bestyrelsen konstitueret sig således: Formand Hans-Arne Lauridsen Kasserer Tage Horsbøl Sekretær Børge Petersen Bestyrelsesmedlemmer Jytte de Vries og Kenneth Mortensen Side 5 af 5