Leverandørmøde 28. august 2017

Transkript

1 Leverandørmøde 28. august september 2017 /Henriette Eskelund Markedsdialog august 2017 Digitaliseringsstyrelsen afvikler markedsdialog om det foreløbige udbudsmateriale om Næste generation Digital Post - i perioden fra 22. august til den 11. september I den forbindelse har der været inviteret til leverandørmøde 28. august Nedenfor er et referat fra dagen, hvor 66 havde tilmeldt sig. Forinden mødet kunne leverandørerne rekvirere det foreløbige udbudsmateriale samt en spørgeramme via mail til: naestedigitalpost@digst.dk. Det er fortsat muligt at rekvirere materialet frem til 11. september 2017, hvor der ligeledes er frist for skriftlige kommentarer, der skal sendes til mailen ovenfor. Referat fra dialogmøde med leverandører 28. august 2017 Dagen blev indledt med et oplæg om retning, status og tidsplan for udbuddet af Næste generation Digital Post samt formål med markedsdialogen, jf. link til slides gennemgået på dagen nedenfor. Efter indledningen blev mødet afviklet i to spor: 1) vedr. teknik og 2) vedr. forretning. Hertil havde Digitaliseringsstyrelsen ligeledes forberedt slides, jf. link til dagens præsentationer: I. Referat spor 1 Kravspecifikation Digitaliseringsstyrelsen gennemgik udvalgte dele af kravspecifikationen jf. præsentationen på projektets side: Post/Naeste-generation-Digital-Post/dialog/Leverandoermoede-August-2017 Spor 1: Spørgsmål og kommentarer fra salen - Er Digitaliseringsstyrelsen blevet inspireret til arkitekturen fra udlandet? - Digitaliseringsstyrelsen har i analysefasen set på lignende løsninger i flere lande, bl.a. de nordiske lande, og set på de retninger, som EU bevæger sig i for så vidt angår arbejdet med eprocurement og edelivery. Den skitserede arkitektur er dog ikke set helt magen til andre steder.

2 Side 2 af 8 - Er Digital Post-løsningen omfattet af krigsreglen, eller kan en cloudløsning anvendes? - Digitaliseringsstyrelsen vil gerne give mulighed for, at løsningen kan etableres med anvendelse af cloud-løsninger, men arbejder fortsat på afklaring af krigsreglens eventuelle anvendelse. - Hvorfor er det valgt at begrænse antallet af mulige modtagepunkter for myndighederne? - Det konstateres, at nogle myndigheder har rigtig mange afhentningssystemer og vurderer, at oprydning vil være formålstjenlig. - Hvis man som myndighed har flere/har brug for flere afhentningspunkter end de fire, der bliver mulighed for, hvad gør myndigheden så? - Myndigheden skal udpege ét af afhentningssystemerne til det primære, og på baggrund af den afhentning selv fordele internt. - Er komponentopdelingen udtryk for, at Digitaliseringsstyrelsen gerne vil kunne videreudvikle på de enkelte dele? - Ja, Digitaliseringsstyrelsen vil gerne kunne videreudvikle på de enkelte dele, fx kontaktregisteret med henblik på en bredere brug af løsningen end blot til Digital Post. - Er der sat projekter i gang ifht. borger.dk og virk.dk og etablering af brugergrænseflader der? - Ja, der er etableret projekter, som skal tilvejebringe brugergrænsefladerne, og det vil kræve et tæt samarbejde mellem den kommende leverandør af

3 Side 3 af 8 Digital Post-løsningen og leverandørerne af brugergrænseflader til borger.dk og virk.dk. - Løsningen vil understøtte DP2-snitflader hvad med DP1-snitflader? - Digitaliseringsstyrelsen er ved at undersøge, hvor mange myndigheder, der anvender hhv. DP1 og DP2 snitflader. Det kan være, at det skal være understøttelse af DP1-snitflader i stedet, hvis det viser sig at det kun er et fåtal som anvender DP2-snitflader i dag. - Er det korrekt forstået, at der kun er tale om, at posten fra de offentlige myndigheder skal migreres, men ikke posten fra fx banker i e-boks egen løsning. - Ja, det er korrekt. - Hvad er ambitionsniveauet i forhold til kvitteringer og digital forkyndelse? - Åbningskvitteringer, som de findes i den nuværende løsning, og som danner udgangspunkt for digital forkyndelse i dag, er ikke i scope for den nye løsning, hvorfor der skal findes en anden model for implementering af såkaldt forenklet digital forkyndelse, f.eks. via udvidet information i hændelsesloggen. - Det er specificeret, at meddelelsen både kan ses som HTML og som et bilag, fx pdf, hvad er det bindende her? - Er det intentionen at gå væk fra papir-formatet /PDF? - Dette er under afklaring også set i lyset af muligheden for kommercielle visningsklienter, kan dynamisk indhold i HTML blive en udfordring. - Når PDF skal migreres, så giver det en udfordring, når det skal vises via nye visninger baseret på meddelelsesformatet.

4 Side 4 af 8 - Løsningen bliver forventeligt, at der må migreres i det format, som der foreligger pt., men det er stadig under afklaring. - En af de største udfordringer bliver latency i det samlede system, med løstkoblede systemer/moduler. - Der er ikke store udfordringer i levering af selve API et mellem kerneløsningen og brugergrænsefladen, men der vil være brug for en godt defineret beskrivelse af denne - Hvor kommer meddelelsesformatet fra? - Dette er baseret på det nuværende format kombineret med erfaringer fra andre standarder/initiativer f.eks. edelivery og myndighedernes ønsker til mere intelligent brug af formatet. - Det ville være mere interessant at byde, hvis der fokuseredes på continuous development - hvad skal vi nå sammen igennem den tid, vi har sammen? Nogle højere ambitioner, kunne være godt. En model for hvad der skal køre i 2020, og hvad der kan videreudvikles, herunder større ambitioner på sigt. - I store træk vil løsningen skulle kunne det samme som man kan med Digital Post i dag set fra slutbrugernes synspunkt, så fokus er på at få det udviklet og idriftsat til Herudover har styrelsen også ønsker til fremtidige forbedringer og udvidelser fx i relation til bedre styring og udnyttelse af metadata i meddelelserne. - Ønskes der intellektuelle rettigheder til løsningen? Dette bør være meget tydeligt beskrevet i udbudsmaterialet. - Der henvises til beskrivelsen i det rekvirerede materiale, bilag 15.

5 Side 5 af 8 - Med den arkitektur der ligges op til, bliver det vanskeligt at anvende standardiserede komponenter i højere grad. - Det skal fremgå tydeligere hvad leverandørens ansvar er ift. opfyldelse af user stories, ligesom det nu fremgår for epics. - Projektet skal være opmærksomme på styringsmekanismerne der ligges op til delvis agil udvikling, men der kravspecificeres alligevel langt ned og der anvendes K02. - En eventuel fremtidig opdeling af løsningen i drift/videreudvikling vil kræve en betydelig indsats. II. Referat fra spor 2 - forretningsspor Spor 2: Spørgsmål og kommentarer fra salen - I forbindelse med migreringsfasen har Digitaliseringsstyrelsen overvejet at indgå aftaler omkring test op mod eksterne systemer? Hvor meget skal leverandøren stå for i den sammenhæng? Det må gerne præciseres mest muligt i det endelige udbud; hvad der er leverandørens opgave og hvornår den er løst. - Digitaliseringsstyrelsen tager spørgsmålet til efterretning og vil yderligere tydeliggøre hvordan samarbejde skal foregå i det endelige udbudsmateriale. Digitaliseringsstyrelsen gjorde opmærksom på at evnen til indgå i samarbejde med eksterne parter, vil være en efterspurgt kompetence hos den kommende leverandør. - I forhold til skæringsdatoen for overgangen til ny kontrakt og ophør af nuværende kontrakt: Hvordan er afhængighederne i tidsplanen til andre væsentlige komponenter, som Nem Log-in og MitID? Vil I præcisere hvordan vi skal arbejde op imod disse systemer?

6 Side 6 af 8 - Digitaliseringsstyrelsen vil præcisere dette i den endelig udbudsmateriale. - Klargøringen af myndighederne samt deres mange leverandører er en stor del af opgaven. Har I overvejet en længere overgang end et hurtigt skifte? Kan man overveje en mere gradvis indfasning? Og hvordan tænker I den organisatoriske udrulning og overgangen for borgere og virksomheder? - Det vil være nyttigt for leverandører at få præciseret det fremtidige leverandør-setup. - Digitaliseringsstyrelsen tager spørgsmålet til efterretning og vil gøre det mere tydeligt hvordan overgangen og indfasningen vil foregå, herunder leverandørens rolle. I forhold til udrulningen målrettet borgere og virksomheder, vil Digitaliseringsstyrelsen afvikle en kommunikationsindsats målrettet disse målgrupper. Det vil ske i forbindelse med overgangen til Næste generation Digital Post. Virksomhederne vil være inddraget tidligere, da en vis del af dem skal foretage ændringer i deres snitflader. - Kan leverandøren være med til at præge og bidrage til tidsplanen? - Digitaliseringsstyrelsen vil stille krav til rammerne for tidsplanen, mens leverandøren i høj grad vil skulle udarbejde en robust tidsplan. - I forhold til tilslutnings- og migreringsfasen: Hvornår forventer I, at myndighederne lægger om fra DP2 og hvornår skal de have taget de nye formater i anvendelse? Hvad er leverandørens eventuelle rolle i forhold til omlægningen? Og hvordan vil tilslutningen af myndighederne fremadrettet skulle varetages, vil der ske ændringer? Og vil der skulle ydes support til myndighederne i overgangen? - Der er udarbejdet en tidsplan, som peger på hvornår myndighederne forventes at skulle overgå til de nye formater. Langt størsteparten forventes at overgå til nyt format inden go-live. Digitaliseringsstyrelsen vil arbejde på at tydeliggøre ansvarsfordeling mellem leverandør, kunde og tilsluttende myndigheder. - Kan Digitaliseringsstyrelsen oplyse den økonomiske ramme for udbuddet?

7 Side 7 af 8 - Det er ikke muligt at oplyse rammen pt. Det vil blive meldt ud med offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i november Vil I offentliggøre udbudsmaterialet på engelsk? - Digitaliseringsstyrelsen vil overveje hvorvidt, der skal udarbejdes en vejledende oversættelse til engelsk. Udbudsmaterialet vil være på dansk. - Hvad er forventningerne i forhold til driften og særligt supporten af driften? Hvilken support er inkluderet i leverandørens opgave og hvilken er ikke en finansieret del, hvordan vil finansiereingen af fx support af 3. parts leverandører være? - Medsender I nuværende support statistik, som baggrund, der indikerer omfanget af forventet support. Og er det forventningen, at det vil stige i en periode? - Leverandøren skal levere support, vedligehold og drift for den samlede NgDP løsning. Support forventes afgrænset til at omfatte en servicedesk, mens øvrige support opgaver (2. og 3. level) håndteres som en del af vedligeholdelsesydelsen. - Hvordan håndterer I persondataforordningen, herunder erstatningsansvar? - Relevante krav relateret til implementering af persondataforordningen vil blive indarbejdet. - Vedr. ophørsbilag Digitaliseringsstyrelsen bør overveje at indarbejde en periode, hvor leverandøren garanteres drift.

8 Side 8 af 8 - Hvordan forholder I jer til drift i lande, der ikke er med i EU, fx i forbindelse med Brexit. - Som præsenteret i materialet er udgangspunktet pt. at data skal være placeret indenfor EU. Problemstilling vedr. Brexit overvejes, men umiddelbart vil det medføre at data ikke kan placeres i UK derefter. - Har Digitaliseringsstyrelsen gjort sig overvejelser omkring anvendelse af cloud og hvordan med den nuværende krigsregel? - Digitaliseringsstyrelsen stiller krav til driften, herunder sikkerhed, skalerbarhed, servicemål mv. Her indenfor er det op til leverandøren at tilbyde den mest fordelsagtige løsning. Krigsreglen er under afklaring. - Digitaliseringsstyrelsen anbefales at afsætte en ramme til videreudvikling, med henblik på at sikre fastholdelse af spidskompetencer i forbindelse med overgangen fra udvikling til drift. - Hvilke rettigheder til løsningen forestiller Digitaliseringsstyrelsen sig? - Digitaliseringsstyrelsen ønsker strategisk ejerskab til løsningen, herunder at kunne videreføre løsningen ved kontraktens udløb, jf. det rekvirerede foreløbige udbudsmateriale vedr. bilag 15.