Udbuds- og indkøbsrapport Fællesindkøb Fyn 1. halvår

Transkript

1 Udbuds- og indkøbsrapport Fællesindkøb Fyn 1. halvår

2 Konkurrenceudsættelse Status på udbudsplan Afsluttet Igangsat Planlagt 37 Note: Se status for de enkelte udbudsområder i bilag 2 (Oversigten indeholder alle delkontrakter). Realiseret årlig gevinstpotentiale 2016 Kommune 1. kvartal 2. kvartal Total Udvikling Faaborg-Midtfyn Kerteminde Langeland Nordfyns Nyborg Fællesindkøb Fyn Note: Se oversigt over kommunernes gevinstpotentialer i bilag 1. Total gevinstpotentiale Kommune (Skudår) Total Faaborg-Midtfyn Kerteminde Langeland Nordfyns Nyborg Fællesindkøb Fyn Note: Fælleindkøb Fyn har i perioden opnået et gevinstpotentiale på i alt for de fem medlemskommuner. Side 2 af 13

3 Aktuelt vedr. udbud Afsluttede udbud Stomi (Genudbud) OneMed A/S vandt kontrakten på Stomi. Tidligere leverandør for FMK, KER, NOR og NYB var Mediq A/S, mens LAN i forvejen havde OneMed. Udbuddet resulterede i en yderligere besparelse på 27%, svarende til ca. 2 mio. kr. Udbuddet dækker de samme produktgrupper, som på den tidligere aftale. LAN opnåede den største besparelse på 35 %, hvorimod KER opnåede en mindre besparelse på 4%. KER bevilliger et produkt som er blevet dyrere, derfor er besparelsen mindre. FIF har informeret brugergruppemedlemmet for evt. konvertering til et billigere og bedre produkt, og dermed opnå en større besparelse. Katere (Genudbud) Mediq A/S fik tildelt kontrakten på Katetre. Tidligere leverandør var Abena, Udbuddet reulterede i en gennemsnitlig besparelse på 20% svarende ca. 1.3 mio. kr. Besparelses- Grundlag Én til én Én til én Sygeplejeartikler SKI (SKI forpligtende) Kontrakten på sygeplejeartikler ved Mediq A/S blev opstartet den 23. maj. Mange produkter fra den tidligere kontrakt ved Abena, skal konverteres til Mediq. Når konverteringslisterne er udarbejdet, opgøres en evt. besparelse. Kompressionsstrømper Kontraktakt er indgået med Mediq A/S den 1. juni. Besparelsespotentiale opgøres i 3. kvt. pga. af mangelfuld datagrundlag. Note: Yderligere information om udbudsgrundlag, besparelsesberegning og TCO betragtninger fremgår af udbudsrapporterne vedlagt som bilag. Udgåede udbud: Ingen udgåede udbud Side 3 af 13

4 Aftaleimplementering Køb ved rigtig leverandør På aftale 32% Udenfor aftale 68% Kommune På aftale Udenfor aftale 1. kvt. '16 2. kvt. '16 Udvikling FMK % 69% -5% KER % 67% -4% LAN % 58% -6% NOR % 67% -7% NYB % 69% -9% FIF % 67% -6% Note: Måling er foretaget på 46 udbudskategorier I SAS Indkøbsanalyse. Køb ved rigtig leverandør svarer til Compliance Varegruppe i SAS. Anførte beløb er akkumuleret for året. Efter en fremgang fra 4. kvt kvt på gennemsnitlig 9 %, faldt købet ved rigtig leverandør med 6 % point. Dette gør sig specielt gældende på følgende udbudsområder: Vikarservice, Genbrugshjælpemidler, Kropsbårne hjælpemidler, Møbler, Stomi- og urologi, tolkeservice og byggematerialer. Disse varegrupper udgør 60% af den omsætning, som er købt uden for aftale. Områderne kræver nærmere analyse for at afgøre om køb uden for aftale kunne være undgået. Køb på de rigtige varenumre Prisliste 54% Ikke-prisliste 46% Kommune Prisliste Ikke-prisliste 1. kvt. '16 2. kvt. '16 Udvikling FMK , ,89 44% 48% 4% KER , ,67 44% 50% 6% LAN , ,95 46% 42% -4% NOR , ,40 45% 41% -4% NYB , ,97 39% 46% 7% FIF , ,88 43% 46% 3% Note: Målingen er foretaget på de 26 e-handelsleverandører som pt. har indlæst priskataloger i SAS Indkøbsanalyse. Anførte beløb er akkumuleret for året. Køb på prisliste er generelt stigende trods en mindre tilbagegang i LAN og NOR. Samlet set stiger køb på prisliste med 3% point. Siden årsskiftet har der været en fremgang 17%. Bemærkelsesværdigt er at KER stadig kan opretholde en flot procentandel på prisliste uden et e-handelssystem. E- handel kan være et værktøj til at højne e-handel, men den primære værdi ved e-handelssystemerne ligger i procesbesparelse og sikre køb til de aftalte priser. Side 4 af 13

5 E-handel E-ordre omsætning Antal E-ordre 88% 12% 72% 28% E-ordre Ikke E-ordre Kommune E-ordre kr. Ikke E-ordre kr. E-ordre Ikke E-ordre 1. kvt. '16 2. kvt. '16 Udvikling FMK % 32% -9% KER % 1% -19% LAN % 54% 22% NOR % 6% 3% NYB % 40% -4% FIF % 26% -4% Note: Anførte beløb og antal ordre er akkumuleret for året. E-handelsprocenten er beregnet ud fra Købersordre-id (FMK=IO-, KER= xxxx, LAN=DHC, NYB= NK-, NOR=DGC og ) E-handel er generelt faldende primært pga. KER valgte at trække stikket på e-handelsløsningen i Opus E-indkøb i februar. Men LAN og NOR viser markant fremgang efter implementering af RA- KAT for LAN vedkommende i januar og NOR medio juni se nedstående månedligudvikling af e- handel. 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% JAN FEB MAR APR MAJ JUN Faaborg-Midtfyn Kommune 41% 39% 40% 39% 26% 31% Kerteminde Kommune 32% 19% 3% 1% 1% 1% Langeland Kommune 17% 34% 46% 56% 45% 60% Nordfyns Kommune 3% 3% 3% 2% 2% 14% Nyborg Kommune 47% 43% 40% 44% 38% 38% Side 5 af 13

6 Ordrebehandling KL vurderer, at det koster i omegnen af 300 kr. i procesomkostninger at behandle en faktura manuelt med alle de forskellige processer og registreringer, dette kræver. Beregninger peger på, at denne pris kan reduceres til under 100 kr. ved brug af e-handel ( Nedenstående tabel viser opnåede og potentielle procesgevinster ved at kommunerne anvender e- handelssystemerne, på de områder hvor det er muligt at e-handle. Kommune Antal E-ordre Antal Ikke e-ordre med e-handelsprodukter Procesgevinst Potentiel procesoptimering FMK KER LAN NOR NYB FIF Note: Antal ordre er akkumuleret for året. Side 6 af 13

7 Kontraktstyring Overfakturering Total kr kr Kommune Sum af Beløb FMK KER NOR NYB LAN FIF Hovedtotal Aktuelt vedr. kontrakter FIF har i 2016 fundet og fået overført ,- kr. i alt på overfaktureringer. Seneste overfaktureringer fra Q SCA Hygiejne Products Voksenbleer: kr ,38 Zibo Athena Tyngdedyner: kr ,90 Mediq Danmark Kompressionsstrømper: kr ,00 Schindler Elevator A/S Elevatorservice: kr ,30 Pro Terapi Løbebånd, Kondicykel og Romaskine: kr ,70 Falck A/S Brandmateriel: kr ,50 Multiline Engangsservice: kr ,95 Duba B8 A/S Kontormøbler: kr ,06 AV Form A/S Hobby-formnings- og beskæft.mat: kr ,28 Plandent Dentale forbrugsvarer: kr. 735,46 I alt Q2: ,47 kr. Der er i 2016 foretaget analyse af 51 ud af 138 leverandører. Heraf er der taget kontakt til 35 leverandører vedrørende prisdifferencer. 7 af de kontaktede leverandører kunne redegøre for prisdifferencerne. 14 leverandører erklærede sig helt eller delvist enig i prisdifferencerne og har krediteret differencen. Vi er i dialog med eller afventer svar fra11 leverandører i forbindelse med prisdifferencer. Hos 3 leverandører blev der ikke fundet nogle prisdifferencer. Hos de resterende16 leverandører var der faktorer der førte til en udskydelse af analysen eller dialog med leverandøren omkring forbedringer af fakturering. Side 7 af 13

8 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 sep-15 okt-15 nov-15 dec-15 jan-16 feb-16 mar-16 apr-16 maj-16 jun-16 Faktureret enhedspris Overfaktureringer - SCA Hygiene products A/S Prisudvikling Figur 1: Prisudvikling på et af SCA Hygiene products produkter Som illustreret ovenfor har vi oplevet fejlagtige prisstigninger de sidste fire måneder af kontraktperioden efter flere år med korrekt prisniveau. I dette eksempel, der omhandler et varenummer, fandt vi en prisstigning på 187 % de sidste fire måneder af kontrakten. Forklaringen fra SCA Hygiene products var, at en menneskelig fejl havde ført til den fejlagtige prisstigning Forhold mellem katalogpris og faktiske pris , ,48 349,95 574, ,57 347,62 383,5 489, ,14 615,55 386,73 452,35 421,04 500, ,37 108, ,41 307,4 429,25 327,93 233,61 235, ,4 309,71 238,98 251,91 241,81 259,61 99, Katalogpris pr. stk Gns. Diff pr. stk Fejlene blev fundet på en række forskellige varenumre. Prisstigningerne lå på mellem 109 % og 206 %. Ens for alle prisstigninger var, at de lå inden for de sidste 4 måneder af kontrakten. Side 8 af 13

9 Bilag 1: Kommunespecifikke gevinstpotentialer Faaborg-Midtfyn ÅR ID Udbud DeltageKontraktstart Kontraktslut (Inkl. Optioner) Pct. Forventet omsætning Årlig gevinst Gevinst 2015 Gevinst 2016 (Skudår) Gevinst 2017 Gevinst Babyudstyr Ja % Belysning - SKI Ja % Genbrugshjælpemidler - bad, toilet Ja % Diabetesartikler Ja % Dentale forbrugsvarer Ja % Briller - Borgere Ja % Hobby- og beskæftigelsesmaterialer Ja % Briller - Skærmbriller Ja % Kopi og print - SKI Ja % Ortopædisk fodtøj Ja % Ortoser og proteser Ja % Vask og leje af linned Ja % Speciel rutekørsel for FMK Ja % Brystproteser Ja % Rottebekæmpelse Ja % Tablets - SKI Ja % Vask og leje af beklædning Ja % Vejskilte Ja % Elektroniske låsesystemer Ja % Voksenbleer Ja % Vægterydelse Ja (tom) Storkøkkenudstyr Ja % Hovedtotal Side 9 af 13

10 Kerteminde ÅR ID Udbud DeltageKontraktstart Kontraktslut (Inkl. Optioner) Pct. Forventet omsætning Årlig gevinst Gevinst 2015 Gevinst 2016 (Skudår) Gevinst 2017 Gevinst Babyudstyr Ja % Belysning - SKI Ja % Genbrugshjælpemidler Ja % Diabetesartikler Ja % Dentale forbrugsvarer Ja % Briller - Borgere Ja % Hobby- og beskæftigelsesmaterialer Ja % Briller - Skærmbriller Ja % Kopi og print - SKI Ja % Ortopædisk fodtøj Ja % Ortoser og proteser Ja % Vask og leje af linned Ja % Brystproteser Ja % Rottebekæmpelse Ja % Tablets - SKI Nej % Vask og leje af beklædning Nej % Vejskilte Ja % Elektroniske låsesystemer Ja % Voksenbleer Ja % Vægterydelse Nej (tom) Storkøkkenudstyr Ja % Hovedtotal Side 10 af 13

11 Langeland ÅR ID Udbud DeltageKontraktstart Kontraktslut (Inkl. Optioner) Pct. Forventet omsætning Årlig gevinst Gevinst 2015 Gevinst 2016 (Skudår) Gevinst 2017 Gevinst Sygeplejeartikler - Langeland samhandelja (tom) 20% Babyudstyr Ja % Belysning - SKI Ja % Genbrugshjælpemidler Ja % Diabetesartikler Ja % Dentale forbrugsvarer Ja % Briller - Borgere Ja % Hobby- og beskæftigelsesmaterialer Ja % Briller - Skærmbriller Ja % Kopi og print - SKI Nej % Ortopædisk fodtøj Ja % Ortoser og proteser Ja % Vask og leje af linned Ja % Brystproteser Ja % Rottebekæmpelse Ja % Tablets - SKI Ja % Vask og leje af beklædning Ja % Vejskilte Ja % Elektroniske låsesystemer Ja % Voksenbleer Nej (tom) Vægterydelse Nej (tom) Storkøkkenudstyr Ja % Hovedtotal Side 11 af 13

12 Nordfyns ÅR ID Udbud DeltageKontraktstart Kontraktslut (Inkl. Optioner) Pct. Forventet omsætning Årlig gevinst Gevinst 2015 Gevinst 2016 (Skudår) Gevinst 2017 Gevinst Babyudstyr Ja % Belysning - SKI Ja % Genbrugshjælpemidler Ja % Diabetesartikler Ja % Dentale forbrugsvarer Ja % Briller - Borgere Ja % Hobby- og beskæftigelsesmaterialer Ja % Briller - Skærmbriller Ja % Kopi og print - SKI Ja % Ortopædisk fodtøj Ja % Ortoser og proteser Ja % Vask og leje af linned Option % Brystproteser Ja % Rottebekæmpelse Ja % Tablets - SKI Ja % Vask og leje af beklædning Ja % Vejskilte Ja % Elektroniske låsesystemer Option % Voksenbleer Ja % Vægterydelse Nej (tom) Storkøkkenudstyr Ja % Hovedtotal Side 12 af 13

13 Nyborg ÅR ID Udbud DeltageKontraktstart Kontraktslut (Inkl. Optioner) Pct. Forventet omsætning Årlig gevinst Gevinst 2015 Gevinst 2016 (Skudår) Gevinst 2017 Gevinst Babyudstyr Ja % Belysning - SKI Ja % Genbrugshjælpemidler Ja % Diabetesartikler Ja % Dentale forbrugsvarer Ja % Briller - Borgere Ja % Hobby- og beskæftigelsesmaterialer Ja % Briller - Skærmbriller Ja % Kopi og print - SKI Ja % Ortopædisk fodtøj Ja % Ortoser og proteser Ja % Vask og leje af linned Nej % Brystproteser Ja % Rottebekæmpelse Ja % Tablets - SKI Ja % Vask og leje af beklædning Ja % Vejskilte Ja % Elektroniske låsesystemer Option % Voksenbleer Ja % Vægterydelse Ja (tom) Storkøkkenudstyr Ja % Hovedtotal Side 13 af 13

14 Side 14 af 13