CRM med ChannelCRM ChannelCRM A/S

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "CRM med ChannelCRM. 2012 ChannelCRM A/S"

Transkript

1 CRM med ChannelCRM

2

3 ChannelCRM CRM med ChannelCRM af ChannelCRM A/S Det dokument, du nu sidder med, er en pdf-version af den interaktive hjælp, der følger med ChannelCRM. Her - på papir - har du mulighed for i ro og mag at gennemse "det hele" uden at du skal sidde ved computeren. Til gengæld er den interaktive version bedre, når det gælder om at finde akut hjælp til områder i ChannelCRM. Interaktiv hjælp får du ved at taste F1 i selve CRM programmet eller ved at besøge

4 CRM med ChannelCRM Alle rettigheder til dette dokument og indhold oppebæres af ChannelCRM A/S. Indholdet kan frit kopieres for så vidt dette sker i sammenhæng med brugen af programmer fra ChannelCRM eller undervisning heri. Kopiering i enhver form i anden sammenhæng kræver skriftlig accept fra udgiver. Udgiver søger konstant at sikre korrektheden af dokumentets indhold samt at beskrivelserne passer med den til enhver tid nyeste version af programmerne. Udgiver fralægger sig dog ethvert ansvar for gener eller følgegener, som måtte optræde i forbindelse med brugen af dokumentet. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. Printed: October 2012 Lyngby Publisher ChannelCRM A/S Managing Editor Jens Bo Frederiksen Technical Editors Jonas Almstrup Søren Rasmussen

5 Indhold 5 Indholdsfortegnelse Forord 1 Om CRM og hvorfor 2 2 Generelt om CRM 8 3 Hvor kommer data fra? 14 4 Logon til ChannelCRM 20 5 ToDo listen 22 6 Vinduer 24 Firma Kontakt Projekt Aktivitet Om... aktiviteter 30 Faneblade Info tags Kontakter Aktiviteter Projekter Dokumenter Om journalisering Tekst 39 Modificér... vinduer 7 Kalender Visninger... 8 Søgning og navigation Søgelister Kviksøgning Navigation Navigation ved klik 9 40 Ordrer og forecast Opret... forecast/ordre 60 Send... tilbud 65 Tilbud... som PDF 68 Forecast... 68

6 6 CRM med ChannelCRM Felter... i Ordrer og Ordrelinjer 75 Salgsmodeller... og CRM 77 Projekt scores idéer Telecenter 82 Kaldlisten Kaldet Brevfletning 88 Flettekoder... Word og Excel 88 Flettekoder... Outlook 97 Massefletning Massefletning Word Massefletning Outlook Rapporter 100 Rapporter... i vinduer 100 Opbyg... en rapport 101 Rapport layout 105 Vis... en rapport 106 Papirbaserede... rapporter Marketing 112 Kampagner... Opbyg en kampagne Funktioner i kampagner Tilknyt handlingsansvarlige Opret Canvas... kald 125 Tilføj info... tags 126 Word brevfletning Outlook mailfletning Opret aktiviteter Definér spørgsmål 132 Kampagnestatistik og resultater 134 Info... tags 14 Outlook Synkronisering... med Outlook 138 Mailjournalisering... til projekter 145 Outlook... ændringer Salgsledelse 150 Om... salgsledelse 150 Om... videndeling 151 Aktivitetsniveau

7 Indhold Forecast... analyse 16 Tilpasning Sprogvalg Tilpasning... af tabeller 157 Tilpasning... af udseende Administration 162 Opsætning Opret... bruger 163 Adgangsrettigheder Globale... standarder 165 Opslagsværdier Kaldenderopsætning Infostrukturer Aktivitetskategorier Sekvensnumre Scoreboard... opsætning 176 Projekt Firma Modificér... vinduer globalt 178 Service... Monitor 179 Makroer Import af data 184 Import... fra regneark og Outlook 184 Import... fra Navne & Numre Markedsdata 187 Drag... drop (DropZone) CRM/Engineering 204 Projektlokationer Matrikler Projektfoldere CRM/Marketing 206 Kampagner Mødebooking Databerigelse CRM/Search&Selection 216 Om... Search&Selection 216 Kobling... til CRM 218

8 8 CRM med ChannelCRM Vinduer... Søgning Quality of Service Ansøger Faneblade Som Ansøger CV Tekst Conf. Tekst Profil Positioner Position 227 Faneblade Ansøgere Aktiviteter 228 Processer... Trin i ansøgerforløb Status på kandidater Matchbuilding Opsætning... Processen Profilering CRM/Consultancy 242 Søg... konsulent 243 Konsulentvinduet Assignment fane CV items fane Sammensæt... CV items 247 Assignments CV... items 248 Find... konsulenter til opgave CRM/Human Resource 254 Ingen... beskrivelse endnu 24 CRM/Medico Ingen... beskrivelse endnu 25 Tillægsmoduler Fritekst... indeksering og søg Søgning Avanceret... søgning 262 Full Text Option Setup 262 Installér dansk... i SQL Server 266 Navne... & Numre Markedsdata NNM lokalmenu Video træning... KPI 269 Integration... til e-conomic 269

9 Indhold 9 Integration... til C5 (pre ) 273 Integration... til C5 SQL 280 C5 SQL installation C5 SQL brug af data Integration... til andre økonomiløsninger Finans filoverførsel installation Finans brug af data Integration... til FaktaNet Opsætning 26 Installation Opsætning... af SQL Server Installation af SQL Server 2008 Express "Mangler sysadmin adgang" Forbindelser over netværk Checkliste for SQL Server Sikkerhed opsætning Installation af ny database Migrering af data fra tidligere CRM Database Roller Opgradering... Opgradering af klientprogram Opgradering af databaseformat Integration... Se eksterne data Data links Dataoverførsel Telefoni integration BackUp Datamodel Installation... Personlig Udgave Arbejdsprocesser Oversigt 362 Send... et nyhedsbrev 362 Process... Fjern en dublet 364 Process... Opret ny bruger 365 Process... Opret nyt firma 367 Process... Indlæg et forecast Video Træning Introduktion... Intro Søg... og find Kviksøgning Søgelister Navigation ved klik Firmaer... og kontakter

10 10 CRM med ChannelCRM Firmabilledet Basal Firmabilledet Avanceret Kontakter og beskæftigelser Aftaler... og kalender Kalendervisninger 380 Lister... og rapporter Opbyg rapport Flet fra liste Journalisering... Journalisering ved Drag Drop Journalisering ved oprettelse Outlook... Outlook opsætning Marketing... og kampagner Opbyg kampagne baseret på branche Flet fra kampagne Info Tags eksempel Forecast,... tilbud og ordrer Projekter & Scores Navne... & Numre Markedsdata Navne&Numre import Installation... og opsætning Layout Endnu ingen hjælp her Kontakt og information 386 Indeks 387

11 Forord Du har nu købt - eller tænker på at købe - ChannelCRM systemet. Vi går ud fra at du er kommet så langt fordi du ser behovet for at forbedre indsatsen når det gælder at sælge mere, bedre og hurtigere. Måske også for at yde bedre kundepleje overfor dine eksisterende kunder og dermed sikre din forretning bedre. Kan du genkende dig selv i ovenstående er du på rette vej. CRM er netop vejen frem når det gælder om at nå højere salgsmål - og ChannelCRM er den mest effektive vej til CRM. For at få det bedste ud af CRM hurtigst muligt kan det være en god idé at skaffe sig et overblik over de funktioner som findes i systemet. Denne manual er egnet til dette. Alle informationerne i denne manual er dog også tilgængelige online på ChannelCRM web-sider. Online versionen er bedre når det gælder om hurtigt at finde hjælp til et specifikt område. Du når online hjælpen ved at besøge hjemmesiden eller ved simpelthen at taste F1 inde fra ChannelCRM systemet. God læsning.

12

13 Om CRM og hvorfor Afsnit 1

14 2 CRM med ChannelCRM 1 Om CRM og hvorfor Du skal nu bruge - eller tænker på at bruge - ChannelCRM systemet. Vi går ud fra at du er kommet så langt fordi du ser behovet for at forbedre indsatsen når det gælder at sælge mere, bedre og hurtigere. Måske også for at yde bedre kundepleje overfor dine eksisterende kunder og dermed sikre din forretning bedre. Kan du genkende dig selv i ovenstående er du på rette vej. CRM er netop vejen frem når det gælder om at nå højere salgsmål - og ChannelCRM er den mest effektive vej til CRM. Med denne manual foran dig har du en opskrift på, hvordan du kommer i gang. Rent teknisk i form af opsætning, netværk og licenser. Men også mere praktisk: Hvordan bruges det? Hvor får vi data fra? Hvad er en kampagne? Hvad skal vi kræve af vore brugere? Og hvad angår brugere: ChannelCRM anvendes i dag i virksomheder med brugerantal lige fra én til op mod hundrede. Afhængigt at brugerantallet kan der være forskel på, hvad man lægger vægt på. Men uafhængigt af brugerantallet gælder, at den enkelte bruger skal have gavn af systemet. Ellers bliver det simpelthen ikke brugt optimalt. Bogens forfattere er sammenfaldende med ejerkredsen bag firmaet ChannelCRM. Det betyder at du ikke skal forvente upartiskhed her. Vi synes selv af ChannelCRM systemet er godt og at det hele tiden bliver bedre. Og så er vi jo ikke sat i verden for at sælge eventuelle konkurrenters produkter. Der er imidlertid også en stor fordel ved at forfatterne er så dybt involverede: Vi har prøvet næsten alt inden for CRM på egen krop og har derfor optjent dyre erfaringer. Først efter sammenlagt 50 år i jobfunktioner indenfor salg, salgsledelse og direktion i nogle af Danmarks mest konkurrenceprægede virksomheder, har vi selv gået ind på leverandørsiden af CRM. Vi mener selv af disse erfaringer er afspejlet i ChannelCRM systemerne og vi håber at de samme erfaringer gavner denne manual. Hvad kan du så regne med at få ud af CRM? Ja, fordelene falder lidt i forskellige kategorier: 1. Du kan regne med at du og dine medarbejdere kommer til at arbejde mere effektivt. At have enkelt overblik over alt hvad der er sket og planlagt sikrer at alle aftaler holdes, at man ikke glemmer salgsmuligheder og at man ikke spilder tid med at lede efter information eller med trivielle arbejdsprocesser. 2. Så kan du regne med at kunne holde bedre fast i kunderne. I dag er den primære faktor, der differentierer leverandører, den måde hvorpå de håndterer kunderne. Du kan med CRM sikre at du mindst er lige så god som din bedste konkurrent. 3. Dit firma bliver mere værd. Med CRM får du dokumenteret, hvor godt din virksomhed har

15 Om CRM og hvorfor 3 fat i kunderne. Netop evnen til at fastholde eksisterende kunder og tiltrække ny kunder er en meget væsentlig faktor, når en udenforstående skal vurdere værdien af din virksomhed. 4. Du får bedre muligheder for at kontrollere og navigere i din virksomheds fremtid. De fleste af os er nødt til konstant at tilpasse salgsindsats og kundehåndtering til skiftende markedsvilkår. Dette er meget svært, hvis man først opdager problemer, når de er synlige i ordretilgangen. Med CRM får du mulighed for at opdage tendenser mens de er tendenser. Og du får mulighed for at styre salgsindsatsen proaktivt. Mange vælger CRM alene ud fra ønsket om at opnå fordele i første kategori. Det er der ikke noget problem i og under alle omstændigheder skal der være fordele at hente her. Ellers bliver det meget svært at få dine kolleger motiverede for et bruge CRM. Her vil vi blot gøre opmærksom på at fordelene i de øvrige kategorier kan være mindst lige så meget værd og at det betaler sig at arbejde lidt for at udnytte disse ekstra fordele. Hvem skal så lave alt det her for dig? Det korte svar er - det skal du selv. Vi og vore partnere vil selvfølgelig gerne hjælpe til under implementeringen af CRM, men jo mere aktivt du og dine kolleger deltager, desto mere sikkert når i godt i mål. CRM er så sammenknyttet med jeres måde at arbejde på, med jeres visioner for kunderne og med den kultur i ønsker at afspejle, at man ikke kan overlade det til sorte jakkesæt at træffe valgene. Tag derfor gerne imod rådgivning. Overlad gerne trivielle indtastningsrutiner og datarens til andre, men vær 100 procent med i processen med at udvikle jeres egen virksomheds brug af CRM. Og hvornår skal vi så gå i gang? Igen er det korte svar - nu. Vi har til gode at se den virksomhed, der ikke har helt aktuelle og let identificerbare udfordringer når det gælder salg. Løs dem med det samme og tænk derefter på, hvad der skal være næste skridt. Alt for mange starter op med store, dyre analyseprojekter i situationer, hvor sandheden om behovene er så banal at den resulterende rapport kunne laves med copy-paste. Disse analyseprojekter har så en tendens til alligevel at munde ud i konklusioner, der viser nødvendigheden af meget store kundespecifikke tilpasninger eller ligefrem udviklingsprojekter. Hvis din virksomhed har råd (og råd til at vente på resultatet), så kan denne fremgangsmåde måske være god nok. Top 100 virksomheder benytter denne fremgang. Hvis ikke du er blandt Danmarks 100 største virksomheder, så vil du med denne manual i hånden kunne se, hvordan du og din virksomhed hurtigt og effektivt kommer på højde med de bedste, når det gælder salg og kundehåndtering. Velkommen.

16 4 CRM med ChannelCRM Bogens opbygning Manualen er sammensat af generelle afsnit (som dette) og afsnit der er meget specifikke for brugen af ChannelCRM. Store dele af manualen er baseret på systemets on-line hjælp. Vi tager udgangspunkt i at du er medstifter af en ny virksomhed og at du derfor med CRM vil sikre et godt fundament for salgsarbejdet. Derfra tager vi trin for trin skridt mod større udnyttelse af mulighederne i CRM. Vi er klar over at du ikke nødvendigvis er i præcis bogens situation. Derfor kan du givetvis springe lidt hurtigt over nogle af kapitlerne. Det kan også være at du vælger en lidt anden rækkefølge i implementeringen. Alt efter hvad der nu er mest værdiskabende i din situation. Hvert af bogens afsnit omhandler et isoleret område og inden for afsnittet har vi søgt at starte med mere generelle forhold og en diskussion om mulighederne. Efter dette afsluttes kapitlet med eksempler på, hvordan disse muligheder så benyttes i ChannelCRM systemet. Vi mener derfor at du med denne manual i hånden - som en vejledning - kan komme fra et "CRM nulpunkt" til at være blandt de virksomheder, der drager mest fordel af CRM. Lad det komme an på en prøve! Og hvem er så Helle Tværs? Når CRM tages i brug i en virksomhed, vækker det ofte mange følelser hos dem, der skal arbejde med det. I sig selv er dette ikke mærkeligt for mange ting og vaner kommer op til overfladen, nogle ting skal ændres og det kan endda være at netop denne CRM-indførelse for den enkelte medarbejder - er nummer 4 i rækken. Og de andre gik galt. At det vækker følelser er grundlæggende positivt, for dermed kan der mønstres mere energi end ved ligegyldighed. Men det gælder selvfølgelig om at sikre at følelserne kommer frem på en måde, så energien kan bruges konstruktivt. Derfor kan det være gavnligt på forhånd at sætte sig ind i nogle af de følelser og reaktioner, der kan forventes. For at kunne beskrive dette helt konkret har vi opfundet fire personer, som vi så helt stereotypisk tillægger holdninger og reaktioner. Personerne er: Søren Rask Helle Tværs Ole Suhr Bente Flid

17 Om CRM og hvorfor Personernes grundlæggende holdninger fremgår måske af navnene og det er tilsigtet. Til gengæld er vi ikke ude i noget ærinde med hensyn til holdningers sammenhæng med køn og alder. Selv om der i salg er rig lejlighed til at få sine eventuelle fordomme omkring køn og alder bekræftet, så er der heldigvis så mange eksempler på personer, der modbeviser disse fordomme, at de er og bliver - fordomme. Det kan være at de eksempler vi beskriver omkring disse personers reaktioner synes for banale til at kunne være rigtige. Det tror vi også selv de er. I den virkelige verden rummer mennesker mere dybde end det vi fremdrager fra Bente, Ole, Helle og Søren. Hvis du savner denne dybde, så køb en god bog om salgspsykologi eller tag på nogle af de gode kurser, der udbydes om emnet. Vores håb er at du alligevel kan finde lidt af dig selv i personerne, at dine kolleger kan finde noget om dem selv og så selvfølgelig at du kan se om din kollegas reaktion på et eller andet er en typisk Ole. 5

18

19 Generelt om CRM Afsnit 2

20 8 CRM med ChannelCRM 2 Generelt om CRM CRM er en forkortelse for Customer Relationship Management. Eller på dansk: Håndtering af kunderelationer. I en verden der synes overfyldt med amerikanske forkortelser og buzzwords, hvis største begrundelse er at øge store IT-koncerners salg, er der mange der tænker på CRM som "bare endnu en smart ting, som vist ikke helt passer til Danmark og danskere". Om end der er en vis portion sandhed i det med de store koncerner, så er der dog også meget sund fornuft i CRM og kundepleje. Selvfølgelig skal dine kunder føle sig mindst lige så godt behandlet af dig som af dine konkurrenter. Og selvfølgelig kan man altid arbejde mere effektivt. Det kan man inden for alle andre discipliner, så hvorfor ikke inden for salg. Hvad er CRM? Customer Relationship Management som term er jo næsten selvforklarende. Alligevel vil du se mange versioner af forklaringer, hvis du spørger leverandører og kolleger. I denne bog definerer vi CRM som håndtering af alle de forbindelser og handlinger, der er mellem din virksomhed og personer i eksterne virksomheder, med det formål at opnå noget. Eksterne virksomheder kan selvfølgelig være dine kunder. Men det kan også være kundeemner eller andre virksomheder, der har indflydelse på dit salg til emner: Konkurrenter, underleverandører, konsulentpartnere, emnets andre leverandører, At opnå noget er selvfølgelig salg. Men dette kan også være andre beslægtede ting: At udbrede et budskab, at formidle kontakt eller at få emnet til at gøre et eller andet. Hvad får du ud af CRM? Bottom line må formålet med CRM være at sælge mere end du havde gjort uden CRM. Det kan være til eksisterende kunder eller til helt nye emner. Mere konkret og målbart kan vi også tale om nogle af processer i dagligdagen, der giver fordele: Overblik over alle relationer til en kunde Samarbejde sælger-sælger, sælger-konsulent, sælger-chef Prioritering af tid og aktiviteter Beskyttelse af information Effektivitet i arbejdsprocesser Troværdige forecasts Styr på kommunikation inklusive s Effektiv kampagnestyring

21 Generelt om CRM 9 Udnytte kundeinformation mersalg, krydssalg, accountkontrol Overblik over aktivitetsniveau Overblik over fremdrift det er for sent at se det på bundlinien Rapportering til bestyrelse Videndeling og undgåelse af personafhængighed Og listen kunne fortsættes i det uendelige (næsten). CRM er altså mere end at kunne sende direct mails til kunder eller at kunne få en liste over hvem der købte produkt A sidste år. Strukturen i CRM-data I et CRM system vil man gerne være sikker på at data er rigtige, at de bevares sikkert og at de "hænger rigtigt sammen". Med det sidste tænkes på at en kunde jo ikke bare er en adresse. Det er også alle de mennesker du har kontakt til i virksomheden, det er de dokumenter der er sendt til og fra virksomheden eller ansatte, det er de aktiviteter man har haft sammen og det er Ja listen er lang. Pointen er at man vil være sikker på at alle disse sammenhænge bliver ved at hænge sammen. Til at sikre dette bruger man det der hedder en database. Kort fortalt er en database et edbprogram, der kører på en computer, hvor det sikrer at data kan gemmes og hentes igen. Og at der kan være regler for hvordan data gemmes, slettes eller opdateres. I tilfældet ChannelCRM betyder det at alle brugere kan have adgang til data på samme tid og at det er databaseprogrammet, der sørger for at data altid gemmes rigtigt og i overensstemmelse med forretningsregler. Der sker f.eks. ikke noget galt med dine data selv om den pc du sidder og arbejder med går i stykker. Eller der bliver slukket på vægkontakten. I databasen sørger vi for at gemme data på en måde, der er den bedste model for den virkelige verden. Der kan være mange firmaer (gerne alle danske) og for hvert firma kan der være mange ansatte. Hver ansat er så at sige knyttet til det aktuelle firma og derfor vil f.eks. en ændring i firmaets hovedtelefonnummer med det samme slå igennem for alle ansatte. Hovedtelefonnummeret gemmes jo kun ét sted.

22 10 CRM med ChannelCRM Figur 1: Struktur i data I figuren vises hvordan data er inddelt i områder alt efter hvad data hører til. I firmaboksen vil der f.eks. være firmaets navn, adresse og hovedtelefonnummer. I kontaktboksen vil der være data som personens navn, -adresse og direkte nummer. Firmaer Firma Telefon Adresse Firma ID Danfoss Nymarksvej 65 1 Lego Vejlegade 11 2 Kontaktpersoner Navn Firma ID Titel Telefon Tekst Søren Olesen 1 Adm. Dir Han har også Inger Fredsted 2 Adm. Dir Inger startede hos Søren Olsen 1 Teknikchef Ansvar for pumper Albert Hugo 2 Partner Var med fra starten Figur: Data i tabeller Disse data er så linket sammen via nogle interne nøgler, der sikrer at de rigtige kontaktpersoner optræder i sammenhæng med de rigtige firmaer.

23 Generelt om CRM 11 Går du i dybden med de data der ligger bag ChannelCRM vil du se at der ikke kun er fire tabeller. I stedet er der mere end 100 tabeller. Det er fordi denne metodik med at opdele logisk adskilte data-klumper i tabeller (kaldes også normalisering) er et sundt princip, der i høj grad hjælper til at sikre valide data, der enkelt kan vedligeholdes over tid. Som bruger vil du normalt ikke have nødigt at kende til denne opdeling i tabeller (relationer). Programmet sørger for at alle data vises i den sammenhæng du forventer. På et vindue med informationer om en kontaktperson vil du kunne se firmaets hovedtelefonnummer. Og på et firma vil du kunne se de s der er journaliseret, selv om de i virkeligheden er journaliseret under en kontaktperson ansat i firmaet..

24

25 Hvor kommer data fra? Afsnit 3

26 14 CRM med ChannelCRM 3 Hvor kommer data fra? Data om virksomheder og kontakter CRM (Customer Relationship Management) handler jo om at holde styr på sine kunder og de informationer, der er relevante om dem. Så selvfølgelig skal der kunder i systemet. Vi vil blot tilføje at det ofte er lige så vigtigt at have informationer om sine kundeemner (dem der ikke har købt endnu), om konkurrenter, om leverandører, om samarbejdspartnere, om influenter, om... Ja listen er lang og det munder ud i at stort set alle firmaer kan have indflydelse på ens egne muligheder for at sælge effektivt. Mange starter med simpelthen at taste data ind om kunder og emner. Det er der ikke noget galt i og det sikrer at alle data er relevante. Det kan også være en nyttig øvelse at skulle tage stilling til de informationer man har om sine kunder. Når vi - som konsulenter - hjælper andre firmaer med at komme i gang med CRM er det ofte en overraskelse, hvor mangelfulde og fejlbehæftede data man har om sine kunder. I Outlook, i regneark, i gamle bogholderisystemer osv. En anden mulighed er at indkøbe firmadata fra en af de mange leverandører. I Danmark er det bl. a. Navne & Numre Markedsdata, KRAK, Kompass, D&B, NewBizz. Men mange andre muligheder eksisterer. Vi vil ikke her tage stilling til hvem der er at foretrække (selvom du senere vil se at det er særligt nemt med Navne & Numre 187 ), blot vil vi fremhæve at det er bedst at holde sig til den samme leverandør over lang tid. Disse informationsvarehuse knytter nemlig unikke nøgler til deres informationer, og det medvirker til den store fordel: Når du senere køber opdaterede data, er du sikret at det er de rigtige data i dit CRM system, der opdateres. Før i tiden kunne man benytte telefonnummeret til entydigt at udpege et firma. Sådan er det ikke mere - de fleste firmaer har mange numre - og de skiftes. CVR numre duer heller ikke. F.eks. kan en virksomhed med mange lokationer sagtens operere med ét CVR nummer for alle. Den sidste mulighed er at importere de data, der er i det eksisterende bogholderisystem. Det kan man godt, bare man tænker på at det jo ikke duer hvis alle ens CRM tiltag alene fokuseres på eksisterende kunder. De fleste vil gå sin undergang i møde, hvis ikke man arbejder mod at få nye kunder også. Har du tid, energi og penge så er "luksusmodellen" at købe data fra en anerkendt dataleverandør. Lettest fra Navne & Numre Markedsdata. Dernæst importerer du alle de virksomheder som du i forvejen har i dine systemer f.eks. debitorerne i bogholderisystemet. Så mapper du alle disse firmaer op mod din dataleverandør (med Navne & Numre Erhverv foregår dette automatisk) og når dette er sket importeres alle de øvrige virksomheder som på nogen måde kan have interesse. Hvis du har sørget for at få kundenumrene med over fra bogholderisystemet, vil du endda senere kunne benytte denne sammenknytning til at kunne vise f.eks. købehistorik i CRM systemet. Datamængder er normalt ikke noget problem. Det er fuldt ud muligt at importere alle

27 Hvor kommer data fra? 15 danske firmaer ind i systemet. Data til forskellige formål Når talen er om data kan det være gavnligt at have en idé om, hvad det egentlig er der skal være data om. Det er normalt ikke nogen god taktik at sikre sig alle data om alt fordi du derved får to ulemper: Det bliver mere besværligt at ajourføre data. Overskueligheden kan gå tabt, hvis der er alt for megen information. Til gengæld skal der være nok af information til at du kan optræde professionelt overfor kunden og til at du kan udvælge målgrupper på en måde der sikrer effektivitet i din salgs- og marketingindsats. Mange dataformer kan med et Navne & Numre Markedsdata abonnement ajourføres automatisk, så her er valget let. Ellers skal du sikre dig at du som minimum har ressourcer til at ajourføre data hver 6. måned. Adresse- og segmenteringsdata Adresseinformation Adresseinformation betyder firmanavn, firmaadresse, telefonnumre, fax, hjemmeside mv. Disse data kan du normalt købe fra en dataleverandør og i praksis fylder de meget lidt. Man kan derfor roligt tage så mange virksomheder ind på dette niveau at man i praksis aldrig skal oprette et firma selv. Bedst er det her i Danmark hvis man med disse data også importerer CVR-nummer og Produktionsnummer. Brancheinformation (NACE-koder) Branchekoder følger en standard der kaldes NACE. Denne standard er lidt mere detaljeret i Danmark end i de fleste andre lande og det kommer os til gode. En NACE kode er f.eks Fremstilling af overtøj, kjoler, bukser, mv. For et givent firma kan der være en række af sådanne NACE koder anført, hvoraf én kan være angivet som den primære. NACE koder er gode til at udpege målgrupper for kampagner, man skal dog passe på ikke at anvende dem alt for naivt. Dels er det ikke alle virksomheder, der har været lige samvittighedsfulde da de oprindeligt angav NACE koder for sig selv, dels er der virksomheder, hvor de har skiftet branche og sidst men ikke mindst: NACE opbygningen afspejler måske ikke den opdeling, der bedst ville svare til dine produkter og ydelser.

28 16 CRM med ChannelCRM F.eks. vil koden Agenturhandel med blandet sortiment kunne dække over ganske meget. Brug derfor NACE koder i sammenhæng med andre kriterier. Økonomiske data De mest basale økonomiske data kan være omsætning og antal ansatte. Disse tal kan fås fra næsten enhver dataleverandør. Trinnet over dette er økonomiske nøgletal måske fra flere på hinanden følgende år. Som eksempel herpå vil Navne & Numre Erhverv abonnementet give dig adgang til 27 økonomiske nøgletal for hvert af de seneste fem regnskabsår. (Dette gælder dog kun for regnskabspligtige firmaer). Disse nøgletal kan importeres så de ligger sammen med alle de firmaer der i øvrigt importeres, eller du kan vælge at tage dem ned kun i de tilfælde hvor det har din interesse. Til det mest avancerede kan her høre at opbygge kampagner mod virksomheder, der over tid har udvist en særlig udvikling i performance. F.eks. kan man tænke sig salg af konsulentydelser til virksomheder der har haft 2 eller flere gode år efterfulgt af et enkelt år med nedgang. Kontaktpersoner ChannelCRM er et Business to Business (B2B) system. Det betyder at man som hovedregel ikke benytter det til salg overfor konsumenter. Alligevel gælder at mennesker køber af mennesker. Du vil derfor få brug for at kunne registrere data om de kontakter du har hos din kunde og du vil få brug for at kunne behandle dem individuelt. I ChannelCRM er kontaktpersoner automatisk linkede til det firma hvori de er ansat. De kan også optræde i en organisatorisk sammenhæng, så du kan se hvem der er chef for hvem og så du kan opregne et organisationsdiagram. I ChannelCRM er det særligt smart at al den information (aktiviteter, dokumenter, mv.) som du knytter til en kontaktperson også pr. automatik vil være synligt direkte under det firma som kontaktpersonen er ansat i. Under den enkelte kontaktperson vil du således se de aktiviteter og den korrespondance der er aktuel for netop den person. Under firmaet vil du se alle de aktiviteter/korrespondance som er aktuel for enhver ansat i firmaet. Eller som er knyttet til firmaet direkte. (Denne arv opad gælder for øvrigt også gennem koncernstrukturer. Det betyder at du fra et moderselskab med et blik kan se alle de aktiviteter der er foretaget for selskabet eller ethvert af de underliggende datterselskaber. Uanset niveau.) Noter På de fleste entiteter i ChannelCRM (Firma, Kontakt, Projekt, Aktivitet, ) kan der anføres noter

29 Hvor kommer data fra? 17 i form af fri tekst. Specielt på aktiviteter er dette relevant fordi det er her man skriver hvad aktiviteten drejede sig om. Hvis det er en telefonsamtale kan man tage et referat, hvis det er et planlagt møde kan man skrive sin plan for mødeagenda og hvis det er et brev kan man skrive hovedtræk af brevets indhold. På kontaktpersoner kan man skrive en beskrivelse af personen: Hvor man kender personen fra, hvad personen reagerer på eller noget helt tredje. På projektet er det relevant at skrive hvad projektet drejer sig om. Fald ikke i den grube at skrive en note på kontaktpersonen, hver gang man taler med vedkommende. Det er det man har aktiviteter til og aktiviteter giver langt bedre styr på historikken. Et andet område, hvor noter passer godt er ved overgangen fra et gammelt CRM-system til ChannelCRM. I nogle tilfælde er de gamle data så ustrukturerede, at det ikke er praktisk muligt at lægge dem ind i nye strukturer som f.eks. aktiviteter. I stedet kan man så lægge kundehistorikken ind som noter på firmaniveau. Så har man da i det mindste mulighed for at læse sig til, hvad der tidligere er sket med kunden. I praksis er der ikke nogen begrænsning på noters længde. Tænk dog på at de kun er noget værd, hvis nogen gider læse dem igen. Er du til lange noter alligevel, så tænk på at anvende følgende skabelon for skriverierne: Første afsnit indeholder det væsentligste, så uddybes i næste afsnit og først mod slutningen kommer det man gerne vil skrive for alle tilfældes skyld. På den måde bliver det nemt at læse for andre. Links Som du vil se er der i systemet en række forbindelser mellem forskellige former for data. En kontaktperson er linket til det firma der er arbejdsgiver, en slutkunde er linket til et salgsprojekt og så videre. I nogle situationer kan der imidlertid være behov for links eller sammenknytninger der rækker ud over det vi har designet ind i systemet. Det kan være at du for hver ny kunde vil registrere hvilken kontaktperson (fra en eksisterende kunde), der har henvist emnet til jer. Eller at du vil registrere at direktionssekretæren i kundeemne X er gift med salgschefen i konkurrent Y. Det kan også være at du vil bruge links til at registrere sekundære tilhørsforhold som f.eks. til en loge eller en fodboldklub. Begge dele kan være yderst relevante, alt efter hvad det er for et marked du opererer i. Links kan knytte forbindelser mellem: Firmaer, Kontakter og Projekter. Der er ingen regler det kan således være Kontakt til Kontakt eller Firma til Projekt. Sammenknytningen kan du frit navngive.

30 18 CRM med ChannelCRM Som eksempel kan Hugo Erstrup elsker Åse Vedholm anvendes. Du kan også knytte en kommentar til linket og dato samt bruger registreres automatisk.

31 Logon til ChannelCRM Afsnit 4

32 20 CRM med ChannelCRM 4 Logon til ChannelCRM For at starte ChannelCRM vælger du i Windows Start Programmer ChannelCRM CASH.NET. Derved åbner logon dialogen som vist her: Felterne udfyldes efter behov. User Id Password Server Integrated security Her vælges den brugerid som du har fået til ChannelCRM systemet. Ofte vil det være den samme brugerid du anvender til at logge på din PC. Her skrives det password du har fået til ChannelCRM systemet. (Password er ikke nødvendigt hvis der er valgs Integrated Security) Her skal der stå server og navn på den SQL Server der huser ChannelCRM data. Sæt checkmærke hvis du kan anvende Windows Authentication til at koble til SQL Server. (Dette kræver normalt at du er logget på et domæne) Når felterne er korrekt udfyldt klikker du på knappen OK.

33 ToDo listen Afsnit 5

34 22 CRM med ChannelCRM 5 ToDo listen ToDo-listen er en oversigt over alle de aktiviteter du har planlagt men endnu ikke udført. Som sådan er den et supplement til kalenderen (som jo også viser aktiviteter), men mange finder at ToDo-listen er mere effektiv når det gælder at få overblik og sørge for at intet lovet glemmes. Som det ses er listen som standard grupperes så dagens planlagte aktiviteter tydeligt fremgår. Det samme gælder overskredne aktiviteter. Gruppering, sortering og valg af kolonner kan ændres efter ønske. Kriteriet for at en aktivitet vises i ToDo-listen er at du som bruger er med på aktiviteten som deltager. Kolonnen Owner kan altså godt vises en af dine kolleger, men i så fald må du være med som deltager på aktiviteten. Listen er kliknavigérbar på alle felter. Det betyder at dobbeltklik kan få dig direkte til aktiviteten, firmaet, kontakten eller projektet. Der er også mulighed for at klikke på knappen Global ToDo. I så fald vises ToDo-listen for alle medarbejdere.

35 Vinduer Afsnit 6

36 24 CRM med ChannelCRM 6 Vinduer Dette er hovedvinduet i ChannelCRM. Som det ses følger det en standard Windows applikation med menu for oven, en eller flere navigationskontroller til venstre og nogle "slidere" til højre. I midten er der et areal, der benyttes som holdeplads for de vinduer, der har karakter af lister. Det kan være egentlige lister, kalendere, rapporter og grafer. Stort set alt i systemet kan åbnes i flere versioner. Hovedreglen her er, at et almindeligt dobbeltklik genbruger vinduer, mens et Skift-dobbeltklik åbner en ekstra kopi. Dette er selvfølgeligt nyttigt, hvis man vil have flere firmabilleder åbne samtidigt, men det kan også bruges til f.eks. at have den samme liste åben i 2 versioner, hvor de er scrollet til forskellige positioner. Herunder vises samme vindue med forskellige typer indhold aktiveret:

37 Vinduer Som det ses er der tre faner i centerområdet: En kalender, en liste over mine firmaer samt en ToDo-liste. Firma Firmabilledet har en opbygning, der er generel for ChannelCRM systemet: Basisdata i en øvre halvdel og tilknyttede data i faneblade i den nedre halvdel. 25

38 26 CRM med ChannelCRM Som det ses er basisdata samlet i logiske grupper. Adresseinformation er rimelig selvforklarende. Telefonnumre er også enkle, men læg mærke til at der anvendes formattering. I bund og grund gemmer ChannelCRM telefonnumre uden nogen formateringskarakterer. Landevalget betyder så at visningen kan formateres efter ønske. Feltet Segmentering benyttes til den helt grove inddeling af firmaerne. Relation benyttes ofte til at kunne skelne eksisterende kunder fra kundeemner fra forhandlere fra konkurrenter fra... De mulige værdier tages fra din egen opslagsliste. Potentiale følger samme mønster. Mange taler om A, B og C emner - men du kan benytte andre termer. Ejer (Owner) benyttes til at vise hvem der primært har ansvar for kunden/emnet. Score er en enkel måde at registrere hvor langt man er kommet med emnet. Se zzz Fanebladene Contacts, Activities, Projects, Various, Documents, Text, Info, Team, Trade og Orders viser alle tilknyttet information til det aktuelle firma. Se i denne hjælp under punktet Faneblade 33 hvordan. Kontakt Kontaktbilledet har samme opbygning som firmabilledet forneden. 25. Basisdata foroven, tilknyttede data

39 Vinduer 27 Læg særligt mærke til at basisdata er delt i to: Personlig information og beskæftigelse. Det er fordi kontakter i ChannelCRM ikke er direkte tilknyttede til firmaer. I stedet går tilknytningen over et mellemtrin kaldet Beskæftigelse (occupation). Det betyder at den samme person i ChannelCRM kan være registreret som ansat (nuværende) i FirmaA, i bestyrelsen i FirmaB, havende tillidshverv i KlubC og tildligere ansættelse i FirmaD. Højest én at disse beskæftigelser er markeret som Primær og det er i denne sammenhæng kontakten typisk vil indgå i kampagner mv. Grunden til at vi har valgt denne struktur er for at undgå flere registreringer af det, der i virkeligheden er den samme person. Et ellers meget irriterende problem i næsten alle CRM systemer. Projekt Hvad er det? Projekter i ChannelCRM er det man også kunne kalde-salgsforløb. Nogle gange er der sammenfald mellem dette og det egentlige udførende projektarbejde, men andre gange er projektet (salgsforløbet) principielt slut når kunden har købt.

40 28 CRM med ChannelCRM Projektet er en god paraply over en række aktiviteter med det formål at sælge en løsning til en kunde. Der kan således være en lang række planlagte og udførte aktiviteter. Der kan være særlige projektmål, kontaktpersoner osv. som er særlige for det pågældende projekt. Og der kan være en bagvedliggende salgsmodel, således at projektet undervejs kan vurderes ud fra de aktiviteter der er gennemført og måske planlagt. Endeligt kan der være flere projekter for en given kunde og dermed overblik over hvilke aktiviteter, forecasts, mv. der hører til hvilket projekt. Projektvinduet Et eksempel på et projekt ses nedenfor: Projektet har et navn, en forventet kontraktdato og eventuelt et projektnummer. Det sidste er særligt anvendeligt, hvis CRM projekter skal have en samhørighed med projekter (og deres projektnumre) i andre systemer. Under Relation angives det firma, der optræder som kunde til (salgs)projektet. Hvornår skal man bruge et projekt? Det er næsten nemmere at sige hvornår det ikke skal bruges: Hvis en kunde ringer og vil bestille et produkt.

41 Vinduer 29 I dette tilfælde vil aktiviteten (telefonkaldet) og forecastet ligge fint under kunden direkte. Uden et projekt. Og der er vel ingen grund til at vurdere det vægtede forecast ud fra aktivitetsforløbet. Kunden har jo købt. I andre tilfælde - hvor der er tale om et egentligt salgsforløb - kommer projektet til sin ret. Så kan man nemlig vurdere hvor langt man er kommet, hvilke ressourcer der indgår. Om projektet er sundt. Og hvordan det skal prioriteres i forhold til andre projekter. En anden årsag til at benytte projekter er i de tilfælde hvor der er relaterede virksomheder ud over kunden. Det kan være at der er partnere, underleverandører eller lignende og at man ønsker at kunne registrere dette. Det kan også være at din kunde ikke er slutkunden men at du i stedet selv optræder i en underleverandørrolle. Hvis du f.eks. leverer råmaterialer til entreprenører. Særligt i de tilfælde hvor du skal tilbyde dine produkter til flere entreprenører, der byder på samme projekt. Her kan dine forecasts i sagen natur ikke alle blive realiseret (kun én kan jo vinde udbuddet) og det er derfor gavnligt at kunne afspejle denne sammenhæng i CRM. Du kan dermed også sikre dig at de givne tilbud er rimelige set i forhold til hinanden og måske helt afstå fra at tilbyde hvis der er interessekonflikt. Teknik Teknisk set er et projekt en entitet på samme niveau som f.eks. et firma. Det betyder at aktivister, dokumenter, links, info-tags osv. kan linkes op mod et projekt. Det betyder også at projekter kan navngives frit. Det er ikke navnet der unikt udpeger et projekt, men derimod en automatisk genereret nøgle nedenunder (ProjectId). Aktivitet Aktiviteter er en af de vigtigste ting i ChannelCRM. Aktiviteter er handlinger: At ringe, at sende et brev, at mødes, at præsentere en løsning. Eller måske bare at tænke en tanke. Til dette bruger du aktivitetsvinduet.

42 30 CRM med ChannelCRM Her kan du registrere hvilen type aktivitet det drejer sig om (telefoni, brev, møde,...) eventuelt i hvilken kategori aktiviteten falder i - samt et emne (Subject). Der kan også registreres tid og sted. Så er der konteksten: Aktiviteter er normalt forbundne med andre ting i systemet. Et møde er med en Kontakt, hos et Firma og det drejer sig om et Projekt. Denne sammenhæng vælges med knapperne i de aktuelle felter, men de vil ofte være udfyldt på forhånd. Det er derfor det er mest effektivt at oprette en aktivitet fra aktivitetslisten under den kontakt som aktiviteten berører. Sker dette vil Kontakt og Firma være udfyldt på forhånd. Endnu mere effektivt er det at oprette en aktivitet direkte fra den aktivitet der går forud. Eksempel: Under en telefonsamtale (Aktivitet 1) aftaler du og emnet at mødes i morgen. Dette møde oprettes som Aktivitet 2. Direkte fra Aktivitet 1 og dermed er næsten alt udfyldt på forhånd. Om aktiviteter Aktiviteter (handlinger) Aktiviteter det er her det sker. Hvor næsten alt andet i dit CRM system handler om data der

43 Vinduer 31 beskriver hvordan verden ser ud, så er aktiviteter data der beskriver hvad du gør, har gjort og planlægger at gøre. At mødes med en kunde er en aktivitet. At sende et brev er en aktivitet. At sende en , at telefonere, at tænke en tanke. Alle handlinger der har en eller flere forbindelser til kunde eller emner, kalder vi aktiviteter. Aktiviteter i sin tur kan hænge sammen med andre ting: De kan hænge sammen med et firma (kundeemnet f.eks.), med en kontaktperson (mennesket du skriver til f.eks.) og med et salgsprojekt. Aktiviteter hænger også tit sammen i en følge: Du sender et tilbud, du følger op på tilbudet, du sender et revideret tilbud, du mødes med kunden for underskrift. Du vil opdage at jo mere konsekvent du benytter aktiviteter til at beskrive hvad du gør og planlægger jo mere vil din hverdag lettes og jo lettere vil du kunne finde tilbage til hvad var det nu vi gjorde dengang?. En typisk begynderfejl er at tro at aktiviteter er besværlige og at man derfor kun skal registrere de virkeligt betydningsfulde hændelser. I stedet skriver man så noter i tekstfanebladet under kunde: Ringede i dag den 14. Januar, Ringede igen den 17. Januar, osv. Hvis du i stedet fra starten vænner dig til at oprette selvstændige aktiviteter hver gang du gør noget vil du opdage at det for det første er meget let (hvis man opretter en aktivitet fra billedet af den foregående er der næsten ikke noget der skal indtastes) og for det andet at det bliver langt lettere at se hvem der har gjort hvad og hvornår. Forestil dig situationen at en kunde ringer ind (med et problem) og refererer til hvad der blev aftalt sidste år. Når du én gang har haft sådan en situation og oplevet hvor rart det føles at kunne se al tidligere korrespondance (mellem enhver af kundens kontakter og enhver af dine kolleger), alle mødereferater og alle uformelle samtaler i kronologisk orden og med adgang til alle dokumenter, så ved du hvad vi taler om. Der er ikke nogen praktisk grænse for hvor mage aktiviteter der kan håndteres af systemet. Selv millioner af aktiviteter håndteres uden praktiske problemer. Ole Suhr er ikke meget for det med at registrere aktiviteter. Hvad vil du have? Skal jeg sælge eller sidde og udfylde skemaer? Ole er bekymret for at han ved at skrive for meget vil afgive viden om kunderne til kollegerne (og dermed mindske sin egen uundværlighed). Han er også bekymret for at det bliver synligt hvor lidt han i virkeligheden arbejder.

44 32 CRM med ChannelCRM Bente har det rigtigt god med aktiviteter. Det bliver synligt at hun arbejder ihærdigt og det giver en dejlig ro at vide at alt er dokumenteret og i orden. Og så er det jo fint at mit arbejde kan genbruges og at andre kan overtage sagen hvis jeg er ude af kontoret. Møder Møder som aktivitet skal ind i systemet. Her tænkes specielt på møder der foregår mellem dig (samt dine kolleger) og kundens kontaktpersoner. Det kan også være møder mellem dig og andre kontakter, som mere eller mindre direkte har indflydelse på kundens valg af dig som leverandør. For et møde registrerer man selvfølgelig tid og sted, men også deltagere fra din virksomhed og deltagere fra kunden. På den måde vil mødet komme til at optræde såvel under kunden som virksomhed som under de enkelte deltagere. Hvis mødet benytter dokumenter (PowerPoints, Aktionsreferater, indkaldelser, agendaer) så vil det være naturligt at journalisere disse under møde-aktiviteten. Selve mødeindkaldelsen kan du for øvrigt lade systemet producere automatisk. Med tidspunkter osv. Selv benytter vi at skrive et stikordsreferat af mødet på aktivitetens faneblad med tekst. På den måde har man senere meget let adgang til at se sammenhængen. Telefoni En telefonsamtale er også en aktivitet. Her kan du drage nytte af at aktiviteten automatisk bliver tidsstemplet. En speciel form for telefoni er telesalg i sammenhæng med kampagner. Disse aktiviteter håndteres på en lidt anden måde (som er mere effektiv når det gælder mange uafhængige kald som led i en kampagne). Læs mere om dette i afsnittet om kampagner og Telecenter. Skriftlig kommunikation Skriftlig kommunikation er såvel dokumenter (Word breve eller scannede papirbreve), som de mere moderne s. ChannelCRM kan journalisere ethvert dokument under en aktivitet bare dokumentet kan håndteres som en fil i Windows. Når det gælder at producere dokumenter fordi du vil skrive til et kundeemne så er ChannelCRM særligt effektivt. Du kan nemlig lade systemet oprette disse dokumenter (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, WordPerfect) ud fra forlæg og lade systemet indflette alle de informationer, der er relevante for netop den aktuelle sammenhæng. Det gælder data som navn på kontakten, adresse,

45 Vinduer dine kontaktinformationer. Men det gælder også en lang række andre data, som er aktuelle i forbindelse med det konkrete salgsprojekt eller tilbud. Der kan således sagtens flettes komplette tilbud med mange tilbudslinier. Dokumenter som produceres af ChannelCRM systemet er automatisk også journaliserede. Andre aktiviteter Når du opretter en aktivitet vil du se at der er flere typer end Møde, Brev og Telefoni. I alt er der mindst 7 typer at vælge imellem: Information Idé/Plan Telefonkald Brev Møde Præsentation Telefonbesked Information er en type du benytter hvis du vil tage en note om et firma/kundeemne, en kontaktperson eller et projekt. Det kan f.eks. være at din kunde har været omtalt i avisen og at du lige vil tage et par stikord om dette. Idé/Plan benyttes hvis du på struktureret vis vil registrere små idéer til salg eller salgsprojekter. Præsentation benyttes som type for de kundemøder der har karakter af løsningspræsentationer. Når præsentationer har en særskilt type er det fordi de i mange salgsmodeller tillægges særlig betydning. F.eks. at der altid skal være en præsentation af den samlede løsning for et kundeemne. Eller at man som led i en ny produktstrategi vil gennemføre præsentationer for alle eksisterende kunder. Telefonbesked benytter du til at registrere at du har lagt en besked hos en kontaktperson. Faneblade Faneblade kaldes den information der typisk vises under firmaer, kontakter, projekter og aktiviteter i den nedre halvdel. Fanebladene indeholder information der er knyttet til det emner der vises i vinduets øverste halvdel. F.eks. kontaktpersoner ansatte i et firma. Info tags Info tags ses under: Firma, Kontakt, Projekt og Aktivitet. Struktureret information handler om at kunne registrere værdifuld information om kunder, 33

46 34 CRM med ChannelCRM emner, kontakter eller projekter. Man kunne selvfølgelig bare skrive informationen direkte i tekstfelter. F.eks. bede dem skrive "Ansvarlig for sikkerhed" for hver kontaktperson, der har et sådant ansvar. Men der er en række ulemper ved at benytte denne fremgangsmåde: Sælgere kan ikke lide at bruge tid på at skrive. Når informationen skal bruges - f.eks. til at lave et udtræk til en kampagnemålgruppe - så vil man opdage at nogle brugere har skrevet helt eller delvist med store bogstaver, at der er stavefejl, eller at den korrekte information er skrevet et uventet sted. Det meget vanskeligt at rense for forældet information. Tilsammen gør disse ulemper at informationen gradvist forringes og at den er vanskelig at anvende. For at bedre denne situation kan du med ChannelCRM benytte info tags. Når denne mulighed benyttes vil du kunne se et faneblad svarende til billedet nedenfor, for hvert eneste firma, kontaktperson og projekt. Til venstre er der en hierarkisk opbygget plukliste bestående af tekster som du kan mærke dine informationer med. Til højre kan ses de informationstempler (tags), der rent konkret er knyttet til det viste firma (eller kontakt eller projekt eller aktivitet). Informationshierarkiet (pluklisten) opbygger du selv. Der kan være forskellige pluklister for hhv. firmaer, kontakter, projekter og aktiviteter. Når en sælger eller en anden bruger skal markere et emne, sker det ved at drag-droppe infoteksten over på fanebladets højre del. Det kan også ske ved dobbeltklik. Som sådan er stavefejl udelukket og det garanteres at det er nemt at fremfinde informationen igen. Som et led i processen bliver det også automatisk registreret, hvornår det skete og af hvilken bruger.

47 Vinduer Info tag pluklister opbygges typisk i Marketingdelen af ChannelCRM. Se her hvordan Kontakter Kontakt-fanen ses under: Firma. I kontakt-fanen vises alle de kontakter, der er tilknyttet det aktuelle firma. Dog med to mulige modifikationer: Hvis der klikkes på knappen Organisation vil der også vises de kontakter der måtte være tilknyttede til firmaer der er i samme koncernstruktur som det aktuelle firma og placeret herunder (datterselskaber). Hvis der klikkes på knappen Historik vil der også vises kontakter med tilhørsforhold, der ikke er primære. F.eks. tidligere medarbejdere. For at tilføje en ny kontakt til det aktuelle firma kan der klikkes på knappen Tilføj (Add). Aktiviteter Aktiviteter ses under: Firma, Kontakt, Projekt og Aktivitet. Aktivitets-fanebladet viser alle de aktiviteter - planlagte eller udførte - som knytter sig til det aktuelle emne (firma, kontakt, projekt, aktivitet).

48 36 CRM med ChannelCRM Knappen Organisation viser i tillæg alle de aktiviteter, der måtte være knyttet til datterselskaber (såfremt det primære emne er et firma). Knappen TextLog viser et overskueligt vindue med alle notater i aktivitetsfølgen samlet. Med knappen Tilføj (Add) har du mulighed for at tilføje en aktivitet. Knappen er en drop-down knap, så der med det samme kan vælges om aktiviteten er af typen telefonkald, korrespondance eller møde. Tilhørsforholdene (firma, kontakt, projekt) "arves" af den nyoprettede aktivitet, så man slipper for at genindtaste dette. Projekter Projekter ses under: Firma. I Projekt-fanebladet vises de projekter der har det aktuelle firma som kunde. Med knappen Opret (New) kan du tilføje et nyt projekt til firmaet. Dokumenter Fanebladet Dokumenter vises under: Firma, Kontakt, Projekt, Aktivitet, Kampagne. Med fanebladet Dokumenter er der nem adgang til alle de dokumenter (Word, Excel, Mails eller

49 Vinduer 37 andre filer), som er knyttede til det aktuelle emne. Enten direkte eller via "arv". Arvemekanismen sikrer at et dokument der f.eks. er oprettet under en aktivitet (det kunne være at sende et brev) også kan ses under den kontakt og det firma som aktiviteten var/er tilknyttet til. Også under projektet, hvis det er relevant. På den måde kommer der meget let effektivitet i arbejdet når det gælder at finde dokumenter efter en sammenhæng. Det kan være svært at huske hvornår man skrev et brev og hvad man kaldte filen. Men man kan næsten altid huske hvem brevet var til eller i hvilken anden sammenhæng. Kolonnen Dokument type er valgfri. Den kan benyttes til at gruppere dokumenter efter deres art. Det kan være at man vil gruppere alle dokumenter efter hvorvidt de er juridiske, referater, eller andet. Denne type kan så vælges ved dokument-oprettelsen. Teknik Dokumenthåndteringen i ChannelCRM baserer sig på at alle brugere har adgang til én eller flere fælles foldere, hvori dokumentfilerne gemmes. Disse foldere angives under opsætning af ChannelCRM og det er også i denne proces at det skal sikres at brugerne rent faktisk kan skrive dokumenter i folderne. Rent teknisk kan hver bruger godt have sin egen dokumentfolder, men det vil i praksis eliminere fordelene ved at kunne dele information. Om journalisering Med ChannelCRM kan du gemme alle former for dokumenter på en måde så de er knyttede til de firmaer, kontakter, projekter og aktiviteter hvortil de logisk hører til. Derfor kan du under en aktivitet - som f.eks. det at sende et tilbud - se selve det Word dokument der udgør tilbudet i brevform. Eller den . Hvis du derefter åbner et vindue med den kontaktperson som tilbudet er sendt til, vil du også kunne se tilbudet der. Og det samme gælder hvis du åbner det firma, hvori kontaktpersonen er ansat. Man kan sige at dokumenternes tilhørsforholdt arves opad.

50 38 CRM med ChannelCRM Helle Tværs er ikke glad for den automatiske journalisering af s. Jeg har lagt alle mine s ned i foldere i Outlook. Én folder for hver kunde. Det system virker og det vil jeg blive ved med at bruge. Fint at Helle har styr på sin kommunikation på den måde. Man kan sige at hun har lavet et mini-crm-system. Men hvordan får andre adgang til denne korrespondance? Og hvad med andre dokumenter der hører til kunderne? Søren Rask har det fint med journalisering. Har man én gang prøvet ikke at kunne finde et tilbud som kunden refererer til, så ved man hvordan det føles. Desuden ser Søren fordelene i at al kommunikation uanset med hvilken kollega ligge ordnet under hans Key Accounts. Og så er der jo lige alle de situationer, hvor man kan cut-paste fra et tidligere brev. Denne form for journalisering foregår for en stor del automatisk. Hvis du anvender alle muligheder vil dine sendte og modtagne til og fra kunder automatisk blive lagt ind under de rigtige kunder. Og alle dokumenter som du lader systemet oprette vil ligeledes komme ind at ligge de rigtige steder. Du kan imidlertid også selv lægge dokumenter ind ved manuelt at udpege dem eller ved at drag-droppe dem ind i systemet. Oprettelse af dokumenter og s Fra de fleste enheder i ChannelCRM kan man automatisk oprette dokumenter såsom Word dokumenter, Excel dokumenter og s. Idéen er at man fra f.eks. en aktivitet klikker på knappen Opret nyt dokument og så bare vælger dokumenttype og eventuelt forlæg. Hvis forlægget er designet med de rigtige flettefelter, vil det ny dokument automatisk blive påført adresseinformation, mødetidspunkt, afsenderinformation, tilbudslinier, mv. Der er ganske mange muligheder. Hvis du benytter denne automatiserede form for dokumentoprettelse, så vil det resulterende dokument automatisk være journaliseret direkte under det emne du oprettede det fra. Journalisering ved Drag and Drop I de fleste tilfælde kan det betale sig at oprette dokumenterne automatisk fra ChannelCRM, blandt andet fordi du derved kan flette kontakt- og anden information ind og dermed spare tid. Fra tid til anden vil der dog være dokumenter af anden oprindelse, som du vil have glæde af at lægge ind under kontakter, firmaer, projekter, aktiviteter eller andet. Det kunne f.eks. være at lægge en kontrakt fra juridisk afdeling ind under kontrakten i ChannelCRM. Eller at lægge et scannet brev ind under kontaktpersonen, som sendte brevet til dig.

51 Vinduer 39 I disse situationer gælder at alle dokumenter blot kan drag-droppes ind på dokumentlister. Hvis du drag-dropper ind på dokumentlisten i faneblad under en kontakt, så vil dokumentet i kopi blive lagt på den udpegede fil-server og der vil blive oprettet et link i dokumentlisten. Fuldstændigt som hvis dokumentet var oprettet af ChannelCRM. Denne drag-drop mulighed virker fra Windows Stifinder, fra skrivebordet og fra Outlooks lister over s. F.eks. din indbakke. Normal er det en fordel at det er dokumentet i kopi, der journaliseres. Det betyder nemlig at du uden problemer kan slette originalen eller i det mindste ikke behøver at bekymre dig om backup mv. af originalen. Det betyder også at dine kolleger kan se dokumentet, uden at de skal have adgang til din PC. Hvis du alligevel - fra tid til anden - vil nøjes med at journalisere links til dokumenter, så kan det også lade sig gøre. Så skal du bare lade kontrol-tasten være nedtrykket mens du drag-dropper. Nogle kunder udtrykker bekymring over det store pladsforbrug ved kopieringen af dokumenter. Vores svar er her at det normalt vil fylde mindre plads at have én version liggende på en fælles server end den ofte forekommende situation, hvor samme dokument ligger på flere brugeres pc ere. Og under alle omstændigheder er lagringsmedier blevet så billige at man kan have megen korrespondance liggende for en krone. De helt store gevinster er dog at du kan have reel sikkerhed mod datatab (det er nemt at lave backup på en server), at dokumenterne (inklusive s) bliver tilgængelige for flere og at dokumenterne gemmes logisk i den sammenhæng de er anvendt. Uden at du skal opbygge mærkelige folderstrukturer for kunderne. Tekst Fanebladet Tekst vises under: Firma, Kontakt, Projekt, Aktivitet samt i andre sammenhænge. I Tekst kan der skrives fri tekst (noter). Nedenfor er vist den variant der benyttes når emnet er en aktivitet. I netop dette tilfælde vises som standard også telefonnumrene fordi dette er handy når man sidder og ringer mens man tager noter.

52 40 CRM med ChannelCRM I tekstboksen kan der skrives helt normalt. Der er tale om "flad" tekst, så hvis du copy/paster ind i feltet fra f.eks. Word, vil formateringen ikke komme med over. Knappen med en urskive benyttes til at sætte et tidsstempel ind i teksten. Dette er ikke særligt relevant når teksten knytter sig til en aktivitet (der jo selv har en start- og sluttid) men til noter under et projekt er det rart at kunne markere hvornår en note er taget og af hvem. Knappen med ABC kan benyttes til stavekontrol. Her benyttes ordbøger fra Open Source kilder og kvaliteten kunne være bedre. Vi arbejder på det, men indtil da kan kontrollen nok alligevel finde typiske stavebaffer. Modificér vinduer En række vinduer kan modificeres, så de bedre passer netop dine behov. (Om denne funktion er mulig for dig som bruger styres af rettigheder - se under punktet Administration). For at modificere et vindue (Firma, Kontakt, Projekt eller Aktivitet), højreklikkes på vinduet i et område, der ikke er aktivt i anden sammenhæng. I lokalmenuen vælges Customize layout. Herved åbnes en lille dialog samt mulighed for en række højrekliks-funktioner i skærmbilledet: Alle felter - og grupper af felter - kan trækkes over på Customize-dialogen, hvorved de skjules. Fra Customize-dialogen kan hidtil skjulte felter/grupper trækkes ind i skærmbilledet. Alle felter/grupper kan flyttes til andre positioner.

53 Vinduer 41 Ved højreklik på felt/gruppe kan der: Omdøbes felttitler. Grupperes. Indsættes tomme arealer (for at give et pænt layout). Dine modifikationer gemmes automatisk når Customize-dialogen lukkes. Inden da er det muligt at gemme det modificerede layout til en fil, så du ved senere modifikationer har mulighed for at

54 42 CRM med ChannelCRM vende tilbage. Du kan også bruge filen til at give en kollega layoutet. Modifikationerne kan være ret grundlæggende: F.eks. kan der kombineres data fra to faneblade under et nyt. Du kan altid gå tilbage til det layout, der er standard. Enten for ChannelCRM systemet eller for din virksomhed (hvis der er gemt et globalt layout 178 ).

55 Kalender Afsnit 7

56 44 CRM med ChannelCRM 7 Kalender Hvad er det? I ChannelCRM er kalenderen anvendt til alle arbejdsrelaterede aktiviteter for dig og dine kolleger. Hvis du sammenligner med Outlooks kalender, så er den store forskel at i ChannelCRM er alle aftaler (aktiviteter) knyttede til de firmaer, personer og projekter som de omhandler. Derfor er det meget let at gå fra en aftale videre til de andre aftaler, der ligger i samme salgsforløb osv. Det er også muligt at se en kalender alene for de aktiviteter i har overfor en given kunde. ChannelCRM kalenderen kan synkroniseres med Outlooks kalender. Det gør blandt andet at dine forretningsaftaler kan vises i Outlook (og PDA'er) og at dine mere personlige aftaler fra Outlook (hente børn f.eks.) kan vises i ChannelCRM som optaget tid. Teknik ChannelCRM kalenderen er en ægte flerbruger-kalender. Det betyder at alle aftaler for alle medarbejdere er opdaterede, altid. Hvis du bruger den i sammenhæng med Outlook er der tale om en to-vejs-synkronisering. Ændrer du en aftale i CRM vil det ajourføre Outlook. Ændrer du i Outlook vil det ajourføre i ChannelCRM.

57 Kalender Visninger Kalenderen kan anvendes i forskellige visninger: Dag - her vises en eller flere dage. Hvilke bestemmes ved at klikke i kalendernavigatoren eller ved at klik-dragge (for flere dage). Der kan også klikkes med kontrol-tasten nedtrykkes, hvorved flere usammenhængende dage kan vises. Arbejdsuge - en uge fra mandag til fredag. Uge - en hel uge. Måned - en eller flere måneder. Timeline - Tiden vist ud ad x-aksen. Specielt relevant når kalenderen vises for en gruppe. F. eks. kan alle salgsafdelingens medarbejdere vises i ét og samme billede. Også selvom der er mange. 45

58

59 Søgning og navigation Afsnit 8

60 48 CRM med ChannelCRM 8 Søgning og navigation Du kan finde data på mange måder: Traditionel søgning, kviksøgning og via historiklisten. Disse metoder kan du se i denne sektion. Den bedste "søgefunktion" er dog at dine CRM-data hænger sammen. Det betyder at du automatisk ser sammenhængen mellem f.eks. et firma og dine kontakter i dette. Mellem et firma og alle s der er sendt mellem din virksomhed og kontakter i firmaet. Mellem dit forecast og de projekter/firmaer der indgår i det. Bruger du systemet til fulde - og sørger for at oprette ting i deres sammenhæng - vil du opdage at du får mindre og mindre behov for at søge i traditionel forstand. Søgeliste ChannelCRM er "født" med en række søgelister, der giver adgang til firmaer, r 48 kontakter og projekter. Kviksøgn En særlig nem måde at finde netop det firma eller den kontakt du har brug for. ing 51 Navigati on 55 Hvordan kommer du fra ét sted i systemet til et andet. Søgelister

61 Søgning og navigation Søgefunktionen kan anvendes til søgninger i firmaer, kontakter, samt projekter. Klikkes eksempelvis på Firmaer åbnes følgende vindue: 49

62 50 CRM med ChannelCRM I kriteriefeltet indtastes hele eller dele af firmanavnet (telefonnummeret, kundenummeret eller CVR-nummeret). Indtastes eks. auto listes alle virksomheder, der starter med auto i firmanavnet. Jokertegnet * (stjerne) kan anvendes i så fald man ønsker alle virksomheder der indeholder ordet auto. I det tilfælde tastes *auto i søgefeltet.

63 Søgning og navigation 51 På tilsvarende måde kan der søges i kontaktpersoner og projekter. Søgning i firmaer, kontaktpersoner samt projekter kan også suppleres med info tags. Ønskes eks. søgning af kontaktpersoner med info tag jul.julekort vælges denne i drop-down menuen. Kviksøgning Kviksøgning i egne data Kviksøgning er en hurtig måde, hvorpå du kan finde et specifikt firma eller en kontakt. Søgningen startes ved at skrive en del af søgeteksten i QuickSearch-boksen i ChannelCRMs knaprække. Det er normalt ikke nødvendig at bruge joker-tegn (* eller?).

64 52 CRM med ChannelCRM I eksemplet er det skrevet olsen i søgeboksen. Ved tryk på tastaturets Enter-tast fremkommer nu en liste over de firmaer og kontakter, hvori firmanavn, fornavn eller efternavn starter med olsen. Hvis søgeresultatet er uoverskueligt stort i antal kan der skrives videre på kriteriet i øverste linje. Her er der skrevet *lake, hvad der ændrer resultatet til de firmaer/kontakter hvori teksten lake (lakering) indgår.

65 Søgning og navigation 53 Det ønskede firma eller den ønskede kontakt åbnes ved dobbeltklik. Kviksøgning i data fra Navne & Numre Markedsdata Hvis din virksomhed abonnerer på denne ydelse kan kviksøgningen gå et skridt videre: Den kan søge blandt alle registrerede danske virksomheder ( ). Som standard vil denne søgemulighed blive udnyttet, hvis der ikke findes et resultat i egne data. I eksemplet nedenfor skriver vi tivoli i søgeboksen. Da der ikke er noget firma i de allerede registrerede data om tivoli, går søgningen videre til Navne & Numre Erhvervsdata. Her findes 100 eller flere virksomheder, der indeholder ordet tivoli.

66 54 CRM med ChannelCRM Hvis denne liste er uoverskuelig lang kan der igen filtreres ved at angive yderligere kriterier. Her er teksten *A/S (fordi vi mener at vide at den tivoli vi leder efter er et aktieselskab) angivet. Straks bliver listen noget kortere og vi kan let finde det "rigtige" Tivoli. Dobbeltklik på dette og to ting sker:

67 Søgning og navigation Data om Tivoli bliver importeret automatisk. Firmavinduet med Tivoli bliver åbnet. Navigation Et kendetegn ved et godt CRM-system er at det er nemt at komme til de informationer, der er brug for. Hurtigt. I ChannelCRM sikrer vi dette på forskellig vis: Overalt i systemet kan dobbeltklik føre dig til de informationer der ligger bag f.eks. en liste. Der er en historikliste der "husker", hvor du har været den seneste tid. De fleste søgninger, rapporter og lister findes i en "Min"-udgave. Altså "Mine firmaer", "Mit forecast" o.s.v. Du kan lade de mest brugte lister, kalendere, emner,... være åbne så de er umiddelbart tilgængelige. Der er drill-down fra grafer. Klik på en søjle og se de data der ligger bag. Klik på de data og se hvilke handlinger, der har ført til dem. I dette afsnit skal vi se eksempler på disse former for navigation i ChannelCRM. 55

68 56 CRM med ChannelCRM Navigation ved klik Som vist i ChannelCRMs datamodel er næsten al information i ChannelCRM forbundet. Eller linket som det også hedder. Kontaktpersoner er i firmaer. Aktiviteter hører til kontaktpersoner, firmaer og måske projekter. Forecasts hører til kunder, osv. Det betyder at du som bruger let kan komme fra ét sted i systemet til et andet. Fra en liste over firmaer til firmadetaljer. Fra en kontaktpersons detaljebillede til det firma, hvori kontakten er ansat. Alle steder hvor dette kan lade sig gøre, er det indikeret ved at cursoren bliver til en hånd (i stedet for den normale pil). Her kan der dobbeltklikkes og dermed åbnes detaljebilledet for det pågældende emne. Du kan også holde tastaturets Skift-knap nede mens der dobbeltklikkes. Så vil det linkede emne åbnes i nyt vindue. På billedet er de navigérbare felter for netop en kontaktperson vist med røde pile. Dobbeltklik på

69 Søgning og navigation 57 et af felterne og detaljeinformation for den/det relevante firma, kontaktperson eller aktivitet åbnes. Denne måde at navigere rundt i data er anvendt overalt i ChannelCRM og efter kort tid vil du opdage at du intuitivt kan finde dine data med kliknavigering. Sagen er jo at den virkelige salgsverden hænger sammen på lignende måde. Og derfor er det nemt at huske. Det betyder også, at det vil være nemmere at navigere i dine egne data jo mere struktur, du anvender, når du indtaster data. Opretter du f.eks. en aktivitet, så husk at lade aktiviteten være linket til både firma, kontaktperson og eventuelt projekt. Dette sker normalt automatisk fordi samme aktivitet vil blive oprettet med viden om den kontekst den oprettes fra. (Sker det ved klik på plusknappen over en kontaktpersons aktivitetsliste, så "ved" systemet jo både hvilken person det drejer sig om og hvilket firma.) Dermed er den helt basale (Windows standard) metode til at oprette en aktivitet via menu Filer Ny Aktivitet også den mest besværlige. I dette tilfælde ved den ny aktivitet nemlig ikke i hvilken sammenhæng den optræder og du må derfor selv knytte aktiviteten til person, firma og projekt. Teknik Måden hvorpå alle disse information kan være knyttet sammen på er via systemets nøglefelter. For hver eneste kontaktperson er der et unikt ContactId, for hver eneste firma er der et unikt CompanyId og så videre. I systemets standard skærmbilleder er denne information automatisk knyttet sammen. Du kan dog udnytte det selv, når du opbygger personlige eller globale lister. Hvis du i disse lister indlægger nøglefelterne (selvom du senere vælger ikke at vise dem), vil listerne være kliknavigérbare som resten af systemet.

70

71 Ordrer og forecast Afsnit 9

72 60 CRM med ChannelCRM 9 Ordrer og forecast Forecast, tilbud og ordrer hænger tæt sammen i ChannelCRM. Basis for denne sammenhæng er en tidslinje, som det der forhåbentligt bliver en ordre med ordrelinjer følger: 1. Forberedt - ordren og ordrelinjerne er under forberedelse. 2. Forecastet - ordren og ordrelinjerne tæller med i forecast med enten en eksplicit angivet vægtning eller en vægtning der udregnes ud fra hvad der er foregået i salgsforløbet. 3. Tilbudt - der er sendt et tilbud til kundeemnet. 4. Accepteret - nu er det en ordre. 5. Afvist - nu er det et tabt tilbud. Se mere om vægtning under punktet Scoreboards. Opret forecast/ordre Forecast og ordre kan oprettes direkte under det firma der optræder som kunde eller de kan oprettes under et salgsprojekt. Hvis ordreforløbet er trivielt (en kunde ringer og bestiller en vare), så er det nemmest at oprette ordren direkte under firmaet. Hvis ikke ordreforløbet er trivielt (det tager tid, der er flere kontakter og der er flere aktiviteter), vil det være mest effektivt at oprette ordren (den forventede) under et projekt som knyttes til kunden. Her ses et sådant projekt. Projektet er oprettet fra faneblad direkte under kunden Hirago Kodning ApS.

73 Ordrer og forecast Der vælges nu faneblad Ordrer (Orders) og herunder klikkes på knappen Ny Derved oprettes en Ordre i Ordrekonfiguratoren. Der er plads til mange detaljer, her gennemgås blot de vigtigste: 61

74 62 CRM med ChannelCRM Status angiver hvor langt i salgsforløbet ordren er kommet. Til en start vil dette felt være udfyldt med Forberedt. Der kan også være valgt en forventet bogføringsperiode. Normalt vil ordren være knyttet til Firma, Projekt og Kontakt pr. automatik, men hvis f.eks. kontaktpersonen mangler er det blot at vælge denne. I det mindste inden der skal sendes et tilbud. Så skiftes fane til prisbogen. I denne drag-droppes varelinjerne ned på ordrens ordrelinjer (eller dobbeltklikkes) og vel nede kan der ændres f.eks. antal. Afhængige værdier beregnes automatisk.

75 Ordrer og forecast Den vægtede værdi af en ordrelinje beregnes i projektregi ud fra de felter der er udfyldt i projektets scoreboard. Her er der ikke noget udfyldt og derfor vægtes ordrelinjerne med den værdi der er angivet som den minimale (1%). Nu er ordren oprettet - med status som værende forberedt. Går vi tilbage til projektet, vil ordren kunne ses under fanebladet Ordrer. 63

76 64 CRM med ChannelCRM Og da projektet er knyttet til et firma (Hirago) vil ordren også kunne ses herunder.

77 Ordrer og forecast Send tilbud Ved tryk på fanebladet Documents vælges flette-dokumentet til udarbejdelse af det endelige tilbud. 65

78 66 CRM med ChannelCRM

79 Ordrer og forecast Der vælges template i Word. Herefter flettes det færdige tilbud, med de aktuelle ordrelinjer. Flettekoder kan hentes her 88. Det viste flettedokument ser eksempelvis således ud: 67

80 68 CRM med ChannelCRM Fletteskabelonen udarbejdes i MS-Word og gemmes som standard dokument.doc eller.docx. Tilbud som PDF Den mest præcise fletning af tilbud (eller ordrebekræftelser) får du gennem at bruge funktionen flet til PDF. Med denne funktion vil dit aktuelle tilbud blive produceret som et PDF-dokument og tilknyttet en , som du så kan sende til kundeemnet. For at benytte funktionen er der nogle forudsætninger: 1. Du skal have oprettet en skabelon for PDF-dokumentet. 2. Denne skabelon skal være gemt i samme folder som -skabelonen. 3. Skabelonen for pdf-dokumentet og skabelonen for en skal have samme navn (men forskellig filtype). Opret skabelon Skabelonen oprettes ud fra et eksisterende tilbud. Derved er der automatisk realistiske data at teste den på. I ordrekonfiguratorens menu vælger du Filer PDF Design skabeloner. Derved åbnes en designer, der allerede fra start har en skabelon i sig. Brug denne som basis for dit flettebrev og tilføj/fjern felter og så videre indtil skabelonen ser ud som du ønsker. Du kan til enhver tid teste resultatet ved at klikke på preview. Når du er tilfreds med udseendet gemmer du skabelonen. Her vælger du et navn som skal være identisk (på nær endelsen) med den skabelon du vil bruge til en. Virkemåde Med denne skabelon vil der nu - hver gang du benytter skabelonen fra en ordrekonfigurering - blive vedhæftet et pdf-dokument svarende til de aktuelle ordredata. Forecast Ordren og ordrelinjerne tæller med i forecast, med enten en eksplicit angivet vægtning eller en vægtning der udregnes ud fra hvad der er foregået i salgsforløbet Forecast der er skabt direkte på firmaet vægtes manuelt, med en ønsket procent (vægtningsprocent). Forecast der er skabt i projekter på firmaer, vægtes ved at angive hvor langt man er nået ind i projektet. Ønskes forecast direkte på firmaet vælges fanebladet forecast i firmabilledet.

81 Ordrer og forecast Herefter vælges Nyt (forecast) og følgende vindue åbnes: 69

82 70 CRM med ChannelCRM Der indtastes titel på orden, status vælges, perioden vælges. Evt kommentarer indtastes her. Derefter vælges fanebladet Prisbog. I prislisten vælges produkt(er) ved at dobbelt-klikke på produktlinjer (eller drag-droppe)

83 Ordrer og forecast De valgte varelinier i forecastet, reguleres i antal. Og vægtningen (sandsynligheden) reguleres som ønsket. Det forventede tidspunkt for lukning af ordren justeres samlet for alle linjer eller pr. ordrelinje. Forecast i projekter sker på forecast fanebladet inde i projektet. 71

84 72 CRM med ChannelCRM Der vælges ordrelinjer på samme måde som anført tidligere, under direkte forecast. Forecast i projekter adskiller sig ved, at vægtningen er en funktion af hvor langt projektet er nået. I feltet projekt score kan der vælges hvilke trin der udført. Vægtning vil således afpasses herefter.

85 Ordrer og forecast 73 Tabellen for score i projekter, vedligeholdes af administratoren, der opretter de ønskede trin og vægtninger herfor. Der kan angives både positive og negative procenter. På denne måde kan flere opnåede trin summeres og der kan straffes tilsvarende for de manglende trin.

86 74 CRM med ChannelCRM Den indtastede ordrer indgår i forecast for den enkelte bruger, såvel som den samlede organisation. Den enkelte bruger kan se sit eget forecast således

87 Ordrer og forecast Hvor eget budget holdes op imod forecast og eventuelt afsluttet salg. I modulet salgsledelse kan de enkelte forecasts konsolideres og sammenholdes, ved hjælp af pivottabeller og avanceret grafik. Dette kan vises for en eller flere brugere. Felter i Ordrer og Ordrelinjer Ordrer og ordrelinjer har mange felter fordi der er mange muligheder for opsætning til netop din virksomhed. De mange felter betyder dog desværre at der kan opstå forvirring. Læs derfor denne beskrivelse 75

88 76 CRM med ChannelCRM for derved at få klarhed over, hvad felterne betyder. Engelsk titel Dansk titel Database felt Beskrivelse Product Produkt OrderDetail. ProductName Navnet på produktet. Overføres normalt direkte fra prislisten. Quantity Kvantitet OrderDetail. Quantity Antal eller mængde. Angives som decimaltal. F.eks. 12 licenser eller 24,3 tons cement. Account Konto OrderDetail. Account Kontonavn. Skal vælges blandt de oprettede konti. Overføres normalt direkte fra prislisten. Owner Ejer OrderDetail. Owner Den bruger der skal stå som ansvarlig for ordrelinjen/ forecastet. Ofte også den der skal have provision. Period Periode OrderDetail. PeriodId Månedsangivelse taget fra systemets forretningskalender. For en given ordre kan der godt være linier med forskellig periodeangivelse. Det kan skyldes trinvis levering og/eller trinvis betaling. Value Værdi OrderDetail. Value Leverancensens værdi i standardvaluta. Kunden ser det som prisen. Værdien påvirkes både af kvantitet og af Rabat således at Værdi = Kvantitet * Enhedspris* (1Rabatfaktor) Weight Vægt OrderDetail. Weight Den vægtingsfaktor der gælder mens ordrelinien endnu ikke er afsluttet. Vægtningen fremkommer forskelligt alt efter om ordren hører under et projekt eller ikke. 1. Projekt: Her beregnes vægtingen ud fra de projektscores der er afkrydsede. 2. Firma: Her angives vægtningen direkte i procent. Weighted Value Vægtet værdi Beregnet felt Fremkommer som Værdi * Vægtning Value1..4 Værdi1..4 OrderDetail. Value1..4 Felter der kan benyttes til valgfri (økonomi) information. Værdierne skaleres efter mængdeangivelsen, men påvirkes ikke af rabatgivning. ListValue Listepris OrderDetail. ListValue Ordrelinjens værdi før eventuel rabat. Skrivebeskyttet. Discount Rabat OrderDetail. Discount Rabat. Angives i procent men gemmes som en faktor. Hvis der tastet i dette felt bliver Værdien beregnet, hvis der tastes i Værdi-feltet bliver rabatten beregnet. DiscUnitVa DiscUnitV OrderDetail. lue alue DiscUnitValue Enhedspris efter rabat. Skrivebeskyttet.

89 Ordrer og forecast Status Status OrderDetail. Status Tekstfelt der kan anvendes til at registrere status via interface til andre systemer. Completed Afsluttet OrderDetail. Completed Afsluttet (i sammenhæng med ikke-tabt) betyder at ordrelinjen er godkendt som solgt. Vægtningen er altid 100% i så fald. Lost OrderDetail.Lost Tabt betyder at ordrelinjen ikke gik til salg. Vægtningen er så altid 0%. Tabt er medtaget fordi alternativet ellers ville være at slette ordrelinjen. Derved ville værdifuld information gå tabt. At både felterne Afsluttet og Tabt findes betyder også at der er en naturlig registrering af salgsforløb, hvor kunden ender med kun at acceptere tilbudene delvist. Tabt 77 Salgsmodeller og CRM Hvad er det? En salgsmodel er en operationel beskrivelse af de forudsætninger, omstændigheder, handlinger og regler, der tilsammen fuldstændigt beskriver et salgsforløbs udvikling fra idé til afslutning. Med de enkelte elementer forstås: Forudsætninger Har vi en løsning? Har kunden et behov? Hvordan er vores position? Har kunden penge? Kan vi levere? Omstændigheder Hvem konkurrerer vi mod? Er der ekstra krav fra vort moderselskab? Har vi råd og tid til salgsforløbet? Handlinger Hvad kan vi gøre? Hvad skal vi gøre? Hvem skal vi tale med? Hvem skal vi lytte til? Hvor må vi skære? Hvad skal vi vælge? Regler Hvilke ting skal bare gennemføres? Hvordan skal der leveres? Med operationel forstås at den gode salgsmodel giver vejledning i enhver kombination af forudsætninger, omstændigheder og processer. Altså Jeg står her, Mit mål er dette, Dem der vil noget andet vil Hvad skal jeg gøre? I den virkelige verden er det sjældent så perfekt. Ingen salgsmodel har svaret på alt. Og ingen salgsmodel giver i sig selv succes. Men det er heller ikke nødvendigt. Næsten alle, der arbejder med salg, er så langt fra at arbejde optimalt, at selv små forbedringer i metode kan betyde meget relativt. Og skulle du være en af de

90 78 CRM med ChannelCRM få, der arbejder optimalt, så kan en salgsmodel og dine input til den være med til at sikre dine kolleger succes. Fordele: En god salgsmodel kan være en støtte for den sælger, der endnu ikke har så meget erfaring. En god salgsmodel kan inspirere den sælger, der har for meget erfaring (men er i fare for at gå i stå og gentage sig selv). En salgsmodel letter samarbejdet mellem sælger og chef (samme terminologi). En salgsmodel giver bedre mulighed for at vurdere sandsynlighed for succes. En salgsmodel giver mulighed for metodiske forbedringer over tid. Hvordan bruges det i ChannelCRM? ChannelCRM er et CRM system og ikke en salgsmodel. Alligevel hænger det sammen, for CRM systemet kan være med til at gøre salgsmodellen operationel. Det kan det ved at: Lade dig registrere fremdriften i henhold til salgsmodellen af dine salgsforløb. Vejlede om konstruktive næste træk. Vurdere sandsynligheden for at salgsforløbet ender med salg. Give en fælles forståelse for situationen mellem dig og din chef. Opsamle data, der på sigt vil gøre det muligt at forbedre salgsmodellen, så den i højere grad passer med din situation (produkt, marked, ) Rent praktisk er der to områder i ChannelCRM der har med salgsmodellerne at gøre: 1. Scoring på projekter 2. Aktiviteterne Scoring Idéen med scoring er at der for et salgsforløb kan registreres en række faste hændelser/ omstændigheder. Om de er hændt/opfyldt eller ikke. Systemet registrerer også tidspunktet for indtastningen. Score-punkterne kan for eksempel være: Har kunden et behov? Er der plads i kundens budget? Har kunden et tidspres? Er vi i dialog med sponsor? Er vi i dialog med underskriver? Kender vi konkurrenterne? Har vi solgt til kunden før?

91 Ordrer og forecast 79 Disse punkter er bare eksempler. Nogle salgsmodeller er meget detaljerede, andre er mere overskuelige (behov, idé, penge, løsning). Nogle salgsmodeller beskriver primært ting om kunden andre beskriver primært ting om dig selv. Hvis du vil se idéer til projektscores så kig her 79. Summa summarum: Hvis man ofrer lidt energi på at opbygge et scoreboard, der rummer punkter for de ting, der reelt har betydning i et salgsforløb, vil den grad hvortil scoreboardet er udfyldt give en god identifikation af salgsforløbets helbred. Og dermed sandsynligheden for at forløbet ender med succes. For nogle salgsmodellers vedkommende kan man næsten tage salgsmodellens punkter én for én og benytte i opbygningen af scoreboardet. I andre situationer kan man tage f.eks. de fire væsentligste punkter fra salgsmodellen og overføre til scoreboardet og så supplere med andre punkter som man har erfaring med som betydningsfulde. Der er ikke noget magisk ved salgsmodeller bare sund fornuft anvendt metodisk. I ChannelCRM opbygges scoreboardet under gruppen Administration. Det er ikke noget, der skal laves om ofte og ændringer vil gælde for hele systemet. At udfylde scoreboardet kan ske både fra det projekt det gælder og fra enhver aktivitet, der er knyttet til dette projekt. Dermed er det nemt at udføre registreringen. Sammenhængen mellem vægtningen af forecastet (sandsynlighed gange kontraktværdi) sker automatisk og kan med det samme iagttages af sælgeren selv og af alle andre der har adgang til data. Dermed er forecasts altid opdaterede. Uden at sælgeren skal vurdere om vægtningen skal være 60 eller 70 procent. Aktiviteter I og med du i ChannelCRM registrerer alle de handlinger (aktiviteter) der har noget med et salgsforløb at gøre, er disse aktiviteter i sig selv en indikator for forløbets helbred. Man kan sige at scoreboardet giver overblikket, mens aktiviteterne giver detaljerne (og dokumentationen). Har vi haft møde med beslutningstager? Hvor lang tid har de kendt os? Har de set en cost-benefit analyse? Og hvordan så den ud? Projekt scores idéer Her vises en plukliste med idéer til projektscores. Det er ikke tanken at alle idéerne skal bruges i samme scoreboard. I stedet kan du udvælge de punkter, der giver mest mening i din situation. Dialog med sponsor Du er i dialog med den person hos kunden som forstår det forretningsmæssige behov for din løsning.

92 80 CRM med ChannelCRM Dialog med Du er i dialog med den person hos kunden som træffer den endelige beslutning. beslutningstage r Dialog med godkender Du er i dialog med den person eller den gruppe af personer hos kunden som skal godkende købet. Det kan være juridisk afdeling, medarbejderrepræsentanten,... Har allieret Du har kontakt med en person hos kunden som gerne ser dig vinde ordren og derfor hjælper dig (med inside viden for eksempel). Kunden har budget Din løsning kan rummes indenfor kundens investeringsbudget. Kunden har behov Der er behov for din løsning. Kunde erkender Der er behov for din løsning og kunden erkender dette. behov Kunden har tidspres Kunden taber penge i væsentlig grad ved at udskyde beslutningen om at købe din løsning. Kender konkurrent(er) Du ved hvem du er oppe imod. Kender modstander Du har identificeret hvem/hvilke hos kunden, der helst ser at du ikke får ordren. Cost Benefit Kunde har set og godkendt en Cost Benefit analyse over investeringen i din løsning. Kunde Kunden er allerede kunde (de har købt før). Reference Kunden har besøgt eller talt med en af dine referencer. Personlige mål Din primære kontakt hos kunden taber personligt (anseelse eller ansigt) ved ikke at købe. Ressourcer Kunden stiller ressourcer til rådighed for vurdering af min løsning Test Testopstilling eller demonstration gennemført Teknisk valideret Min løsning er valideret teknisk af kunden Kontrakt hos jurist Kontrakten er til gennemsyn hos kundens jurist Kontrakt godkendt Kundens jurist har godkendt kontraktens form og indhold Kriterier kendt Kundens beslutningskriterier kendes af os

93 Telecenter Afsnit 10

94 82 CRM med ChannelCRM 10 Telecenter Hvad er det? TeleCenter er en komplet arbejdsplads - samlet i ét skærmbillede - for dig der arbejder med telefonsalg. Fra TeleCenter kan du styre dine kaldlister, ringe op, indsamle svar fra emner, booke møder, ringe igen og meget andet. TeleCenter giver dig også nem adgang til at orientere dig om emnet, inden du ringer. Opbygning TeleCenter er opdelt i to områder: Kaldlisten 83 Her finder du de kald du allerede er i gang med. Kaldet 83 Her finder du informationer om emnet, her indsamler du information og her udfører du handlinger på emnet.

95 Telecenter 83 Kaldlisten Kaldlisten indeholder kald som endnu ikke er afsluttede. Det kan være kald der er oprettede for dig - og som du dermed skal ringe til. Eller det kan være kald du selv har oprettet, men hvor emnet ikke har taget røret, har haft travlt eller hvor du af anden årsag skal ringe igen. Lad dig ikke forvirre af at kaldlisten til en start er tom. Det er typisk fordi du ikke har valgt en kampagne eller fordi du skal klikke på Nyt kald for at få det første kald. Kaldlisten har øverst en knaprække med følgende muligheder: Kampagne Vælg den kampagne du skal arbejde på. Der kan kun vælges blandt kampagner som er markeret med Aktiv. Du kan også vælge Alle og på den måde få en liste med alle de kald - på tværs af kampagner - som du endnu ikke har afsluttet. Vælger du Alle kan du ikke udtage ny kald. Det kan du kun når du er i en enkelt kampagne. Genlæs Genlæser kampagnelisten fra serveren. Nyt kald Opretter et nyt kald til dig og gør det aktivt. Det ny kald oprettes dog kun hvis der ikke allerede er et kald i listen hvor tiden er indløbet. Åbn afsluttede kald Viser midlertidigt de kald i kampagnen som du allerede har afsluttet. Nyttigt hvis du har afsluttet et kald ved en fejl. Eller hvis emnet - mod forventning - ringer igen med flere informationer. "Jeg vil købe alligevel". Lige over kaldlisten er der informativ tekst: Her vises Antal afsluttede kald (af dig), antal tilbageblevne kald i kampagne med dit navn og antal tilbageblevne kald i kampagne uden navn. Kaldet Selve det aktive kald ses i TeleCenters nederste halvdel. (Denne del kan tilrettes, så det kan være at vinduet ser anderledes ud på din skærm.)

96 84 CRM med ChannelCRM Kaldet er opdelt med basisinformationer øverst og tilknyttede informationer nederst. Kun informationer i hvide felter kan du umiddelbart ændre. I knaprækken er der mulighed for at: Gem Gemmer informationerne for det enkelte kald. Udskyd Hurtig mulighed for at udskyde kaldet (uden at skulle skrive det ny tidspunkt) Første kontakt Klik på denne for at logge at du har søgt at ringe til emnet. First Call (Amerikansk begreb) Klik på denne for at logge at du har været i kontakt med en person der forstår forretningsbudskabet. Altså ikke bare omstillingen eller én der siger at det er en anden du skal tale med. Book møde Genvej til at booke et møde med emnet og eventuelt med deltagelse af en anden af dine kolleger. Text & Response faneblad Her kan du skrive noter til dig selv om kaldet og du kan udfylde svarene på de spørgsmål kampagnens designer har indlagt Web site Viser emnets web site (for så vidt at den er registreret i jeres data) Dokumenter Viser en liste over de dokumenter der er journaliserede under emnet Firma info Viser de info tags der er knyttede til emnet som firma

97 Telecenter Kontakt info Viser de info tags der er knyttede til emnet som person Kampagnedokumenter Viser de dokumenter der er knyttede til kampagnen. Det kan f.eks. være salgsbrevet, som du vil sende igen. 85

98

99 Brevfletning Afsnit 11

100 88 CRM med ChannelCRM 11 Brevfletning Med ChannelCRM kan du flette information ind i dokumenter (Word, Excel, Mails) på flere måder: Direkte flet ind i et enkelt dokument oprettet f.eks. fra en aktivitet, der hører til en kontakt/firma. Masse-flet fra en kampagne. Masse-flet fra en vilkårlig liste. For at muliggøre dette anvender vi flettekoder inde i dokumenterne. Disse koder vil så automatisk blive erstattet med det dataindhold, der kan findes ud fra den kontekst, hvorfra fletningen kaldes. Eksempel: Fra en kontakt oprettes et word-dokument. I flette-forlægget optræder teksten <<Contact.FirstNames>>. Denne tekst vil automatisk blive erstattet med kontaktpersonens fornavn(e). Læs videre om de forskellige muligheder for fletning: Flettekoder Word og Excel Hvordan du fletter enkelte breve eller tekster med Word eller Excel 88 Flettekoder Outlook 97 Specielt om fletning af s med Outlook Masse-fletning Brevfletning til mange modtagere via Word eller Outlook 97 Flettekoder Word og Excel Når der enkeltflettes til Word eller Excel sker det ved at vælge et forlæg, hvori en eller flere dele af teksten er flettekoder, der passer til ChannelCRM. Som hovedregel er flettekoderne på formen <<TabelNavn.FeltNavn>>, hvor TabelNavn er navnet på den tabel i database hvor data stammer fra og FeltNavn er det præcise felt i denne tabel, som indeholder den ønskede information. Eksempler: 1. Firmanavn = <<Company.Name>> 2. Kontakt fornavn(e) = <<Contact.FirstNames>> 3. Kontakt titel = <<Occupation.Title>> De mest anvendte flettekoder listes her for nemheds skyld (og så du kan copy/paste)

101 Brevfletning Firma <<Company.Name>> <<Company. Department>> <<Company.Address1>> Kontakt Ansættelse <<Contact.FirstNames>> <<Occupation.Title>> <<Contact.LastNames>> <<Occupation. PhoneDirect>> <<Contact.Salutation>> <<Occupation. PhoneExtension>> <<Company.Address2>> <<Contact.Mail>> <<Occupation. FaxDirect>> <<Company.Zip>> <<Contact.SSN>> <<Occupation.Mail>> <<Company.City>> <<Contact.Owner>> <<Occupation. Department>> <<Company.State>> <<Contact. PhoneMobile>> <<Company.Country>> <<Contact. Bruger PhoneHome>> <<Company. <<Contact.Address1>> <<User.UserId>> VisitAddress>> <<Company.Phone>> <<Contact.Address2>> <<User.FirstNames>> <<Company.Fax>> <<Company.Mail>> <<Company.Web>> <<Company.Owner>> <<Company. PhoneCode>> <<Company.CVR>> <<Activity.ActivityId>> <<Activity.AllDay>> <<Activity.BusyStatus>> <<Activity.CampaignId>> <<Activity.ChangedBy>> <<Activity.ChangedOn>> <<Activity.CompanyId>> <<Activity.ContactId>> <<Activity.CreatedBy>> <<Activity.CreatedOn>> <<Activity.Done>> <<Activity.FinishTime>> <<Activity.HR_ProcessId>> <<Activity.IsTimeTracked>> <<Activity.KindId>> <<Activity.Location>> Aktivitet <<Activity.StartTime>> <<Activity.FinishTime>> <<Activity.Subject>> <<Activity.Owner>> Projekt <<Project.Name>> <<Project. ContractDate>> <<Project.ProjectKey>> <<Project. LocationCode>> <<Project.Owner>> <<Contact.Zip>> <<User.LastNames>> <<Contact.City>> <<User. >> <<Contact.State>> <<User.PhoneMobile>> Nu <<Contact.Country>> <<User.PhoneDirect>> <<Current.Date>> <<Contact.PhoneCode>> <<User.FaxDirect>> <<Current.DateLong>> Alle nuværende flettekoder er angivet alfabetisk ordnet herunder: 89 <<Current.Time>> <<Current.TimeLong>>

102 90 CRM med ChannelCRM <<Activity.NextActivityId>> <<Activity.Owner>> <<Activity.PositionId>> <<Activity.Priority>> <<Activity.ProjectId>> <<Activity.RecurrenceInfo>> <<Activity.RecurrenceType>> <<Activity.StartTime>> <<Activity.Subject>> <<Activity.T_ID>> <<Activity.Text>> <<Activity.TypeId>> <<Activity.WizGen>> <<Company.Address1>> <<Company.Address2>> <<Company.AuditDate>> <<Company.AuditUserId>> <<Company.BankAccount>> <<Company.ChangedBy>> <<Company.ChangedOn>> <<Company.City>> <<Company.CompanyForm>> <<Company.CompanyId>> <<Company.CompanyType>> <<Company.Country>> <<Company.CreatedBy>> <<Company.CreatedOn>> <<Company.CustomerKey>> <<Company.CVR>> <<Company.DefaultCurrency>> <<Company.DefaultDiscount>> <<Company.DeliveryTermId>> <<Company.Department>> <<Company.Fax>> <<Company.ImportKey>> <<Company.Mail>> <<Company.Name>> <<Company.NumEmployees>> <<Company.Owner>> <<Company.P_NO>> <<Company.Parent_CompanyId>> <<Company.PaymentTermId>> <<Company.Phone>> <<Company.PhoneCode>> <<Company.PotentialId>> <<Company.PrimRelationId>> <<Company.Priority>>

103 Brevfletning <<Company.State>> <<Company.T_ID>> <<Company.TDC_ID>> <<Company.TDC_Renewal>> <<Company.Text>> <<Company.TopOrg>> <<Company.TurnOver>> <<Company.VisitAddress>> <<Company.Web>> <<Company.Zip>> <<Contact.Address1>> <<Contact.Address2>> <<Contact.AuditDate>> <<Contact.AuditUserId>> <<Contact.ChangedBy>> <<Contact.ChangedOn>> <<Contact.City>> <<Contact.ContactId>> <<Contact.Country>> <<Contact.CreatedBy>> <<Contact.CreatedOn>> <<Contact.DateOfBirth>> <<Contact.FirstNames>> <<Contact.Gender>> <<Contact.GermanSalutation>> <<Contact.ImportKey>> <<Contact.LastNames>> <<Contact.Mail>> <<Contact.NoMail>> <<Contact.Owner>> <<Contact.PhoneCode>> <<Contact.PhoneHome>> <<Contact.PhoneMobile>> <<Contact.Photo>> <<Contact.Salutation>> <<Contact.SSN>> <<Contact.State>> <<Contact.T_ID>> <<Contact.Text>> <<Contact.TypeId>> <<Contact.Zip>> <<Contract.ContractId>> <<Contract.Name>> <<Contract.CompanyId>> <<Contract.Owner>> <<Contract.StartTime>> <<Contract.FinishTime>> 91

104 92 CRM med ChannelCRM <<Contract.RenewalDate>> <<Contract.SignerCustomer>> <<Contract.SignerSelf>> <<Contract.CreatedOn>> <<Contract.ChangedOn>> <<Contract.CreatedBy>> <<Contract.ChangedBy>> <<Contract.Text>> <<Contract.ContractKey>> <<Contract.Terminated>> <<Contract.T_ID>> <<Contract.ProjectId>> <<Contract.ConsultantId>> <<Contract.Finance1>> <<Contract.Finance2>> <<Contract.Finance3>> <<Contract.Finance4>> <<Contract.Finance5>> <<HR_Position.ChangedBy>> <<HR_Position.ChangedOn>> <<HR_Position.Closed>> <<HR_Position.CompanyId>> <<HR_Position.CreatedBy>> <<HR_Position.CreatedOn>> <<HR_Position.Name>> <<HR_Position.Owner>> <<HR_Position.PositionCountCompleted>> <<HR_Position.PositionCountTotal>> <<HR_Position.PositionId>> <<HR_Position.PositionKey>> <<HR_Position.ReferenceNo>> <<HR_Position.T_ID>> <<HR_Position.T1>> <<HR_Position.T1Date>> <<HR_Position.T1UserId>> <<HR_Position.T2>> <<HR_Position.T2Date>> <<HR_Position.T2UserId>> <<HR_Position.T3>> <<HR_Position.T3Date>> <<HR_Position.T3UserId>> <<HR_Position.T4>> <<HR_Position.T4Date>> <<HR_Position.T4UserId>> <<HR_Position.T5>> <<HR_Position.T5Date>> <<HR_Position.T5UserId>>

105 Brevfletning <<HR_Position.TargetDate>> <<HR_Position.Text>> <<HR_Position.WLink>> <<Matrikel.Address>> <<Matrikel.Betegnelse>> <<Matrikel.City>> <<Matrikel.Ejerlav>> <<Matrikel.IndleveringsNr>> <<Matrikel.IsPrimary>> <<Matrikel.KommuneKode>> <<Matrikel.KommuneNavn>> <<Matrikel.Latitude>> <<Matrikel.Longitude>> <<Matrikel.Matrikel>> <<Matrikel.OwnerAddress>> <<Matrikel.OwnerCity>> <<Matrikel.OwnerCountry>> <<Matrikel.Owner >> <<Matrikel.OwnerName>> <<Matrikel.OwnerPhone>> <<Matrikel.OwnerState>> <<Matrikel.OwnerZip>> <<Matrikel.ProjectId>> <<Matrikel.RegionsKode>> <<Matrikel.RegionsNavn>> <<Matrikel.Retskreds>> <<Matrikel.Zip>> <<Occupation.CompanyId>> <<Occupation.ContactId>> <<Occupation.Department>> <<Occupation.FaxDirect>> <<Occupation.FinishTime>> <<Occupation.FunctionId>> <<Occupation.FunctionInternal>> <<Occupation.IsPrimary>> <<Occupation.Mail>> <<Occupation.ManagerId>> <<Occupation.PhoneDirect>> <<Occupation.PhoneExtension>> <<Occupation.StartTime>> <<Occupation.Title>> <<Order.CampaignId>> <<Order.ChangedBy>> <<Order.ChangedOn>> <<Order.Comments>> <<Order.CommentsInternal>> <<Order.CompanyId>> 93

106 94 CRM med ChannelCRM <<Order.ContactId>> <<Order.CreatedBy>> <<Order.CreatedOn>> <<Order.DateForecasted>> <<Order.DateInvoiced>> <<Order.DateOffered>> <<Order.DateOrdered>> <<Order.DatePaid>> <<Order.DateSuggestedLaunch>> <<Order.DateValidTo>> <<Order.DeliveryTermId>> <<Order.DeliveryTermOverride>> <<Order.Heading>> <<Order.InvoiceId>> <<Order.OrderId>> <<Order.OrderStatusId>> <<Order.Owner>> <<Order.PaymentTermId>> <<Order.PaymentTermOverride>> <<Order.PeriodId>> <<Order.ProjectId>> <<Order.StatusString>> <<Order.T_ID>> <<Order.TemplateFile>> <<OrderDetail.Account>> <<OrderDetail.Comment>> <<OrderDetail.Completed>> <<OrderDetail.Description>> <<OrderDetail.Dimension1>> <<OrderDetail.Dimension2>> <<OrderDetail.Dimension3>> <<OrderDetail.Discount>> <<OrderDetail.DiscUnitValue>> <<OrderDetail.ListValue>> <<OrderDetail.Owner>> <<OrderDetail.ProductGroup>> <<OrderDetail.ProductName>> <<OrderDetail.Quantity>> <<OrderDetail.ReferenceId>> <<OrderDetail.ShortComment>> <<OrderDetail.Status>> <<OrderDetail.Value>> <<OrderDetail.Value1>> <<OrderDetail.Value2>> <<OrderDetail.Value3>> <<OrderDetail.Value4>> <<Project.Budget>>

107 Brevfletning <<Project.CampaignId>> <<Project.ChangedBy>> <<Project.ChangedOn>> <<Project.Closed>> <<Project.CompanyId>> <<Project.Confidential>> <<Project.ContractDate>> <<Project.CreatedBy>> <<Project.CreatedOn>> <<Project.Forecast>> <<Project.LeadRating>> <<Project.LocationCode>> <<Project.Name>> <<Project.Owner>> <<Project.PeriodId>> <<Project.PriorityId>> <<Project.ProjectId>> <<Project.ProjectKey>> <<Project.ProjectTypeId>> <<Project.Realized>> <<Project.T_ID>> <<Project.T1>> <<Project.T1Date>> <<Project.T1UserId>> <<Project.T2>> <<Project.T2Date>> <<Project.T2UserId>> <<Project.T3>> <<Project.T3Date>> <<Project.T3UserId>> <<Project.T4>> <<Project.T4Date>> <<Project.T4UserId>> <<Project.T5>> <<Project.T5Date>> <<Project.T5UserId>> <<Project.Text>> <<Project.Weight>> <<Project.WonLost>> <<Project.WonLostReason>> <<ProjectLocations.AddressId>> <<ProjectLocations.FirstNames>> <<ProjectLocations.LastNames>> <<ProjectLocations.CompanyName>> <<ProjectLocations.Address1>> <<ProjectLocations.Address2>> <<ProjectLocations.Zip>> 95

108 96 CRM med ChannelCRM <<ProjectLocations.City>> <<ProjectLocations.State>> <<ProjectLocations.Country>> <<ProjectLocations.Floor>> <<User.Address1>> <<User.Address2>> <<User.City>> <<User.Country>> <<User. >> <<User.FaxDirect>> <<User.FirstNames>> <<User.HasBudget>> <<User.IsActive>> <<User.IsVisible>> <<User.LastNames>> <<User.ManagerId>> <<User.PhoneCode>> <<User.PhoneDirect>> <<User.PhoneHome>> <<User.PhoneMobile>> <<User.RolePart>> <<User.SecLevel>> <<User.State>> <<User.UserId>> <<User.WebAccess>> <<User.WebLevel>> <<User.WebRole>> <<User.Zip>>

109 Brevfletning 97 Flettekoder Outlook Ved fletning med data ind i en Outlook mail benyttes samme flettekoder som ved Word og Excel. Se disse 88. Specielt for Outlook gælder dog at flettemekanismen kan generes af nogle tekniske forhold: Når en mail oprettes i Outlook anvendes normalt HTML som -format. Dette giver mulighed for at designe flotte mails, der kombinerer mange skrifttyper med grafik. ChannelCRM fletter fint ind i denne type s, men vi fletter til HTML-koderne der ligger bag en. Hvis man anvender Outlook selv til at designe fletteforlægget kan det hænde at Outlook ikke "rydder op" i HTMLkoderne. Som eksempel kan man skrive flettefeltet <<Contact.FirstNames>> og så formattere det til fede typer. Ved en fejl kommer man dog til kun at formattere "Contact." For at rette på dette markerer man så hele flettefeltet og vælger fede typer. Nu ser alt pænt ud, men til fletning duer teksten ikke fordi der stadig er (overflødige) HTML-formateringskoder inde i selve fletteteksten. Selvom man ikke kan se det i resultatet. For at undgå dette gælder det om at skrive og formattere flettefelter i én omgang. Der er nogle faldgruber, som kan gøre at et flettefelt ikke virker i Outlook: 1. Feltet kan være "forurenet": Outlook er ikke god til at "rydde op efter sig". Det betyder at der let kommer skjulte html-koder ind i tekst. Hvis et flettefelt således formateres delvist til fede typer og dernæst hele feltet til fede typer, fjerner Outlook ikke altid de overflødige formateringstegn. I dette tilfælde kan du simpelthen skrive flettefeltet på ny. (Det er ikke nok at kopiere det - her vil koderne også blive kopieret.) 2. Feltet kan af Outlook være markeret som stavet forkert: Outlook 2007 markerer stavefejl med den kendte røde zigzag-linie. Den laves af Outlook ved simpelthen at lave om på HTML'en, som så ikke kan flettes. Løsningen er allerede mens du opbygger designet at højreklikke på flettekoderne og vælge "tilføj til ordbog". Massefletning Brevfletning til mere end én modtager ad gangen kaldes massefletning. Dette kan f.eks. ske fra en kampagnes target-liste eller det kan ske fra enhver liste, der er opbygget v.h.a. ViewBuilder. Måden der flettes på adskiller sig lidt hvad angår det medie der flettes til. Læs mere om:

110 98 CRM med ChannelCRM Masse-fletning til MS Word 98 Benyt Words indbyggede flettefunktion automatisk fra ChannelCRM Masse-fletning til Outlook s 98 Specielt om fletning af s med Outlook Massefletning Word Når der skal flettes til et antal word dokumenter ud fra en liste af data, sker det ved at benytte Words interne flettemekanisme. Denne mekanisme er ekstremt effektiv og den rummer mange muligheder for tilpasning til formålene. For at starte fletningen vælges "Word Mail Merge". Dette kan typisk ske fra lister, hvor fletning er relevant. Targetlisten i en kampagne eller personlige/globale lister opbygget med ViewBuilder. Massefletning Outlook Når der skal flettes (og sendes) flere s på én gang sker det ved at anvende Outlook Mail Merge fra en liste hvor det er relevant. Dette kan f.eks. være targetlisten under en kampagne eller det kan være en liste opbygget med ViewBuilder. Vær dog opmærksom på at der skal være -adresser i den liste der flettes fra. -merge uden -adresser er ikke særligt anvendeligt. Som fletteforlæg kan anvendes de samme forlæg der opbygges til brug for enkeltflet 97.

111 Rapporter Afsnit 12

112 100 CRM med ChannelCRM 12 Rapporter Rapporter er en fællesbetegnelse for alle visninger og udskrifter, der ikke er interaktive (særligt meget) og sum kunne være egnede til papir. Vi skriver kunne fordi meget print kan undgås, når det er let at fremkalde de ønskede data (og det er det). Tænk også på at rapporter på skærm i sagens natur er 100% opdaterede. Et salgsmøde, hvor grundlaget er data direkte fra skærmen, er langt mere forpligtende og effektivt end ét hvor man gennemgår lister som IT lavede i sidste uge. Læs mere om Rapporter i vinduer Opbyg en rapport Vis en rapport Rapporter i vinduer De fleste steder i systemet er der en lokal knaprække med mulighed for rapportering. Selve rapporteringen ligger i Print-knappen. Her er dog medtaget Excel-, PDF- og HTMLmulighederne. Ofte vil det nemlig være mere effektivt at gemme visningen i dette format, som så kan viderebearbejdes. Ved klik på Print fremkommer et preview (her fra en lille ToDo-liste). Som det ses medtager rapporten automatisk de data der er valgt i den aktuelle visning. Uanset om der i øvrigt er plads til data på skærmen. Med knapper og menu i preview kan denne rapport modificeres ganske kraftigt. Formater, farver mm.

113 Rapporter 101 Læg specielt mærke til to knapper: Her er der mulighed for at gemme rapporten i de flest kendte formater og eventuelt at sende rapporten via i et af disse formater. Altså i én arbejdsgang at sende rapporten som vedhæftet PDF til en eller flere modtagere. Opbyg en rapport Rapporter kan opbygges frit ud fra de data der ligger i systemet. Se eventuelt også videotræning 380 om emnet. For at opbygge en rapport vælges den venstrenavigator der hedder Rapporter. I denne klikkes på Opret ny rapport. Derved åbnes ViewBuilder. Vinduet ses at indeholde et område med faneblade (til venstre) samt en oversigt over data (til højre). Idéen er at man fra højre vælger de data der skal anvendes i rapporten, mens man til

114 102 CRM med ChannelCRM venstre bestemmer kriterier for hvad der konkret skal med og hvilke datafelter der skal vises. Dette kan gøres grafisk med fanebladet QueryBuilder eller via SQL. Umiddelbart opbygges rapporter udfra data der allerede er strukturerede i views. Klikkes der på knappen Include base tables bliver mulighederne dog flere og der kan nu rapporteres på samtlige tabeller i databasen. Lad os lave en lille rapport over firmaer i Herning. Her er der klikket på datakilden ccrm.companybasic_us. I visningen under QueryBuilder er der klikket på de felter der ønskes vist og i kriteriet City er der skrevet = 'Herning'. Dette er nok information til at kunne vise rapporten. Klik på fanebladet View.

115 Rapporter 103 Her ses den umiddelbare visning af de ønskede data. Nu kan der modificeres. Bl.a. skal kolonnen CompanyId nok ikke vises (men den er god at have med fordi den betyder at den færdige rapport bliver navigérbar). Højreklik på en kolonnetitel og modificér. Nu skal rapporten gemmes. Klik på Save og følg dialogen.

116 104 CRM med ChannelCRM Rapporten skal have et navn, en gruppe (for at kunne vise mange rapporter i en struktur), et ikon samt en Security level. Det sidste betyder at hvis rapporten gøres global (ved at fjerne markeringen fra Personal), så er rapporten kun tilgængelig for brugere, der har et niveau i sikkerhedsmatricen, som ligger over (lavere tal) det angivne. Efter OK ligger rapporten nu i venstrenavigatoren. Altid med friske data.

117 Rapporter 105 Rapport layout Indtil nu har vi set rapporter der er typisk tabelorienterede. Et antal kolonner for de felter der skal vises og et antal rækker der svarer til det kriterium, der er valgt for rapporten. Der er også mulighed for andre visninger. I ViewBuilder kan vælges: Kort (Cards) Pivot Pivotering anvendes alene når der i rapportudtrækket er data der egner sig til sammenlægning og/eller gruppering. Det kan være forecastdata, hvor man ønsker at se data grupperet efter måned og med angivelse af totaler.

118 106 CRM med ChannelCRM Vis en rapport Rapporter vises ved i venstrenavigatoren at skifte til fanen Rapportering. Heri klikkes på den ønskede rapport. Hvis en given rapport ikke kan findes i venstrenavigatoren kan det skyldes to ting: 1. At du ikke har et rettighedsniveau, der tillader at vise netop denne rapport. Eller, 2. At rapporten er slettet. De fleste rapporter vil åbne umiddelbart, men da rapporter kan designes så de behandler store datamængder, kan sådanne rapporter være længere tid om at åbne. Hvis en rapport skal vise mange data om en halv million firmaer, ja så tager det simpelthen tid for serveren at sende disse data til din pc. Når rapporten vises sker det med den formatering, der er valgt i designet. Du kan ændre midlertidigt på dette design. Ændre sortering, filtrering, kolonneorden, bredder, indsætte sumfelter og gruppere. Klik og højreklik dig frem, så ser du hvordan.

119 Rapporter 107 Der er også en lokal knaprække (toolbar) til rapportvisningen. I denne er der mulighed for: Genlæs (Refresh) Eksport til Excel Eksport til PDF Eksport til HTML Print Gendanne kolonnetitler Modificere rapporten Papirbaserede rapporter ChannelCRM indeholder en række standardrapporter, hvor designet er indrettet med print til papir for øje. Dermed er rapporterne ikke helt så dynamiske (de er f.eks. ikke navigérbare via dobbeltklik og de kan heller ikke omgrupperes mv.), men til gengæld er de nemmere at få på papir i et rimeligt udseende. For at generere og vise rapporter vælger du i ChannelCRM hovedmenu Filer Rapporter Rapporter. Derved åbnes rapportviseren:

120 108 CRM med ChannelCRM Rapportviseren består af: En menu, hvor du vælger hvilke rapporter, der skal vises Et areal, hvor rapporterne vises En dialog yderst til højre, hvor der kan vælges parametre for den eller de rapporter, der skal dannes. Klik på parameterfanen og vælg/indtast de værdier der passer behovet:

121 Rapporter 109 Parametrene er delt op i to grupper: Periode Bruger(e) Periode vælges enten som startdato og slutdato (begge dage inklusive) eller der vælges ved at klikke på én af de forud definerede perioder. Brugere vælges ved enten at: Vælge netop én bruger i valgboksen, eller Klikke på Gruppe, hvorved de brugere der er valgt i ChannelCRMs hovedbillede benyttes, eller Klikke på Alle brugere. NB: Kun hvis du har systemrettigheder svarende til Administrator eller Salgsleder, kan du vælge blandt andre brugere end dig selv. Når parametrene er valgt kan du vælge en af de mange rapporter. Nedenfor er rapporten Aktiviteter vist:

122 110 CRM med ChannelCRM Fra dette billede kan rapporten printes direkte eller den kan modificeres lidt med hensyn til skalering og farvevalg inden print. Som det ses ved den røde pil i billedet, er det muligt danne flere rapporter til samtidig visning. Rapporterne vil så blive vist i hver sin fane. Rapporterne kan også gemmes (diskettesymbolet) og senere hentes frem igen (menu Fil Hent printfil). Endeligt kan rapporterne eksporteres til en række formater og eventuelt sendes via samtidigt. Teknik Rapporterne kan endnu ikke modificeres (selvom de automatisk følger sprog). Vi har valgt at lade rapporterne være faste indtil vi over en periode - sammen med kunder - har fundet frem til optimale basisdesign. Hvis vi lod rapporterne være modificérbare fra start ville senere forbedringer fra vores side ikke kunne slå igennem til de rapporter kunder selv har re-designet på "gammel basis".

123 Marketing Afsnit 13

124 112 CRM med ChannelCRM 13 Marketing Enter topic text here. Kampagner Når snakken er om marketing, bliver ordet kampagne ofte benyttet. I dette afsnit skal vi først se på hvad en kampagne egentlig er og hvad der er formålet. Så skal vi se på, hvad en god kampagne er. De fleste med lidt erfaring i salg har nemlig oplevet at selv dyre kampagner med flotte brochurer, kan være spild af tid og penge. I hvert tilfælde i den forstand at de ikke umiddelbart medfører mersalg. Hvad er en kampagne? En kampagne er en række aktiviteter, som man vil gennemføre overfor en gruppe af modtagere. Det kan være den helt simple, at sende et brev (en Direct Mail) til en række personer. Det kan også være mere komplekst: F.eks. først at sende et brev, så ringe dem op, så registrere den umiddelbare respons og baseret på denne gruppere efter dem der skal have mere materiale, dem der skal inviteres til et arrangement og dem, hvor der bare skal bookes et møde med det samme. For hver af disse grupper, kan der så være forskellige næste aktivitetsfølger. Det er værd at huske at en kampagne skal have et formål (ellers kan man ikke afgøre om den har været gavnlig eller ej) og at der skal være et vist fælles præg i de handlinger, der foretages overfor de enkelte personer i målgruppen. Med hensyn til medier for kampagnen så er klassikeren jo Direct Mails. Men husk også at telefon canvas, s, gå hjem møder kan være effektive alternativer. Og endeligt kan en kampagne jo inkludere flere af disse medier. Karakteristika for en effektiv kampagne Der er to grundlæggende former for marketingkampagner: 1. Kampagner hvor målet "blot" er at skabe en plads i målgruppens hjerner, så de senere genkender din virksomhed eller så de forbinder din virksomhed med nogle specifikke kvaliteter. Disse kampagner kaldes også image-kampagner. 2. Kampagner hvor man ønsker at få personerne i målgruppen til aktivt at handle. Handle i form af at købe selvfølgelig, men også i form af enhver anden bevidst aktivitet. Med vores baggrund i direkte salg er det mest kampagner i anden gruppe (handle-kampagner), der har vores fokus. Dels fordi man her kan udnytte de muligheder, der er i ChannelCRM

125 Marketing 113 systemet, men også fordi opgaven for de fleste mindre og mellemstore virksomheder er at påvirke salget ret direkte. Og gerne hurtigt! Der er også den fordel at en handle-kampagne automatisk virker som en image-kampagne i tilgift. Hvis emnerne i målgruppen for en handle-kampagne føler sig professionelt behandlet, vil det jo styrke jeres image som en professionel virksomhed med "styr på tingene". For på forhånd at sikre effektive kampagner følger her en vejledende checkliste: Sørg for at der er et eller flere klare mål for kampagnen. Sørg for at disse mål er målbare. Sørg for at målgruppens personer kan regne ud, hvad der er målet. Følg op! Lad aldrig en person i målgruppen glide ud fordi du glemmer at ringe igen eller fordi du får noget mere vigtigt at lave. Sørg for at der er flere alternative ruter for en person i målgruppen. Hvis han/hun ikke umiddelbart vi sige ja til et møde (men du mener at interessen er der), så skal det være muligt at tilbyde f.eks. et seminar eller noget andet lidt mindre forpligtende. Lav prøveskud først. I stedet for at sende breve ud, med en passus om at man vil kontakte dem. Så send 20 først og check hvad reaktionen er når man så følger op. Vi har prøvet masser af kampagner, hvor opfølgningen har været meget tung - som at sætte ild til kold havregrød - netop fordi budskabet slet ikke var opfattet eller fordi timingen var helt gal. Lad være med at lave generelle kampagner for revisorer i begyndelsen af januar f.eks. Involvér sælgerne I mange virksomheder er det alene marketing, der står for kampagner. De sender Direct Mails ud og de arrangerer seminarer osv. Ind imellem forventer de også at sælgerne følger op på det, der sendes ud. Og så er det at det går galt! Sælgerne har pludselig ikke tid, der er travlt med andre vigtige ting og det er under alle omstændigheder de forkerte kontaktpersoner brevene er sendt til. Hvis du nikker genkendende til dette scenarium, så er du ikke alene. Heller ikke hvis du sidder i marketing og din konklusion er at sælgere er dovne og forkælede. Eller hvis du sidder i salg og mener at marketing er uduelige og at de udøver utidig indblanding i salgsarbejdet. Nåh - det er måske lige sort hvidt nok. Men er der alligevel lidt om snakken i dit firma, så er der en sikker opskrift på at gøre det bedre. Opskriften hedder Involvér Sælgerne. Det går ud på at man meget tidligt i kampagnens design fortæller sælgerne, hvad man har tænkt sig og beder om input. Både til kampagnens budskab, til tidspunktet og til kampagnens målgruppe. Hvis du som marketingmedarbejder husker dette, har det den positive virkning at sælgerne føler et medansvar for at gennemføre kampagnen og at de på forhånd er tømt for argumenter, hvis de senere skulle miste lysten til det opfølgende arbejde. ChannelCRM har specifikke funktioner til at sikre salgsafdelingens involveren i kampagner. Bl.a. Kampagne Review, som gør at sælgerne til enhver tid kan se hvem af deres kunder, der er i målgruppen for en kampagne. De kan endda lægge andre ind og eventuelt fjerne nogle. Læs videre om kampagnens trin 114.

126 114 CRM med ChannelCRM Opbyg en kampagne For at oprette en ny kampagne vælges i hovedmenuen Filer Ny Kampagne. Derved åbnes et vindue med en ny kampagne. Herfra dannes kampagnen i en række trin: 1. Udfyld de basale data for kampagnen 2. Vælg de firmaer / kontaktpersoner der skal være i kampagnens målgruppe 3. Handlinger på målgruppen 4. Opret eventuelt spørgsmål som skal stilles personer i målgruppen eller phoneren Trin 2 (udvælg målgruppe) kan gennemføres et antal gange og på den måde kan målgruppen opbygges af mindre segmenter. Kapagneværktøjet sørger selv for at der ikke optræder dubletter i målgruppen. Målgruppen (listen over de firmaer / kontaktpersoner som kampagnen er rettet mod) gemmes sammen med kampagnen. Så selvom der kan tilføjes emner undervejs i kampagnens liv, så kan man sige at målgruppen er fast. Det betyder at de svar og hændelser der er registreret på målgruppen også bliver bevaret og derfor kan anvendes til statistik og dannelse af andre kampagner (opfølgning). Vi ser nu nærmere på de enkelte trin: Trin 1: Basisdata I dette første faneblad under kampagnen udfyldes de grundlæggende data for kampagnen: Navn, type, forklaring, script og hvor langt kampagnen er nået. I den basale gruppe giver du kampagnen et sigende navn (det skal også benyttes af dine kolleger for at kunne identificere kampagnen), en dato for hvornår kampagnen skal starte og dit navn. Som standard er navnet valgt på forhånd. Til sidst skal der vælges en måltype (TargetKind). Her kan der vælges mellem firma og kontakt. Overvej dette valg nøje: Firma Her vil kampagnens kriterier alene beskæftige sig med data der er knyttede til firmaerne. Og et givent firma kan kun optræde én gang i målgruppen. Kontakt Her kan kampagnens kriterier også inkluderer data knyttede til ansatte i firmaerne. Som sådan kan en kampagne godt inkludere det samme firma mere end én gang (dog med forskellige

127 Marketing 115 kontaktpersoner). Men et firma kan kun komme med i kampagnen, hvis der er mindst én kontaktperson i dine data. Selvom du vælger kontaktype = Firma, kan der senere i kampagnens live (f.eks. når phonere taler med emnerne) vælges at sætte kontaktperson på de enkelte emner i målgruppen. Det er f.eks. meget vanligt at starte en kampagne som kontaktype = Firma, lade phonere ringe igennem og finde navne på kontaktpersoner og så efterfølgende sende materiale stilet til disse kontaktpersoner. I gruppen Type og Pool vælges Type = Standard. Senere vil vi vise hvad de forskellige Pool-typer kan anvendes til. I gruppen Status checkes af som følger: Aktiv = Checket når kampagnen skal kunne ses i TeleCenter og phonerne dermed skal kunne arbejde med emnerne. Personlig = Endnu ikke anvendt (skal benyttes til at lade sælgere have en personlig kampagne og dermed kunne lave statistik over deres opsøgende telefonarbejde) Udført = Kampagnen er afsluttet (der kan ikke trækkes ny emner fra TeleCenter) Til sidst kan felterne Tekst og Script udfyldes.

128 116 CRM med ChannelCRM Involver sælgerne Jeg giver ikke fem potter for kampagner! Det er altid de forkerte de bliver sendt til og jeg gider ikke gøre arbejde som marketing burde lave. siger Ole Suhr. Ole er af natur lidt doven og det kan da også være træls at skulle ringe til hundreder af kundeemner, hvis man er vant til at kunne vente på at de kommer dumpende. Hvis Ole involveres i at udvælge og godkende de personer, der skal modtage kampagnen og som han får til opgave at følge op på så er han tømt for modargumenter fra start. Og ender måske endda med at blive positiv. Bente Flid er heller ikke så glad for kampagner. Hun har en naturlig modvilje mod at ringe til nye emner (Kanvas). Til gengæld véd hun at det er nødvendigt for at opnå salgsmålene og så er der da den fordel ved en kampagne at man bliver tvunget til at ringe. Det er også fint, at det kan gøres så struktureret: Hvis et emne har for travlt med andet til at tænke på vores løsning nu, så aftaler vi bare at jeg ringer om 2 måneder. Systemet sikrer at jeg husker det og at jeg kan tage tråden op fra sidste samtale. Og kunden han bliver positivt overrasket over, at jeg har styr på det. Trin 2: Kriterier Nu gælder det at fremfinde emner der skal indgå i kampagnen. Til dette formål kan anvendes en enkel - peg og klik - metode eller en mere avanceret metode. I den sidste kan der spørges dybere i data. Helt ud i krogene som f.eks. "Lad mig finde firmaer, hvor der har været to år med en egenkapitalforrentning på mere en 10% efterfulgt af et år med tab". Vi ser her på det simple kriterium. Kriteriet kan inkludere information om: Antal ansatte: Værdier kan indtastes som interval. Hvis der står 0 i begge felter indgår værdierne ikke i kriteriet. NB: Mange firmaer er registrerede med Antal ansatte = Uoplyst. For at få disse firmaer med i målgruppen kan kriterier på antal ansatte altså ikke anvendes. Omsætning: Kan igen indtastes som interval. Samme NB som ovenfor. Postnummer: Angives som interval. Intervalværdierne vurderes alfanumerisk. Det betyder at "74" vil være højere end "3460". Sørg derfor for at start- og slutværdi angives på samme form. Titel indeholder: Her kan der indtastes tekst som skal indgå i jobtitel på emnerne. "alg" vil derfor inkludere personer med "Salg", "Salgschef" og "Salgstræner" som titel.

129 Marketing 117 NACE koder (branchekoder): Her kan der markeres et antal branchekoder som skal indgå i kriteriet. Får at gøre det lettere at vælge blandt de mange koder kan der søges i den øverste linje. Firma info / Kontakt info: Her kan der klikkes på en eller flere info tags som skal være knyttede til emnerne. Ekskludér hvis i andre aktive kampagner: Hvis dette felt afkrydses vil emner der er i andre kampagner (som ikke er afsluttede) ikke kunne indgå i kriteriets resultat. Herunder er der viste et eksempel på et kriterium, der skal ramme firmaer der endnu ikke er tildelt en relation (kunde, konkurrent,...) og hvor ordet "frugt" indgår i firmaernes branchekode.

130 118 CRM med ChannelCRM Klik på eksekver for at se resultatet der svarer til kriteriet. Her ses at der er 39 emner der passer med kriteriet. (De er endnu ikke inddraget i kampagnens målgruppe. Der er bare tale om en midlertidig liste, der viser, hvad der svarer til kriteriet.) Hvis listen synes at indeholde de rigtige emner, skal de over i målgruppen. De kan ske ved at

131 Marketing 119 klikke på knappen " Adder alle" i den øverste knaprække. Det kan også ske ved at markere et antal rækker med musen og højreklikke i det markerede område. Herved nås muligheden alene at tilføje de valgte emner. Læg mærke til at der også er muligheden at fjerne emner. Dette kan være særdeles effektivt hvis man f.eks. har behov for et kriterium som "Giv mig alle cykelsmede med mere end 3 ansatte og mere end 1 million i omsætning og hvor de ikke er i postnummer 3460". Her laver man i stedet et kriterium først, som rammer alle cykelsmede med mere end 3 ansatte og mere end en million i omsætning. Disse tilføjes målgruppen. Dernæst laver man et kriterium som rammer alle firmaer i postnummer 3460 (uanset branche og størrelse). Disse fratrækkes så målgruppen. At tilføje/fjerne emner er en iterativ proces. Der kan tilføjes mange gange. Systemet vil selv sørge for at der ikke optræde dubletter i målgruppen. (Hvis et firma/kontakt er i målgruppen i forvejen vil det simpelthen ikke blive tilført på ny). Trin 3: Målgruppelisten Efter dette har vi nu en målgruppe. Denne kan betragtes ved at klikke på fanebladet Målgruppe.

132 120 CRM med ChannelCRM Som det ses er der ganske mange kolonner med i denne liste. Det er for at kunne vurdere og følge op på målgruppen. Nogle af kolonnerne benyttes også når der skal tildeles telefonkald til phonere (hvis det er en telekampagne). Listen indeholder dog ikke alle data. Derfor er der tale om en dynamisk liste hvor data vil blive hentet efter behov. Når der f.eks. flettes med Word vil der være langt flere kolonner til rådighed. (Når vi ikke blot lader listen inkludere alt er det fordi der ikke findes en computer (med Windows), der er stor nok til f.eks. at håndtere en liste over emner hvor der for hvert emne er vist 200 kolonner med data.) Handlinger på målgruppen På emnerne i målgruppen kan der udføres handlinger som brevfletning, -fletning, oprette aktiviteter, tilknytte phonere, mv. Dette sker altid på de markerede emner i målgruppen. Hvis det skal ske for alle kan alle markeres ved at taste Ctrl-A på tastaturet. Alternativt kan museklik i kombination med Ctrl og Shift anvendes. Når de skal vælges handling sker det ved enten at klikke på Handling i øverste knaprække eller ved at højre-klikke musen i det markerede område. I begge tilfælde fremkommer en kontekstmenu som vist nedenfor.

133 Marketing Valgene her er: Tilknyt handlingsansvarlige Her handler det om at sætte navne på hvem der skal udføre de næste handlinger mod emnerne. Typisk handler det om at fordele emnerne blandt en række phonere. Fordelingen kan ske ved udpegning eller efter regler. 122 Opret kald med tilknytning For de emner hvor der allerede er tilknyttet en handlingsansvarlig, til handlingsansvarlige 125 kan der på forhånd oprettet aktiviteter (Canvas Kald) som så vil ligge klar i phonernes TeleCenter. (Alternativt kan man lade TeleCenter oprette kaldene efterhånden som phoneren gennemfører kald.) Tilføj infotag til markerede firmaer Her kan der udpeges og tilføjes en info tag for hvert firma. 126 Tilføj infostruktur til markerede kontakter Word brevfletning Her kan der udpeges og tilføjes en info tag for hver kontakt. 126 Outlook -fletning Med Word brevfletning åbnes et Word dokument i flettemodus. Herfra kan alle relevante felter fra målgruppens emner nås og derved kan der flettes komplette salgsbreve, labels og lister Med Outlook fletning åbnes en dialog hvor der kan vælges en template for ene og hvori alle relevante felter fra målgruppens emner kan indflettes. Dialogen kan også sende e- 121

134 122 CRM med ChannelCRM mailene. Opret Direct Mail aktivitet Såfremt der udsendes materiale til målgruppens emner kan det til markerede emner 132 være gavnligt at oprette dette som en aktivitet under alle modtagerne. Det betyder bl.a. at sælgerne kan se at materialet er sendt. (Og hvilket materiale) Fjern emner fra målgruppe Med dette vælg kan emner fjernes fra målgruppen. Dog kan emner, hvorpå der allerede er udført arbejde i TeleCenter, ikke fjernes. Markér alt Svarer til Ctrl-A Fjern alle markeringer Fjerne markeringerne (men ikke emnerne). 4. Spørgsmål i kampagne Læs videre her 132. Funktioner i kampagner Tilknyt handlingsansvarlige 122 Opret kald med tilknytning til handlingsansvarlige 125 Tilføj info tag til markerede firmaer 126 Tilføj info tag til markerede kontakter Word brevfletning Outlook -fletning 130 Opret Direct Mail aktivitet til markerede emner 132 Tilknyt handlingsansvarlige Hvis emnerne i en kampagne (målgruppen) skal bearbejdes af sælgere (phonere), så kan det være gavnligt at tildele emnerne til sælgerne styret i stedet for tilfældigt. Det kan være fordi der ligger regler om kundeansvar, regler om territorier eller måske bare for at sikre at "alle får lige meget". Vær dog opmærksom på at du også kan lade være med at styre noget som helst. Derved vil den sælger, der er mest energisk, få flest emner fra kampagnen. Det er ikke nødvendigvis en onde. For at tildele handlingsansvar markeres en del af kampagnens målgruppe og der vælges i højrekliksmenuen:

135 Marketing Herved åbnes en dialog med en række muligheder: Fjern alle tildelinger Dette kan være nødvendigt da de næste muligheder alene berører de emner, hvor der endnu ikke er tildelt ansvarlig. Når det er lavet på denne måde er det fordi det f.eks. skal være muligt først at tildele emner udfra kundeanvarlig og dernæst - for de emner der ikke har fået en phoner ad den vej - tildele resten til f.eks. en enkelt bruger. Tildel til en enkelt bruger Herved vil alle markerede - og endnu ikke tildelte - blive tildelt den valgte bruger. 123

136 124 CRM med ChannelCRM Fordel til flere brugere Herved vil alle markerede - og endnu ikke tildelte - blive fordelt ligeligt mellem de valgte brugere. Tildel til de firmaansvarlige For de firmaer, hvor der er en tildelt ejer (kundeejerskab) vil denne ejer bliver tildelt. Tildel til de kontaktansvarlige For de kontakter, hvor der er en tildelt ejer (kundeejerskab på kontaktniveau) vil denne ejer blive tildelt. Skift tildeling fra bruger til bruger Her vil tildelingen blive overført fra bruger til bruger. Særligt anvendeligt hvis en bruger fratræder eller bliver syg. I eksemplet nedenfor vælges at fordele mellem Bente Flid og Helle Tværs. Dernæst klikkes på Udfør.

137 Marketing 125 Opret Canvas kald Med denne funktion kan der oprettes Canvas kald for alle de markerede emner for så vidt, at der er tilknyttet en handlingsansvarlig. Funktionen åbner en dialog, hvori der skal vælges en dato for kaldene. At oprette kaldene på forhånd som her beskrevet betyder at kaldene vil fremgå i phonerens TeleCenter som en liste. Der er både fordele og ulemper ved dette: Fordele Phoneren kan se hvad der er i vente og måske prioritere sin tid bedst muligt. Phoneren kan blive motiveret af de spændende emner. Ulemper Phoneren kan muligvis finde på at "fiske" i listen. Altså at tage de emner, der umiddelbart ser bedst ud først. Dette bevirker ofte at der opstår en restgruppe, som der aldrig bliver ringet til. Hvis phoneren mister energi, vil der være en række emner der ligger og venter for længe på at blive opkaldt. Phoneren går glip af den motivation og spænding der kan være ved "at få en ny fra kassen".

138 126 CRM med ChannelCRM Tilføj info tags Med denne funktion kan der tilknyttes info tags til enten firmaer eller kontakter. Den konkrete info tag vælges fra pluklisten som vist nedenfor. Word brevfletning Se også video

139 Marketing 127 Med denne funktion kan der brevflettes med Word. Først vælges om der allerede er oprettet et flettedokument (det kunne være fra sidste fletning) eller om der skal oprettes et ny. Her vælges Nyt. Dernæst åbner Word med funktionen brevfletning klar.

140 128 CRM med ChannelCRM For at indsætte flettefelter klikkes på knappen Indsæt flettefelt i Word. I listen kan der nu vælges mellem samtlige relevante flettefelter fra målgruppen:

141 Marketing 129

142 130 CRM med ChannelCRM Outlook mailfletning NB: Der er ganske stram lovgivning med hensyn til, hvornår det er tilladt at sende s i kampagneform. ChannelCRM kan udføre operationen, men det er dig som bruger, der bærer ansvaret for at s kun sendes i situationer, hvor det er i overensstemmelse med gældende lov. Med ChannelCRM kan der udføres -kampagner. Det vil sige at du kan definere en skabelon og så lade systemet: 1. Indsætte personificerede værdier i ene. F.eks. navn og adresse. 2. Sende ene "one-by-one" via Outlook. Funktionen mailfletning kan således benyttes til nyhedsbreve, prislister, kataloger og så videre. For at starte -flet skal følgende være gældende: 1. Alle modtagere skal have en gyldig -adresse. Hvis der er flere -adresser på en modtager vil de blive anvendt prioriteret. BusinessMail, PersonalMail og sidst CompanyMail. 2. Der skal være oprettet en -skabelon. I målgruppelisten vælges et antal emner der skal have tilsendt en . Dernæst højreklikkes i det valgte område og i menuen vælges Outlook -fletning. Herefter åbnes en dialog for selve udsendelsen.

143 Marketing 131 Fra oven ses: Statistik Angiver hvor mange der skal sendes til. Indstillinger Som standard vil emnets BusinessMail blive benyttet. Som alternativer kan det tillades at sende til Personlig mail-adresse eller Firmaets mail-adresse. Forlæg Her vælges en Outlook *.msg fil som forlæg for en. Denne fil kan dannes ved at oprette en ny Outlook og gemme den som Outlook meddelelsesformat *.msg. Den kan også oprettes ved at klikke på knappen Opret. Emnelinie for kan udfyldes med tekst der vil blive anvendt for alle de sendte s. Så kommer Handlinger: Test Benyt denne knap til at teste om -fletningen sker korrekt. Funktionen er at der dannes en med alle fletteinformationer fra den første modtager i emnelisten, men en sendes til din egen -adresse (som den er angivet under brugerindstillinger). Benyt altid denne testmulighed før der sendes til eksterne modtagere. Send Her startes selve afsendelsen. Fremdriften kan følges i listen nederst. Luk Afslutter dialogen. Luk først når udsendelsen er afsluttet.

144 132 CRM med ChannelCRM Opret aktiviteter Med denne funktion kan der oprettes aktiviteter af typen Direct Mail for alle de markerede emner i målgruppen. Aktiviteten vil fremgå med valgt dato og der vil i aktivitetens dokumenter være adgang til det eller de dokumenter der er tilknyttet kampagnen. Definér spørgsmål Hvis kampagnen er en telekampagne (hvor medarbejdere - phonere - ringer til emnerne), så er det ofte relevant at indsamle svar på nogle spørgsmål: Er emnet interesseret? Har de behovet? Hvor mange xyz har de? Og så videre. Disse spørgsmål kan kobles til kampagnen på en måde så phonerne får let ved at udfylde med svarene og på en måde så der bagefter kan laves statistik over svarene. For at definere spørgsmålene vælges fanebladet Spørgsmål i kampagnen.

145 Marketing Her kan der indtastes så mange spørgsmål som det er ønsket. For hvert spørgsmål (én linje i skemaet) kan der angives følgende information: Indeks Her kan angives et tal, der bestemmer placeringen af spørgsmålet i det skema som phoneren ser. Mindste tal er øverst. Overskri Selve spørgsmålet i kort udgave. F.eks. "Antal medarbejdere?" ft Beskrivel Spørgsmålet i længere udgave. F.eks. "Antal medarbejdere se konverteret til fuldtidsstillinger". Vises for phoneren som fly-over hjælp ved spørgsmålet. Værdityp Vælg blandt: e Yes/No - Bliver til et afkrydsningsfelt med check svarende til Ja Integer - Heltalsfelt. F.eks. "1", "7" eller "54567", men ikke "45,2" Number - Decimaltal. F.eks. "45,2" DateTime - Dato. Vil for phonere fremtræde som et kalendervalg Text - Her kan der skrives lang tekst Pick - Valg fra plukliste plukliste Her skrives de værdier der skal kunne vælges mellem såfremt værditypen er Pick. Værdierne adskilles af semikolon. F.eks. Mandag;Tirsdag;Onsdag For at tilføje en aktion klikkes på knappen øverst Tilføj. For den enkelte phoner vil spørgeskemaet fremtræde i TeleCenter som vist her: 133

146 134 CRM med ChannelCRM Spørgsmål kan også fjerne (eller ændres), men her er det værd at passe på: Hvis kampagnen allerede er i gang og der er indsamlet data med én version af spørgeskemaet, så bør man ikke ændre på eksisterende spørgsmål eller fjerne dem. Gør man det alligevel vil det fjerne den korrekte betydning af de svar, der allerede er indsamlede. Kampagnestatistik og resultater Enter topic text here. Info tags Info tags er en særdeles effektiv måde hvorpå man kan registrere data. Populært sagt er det en slags stempler, som man kan sætte på firmaer, kontakter eller projekter. I og med det er stempler slipper brugerne for at skrive og man slipper også for stavefejl og andre unoder. Tilsammen betyder det at det bliver særligt nemt at finde data igen. En forespørgsel som "vis mig lige alle dem der skal have julekort" kan klares med 2-3 museklik. For at lette brugernes arbejde gælder det om at opbygge gode pluklister for info tags. Disse lister er hierarkisk opbyggede, så man kan samle ensartede informationer i grupper. På den måde kan det i praksis bruges selvom der er flere hundrede kombinationer. Der opbygges pluklister separat for Firma, Kontakt, Projekt of aktivitet. Det er jo ikke det samme der er relevant at registrere. Et firma kan f.eks. være dækket via forhandler, mens en kontakt kan modtage et nyhedsbrev. Sjældent omvendt. pluklisterne opbygges ved at væge mellem Firma, Kontakt og Projekt og så deri klikke på knapperne Add Info Item (som vil tilføje en tekst helt på rod-niveau) eller Add Info Child (som vil tilføje et tekst under den linie, der aktuelt er markeret). Her er vist et par relevante eksempler for Kontakt hhv. Firma.

147 Marketing 135 At ændre på eksisterende pluklister betyder ikke noget for de data der allerede er registrerede. At f.eks. fjerne Interesser.Fodbold betyder blot at der fremover ikke kan registreres med denne interesse.

148

149 Outlook Afsnit 14

150 138 CRM med ChannelCRM 14 Outlook Synkronisering med Outlook Outlook Synkronisering skaber sammenhæng til Outlook fra Microsoft. Synkroniseringen kan valgfrit ske på 3 områder Aktiviteter 3. Kontakter Ad. 1 s som er sendt og modtaget i Outlook scannes således, og journaliseres under den rigtige person, i det rigtige firma. Forudsætningen for at mails kan synkroniseres, er at mailadressen er anført under de respektive kontakter i ChannelCRM. Mails i Outlook med adresser der ikke er kendt i ChannelCRM, springes blot over i synkroniseringen. Synkroniseringen sker ved en kopiering af selve mailen. Den originale mail findes stadig i Outlook og kan slettes eller arkiveres, på anden vis. Vi viser senere, hvorledes der i Outlook kan skabes overblik, over hvilke mails der er synkroniseret Ad. 2 Aktiviteter ex. møder, synkroniseres fra ChannelCRM til Outlook. Et møde skabt på et firma kan således også ses i Outlook. Andre personer i virksomheden, (der ikke bruger ChannelCRM) kan på denne måde se hvilke møder som ex. salgsafdelingen har aftalt i ChannelCRM. Endvidere synkroniserer Outlook med de fleste mobiltelefoner eller andre håndholdte computere (PDA er). Således vil møder skabt i ChannelCRM slå igennem både til Outlook og helt ud på mobiltelefonen. Firmaadresser, notefelter m.m. er naturligvis med. Skabes der aktiviteter i Outlook eller på PDA er, tager ChannelCRM udgangspunkt i at det er personlige aftaler. De synkroniseres, men optræder som personlige. Det kunne naturligvis hænde at aftalen var af forretningsmæssig karakter. Man kunne ex. stå ude hos en Kunde, uden adgang til sin ChannelCRM eller Outlook. Da PDA en er ajour fra sidste synkronisering, kan mødet jo sagtens bookes. Når PDA en så forbindes til Outlook næste gang, vil den nye aftale synkroniseres til Outlook og dernæst til ChannelCRM. Aftalen vil dog optræde som personlig (den er jo skabt uden for CRM systemet), men man skal blot ind og knytte aktiviteten til det rigtige firma og kontakt, så er den en CRM aktivitet, på lige fod med alle andre.

151 Outlook Ad. 3 Kontakter synkroniseres fra ChannelCRM over i Outlook kontakter. Og dermed videre til en evt. PDA. Man har således sine kontakter med sig overalt. Ved opsætning af synkronisering trykkes på ovenstående ikon i hovedvinduet. 139

152 140 CRM med ChannelCRM Under filer, kan der vælges logfil (vedr. forløbet af synkroniseringen) samt arkivering af denne. Synkroniseringen kan ske manuelt eller automatisk. Vælges der automatisk synkronisering sker dette i baggrunden, medens der arbejdes videre i systemet. Det kan dog i visse situationer, være uhensigtsmæssigt at det sker automatisk. Der kan eksempelvis være fortrolige mails eller lignende. I så tilfælde vælges manuel synkronisering, eller der udpeges en speciel folder i Outlook, hvor mails til synkronisering lægges.

153 Outlook 141 Scan kører synkronisering manuelt. Normalt scannes mails kun en gang. Mails der er scannet markeres med 0 eller 1. Mails hvor adressen er kendt markeres med 1. Andre med 0. Således scannes kun nye mails hver gang. Dybdescan scanner alle mails en gang til. (Bruges i tilfælde hvor mailadresser ikke har været oprettet korrekt, og ny scanning derfor er påkrævet.)

154 142 CRM med ChannelCRM Indstillinger fremkalder destinationsfoldere i Outlook. Ved tryk Hent Outlook standardfoldere, vælges automatisk de mest sandsynlige foldere i Outlook. Inbakke, Sendt Post, Kalender samt Kontakter. Trykkes her, kan foldere i Outlook vælges manuelt. Mere end 1 folder kan vælges i indbakken. Sync til aktiviteter skaber automatisk en aktivitet på kontakten, så tidspunktet for modtagne mails kan følges. Autosync styrer hvor ofte der skal auto-synces og om autosync skal startes automatisk, når ChannelCRM startes. Hvordan ser jeg I Outlook, hvilke mails der er synkroniseret? I Outlook skriver ChannelCRM 0- eller 1-taller i en brugerdefineret kolonne. Denne kolonne kan vises i indbakken og sendt bakken. Højreklik på kolonneoverskriften vælg brugertilpasset visning.

155 Outlook Vælg felter 143

156 144 CRM med ChannelCRM Vælg hyppigt anvendte felter, og herefter brugerdefinerede felter. Vælg nyt felt, skriv CCRMID (store bogstaver) Type Tal Denne vejledning er til Outlook I Outlook 2007 skal der ikke skabes et nyt felt. Her skal der blot vælges visning af CCRMID kolonnen.

157 Outlook 145 Mailjournalisering til projekter Hvis der i en s emnefelt (subject) eller tekst (bodytext) er specielt formatterede felter, der udpeger projekter i CRM, kan disse s under synkronisering med Outlook blive linket til projekterne. Dette gælder såvel modtagne som afsendte s. Mekanismen er at du indsætter nogle flettekoder i det forlæg du benytter ved generering af s. Felterne kan indlægges i emnefeltet og i hovedteksten. Bedst er det normalt at indlægge feltet begge steder. Derved minimeres risikoen for at modtageren fjerner informationen inden de f.eks. svarer på en fra dig. De to mulige flettefelter er: <<Project.TagId>> (Flettefeltet bliver her baseret på den interne projektnøgle, som altid er til stede) <<Project.TagKey>> (Flettefeltet bliver her baseret på projektnummeret, hvor det er dit ansvar - via opsætning af CRM - at sikre at der altid dannes projektnumre for ny projekter) Der benyttes enten TagId eller TagKey. Det er vigtigt at du ud over flettefelterne også opsætter en global parameter (ChannelCRM Administration Systemopsætning Globale indstillinger) ved navn ProjectTagPrefix. Værdien for denne sætter du til en forkortelse der med rimelig sikkerhed ikke vil blive benyttet af andre. Hvis dit firma hedder Andersens Maskinfabrik, kan du vælge AMask - bare som eksempel. Formålet med ProjectTagPrefix er at sikre mod den situation at du kommunikerer med et andet firma, der også benytter ChannelCRM projektjournalisering, og i derved kommer til at journalisere mails forkert fordi jeres projektnumre er forskellige. Hvis et projekt har den interne nøgle (ProjectId) = 4711 og projektnummer (ProjectKey) = P så vil de to flettefelter - efter flet - komme til at se ud som følger: #[AMask4711]# og #(AMaskP )# Outlook ændringer For at ChannelCRM kan holde styr på hvilke emner ( , aftaler, kontakter) i Outlook der svarer til s, aktiviteter og kontakter i ChannelCRM, benyttes en funktion i Outlook der kaldes UserProperties. Når s bliver scannet af ChannelCRM bliver de tilknyttet en UserProperty med værdien CCRMID = 1 i de tilfælde, hvor der er match til en kontakt i ChannelCRM og en derfor er kopieret ind i systemet. I de tilfælde hvor der ikke er match tilknyttes værdien CCRMID = 0. Dette

158 146 CRM med ChannelCRM sidste for ikke at spilde tid ved næste sync. Aftaler Aftaler i Outlook håndteres ved at få tilknyttet CCRMID med en værdi der svarer til den interne nøgle for aktiviteten i ChannelCRM. Denne værdi er et heltal, hvor den første aktivitet har værdien 1 og derfra stigende. De interne nøgler genbruges aldrig. Kontakter Kontakter i Outlook er tilknyttet en CCRMID værdi svarende til den interne nøgle for kontakten i ChannelCRM databasen. Disse CCRMID'er håndteres normalt helt uden brugerens indblanding. Hvis du alligevel - af en eller anden grund - ønsker at kunne se dem i Outlook kan det ske ved at tilføje feltet CCRMID til visningen i Outlooks lister. Feltet vil normalt være til stede allerede, hvis bare der er synkroniseret én gang forinden. Specielt for Outlook2003 Af årsager som vi ikke har en passende forklaring på kan der i tilfældet Outlook2003 optræde situationer, hvor UserProperty CCRMID ikke bliver tilføjet folderne pr automatik. I disse tilfælde er det en løsning at tilføje felterne manuelt i alle de foldere i Outlook, hvor der skal synkroniseres. Det gælder indbakke(r), sendt bakke, kalender og kontakter. Folderne åbnes nemmest ved i Outlook at vælge Foldere i navigatoren yderst til venstre. Når en folder er åbnet følges vejledningen nedenfor. Højreklik på kolonneoverskriften vælg brugertilpasset visning. Vælg felter

159 Outlook Vælg brugerdefinerede felter. 147

160 148 CRM med ChannelCRM Vælg nyt felt, Skriv CCRMID (store bogstaver) Type Tal. Klik OK.

161 Salgsledelse Afsnit 15

162 150 CRM med ChannelCRM 15 Salgsledelse I gruppen salgsledelse har vi samlet en række af de funktioner der normalt udføres af en salgschef eller direktør. Om funktionerne gælder at de ofte behandler de samme data som den enkelte sælger kan se for sig selv. Salgslederen kan dog se data på tværs af organisationen og på den måde få overblik. Et godt eksempel herpå er forecastet. Den enkelte sælger har i aktivitetscentret Mit forecast (My forecast). Salgslederen kan se de samme data - og i mange sammenstillinger - i Forecast analyse (Forecast analysis) under Salgsledelse. Om salgsledelse Hvis du via Administration er tilknyttet en grupper med adgang til Salgsledelsesfunktioner, vil du i venstrenavigatoren finde en gruppe med navn Salgsledelse. I denne gruppe er der samlet en række funktioner, der kan være nyttige i forbindelse med at udfylde jobbet som salgschef. Hvad er salgsledelse? Det siges at det at være sælger er det bedste job i verden. Hvis det er rigtigt så er jobbet som salgschef det næstbedste! At være salgsleder kan være et af de mest spændende og udfordrende jobs. Her er der mulighed for at udfolde næsten ethvert talent fordi jobbet kræver såvel mange faglige kompetencer som psykologisk indsigt. Og det i en balance, der oftest bliver tydelig, når den mangler. Det er også et spændende job fordi der er så kontant afregning. Gør man det godt bliver det meget tydeligt (og alle er glade). Gør man det dårligt bliver det endnu mere tydeligt. Vi har en del personlige (også smertefulde) erfaringer med salgsledelse, men i denne bogs sammenhæng vil vi fokusere mere på de værktøjer, der ligger i ChannelCRM og så overlade det til de mange kursusudbydere at tilbyde træning i salgsledelse. Værktøjer til salgslederen I ChannelCRM har du som salgsleder mulighed for at se det samme som den individuelle sælger. Det betyder at du til enhver tid kan gå ind i de konkrete salgsforløb og sikre dig at tingene går som de skal. Denne mulighed for at se andres data er ofte masket noget af for sælgerne (så de ikke fokuserer mere end nødvendigt på andre forløb end deres egne), men for dig som salgsleder er alt åbent. Hvis du er spillende træner og har dine egne kunder i tillæg til dit ledelsesorienterede job, så vil du altså kunne bruge systemet på samme måde som dine sælgere når du behandler dine egne salgsforløb. Du vil bare også kunne se de andres salgsforløb og sammenstillinger heraf.

163 Salgsledelse 151 I tillæg til dette er der en række specielle værktøjer med fokus på salgsledelse. Værktøjer hvor forecast, territorier og indsats er sammenstillet på en måde, der gør det overskueligt, hvor du bedst lægger din ledelsesindsats. Om videndeling En af de store fordele ved CRM er at man ved brugen får en effektiv metode til at dele viden i din virksomhed. Selv om det ene salg i princippet altid er forskelligt fra alle andre salg, så er der dog også mange lighedspunkter. Det kan være effektive salgsbreve, gode skabeloner for hvordan et salgsprojekt forløber, idéer til hvilke salgsargumenter der virker og mange andre ting. På mange måder kan det siges, at anvendt CRM gør det muligt for din virksomhed at fungere som én organisme med det bedste fra alle medarbejderes erfaring. Det forudsætter dog at du og dine kolleger er indstillede på at dele ud af jeres viden. Lad os først tage nogle eksempler på fordele ved at have al den samlede viden tilgængelig for alle: Uanset hvem fra din virksomhed der kontaktes af en kunde, kan sagen straks håndteres. Tidligere kundesager/salg kan genoptages/videreføres selv om den sælger, der startede sagen, er rejst. Mindre erfarne sælgere kan drage nytte af mere erfarne sælgeres arbejde. Der kan laves statistik på arbejdet, så hver enkelt medarbejder let kan opdage områder, der kan forbedres. Hvis man alene ser på fordelene, så er der vel ingen tvivl om at al viden skal være tilgængelig for alle. Men der kan også være ulemper: En sælger med lav moral kan fiske efter emner hos sin mere energiske kollega. En sælger kan samle ammunition til brug for senere diskussion om territorier mv. Sælgere kan bruge tid på at undersøge om alt er retfærdigt fordelt i stedet for at bruge tid på at udnytte egne muligheder bedst muligt. Den enkelte sælger kan måske også se en anden ulempe (selvom den oftest er uudtalt): Det bliver synligt hvor energisk og effektiv man er i sit arbejde. På grund af disse ulemper, vil man til tider møde nogen modstand mod den helt totale videndeling. Modstanden kan endda ses fra begge yderpunkter af sælgere: De mest dovne vil gerne blive ved med at skjule den manglende indsats. De mest succesfulde vil gerne bevare hemmeligheden om deres succes og på den måde sikre sin uundværlighed.

164 152 CRM med ChannelCRM I og med der normalt ikke er tvivl om at videndeling kommer din virksomhed til gode, så gælder det om at håndtere en eventuel modstand mod videndeling. Bare sørg for at håndtere den individuelt, således at du ikke bruger samme metode overfor den dovne som overfor den succesfulde. For det meste virker det at sikre oplysning om og gennemskuelighed i hvad CRM skal benyttes til. Hvem der kan se hvad. Hvilke fordele i regner med at høste. Og så hjælper det at belønne vilje til videndeling. Giv den succesfulde mulighed for at være med som mentor på projekter, hvor andre kolleger måske ikke er så erfarne. Modvilje der bunder i at skjule dovenskab eller i at sikre sine egne informationer om kunderne mod at virksomheden ser dem, skal simpelthen håndteres ledelsesmæssigt. De tanker der ligger bag disse former for modvilje er under alle omstændigheder skadelige for din virksomhed. Indførsel af CRM gør det bare umiddelbart synligt. Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau er et hjælpemiddel til salgslederen, der gerne vil sikre at kundepotentialet udnyttes effektivt. Dette sker ved at åbne en liste efter følgende princip: For alle virksomheder, hvor der er en medarbejder tilknyttet som ansvarlig, vis da en liste hvor der medtages antallet af kontaktskabende aktiviteter siden en given dato. Drøj sætning, men essensen er at listen viser hvor aktivt de fordelte kundeemner kontaktes. I eksemplet nedenfor er angivet datoen Listen viser derfor alle virksomheder, der har en medarbejder tilknyttet samt det antal aktiviteter der har været (telefoni, møder og afsluttet) siden denne dato.

165 Salgsledelse 153 Hvis der er behov for at kigge nærmere på de aktiviteter, der ligger bag tallet kan der klikkes på plus-knappen ved firmanavnet. Derved åbnes en lokal liste over alle de aktiviteter, der er forekommet med Harlequin. Dette kan godt være flere end 2. F.eks. kan der være aktiviteter fra før den angivne dato, der kan være kampagneudsendelser og der kan være aktiviteter, der endnu ikke er markeret udførte. Forecast analyse Forecast analyse er salgslederens vej til overblik over det totale forecast og salg. Vinduet består at to halvdele: Øverst: En pivot-tabel med alle data om ordrer og ordrelinier, hvad enten disse er under forberedelse, forecastet, i tilbud, solgte eller tabt. Denne tabel kan pivoteres, sorteres,

166 154 CRM med ChannelCRM selekteres, summeres mm. Efter alle principper og ønsker. Nederst: En graf der viser de markerede data fra pivot-tabellen. Grafen kan vises efter mere end 20 grafiske principper og der kan zoomes, vrides og farvelægges efter ønske. I eksemplet er vist en Doughnut tredimensionalt, men der er også mere umiddelbart brugbare fremstillinger. Søjlediagrammer f.eks.

167 Tilpasning Afsnit 16

168 156 CRM med ChannelCRM 16 Tilpasning I det daglige vil du måske opdage at du lægger vægt på lidt andre ting end dine kolleger. Det kan være at du tænker på projekter som sagsnumre, eller at du aldrig bruger kontaktpersoners titler. Det kan også være hele områder som ikke interesserer dig eller gavner dit arbejde. Derfor kan ChannelCRM indenfor vide rammer tilrettes til netop dine behov. Denne form for tilretning spænder over områder som kolonnebredder, sortering, viste felter i tabeller, farvevalg og temaer i brugerinterface til komplet redesign af skærmbilleder. Nogle af disse funktioner kan din virksomhed vælge at styre centralt. Og i så fald er der måske nogle af tilpasningsmulighederne er der ikke er tilgængelige for dig som bruger. Sprogvalg Brugergrænsefladen i ChannelCRM kan vises på engelsk, dansk og tysk. Som standard vil programmet første gang starte op med det sprog der er standard på din PC - men du kan ændre det: Vælg i menuen Redigér Indstillinger I dialogen vælger du faneblad Sprog og herunder klikker du på Ændr sprog. Derved bliver det muligt at vælge blandt de tilgængelige sprog.

169 Tilpasning 157 Klik OK og når ChannelCRM startes igen vil det blive med det ny sprog. Der er ikke noget problem i at brugerne vælger forskellige sprog. Har i medarbejdere med der foretrækker deres eget sprog skal i dog nok finde nogle retningslinier for sprog i de felter hvor der kan skrives fri tekst. Tilpasning af tabeller Stort set alle tabelvisninger i ChannelCRM kan tilpasses. Kolonnebredder Bredden på de enkelte kolonner kan reguleres ved at trække i skillelinien ved kolonnetitlen. Du kan også højreklikke på titlen og i menuen vælge Best fit eller Best fit (all columns) Sortering Ved klik på en kolonnetitel vil der blive sorteret efter denne kolonne. Et klik til vender sorteringen. Sortering på flere kolonner sker ved at holde Skift-knappen nede, mens der klikkes på 2. og følgende sorteringskolonner. Filtrering Med filtrering menes at tabellen ændres til kun at vise de rækker, der opfylder et eller flere kriterier. Brug den lille knap der ligner en tragt i hver kolonnetitel. I første omgang er det måske nok at filtrere efter en værdi. Senere kan du vælge (Custom) og dermed få adgang til et væld af

170 158 CRM med ChannelCRM muligheder. Hvis en tabel aktuelt er filtreret vises dette ved at der nederst i tabellen er vist en ekstra linie med filtrets kriterie (og mulighed for yderligere tilpasning). Gruppering Hvis der er vist en grupperingsboks oven over tabellen, kan der grupperes ved blot at trække kolonnetitler op i denne boks. Hvis ikke kan der højreklikkes på en kolonnetitel og i menuen vælge Group by Box eller Group by this Column. Viste felter Ved højreklik på en kolonnetitel kan der i menuen vælges Column Chooser. Derved åbnes en lille dialog hvortil kolonner kan trækkes (for at skjule dem) og hvorfra skjulte kolonner kan trækkes ind i tabellen (for at vide dem igen). Tilpasning af udseende De er mange meninger om hvad der er pænt. Nogle sværger til det nyeste design fra Officepakken. Andre har det godt med det XP-design de nu har vænnet sig til. I ChannelCRM kan du selv vælge det overordnede design. Start i menuen Edit Preferences Display. Med denne dialog kan du vælge mellem en række "Skins". (Vi har endda reserveret nogle til særlige lejligheder). Standard ved levering er Office 2007 Blue.

171 Tilpasning Office 2003 The Asphalt World 159

172

173 Administration Afsnit 17

174 162 CRM med ChannelCRM 17 Administration Opsætning Opsætningen af ChannelCRM systemet er samlet i ét skærmbillede. Den generelle idé er at de forskellige områder gennemgås fra venstre øverste hjørne og at en opsætning er tilendebragt når det nederste højre hjørne nås. Områderne åbnes ved klik på linkene. Er der meddelelser med rød tekst er det et signal til at der med sikkerhed skal ændres eller tilføjes værdier for at systemet fungerer. Samme information kan iagttages via de tre forskellige ikoner der kan ses i de enkelte områders øverste, højre hjørne. Rød trekant betyder at der mangler informationer. Grå firkant betyder at der måske bør konfigureres her. Grøn cirkel betyder at alt formentligt er ok. Se under de enkelte punkter for mere hjælp.

175 Administration 163 Opret bruger For at en given bruger kan benytte ChannelCRM skal to ting være til stede: 1. Brugeren skal kunne logge på SQL Server 2005, være oprettet som bruger (eller gruppe) i CCRMDB og have rollen crm_user 2. Brugeren skal være oprettet i selve CRM-systemet. Punkt 1 håndteres via scripts eller det administrationsværktøj der følger med SQL Server. Værktøjet hedder SQL Server 2005 Managemment Studio og proceduren er beskrevet her 330. Punkt 2 håndteres under Administration Brugeroprettelse (User Management). Med denne funktion åbner en dialog som vist nedenfor. For hver bruger der oprettes - husk at benytte brugerid's der svarer til det brugerne er kendt som overfor Windows - udfyldes så mange informationer som der ønskes. Absolutte krav er: UserId - Maksimalt 20 karakterer og svarende til den id brugeren er kendt som under domænet. Hvis brugerens fulde id f.eks. er CRM\DEMO anvendes "DEMO" FirstNames + LastNames - navnet som brugeren kendes ved i systemet. Lades disse felter blanke vil det være svært at finde information om brugeren. IsActive - skal være checket for at brugeren kan anvende systemet. SecLevel - skal sættes til en anden værdi end 0. De resterende informationer er gavnlige men ikke strengt nødvendige.

176 164 CRM med ChannelCRM Adgangsrettigheder I selve ChannelCRM programmet kan det bestemmes, hvilke brugere, der skal have adgang til hvilke funktioner. Dette gøres effektivt ved at inddele brugerne i forskellige klasser. Til en start hedder klasserne 0, 1, 2,.., 9 men du bør omdøbe disse så de får sigende navne. Et eksempel ses nedenfor. Niveauet 0 er specielt. Med dette niveau kan man slet ikke starte systemet - og alligevel er det det niveau en nyoprettet bruger vil blive tildelt. Vi har designet det således fordi der ellers kunne laves grimme fejl ved oprettelsen af en bruger som man måske glemte at tildele niveau. På denne måde tvinges man til at tage stilling. Der er en vis rangordning i brugerniveauerne idet f.eks. rapporter kan globaliseres med angivelse af det brugerniveau, der kræves for at få adgang til at se rapporten. Med reference til eksemplet ovenfor kan en rapport altså tildeles niveau 3, hvad der vil betyde at Administratorer, Topledelse og Salgsledelse kan se den. Men ikke Marketing eller Salg. De enkelte sikkerhedsklasser (Security Levels) kan med næste faneblad tildeles rettigheder. Læg mærke til at ændringer i disse rettigheder først slår igennem når den enkelte bruger starter ChannelCRM op igen. En bruger der allerede er inde i systemet, vil altså først mærke forskel når ChannelCRM afsluttes og startes igen. Dette gælder også dig selv.

177 Administration 165 Rettighedsklasserne er: CRM Kan oprette brugere mv. Funktioner som i venstrenavigatoren er samlet i gruppen Administrato Administration. r CRM Sales Kan se forecast og analyser på tværs af salgsorganisationen. Management CRM Kan designe kampagner, opbygge info tags, opbygge prislister samt importere data Marketing fra Navne & Numre Markedsdata. Management UI Modify Kan ændre layout på de primære skærmbilleder. Ændringerne gælder kun for Local brugeren selv. UI Modify Kan ændre layout på de primære skærmbilleder og lade ændringerne slå igennem for Global alle brugere. N&N Online adgang til funktionerne i Navne & Numre Markedsdata. Dog ikke nødvendigvis Markedsdata masseimport. Globale standarder Med globale standarder menes de helt grundliggende data for, hvor f.eks. dokumenter skal gemmes. De enkelte standarder kan angives for brugeren SYSTEM, hvorved standarden kommer til at gælde for alle brugere, hvor ikke andet er angivet. En standard kan også rettes mod en enkelt bruger ved simpelthen at angive denne brugers BrugerId.

178 166 CRM med ChannelCRM Standarder er: Documen Her angives stien til den folder, hvor dokumenter oprettet af eller journaliseret til tfolder ChannelCRM gemmes. Angiv helst stien på formen \\ServerNavn\ShareNavn. Dette er langt mere robust end den ofte anvendte metode med mappede drev ( Z:\ChanneCRM \Dokumenter som eksempel) Documen Her kan angives en sti til en folder, hvortil dokumenter arkiveres. Hvis en bruger - via tfolder2 ChannelCRM - åbner et dokument, vil systemet først lede under DokumentFolder. Hvis ikke dokumentet findes der, vil systemet forsøge med DocumentFolder2. Template Her angives stien til den folder, der indeholder fletteforlæg for Word dokumenter, efolder mails eller andre dokumenter som ChannelCRM kan producere. DefaultCo Her angives - på ISO-facon - det landevalg, som skal være default ved oprettelse af ny untry firmaer og kontaktpersoner. ProjectFo Her kan angives en sti som vil blive benyttet til at lade fanebladet "Folder" (kræver lder licens til /Engineering) slå op i en dedikeret folder for det aktive projekt. Folderen angives på formen \\Server\ShareNavn\<<ProjectKey>>. ProjectKey er det aktuelle projektnummer. ProjectKey kan også angives på formen <<ProjectKey4>>, hvor kun de fire første tegn i projektnummeret vil blive anvendt. Kombinationer af ProjectKey og ProjectKey4 er tilladt. Et eksempel på parameter er "\\server1\projects\<<projectkey>>" ProjectSu Her kan angives en liste over foldere som automatisk skal oprettes under ProjectFolder. bfolders Listen angives med semikolon som skillletegn. Et eksempel på en folderliste er "Tegninger;Kontrakter;Mødereferater"

179 Administration 167 Opslagsværdier Under dette vindue er der samlet en række af de tabeller der benyttes når der i ChannelCRM vælges data i opslagsfelter (drop-downs). I hver tabel er der i forvejen mindst én værdi som kan kaldes en slags nul-værdi. Denne skal normal ikke fjernes. Den bruges af systemet i de tilfælde hvor brugeren ikke vælger noget. Hvis der f.eks. ikke angives en primær relation for et firma, vil der i stedet vises "-" i feltet. Dette er normalt bedre end at tvinge brugeren til at vælge. Tabellerne er: Primær relation Dette opslag benyttes til på et firma at angive den primære relation din virksomhed har til dette firma. Altså: Er det en kunde, en konkurrent, et emne eller måske en salgspartner? De relationer der benyttes afhænger meget af hvilken form for marked du opererer i. Tænk derfor over hvad der passer bedst til din virksomheds behov. Binding: Der skal som minimum være en relation med PrimRelationId = 0 (svarende til ukendt). Potential Dette opslag benyttes til for et firma at angive det salgsmæssige potentiale firmaet repræsenterer for din virksomhed. Ofte kaldes dette A-, B- og C-kunder. Husk at det er en god ting at kunne angive "intet salgspotentiale". I eksemplet kaldes netop dette for X-kunder. Binding: Der skal som minimum være et potentiale med PotentialId = 0 (svarende til ukendt).

180 168 CRM med ChannelCRM Kontakt type Her er vi lidt ovre i religion: Forskellige salgsmodeller postulerer inddelinger af kontaktpersoner i typer, hvor hver type angiveligt kan behandles differentieret. I ChannelCRM er der som standard 5 typer plus ukendt. Binding: Der skal mindst være en type med TypeId = 0 (svarende til ukendt). Kontakt funktion I marketing sammenhæng vil man ofte have behov for at kontakte personer hos kunder/emner baseret på personernes jobmæssige funktion. Traditionelt håndteres dette ved at udvælge på f. eks. titel, men det giver ofte problemer. F.eks. kan en kontakt med ansvar for IT have titler som: IT-Leder, IT Direktør, CTO, EDB Chef, Afdelingsleder med ansv. for teknik, osv.

181 Administration 169 I ChannelCRM kan du definere en række jobmæssige funktioner, som er relevante for det salgsarbejde i udfører. I eksemplet vil du således sætte CTO (Chief Technology Ofiicer) på alle de personer der har titler som ovenfor. Det gør det væsentligt lettere at lave effektive udtræk til f. eks. kampagner. Binding: Der skal som minimum være en funktion med FunctionId = 0 (svarende til ukendt). Salgskonti Her angives simpelthen de salgskonti som forecast og ordrer skal kunne vurderes og rapporteres på. Opret ikke for mange. Det vil føre til uoverskuelige forecasts. For det tilfælde at der ønskes detailleret rapportering kan man i stedet dér vælge at rapportere helt ned på produkt og produktgrupper.

182 170 CRM med ChannelCRM Kaldenderopsætning I ChannelCRM knyttes forecast mv. op mod en forretningskalender. Årsagen til dette er at en virksomheds forretningsperioder ikke nødvendigvis følger kalenderåret. Forretningsåret kan starte på et andet tidspunkt end nytår og en virksomhed kan (meget moderne i 90'erne) lade de enkelte måneder slutte lidt inde i næste måned. Hvis kalenderen ikke rækker langt nok frem klikkes på knappen Add month, hvorved én måned tilføjes rækken af perioder. Du kan derefter ændre de præcise tider og de labels der vil blive

183 Administration 171 anvendt i grafer mv. Feltet IsYearStart er vigtigt. Markeringen betyder her at alle forecasts umiddelbart vil blive vist med denne måned som den første. Infostrukturer Info tags er en særdeles effektiv måde hvorpå man kan registrere data. Populært sagt er det en slags stempler, som man kan sætte på firmaer, kontakter eller projekter. I og med det er stempler slipper brugerne for at skrive og man slipper også for stavefejl og andre unoder. Tilsammen betyder det at det bliver særligt nemt at finde data igen. En forespørgsel som "vis mig lige alle dem der skal have julekort" kan klares med 2-3 museklik. For at lette brugernes arbejde gælder det om at opbygge gode pluklister for info tags. Disse lister er hierarkisk opbyggede, så man kan samle ensartede informationer i grupper. På den måde kan det i praksis bruges selvom der er flere hundrede kombinationer. Der opbygges pluklister separat for Firma, Kontakt, Projekt of aktivitet. Det er jo ikke det samme der er relevant at registrere. Et firma kan f.eks. være dækket via forhandler, mens en kontakt kan modtage et nyhedsbrev. Sjældent omvendt. pluklisterne opbygges ved at væge mellem Firma, Kontakt og Projekt og så deri klikke på knapperne Add Info Item (som vil tilføje en tekst helt på rod-niveau) eller Add Info Child (som vil tilføje et tekst under den linie, der aktuelt er markeret). Her er vist et par relevante eksempler for Kontakt hhv. Firma.

184 172 CRM med ChannelCRM At ændre på eksisterende pluklister betyder ikke noget for de data der allerede er registrerede. At f.eks. fjerne Interesser.Fodbold betyder blot at der fremover ikke kan registreres med denne interesse. Aktivitetskategorier Alle aktiviteter har mindst én tilknyttet kategori. Nogle brugere er meget systematiske og benytter dette meget intensivt og metodisk. Resten kan blot lade systemet selv vælge kategorier. Anvendes kategorierne kan man lade lister mv. gruppere aktiviteter efter kategori og kalenderen kan vise aftaler med farvekoder svarende til kategorierne.

185 Administration 173 Sekvensnumre ChannelCRM kan opsættes så der for virksomheder (kunder) og projekter kan udtages kundenumre/projektnumre systematisk. Numrene kan være simple tal i sekvens, men de kan også være mere komplekse som f.eks. "P ", hvor 27 er løbenummeret, mens P2009 er et præfiks der ændres år for år. Opsætningen af sekvensnumre foregår i trin. Vi gennemgår her kundenumre som eksempel, men metodikken er helt analog for projektnumre. NB: Den her beskrevne funktion kræver at ChannelCRM anvendes i version eller nyere. 1. Overfør allerede eksisterende numre Hvis der allerede er indtastet/importeret kundenumre for nogle virksomheder, gælder det om at få disse reserveret så sekvensgeneratoren kun behandler nyudtagne numre. I gruppen Administration vælges Opsætning og herunder åbnes Sekvensnumre.

186 174 CRM med ChannelCRM Denne liste viser de numre der er udtaget af sekvensgeneratoren. Lige nu er den tom fordi der ikke er udtaget noget endnu. Klik på Hent numre. Nu ses det at en række numre (12) er hentede fra de data, der allerede ligger i CRM systemets data. Gem disse data ved at klikke på Gem. Som det ses af kolonnen Id vil det næste nummer dannes med basis i talværdien 13. Dette noteres. 2. Opsæt nummergeneratoren

187 Administration 175 Nummergeneratoren opsættes via Administration Opsætning Globale standarder. I denne indsættes en række med parameteren CustomerKeyMask. Værdien for masken består at en eller 2 dele: Selve masken og en deltaværdi. Masken Masken består af en eller flere faste grupper og netop én talmaske. De faste grupper angives ved at placere teksten i enkelt-citationstegn (under stjernen på tastaturet). I eksemplet er der en fast gruppe som skal vises som CRM-. Talmasken angives som 0 (nuller) hvor antallet bestemmer hvor mange foranstillede nuller der skal være i resultatet. I eksemplet vil et kundenummer ud fra tallet 7 altså blive til CRM Delta Deltaværdien bestemmer hvilket tal der eventuelt skal tillægges generatorværdien før kundenummeret dannes. I eksemplet noterede vi at det næste Id ville blive 13 og vil tillægger derfor en delta på 987 således at det næste kundenummer bliver CRM (Ingen kan jo lide at signalere at den næste kunde er nummer 13 eller lavere). Klik på Gem. Dagligt brug Kundenumre tilknyttes/udtages ved at klikke på plusset ved feltet kundenummer. (Fordi der nu benyttes kundenummergenerator er feltet ikke åbent for normal indtastning).

188 176 CRM med ChannelCRM I eksemplet bliver det ny kundenummer som forventet CRM Scoreboard opsætning Enter topic text here. Projekt

189 Administration 177

190 178 CRM med ChannelCRM Firma Modificér vinduer globalt I nedenstående vindue er der foretaget en sammenlægning af to faneblade. Fanebladet for Kontakter og Aktiviteter er sammenlagt på et faneblad. Og navnet på fanebladet ændret.

191 Administration 179 Såfremt man ønsker dette, kan denne og andre ændringer gøres globale, så de gælder for alle brugere i organisationen. Denne funktion kræver at man har rettigheder til dette. Service Monitor Hvis du har én eller flere af ChannelCRM Services kørende på serveren (Full Text Indexing, C5 SQL Import, Finance File Import) kan det være gavnligt at se status for de seneste kørsler. Dette er muligt under punktet Administration Service Monitor. Til en start vises alle de meddelelser der er logget fra de forskellige services gennem tiden. Hvis du er interesseret i data fra én bestemt service kan du filtrere data ved at klikke på kolonneheaderne. Det samme gælder for tidspunktet. Funktionen Purge benyttes til at slette data der er så gamle at de er uden interesse (det er kun loggen der slettes - ikke de overførte data).

192 180 CRM med ChannelCRM Fra tid til anden kan det være ønskeligt at "bestille" f.eks. en overførsel af økonomidata snarest muligt. Dette sker under menupunktet Run next. Vælg her hvilken type data du ønsker overført. Servicen vil så sikre at denne overførsel sker snares muligt (ved normal opsætning inden maksimalt 5 minutter).

193 Administration 181 Makroer (læs sikkerhedsadvarsel nederst på side) I ChannelCRM kan man oprette makroer, som kan kaldes fra forskellige steder i systemet. Denne funktion er under opbygning, men vi har valgt at lade den være brugbar efterhånden som de enkelte funktioner er til stede. Makroerne kan i dag kaldes via brugerdefinerede knapper over enten firmabilledet eller projektbilledet. Systemet er at der til hvert af disse billeder er forud definerede nogle Knap Id'er som så i databasen kan knyttes til enten scripts eller operativsystemkald. Knap Id'erne er: Firma Konta Proje Matrik billed ktbill ktbill elfane e ede ede COM0 CON0 PRO01 MAT COM0 CON0 PRO02 MAT COM0 CON0 PRO03 MAT COM0 CON0 PRO04 MAT COM0 CON0 PRO05 MAT Via Microsoft SQL Server Management Studio åbnes tabellen ccrm.script I denne tabel lægges værdier ind som følger: ContextId Her indtastes KnapId svarende til tabellen ovenfor. Host Her vælges mellem Shell, VB og C# (Kun Shell er anvendelig pt.) Label Her indtastes den tekst, der skal være titel på knappen. Hint Her indtastes den tekst, der skal vises som "fly-over" hjælp.

194 182 CRM med ChannelCRM Script Her skrives selve den kommando eller det script der skal eksekveres ved tryk på knappen. Se nedenfor. Shell Som shell-kommandoer kan anvendes alt der i andre sammenhænge kunne skrives i en kommandoprompt. I tillæg til dette kan alle miljøvariable benyttes (som f.eks. %SYSTEMDRIVE%) og alle de felter der i ChannelCRM kan anvendes i brevfletning (som f.eks. <<Company.City>>). (Ved Matrikel anvendes værdier for den række der er fokuseret i fanebladet på det tidspunkt hvor makroknappen klikkes.) I de tilfælde hvor kommandoen er på formen Programnavn med parametre kan anvendes til at adskille programnavn og parametre. At benytte Notepad til at åbne en fil på C-drevet kunne således være: notepad.exe %SYSTEMDRIVE%\sql.txt Sikkerhed og makroer Som det fremgår af ovenstående kan makroer benyttes til at kalde rutiner i operativsystemet direkte. F.eks. kunne man godt lave en makro der sletter alle filer i folderen Dokumenter. Dette åbner op for problemer af to arter: 1. Ondsindet brug: En bruger eller andre med adgang til crm-databasen kan indlægge makroer, der ødelægger eller manipulerer data imod din virksomheds interesser. 2. Fejlagtigt brug: En makro kan med de bedste intentioner være opbygget, så den for en bruger alligevel vil ødelægge data. Derfor: Check og dobbeltcheck makroer før de tages i brug. Og opbyg dem så de ikke tager udgangspunkt i fysiske drevnavne mv. Brug makroerne til opslag, fletninger, dataoverførsler men brug dem ikke til at slette, flytte eller manipulere med data.

195 Import af data Afsnit 18

196 184 CRM med ChannelCRM 18 Import af data Import fra regneark og Outlook Import fra excel er hyppigt forekommende. ChannelCRMs importmotor gør det enkelt at importere virksomhedsinformation, kontaktpersoner, aktiviteter, og info-stempler. ChannelCRM kan læse regneark som har oplysningerne stående rækkevis med hver søjle indeholdende 1 styk information (fx Firmanavn, Firmatelefon, Adresse, Postnummer, By, osv.) I Administrationsmenuen under Import Data. Vælg Åbn fil og udpeg det regneark fra som der skal importeres fra. Regnearket indlæses og dets indhold skal nu mappes til CRM databasen. Dette sker ved at højreklikke på øverste ramme og vælge vælg felt og herefter udpege det relevante felt. For alle søjler med data som skal importeres udføres denne udpegning. Tryk herefter på test knappen. Systemet vil teste om data som importeres findes eller ej i forvejen i CRM systemet. Hvis firmaet findes ( 1 fundet ) kan du slå det op ved dobbeltklik og undersøge om det firma der ligger i systemet skal overskrives eller bevares. Når du trykker Start Import læses alle rækker ind

197 Import af data De felter, der kan importeres er vist nedenfor med deres engelske navn (internt i databasen anvendes engelske termer - i kontekst-menuerne under import vises danske) Company.CompanyId Company.Name Company.Department Company.Address1 Company.Address2 Company.Zip Company.City Company.State Company.Country Company.VisitAddress Company.Phone Company.Fax Company.Mail Company.Web Company.Text Company.Owner Company.PhoneCode Company.ImportKey Company.TDC_ID Company.CVR Company.P_No Company.CustomerKey Company.TurnOver Company.NumEmployees Company.PrimRelationId Company.PotentialId Contact.ContactId Contact.Name Contact.FirstNames Contact.LastNames Contact.Text Contact.Owner Contact.Mail Contact.PhoneMobile Contact.PhoneHome Contact.Address1 Contact.Address2 Contact.Zip Contact.City Contact.State Contact.Country Contact.PhoneCode 185

198 186 CRM med ChannelCRM Contact.SSN Contact.Salutation Contact.NoMail Occupation.Title Occupation.PhoneDirect Occupation.PhoneExtension Occupation.FaxDirect Occupation.Mail Occupation.FunctionInternal Occupation.Department Activity.Subject Activity.StartTime Activity.FinishTime Activity.Text Activity.Owner Activity.Done Activity.Location Activity.TypeId CompanyInfo.Text ContactInfo.Text CompanyNace.Code CompanyNace.Text CompanyNace.PrimaryCode CompanyTeam.UserId Primrelation.Name Potential.Name Product.Name Product.ReferenceId Product.Description Product.UnitPrice Product.Value1 Product.Value2 Product.Value3 Product.Value4 Product.Account Product.Book Product.Discontinued Product.ProductGroup Product.FloatingPrice

199 Import af data Import fra Navne & Numre Markedsdata 187

200 188 CRM med ChannelCRM

201 Import af data 189 Drag drop (DropZone) DropZone er en særlig funktion til at få data ind i CRM systemet. Med denne funktion kan særligt indrettede s drag-droppes ind på et område i navigatoren eller i de enkelte skærmbilleder, hvorved informationer som er indeholdt i en opdaterer eller opretter information i CRM systemet. Et eksempel: En jobansøger udfylder en ansøgningsformular på din hjemmeside. Formularen indeholder stamdata (navn, -adresse, osv.) samt tekst, afkrydsede kompetancer, tilknyttede dokumenter og reference til den stilling det drejer sig om. Når jobsøgeren klikker send, sendes en til dig. Denne kan så trækkes ind på en DropZone i CRM, hvorved: 1. Ansøgeren oprettes 2. Knyttes til stillingen 3. Tilknyttes Info Tags svarende til kompetancer og ønsker 4. Friteksten lægges ind i rette felter 5. Tilknyttede dokumenter journaliseres som en del af en 6. Jobhistorik registreres

202 190 CRM med ChannelCRM Du kan indsætte DropZones forskellige steder i CRM. Pt. er der support for DropZones i forbindelse med ansøgninger og DropZones kan derfor vises i systemet venstrenavigator og på positionsbilledet. Når du placerer DropZones kan du tage højde for at funktionen lettest benyttes når det er nemt at vise Outlooks indbakke ved siden af CRM på en måde så DropZonen er synlig. For at benytte DropZone-funktionalitet skal du i systemets hovedmenu vælge Rediger Indstillinger Generelt. I denne dialog afkrydses Benyt DropZone. Efter genstart af CRM vil DropZone vises i venstrenavigatoren og i Positionsbilledet. Hvis an ansøgning droppes i venstrenavigatoren skal der i ansøgningens data være en korrekt reference til den position der søges. Kun hvis denne reference er til stede vil ansøgeren blive tilknyttet positionen (ansøgeren og alle andre informatione vil blive oprettet - kun tilknytning til position vil fejle). Hvis en ansøgning droppes på DropZone i positionsbilledet, vil ansøgeren blive tilknyttet den viste position uanset hvilken reference der måtte være i ansøgningen iøvrigt. Når droppet er tilendebragt åbnes et vindue med ansøgeren og du kan ved selvsyn sikre dig at alle nødvendige informationer er til stede. Teknik DropZone teknologien betjener sig af strukturerede data i xml-format. Du (eller din web-designer) skal altså sikre at der i de aktuelle s er xml, der 100% korrekt beskriver de data der skal oprettes/ajourføres. Xml'en kan indgå som plain text i ens body, eller den kan være tilknyttet som attachment. I sidste tilfælde skal attachmentet være navngivet "DropZone.xml" Formatet på xml'en kan ses her (eller vi kan sende til dig efter behov): Først et eksempel på xml-data: <?xml version="1.0" standalone="yes"?>

203 Import af data <DropZoneDS xmlns="http://tempuri.org/dropzoneds.xsd"> <Contact> <ContactId>0</ContactId> <FirstNames>Ole</FirstNames> <LastNames>Test</LastNames> <Text>Fri tekst</text> <Owner>DEMO</Owner> <PhoneMobile> </PhoneMobile> <PhoneHome> </PhoneHome> <Address1>Testvej 1</Address1> <Address2>Testvejekstra</Address2> <Zip>2800</Zip> <City>Lyngby</City> <State>CA</State> <Country>DNK</Country> <PhoneCode>45</PhoneCode> <ImportKey>I23</ImportKey> <SSN> </SSN> <Salutation>Mr.</Salutation> <NoMail>false</NoMail> <Gender>Male</Gender> <DateOfBirth> T00:00:00+01:00</DateOfBirth> </Contact> <HR_Applicant> <ContactId>0</ContactId> <CvText>CVTekst</CvText> <NoteText>NoteTekxt</NoteText> <ConfText>ConfTekst</ConfText> <Owner>DEMO</Owner> <Renewed> T00:00:00+02:00</Renewed> <P1>5</P1> <P2>5</P2> <P3>5</P3> <P4>5</P4> <P5>5</P5> <P6>5</P6> <P7>5</P7> <P8>5</P8> <P9>5</P9> <P10>5</P10> <P11>5</P11> <P12>5</P12> <P13>5</P13> <P14>5</P14> <P15>5</P15> <InternalStatus>Ny</InternalStatus> 191

204 192 CRM med ChannelCRM <JobStatus>Active</JobStatus> <SaleryFixed>100000</SaleryFixed> <SaleryVar>200000</SaleryVar> <SaleryBenefits>300000</SaleryBenefits> </HR_Applicant> <ContactInfo> <ContactId>0</ContactId> <Text>Branche.Skomager</Text> <CompanyId>0</CompanyId> <Value>0</Value> <ChangedOn> T08:14: :00</ChangedOn> <ChangedBy>IMPORT</ChangedBy> </ContactInfo> <ContactInfo> <ContactId>0</ContactId> <Text>Branche.Skolelærer</Text> <CompanyId>0</CompanyId> <Value>0</Value> <ChangedOn> T08:14: :00</ChangedOn> <ChangedBy>IMPORT</ChangedBy> </ContactInfo> <HR_PersonOnPosition> <ContactId>0</ContactId> <PositionId>0</PositionId> <Stage>0</Stage> <Comment>Kommentarfelt</Comment> <PositionReferenceNo>Pos11</PositionReferenceNo> </HR_PersonOnPosition> <Occupation> <ContactId>0</ContactId> <CompanyId>0</CompanyId> <Title>Salgschef</Title> <FunctionId>0</FunctionId> <ManagerId>0</ManagerId> <PhoneDirect /> <PhoneExtension /> <FaxDirect /> <Mail /> <FunctionInternal /> <IsPrimary>false</IsPrimary> <StartTime> T00:00:00+01:00</StartTime> <FinishTime> T00:00:00+01:00</FinishTime> <Department>Salg</Department> <NumReferring>8</NumReferring> <OccupationId>0</OccupationId> <CompanyName>CafeAmokka</CompanyName> </Occupation>

205 Import af data 193 <Occupation> <ContactId>0</ContactId> <CompanyId>0</CompanyId> <Title>Salgsdirektør</Title> <FunctionId>0</FunctionId> <ManagerId>0</ManagerId> <PhoneDirect /> <PhoneExtension /> <FaxDirect /> <Mail /> <FunctionInternal /> <IsPrimary>false</IsPrimary> <StartTime> T00:00:00+01:00</StartTime> <FinishTime> T00:00:00+01:00</FinishTime> <Department>Salg</Department> <NumReferring>8</NumReferring> <OccupationId>1</OccupationId> <CompanyName>Instant Coffee</CompanyName> </Occupation> <Occupation> <ContactId>0</ContactId> <CompanyId>0</CompanyId> <Title>Direktør</Title> <FunctionId>0</FunctionId> <ManagerId>0</ManagerId> <PhoneDirect /> <PhoneExtension /> <FaxDirect /> <Mail /> <FunctionInternal /> <IsPrimary>true</IsPrimary> <StartTime> T00:00:00+01:00</StartTime> <FinishTime> T00:00:00+01:00</FinishTime> <Department /> <NumReferring>8</NumReferring> <OccupationId>2</OccupationId> <CompanyName>Oles Kaffehus</CompanyName> </Occupation> </DropZoneDS> Dernæst det komplette schema: <?xml version="1.0" standalone="yes"?> <xs:schema id="dropzoneds" targetnamespace="http://tempuri.org/dropzoneds.xsd" xmlns: mstns="http://tempuri.org/dropzoneds.xsd" xmlns="http://tempuri.org/dropzoneds.xsd" xmlns: xs="http://www.w3.org/2001/xmlschema" xmlns:msdata="urn:schemas-microsoft-com:xml-

206 194 CRM med ChannelCRM msdata" attributeformdefault="qualified" elementformdefault="qualified"> <xs:element name="dropzoneds" msdata:isdataset="true" msdata:usecurrentlocale="true"> <xs:complextype> <xs:choice minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:element name="contact"> <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element name="contactid" msdata:readonly="true" msdata:autoincrement="true" type="xs:int" /> <xs:element name="firstnames"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="50" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="lastnames"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="50" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="text"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value=" " /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="owner"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="mail"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="128" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="phonemobile" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string">

207 Import af data <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="phonehome"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="address1"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="50" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="address2"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="50" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="zip"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="10" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="city"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="50" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="state"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="4" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="country"> 195

208 196 CRM med ChannelCRM <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="3" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="phonecode"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="4" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="importkey"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="24" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="ssn"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="24" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="salutation"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="12" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="nomail" type="xs:boolean" /> <xs:element name="gender"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="6" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="dateofbirth" type="xs:datetime" minoccurs="0" /> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> <xs:element name="hr_applicant">

209 Import af data <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element name="contactid" type="xs:int" /> <xs:element name="cvtext" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value=" " /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="notetext" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value=" " /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="conftext" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value=" " /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="owner"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="renewed" type="xs:datetime" /> <xs:element name="p1" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p2" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p3" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p4" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p5" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p6" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p7" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p8" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p9" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p10" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p11" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p12" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p13" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p14" type="xs:short" minoccurs="0" /> <xs:element name="p15" type="xs:short" minoccurs="0" /> 197

210 198 CRM med ChannelCRM <xs:element name="internalstatus"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="12" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="jobstatus"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="12" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="saleryfixed" type="xs:decimal" /> <xs:element name="saleryvar" type="xs:decimal" /> <xs:element name="salerybenefits" type="xs:decimal" /> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> <xs:element name="contactinfo"> <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element name="contactid" type="xs:int" /> <xs:element name="text"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="128" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="companyid" type="xs:int" /> <xs:element name="value" type="xs:double" /> <xs:element name="changedon" type="xs:datetime" /> <xs:element name="changedby"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> <xs:element name="hr_persononposition"> <xs:complextype> <xs:sequence>

211 Import af data <xs:element name="contactid" type="xs:int" /> <xs:element name="positionid" type="xs:int" /> <xs:element name="stage" type="xs:int" /> <xs:element name="comment" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="120" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="positionreferenceno" type="xs:string" minoccurs="0" /> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> <xs:element name="occupation"> <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element name="contactid" type="xs:int" /> <xs:element name="companyid" type="xs:int" /> <xs:element name="title" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="50" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="functionid" type="xs:int" /> <xs:element name="managerid" type="xs:int" /> <xs:element name="phonedirect"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="phoneextension" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="faxdirect" minoccurs="0"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="20" /> </xs:restriction> 199

212 200 CRM med ChannelCRM </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="mail"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="128" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="functioninternal"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="50" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="isprimary" type="xs:boolean" /> <xs:element name="starttime" type="xs:datetime" /> <xs:element name="finishtime" type="xs:datetime" /> <xs:element name="department"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="80" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="numreferring" type="xs:int" /> <xs:element name="occupationid" msdata:readonly="true" msdata: AutoIncrement="true" type="xs:int" /> <xs:element name="companyname"> <xs:simpletype> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="80" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> </xs:choice> </xs:complextype> <xs:unique name="constraint1" msdata:primarykey="true"> <xs:selector xpath=".//mstns:contact" /> <xs:field xpath="mstns:contactid" /> </xs:unique> <xs:unique name="hr_applicant_constraint1" msdata:constraintname="constraint1" msdata: PrimaryKey="true">

213 Import af data <xs:selector xpath=".//mstns:hr_applicant" /> <xs:field xpath="mstns:contactid" /> </xs:unique> <xs:unique name="contactinfo_constraint1" msdata:constraintname="constraint1" msdata: PrimaryKey="true"> <xs:selector xpath=".//mstns:contactinfo" /> <xs:field xpath="mstns:contactid" /> <xs:field xpath="mstns:text" /> <xs:field xpath="mstns:companyid" /> </xs:unique> <xs:unique name="hr_persononposition_constraint1" msdata:constraintname="constraint1" msdata:primarykey="true"> <xs:selector xpath=".//mstns:hr_persononposition" /> <xs:field xpath="mstns:contactid" /> <xs:field xpath="mstns:positionid" /> </xs:unique> <xs:unique name="occupation_constraint1" msdata:constraintname="constraint1" msdata: PrimaryKey="true"> <xs:selector xpath=".//mstns:occupation" /> <xs:field xpath="mstns:occupationid" /> </xs:unique> </xs:element> </xs:schema> 201

214

215 CRM/Engineering Afsnit 19

216 204 CRM med ChannelCRM 19 CRM/Engineering Denne udgave af ChannelCRM indeholder alt fra ChannelCRM/Basis samt en række funktioner og muligheder, der er specielt attraktive, hvis du arbejder med salg og leverance af teknisk orienterede løsninger. Typiske brancher for virksomheder, der anvender denne udgave er: Netværksleverandører Landmålere Rådgivende ingeniører Produktionsudstyr mm. Projektlokationer Matrikler Projektfoldere Idéen bag projektfoldere er at lade projekterne "kigge" ned i en folderstruktur, hvor stien kan udregnes ud fra de informationer der ligger om projektet. Den typiske anvendelse er at opbygge en folderstruktur i stil med \\VoresServer\Projekter\PXXXX\ hvor PXXXX angiver projektnummeret. Hvis et konkret projektnummer således er "SP0047" vil der f.eks. kunne dannes foldere som: \\VoresServer\Projekter\SP0047\ \\VoresServer\Projekter\SP0047\Tegninger \\VoresServer\Projekter\SP0047\Mødereferater \\VoresServer\Projekter\SP0047\Opsætninger Når et sådant projekt åbnes vil der i fanen Foldere automatisk blive vist den første folder. Hvis denne ikke eksisterer vil den (og underfolderne) blive dannet.

217 CRM/Marketing Afsnit 20

218 206 CRM med ChannelCRM 20 CRM/Marketing Denne udgave af ChannelCRM indeholder alt fra ChannelCRM/Basis samt en række funktioner og muligheder, der er specielt interessante for dig, som arbejder med markedsføring for andre virksomheder. Den typiske kunde til ChannelCRM/Marketing gennemfører kampagner og mødebooking på vegne af kunder. Kampagner Kampagner i ChannelCRM/Marketing er udvidet på nogle væsentlige områder: Det kan angives, hvilket firma som kampagnen udføres på vegne af Der kan angives en bookingpris (din pris for at booke et møde) Du kan for hvert emne i målgruppen angive, hvem fra kunden (eller kundens samarbejdspartnere), der skal tage mødet Du kan designe og tilknytte -skabeloner, så der sendes én til kundens mødedeltager og en anden til emnet (valgfrit) Du kan se statistikker over resultaterne Du kan rapportere til kunden om kampagnens fremdrift og status Du kan sende mødebookings til kunden (så de kan se hvem og hvornår de skal møde) Firma og bookingpris Firmaet vælges helt normalt bland alle de firmaer, der er i CRM systemet. Bookingprisen anføres i lokal valuta og det kan også anføres, hvor mange møder, der søges booket.

219 CRM/Marketing Angiv mødedeltager I målgruppen kan der vælges mødedeltager for hele eller dele af målgruppen. Da mødedeltagerne alene knyttes til de markerede emner i målgruppen, kan man altså fordele 207

220 208 CRM med ChannelCRM emnerne efter valgfri kriterier. Som eksempel kan man forestille sig en kampagne som man gennemfører på vegne af et firma der har geografisk fordelte forhandlere. De bookede møder skal så fordeles mellem forhandlerne alt efter emnets adresse (postnummer). I og med dette sker forlods i selve kampagnedesignet, vil det endelige valg være ude af phonerens hænder. Det sker automatisk. For de emner, hvor der endnu ikke er booket møder, kan du dog ændre fordelingen. Design og tilknyt fletteskabeloner Fletteskabelonerne er standard fletteskabeloner i Outlook. Når de behandles separat her er det fordi vi ikke mener at phoneren skal belastes med at skulle vælge fletteskabelon hver gang der skal bookes et møde eller sendes en bekræftelse. Men skabelonerne kan se meget forskellige ud fra kampagne til kampagne. Se her 97 hvordan skabeloner designes.

221 CRM/Marketing 209 Statistik over resultater Når kampagnen først er i fremdrift kan denne vurderes ved at åbne fanen Bookings i kampagnen. Som vist nedenfor er der tal og økonomi for alle aktiviteter knyttede til kampagnen. Aktiviteterne er grupperet efter type så bookings, aflysninger og selve kaldene er hver for sig. Bookings tæller plus i økonomien - aflysninger tæller med negativ værdi. Listen er navigérbar således at et dobbeltklik fører til det aktuelle møde.

222 210 CRM med ChannelCRM Mødebooking Selve mødebookingen foregår fra TeleCenter. I det enkelte kald er der nu en knap Book eksternt møde, som starter processen.

223 CRM/Marketing 211 Først vises en dialog, hvor det er muligt at angive mødetidspunktet, varigheden og eventuel fritekst. I dialogen skal det også anføres hvem hos din kunde/samarbejdspartner, der skal tage mødet. Hvis kampagnen er fuldt specificeret er dette valg allerede foretaget. Dog kan der vælges andre deltagere fra samme firma som mødepartneren tilhører.

224 212 CRM med ChannelCRM Når alt er udfyldt tilfredsstillende klikkes på OK og derved oprettes en eller to s som vises på skærmen. Disse s oprettes ud fra forlæg som hører til kampagnen, men med indhold der svarer til det aktuelle kald.

225 CRM/Marketing 213 Redigér efter behov de enkelte mails og klik send. Bag kulisserne oprettes også en aktivitet i ChannelCRM, hvor både din kundes mødedeltager og emnets kontaktperson står som deltagere. Denne aktivitet kan findes som alle andre aktiviteter i ChannelCRM og den kan derfor ændres eller aflyses. Det betyder også at du kan holde styr på alle de aktiviteter (aftaler) der er kommet ud af en kampagne.

226 214 CRM med ChannelCRM Databerigelse Når det gælder dataimport og berigelse fra NN Markedsdata er ChannelCRM/Marketing udvidet. Her nedtages også økonomiske nøgletal for de seneste fem år for alle de virksomheder, der importeres. Det betyder at det kan lade sig gøre at opbygge kampagner på virksomheder, der matcher en ønsket profil med hensyn til økonomisk udvikling over tid.

227 CRM/Search&Selection Afsnit 21

228 216 CRM med ChannelCRM 21 CRM/Search&Selection Denne udgave af ChannelCRM indeholder alt fra ChannelCRM/Basis samt en række funktioner og muligheder, der er specielt interessante for dig, som arbejder med jobformidling. Det kan være i formen "Search & Selection" eller det kan være rekruttering. Ofte er det på vegne af andre virksomheder, men en række virksomheder benytter udgaven til at systematisere egen rekruttering. I tillæg til de "normale" CRM funktioner har du i Search&Selection adgang til: Informationer om jobsøgere (kandidater) Informationer om de stillinger der skal besættes Funktioner til at matche kandidater op mod stillinger Funktioner til at styre processerne du anvender i rekrutteringsforløbet Funktioner der sikrer mod hængepartier (glemte tilbagemeldinger f.eks.) Funktioner der understøtter at du lever op til Datatilsynets krav. Om Search&Selection Du har nu valgt Search&Selection modulet (S&S) fra ChannelCRM eller du tænker på at vælge det og det er tid til at få et overblik over, hvad det drejer sig om. Du vil måske også gerne vide lidt om, hvad der gør netop ChannelCRM speciel blandt de (få) udbydere, der sælger systemer til Search&Selection. Først og fremmest: Vær sikker i forvisning om at du har valgt et af de eller det bedste system til netop denne opgave. Der er flere grunde til at vi tør postulere dette. Dem vil vi komme lidt ind på i dette kapitel. Samtidigt vil du se mere om, hvad det egentlig er for processer, der kan håndteres med ChannelCRM S&S. Ordet processer i foregående sætning er valgt med omhu. S&S handler nemlig om processer. Der er mange systemer, der kan gemme CV-dokumenter og de mest basale informationer om kandidater. Det kan du for den sags skyld også gøre i Excel. Og det kan måske være godt nok, når det gælder at opbygge en emnebank. Eller hvis du arbejder alene. Men når det kommer til rigtig S&S, vil du opleve at alle kandidaterne gennemgår en eller flere processer. Det kan i sig selv være svært at holde styr på dem at undgå at tabe porcelænet på gulvet. Men du vil også opdage at det er processerne i sig selv, der er med til at bestemme graden af succes. Gennem den proces en kandidat oplever og gennemgår opbygges der forventninger, der indbygges modstand og der testes reaktioner. Og alle disse ting understøtter dels at du vælger den rigtige til stillingen, dels (og lige så vigtigt) at kandidaten starter jobbet med afpassede forventninger til hvad der kræves og tilbydes. Er der ikke styr på processerne i forløbet, falder dette til jorden. Du kan måske nok finde tre emner til stillingen. Men den kandidat, der får jobbet, starter med mistilpassede forventninger. Eller du kunne have fundet en bedre, hvad du bare missede i processen på grund af fejl fra din

229 CRM/Search&Selection 217 side. Eller arbejdsgiveren (din kunde) ser ikke kandidaternes kvaliteter, fordi du ikke har styret processen med at skabe afpassede forventninger fra hans side. Processer er altså alfa omega i S&S og ChannelCRM S&S er designet med udgangspunkt i processer. Data i sig selv er trivielle. Nu er det ikke noget tilfælde at processerne er designet ind i ChannelCRM S&S fra grunden. ChannelCRM startede selv op i 1999 med to firmaer: ChannelCRM Software og Headcount Search&Selection (siden er Search&Selection delen udgået af ChannelCRM). Det gav en del erfaringer. Ved siden af dette er S&S delen af ChannelCRM systemet opbygget i samarbejde med en række af danmarks mest succesfulde aktører i Search&Selection branchen. Og havde vi ikke selv erfaringen inden, så ville vi klart have fået budskabet processer ind via disse samarbejder. Et andet område, hvor processer er vigtige, er i behandlingen af varen. Varen er jo mennesker. Derved adskiller S&S fra de fleste andre brancher. Hvor du i andre brancher har varen på hylderne, så må du i S&S sælge to gange: Varen skal sælges til kunden og kunden skal sælges til varen. Begge salg skal gøres godt, ellers glipper salget i sin helhed. Men mange har opdaget at det ikke skal gøres for godt. Der må ikke oversælges. Hvis du oversælger (hvad man let kan komme til i egen begejstring), så skabes der mistilpassede forventninger både hos din kunde og hos din vare. Og det hævner sig: Kandidaten falder fra inden et år eller yder ikke sit optimale. Og kunden benytter en anden formidler næste gang. Dit produkt er tilmed letfordærveligt. Mere end noget andet produkt. Hvis du glemmer tilbagemeldinger til kandidaten, hvis du sjusker med interviewene, eller hvis du ikke er forberedt med viden om stillingen så vil kandidaten give dig minuspoint. Du opdager det måske ikke, for han siger det ikke til dig. Men han siger det til andre i hans netværk. Stadig opdager du det ikke, for der bliver jo ved med at strømme kandidater til. Det du bare ikke opdager er at kvaliteten falder. De bedste kandidater har let ved at vælge andre Search&Selection firmaer at gå til. Og for at gøre ondt værre: Det netværk der informeres om dig og dit sjuskeri består af de bedste kandidater. (Megen erfaring viser at når én kandidat fortæller om sine erfaringer til sit netværk, så er det altid således at han betror sig til kolleger på samme eller højere faglige niveau som sig selv. Eller med andre ord og passende inden for salgsverdenen: De bedste sælgere gider ikke høre på erfaringer fra dårlige kolleger. Og dårlige sælgere har ikke de bedste sælgeres fortrolighed. Én nem måde at sikre et godt forhold til de bedste kandidater er at leve 100% op til sine aftaler. Hvis du har haft en kandidat til interview, så kan han forvente en tilbagemelding indenfor rimelig tid. Hvis han ringer for at høre nyt, så kan han forvente at du er ajour. Med ChannelCRM S&S er det nemt at leve op til disse krav. Men du vil blive overrasket over, hvor mange virksomheder i S&S, der fejler allerede her. Hvorfor så koble S&S sammen med CRM? Ja, der er et helt kapitel omkring dette, men allerede her vil vi komme med et godt argument: Fordi det i virkelighedens verden er koblet sammen. Graden af succes i S&S handler om evner til at koble de rigtige mennesker sammen med de rigtige

230 218 CRM med ChannelCRM mennesker. Kunderne har du i CRM kandidaterne har du i S&S. De kontakter, der kan blive kandidater, har du i CRM når de siger ja, skal de i S&S. En kunde du har solgt til før er i CRM finder du en kandidat, der matcher denne kunde (ud fra dine erfaringer), skal du måske sælge ham proaktivt til kunden (i CRM). Og så allervigtigst for mange: Hvad hjælper det at have mange af de bedste kandidater, hvis ikke du har nogle kunder at sælge dem til. Og hvordan vil du tiltrække de bedste kandidater, hvis ikke du har kunder at fortælle om? Et succesfuldt S&S firma har styr på tilgangen af såvel kunder som kandidater og det får du nemmest, hvis de behandles i samme system. Vi har nu set at processer er vigtige, at du skal have styr på den letfordærvelige vare og at dit salgsarbejde overfor kunder skal varetages. Er der mere? Ja det er der: Du skal opsamle viden i dit S&S system og det skal du af to årsager: Viden i systemet er det, der giver dine kolleger mulighed for at samarbejde og for at du opsamler viden i din virksomhed. Viden i systemet (konkret om dine processer i en given rekruttering) er det, der giver dig en fordel når der skal diskuteres pris med kunden. I mange år har S&S været kendetegnet af at det er enkeltpersoner (med deres netværk), der har haft succes. De har ofte haft alt i hovedet og været tilfredse for det samme. Hvis du er én af dem, så fint med det. Så har du måske ikke brug for et system. Men hvis ikke du er én af dem, så må du sikre dig at viden om kunder og kandidater kommer din virksomhed til gavn. Og det gør den kun, hvis den opsamles i et system. Og så er der det med prisen. Ingen kan være tjent med at blive valgt som leverandør fordi man er billigst. Bliver man det, kan det kun gå én vej: Mod endnu lavere priser. Det gælder altså om at vise kunden at man er en højere pris værd. Ét af midlerne til dette er gennem at lade kunden få relevant information omkring det arbejde du udfører i search-processen. Hvilke emner du har identificeret. Hvordan du har rated dem. Hvem du har været i kontakt med. Hvilke tests du har udsat dem for. Og så videre. I mange tilfælde ønsker din kunde at se processerne som en del af den totale oplevelse de som virksomhed - ønsker at blive vurderet på. Overfor den kandidat, der får jobbet men også overfor de kandidater, der ikke får jobbet. Åbenhed og professionalisme i videnformidling mellem dig og din kunde er vigtigt her. ChannelCRM S&S er midlet til at opnå det. Kobling til CRM Allerede i forrige kapitel læste du lidt om, at der er gode grunde til at et CRM system (med kunder, kontakter og salgsmuligheder) og S&S system (med stillinger og kandidater) skal være tæt integrerede. Helst samme løsning. Vi viste at der er mange koblinger mellem de to områder i den virkelige verden. Kunderne er i

231 CRM/Search&Selection 219 CRM varen (kandidaterne) er i S&S. Mennesker med ansvarsområder (kontakter) er i CRM kandidatemner (med kompetencer) er i S&S. Vi viste også at balancen mellem at sælge til kunder og at sælge til kandidater er vigtig for succes. De bedste kandidater får du nemmest, hvis du har gode kunder. Og de bedste kunder får du kun (og beholder du kun), hvis du har gode kandidater. Men der er mere: Med et godt CRM system har du adgang til information om alle danske virksomheder og deres primære kontakter. Og det er fuldt legalt at samle yderligere officiel tilgængelig information om endnu flere kontakter. Det betyder koblet med branchekoder at du i en search-situation altid kan finde frem til en liste over virksomheder, der sandsynligvis rummer emner for din åbne position. Nogle kalder denne liste "Hunting field". Andre lister mere rundt om grøden og siger at det er steder, hvor man måske kan få leads. Med ChannelCRM S&S kan du altid som en del af matchmakingen inkludere en liste over kontakter, der har erfaring fra virksomheder i de relevante brancher. Et andet område er det forbudte område. De fleste searchvirksomheder har et klausul i deres kundeaftaler, der forhindrer at de searcher hos virksomhederne selv. Og selv om man ikke har et klausul om dette, er der gode grunde til at vide, hvornår man så alligevel gør det. Normalt vil man blive smidt ud med r.. og nøgler, hvis det kommer for en dag. Med CRM og S&S i et og samme system er det nemt at sikre mod situationer, hvor man searcher inden for egne kunder. Så er der det med dine kolleger. Traditionelt har der været en tendens til at det er nogle medarbejdere (konsulenter eller researchers), der finder og processer kandidaterne, mens det er andre der varetager kunderne (vi kalder dem headhuntere). Men mange situationer kalder på at det er én person eller et lille team, der varetager alt overfor en kunde. Det er f.eks. når der er tale om en toppost eller når virksomheden er så speciel, at man kun med et dybt kendskab til alle forhold kan finde de rigtige emner. I disse tilfælde er det en fordel, at der kun er ét system at lære. Det samme gælder når en medarbejder skifter rolle. Ofte ses det at en medarbejder, der starter som researcher over tid skifter mere og mere over mod at have et kundeansvar. Igen er det en fordel, at der kun er ét system at lære. Sidst men ikke mindst kan det jo være at din virksomhed udvikler sig ud over området Search&Selection. Det kan være beslægtede områder som Rekruttering, Jobbank, freelance formidling eller vikar formidling. Eller det kan være noget mere fjernt såsom coaching og undervisning. Igen vil det her være en fordel at have S&S og CRM i samme system fordi du så blot kan udvide systemet med muligheder indenfor de ny områder. Uden at skulle investere i et helt nyt system og uden at spilde momentum på at skulle lære et system, skaffe data og så videre.

232 220 CRM med ChannelCRM Vinduer ChannelCRM/Search&Selection benytter mange af de samme vinduer som du er vant til fra CRM. Firmaerne er de samme, kontakter er (næsten) det samme som ansøgere, aktiviteter er (næsten) det samme og så videre. De ny vinduer er Position og Ansøger. Af dem er Position et helt nyt vindue mens Ansøger "bare" er en anden måde at se en kontakt på. Der er flere datafelter og det kan være du foretrækker at se dine informationer på en anden opsætning. At navigere fra ét sted i Search&Selection modulet til et andet - eller til CRM - er muligt på præcis samme måde som internt i CRM delen. Der er ikke tale om to systemer der er lagt sammen. Det er ét system, der bare kan begge dele. Søgning For at finde en ansøger eller en position benytter du een af de to søgefunktioner i navigatorgruppen Search&Selection. I begge tilfælde kan du indsnævre resultatet ved at benytte et kriterium. F.eks. ville et kriterium som "søren" kun have resulteret i den første række i resultatet. For at åbne et vindue med data om en ansøger (eller en position) dobbeltklikker du på rækken.

233 CRM/Search&Selection 221 Som vanligt kan du også finde ansøgere og positioner i historiklisten yderst til højre. Det er specielt nemt hvis du for en tid arbejder på relativt få positioner og ansøgere. Quality of Service Quality of Service handler her om at sikre timeligheden i arbejder med kandidater. Eller med andre ord: At sikre at alle kandidater får svar indenfor den tid de forventer. Hvis ellers du og dine kolleger altid sørger for at planlægge næste trin når en aktivitet registreres - f.eks. at planlægge et svarbrev når man modtager en ansøgning - så vil den almindelige ToDoliste sikre tydelig markering af de svar der mangler at blive sendt. Men hvad nu hvis der ikke er planlagt en næste aktivitet? For at overvåge dette har vi listen: Quality of Service for ansøgere. Kort fortalt leder denne liste alle data igennem for aktiviteter på ansøgere der er knyttede til en endnu ikke afsluttet position. Og for hver aktivitet checkes det hvorvidt en krævet opfølgning er planlagt. Hvis dette ikke er tilfældet bliver aktiviteten vist med fede, røde typer. I eksemplet nedenfor er den nederste aktivitet ok fordi der er planlagt et ventebrev (vist lige ovenover). De to øverste aktiviteter er derimod ikke ok endnu fordi både et ventebrev og en åben ansøgning kræver svar og sådanne ikke er planlagte.

234 222 CRM med ChannelCRM Listen er navigérbar. Dobbeltklik åbner de aktuelle ansøgere. Ansøger Med Search&Selection modulet kan en kontakt ses på to måder: 1. Som vanlig kontakt, eller 2. Som ansøger (Applicant). I begge tilfælde er det samme person. I eksemplet nedenfor er der altså kun én Søren Viggo Mortensen i dine data. Men han kan ses enten som kontakt eller som ansøger. Systemet husker selv i hvilken rolle en person er vist sidst. Det betyder at Søren Viggo Mortensen - næste gang en bruger åbner ham i et vindue - vil blive vist som ansøger.

235 CRM/Search&Selection 223 Du kan tilrette vinduerne for kontakt og ansøger hver for sig. Hvis du højreklikker på et tomt område og vælger Customize, kan det aktuelle vindue tilrettes. Systemet husker selv om vinduet i denne situation er gældende for en ansøger eller en kontakt. Og dine tilretninger huskes hver for sig. Teknik Internt i databasen ligger de Search&Selection relevante data i tabeller for sig selv. Det er i visningen at data sammenlægges således at du som bruger kan se f.eks. Navn og hjemadresse i samme vindue som lønkrav og personprofil. Denne datamæssige separation er vigtig når det gælder at kunne slette de data der er knyttede til jobformidling. Et punkt der skal håndteres for at kunne leve op til lovgivningsmæssige krav. Faneblade Som Ansøger Fanebladet Som ansøger viser basale data, der er specielt relevante for ansøgere. De er samlede i grupper: Ejerskab:

236 224 CRM med ChannelCRM Fornyelsesdato Oprettet dato Ejer Situation: Job situation Intern vurdering Foto: Dette datofelt benytter du til at angive hvornår seneste "opbevaringsberettigede" handling er sket. Det er fra denne dato du normalt vil have et antal (ofte 12) måneders opbevaringsret til data. Dato hvor ansøgeren er oprettet i dine data. Den primært ansvarlige for denne ansøger. Opslagsværdi der angiver om kandidaten er passivt søgende, aktivt søgende eller uden job. Opslagsværdi der i grove træk kategoriserer ansøgeren med hensyn til egnethed indenfor de områder du rekrutterer til. Her er der vist foto for ansøgeren (modelbillede). Fotos tager du med et vilkårligt digitalkamera. Billedet lægger du ind ved at højreklikke på billedfeltet og vælge hent. Løn: Fast løn Variabel løn Benefits Her angiver du kandidatens faste løn. Det kan enten være den nuværende løn eller det kan være kandidatens lønkrav. Om du/i bruger det ene eller det andet skal tages som en fælles beslutning. Altså ENTEN lønkrav for alle kandidater ELLER aktuel løn for alle. Variabel løn - ofte provision. Værdi af samtlige benefits. CV Tekst CV Tekst er et ekstra faneblad til indsættelse af fri tekst. I dette tilfælde er det særligt egnet til at lægge den "flade" tekst som måtte være i ansøgeren CV ind. Mange synes at det er fint at kunne læse denne tekst uden at skulle åbne den dokumenttype som det ellers er sendt i og det kan også gøre det nemmere at søge efter informationerne. Al tekst i tekst-faner kan nemlig fuldtekstindekseres af systemet.

237 CRM/Search&Selection 225 Conf. Tekst Konfidentiel Tekst er et ekstra faneblad til indsættelse af fri tekst. Her benyttes det til at indsætte kommentarer og/eller noter som er af intern eller midlertidig karakter. Al tekst i tekst-faner kan fuldtekst-indekseres af systemet. Profil Profilering og tests er et meget omdiskuteret emne. Oven i dette kommer at mange metoder og værktøjer til test og profilering er ophavsretsligt beskyttede. I ChannelCRM er det muligt at lægge testresultaterne ind på den enkelte ansøger så de vises grafisk. Nedenfor er vist et eksempel der viser mulighederne, men bestemt ikke i detaljer kan anvendes.

238 226 CRM med ChannelCRM Princippet er at hver testparameter har en linie med beskrivende tekst og en værdi som kan ligge i et vilkårligt talinterval. Værdien vises både som tal og som en grøn indikator. Når værdierne skal lægges ind kan det ske ved at taste tallene direkte eller ved at pege på indikatoren med musen og benytte scroll hjulet. Positioner For den enkelte ansøger vises den eller de positioner, hvortil ansøgeren er knyttet. Listen er navigérbar (du kan dobbeltklikkke og dermed åbne positionen) og den kan redigeres i to felter: Trin: Her kan du vælge mellem de trin, der findes i din Status på kandidater 232. Kommentarer: Her kan du knytte en kort kommentar til forbindelsen. Hvis den aktuelle ansøger skal knyttes til en yderligere position, benytter du plus-knappen over listen.

239 CRM/Search&Selection 227 Position Vinduet Position indeholder informationer om én stilling som skal besættes. De basale data indeholder: Navn Firma Dato Ejer Reference Afsluttet Det navn hvorunder du og dine kolleger kender stillingen/opgaven. Slutkunden. (Der hvor ansøgeren skal ansætttes) Den dato hvor ansøgeren skal tiltræde. Den primært ansvarlige (for opgaven) i din organisation. Hvis i benytter løbenumre eller anden unik nøgle for opgaver angives denne her. Checkes når opgaven er løst. Udvidet information indeholder: WLink Antal total Antal afsluttede Eventuelt link til det sted på nettet hvor stillingen er opslået. Angiver hvor mange der skal ansættes i den aktuelle stilling. Standard er 1. Angiver hvor mange ud af totalen der allerede er ansat.

240 228 CRM med ChannelCRM Faneblade Ansøgere Fanebladet ansøgere viser alle de ansøgere der er knyttede til den aktuelle position. For hver ansøger kan du se og redigere Status-trinnet og kommentaren. Status trin vælges blandt de værdier der gælder for din installation. (Hvis du sorterer på status bliver der sorteret efter status-værdien og ikke alfabetisk. På den måde vil rækkefølgen sfapejle hvor langt kandidaterne er nået). Plus-knappen benyttes til at knytte flere ansøgere til positionen. Der søges her blandt ansøgere der i for Ansøgerlisten er navigérbar. Dobbeltklik og den markerede ansøgers detaljevindue åbnes. Matchbuilding En metode hvorpå du kan knytte ansøgere til en position er ved at søge blandt de ansøgere 233 du allerede har i systemet (fra andre positioner eller fra åbne ansøgninger). Du kan også søge blandt kontakter i CRM systemet. Du åbner denne søgefunktion ved at klikke på knappen MatchBuilder. Aktiviteter Aktiviteter knyttede til en position har lidt andre egenskaber end normale CRM-aktiviteter. Dels kan man se positionen (1) (men ikke kampagne og projekt), dels er der et procestrin (2) og angivelse af næste trin (3).

241 CRM/Search&Selection 229 Når der vælges Kontakt vil det kunne ske blandt de ansøgere der allerede er knyttet til positionen. I dette tilfælde er der tre. Hvis firmafeltet også er udfyldt (det kunne være kunden), så kan der i kontaktfelttet også tilknyttes personer fra dette firma.

242 230 CRM med ChannelCRM Når det gælder Trin i ansøgerforløb 231 så kan der alene vælges blandt de trin der er indlagt i jeres procesmodel. Dette sikrer at der vedvarende er struktur i de informationer der indlægges. Strukturen betyder også at der kan foreslås Næste trin i de tilfælde hvor modellen indeholder næste trin og hvor der ikke allerede er indlagt en næste aktivitet. I sådan et tilfælde vil der optræde en lille rød "husker", som peger på næste trin feltet.

243 CRM/Search&Selection 231 Vælg det trin der passer bedst og klik på checkmærket. Nu er der dermed oprettet en ny aktivitet i ansøgerens forløb og dermed sikkerhed for at der vil blive foretaget noget der passer med jeres procesmodel indenfor en rimelig tid. Sikkerheden består i at den næste aktivitet vil optræde i din/jeres ToDo-liste og blive markeret med fede typer hvis den overskrides. Ydermere er der funktioner der sikrer at alle kandidatforløb afsluttes med et trin, der ikke indebærer at kandidaten forventer yderligere fra jeres side. Processer Som argumenteret for i det indledende kapitel 216 spiller processer en meget væsentlig rolle i Search&Selection. Specielt tre områder har med processer at gøre: Trin i ansættelsesforløb (breve, møder, interview, præsentationer, afslag,...) Positionsstatus som angiver hvor langt den enkelte kandidat er kommet i et givent forløb MatchBuilding som er arbejdet med at finde egnede emner til positionen. Trin i ansøgerforløb Trin i ansøgerforløb handler om at få systematik i de handlinger du og dine kolleger foretager overfor kandidater. Det kunne være at processen er meget simpel: Modtag ansøgning, interview, præsenter, ansæt. Men i den virkelige verden er det mere komplekst. Og man kan endda ikke regne med at alle ansøgere følger samme forløb.

244 232 CRM med ChannelCRM Derfor må man planlægge med procesforløb hvor der er flere veje fra start til slut. Lad os tage et par eksempler: Eksempel 1: 1. Ansøger sender åben ansøgning 2. Du svarer med "tak for brevet - vi vil vende tilbage" 3. Du indkalder til åbent interview. 4. Du afholder åbent interview. 5. Ansøgeren får svar fra åbent interview med indkaldelse til nyt interview (for i mellemtiden har du set at ansøgeren svarer fint til en aktuel stilling) 6. Du afholder specifikt interview. 7. Ansøgeren får svar på specifikt interview. 8. Du indkalder til test. 9. Ansøger får svar på test. 10.Ansøger indkaldes til præsentation hos kunde. 11.Ansøger får jobtilbud. 12.Ansøger bliver ansat. 13.Du laver opfølgningsinterview. Eksempel 2: 1. Ansøger send specifik ansøgning. 2. Du svarer med "tak for brevet - vi vil vende tilbage" 3. Du indkalder til specifikt interview. 4. Du afholder specifikt interview. 5. Ansøger får afslag. Dette er bare eksempler, men vi kan allerede se at: 1. Der kan være ret mange forskellige hændelser i en proces. 2. Hver hændelse kan have 0, 1 eller flere mulige næste hændelser. Den proces der bedst muligt afspejler den måde du i din virksomhed vil arbejde på må derfor skrives ned og derefter lægges ind i systemet. Fordelene ved at gøre dette arbejde er at hver aktivitet nemt kan kategoriseres, at man nemt kan vurdere hvor i processen en given ansøger befinder sig og ikke mindt: At man kan sikre mod hængepartier. Altså ansøgere som ikke har fået svar eller som man simpelthen har glemt i bunkerne. Status på kandidater Status på kandidater handler om at der på hver kandidats ansøgning til en specifik position kan angives, hvor langt han/hun er nået. Om de så er nået hertil ved mange eller få interview eller via andre metoder er sagen underordnet. Det kan være fristende at blande processen fra forrige afsnit sammen med status ("jammen, jeg har haft ham til interview altså må status være interviewet"). Men megen erfaring har vist at det ikke går så nemt og at der - hvis man alligevel prøver - er så mange undtagelser at systematikken

245 CRM/Search&Selection 233 forsvinder.) Mange virksomheder benytter status-trin som ligger tæt op ad: Afslået Kandidaten skal ikke have stillingen (her ender alle undtagen 1) Ikke Kandidaten er knyttet til stillingen men endnu ikke vurderet vurderet Matchet Ved første gennemgang er det sandsynliggjort at kandidaten passer til stillingen Kandiderer Kandidaten har selv meddelt at han/hun kandiderer Interview1 Kandidaten har været til første specifikke interview Screenet Kunde har sagt ok for kandidaten baseret på anonymiserede data PræsenteretKandidaten er præsenteret for kunden Referencer Der er taget referencer Top3 Kandidaten er blandt top 3 Ansat Kandidaten er ansat Matchbuilding Matchbuilding er et værktøj der assisterer med at finde egnede emner og kandidater til en given position. Matchbuilderen kan søge blandt allerede oprettede kandidater, men den kan udvide søgningen til at omfatte alle kontakter i systemet. Derved bliver det f.eks. muligt at finde emner blandt kontakterne hvor de i kraft af deres nuværende eller tidligere ansættelser har erfaring med en given branche. Matchbuilderen startes op fra kandidatlisten under en given position (så knytningen til en position er sikret). Dernæst vises tre faneblade: Kriterier: Her kan man vælge mellem at søge på tekst der optræder i teksfelter, søgning på info tags, søgning på bracheerfaring samt søgning på postnummerintervaller for hjemadresse. Søgeresultat: En midlertidig liste over de kandidater/kontakter som svarer til kriterierne. Kandidatliste: De kandidater der allerede er knyttede til positionen.

246 234 CRM med ChannelCRM Kriterier Idéen er her at resultatlisten opbygges over flere iterationer. Hver gang der søges på et ord, en infotag, en branche eller et postnummerinterval, vil der blive adderet emner til resultatlisten. Men ikke nok med det: Hvert af disse emner får et ekstra score-point. Hvis en person således både matcher med et søgeord og siden med at andet søgeord, dernæst med en infotag - ja så vil emnet have en total score på 3. Nu er det ikke således at alle kandidater er lige relevante så når man mener at have en bruttoliste over de sandsynlige emner kan listen "fryses" ved checkmarkering øverst. Efter dette vil der ikke blive knyttet flere til resultatlisten (uanset kriterium), men score værdierne vil stadig blive talt op for de eksisterende. Ved hver søgning (nedenfor vist med info tags) klikkes der på Udfør. I knappen vises et tal der angiver hvor mange der svarede til netop dette kriterium.

247 CRM/Search&Selection 235 Efter nogle gennemløb vil man have en resultatliste med et antal emner for positionen. Yderst til venstre er vist score værdien og via sortering vil de mest sandsynligt egnede være øverst. Med højreklik i en lokalmenu kan den markerede kandidat tilføjes positionen.

248 236 CRM med ChannelCRM For de visuelt orienterede er det muligt at vise fotos i resultatlisten og dermed støtte sin hukommelse. Fotos er dog mest relevant hvis man får det ind som fast rutine at fotografere kandidater f.eks. ved første interview.

249 CRM/Search&Selection 237

250 238 CRM med ChannelCRM Opsætning For at få det bedste ud af ChannelCRM/Search&Selection er der en opgave med at sætte systemet op til netop dine arbejdsmetoder. Det gælder information om de handlinger en ansøger typisk går igennem under et ansættelsesforløb og det gælder de niveauer du vil benytte til at beskrive hvor kvalificeret ansøgeren er til netop den aktuelle position. Processen Proces-opsætningen omhandler to ting: 1. Proces-trin = de forskellige handlinger som optræder i forbindelse med kandidater. At de har sendt en ansøgning, at du har dem til interview, at du sender et afslagsbrev og at du ansætter dem som eksempler. 2. Positionsstatus = en betegnelse du kan hæfte på hver ansøger i forbindelse med en given position og dermed beskrive hvor langt i valgprocessen kandidaten aktuelt er nået. Det kan være betegnelser som Åbent interview, Screenet, Præsenteret, Top3, Ansat og Afslået. Proces-trin Procestrinnene opsætter du ved at lægge en linie ind for hvert trin du kan forestille dig. Nedenfor er lidt eksempler, men trinnene veksler kraftigt for firma til firma. Der er en balance mellem at det på den ene side skal være tilstrækkeligt detaljeret til at det beskriver virkeligheden, men på den anden side ikke skal være så detaljeret at det som bruger er svært at regne ud om et givent interview er én af 5 mulige typer. Når du i første gennemløb har lagt nogle trin ind er det tid til at kigge på processerne. Med andre ord: "Når du modtager en åben ansøgning - hvad kan ansøgeren så forvente af dig?" Mange gange vil svaret være "et kvitteringsbrev". Men det kunne jo også direkte være

251 CRM/Search&Selection 239 indkaldelse til et interview. Disse muligheder lægger du ind under de enkelte trin. Reglen er at en "næste mulighed" kun kan pege til trin, der er i systemet i forvejen. Derfor vil du nogle gange komme ud for, at du må oprette et trin ekstra. Sammen med det mulige næste trin vælger du også den kommunikationsform der typisk vil anvendes og hvilken ventetid der maksimalt må optræde. Hvis du lægger trinnene og processerne ind optimalt vil du ende op med at alle trin har mulige næste trin på nær de trin som i sagens natur er endestationer. Typiske endestationer er Afslagsbrev og Ansættelse. (Men selv efter ansættelse kan der jo være en opfølgningssamtale 3 måneder efter). Positionsstatus

252 240 CRM med ChannelCRM Profilering

253 CRM/Consultancy Afsnit 22

254 242 CRM med ChannelCRM 22 CRM/Consultancy ChannelCRM/Consultancy indeholder alt fra basispakken, men her kombineret med en række funktioner, der gør modulet særligt interessant, hvis du arbejder med at sælge og levere projektorienterede konsulentydelser. Eksempler er: Salg af konsulenter (egne medarbejdere eller free-lancere) til opgaver hos kunder. Levering af projekter, hvor dine konsulenters ekspertise og erfaring er en konkurrenceparameter. Her vil ChannelCRM/Consultancy hjælpe dig med en række funktioner som: Varetage stamdata og informationer om dine interne og eksterne konsulenter. Registrere konsulenternes tilgængelighed (ferier, andre opgaver). Søge blandt konsulenter med kompetance som filter. Vedligeholde individuelle CV-beskrivelser for hver konsulents individuelle opgaver. Sammensætte profilerede konsulentbeskrivelser (med relevante CV-beskrivelser) til brug i tilbud. I tillæg til dette vil ChannelCRM hjælpe dig med de vanlige "CRM-ting" som at holde styr på al din korrespondance med kunderne og konsulenterne. At kunne forecaste dit salg af konsulenter. At kunne planlægge opfølgningsmøder. ChannelCRM/Consultance er en fuldt integreret komponent i ChannelCRM og alle funktioner og data i modulet er derved i direkte sammenhæng med andre funktioner og data i CRM systemet.

255 CRM/Consultancy 243 Søg konsulent I venstrenavigatoren klikkes på Konsulenter. Herved åbnes en søgefunktion, der ligner almindelig kontaktsøgning - men her er den begrænset til alene at søge blandt kontakter, der også er konsulenter. Søgelisten kan som vanligt grupperes og filtreres, men vær opmærksom på at listens primære sigte er at finde en given konsulent ud fra navn eller lignende. Hvis du har behov for at lave lister til at arbejde ud fra (f.eks. en liste, der grupperer dine konsulenter efter primær ekspertise), så er det mere effektivt at opbygge et view selv.

256 244 CRM med ChannelCRM Konsulentvinduet Konsulentvinduet er i basis magen til det vindue, der benyttes ved "normale" kontakter. Men da konsulenten i tillæg til kontaktens basale data også har informationer om CV-items og assignments, vil der være flere faner. Om en kontakt også er konsulent kan ses øverst i stamdata. Her er der afkrydsningsfelter for bl. a. konsulent.

257 CRM/Consultancy 245 Hvis ikke der allerede er checkmærke ved konsulent, kan det sættes og der vil så med det samme blive dannet de nødvendige datafelter for kontakten. Checkmærket kan ikke umiddelbart fjernes igen fordi dette ville føre til tab af data og dermed (hvis det var utilsigtet) potentielt tab af salg. Specielt for konsulenten er der 2 faner: Assignments 245 : Her er der en kalender i tidslinievisning, hvor alle konsulentens opgaver er registrerede. CV items 246 : Her er en listning af de beskrivelser der for den aktuelle konsulent er oprettet. Assignment fane Her vises en tidslinie over de assignments (opgaver)der er registreret for konsulenten. Opgaverne kan være allerede udførte (i datid), planlagte eller igangværende. Opgaverne kan også være ferie eller andre årsager til utilgængelighed.

258 246 CRM med ChannelCRM Tidslinien har kontektsmenuer til at "spole" frem til næste opgave, til at skalere visningen samt til at gå til en bestemt dato. En vist assignment åbnes ved dobbeltklik. Over tidslinien er der knapper: Tilføj: Opret en ny assignment (opgave) for konsulenten. CV items fane CV items (se beskrivelse her 248 ) listes i separat fane. De data der indgår i listen er rollen, projektnavn og nummer, samt information om den virksomhed, der er kunde på projektet. Det enkelte CV-item kan åbnes ved at dobbeltklikke på linien. Over listen er der to knapper: Tilføj (Add): Opretter et nyt CV-item Genlæs (Refresh): Indlæser listen på ny. Det er muligt at markere mere end et CV-item og derved flette dokument. 247 teksten fra flere sammen i et

259 CRM/Consultancy 247 Sammensæt CV items Ved højreklik på en eller flere markerede CV-items åbnes mulighed for at flette den formatterede tekst for de valgte CV-items sammen i ét dokument. Som det ses herunder bevares formatteringen fra de enkelte CV-items og på den måde er det enkelt at fremstille attraktivt materiale til brug for tilbudsmateriale. Resultatet kan redigeres, men vær opmærksom på at ændringerne ikke umiddelbart gemmes i databasen. I stedet kan dokumentet gemmes i en række formater - herunder Word2007 og HTML. Det er også muligt at copy-paste direkte ind i Word.

260 248 CRM med ChannelCRM Assignments Assignments (opgaver) er en form for aktiviteter i CRM. En assigment knytter sig til en enkelt konsulent og en tidsperiode. Ud over dette kan en assignment knyttes til et projekt i CRM og dermed til kunden. Normalt vil alle assignments som konsulenterne udfører for dig være knyttede til projekter, mens de assigments som konsulenterne måtte udføre på vegne af andre (konkurrenter eller familie ;-) ikke er knyttede til projekter. CV items Curriculum Vitae er ord, der benyttes i mange sammenhænge og derfor skal det her præciseres, hvad der menes i denne sammenhæng: En konsulent kan have et generelt CV, som typisk beskriver uddannelsesforløb, civilstand, fritidsinteresser og tidligere ansættelser. Dette CV kan indlægges direkte under konsulenten. Dels som flad tekst i den fane der er beregnet til det, dels som tilknyttet dokument. En konsulent kan have et antal CV-items (erfaringsbeskrivelser), der hver især beskriver et projekt, hvor konsulenten her medgået i en rolle. Disse CV-items indlægges i speciel fane under konsulenten. CV-items er ofte formulerede på en måde, så de ser attraktive ud for en potentiel kunde og de skal som regel kunne bruges direkte i salgssammenhæng. For at oprette et CV-item klikkes på tilføj i fanen CV-items.

261 CRM/Consultancy 249 Teksteditoren giver mulighed for at indlægge billeder og opstillinger, men det vil normalt være gavnligt at standardisere layoutet. Et typisk tilbud til et kundeemne vil inkludere et antal CV-items for for hver af flere konsulenter og din redigering af tilbudet minimeres, hvis layoutet er standardiseret fra start. Teksteditoren har også mulighed for at hente Word2007-filer og at paste dokumenter ind fra klippebordet. Find konsulenter til opgave Assignment Match (Konsulent Match) gør det enkelt at få overblik over konsulenter. Enten alle de konsulenter din virksomhed råder over. Eller delmængder, der kan fremfindes ud fra ekspertiseområder eller andre informationer du har lagt ind i konsulenternes Info Tags. For at søge klikkes på Execute (Søg) hvorved alle de konsulenter der matcher det gældende kriterium lægges til listen nederst i vinduet. Kriteriet kan inkludere tre områder: Info tags 1: Her vælges eller skrives op til tre Info tags der kan kvalificere til at indgå i resultatet. De tre Info tags anvendes med ELLER operator. Altså er det nok at bare én af

262 250 CRM med ChannelCRM dem er knyttet til en given konsulent. Info tags 2: Anvendes på samme måde som Info tag 1 gruppen. Men de to grupper anvendes med OG operator. Hvis denne gruppe anvendes skal en given konsulent altså både leve op til kriteriet i Info tags 1 OG til kriteriet i Info tags 2. Datoer: Her tastes eller vælges start- og slut-dato for den periode hvori der skal findes konsulenter. Valget i disse felter begrænser ikke hvorvidt konsulenter kommer til at indgå i listen, men valget styrer farvekodningen i kolonnen Overlap. Kolonnen Overlap vises med farver: Grøn: valgt. Gul: Rød: Der er - for den aktuelle konsulent - ikke andre assignments i den periode, der er Der er en eller flere assignments der overlapper den periode der er valgt. En enkelt assignment dækker allerede hele den valgte periode. Ved hver enkelt konsulent er der en lille plus-knap. Denne benyttes til at vise mere detaljerede data om konsulenten. Disse data kan være: CV items: Info tags: Documents: at åbne. Assignments: at åbne. Alle CV items for den aktuelle konsulent. Dobbeltklik for at åbne. Alle Info tags for den aktuelle konsulent. Alle journaliserede dokumenter for den aktuelle konsulent. Dobbeltlik for Alle registrerede assignments for den aktuelle konsulent. Dobbeltklik for

263 CRM/Consultancy Er farvekoden for en konsulent gul er det enkelt at zoome ind på fanen assignments for på den måde at se om overlappen blot skyldes et par planlagte feriedage. Ikke noget der normalt vil forhindre at konsulenten knytttes til projektet. Bag listen over konsulenter der matcher kriteriet ligger en fane med den samlede kalender for konsulenterne. Kalenderen er i tidslinie-form og giver nemt overblik over mange konsulenters opgaver. Kalendervisningen har kontekts-menuer for tilpasning af visningen. Herunder skalering af datoaksen. 251

264 252 CRM med ChannelCRM Klik på knappen Udskriv for at præsentere en version af kalenderen der egner sig til udskrift.

265 CRM/Human Resource Afsnit 23

266 254 CRM med ChannelCRM 23 CRM/Human Resource Denne udgave af ChannelCRM indeholder alt fra ChannelCRM/Basis samt en række funktioner og muligheder, der er specielt interessante for dig, som arbejder med personaleudvikling. Ingen beskrivelse endnu

267 CRM/Medico Afsnit 24

268 256 CRM med ChannelCRM 24 CRM/Medico Denne udgave af ChannelCRM indeholder alt fra ChannelCRM/Basis samt en række funktioner og muligheder, der er specielt interessante for privathospitaler. Ingen beskrivelse endnu

269 Tillægsmoduler Afsnit 25

270 258 CRM med ChannelCRM 25 Tillægsmoduler Tillægsmoduler er ekstra funktioner som du kan tilkøbe til din ChannelCRM programpakke. Alle optioner kræver en licensnøgle, hvori adgangen til optionen er indkodet. Navne&Numre Markedsdata 266 Nem adgang til data om alle danske virksomheder og datavask/berigelse. Integration til e- Binder ChannelCRM sammen med data fra økonomisystemet e-conomic. conomic 269 Overfør købshistorik, se fakturaer, overfør debitor stamdata og meget mere. Fritekst indeksering og søg Med Full Text Search tillægsmodulet åbnes der op for at al den tekst, der ligger i faneblade med tekst og alle journaliserede dokumenter bliver full text indekserede og dermed søgbare på mange måder. Det svarer lidt til at have en "Google" på dine egne informationer, men til forskel fra Google Desktop Search og Windows Search vil ChannelCRM Full Text Option kunne vise dig søgeresultaterne i den sammenhæng de optræder i CRM systemet. Og du vil kunne udføre operationer direkte på dem. Med andre ord vil alle , alle tilbud, alle regneark og alle noter uden yderligere besvær blive fuldstændigt søgbare og kædet sammen med de kunder, projekter, kontakter, konsulenter osv. som de i virkelighedens verden hænger sammen med. Eksempler: Til hvilke kundeemner har vi nogensinde sendt noget om Produkt X? Hvilke mails - og fra hvilke firmaer - har vi nogensinde modtaget s hvori ordene klage, utilfreds eller ombudsmand indgår? Lav en kampagne på alle firmaer/kontakter, hvor ordet "Salgsdirektør" indgår i korrespondance eller noter. Vis mig et tilbud, hvori Produkt Y indgår. (Jeg kan sikkert sakse lidt tekst herfra i det tilbud jeg laver nu) Led alle CV'er igennem og finde de konsulenter, hvor ordene "Århus" og "Havn" står i nærheden af hinanden. ChannelCRM Full Text Option er opbygget så den ikke "spænder ben" for andre søgemaskiner (Windows Enterprise Search, Google Search, Sharepoint,...). Et dokument der er indekseres fra ChannelCRM kan altså også være indekseret af andre søgemaskiner, uden at der skal laves ny kopier af dokumentet.

271 Tillægsmoduler 259 Søgning Hvis du har licens til ChannelCRM Full Text Search vil du kunne kalde funktionen fra bl.a. knaprækken i hovedskærmbilledet ( Full Text) og fra venstrenavigatoren under gruppen Søgning ( Full Text Search). I begge tilfælde åbnes en dialog som nedenfor. Øverst er selve det felt, hvor den søgte tekst indsættes. Straks derunder vises resultaterne af søgningen. Én fane med alle de dokumenter, der findes som resultat af søgningen og én fane med alle de emner i CRM, hvor søgningen "hitter" på tekst i tekstfaneblade. Vi har helt bevidst lavet denne opdeling, fordi man oftest vil fokusere på én af resultattyperne. Fanebladene kan lukkes hver for sig. Derved begrænses søgningen til den resultattype, der er resterende. Søgeresultetet er naturligvis klikfølsomt så dobbeltklik i listen åbner det emne der er vist i kolonnen. Altså direkte til dokumentet, firmaet, kontakten, projektet, aktiviteten,... Med knappen Preview åbnes en tekstboks hvor de termer i dokumentteksten der svarer til søgetermerne er markerede med fede typer og gul baggrund. Denne markering er mere simpel end de algoritmer der ligger bag søgningen og man kan derfor ikke med sikkerhed forvente at alle termer i teksten - som har bidraget til at få dokumentet med i resultatlisten - er markerede. F. eks. vil et dokument hvori der indgår en stærkt bøjet form af et søgeord ikke nødvendigvis have denne form af ordet markeret. Til formålet (som er at kontrollere resultatets relevans) er markeringerne dog normalt tilstrækkelige. Søgealgoritmen kan påvirkes på flere måder:

272 260 CRM med ChannelCRM Der kan klikkes på checkboksen Exact hvad der vil få søgeresultatet til at undgå bøjede former af søgeordene. Der kan indsættes ekstra tegn 262 i søgestrengen. Som det ses ovenfor er der en række kolonner i søgeresultatet ud over "bare" dokumentnavnet. Kolonnerne viser: Dokumenttypen som ikon: Læg særligt mærke til s (fra Outlook). Her vil eventuelle tilknyttede dokumenters indhold (f.eks. et regneark) blive inkluderet i søgningen. Ophavstype som ikon: Her ses hvilken type emne i CRM dokumentet er direkte tilknyttet. Dokumenttitel: Samme dokumenttitel som fremgår i andre dokumentoversigter. Ophav: Navnet på det emne som dokumentet er direkte tilknyttet. Oprettet: Tildspunkt for dokumentets tilknytning til CRM (eller tidspunkt for ens modtagelse) Projekt: Det projekt i CRM som dokumentet er tilknyttet (eventuelt via "Scan til projekter") Kontakt: Den kontaktperson i CRM som dokumentet enten direkte er tilknyttet eller via f. eks. en aktivitet der er rettet mod kontakten. Firma: Det firma i CRM som dokumentet enten direkte er tilknyttet eller via f.eks. en kontakt som er ansat i firmaet. Rækker i søgeresultatet kan markeres og ved højreklik med musen åbnes mulighed for at oprette Info Tags på de markerede emner eller at inddrage emnerne i en kampagne. I begge tilfælde skal man lægge mærke til at tilknytningerne kun sker for de rækker hvor en sammenhæng til emnet er fundet. Man kan som eksempel ikke tilknytte info tags til projekt for de rækker i resultatet hvor der ikke er nogen sammenhæng til et projekt.

273 Tillægsmoduler Og "Tilføj til kampagne" sker kun for de rækker hvor som minimum et firma er fundet. Fane nummer to "Text Tabs" viser på mere enkel form de steder i systemet hvor søgeteksten finder resultat i faneblade med tekst. Her er sammenhængen til Ophav mere enkel idet et tekstfaneblad altid hører direkte til det emne, hvor det vises. 261

274 262 CRM med ChannelCRM Avanceret søgning I Full Text Search kan man anvende tegn for at præcisere søgningen og derved begrænse resultatet til de mest relevante. Flere ord Hvis der skrives flere ord i søgefeltet, vil søgningen opfatte det som om der er OG-operator imellem. Dette kan understreges ved at skrive AND mellem ordene (altså "Århus AND Odense"). Hvis der ønskes en ELLER operation på ordene, skal der skrives OR mellem søgeordene (altså "Århus OR Odense") Sætninger Hvis du ønsker at søge efter dokumenter, hvor en specifik sætning indgår, sætter du citationstegn om hele sætningen (altså " "Administrerende Direktør" ") Uden ord Hvis du ønsker at resultaterne skal udelade dokumenter, hvor et ord indgår, sætter du minustegn foran ordet (altså "Århus -Odense") Afstand Hvis to ords afstand i teksten skal ses som en kvalitet (bedre jo nærmere ordene optræder), sætter du skarpe paranteser om de to ord (altså "<Odense Århus>") Paranteser Hvis søgningen skal indeholde flere af ovenstående elementer, kan der sættes paranteser om de dele, der skal behandles hver for sig (altså "Apotek AND (Odense OR Århus)") Full Text Option Setup Opsætningen af ChannelCRM Full Text Option er relativt enkel. Alligevel lønner det sig at gå struktureret til værks. De punkter der skal gennemføres er: 1. Indlæs licensnøgle med licens for ChannelCRM Full Text Option 2. Opsæt SQL Server 2008 til ChannelCRM Full Text Option 3. Check og eventuelt installér de IFilters der skal anvendes til at uddrage indholdet af komplekse dokumenttyper. 4. Kør indeksering manuelt på alle de allerede journaliserede dokumenter. 5. Installér og igangsæt service på serveren, så dokumenter journaliseres automatisk fremover. Indlæs licensnøgle Licensnøglen sendes fra ChannelCRM som en med tilknyttet licensnøgle. Du gemmer denne nøglefil på f.eks. Windows Skrivebord og går i ChannelCRM ind under punktet Administration Indlæs licensnøgle. Her åbner du nøglefilen og klikker Valider og gem.

275 Tillægsmoduler Opsæt SQL Server 2008 til ChannelCRM Full Text Option For at opsætte SQL Server til Full Text option benytter du CRM Manager. Normalt vil du skulle starte dette program fra selve den server hvor SQL Server er kørende. (Det kan godt være i Fjernskrivebord). I CRM Manager åbner du punktet Tillægsmoduler Dokumentindeksering. Læs gerne introduktionen på første fane, men gå ellers straks til fane 2 "Setup". 263

276 264 CRM med ChannelCRM Denne fane omhandler til venstre opsætning af SQL Server, som er det aktuelle punkt her. Først klikkes på knappen "Remove legacy index". Dette vil fjerne tidligere Full Text indices fra den aktuelle CRM Database. Selve det script der udfører kaldene kan ses i CRM Managers hovedvindue - inklusive eventuelle fejlmeddelelser. Dernæst vælges det sprog som indekseringen skal baseres på. Hvis ikke dansk er med på listen, så skyldes det sandsynligvis en lille mærkelighed som beskrives og udbedres her: Installér dansk i SQL Server 266 Når det korrekte sprog er valgt klikkes på knappen "Create index". Igen køres der et script i CRM Managers hovedvindue. Såfremt dette script afvikles uden fejl er Full Text indeksering i SL Server 2008 funktionel. Check og installér IFilters IFilters er en række programmer som sikrer at en indekseringsmekanisme kan "få fat" i den tekst der ligger inde i ellers uforståelige dokumenter (pdf, docx, doc, xls,...). IFilters er standardiserede og anvendes af mange søgemaskiner. Derfor findes der med stor sandsynlighed også IFilters for de dokumenttyper der er aktuelle i din virksomhed. I ovenstående billede viser den højre halvdel en checkboks for hver af de dokumenttyper som allerede er journaliseret af ChannelCRM - i din virksomhed. For de dokumenttyper hvor der allerede er et IFilter til stede er der checkmærke. De dokumenttyper hvor checkmærket mangler kan ikke indekseres. Hvis der mangler checkmærke ved en dokumenttype hvor indholdet skal indekseres er det

277 Tillægsmoduler 265 nødvendigt at finde, downloade og installere det passende IFilter. Dette plejer at være ret nemt, men det skal foregå på serveren. I sig selv hjælper det ikke noget at IFiltrene er på din egen PC, hvis det fremover er meningen at indekseringen skal foregå automatisk på serveren. For at finde IFiltre søges internettet efter "IFilter docx" eller lignende alt efter filtypen. Lidt kommentarer er på sin plads: IFiltre til Officepakken installeres automatisk sammen med Officepakken. På en server er Officepakken normalt ikke installeret og der for skal disse filtre installeres separat. IFilter til PDF installeres sammen med Acrobat Reader. Hvis denne installeres på serveren er alt ok - med mindre serveren er 64 bit. I dette tilfælde skal der installeres et separat IFilter fra Adobe. Søg på "IFilter PDF 64bit". Generelt: Vi har selv gode erfaringer med at benytte de gratis IFiltre der leveres af dokumentleverandørerne selv (Microsoft for Officepakken, Adobe for PDF,...) Internettet giver dog mange links til alternativer og nogle af disse rummer muligvis nyttige funktioner. Når et nyt IFilter er installeret vælges fanen Setup igen og der skal nu være checkmærke ud for den pågældende dokumenttype. Kør manuel indeksering Nu kan den første indeksering gennemføres. Vælg fanen "Run manual" Her klikker du nu på knappen Start scan og iagttager hvordan indekseringen forløber ved hjælp af statistikfelterne øverst. Hvis det viser sig at et antal dokumenter ikke indekseres (vist i feltet Files remaining eller Files failed) kan man sætte checkmærke i Logging og se forklaringen i Log

278 266 CRM med ChannelCRM text. Re-evaluate benyttes for at gennemtvinge en fornyet total indeksering. Installér CCRMTextGrab Service Tekst mangler Installér dansk i SQL Server SQL Server 2008 leveres med en lang række sprogdefinitioner installeret som standard. Desværre er der tre sprog som ikke er med i denne standard: Dansk, polsk og tyrkisk. Så uheldigt det end måtte være at netop Danmark ikke er standard, så er der alligevel ingen vej uden om; det skal installeres. Du kan selvfølgelig vælge at springe dette punkt over (og det skal du hvis det meste af din korrespondance f.eks. er på engelsk), men fordelene ved at have det korrekte sprog installeret er flere: Søgningen respekterer bøjninger bedre (går, gik) Søgningen ved hvilke ord, der er overflødige (dem, de, en, af) Søgningen kan klare synonymer (følge, ledsage) Læg dog mærke til at dette ikke er en "once and for all" beslutning. Hvis du senere skifter sprog kan indekseringen genopbygges. For at opsætte SQL Server 2008 til dansk indeksering følges en vejledning fra Microsoft. Denne vejledning skal gennemføres fuldstændigt præcist og de checks som vejledningen beskriver bør man også gennemføre for at sikre at alt er korrekt. Vejledningen findes Navne & Numre Markedsdata Med et abonnement på Navne & Numre Markedsdata har du mulighed for at: Importere data om alle registrerede danske virksomheder Lave automatisk opslag efter firmaer Udføre periodisk rensning af data Se regnskaber Se kreditvurdering... Funktionen kræver særskilt abonnement idet der skal betales afgift til Erhvervs og Selskabsstyrelsen og idet selve ydelsen er NNM's forretningsgrundlag.

279 Tillægsmoduler NNM lokalmenu 267

280 268 CRM med ChannelCRM

281 Tillægsmoduler 269 Video træning KPI Integration til e-conomic Hvad er det? e-conomic integrationen er et modul for kunder som har licens til både ChannelCRM og e-conomic. Integrationen binder de to systemer sammen således at de kan udveksle informationer om firmaer og deres økonomitransaktioner. Se mere om e-conomic på hjemmesiden: Hvad bruger man det til? e-conomic integrationen bruges til flere ting: At importere kundeoplysninger fra economic til ChannelCRM At opdatere kundeoplysninger fra economic til ChannelCRM At sikre konsistens mellem oplysningerne i de to systemer - synkronisering af economicdebitorer med CRM-kunder At give CRM brugeren adgang til kundernes økonomidata i kraft af et faneblad på firmabilledet i CRM systemet med economic købshistorik Oprette debitor fra firmabilledet i ChannelCRM når et emne bliver til en rigtig kunde

282 270 CRM med ChannelCRM At skabe overblik og mersalg ved diverse kampagne og analyserapporter baseret på economic data Hvordan gør du? Opsætning Integrationen aktiveres ved speciel licensnøgle som kan bestilles hos ChannelCRM. Licensnøglen aktiveres af CRM administratoren i administrationsmenuen. Herefter indtastes economic aftalenummer, brugerid og adgangskode under applicationwide settings. Password kan undlades såfremt du ikke ønsker at alle brugere skal have adgang til e-conomic adgangskoden. I så fald vil systemet spørge om adgangskoden hvergang der kommunikeres med e-conomic. Import af debitorer, opdateringer, sikring af konsistens Under administrationsmenuen i menupunktet dataimport trykkes på knappen: e-conomic webservice. Herved indlæses en liste af debitorer. Hvis listen kan godkendes importeres den ved at trykke start import. Listen kan testes ved at trykke test. Herved vil CRM systemet checke, hver enkelt debitor for at finde tilsvarende firmaer i CRM databasen. Ideelt skal der kun være et korresponderende firma. Man kan slå dubletter op og merge disse med standardfunktionen til flet af firma, hvis der skulle være 2 eller flere. Kundeopslag - købshistorik På firmabilledet under folderen e-conomic finder du de faktura og fakturalinjer, som er hentet fra

283 Tillægsmoduler 271 e-conomic. Disse ligger nu som kopi i CRM databasen. Fanebladet viser ikke et realtids opslag i economic. Oplysningerne kopieres ind i CRM systemet når administratoren importerer fra economic. Rapportering og generering af kampagner Der kan dannes de sædvanlige dynamiske lister også på e-conomic data. Man kan nemt lave f.eks. en pivottabel med kunder og deres købstransaktioner:

284 272 CRM med ChannelCRM Her en liste over alle fakturaer fra e-conomic. Den er filtreret, så den viser alle firmaer, der har haft en eller flere transaktioner på mere end 5000 kr - efter den 1. februar 2005 Ved markering af de ønskede firmaer i listen efterfulgt af højreklik, kan firmaer tilføjes til en kampagne.

285 Tillægsmoduler 273 Her har vi valgt at lægge kunderne ind i en kampagne der hedder Mersalg. Du kan med andre ord hurtigt lave marketingkampagner baseret på købshistorik. Tekniknoter Der er ingen tekniknoter til afsnittet om e-conomic integrationen Integration til C5 (pre ) Hvad er det? C5 integrationen er et modul for kunder som har licens til både ChannelCRM og økonomisystemet C5. Integrationen binder data fra de to systemer sammen, således at de kan overføre informationer om firmaer (debitorer) og deres økonomitransaktioner. Den her beskrevne virkemåde er i ChannelCRM version og nyere erstattet af en serverbaseret udgave som er mere effektiv, kan mere og kører automatiseret. Se evt. denne i SQL udgave 280 eller i filbaseret udgave 288. Hvad bruger man det til? C5 integrationen bruges til flere ting: At importere kundeoplysninger fra C5 til ChannelCRM At opdatere kundeoplysninger fra C5 til ChannelCRM At sikre konsistens mellem oplysningerne i de to systemer - synkronisering af C5-debitorer med CRM-kunder At give CRM brugeren adgang til kundernes økonomidata i kraft af et faneblad på firmabilledet i CRM systemet med C5 købshistorik At skabe overblik og mersalg ved diverse kampagne og analyserapporter baseret på C5-data Hvordan gør du? Opsætning Integrationen aktiveres ved speciel licensnøgle som kan bestilles hos ChannelCRM. Licensnøglen aktiveres af CRM administratoren i administrationsmenuen. Herefter er der for brugere med salgsledelsesadgang mulighed for at åbne en dialog med navnet C5 administration.

286 274 CRM med ChannelCRM I fanen Setup indtaster du følgende data: Folder location: Her angives stien til den folder, hvori de eksporterede C5-data ligger Invoice header file: Navnet på den csv-fil, der indeholder data fra fakturaheadere Invoice line file: Navnet på den fil, der indeholder data fra fakturalinier For filbeskrivelse se her 278. I samme dialog, faneblad Actions er der nu to muligheder: Synkroniser og Genlæs alle fakturaer.

287 Tillægsmoduler 275 Selve overførslen går normalt hurtigt, men er der tale om meget store datamængder kan det betale sig at lade filerne alene indeholde data fra f.eks. seneste måned. Systemet sørger selv for at der ikke optræder dubletter. Kundeopslag - købshistorik På firmabilledet under folderen C5 finder du de fakturaer og fakturalinier, som er hentet fra C5. Disse ligger nu som kopi i CRM databasen. Fanebladet er altså ikke et realtids opslag i C5 og belaster dermed hverken C5 eller din licens hertil. Oplysningerne kopieres ind i CRM systemet, når salgslederen importerer fra C5.

288 276 CRM med ChannelCRM Rapportering og generering af kampagner Der kan dannes de sædvanlige dynamiske lister også på C5 data. Man kan nemt lave f.eks. en pivottabel med kunder og deres købstransaktioner: (Der er i liste-designeren forlæg til tre typer rapportering ud fra C5 data. Du kan benytte disse forlæg som de er eller du kan designe videre på dem så de viser netop de sammenhænge du ønsker.)

289 Tillægsmoduler 277 Her en liste over alle fakturaer fra C5. Den er filtreret, så den viser alle firmaer, der har haft en eller flere transaktioner på mere end 5000 kr - efter den 1. februar 2005 Ved markering af de ønskede firmaer i listen efterfulgt af højreklik, kan firmaer tilføjes til en kampagne.

290 278 CRM med ChannelCRM Her har vi valgt at lægge kunderne ind i en kampagne der hedder Mersalg. Du kan med andre ord hurtigt lave marketingkampagner baseret på købshistorik. Tekniknoter Overførslen af data fra C5 til ChannelCRM foregår via datafiler. Du skal derfor opsætte C5 så der genereres de nødvendige filer - enten på anfordring i C5 - eller som et planlagt job. Der er tre filer involveret: Fakturaheadere Data fra denne fil skal "ende" i en tabel som vist nedenfor. Datafilen skal derfor indeholde nok med informationer til at de kan bruges selvom ikke alle felter er påtvungne. Feltet InvoiceId skal dog findes og det skal være unikt. Fakturalinjer Data fra denne fil skal ende i tabellen nedenfor. Her skal InvoiceId matche InvoiceId i den tilhørende fakturaheader og InvoiceId skal i kombination med InvoiceLineId være unik.

291 Tillægsmoduler Der behøves ikke at være anvendt samme kolonneoverskrifter (eller kolonneoverskrifter overhovedet) i datafilerne fra C5. I stedet anvender vi en standard Microsoft schemaspecifikation som skal hedde Schema.ini. Et eksempel er vist nedenfor. Denne fil skal ligge i samme folder, som datafilerne selv ligger i. Schema.ini [Faktura.csv] DecimalSymbol=. Format=Delimited(;) DateTimeFormat=yyyy/MM/dd Col1=InvoiceId Integer Col2=Attention Text Width 100 Col3=Currency Text Width 50 Col4=Date DateTime Col5=DebtorId Text Width 50 Col6=DebtorName Text Width 80 Col7=DueDate DateTime Col8=IsVatIncluded Bit Col9=NetAmount Currency Col10=VatAmount Currency Col11=OurReference Text Width 100 Col12=YourReference Text Width 100 [FakLin.csv] DecimalSymbol=. Format=Delimited(;) 279

292 280 CRM med ChannelCRM DateTimeFormat=yyyy/MM/dd Col1=InvoiceId Integer Col2=InvoiceLineId Integer Col3=DeliveryDate DateTime Col4=ProductId Text Width 50 Col5=ProductGroup Text Width 50 Col6=Description Text Width 100 Col7=Quantity Decimal Col8=UnitGrossPrice Currency Col9=DiscountAsPercent Decimal Col10=TotalNetAmount Currency Col11=UnitName Text Width 50 Col12=UnitCostPrice Currency Integration til C5 SQL Fra version af ChannelCRM kan integration med C5 data foregår direkte fra C5's SQL database. Funktionen kræver separat licens. C5 SQL installation C5 SQL interfacet foregår i en separat process direkte mellem C5's SQL database og den SQL database hvori ChannelCRM data ligger. Det betyder at opsætningen kan være lidt kompliceret. Til gengæld kører alt automatisk når det først er sat op. Trin 1: Installation af Windows Service CCRM C5 Importer. Dette program skal installeres som en Windows Service på en maskine, der både har adgang til C5's SQL database og til ChannelCRM's SQL database. Typisk er det én og samme maskine "serveren". Servicen installeres ved at køre installationsprogrammet, som du finder efter instruktioner fra ChannelCRM. Efter installationen (som tager mindre end 10 sekunder) skal der udføres én eller to operationer: 1. Hvis servicen er installeret på samme maskine som SQL Serveren og SQL Serveren hedder SQLExpress og CRM databasen hedder CCRMDB (alle standardværdier), så kan du springe dette punkt over. Ellers skal du starte notepad som administrator (Start Programmer Tilbehør højreklik på notepad og vælg "Start som administrator"). Fra notepad åbnes nu den fil der hedder

293 Tillægsmoduler 281 CCRMC5Import.exe.config og typisk ligger i C:\Program Files (x86)\channelcrm \CCRMC5Import. I filen findes teksten connectionstring="data Source=.\SQLEXPRESS;Initial Catalog=CCRMDB; Integrated Security=True". Denne tekst ændres efter behov således at den bliver: connectionstring="data Source=SERVERNAVN\SQLINSTANSNAVN;Initial Catalog= DATABASEALIAS;Integrated Security=True" og filen gemmes. 2. Nu skal servicen startes. Vælg Start Control Panel Administrative Tools Services. I denne liste over Services finder du CCRM C5 Importer og dobbeltklikker på den. Servicen sættes til at starte automatisk og eventuelt startes den også. Trin 2: Opsætning af overførslerne. Denne opsætning foretages lettest ved brug af CRM Manager som startes på selve database serveren. I CRM Manager vælges Module Management C5 SQL Import. Læs introduktionen (der kan komme til at stå mere end det her viste) og gå derefter til fane Setup.

294 282 CRM med ChannelCRM De basale indstillinger er få, men vigtige: Ved Server angives den server og dataserverinstans hvor C5 databasen ligger. I eksemplet er det under en SQLExpress på samme maskine som den vi kører CRM Manager på. Denne angivelse skal skrives så den også passer for den Service der er installeret under punkt 1. Ved Alias angives det databasealias der er anvendt for C5's data. Windows auth markeres hvis der kan anvendes Windows autencitering (anbefalet). Hvis ikke der anvendes Windows authencitering skal der under UserId og Password angives værdier. Dette kan ikke anbefales da passwordet gemmes i klartekst. Gå videre til næste fane Debtors.

295 Tillægsmoduler 283 Her skal der tages stilling til dels hvor ofte overførslerne skal ske, dels nogle indtillinger for selve overførslen. Schedule: De dage hvor overførslen af netop debitorinformation skal ske markeres. Dernæst vælges hvor ofte og sidst vælges dagens starttidspunkt. Hvis der vælges hver ottende time og med start klokken vil der den pågældende dag kun ske én overførsel (klokken timer senere er det jo næste dag.) Formats: Her vælges om der skal tillades oprettelser og/eller ajourføringer af data. Target Table sættes til Company (eneste mulighed pt.) og typisk kan SQL Select anvendes som den er angivet standard. Såfremt denne SQL justeres skal det iagttages at alle de alias der er anvendt skal videreføres og at de skal indeholde "fornuftige" værdier. Sidst i SQL select listen er der 3 Aux felter som kan anvendes til andre tekstværdier efter behov.

296 284 CRM med ChannelCRM Samme process gentages for indstillingerne omkring fakturaoverførsel... (Fakturaoverførsel er det dog ofte attraktivt at foretage med større hyppighed end f.eks. prisbog)... og for prisbog.

297 Tillægsmoduler 285 Efter dette er overførslerne specificerede og der kan testes. Brug testknapperne til at se at der er korrekt forbindelse til C5 data. Brug eventuelt Run import knapperne til at foretage selve overførslerne manuelt. Såfremt Servicen under punkt 1 er kørende vil C5 overførslerne herefter ske automatisk med den hyppighed du har specificeret. C5 SQL brug af data Kundeopslag - købshistorik På firmabilledet under folderen C5 finder du de fakturaer og fakturalinier, som er hentet fra C5. Disse ligger nu som kopi i CRM databasen. Fanebladet er altså ikke et realtids opslag i C5 og belaster dermed hverken C5 eller din licens hertil. Oplysningerne kopieres ind i CRM systemet, når servicen på serveren importerer fra C5.

298 286 CRM med ChannelCRM Rapportering og generering af kampagner Der kan dannes de sædvanlige dynamiske lister også på C5 data. Man kan nemt lave f.eks. en pivottabel med kunder og deres købstransaktioner: (Der er i liste-designeren forlæg til tre typer rapportering ud fra C5 data. Du kan benytte disse forlæg som de er, eller du kan designe videre, så de viser netop de sammenhænge du ønsker.)

299 Tillægsmoduler 287 Her en liste over alle fakturaer fra C5. Den er filtreret, så den viser alle firmaer, der har haft en eller flere transaktioner på mere end 5000 kr - efter den 1. februar 2005 Ved markering af de ønskede firmaer i listen efterfulgt af højreklik, kan firmaer tilføjes til en kampagne.

300 288 CRM med ChannelCRM Her har vi valgt at lægge kunderne ind i en kampagne der hedder Mersalg. Du kan med andre ord hurtigt lave marketingkampagner baseret på købshistorik. Integration til andre økonomiløsninger Dette modul (som kræver separat licens) foretager periodisk overførsel af data fra de finanssystemer, som ikke er dækkede af direkte interfaces. Overførslen sker via udtræksfiler fra finanssystemet, hvor idéen er at finans-systemet sættes til at generere disse filer f.eks. dagligt, mens CRM så opsættes til at importere disse data (også dagligt). Det lyder lidt gammeldags, men vi har valgt at tilbyde funktionen fordi mange virksomheder anvender bogholderi-systemer, der har en del år på bagen og som derfor ikke kan tilgås via webservices og/eller SQL. Resultatet af en korrekt opsat integration er der dog ikke noget i vejen med; brugerne får de data de har behov for. Finans filoverførsel installation Fil interfacet foregår i en separat process direkte mellem de filer hvori finansdata er udtrukket og den SQL database, hvori ChannelCRM data ligger. Det betyder at opsætningen kan være lidt kompliceret. Til gengæld kører alt automatisk når det først er sat op. Trin 1: Installation af Windows Service CCRM File Importer. Dette program skal installeres som en Windows Service på en maskine, der både har adgang til udtræksfilerne (se næste trin) og til ChannelCRM's SQL database. Typisk er det én og samme maskine "serveren". Servicen installeres ved at køre installationsprogrammet, som du finder efter instruktioner fra ChannelCRM. Efter installationen (som tager mindre end 10 sekunder) skal servicen startes. Vælg Start Control Panel Administrative Tools Services. I denne liste over Services finder du CCRM File Importer og dobbeltklikker på den. Servicen sættes til at starte automatisk og eventuelt startes den også. Trin 2: Udtræksfiler. Fra finanssystemet skal der genereres udstræksfiler. For en komplet overførsel skal der udtrækkes 4 filer:

301 Tillægsmoduler 289 Debitor stamdata Fakturaheadere Fakturalinier Prisliste Filerne gemmes komma- eller semikolon-separerede og det tilses at: Der anvendes et tegnsæt der kan læses korrekt med f.eks. notepad. Anvendte formater for datofelter og beløbsfelter formatteres på ensartet i de fire filer. Debitor stamdata Felt Felttyp ObligatoIndhold e risk CustomerKey string Ja Unik debitornøgle som binder CRM og finans sammen. Ofte benævnt "Kundenummer" i bogholderisystemet. Name string Nej Firmanavn Department string Nej Afdelingsnavn Address1 string Nej Adresselinie 1 Address2 string Nej Adresselinie 2 Zip string Nej Postnummer City string Nej Bynavn State string Nej Stat (2) Country string Nej ISO 3 landekode (3) Phone string Nej Telefonnummer firma (20) Fax string Nej Faxnummer firma (20) PhoneCode string Nej Landeforvalgskode (34 for Danmark) (3) Mail string Nej Mailadresse for firma Web string Nej Webadresse for firma Owner string Nej BrugerId for salgsansvarlig - skal findes i CRM (20) CVR string Nej VAT-nummer BankAccount string Nej PrimRelationId integer Nej Vælg 1 for kunde ellers 0 for ukendt. Værdien skal findes i CRM. PotentialId integer Nej Vælg 0 for ukendt. Værdien skal findes i CRM. Priority integer Nej Vælg 0 for Høj, 1 for Normal eller 2 for Lav. Fakturaheadere Felt Felttyp ObligatoIndhold e risk

302 290 CRM med ChannelCRM InvoiceId Attention Currency Date DebtorId DebtorName DueDate IsVatIncluded int string string Date string string Date string Ja Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej NetAmount Decimal Nej VatAmount Decimal Nej OurReference string Nej YourReference string Nej C5InvoiceAux1 string Nej C5InvoiceAux2 string Nej C5InvoiceAux3 string Nej Unikt fakturanummer Attentionperson Valutakode Dato for faktura Kundenummer svarende til CustomerKey i CRM Kundenavn (for information) Forfladsdato Ja/nej-felt angiver om moms er inkluderet. Værdier kan være 1, Ja, Yes, True for sand. Nettobeløb Momsbeløb Vores reference Kundens reference Valgfrit felt Valgfrit felt Valgfrit felt Fakturalinier Felt Felttyp e InvoiceId int InvoiceLineId int ObligatoIndhold risk Ja Svarende til FakturaHeader InvoiceId Ja Linienummer (InvoiceId og InvoiceLineId skal tilsammen være unikt) DeliveryDate Date Nej Leveringsdato ProductId string Nej Produktbetegnelse i kort version ProductGroup string Nej Produktgruppe Description string Nej Produktbetegnelse i lang version Quantity Decimal Nej Mængde UnitGrossPrice Decimal Nej Stykpris DiscountAsPer Decimal Nej Rabat i procent cent TotalNetAmou Decimal Nej Nettobeløb nt UnitName string Nej Mængdeenhed UnitCostPrice Decimal Nej Kostpris pr enhed C5LineAux1 string Nej Valgfrit felt C5LineAux2 string Nej Valgfrit felt C5LineAux3 string Nej Valgfrit felt Prisliste Felt Name Description UnitPrice Felttyp ObligatoIndhold e risk string Nej Produktnavn (ikke obligatorisk men giver kun mening hvis udfyldt) string Nej Beskrivelse Decimal Ja Stykpris

303 Tillægsmoduler Value1 Value2 Value3 Value4 Account ReferenceId Decimal Nej Decimal Nej Decimal Nej Decimal Nej string Nej string Ja Book string Nej Discontinued string Nej ProductGroup string FloatingPrice string Nej Nej 291 Frit værdifelt. Kan f.eks. anvendes til provision, kostpris,... Frit værdifelt. Frit værdifelt. Frit værdifelt. Salgskonto i CRM. Skal findes i CRM i forvejen. Unik nøgle der (eventuelt i sammenhæng med ProductGroup) binder CRM prisbog sammen med finans. Prisbog i CRM. Logisk opdeling hvis der f.eks. er forskellige produkter for privatkunder og forhandlere. Markering i CRM at produktet ikke mere kan sælges. (Kan ikke slettes fordi der så vil mangle data til f.eks. forecast-historik.) ProduktGruppe Markering i CRM at prisen for dette produkt kan fastlægges frit. Separat prisfil Felt Felttyp ObligatoIndhold e risk ReferenceId string Ja Unik nøgle der (eventuelt i sammenhæng med ProductGroup) binder CRM prisbog sammen med finans. UnitPrice Decimal Ja Stykpris. ProductGroup string Nej ProduktGruppe Den separate prisfil anvendes i de tilfælde hvor der ikke kan dannes en totalfil med alle priskombinationer. For at definere produktgrupperne (prisgrupperne) skal der i samme folder som de øvrige filer ligge en xml-fil, der definerer produktgrupperne. En sådan fil er her vist som eksempel for to produktgrupper "Forhandler" og "Privat" <?xml version="1.0" standalone="yes"?> <DocumentElement> <productgroups> <productgroup>forhandler</productgroup> </productgroups> <productgroups> <productgroup>privat</productgroup> </productgroups> </DocumentElement> Trin 3: Opsætning af overførslerne. Denne opsætning foretages lettest ved brug af CRM Manager som startes på selve database serveren.

304 292 CRM med ChannelCRM I CRM Manager vælges Module Management Finance file Import. Læs introduktionen (der kan komme til at stå mere end det her viste) og gå derefter til fane Setup.

305 Tillægsmoduler 293 Her angives formaterne for filerne. Udfyld dem efter bedste overbevisning. Efter næste trin (hvor den første fil er specificeret) kan du anvende test-knapper til at se om filerne læses rimeligt korrekt. Og så justere formatspecifikationen om nødigt. Her skal der tages stilling til dels hvor ofte overførslerne skal ske, dels nogle indstillinger for selve overførslen. Schedule: De dage, hvor overførslen af netop debitorinformation skal ske markeres. Dernæst vælges hvor ofte og sidst vælges dagens starttidspunkt. Hvis der vælges hver ottende time og med start klokken vil der den pågældende dag kun ske én overførsel (klokken timer senere er det jo næste dag.) Formats: Her vælges om der skal tillades oprettelser og/eller ajourføringer af data. Target Table sættes til Company (eneste mulighed pt.) og filens placering angives som den kan findes både for CRM Manager (i denne session og fra den Windows Service du installerede under trin 1. Columns: Her specificeres - felt for felt - de data der ligger i udtræksfilen og som skal overføres til CRM. Feltet CustomerKey skal som minimum være udpeget.

306 294 CRM med ChannelCRM Samme process gentages for indstillingerne omkring fakturaoverførsel... (Fakturaoverførsel er det dog ofte attraktivt at foretage med større hyppighed end f.eks. prisbog)

307 Tillægsmoduler og for prisbog. (Her er den nederste specifikation kun nødvendig hvis ikke filen fra den øverste specifikation indeholder alle nødvendige felter.) Efter dette er overførslerne specificerede og der kan testes. Brug testknapperne til at se at der er korrekt forbindelse til datafilerne. Brug eventuelt Run import knapperne til at foretage selve overførslerne manuelt. Såfremt Servicen under punkt 1 er kørende vil finansoverførslerne herefter ske automatisk og med den hyppighed du har specificeret. Finans brug af data Kundeopslag - købshistorik På firmabilledet under folderen Finans finder du de fakturaer og fakturalinier, som er hentet fra finanssystemet. Disse ligger nu som kopi i CRM databasen. Fanebladet er altså ikke et realtids opslag i finanssystemet og belaster dermed hverken dette eller din licens hertil. Oplysningerne kopieres ind i CRM systemet, når servicen på serveren importerer fra finans udtræksfilerne.

308 296 CRM med ChannelCRM Rapportering og generering af kampagner Der kan dannes de sædvanlige dynamiske lister også på finansdata. Man kan nemt lave f.eks. en pivottabel med kunder og deres købstransaktioner: (Der er i liste-designeren forlæg til tre typer rapportering ud fra finansdata. Du kan benytte disse forlæg som de er, eller du kan designe videre, så de viser netop de sammenhænge du ønsker.)

309 Tillægsmoduler 297 Her en liste over alle fakturaer fra finans. Den er filtreret, så den viser alle firmaer, der har haft en eller flere transaktioner på mere end 5000 kr - efter den 1. februar 2005 Ved markering af de ønskede firmaer i listen efterfulgt af højreklik, kan firmaer tilføjes til en kampagne.

310 298 CRM med ChannelCRM Her har vi valgt at lægge kunderne ind i en kampagne der hedder Mersalg. Du kan med andre ord hurtigt lave marketingkampagner baseret på købshistorik. Integration til FaktaNet FaktaNet fra firmaet Bygge Information giver dig som kunde adgang til informationer om alle danske bygge- og anlægsprojekter. Se mere om FaktaNet her. Hvis du arbejder i byggebranchen, kan du nu opnå styring af byggeprojekter og styring af kunderelationer i et og samme system. Med ChannelCRM s integration til Bygge Information, indlæses informationer om aktuelle byggeprojekter i et komplet salgs og marketingsystem. Og med opkoblingen til NNMarkedsdata, beriges data og økonomiske nøgletal, om alle virksomheder i Danmark. Du skal således ikke spilde tiden med kedelig indtastning af informationer i databasen. Din database er altid opdateret med aktuelle informationer om byggeprojekter og virksomhedsdata. Du kan bruge tiden på kundekontakt og markedsbearbejdning. På denne måde opnår du nemt, fuld kontrol med processen fra første kontakt med byggeprojektet til leverancens afslutning. Enkel eller avanceret søgefunktionalitet til at søge efter projekter, firmaer og kontaktpersoner. Fritekst søgning efter ord i projekter eks. Sportshal Parkanlæg m.m. Overvåg projekter, firmaer og kontaktpersoner og modtag en når noget bliver opdateret. Strukturer projekter, firmaer og kontaktpersoner i segmentmapper. Planlæg aktiviteter på projekter, firmaer og kontaktpersoner. Automatisk journalisering af alle sendte og modtagne s. Brevfletning med skabeloner i MS Word og Outlook. Tilføj oplysninger på projekter, firmaer og kontaktpersoner til videre opfølgning. Enkel og avanceret eksport af data. Mange forskellige udskriftsmuligheder. Rangordning af firmaer efter antal projekter eller projekternes størrelse. FaktaNet i ChannelCRM er fokuseret omkring et hovedvindue, hvor der er adgang til alle data. Herunder er vist oversigten over de projekter, der netop er importerede. Listen kan sorteres, grupperes og filtreres som vanligt i ChannelCRM. (Klik på billederne for at se dem i naturlig størrelse). De projekter, der er markerede med blå baggrund er allerede knyttede til CRM projekter. Mere herom længere nede.

311 Tillægsmoduler Hver række i projektlisten starter med et plus-tegn, der gør det muligt at zoome ind på data. Herunder vises først de kategorier, der knytter sig til netop ét projekt. Og derunder de projektroller (bygherre, leverandører), der er registrerede på projektet. Som det ses er firmaerne automatisk knyttede til firmaer i CRM databasen. Dette gøres ved import, hvor firmaer, der har matchende kombinationer af CVR-nummer og telefonnummer, mappes med de importerede, mens firmaer, der ikke kan findes i CRM databasen oprettes. 299

312 300 CRM med ChannelCRM Herunder vises næste faneblad, der lister de kategorier, som optræder i forbindelse med de importerede projekter. Det kan være særligt relevant, hvis du som leverandør leder efter projekter, hvor din "vare" kan afsættes. Og her vises fanen med firmaer, der allerede er knyttede til projekterne og i hvilken egenskab. Her er listen filtreret så kun de firmaer, der optræder i rollen "Beton Enterprise" er vist.

313 Tillægsmoduler Da FaktaNet jo hænger sammen med resten af ChannelCRM, vil et klik på firma i FaktaNetvisningen automatisk åbne det pågældende firma. Og her er der (udover al den normale information) nu en fane, der viser hvilke projekter firmaet er registreret under i FaktaNet. 301

314 302 CRM med ChannelCRM Fra FaktaNet projektliste kan der også med højrekliksmenu vælges "Opret CRM projekt". Derved dannes et CRM projekt, der er knyttet til det tilsvarende FaktaNet projekt. Her ses et CRM projekt, der er knyttet til et FaktaNet projekt. Hvis der dobbeltklikkes på FaktaNet-nummeret, åbnes der detaljer for FaktaNet projektet.

315 Tillægsmoduler 303

316 304 CRM med ChannelCRM Opsætning FaktaNet integration opsættes i ChannelCRM ved hjælp af et database-script som lægges på serveren (hvor ChannelCRMs database ligger). Dette arbejde udfører ChannelCRM som en del af licensen og du skal regne med at det tager cirka 10 minutter. En forudsætning herfor er at din ChannelCRM er på mindst version Der kræves ikke yderligere opsætning i ChannelCRM. Abonnement på FaktaNet er den anden forudsætning - her kontakter du Bygge Information direkte og indhenter tilbud.

317 Installation Afsnit 26

318 306 CRM med ChannelCRM 26 Installation Installation af ChannelCRM foregår hovedsageligt i to dele: 1. Installation af serverkomponenterne 306 (SQL Server 2008 eller SQL Server 2008 Express samt en ny database til CRM data. SQL Server 2005 kan også benyttes). 2. Installation af klientdelen af ChannelCRM. Hvad enten din virksomhed anvender SQL Server i forvejen eller ej er det vigtigt at begge vejledninger læses og gennemføres. Anvender i SQL Server i forvejen - og er der en af dine kolleger, der har ansvar for denne - så skal denne kollega involveres. Man kan normalt ikke som bruger konfigurere SQL Server. Det kræver særlige adgangsrettigheder. Måske kan du i praksis (fordi i ikke har implementeret sikkerhed), men så er der risiko for at du med dine ændringer uforvarende kommer til at ødelægge noget for andre. Opsætning af SQL Server Microsoft SQL Server 2008 er et meget funktionsrigt produkt. Derfor er der mange muligheder for konfiguration. Hvis du ikke er SQL Server specialist, vil vi derfor anbefale at du helt slavisk følger vejledningerne i det følgende. Er du specialist, vil vi foreslå at du læser dem alligevel. Om ikke andet så for at sikre dig at ChannelCRMs brug af SQL Server passer med de politikker, du har valgt for sikkerhed o.a. Installation af SQL Server 2008 Express Hvis ikke du har licens til SQL Server 2008 (følger ofte med Microsoft Small Business Server), så kan du og din virksomhed anvende SQL Server 2008 Express ganske gratis og indenfor få begrænsninger stillet af Microsoft. Du skal installere SQL Server 2008 Express with Advanced Services. De mindre optioner er ikke tilstrækkelige til formålet! Du kan til installation af SQL Server 2008 Express benytte enten Microsoft Web Installer eller installation fra et downloaded installationsprogram. Web Installeren tilsigter at gøre det nemt og uden ret mange spørgsmål, men den er kun beregnet for dig, der skal installere SQL Server på din egen pc (ikke en server) og kun, hvis der ikke i forvejen er SQL Server komponenter på pc'en (uanset udgave). Microsoft Web Installer finder du her: (Læs noten herunder - specielt punktet om download managers - først) Når du kører installationen vil du måske skulle genstarte pc'en. Efter genstart vil installationen normalt fortsætte automatisk, men det kan tage omkring et minut før du kan se det på skærmen. Hvis installationen fejler med meddelelse om at signaturen ikke passer og at installationsfilen "may have been tampered with", kan det skyldes at du benytter en download manager i stedet for Internet Explorers indbyggede downloadmekanisme. I så fald kan du deaktivere din downloadmanager, slette midlertidige internetfiler og forsøge igen, eller du kan bruge den direkte

319 Installation 307 installationsfil herunder. Den direkte installationsfil finder du her: familyid=b5d1b8c3-fda b0d0-1311d670e336&displaylang=en (Hvis linket er ændret og dermed ikke passer, så kan du finde siden ved at søge efter Microsoft SQL Server 2008 Express with Advanced Services ) Og så lidt kommentarer: Installation af Microsoft SQL Server 2008 tager nogen tid og det kan betale sig at planlægge først. Tidsforbrug På en Windows Vista PC uden nogen forudsætninger for SQL Server 2008 kan det tage tid som følger: 1. Installation af.net Framework minutter 2. Installation af Windows Installer minutter 3. Installation af PowerShell 5 minutter 4. Installation af SQL Server minutter Du skal regne med at genstart af maskinen kan blive nødvendigt. Dette er noget af det mest langsomme, vi har set. På andre maskiner (f.eks. servere) går det væsentligt hurtigere. Det kan dog tage længere tid, hvis ikke du planlægger installationen effektivt. Alternative Guides til installationen Vi har fundet et par links til meget detaljerede opskrifter - med mange screenshots - på installation af SQL Server Hvis du finder opgaven vanskelig efter vor beskrivelse, så kig på disse links: eller

320 308 CRM med ChannelCRM Planlægning For at Microsoft SQL Server 2008 kan installeres, er der nogle forudsætninger. Installationsprogrammet checker selv om disse er opfyldt, men installationen går hurtigere og med større sandsynlighed fejlfrit, hvis du selv sørger for at forudsætningerne er i orden. 1. Installér.NET Framework i version 3.5. Denne kan hentes hos Microsoft. Søg efter "Microsoft. NET Framework 3.5 Service Pack 1" 2. Installér Windows Installer i version 4.5. Denne kan hentes hos Microsoft. Søg efter "Windows Installer 4.5 Redistributable" 3. Installér PowerShell: Denne kan hentes hos Microsoft her: windowsserver2003/technologies/management/powershell/download.mspx (Hvis din platform er Windows Server 2008 kan PowerShell vælges som en del af konfigurationen og du skal i så fald ikke downloade) 4. Hvis du har Microsoft SQL Server 2005 Management Studio installeret, skal denne afinstalleres. 5. Nu er du klar til at installere Microsoft SQL Server "Mangler sysadmin adgang" Hvis SQL Server 2008 er installeret af en anden bruger end dig (eller af et andet program), kan det ske at du - selvom du er logget på din pc som administrator - ikke har sysadmin rettigheder overfor SQL Serveren. Det betyder at du måske godt kan logge på serveren (med SQL Server Management Studio), men at du ikke har rettigheder nok til at oprette databaser og tilføje logins for dine brugere. For at klare dette problem skal du være logget på din pc (eller server) med administrative rettigheder. Idéen er så at SQL Server stoppes. Derefter startes den igen i en særlig modus (single-user), hvor den ene bruger, der kan logge på, pr. definition kan alt. Så tilføjer du rettighederne, SQL Server stoppes og til sidst startes den igen i normal flerbruger modus. Detaljeret beskrivelse følger her: 1. Find SQL Server tjenesten. SQL Server er implementeret som en Windows service. Det betyder at den kan standses via Windows Kontrolpanel, Administration, Tjenester.

321 Installation 309 Her finder du tre tjenester: SQL Server Agent, SQL Server Reporting Services og SQL Server. I billedet ovenfor er SQL Server markeret. Hvis det som her er en named instance vil navnet være tilføjet i parantes. 2. Stop SQL Server Agent hvis den er kørende. Check om SQL Server Agent er kørende (started). Er den det må den stoppes fordi den ellers vil bruge den ene forbindelse der er til SQL Server når den senere startes i single-user modus. Hvis SQL Server Agent er kørende, dobbeltklikker du på linien. Herved åbnes en dialog som nedenfor.

322 310 CRM med ChannelCRM Notér eller husk indstillingerne Statup type og Service status. Du skal sidst i dette forløb rette værdierne tilbage. I dialogen ændrer du nu Startup Type til Manual, klikker Apply og dernæst klikke du på Stop. 3. Stop SQL Server Reporting Services hvis den er kørende. På samme måde (og af samme årsag) som med SQL Server Agent under punkt 2 stoppes SQL Server Reporting Services hvis den er kørende. Igen skal du notere eller huske indstillingerne før du ændrer noget. 4. Stop SQL Server. Nu dobbeltklikkes på linien med SQL Server.

323 Installation Notér eller husk indstillingerne så du kan sætte dem tilbage igen. Dernæst klikker du på Stop og ændrer Startup type til Manual. 311

324 312 CRM med ChannelCRM Nu kommer det vigtigste: I feltet Start parameters skriver du -m, klikker Apply og dernæst klikker du på Start knappen. Nu er SQL Server kørende i Single-User modus. 5. Start SQL Server Management Studio SQL Server Management Studio startes nu (Programmer Microsoft SQL Server 2008 SQL Server Management Studio). I logon dialogen vælges Authentication = Windows Authentication og du noterer dig hvilken bruger id der vises under User name.

325 Installation 313 Inde i SQL Server Management Studio benytter du navigatoren til at åbne punktet Security Logins. Herunder finder du login'en svarende til det du noterede fra login dialogen. Hvis denne bruger er der dobbeltklikker du på den. Vælger Server Roles i den dialog der fremkommer og sætter checkmærke i rollen sysadmin. Dette sikrer at netop du (som bruger) får alle rettigheder i SQL Server.

326 314 CRM med ChannelCRM Hvis ikke brugeren findes i forvejen, højreklikker du i navigatoren på punktet Logins og vælger New Login... Herefter åbnes en dialog hvor du kan skrive din login og ligesom før tilknytte rollen sysadmin under Server Roles. Alle andre punkter/felter i dialogen er forudfyldte.

327 Installation 6. Luk SQL Server Management Studio 7. Sæt SQL Server tilbage til normal service. Nu åbnes dialogen for servicen SQL Server igen og værdierne sættes tilbage til de noterede tidligere værdier. Læg mærke til at Start parameters (-m) skal fjernes igen. 315

328 316 CRM med ChannelCRM 8. Sæt SQL Server Agent og SQL Server Reporting Services tilbage til indstillingerne fra før punkt 2. Så åbnes dialogerne for SQL Server Agent og SQL Server Reporting Services og indstillingerne her sættes også tilbage til det noterede. 9. Slut Herefter er SQL Server i normal drift igen og den ønskede bruger har nu fulde rettigheder (sysadmin) på databaseserveren. Forbindelser over netværk Når SQL Server er installeret er der som standard ikke adgang til serveren fra andre pc'ere end den pc, hvorpå SQL Server er installeret. Det kan erfaringsmæssigt byde på lidt udfordringer at etablere netværksadgangen, så derfor følger her en grundig vejledning. Vær opmærksom på at vejledningen nok er mere fyldig end nødvendigt for netop dig og at den derfor kan se mere

329 Installation 317 kompleks ud end rimeligt. Virkemåde Klienter (pc'ere der skal bruge en SQL Server, der ligger på en fælles server) kommunikerer typisk via protokollen TCP/IP og via en dedikeret port. Når en bruger på en pc skal starte en forbindelse op (logge på) skal programmet altså vide hvor serveren (med SQL Server) ligger, hvad SQL Serveren hedder (hvis der kan være flere) og hvilken port, der skal bruges. Endvidere skal eventuelle firewalls på såvel server som klient tillade kommunikationen. Når kommunikationen er vel etableret skal brugeren godkendes (mappes til en login). Dette kan ske ved hjælp af SQL Server Security (brugernavn og password) eller ved hjælp af Windows Authentication. Hvis du vil benytte det sidste kræver det at dit netværksmiljø tillader det. I Windows netværk betyder dette oftest at brugeren skal være logget på et domæne først, hvad der udelukker Windows Authentication fra pc'ere, der kører Windows i Home Editions. Opsætning 1. SQL Server opsætning SQL Server skal opsættes så den tillader fjernforbindelser. Dette vil normalt være tilfældet med SQL Server 2008, men check alligevel. Start SQL Server Management Studio (Programmer Microsoft SQL Server 2008 SQL Server Management Studio) og højreklik i navigatoren på selve Servernoden. I kontekstmenuen vælges Properties.

330 318 CRM med ChannelCRM I dialogen som ses nedenfor vælges Connections og der sættes mærke i feltet Allow remote connections to this server, hvis det ikke allerede er tilfældet.

331 Installation Så åbner du siden med Security og her vælger du Server authentication. Hvis alle brugerne er under domænekontrol, så er det sikkert og meget effektivt at benytte Windows Authentication mode. Hvis bare én bruger skal kunne komme på uden at være logget på domænet, så er du tvunget til at vælge SQL Server and Windows Authentication mode. 319

332 320 CRM med ChannelCRM 2. Network Connections Nu skal der åbnes op for netværksforbindelser til SQL Server. Disse er ikke åbne straks efter en installation (som standard er alt forbudt), så det er helt sikkert at der skal ændres her. Vælg i Windows ( Start Programmer Microsoft SQL Server 2008 Configuration tools SQL Server Configuration Manager). I den dialog der fremkommer vælges SQL Server Network Configuration og herunder Protocols for [navn på din SQL Server]

333 Installation Dobbeltklik på TCP/IP som er den interessante her. Nu åbnes en dialog med to faner: 321

334 322 CRM med ChannelCRM Under fanen Protocol sættes værdierne som vist. Normalt er det bare Enabled der skal sættes til Yes.

335 Installation 323 Under fanen IP Addresses finder du den adresse som klienterne ser serveren på. Det vil ofte være en adresse i området x.x, men det er ikke sikkert. Er du i tvivl så åbn en kommandoprompt på en klient pc og skriv ping servernavn. (Hvis serveren hedder Server1 skal der skrives ping Server1). I svaret der kommer tilbage vil du kunne se ip adressen for serveren. Under denne adresse sættes Active og Enabled til Yes. Hvis servere benytter dynamiske porte (hvad der er det normale når det er en SQL i Express edition og hvis der anvendes Named Instances), så vil der stå værdien 0 i feltet TCP Dynamic Ports. Hvis dette er tilfældet scrolles nederst i vinduet og du noterer dig hvilken dynamisk port der er valgt - her 1026.

336 324 CRM med ChannelCRM Når der klikkes OK (eller Apply) vil der komme en meddelelse om at ændringerne først træder i kraft når SQL Server har været genstartet. Genstarte kan du også gøre i SQL Server Configuration Manager. Vælg SQL Server Services SQL Server (navn) og klik på knappen genstart ved pilen.

337 Installation SQL Server Browser Hvis du under forrige punkt har iagttaget at der benyttes dynamiske porte, skal SQL Server Browser også være kørende. (Der er alternativer, men dette er det enkleste). Virkemåden er at en klient der søger at kommunikere med SQL Server, først får kontakt med SQL Server Browser, der så (via navnet på SQL Serveren) svarer tilbage med nummeret på den port der skal anvendes. For at sikre at SQL Server Browser altid kører skal den sættes til State = Running og Start Mode = Automatic.

338 326 CRM med ChannelCRM Hvis ikke dette er tilfældet dobbeltklikkes på linien og i dialogen der fremkommer sættes Start Mode til Automatic under fanen Service og servicen startes under fanen Log On ved klik på Start. Alle andre værdier vil normalt være sat korrekt i forvejen.

339 Installation 327

340 328 CRM med ChannelCRM 4. Firewall på server Den firewall der normalt beskytter en server vil oftest hindre at klienterne kontakter SQL Server. Altså skal der åbnes tilstrækkeligt i firewall-programmet til at forbindelserne tillades. Her er der to muligheder alt efter om der benyttes Dynamic Ports (det normale ved SQL Server Express Edition) eller ikke (det normale ved en SQL Server i andre udgaver). Dynamic Ports Her skal der både åbnes for kommunikation med SQL Server Browser og med selv SQL Serveren. Åbningerne er: Port 1433 for UDP og Port xxxx for TCP/IP (værdien af xxxx fandt du under trin 2 sidste billede) Ikke Dynamic Ports Her skal der normal kun åbnes for den port SQL Server som standard benytter til kommunikation: Port 1434 for TCP/IP 5. Firewall på klient pc Da kommunikationen initieres fra klienten og på LAN-området vil en firewall på klienten normalt ikke blokere. Sker det alligevel er det de samme porte der skal åbnes som under punkt 4. Du behøver kun at tillade undtagelsen overfor adresser på LAN eller mere specifikt serverens IPadresse. Checkliste for SQL Server For at kunne anvende SQL Server 2008 skal den være konfigureret til at tillade netop den brug som du vil benytte. Dette er specielt relevant fordi Microsoft følger en politik om at en frisk SQL Server 2008 installation skal være maksimalt sikker (= næsten alle faciliteter er afbrudt). Man skal altså starte med at åbne op for de muligheder der skal anvendes. 1. SQL Server 2008 skal være kørende. På den pc/server der skal køre SQL Server åbnes programmet Start Programmer Microsoft SQL Server Configuration Tools SQL Server Configuration Manager. I venstrenavigatoren vælges SQL Server 2008 Services. I højre skærmbillede checkes det at selve SQL Server servicen kører og eventuelt også at SQL Server Browser kører. Sæt dem eventuelt begge til at starte automatisk.

341 Installation Check at der er åbent for forbindelser (ved SQL Server 2005) Ved installation af SQL Server 2005 benyttes et princip om at alt er forbudt snarere end alt er åbent. Derfor er der som standard ikke åbent for at SQL Server kan benyttes fra netværket. Åbn programmet Start Programmer Microsoft SQL Server Configuration Tools SQL Server 2005 Surface Area Configuration. Heri vælges Surface Area Configuration for Services and Connections. I dialogen navigeres nu til Database Engine Remote Connections. I højre skærmhalvdel vælges så Local and remote connections og enten Using TCP/IP only eller Using both 3. Hvis der anvendes SQL Server Security skal dette være tilladt Microsoft lægger op til at der skal benyttes Windows Authentication. Hvis du på trods af dette anvender SQL Server Security (brugerid og password) så skal dette være tilladt på SQL Serveren. Åbn SQL Server Management Studio og vælg properties for selve serveren. Under siden Security vælges nu SQL Server and Windows authentication mode. 4. Hvis du vil anvende Windows Authentication skal du... Windows Authentication går ud på at en pc-bruger på netværket - der allerede er godkendt som værende trusted - automatisk kan logge på SQL Server. Dette forudsætter at der er en godkendt mekanisme for at tildele brugeren trusted status. Det kan f.eks. være via logon på domæne. Der er mange varianter af disse muligheder og det ligger uden for denne guides område at gennemgå dem. Læs på Microsofts sites eller køb assistance til at sætte netværket op. Hvis du får problemer i dette område og en bruger ikke kan logge på ChannelCRM med Windows Authentication, kan det være en hjælp at se i SQL Serverens log. Her vil det fremgå hvilke logons, der har været afvist og du kan også se om det skyldes at logon'en er søgt gennemført med et uventet bruger id eller eventuelt ingen. (Ingen betyder oftest at der ikke er en trusted forbindelse.) Sikkerhed opsætning SQL Server 2008 (og 2005) har mulighed for at styre brugernes adgang på flere måder. Vi fra ChannelCRM kan ikke diktere, hvilken måde netop din virksomhed skal anvende. I stedet forklares her to grundliggende muligheder Windows authetication mode og SQL Server mode. Begge muligheder drejer sig om hvordan en bruger logges på database-serveren, hvordan der skaffes adgang til netop ChannelCRM databasen og hvordan en adgangsprofil følges.

342 330 CRM med ChannelCRM Processen med at en bruger logges på ChannelCRM er som følger: 1. Log på SQL Server 2008/2005 Her benyttes enten Windows authentication eller SQL Server mode. (Se nedenfor) 2. Få adgang til den aktuelle database På databaseniveau er der oprettet en eller flere brugere, der mapper op mod log-ins fra trin Få tildelt en rolle Den databasebruger som brugeren matcher får tildelt database-rolle. 4. Få tildelt yderligere profiloplysninger Straks efter opstarten af ChannelCRM systemet laves opslag i systemets egen brugertabel med informationer om brugerprofil og rettigheder. Den aktuelle bruger skal være i denne tabel. Ellers vil brugeren blive afvist. Windows authentication mode Denne adgangskontrol er den centrale i et Windows netværk, hvor brugerne allerede ved opstart af deres pc bliver valideret op mod et domæne. Brugeren er således allerede før de starter ChannelCRM godkendt. Denne godkendelse kan sendes videre til SQL Server, som dermed giver brugeren adgang. Dette er en stor behagelighed og formentligt også den sikreste fordi jeres itfunktion kan opsætte sunde regler for hvordan passwords skal opbygges og benyttes. Brugere kan defineres i grupper, hvad der også gør Windows authentication meget effektiv i dagligt arbejde. F.eks. er der ofte en gruppe der hedder noget i stil med VoresDomænenavn\Users. Oprettes dette som log-in og en enkelt databasebruger der mappes op mod denne log-in - er arbejdet gjort. Windows authentication forudsætter dog at brugerne er under et domæne når de skal benyttes ChannelCRM (at der er en domæne controller i jeres netværk). Hvis ikke dette er på plads kan man ikke benytte Windows authentication mode med ChannelCRM. SQL Server mode Denne adgangskontrol er den mere kendte "Brugernavn og Password" type. Her er der ikke noget domæne involveret og hver bruger skal derfor oprettes både som log-in til SQL Server og som bruger i den aktuelle CRM-database. Passwords kan vælges lige så dumt man ønsker (1234) og blandt andet derfor er sikkerheden ikke på højde med Windows authentication. Installation af ny database Installation af ChannelCRM database ChannelCRM anvender Microsoft SQL Server 2008 (eller 2005) til at lagre data og

343 Installation 331 forretningsregler. I denne vejledning gennemgås trin for trin, hvordan ChannelCRM opsættes i forbindelse med SQL Server og hvordan sikkerheden kan administreres. SQL Server 2008 er et yderst funktionsrigt produkt. Det kan således være at du eller dine kolleger vælger at benytte andre indstillinger og funktioner end dem, der lægges op til i denne vejledning. For at gøre dette muligt har vi i vores anvendelse at SQL Server valgt at følge Microsofts vejledninger ganske tæt, hvad der betyder at du senere kan skræddersy indstillingerne med hensyn til f.eks. sikkerhed og adgangskontrol. Nu til installationen: 1. Forudsætninger Du skal have SQL Server 2008 eller SQL Server 2008 Express Edition kørende på din computer/ server (eventuelt 2005). Du skal have SQL Server Management Studio installeret. Du skal have CRM Manager installeret. Link følger med velkomstmail eller du kan se i ChannelCRMs kundeportal. 2. Start CRM Manager Vælg nu Start Programmer ChannelCRM CRM Manager I logon-billedet vil du normalt kunne lade markeringen ved Integrated Security være udfyldt. Derved logges der på med rettigheder som den bruger hvormed du er logget på selve serveren oppebærer. Typisk administrator. I feltet server skal der angives ServerNavn/InstansNavn. Ved en SQLExpress er dette typisk svarende til skærmbilledet. På en "rigtig" SQL Server vil det ofte blot være servernavnet alene. Alias kan du lade være udfyldt med CCRMDB (som er standardnavnet for CRM databaser) eller du kan slette feltindholdet. Hvis du lader CCRMDB blive stående vil der komme en fejlmeddelelse første gang fordi denne database jo netop ikke er oprettet endnu. 3. Opret database

344 332 CRM med ChannelCRM Når CRM Manager er startet op, kan du klikke i navigatoren til venstre. Åbn gruppen Wizards og klik her på Opret ny database. Herved startes en lille wizard med 3 trin:

345 Installation 333 Læs introduktionen og klik næste. Indtast det ønskede databasenavn. Hvis det er den første (og måske eneste) database du skal anvende til CRM-data, vil vi foreslå at du anvender standardnavnet CCRMDB. Så skal du angive BrugerId for den bruger der skal være administrator i selve CRM systemet. Hvis det er dig selv skriver du din BrugerId som den anvendes overfor Windows. Dog uden domænedelen. Med andre ord vil et komplet BrugerId som f.eks. VORESDOMÆNE\Ego skulle

346 334 CRM med ChannelCRM skrives som EGO. Wizarden afsluttes nu ved at klikke på Udfør og tilbage i CRM Managers hovedvindue kan du nu se at CRM Manager er forbundet med den ny database.

347 Installation Opret brugere og log-in's i SQL Server Dette punkt kræver at SQL Server 2008 er opsat så den tillader SQL Server Security - enten alene eller sammen med Windows Authentication (Mixed Mode). Hvis du vil benytte Windows Authentication (som i mange henseender er bedre, men kræver at der er en anden sikker måde at identificere brugere på - f.eks. via domæne-logon), så må du administrere sikkerheden via SQL Server Management Studio. For at oprette brugere i SQL Server svarende til de personer der skal anvende ChannelCRM, går du ind i CRM Manager under punktet Database Vedligehold Brugeroprettelse mv. Herved åbnes en dialog hvor den øvre del viser listen over de brugere der er oprettet internt i CRM databasen, mens den nedre del viser hvordan brugeren er oprettet overfor SQL Servers sikkerhedslag.

348 336 CRM med ChannelCRM I eksemplet er der ingen brugere defineret endnu. Der startes derfor med at klikke på plusknappen under listen. Herved indsættes en ny række i brugertabellen, hvor de mest basale informationer om brugeren kan indtastes. (Når selve ChannelCRM startes kan du under punktet Administration Setup Brugeroprettelse redigere denne information samt indtaste langt flere detaljer.) Vær særlig opmærksom på værdien i kolonnen SecLevel. Her skal der vælges en anden værdi end 0. 0 betyder at der ikke skal være adgang, 1 (eller Administrator) benyttes normalt for de brugere der skal have adgang til alt i systemet og skal kunne redigere information og rettigheder om/for andre brugere. Klik på Gem i den øverste knaprække for at gemme informationerne.

349 Installation 337 Nu er brugeren registreret internt i CRM databasen, men brugeren har endnu ikke adgang. Adgangen sikres ved at klikke på knappen Opret login og bruger. I dialogen kan der angives et andet brugernavn overfor databasen, men normalt er det nemmest at lade den forudfyldte værdi stå. Så skal der angives et password - som gentages - og der skal vælges om brugeren skal kunne tilgå administrative funktioner såsom at ændre data for andre brugere. Klik på OK knappen og hoveddialogen ændres nu så det for den aktuelle bruger vises hvad der gælder. Som det ses kan der nu ændres password og der kan ændres rolle.

350 338 CRM med ChannelCRM Afslut CRM Manager. Migrering af data fra tidligere CRM Denne guide beskriver, hvorledes data fra en eksisterende ChannelCRM installation (før version6) kan overføres til den ny SQL Server baserede version. Det forudsættes at guiden Installation af ChannelCRM database er gennemført korrekt. 1. ChannelCRM opgraderes til nyeste version. 2. ChannelCRM i version 5.x startes op via Admin (Start Programmer ChannelCRM Admin). Dette gøres mest effektivt på den maskine, der huser Firebird serveren og mens der ikke er brugere online på systemet. 3. I Admin vælges i menu Filer Eksport. I dialogen angives eventuelt en anden placering af eksportfilen og dernæst klikkes på Start export. Eksporten består af to trin der gennemføres automatisk: a. Oprydning i data, hvor bl.a. infotags, der hører til slettede firmaer fjernes. b. Eksport af de rensede data til fil. 4. Admin afsluttes. 5. ChannelCRM Manager startes (Start Programmer ChannelCRM CRM Manager). 6. Under opstarten vælges den fil der er gemt under punkt 2 og der logges på den ny SQL database. Hvis du har administrative rettigheder på den pc/server du benytter kan du lade Windows Security være markeret. Hvis du benytter SQL Server 2005 Express kan du i Server

351 Installation 339 feltet skrive.\sqlexpress. Ellers må du benytte brugerid og password samt eventuelt angive servernavnet og instance. 7. I CRM Manager vælger du File Data migration. 8. Faneblad 1 beskriver kortfattet den videre proces. Her uddybes lidt. 9. Faneblad 2 benyttes til at skifte brugerid for de brugere, der skal være aktive i systemet. Til dette vises alle brugere fra den tidligere installation i en tabel, hvis yderste højre kolonne tillader redigering. Den eneste ændring der bør foretages er at overskrive brugerid for de brugere, hvis gamle brugerid ikke er i overensstemmelse med den brugerid, de benytter overfor Windows. Benyt samme kombination af små og store bogstaver som overfor Windows. (Dette trin er væsentligt fordi det er sammenhængen mellem brugerid i ChannelCRM og brugerid i Windows, der gør det muligt at overlade adgangskontrol og rettigheder til Windows og Active Directory. Dette er således ønskeligt men ikke strengt nødvendigt.) 10.Faneblad 3 er hvor det virkelige arbejde sker. Klik på Startknappen og afvent processen. Ved mindre databaser vil processen tage omkring 10 minutter. Længere tid for store datamængder. 11.Når CRM Manager melder færdig afsluttes denne. 12.Nu startes SQL Server Management Studio. 13.Navigér til databasen CCRMDB. 14.Åbn tabellen User (Open table). 15.Find og marker linien, hvori du selv optræder. 16.I kolonnen SecLevel overskriver du med tallet 1 og klikker på Execute. 17.SQL Server Management Studio afsluttes. 18.Nu kan du starte ChannelCRM og logge på som dig selv.

352 340 CRM med ChannelCRM Database Roller Role crm_user

353 Installation 341

354 342 CRM med ChannelCRM

355 Installation Role crm_administrator 343

356 344 CRM med ChannelCRM

357 Installation 345 Opgradering ChannelCRM er i stadig udvikling. Mange af vore kunder har gode idéer til ny funktioner og vi har da også selv en bunke idéer til funktioner, som vi mener, vil være til forretningsmæssig gavn for vore kunder. Oven i dette kommer at Officepakken, Windows og andre ting hele tiden ændrer sig - og det skal vi selvfølgelig understøtte bedst muligt. Derfor vil du fra tid til anden komme i en situation, hvor du vil opgradere ChannelCRM til en nyere

358 346 CRM med ChannelCRM version. Når det drejer sig om mindre ændringer er opgraderingen næste triviel: Det drejer sig om at køre et installationsprogram fra ChannelCRMs hjemmeside. Tager 1 minut og så er du på nyeste version. Når det drejer sig om større ændringer er opgraderingen en smule mere kompliceret fordi de større ændringer også inkluderer ændringer til de tabeller mv. hvori data gemmes. Disse ændringer foregår i Microsoft SQL Server og af sikkerhedsmæssige grunde vil man normalt ikke give alle brugere rettigheder nok til at gennemføre disse ændringer. Læs mere om: Ændringer i klientsoftware 346 Ændringer i databaseformat 347 Opgradering af klientprogram ChannelCRM programmet opgraderes ved at køre et standard Windows installationsprogram. Dette finder du under kundeportalen på eller måske har din it-ansvarlige allerede lagt det ned på jeres egen server. Programmet (SetupCRM.msi) afvikles ved at dobbelt klikke på det. Dernæst sørger programmet for at afinstallere din nuværende udgave af ChannelCRM og installere den ny. Første gang du så benytter den ny version af ChannelCRM vil dine personlige indstillinger (Outlook synkronisering, vinduesplaceringer, mv.) blive overført til den ny version. Teknik Da UpgradeCRM.msi er en standard installationspakke i Windows installer format, vil den itansvarlige have mulighed for at opgradere alle brugere automatisk. Terminal Services og Citrix I terminalserver miljøer gælder en ekstra udfordring: Hver gang der skal installeres en ny version af klienten (SetupCRM.msi) vil det normalt involvere din it-ressource. Dette fordi de fleste terminal servere er opsat så brugerne ikke selv kan installere programmer. Det positive ved dette er at den it-professionelle kan sikre, at alt går godt og at der er taget backup hvis ikke. Det negative er, at der kan være omkostninger og ventetid forbundet.

359 Installation 347 Et alternativ er at opsætte terminal serveren således at brugerne (dig) har lov at installere programmer selv. I dette tilfælde kan opgraderingen foregå uden at blande it-ressourcer ind i det. Opgradering af databaseformat Fra tid til anden vil ændringerne i ny versioner af ChannelCRM være så store at der også skal ændres i de formater den centrale database benytter til at gemme data. Her er det altså ikke nok at opgradere selve ChannelCRM programmet. Her skal der også gennemføres ændringer på SQL Server databasen. For at gennemføre disse ændringer kræver det at du kan komme til SQL Server med dbo rettigheder overfor den database, hvor ChannelCRM data ligger (oftest kaldet CCRMDB). Har du disse rettigheder kan du starte programmet CRM Manager (ligger på kundeportalen under Inde i programmet vælger du så funktionen "Opgradér database format". Selve opgraderingen vil normal tage få sekunder. Hint: Hvis du kan logge på den server hvorpå SQL Server ligger som Administrator kan du starte CRM Manager her. Benyt Windows Authentication ved start af CRM Manager, så er du sikker på at have rettigheder nok til at opgradere databaseformatet. OBS: For at CRM Manager skal kunne opgradere database formatet skal CRM Manager være af nyeste version. CRM Manager indeholder definitioner af databaseændringerne og de nyeste vil naturligvis ikke ligge i en gammel version af CRM Manager. Opgradering fra Remote PC (Client PC) Som beskrevet ovenfor er det nemmest at opgradere databasen med CRM Manager kørende på databaseserveren selv. Dette er måske ikke praktisk i din installation fordi en eller flere af nedenstående forhold gælder: Du kan/må ikke logge på serveren som administrator Din SQL Server kører hosted i en anden virksomhed eventuelt med Terminal Services eller Citrix Du synes at det er bøvlet. I disse tilfælde kan din PC og din SQL Server opsættes, så opgraderingerne kan foregå fra din egen PC. Opsætningen sker ved: Server: På SQL Serveren skal der oprettes en login og en databasebruger, som du kan anvende til netop CRM Manager. Denne bruger skal være db_owner på CCRMDB (eller det alias som jeres database anvender i stedet for CCRMDB) Hvis login'en også skal kunne oprettet andre logins (f.eks. hvis i vil anvende SQL Server Security i stedet for Windows Authentication) skal login'en også have rettigheder til dette. Dette vil normal kræve at CRM databasen køres under en separat SQL Server for ellers vil denne login også kunne

360 348 CRM med ChannelCRM oprette brugere til andre databaser på samme server. Klient (din egen PC) Her skal CRM Manager installeres. Og... enten: En komplet installation af den samme database (evt i Express Edition) som er kørende på serveren eller: De separate downloads til Microsoft SQL Server 2005 Command Line Query Utility og Microsoft SQL Server Native Client fra Microsoft. Integration Der er flere typer af integration: ChannelCRM kan leveres med dataintegration til en række økonomisystemer (C5 conomic 269, Navision). Disse typer kan anvendes med minimal opsætning. 273, e- C5-integrationen 273 er filbaseret og kan relativt let anvendes overfor andre økonomisystemer. Data Browsing 348 : Her er der tale om at valgfri data (i SQL Server databaser) kan vises under firmaer i CRM. Data links systemer. 350 : Her er der tale om at overføre og ajourføre data i CRM fra eksterne Se eksterne data At vise eksterne data (Data Browsing) er en yderst fleksibel metode til at vise alle former for data knyttet til firmaer i CRM systemet. For brugeren vil det fremtræde som én eller flere ny faner under firmaer, hvor indholdet vises i tabelform. Tabellerne kan være linkede i vilkårligt mange niveauer (master-detail) og data kan komme fra alle tabeller/views i SQL Server. Opsætningen af denne visningsform kræver teknisk ekspertise (fordi datafangsten sker i SQL Server). Konceptuelt foregår Data Browsing således: 1. I firmaskærmbilledet tilføjes faner med unikke navne svarende til det, der skal vises. 2. I SQL Server oprettes stored procedures, der blandt andet henter de data der skal vises. 3. Ved brugerens login checkes om der er defineret databrowsing og fanenavne gemmes. 4. Når brugeren under et firma klikker på en af de ny faner, hentes data (via stored procedure) og en visning i tabeller bygges op. Visningen og datafangsten er som sagt meget fleksibel og endvidere skalerbar. Til gengæld er opsætningen lidt besværlig. Stored Procedures

361 Installation 349 En stored procedure i denne sammenhæng skal opbygges så den dels henter de relevante data og dels beskriver de data der er hentede. Beskrivelsen handler om hvilke tabelnavne, der skal vises for brugeren og hvordan flere tabeller er linket sammen (master-detail). Som eksempel viser vi her en stored procedure der henter information fra tabellerne FinNavisionInvoice og FinNavisionInvoiceLine CREATE PROCEDURE [ccrm].[spgettest] varchar(20) ) AS BEGIN SET NOCOUNT ON; SELECT * FROM ccrm.finnavisioninvoice WHERE DebtorNumber SELECT FinNavisionInvoiceLine.* FROM ccrm.finnavisioninvoiceline JOIN ccrm.finnavisioninvoice ON FinNavisionInvoice.Number = FinNavisionInvoiceLine. InvoiceNumber WHERE FinNavisionInvoice.DebtorNumber SELECT 'Invoice'as TableName union SELECT 'InvoiceLine'as TableName SELECT 'Invoice' as LinkMasterTable, 'Number' as LinkMasterField, 'InvoiceLine' as LinkDetailTable, 'InvoiceNumber' as LinkDetailField END De første to selects henter data. Her er der anvendt * (alle felter). I virkeligt brug vil det nok ofte være en liste over de felter der skal vises - eventuelt med aliases, så der vises "pæne" feltnavne for brugeren. Så kommer en eller flere selects i union, der benyttes til at angive hvad tabellerne fra de første linier skal hedde i CRM. Sidst angives én eller flere selects i union til at angive relationer mellem tabellerne. I eksemplet er angivet at de to tabeller skal linkes så Invoice.Number = InvoiceLine.InvoiceNumber. Opsæt Data Browsing i Globale indstillinger I ChannelCRM vælges Administration Systemopsætning Globale indstillinger. I grid'en tilføjes en parameter CompanyCustomTab1..3 og værdien sættes til FaneNavn, procedurenavn. I dette eksempel bliver værdien "Test;ccrm.spGetTest". (Bemærk at procedurenavnen skal angives med schema.) Tilføjelse af faneblad I Firmavinduet højreklikkes et tomt sted og der vælges Customize. Når denne dialog er fremme højreklikkes på et ledigt areal under Linket information og der vælges Add tab. Denne tab renames så til det ønskede (Her "Test"). Dette navn skal præcist svare til det navn der er angivet under forrige punkt. Customize dialogen afsluttes.

362 350 CRM med ChannelCRM Test Nu er Data Browsing sat op og klar til brug for dig som bruger. For at dine kolleger skal kunne se det skal de enten selv (via Customize) oprette fanen eller du kan (med de rette rettigheder) promovere dit layout til Globalt layout. Data links Data links anvendes til at oprette/ændre firmainformation og kontaktinformation i ChannelCRM. Det kan f.eks. være fra et ERP-system, hvorom det gælder at informationen heri pr. definition er korrekt. Til at overføre informationen anvendes stored procedures i SQL Server. Disse procedure kan modificeres efter behov og er derfor ikke en del af standard databasen. Kontakt ChannelCRM for at få procedurerne tilsendt som scriptfiler. Parametrene nedenfor gælder for procedurerne i basisversion. PROCEDURE ccrm.spinsertupdatecompanybase Denne procedure benyttes til at oprette eller modificere virksomhedsinformation i CRM. Modtagetabellen er ccrm.company. Nøgleparametren Hvis denne findes i CRM i forvejen vil proceduren opdatere, hvis ikke vil der blive oprettet. varchar(20), char(3), ISO-koder. Skal findes i tabel ccrm.country i forvejen. Danmark = PhoneVar, Alle PhoneVar er af max længde 20 og indeholder alene cifrene Ingen skilletegn, ingen PhoneVar,

363 Installation varchar(20), BrugerId. Skal findes I tabellen ccrm.users i forvejen. Værdien IMPORT kan benyttes som nvarchar(50), Virksomhedens int output Benyttes ikke. PROCEDURE [ccrm].[spinsertupdatecontactbase] Denne procedure benyttes til at oprette eller modificere kontaktinformation I CRM. Modtagetabellerne er ccrm.contact og ccrm.occupation. @FirstNames Hvis der ud fra disse parametre kan findes en kontakt vil der blive opdateret, hvis ikke vil der blive oprettet. varchar(20), Nøgleparameter til at finde den virksomhed hvori kontakten er ansat. Hvis denne ikke findes i data vil proceduren blive nvarchar(50), Kontaktens fornavne. Benyttes som delvis nøgle sammen ikke er angivet eller ikke nvarchar(50), Kontaktens efternavne. Benyttes som delvis nøgle sammen ikke er angivet eller ikke varchar(20), BrugerId. Skal findes I tabellen ccrm.users i forvejen. Værdien IMPORT kan benyttes som varchar(128), Kontaktens personlige nvarchar(50), Kontaktens hjemadresse.

364 352 CRM med nvarchar(50), nvarchar(10), nvarchar(50), nvarchar(4), char(3), ISO-koder. Skal findes i tabel ccrm. Country i forvejen. Danmark = varchar(4), varchar(24), Primært varchar(24), bit, 0 = ok med mails. 1 = mails nvarchar(80), Kontaktens int output Dataoverførsel Overførsel via Microsoft Integration Services Dataoverførsel fra flade filer og andre datakilder til tabeller i ChannelCRM kan ske ved at benytte Microsoft dtsx pakker. Dtsx pakker fremstilles ved at anvende Microsoft Integration Services (SSIS) og med disse designe en ETL (extraction, transformation, and loading) operation. Du kan selv gøre dette hvis du har SQL Server 2005/2008 i en betalt version. Altså ikke med SQL Server Express. Vi fra ChannelCRM kan dog godt producere dtsx pakker til dine specifikationer og du kan så udføre dem på dine data også hvis du anvender SQL Server Express. Forudsætningen er at du anvender SQL Server 2008 og har installeret den med alle tools (den største download). Normalt vil dtsx-pakker leveret fra ChannelCRM skulle eksekveres på den samme server som kører

365 Installation 353 SQL Serveren og med kommandoprompten dtsexec /f dtsxpackage /Commandfile commandfile. Denne kommando kan lægges i Windows Planlagte Opgaver. Sørg i dette tilfælde for at opgaven afvikles under en bruger, som har rettigheder nok i SQL Server. (En bruger der har adgang til ChannelCRM i øvrigt vil kunne anvendes, men selvfølgelig også den administrator, der er systemadministrator på SQL Servere). Al logik omkring hvilke tabeller i CRM, der skal berøres, hvilke felter, der mapper over i hvilke, dataformater, konvertering og så videre. er kodet ind i dtsx-pakken. Hvis dtsx-pakken leveres fra ChannelCRM vil du i leverancen få: Selve dtsx-progammet. En kommandofil som beskriver hvor kildedata ligger og hvordan der skal forbindes til SQL serveren. En tekstfil der viser den operativsystemkommando, der skal udføres for at starte overførslen. De eksempeldata (dine) som vi har anvendt til test. Visning af data Hvis dataoverførslen sker til tabeller der i forvejen vises i CRM systemet er dette punkt ikke aktuelt. Som eksempel kan en dtsx-pakke anvendes til at ajourføre stamdata på firmaer i CRM. Dette vil så kunne ses direkte i de vinduer der viser firmainformationer. Men dataoverførslen kan også anvendes til at overføre til nye tabeller. Tabeller der ikke som standard er i CRM systemet. For at kunne vise disse data er kravet at der er en entydig sammenhæng til de data, der i forvejen er i CRM systemet. Ofte kan et felt som kundenummer benyttes til dette. Hvis f.eks. overførslen vedrører ordre/ordrelinier vil disse kunne vises under de relevante kunder i CRM blot ordre-data er forsynet med kundenummer og ordrelinierne er entydigt linkede til ordrerne. Se mere om dette under punktet Se eksterne data 348. (Hvis dtsx-pakken leveres af ChannelCRM vil der som standard følge en opsætning med i leverancen) Telefoni integration ChannelCRM kan opsættes med integration til nogle telefonsystemer. Hvis dit system kan foretage et udkald ved hjælp af en URL (som du kan taste ind i en browser), så kan dette lade sig gøre automatisk. Ligeledes, hvis dit telefonsystem kan vise en popup-meddelelse på Windows skrivebord når der er indkald - og denne popup kan tilrettes så der er et link vist, så er der stor

366 354 CRM med ChannelCRM chance for at indkald kan fanges og derved effektivt åbne den relevante kunde og aktivitet. Udkald Opsætning Vælg i menuen Rediger Indstillinger fane Telefoni. Her vælger du URL som metode og i feltet URL indlægger du den tekststreng som dit telefonisystem kræver. I eksemplet er det htti:// og så telefonnummeret. Teksten <<PhoneNumber>> benyttes som flettefelt. Ved opkaldet vil det aktuelle telefonnummer blive indsat i stedet. Feltet Intl opkaldspræfiks er eventuelt dikteret af dit system og vil blive anvendt hvis der for opkaldet er angivet en landekode og den afviger fra dit hjemlands kode (oprindelses kode). Brug Når telefoniintegrationen er opsat vil der for f.eks. kontakter være et menuvalg med titel "Ring". Klik på dette og en dialog åbnes. I dialogen klikkes på det ønskede nummer og opkaldet foretages. Om ønsket kan der klikkes på knappen Log kald, hvad der åbner en telefoniaktivitet direkte.

367 Installation 355 Indkald Opsætning Indkald til ChannelCRM baserer sig på at ChannelCRM kan startes og navigeres med Url-kald. Hvis man i en browser f.eks. skriver adressen ccrm://cashnet/createcallon?phone= vil ChannelCRM åbnes og der vil blive oprettet en telefonaktivitet på en kontakt/firma med telefonnummeret Første gang funktionen benyttes vil der være behov for at tillade programadgangen idet start af lokale programmer fra Internet Explorer er forhindret. De fleste telefonisystemer leveres med en lille applikation (ligger ofte i systray), som registrerer indkaldet og viser et popup-vindue. I opsætningen af denne applikation indlægges den nødvendige tekst. Ofte vil det være noget i stil med Link= "ccrm://cashnet/createcallon?phone= [phone]" (Hvordan telefonnummervariablen indsættes kan variere) Brug Når telefonivinduet popper op, klikkes på linket eller knappen (alt efter opsætning) og ChannelCRM åbner en ny aktivitet med de relevante felter udfyldt. De går hurtigst hvis ChannelCRM er startet op i forvejen. BackUp Med til installation af en database server hører at sikre at der tages regelmæssig backup. Backup kan foretages på flere måder - her skal blot nævnes tre forskellige: 1. Ad Hoc backup Her kan programmet CRM Manager benyttes. I dette program er der via venstrenavigatoren mulighed for at vælge backup og dernæst følge vejledningen. 2. Planlagt backup SQL Server Express versioner

368 356 CRM med ChannelCRM Med SQL Server i Express versioner mangler den del af serveren, der kaldes SQL Agent (hvorunder backups ellers kunne lægges). I stedet kan vi køre et script, der udfører backuppen og lægge kørslen af dette script ind under Windows Planlagte opgaver. Trin 1: Scriptet Backuppen tages med T-SQL kommandoen BACKUP DATABASE. Opret en tekstfil og indsæt to linier i den svarende til nedenfor: BACKUP DATABASE CCRMDB TO DISK = 'D:\Documents and Settings\All Users\Documents \Backup\Data.bak' WITH FORMAT; GO Hvis du ikke benytter aliaset CCRMDB, skal du ændre dette og stien til destinationen kan du også ændre. Læg dog mærke til at den konto, hvorunder SQL Server afvikles, skal have skriveadgang til filen. Derfor har vi i eksemplet benyttet stien Delte dokumenter. Gem scriptfilen og notér lokationen. Trin 2: SQLCMD Til at køre scriptet anvendes SQLCMD, der følger med en installation af SQL Server. Hvis scriptfilen er gemt som C:\backup.txt bliver kaldet til SQLCMD som følger: sqlcmd -S.\SQLEXPRESS -dccrmdb -ic:\backup.txt -oc:\backuplog.txt.\sqlexpress kan ændres, hvis data serveren ikke hedder SQLEXPRESS. CCRMDB kan ændres, hvis du benytter et andet alias. backuplog.txt kan ændres vilkårligt. Denne kommando kan afvikles direkte fra Windows kommandoprompt og således også lægges ind i Windows Planlagte Opgaver. Husk at opgaven skal køres med Administrative rettigheder eller under en anden bruger, der kan logge på SQL Server og har lov at tage backup. 3. Planlagt backup med SQL Server (ikke Express) I denne version af SQL Server kan du via SQL Server Management Studio starte en wizard, der udfører backuppen og tilmelder den som job under SQL Agent. Datamodel Fem elementer (entiteter) danner basis for datalagringen i ChannelCRM: Firmaer, Kontakter, Projekter, Kampagner, Aktiviteter. Disse elementer er sammenknyttede (linkede). Et firma har en eller flere ansatte (kontaktpersoner). Et projekt er ofte relateret til et firma. Og aktiviteter er som oftest knyttede

369 Installation 357 til både firma, kontakt og projekt. Som et eksempel kan du skrive et brev til en kontakt ansat i et firma og som en del af et salgsforløb (projekt). I den virkelige verden passer alt ikke helt så perfekt sammen. Nogle gange vil du skrive et brev der ikke er en del af et salgsforløb. Og et projekt er måske ikke relateret til et specifikt firma. Derfor er sammenhænge ikke påtvungne i ChannelCRM. For dem der bedre opfatter ting visuelt, er entiteterne vist grafisk nedenfor: Firma Projekt Aktiviteter Kontakt Som det ses er der fire kasser - og indtil nu har vi skrevet at der er 5 entiteter. Det hænger sammen med at en del salgsarbejde snarere er organiseret i kampagner end i enkelte projekter. Når man planlægger et møde, en telefonsamtale eller sender et brev - så er der tale om en normal aktivitet. At lave canvas kald har derimod sine helt egne spilleregler og derfor opfatter og viser systemet den slags aktiviteter anderledes. Og organiserer dem i kampagner. Installation Personlig Udgave ChannelCRM kan anvendes uden betaling til ChannelCRM A/S i det vi kalder Personlig Udgave (Personal Edition). I denne udgave er den basale funktionalitet til stede og de væsentligste begrænsninger er: 1. Kun én bruger (dig selv) kan benytte systemet med de data, der ligger i databasen. 2. Database-server og program skal ligge på samme PC. 3. Der er kun web-baseret support. Som det ses er det fuldt i orden at anvende programmet i professionel sammenhæng - for eksempel dit arbejde.

370 358 CRM med ChannelCRM Mange starter med at anvende ChannelCRM i personlig udgave for så senere - når deres virksomhed vokser eller behovet stiger - at overgå til den "rigtige" udgave, hvor der kan være flere brugere fælles om kundedata. Det er selvfølgelig vor interesse. Af samme årsag er den personlige udgave fuldt kompatibel med flerbrugerudgaverne. Det positive er her, at du alene ved at betale licens, kan videreføre de data og den opsætning, du har opbygget gennem personlig brug. Det negative er at installationen bliver lidt mere bøvlet end, hvis personlig udgave kun var til hobby-brug og hvis datasikkerhed og stabilitet dermed ikke var prioriteret så højt. Installation Installationen foregår i to trin: 1. Installér Microsoft SQL Server 2008 Express Edition 2. Installér ChannelCRM programmerne (2 styk) Du skal regne med at trin 1 (hvis ikke du allerede har SQL Server på din PC) vil tage op mod en time af din tid. Trin 2 vil derimod normalt tage mindre end 5 minutter. Installér Microsoft SQL Server 2008 Express Edition ChannelCRM benytter Microsofts SQL Server 2008 til at håndtere data. Det gør vi blandt andet fordi SQL Server er stabil, skalerbar og meget funktionsrig. Også fordi mange virksomheder i forvejen anvender SQL Server og integration med virksomhedens andre systemer dermed lettes. SQL Server tilbydes fra Microsoft i en gratis Express udgave og det er den vi kan anvende i forbindelse med ChannelCRM Personlig Udgave. SQL Server skal være installeret på din PC før du kan gå videre til at installere ChannelCRM programmerne. Læs her hvordan du installerer SQL Server 306 og læg allerede nu mærke til at du skal installere den på din egen PC og at du skal være logget på PC'en med den samme bruger id, som du vil anvende, når du senere skal bruge CRM systemet. Installér ChannelCRM programmerne Der er to programmer fra ChannelCRM som du kommer til at anvende: CRM Manager og CashNet.

371 Installation 359 CRM Manager er et administrationsværktøj som du normalt kun vil anvende her under installationen og ved senere opgraderinger. Du kan også anvende det til f.eks. at tage backup af dine data. CashNet er selve CRM systemet. Installationsfilerne til begge kan du nedtage fra ChannelCRMs kundeportal på Det kræver at du registrerer dig og dermed får tilsendt en adgangskode. Samtidigt giver dette dig også adgang til Support-området og til oplysninger om ny versioner mm. Begge installationsfiler kører du på din PC. Efter dette er der lagt tre genveje ind i den PCs Start Alle programmer ChannelCRM : CASH.NET (Selve CRM systemet) CRM Manager (Administrationsprogrammet) Create Personal Edition Her og nu skal du starte det sidste program. Derved bliver du ført gennem en lille guide, der opretter databasen, opretter dig som bruger og i det hele taget opsætter systemet. Brug CRM systemet første gang Når du omsider - for første gang - er inde i CRM systemet foreslår vi at du først kigger på en eller flere af de træningsvideoer der ligger i systemet højre side. De er beregnet på at hjælpe dig til at kommer hurtigt i gang.

372

373 Arbejdsprocesser Oversigt Afsnit 27

374 362 CRM med ChannelCRM 27 Arbejdsprocesser Oversigt Her har vi samlet en oversigt over de sider, der beskriver brugen af ChannelCRM. Med fokus på opgaven og hvordan den løses. Send et nyhedsbrev 362 Her vil du se hvordan du fra en kampagne opretter og sender et nyhedsbrev. Fjern en dublet 364 Har du flere versioner af det der burde være det samme firma, gælder det om at få dubletterne fjernet. Opret nyt firma 367 Sådan opretter du et nyt firma i CRM. Opret en bruger 365 Opret en ny bruger til ChannelCRM systemet. Opbyg en forecast model 369 Sådan sætter du systemet op til at håndtere dine forecasts. Send et nyhedsbrev 1. Forbered en kampagne For at kunne sende et -nyhedsbrev med ChannelCRM skal du have en kampagne, hvori der er en målgruppe med personer, der har -adresser. Se eventuelt her 114, hvordan sådan en kampagne kan opbygges. I forbindelse med kampagnen skal du sikre dig at det rent juridisk er i orden at sende s. Det er op til dig at sikre dette. Sådan som vi forstår lovteksten herom er det i orden at sende kampagneorieterede s såfremt: Modtagerne aktivt har tilmeldt sig muligheden (og har mulighed for at afmelde igen), eller Din virksomhed har et aktivt forretningsmæssigt samhandelsforhold og brevet alene vedrører dette og modtageren kan framelde. (Vær opmærksom på at disse punkter blot er vores forståelse og at vi på forhånd fralægger os ansvar for tolkningen. Det betyder at du selv må sætte dig ind i reglerne.) I kampagnen er det en god idé at gå målgruppen igennem for at sikre at de angivne adresser er i orden. En simpel metode er at sortere efter -kolonnen. Derved bliver det synligt om der eventuelt mangler -adresser på enkelte. Det kan også være en idé at lave et filter i kolonnen, der viser -adresser uden Disse er sikkert ugyldige.

375 Arbejdsprocesser Oversigt Design nyhedsbrevet Selve nyhedsbrevet genereres ud fra en -skabelon, som du selv skal lave. Kort fortalt er det en standard Outlook mail (i HTML-format), som gemmes i Outlook meddelelsesformat (. msg). I kampagnemodulet er der en knap 131, der automatisk genererer en meget simpel skabelon. I selve -teksten kan du indsætte flettekoder, som så vil blive udskiftet med tekst svarende til den enkelte modtagers data. Flettekoderne er normal tekst som f.eks. <<Company.Name>>. Se flere flettekoder her 88. Der er nogle faldgruber, som kan gøre at et flettefelt ikke virker: 1. Feltet kan være "forurenet": Outlook er ikke god til at "rydde op efter sig". Det betyder at der let kommer skjulte html-koder ind i tekst. Hvis et flettefelt således formateres delvist til fede typer og dernæst hele feltet til fede typer, fjerner Outlook ikke altid de overflødige formateringstegn. I dette tilfælde kan du simpelthen skrive flettefeltet på ny. (Det er ikke nok at kopiere det - her vil koderne også blive kopieret.) 2. Feltet kan af Outlook være markeret som stavet forkert: Outlook 2007 markerer stavefejl med den kendte røde zigzag-linie. Den laves af Outlook ved simpelthen at lave om på HTML'en, som så ikke kan flettes. Løsningen er allerede mens du opbygger designet at højreklikke på flettekoderne og vælge "tilføj til ordbog". Test Før du går til næste punkt er det en god idé at teste en. Brug knappen "Test" til dette. Funktionen er at der bliver genereret én med indhold svarende til den første modtager i målgruppen. Men en adresseres til dig selv. (Adressen tages fra dine oplysninger i brugertabellen). Derved får du mulighed for at checke at dine s kommer til at se pæne ud, at eventuelle tilknyttede filer går igennem mail-serveren og andet der kan gå galt. 3. Send s Selve udsendelsen er meget enkel. Klik på send og så sker det. Med normale s og normal netværksforbindelse vil der kunne sendes mellem 1 og 10 mails i sekundet. Vær dog opmærksom på at din service provider kan have regler for hvor mange s (og hvor hurtigt) de vil sende dem. Mange vil f.eks. regne det for spam, hvis der sendes mere end f. eks s på én gang. Derfor: Ligger din mailserver (SMTP - den der afsender s) hos en ekstern partner, er det en meget god idé at spørge om de har regler først. 4. Næste skridt Som med meget andet gælder det at "meget lidt sker af sig selv". Hvis din -kampagne har til formål at aktivere modtagerne på en eller anden måde, vil det oftest være nødvendigt at følge op. Du kan derfor designe kampagnen, så du kan følge op på hvem der i første omgang reagerer på en, og så - i anden omgang - ringe til dem, der ikke reagerede. En anden mulighed er at inkludere personificerede links i s. Hvis disse links peger på en web-adresse, hvor du har adgang til at opsamle data, kan du samkøre denne respons med din oprindelige målgruppe. Igen for at se hvem der reagerer og hvem der skal kontaktes

376 364 CRM med ChannelCRM yderligere. Process Fjern en dublet 1. Forbered (skal den virkelig slettes?) Som dublet regnes det når der er to eller flere udgaver af et firma, hvor der kun burde være ét. Der kan således sagtens være flere firmaer med samme navn, hvis det f.eks. er samme selskab der har flere afdelinger. Matas vil som eksempel typisk optræde mange gange. Der kan også være flere forekomster af firmaer med samme CVR-nummer. I Danmark er CVRnummeret ikke unikt for et firmas afdelinger og f.eks. Danske Bank vil optræde mange gange med samme CVR-nummer. "Dubletter" som beskrevet ovenfor er derfor ikke egentlige dubletter og de skal derfor normalt ikke fjernes. Hvis der derimod optræder to versioner af et firma der kun burde være der én gang - gælder det om at få fjernet dubletten så hurtigt som muligt. De typiske årsager til dubletter er: 1. At sælgerne selv opretter firmaer og ikke først ser om firmaet skulle være der i forvejen. 2. At en import fra f.eks. regneark har været lidt for ukvalificeret og importeren derfor ikke har kunnet regne ud hvilke firmaer der skal oprettes og hvilke der skal ajourføres. Vi går nu ud fra at der er tale om en rigtig dublet - altså én der skal fjernes. 2. Udfør Selve fjernelsen af dubletten sker i virkeligheden ved at sammensmelte dubletten med det firma der skal bevares. Dette gøres for at kunne bevare de data der måtte være knyttede til dubletten. (For det tilfælde at du eller kollegaer allerede har arbejdet på dubletten.) Først åbner du dubletten. Det sker som normalt ved at klikke på en søgeliste, historiklisten eller hvor firmaet nu er vist. Dernæst åbnes originalen (det firma der skal bevares) mens dubletten lades åben. Det sker igen ved at dobbeltklikke på firmaet i en liste men denne gang med Shift-tasten nedtrykket. Nu er dubletten og originalen begge åbne i hvert sit vindue. Fra originalen vælger du så i knaprækken Flet. Efter en bekræftelse vil data blive flettet og dubletten fjernet. 3. Check Her er der ikke så meget at checke. 4. Næste skridt Hvis dubletter optræder hyppigt kan du lidt mere proaktivt sørge for at dubletter ikke generer dine kollegaer: 1. Du kan benytte den administrative funktion Find lookalikes, som på enkel vis laver lister

377 Arbejdsprocesser Oversigt 365 over firmaer, der kunne være dubletter. Specielt sammenstillingen over firmaer, der har eksakt samme navn og gadeadresse er nyttig. 2. Du kan benytte data fra en leverandør. Med abonnement på Navne&Numre Erhverv vil det meget sjældent være nødvendigt at oprette et firma selv. Og dermed undgår du den hyppigste kilde til dubletter. Process Opret ny bruger 1. Forbered brugeroprettelsen Før der oprettes en bruger skal du overveje følgende: Hvad skal brugeren have adgang til. Her er der to niveauer: Databaserolle og brugerrolle. Databaserolle crm_user = alminelige brugere crm_administrator = kan også oprette andre brugere og tildele rettigheder til brugere. Brugerrolle Administrator = har adgang til opsætning af systemet. Salgsledelse = har adgang til salgsledelsesfuntioner. Kan se forecast mv. på tværs af sælgere. Marketing = har adgang til marketingfunktioner som f.eks. kampagnedesign. Hvordan kommer brugeren på systemet (netværk, domæne, etc.) Hvilken brugerid skal der benyttes. 2. Opret brugeren Her åbner du ChannelCRM og vælger i navigatoren Administration / Systemopsætning / Brugeroprettelse

378 366 CRM med ChannelCRM Felter markerede med rødt er nødvendige at udfylde. Resten er ikke direkte nødvendige. Når der skal vælges SecLevel sker det blandt op til 9 niveauer som du selv definerer. Denne definition sker dels på fanen Sikkerhedsniveauer, hvor niveauerne 1-9 kan navngives, dels på fanen Sikkerhedsmatrice, hvor det defineres, hvad de enkelte niveauer skal have adgang til. Hvis database-serveren er opsat med Windows authentication mode og den ny bruger tilhører en domæne-gruppe, som allerede er sikret adgang til CRM, så er arbejdet gjort nu. Hvis ikke skal det sikres at der er defineret en login med tilhørende password. Denne definition kan ikke foretages direkte fra ChannelCRM programmet. I stedet skal du starte programmet CRM

379 Arbejdsprocesser Oversigt 367 Manager (startes eventuelt på serveren selv - så er der rettigheder nok) og i dette program oprette databasebrugeren med tilhørende login. 3. Check at alt virker Både med Windows authentication og SQL Server authentication er der faldgruber. Betragt derfor først arbejdet som færdigt, når du har set brugeren logge på fra sin egen pc og fra den eller de lokationer, hvor brugeren skal arbejde fra. 4. Næste skridt Hvis du i dag anvender SQL Server authentication, kan du overveje om der kan skiftes til Windows authentication. Process Opret nyt firma 1. Forbered Når du skal oprette et firma i din CRM database bør du sikre dig at firmaet ikke allerede er oprettet. ChannelCRM systemet forsøger selv at holde styr på at der ikke oprettes dubletter, men indledningsvis er det altid en god ide at bruge søgefunktionen til at se om firmaet skulle være registreret i forvejen. 2. Opret Et nyt firma kan oprettes fra hovedmenuen: Filer Ny Firma. Eller direkte fra et firmabillede ved tryk på knappen Ny. Du skal indtaste firmanavn og telefonnummer. Systemet vil vise en liste over de firmaer som ligner det firma du er ved at oprette. Nedenfor oprettes et datterselskab af Escargo A/S, der er tæt navnesammenfald og systemet advarer herom.

380 368 CRM med ChannelCRM Når du trykker OK oprettes firmaet og du bliver vist firma billedet. Nu skal de øvrige oplysninger indtastes. Systemet stiller ikke krav om indtastning af værdier du og din virksomhed bør selv stille krav om rettidig omhu med registreringerne. 3. Check Du bør sikre dig at de væsentlige oplysninger er opdateret korrekt. Tænk på at når du leder efter firmaer er det praktisk at kunne søge på fx postnumre, relation (er det en kunde eller et emne). Jo mere information du har om virksomhederne i din database, desto mere værdifuld bliver databasen for dig. Hvis der er opstået dubletter iblandt dine firmaer kan du rense disse. Se under hvordan du

381 Arbejdsprocesser Oversigt renser for dubletter Næste skridt Med tiden vil informationerne om virksomheder og kontakter sikkert ikke kunne følge med den virkelige verden, med mindre du opdaterer dem. Måske bliver du også træt af at oprette oplysningerne manuelt. ChannelCRM kan automatisk importere og datavaske firma og kontaktinformationer fra og med NN Markedsdata. Se under Import af Data 187 for en forklaring af, hvordan firmaer kan oprettes automatisk. Process Indlæg et forecast 1. Forberedelse og forudsætninger Når man skal udvikle og vedligeholde en god forecast-kultur i sin salgsorganisation, er CRM systemet det uundværlige værktøj. Men først skal forudsætningerne på plads. Hvis man ved hvad man vil, tager det rent praktisk ikke mange øjeblikke at gøre systemet klar. Hvis man først skal finde ud af, hvad man vil, kan det tage noget længere tid. De trin du skal igennem for at Forudsætningerne er på plads er: 1. Opbyg salgskonti 2. Opbyg prisbog 3. Distribuér salgsbudgettet på sælgerne 4. Læg salgsmodellen ind i CRM systemet Her følger en gennemgang af hvert trin. 1. Opbyg salgskonti Du etablerer hurtigt de konti som du gerne vil forecaste i Administrations menuen under punktet Opslagstabeller Salgskonti. Når du har indtastet konti og gemt dem er du klar til at gå videre. I eksemplet nedenfor er det en softwarevirksomhed, som skelner mellem omsætning fra konsulentydelser, licens, vedligeholdsabonnement og som har en generel konto der hedder salg.

382 370 CRM med ChannelCRM 2. Opbyg prisbog Prisbogen ligger i Marketing menuen: Produkter tilføjes ved klik på +. Du kan arbejde med flere prisbøger, og du kan have lige så mange produkter du ønsker. Når man arbejder med forecast er er det ikke altid nødvendigt at arbejde med den fuldt detaljerede prisbog, men måske bare med nogle hovedproduktnavne eller produktgrupper som giver mening. Hvis din virksomhed har behov for at forecaste præcis ned på enkelt produkt er det selvfølgelig muligt. Kontakt ChannelCRM for automatiseret indlæsning af prisbog. 3. Distribuer salgsbudgettet på sælgerne Hvis ikke du har oprettet sælgerne til at have budget i deres brugerprofil kan du gøre det nu, ved under menupunktet Administration Brugeradministration, at sætte flueben ved Budget, for de sælgere der bærer budget. For at kunne sammenligne det forventede salg med budgettet skal salgsbudgettet indlægges. Dette gør du under menupunktet Salgsledelse -> Salgs Budgetter. Salgsbudgettet er opdelt i måneder og konti således at en sælger kan have en kvote pr måned pr salgskonto. Det er ikke et krav, at alle

383 Arbejdsprocesser Oversigt 371 sælgere har budget for alle konti. I Salgsbudget billedet trykker du på Create Placeholders. CRM systemet vil derefter automatisk oprette rækker for alle sælgere som bærer budget: En række pr måned, pr sælger, pr salgskonto. Det du nu mangler er blot at indtaste den månedlige salgskvote. Tip: Brug grupperingsfunktionen eller filtrene for hurtigere at kunne opdatere mange rækker. Fx hvis bugettet for konto Consult er kr pr måned for alle sælgere for alle måneder kan du selektere alle linier med Consult og opdatere hurtigt. 4. Sæt salgsmodellen ind i CRM Systemet Med ChannelCRM kan du nemt anvende den salgsmodel som din virksomhed foretrækker, hvad enten i følger Spin Selling, Target Account Selling, Solution Selling, Customer Focused Selling eller anvender en procentvis vægtning som 10, 30, 50, 90. Systemet kan anvendes til en hvilken som helst model. Salgsmodellen lægges ind som projekt scores. Du kan selv definere dine projekt scores i menupunktet Administration, System Opsætning Projekt Scores. Det billede hvor du vedligeholder din salgsmodel ser således ud:

384 372 CRM med ChannelCRM Du kan definere op til 16 trin, eller scores i din salgsmodel. Hvert trin giver du et navn (fx Budget OK og en overskrift. Til hvert trin kan du tilknytte to procentsatser. Procentsatserne angiver hvor meget trinnet vægter sandsynligheden for at en ordre bliver til salg. Grunden til at der er to procentsatser er, at den ene bruges til at regne med hvis trinnet er gennemført. Den anden kan bruges hvis trinnet ikke er gennemført. Fx kunne det tænkes at man vægtede et salgsprojekt med +20% hvis man har afdækket at kunden har budget allokeret, men vægter sagen med -10% hvis man ikke har afklaret om der er budget allokeret. Der behøver ikke være værdier for begge situationer. Når du har udfyldt din salgsmodel er du klar til at forecaste. Bemærk dog Hvis du ønsker at bruge en scoringsmodel som giver sandsynlighed efter det sidst

385 Arbejdsprocesser Oversigt 373 afkrydsede felt i en trinvis fremdrift, så skal du sikre dig at der i modulet CRM-manager er valgt denne scoringsmetode. Log dig på CRM Manager. Klik på Set forecast weighting to highest score only : 2. Udfør - Opret ordrer og forecast Opret Ordrer byg dit salgs-forecast I ChannelCRM består dit forecast af ordrer dvs, salgsaktiviteter/projekter, som du ønsker skal blive til ordrer. Du og dine sælgere skal lægge disse projekter ind i projekt/ordremodulet. Herved bliver dit forecast synligt og operationelt, du kan nu anvende det til at styre din og dine sælgeres aktiviteter og adfærd med. Opret ordre Check dit forecast For den enkelte sælger er det enkelt hele tiden at holde sig ajour med sit eget forecast. Man vælger menupunktet Forecast i Aktivitetscenteret.

386 374 CRM med ChannelCRM Forecast vises her som søjlediagram, men det kan også vises akkumuleret. Hvis knappen Vægtet vælges vises den vægtede værdi af forecastet i henhold til salgsmodellen og scoringen af de enkelte salgsprojekter i forecastet. Klik på søjlen for en enkelt måned aktiverer listen under grafen med de enkelte ordrer/ projekter. Klik på projekterne leder til åbning af ordrer/projekter. Forecastmodulet kan således bruges til hurtig opdatering og justering. Forecastmodulet kan vælges for en enkelt bruger. For en enkelt bruger og de sælgere, der refererer til denne bruger, eller til hele organisationen. Dog kun, hvis brugerrettighederne tillader det. Fanebladet Data lister de rå forecast data og kan anvendes til hurtig rapportering og undersøgelse af pipeline: 4. Næste skridt - Følg op på forecast Du kan selvfølgelig printe forecast-rapporter på papir og tage dem med til salgs-møder. Du kan også eksportere dit forecast til et regneark og arbejde med opstillinger heri. Her vil vi gerne slå et slag for at arbejde grundigt med forecast medens det stadig ligger i CRM systemet og simpelthen tage CRM systemet med på forecastmøde. Årsagen er at de andre informationer, som du skal anvende for at forstå, hvor fremskreden din salgssag er og, hvor sandsynligt det er at du/i kan gennemføre den og sikre ordren, ligger i CRM systemet: Er sagen understøttet af planlagte kundeaktiviteter som kunde er enig i skal gennemføres?

Markedsinfo. Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Klassisk. Side 1 Copyright: Naddon version 201009

Markedsinfo. Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Klassisk. Side 1 Copyright: Naddon version 201009 Markedsinfo Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Klassisk Side 1 Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Rollebaseret Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i

Læs mere

Markedsinfo. Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Rollebaseret. Side 1 Copyright: Naddon version 201009

Markedsinfo. Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Rollebaseret. Side 1 Copyright: Naddon version 201009 Markedsinfo Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Rollebaseret Side 1 Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Rollebaseret Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller

Læs mere

Brugerguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsata til Microsoft Dynamics CRM 2013

Brugerguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsata til Microsoft Dynamics CRM 2013 Brugerguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsata til Microsoft Dynamics CRM 2013 Indledning Løsningen Navne & Numre Erhverv Webservice til Microsoft Dynamics muliggør integration til Microsoft

Læs mere

Smart-ebizz Manual til Bookinsystem Indholdsfortegnelse Kom hurtigt i gang med dit booking system:... 3 Overblikket over dit bookingsystem... 4 Hovedside... 4 Kunder... 4 Opret ny Kunde... 4 Vagtplaner...

Læs mere

Tilpas: Hurtig adgang

Tilpas: Hurtig adgang Tilpas: Hurtig adgang Genveje, Se skærmtips Se tips Hold alt tasten nede. Og brug bogstaver Word Fanen Filer PDF dokument Brug skabelon Visninger Husk Luk ved fuldskærmsvisning Brug zoom skyder Marker,

Læs mere

PORTFOLIO Version 2.0

PORTFOLIO Version 2.0 Nikolaj Lisberg Hansen Løsningsarkitekt og partner nikolaj.hansen@empisto.dk Tlf. 22 90 91 22 PORTFOLIO Version 2.0 Kvalitetsstyring med sags og dokumenthåndtering Teknisk revision af energimærker Portfolio

Læs mere

Integration mellem webcrm og NN Markedsdata

Integration mellem webcrm og NN Markedsdata Integration mellem webcrm og NN Markedsdata I samarbejde med NN Markedsdata (NNM) tilbyder webcrm følgende 3 tillægsmoduler, der giver mulighed for direkte integration mellem webcrm og NN Markedsdatabasen,

Læs mere

Manual til hjemmeside i Typo3

Manual til hjemmeside i Typo3 Manual til hjemmeside i Typo3 Gode tips og genvejstaster Ét linieskift Ctrl + A Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + V shift + enter (tasten du normalt bruger til linieskift) Markér alt Kopier Klip Sæt ind Oprettelse

Læs mere

Vejledning til Teknisk opsætning

Vejledning til Teknisk opsætning Vejledning til Teknisk opsætning v. 1.0 Adm4you, 2010. Indhold Kort om denne vejledning... 3 Generelt om easyourtime... 3 Installation af databasen... 3 Sikkerhed og rettigheder... 4 SQL Login... 4 Rettigheder

Læs mere

Easy Guide i GallupPC

Easy Guide i GallupPC Easy Guide i GallupPC Version. 6.00.00 Gallup A/S Masnedøgade 22-26 DK 2100 København Ø Telefon 39 27 27 27 Fax 39 27 50 80 Indhold SÅDAN KOMMER DU I GANG MED AT ANVENDE GALLUPPC... 2 TILFØJELSE AF UNDERSØGELSER

Læs mere

Outlook 2010 opsætning

Outlook 2010 opsætning Outlook 2010 opsætning Personlig Workflow Nå mere og arbejd mindre Personlig Workflow www.personligworkflow.com kontakt@personligworkflow.com Introduktion til Outlook 2010 guide Microsoft Outlook 2010

Læs mere

Advanced Word Template Brugermanual

Advanced Word Template Brugermanual Advanced Word Template Brugermanual Forord: Advanced Word Template er et værktøj, der anvendes sammen med Microsoft Word til at opbygge ensartet beskrivelser på en mere intelligent måde end Copy and Paste

Læs mere

Hold kontakten med dit netværk!

Hold kontakten med dit netværk! Hold kontakten med dit netværk! - Outlook er dit netværksprogram Outlook er mere end blot et mailprogram Du kan bruge Outlook til meget mere end blot at sende og modtage mails med. Eksempelvis, så er Outlook

Læs mere

Administrator v1.0 QUICK GUIDE. Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk

Administrator v1.0 QUICK GUIDE. Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk Administrator v1.0 QUICK GUIDE Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk INTRODUKTION TIL REKVI-KONTOR Ideen med Rekvi-Kontor systemet udsprang

Læs mere

OnApplications. OnCall CTI. The missing link. Med OnCall CTI. drager din virksomhed fordel af at integrere telefoni og data

OnApplications. OnCall CTI. The missing link. Med OnCall CTI. drager din virksomhed fordel af at integrere telefoni og data OnCall CTI The missing link Med OnCall CTI drager din virksomhed fordel af at integrere telefoni og data kan dine medarbejderne håndtere den telefoniske kontakt til kunderne både professionelt og effektivt

Læs mere

Brugervejledning til E-conomic integration. Version 1.4

Brugervejledning til E-conomic integration. Version 1.4 Brugervejledning til E-conomic integration Version 1.4 Indhold 1. Om E-conomic integrationen... 1 1.1. Inden du går i gang i HostedShop... 2 1.2. Første gang du klikker på E-conomic integration i kontrolpanelet...

Læs mere

Outlook-vinduet Outlook-vinduet indeholder Genvejsgrupper, Mapper og Emner.

Outlook-vinduet Outlook-vinduet indeholder Genvejsgrupper, Mapper og Emner. Introduktion til Outlook Outlook kan bruges til styring af kommunikation, journalisering og planlægning. Samtidig kan det på Pc erne fungere som erstatning for både computerens skrivebord og stifinderen

Læs mere

Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem

Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem Blåt Medlem giver mulighed for at udskrive etiketter/labels og kuverter til medlemmerne af den enhed man er medlemsansvarlig

Læs mere

IsenTekst Indhold til Internettet. Manual til Wordpress.

IsenTekst Indhold til Internettet. Manual til Wordpress. Manual til Wordpress Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress. Dette er en manual til de mest grundlæggende ting, så du selv kan redigere indholdet eller tilføje nyt på din hjemmeside. Guiden er skrevet

Læs mere

Vejledning til Kilometer Registrering

Vejledning til Kilometer Registrering Vejledning til Kilometer Registrering iphone Appen som holder styr på dit firma og privat kørsel. Udviklet af Trisect Development 2011. www.trisect.dk For iphone version 4.2 og nyere. Med Kilometer Registrering

Læs mere

den rollebaserede brugergrænseflade

den rollebaserede brugergrænseflade WHITE PAPER Rollebaseret brugergrænseflade. Hvordan tilpasses profiler? Du er sikkert allerede bekendt med, hvordan brugergrænsefladerne i moderne ERP-systemer er opbygget, og hvordan de herved, danner

Læs mere

Quick Guide for Mobil Reception (Omhandler mobil reception også kaldet isymphony)

Quick Guide for Mobil Reception (Omhandler mobil reception også kaldet isymphony) Quick Guide for Mobil Reception (Omhandler mobil reception også kaldet isymphony) Generelt Mobil Reception er et værktøj som bruges til at overvåge medarbejdere, kø er og meget andet samt styre dit omstillingsanlæg

Læs mere

Brugermanual. - For intern entreprenør

Brugermanual. - For intern entreprenør Brugermanual - For intern entreprenør Version 1.0 2014 Brugermanual - For Intern Entreprenør Velkommen som bruger på Smartbyg.com. Denne manual vil tage dig igennem de funktioner der er tilgængelig for

Læs mere

Daglig brug af JitBesked 2.0

Daglig brug af JitBesked 2.0 Daglig brug af JitBesked 2.0 Indholdsfortegnelse Oprettelse af personer (modtagere)...3 Afsendelse af besked...4 Valg af flere modtagere...5 Valg af flere personer der ligger i rækkefølge...5 Valg af flere

Læs mere

Kom godt i gang med ImageDB programmet fra PetriSoft

Kom godt i gang med ImageDB programmet fra PetriSoft Kom godt i gang med ImageDB programmet fra PetriSoft Kort om ImageDB: ImageDB er et Windows (98/NT/2000/Me/Xp/Vista/Windows7) program, hvor du kan registrere alle dine film, musik, bøger, billeder, fotos,

Læs mere

Kom godt igang med Inventar registrering

Kom godt igang med Inventar registrering Kom godt igang med Inventar registrering (InventoryDB) (Med stregkodesupport) programmet fra PetriSoft Introduktion... 1 Inventar registrering... 2 Værktøjsudleje... 3 Service database til reperationer

Læs mere

Sådan opretter du en backup

Sådan opretter du en backup Excovery Guide Varighed: ca. 15 min Denne guide gennemgår hvordan du opretter en backup med Excovery. Guiden vil trinvist lede dig igennem processen, og undervejs introducere dig for de grundlæggende indstillingsmulighed.

Læs mere

Hjælpeguide til Digitalisér.dk

Hjælpeguide til Digitalisér.dk Hjælpeguide til Digitalisér.dk Hvad er Digitalisér.dk Digitalisér.dk er et socialt netværk og værktøj som du kan anvende på flere forskellige måder. Har du viden som du ønsker at dele og debattere med

Læs mere

Professionel Udvælgelse i byggeriet Skabeloner

Professionel Udvælgelse i byggeriet Skabeloner Professionel Udvælgelse i byggeriet Skabeloner Vejledning i anvendelsen af skabeloner til brug for udvælgelse, herunder prækvalifikation i byggeriet Marts 2013 Byggeriets Evaluerings Center SOLIDARISK

Læs mere

Mikkel Skovs hjemmeside Ledervedlejning

Mikkel Skovs hjemmeside Ledervedlejning Mikkel Skovs hjemmeside Ledervedlejning Version 1.1 10/08/2008 Indhold Indledning...1 Åbningsside...2 Login...5 Leder Info...5 Oprettelse af indhold...5 Oprettelse af artikel...5 Gem artikel...11 Hvem

Læs mere

Tlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899

Tlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899 Firmaordninger I firmaoversigten kan du holde styr på dit kundekartotek samt disses bookinger. Der kan desuden oprettes andre firmaer end dit eget. Herved kan der udbydes særlige ydelser på med egne arbejdstider.

Læs mere

Annemette Søgaard Hansen/www.dinwebvejleder.dk

Annemette Søgaard Hansen/www.dinwebvejleder.dk Google Docs Dokumenter Indholdsfortegnelse Værktøjer... Side 3 Menuer... Side 5 Opgave... Side 8 Få adgang til filerne fra din computer... Side 16 Vejledende løsning... Side 17 GoogleDocs Dokumenter 2

Læs mere

Skyfillers Hosted SharePoint. Kundemanual

Skyfillers Hosted SharePoint. Kundemanual Skyfillers Hosted SharePoint Kundemanual Kundemanual Indhold Generelt... 2 Online adgang SharePoint side... 2 Skift brugeradgangskode... 2 Adgang & opsætning... 3 Windows... 3 Tilføj SharePoint som intranet

Læs mere

Filer og Mapper. Filer. Mapper

Filer og Mapper. Filer. Mapper Indhold Filer og Mapper... 3 Filer... 3 Mapper... 3 Stifinder... 4 Eksempler på stifinder... 5 Markering af drev, filer og mapper... 5 Vælg vilkårlige mapper/filer... 7 Selandias drev... 8 Opret ny mappe...

Læs mere

Picto Selector. Lav dine egne flotte symbolark på den nemme måde. Version: Oktober 2012

Picto Selector. Lav dine egne flotte symbolark på den nemme måde. Version: Oktober 2012 Picto Selector Lav dine egne flotte symbolark på den nemme måde Version: Oktober 2012 Indholdsfortegnelse Hvad er Picto Selector?...4 USB?...4 Hent programmet...4 Installer programmet på din computer...5

Læs mere

Brugermanual SIF (33069-04) Side 1/28. Godkendt af: Dato: Dokumentnr.: 077.024.214 Projekt: SIF (33069-04)

Brugermanual SIF (33069-04) Side 1/28. Godkendt af: Dato: Dokumentnr.: 077.024.214 Projekt: SIF (33069-04) Side 1/28 Brugermanual SIF (33069-04) Godkendt af: Dato: Side 3/28 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING... 4 1.1 Fangster, sporbare enheder og salg... 4 2 GENEREL NAVIGERING... 4 2.1 Login... 4 2.2 Log ud...

Læs mere

Hvis du ikke kan huske adgangskoden, har andre problemer med at logge på eller ikke er oprettet, skal du kontakte:

Hvis du ikke kan huske adgangskoden, har andre problemer med at logge på eller ikke er oprettet, skal du kontakte: Mini-guide til Retox Databasen er tilgængelig fra www.retox.dk, klik på linket Som udgangspunkt er der se-adgang til arbejdspladsbrugsanvisningerne. Hvis der skal tilføjes eller fjernes produkter, og hvis

Læs mere

Kom godt igang med Indbo programmet fra PetriSoft Kort om Indbo: Indbo Free

Kom godt igang med Indbo programmet fra PetriSoft Kort om Indbo: Indbo Free Kom godt igang med Indbo programmet fra PetriSoft Kort om Indbo: Indbo er et Windows 98/NT/2000/Me/Xp/Vista/Win7/Win8 program, der kan holde rede på hjemmets, firmaets, foreningens eller skolens inventar

Læs mere

Administrator manual

Administrator manual Revision 1 Administrator manual INDHOLD LOG IND 1 OVERBLIK 1 ARBEJDSRUM 1 MEDARBEJDERE 2 OPRET NY MEDARBEJDER 2 TRIN 1 AF 4: NAVN OG OPLYSNINGER 2 TRIN 2 AF 4: LEGITIMATION 2 TRIN 3 AF 4: EFFEKTIVITETSNIVEAU

Læs mere

IT-Brugerkursus. Modul 1 - Introduktion til skolens netværk og FC. Modul 1 - Introduktion til FC og Lectio. Printvenligt format. Indholdsfortegnelse

IT-Brugerkursus. Modul 1 - Introduktion til skolens netværk og FC. Modul 1 - Introduktion til FC og Lectio. Printvenligt format. Indholdsfortegnelse Modul 1 - Introduktion til FC og Lectio IT-Brugerkursus Modul 1 - Introduktion til skolens netværk og FC Printvenligt format Indholdsfortegnelse Formål og opbygning Opgave Vejledning til intranettet Åbne

Læs mere

Kort om CoinDB (Mønt- og seddelsamling):

Kort om CoinDB (Mønt- og seddelsamling): Kom godt i gang med CoinDB programmet fra PetriSoft (Holder styr på din Mønt- seddel- eller frimærkesamling) Kort om CoinDB (Mønt- og seddelsamling): CoinDB er et Windows program, der anvendes af mønt-

Læs mere

Eurocard e-admin. en kort introduktion. August 2013, version 1.10

Eurocard e-admin. en kort introduktion. August 2013, version 1.10 Eurocard e-admin en kort introduktion August 2013, version 1.10 1 Indledning... 3 2 Log in... 4 2.1 Log in med NemID Erhverv (nøglekort)... 4 2.1.1 Sådan får du adgang... 4 2.2 Log in med SMS OTP... 6

Læs mere

Kursusbeskrivelse. Forarbejde. Oprettelse af en Access-database

Kursusbeskrivelse. Forarbejde. Oprettelse af en Access-database Kursusbeskrivelse Oprettelse af en Access-database Som eksempel på en Access-database oprettes en simpelt system til administration af kurser. Access-databasen skal indeholde: et instruktørkartotek et

Læs mere

Web MTC manual. Version 1.1 08-11-2012

Web MTC manual. Version 1.1 08-11-2012 Web MTC manual Version 1.1 08-11-2012 1 Revisioner: Version 1.0, 11-10-2012: Oprettelse af dokument Version 1.1, 08-11-2012: Afsnit om udskrivning af rapport tilføjet. 2 Indhold Sideopbygning... 5 Startside...

Læs mere

Sådan redigerer du en hjemmeside i Umbraco

Sådan redigerer du en hjemmeside i Umbraco Brugermanual til din boligafdelings hjemmeside Sådan redigerer du en hjemmeside i Umbraco Indhold Introduktion... 2 Log på Umbraco og redigér din hjemmeside... 3 Opret ny side... 7 Gem side uden at udgive/publicere

Læs mere

Elevvejledning til SkoleKomNet - Min egen hjemmeside

Elevvejledning til SkoleKomNet - Min egen hjemmeside Indledning...1 Sådan får du adgang...2 Dit KlasseWeb skrivebord Overblik...2 Dit arbejdsområde...3 Din hjemmeside på nettet...3 Sådan laver du en hjemmeside i 4 trin...3 Trin 1 Dit personlige billede på

Læs mere

Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2010 Export & import med.pst filer Date: 2010-11-11 Version: 1 Author: Anders Bendtsen Target Level: Customer Target Audience: End User Language: da-dk Page 1 of 10 LEGAL INFORMATION

Læs mere

Manual til Wordpress. 1. Log ind på din Wordpress-side. Indhold:

Manual til Wordpress. 1. Log ind på din Wordpress-side. Indhold: Manual til Wordpress Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress: Dette er en manual til de mest grundlæggende ting, så du selv kan redigere indholdet eller tilføje nyt på din hjemmeside. Guiden er skrevet

Læs mere

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER 1.TILBUD Fanen Tilbud giver en oversigt over alle de tilbud, der ligger i din database. Det er også herfra, at du har mulighed for at oprette, kopiere eller redigere et eksisterende tilbud. Det følgende

Læs mere

Nyheder MICrOSOFT dynamics C5 2008

Nyheder MICrOSOFT dynamics C5 2008 MICROSOFT DYNAMICS C5 2008 Nyheder INDHOLDSFORTEGNELSE Økonomistyring på dine betingelser... side 3 Integration... side 3 Udveksling af data med revisor... side 3 Import og Eksport... side 4 Sikkerhed...

Læs mere

Manual Nordic Business Key

Manual Nordic Business Key Indhold Introduktion... 2 Hurtig Søgning... 3 Hurtig Søgning på første side... 3 Fanebladet Hurtig Søgning... 3 Detaljeret Søgning... 4 Hjælp... 4 Ekskluder... 4 Brug af Detaljeret Søgning... 7 Eksempel

Læs mere

Skalerbar CRM løsning

Skalerbar CRM løsning Skalerbar CRM løsning Cubizz eksperter i effektiv afsætning! Cubizz Mission Vores mission er at hjælpe vores kunder med at øge omsætningen, men til en lavere omkostning pr. omsætningskrone dvs. mere effektivt

Læs mere

Manual til opsætning af Jit-klient version 2.0. Opsætning. Copyright Jit-Danmark ApS 2008. Find mere information på www.jitbesked.

Manual til opsætning af Jit-klient version 2.0. Opsætning. Copyright Jit-Danmark ApS 2008. Find mere information på www.jitbesked. Opsætning 1 Indholdsfortegnelse Sådan finder du indstillingerne...3 Generelt...5 Brugerstyring...6 Brugerstyring Enkeltbruger-system(standard)...7 Brugerstyring Flerbruger-system med Logon...8 Brugervedligeholdelse

Læs mere

Indhold. 1 Indledning... 3. 1.1 Kompatible browsere... 3. 2 Log ind i Umbraco... 3. 3 Content-delen... 4. 3.1 Indholdstræet... 4

Indhold. 1 Indledning... 3. 1.1 Kompatible browsere... 3. 2 Log ind i Umbraco... 3. 3 Content-delen... 4. 3.1 Indholdstræet... 4 Indhold 1 Indledning... 3 1.1 Kompatible browsere... 3 2 Log ind i Umbraco... 3 3 Content-delen... 4 3.1 Indholdstræet... 4 3.2 Ændring af indhold... 5 3.3 Tilføjelse af en side/sektion... 6 3.4. At arbejde

Læs mere

Sådan installeres og teste WordPress på en lokal server

Sådan installeres og teste WordPress på en lokal server Sådan installeres og teste WordPress på en lokal server Det gratis WordPress blog værktøj er vokset gennem årene til et fuldgyldigt CMS-system content management system). WordPress har forenklet processen

Læs mere

Carry it Easy Brugermanual

Carry it Easy Brugermanual Carry it Easy Brugermanual Brugermanual Version 2.0 2004-2006 CoSoSys SRL Carry it Easy Brugermanual Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...I 1. Introduktion...1 2. Systemkrav...2 3. Installation...2

Læs mere

PDC Helpdesk Brugervejledning

PDC Helpdesk Brugervejledning PDC Helpdesk Brugervejledning PDC Helpdesk November 2013 Indhold 1 Introduktion... 3 2 Brug af browser eller e-mails... 3 3 Log på PDC Helpdesk... 4 4 Oversigts side for sager... 5 4.1 Oversigt over eksisterende

Læs mere

Backup Applikation. Microsoft Dynamics C5 Version 2008. Sikkerhedskopiering

Backup Applikation. Microsoft Dynamics C5 Version 2008. Sikkerhedskopiering Backup Applikation Microsoft Dynamics C5 Version 2008 Sikkerhedskopiering Indhold Sikkerhedskopiering... 3 Hvad bliver sikkerhedskopieret... 3 Microsoft Dynamics C5 Native database... 3 Microsoft SQL Server

Læs mere

Manual Version 2. til oprettelse af hjemmesider for landsbyer i Rebild kommune

Manual Version 2. til oprettelse af hjemmesider for landsbyer i Rebild kommune Manual Version 2 til oprettelse af hjemmesider for landsbyer i Rebild kommune Oversigt: Login Hjemmeside...... side 3 Login Administrationsmodul... side 5 Kategorier.. side 6 Opret/rediger første side...

Læs mere

RIGSPOLITIET. Vejledning i konvertering. fra. Word -dokument. til. PDF-fil. på politi.dk. Rigspolitiets websektion

RIGSPOLITIET. Vejledning i konvertering. fra. Word -dokument. til. PDF-fil. på politi.dk. Rigspolitiets websektion RIGSPOLITIET Vejledning i konvertering fra Word -dokument til PDF-fil på politi.dk Rigspolitiets websektion Indledning Da vi skal leve op til kravene om tilgængelighed på Internettet, skal alle tekster

Læs mere

Foreløbig version af Brugervejledning for datamodtagere til GS1Trade Sync

Foreløbig version af Brugervejledning for datamodtagere til GS1Trade Sync Foreløbig version af Brugervejledning for datamodtagere til GS1Trade Sync v 0.2 januar 2015 www.gs1.dk/gs1tradesync Indhold Log på... 3 Søg produkter... 4 Hierarkiopbygning... 7 Subskriptioner (Selektioner)

Læs mere

COOP brugermanual til Podio BRUGERMANUAL. til Podio. 23. februar 2015 Side 1 af 38

COOP brugermanual til Podio BRUGERMANUAL. til Podio. 23. februar 2015 Side 1 af 38 BRUGERMANUAL til Podio 23. februar 2015 Side 1 af 38 INDHOLDSFORTEGNELSE HVAD ER PODIO?... 3 HVAD KAN VI PÅ PODIO?... 4 Aktivitet... 4 Bestyrelsesmøder... 4 Arrangementer & aktiviteter... 5 Opslagstavle...

Læs mere

PHP kode til hjemmeside menu.

PHP kode til hjemmeside menu. PHP kode til hjemmeside menu. Home Hovedmenu 1 Hovedmenu 2 Hovedmenu 3 Hovedmenu 4 Undermenu 1 Breadcrumb Her vises indholdet af den valgte side Undermenu 2 Undermenu 3 Undermenu 4 Evt. en mulighed for

Læs mere

Denne vejledning er skrevet til kalkulationsprogrammet Sigma 2013, udviklet af Sigma Estimates A/S.

Denne vejledning er skrevet til kalkulationsprogrammet Sigma 2013, udviklet af Sigma Estimates A/S. Guide - Kom i gang Denne vejledning er skrevet til kalkulationsprogrammet Sigma 2013, udviklet af Sigma Estimates A/S. Alle rettigheder haves af Sigma Estimates A/S. Materialet må ikke kopieres, og er

Læs mere

Foreløbig version af Brugervejledning for datamodtagere til GS1Trade Sync

Foreløbig version af Brugervejledning for datamodtagere til GS1Trade Sync Foreløbig version af Brugervejledning for datamodtagere til GS1Trade Sync v 0.1 maj 2014 www.gs1.dk/gs1tradesync Indhold Log på... 3 Søg produkter... 4 Hierarkiopbygning... 7 Subskriptioner (Selektioner)

Læs mere

Installationsvejledning Family Tree Maker

Installationsvejledning Family Tree Maker Side 1 af 10 Først og fremmest tillykke med din nye version, oversat til dansk af undertegnede. Håber du bliver lige så glad for alle dens muligheder, som så mange over hele verden er blevet det. Installation

Læs mere

Bruger v1.5 QUICK GUIDE. Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk

Bruger v1.5 QUICK GUIDE. Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk Bruger v1.5 QUICK GUIDE Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk INTRODUKTION TIL REKVI-SKOLE Ideen med Rekvi-skole systemet udsprang fra et behov

Læs mere

09/03 2009 Version 1.4 Side 1 af 37

09/03 2009 Version 1.4 Side 1 af 37 Login til DJAS Gå ind på adressen http://www.djas.dk I feltet Brugernavn skrives den e-mail adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte

Læs mere

Installation og ibrugtagning af Geomagic Alibre Vault

Installation og ibrugtagning af Geomagic Alibre Vault Karl Lausten Bright Ideas Tlf.:+45 98 62 28 37 Mejsevej 8 Email: klausten@bright-ideas.dk DK-9600 Aars www.bright-ideas.dk CVR 26 85 59 69 12.02.2014 Installation og ibrugtagning af Geomagic Alibre Vault

Læs mere

INFLUENCERS. Nemt igang på internettet. Kom hurtigt igang med det du er god til. Klar, start! w w w. i n f l u e n c e r s. d k

INFLUENCERS. Nemt igang på internettet. Kom hurtigt igang med det du er god til. Klar, start! w w w. i n f l u e n c e r s. d k INFLUENCERS Nemt igang på internettet Kom hurtigt igang med det du er god til Klar, start! w w w. i n f l u e n c e r s. d k STOR effekt - billig løsning Hej, jeg hedder Anders Søndergaard, og jeg er selvstændig

Læs mere

Effektiv søgning på web-steder

Effektiv søgning på web-steder Effektiv søgning på web-steder 7. maj 1998 Udarbejdet af DialogDesign ved Rolf Molich, Skovkrogen 3, 3660 Stenløse Indhold 1. Indledning 3 1.1. Model for søgning 3 2. Forskellige former for søgning 4 2.1.

Læs mere

Administration af subsites BRUGERVEJLEDNING FOR ADMINISTRATOREN

Administration af subsites BRUGERVEJLEDNING FOR ADMINISTRATOREN Administration af subsites BRUGERVEJLEDNING FOR ADMINISTRATOREN Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Definitioner... 2 Generelt... 3 Oprettelse af en skabelon... 4 Sidetypeskabeloner... 5 Globale displaymoduler...

Læs mere

VUC IT Niveau G. Drev Mapper Filer

VUC IT Niveau G. Drev Mapper Filer VUC IT Niveau G Drev Mapper Filer Harddiske og andre lagringsmedier ( drev ) Det mest enkle er at tænke på disk-drev som et arkivskab. Drev navngives med et bogstav. Normalt navngives med C:, D:, E: osv.

Læs mere

Installationsguide. Integration af erhvervsdata fra NN Markedsdata til Microsoft Dynamics NAV 2015

Installationsguide. Integration af erhvervsdata fra NN Markedsdata til Microsoft Dynamics NAV 2015 Installationsguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsdata til Microsoft Dynamics NAV 2015 Indledning Dette dokument indeholder vejledning til installation af modulet NN Markedsdata i Dynamics NAV

Læs mere

Undervisningsmateriale til ProjectFlow. ProjectFlow version 10.02.06

Undervisningsmateriale til ProjectFlow. ProjectFlow version 10.02.06 Undervisningsmateriale til ProjectFlow ProjectFlow version 10.02.06 Elementer i ProjectFlow Projektprocesserne i ProjectFlow er bygget op omkring en række elementer, som bringes i spil med hinanden. Dokumenter

Læs mere

AgeForce MINI vejledning

AgeForce MINI vejledning AgeForce MINI vejledning Velkommen til AgeForce et enkelt og sikkert netværk for dig over 50 I denne korte guide fortæller vi dig hvordan du: - Opretter en gratis profil på www.ageforce.dk. - Redigerer

Læs mere

Intro til Fronter for studerende

Intro til Fronter for studerende Intro til Fronter for studerende I denne manual vil vi gennemgå: - Login i Fronter - Fronters brugerflade - Dagens (Fronters forside) - Navigation i rum og læsning/upload af dokumenter - Hvordan man opdaterer

Læs mere

Manual til WordPress CMS

Manual til WordPress CMS Manual til WordPress CMS 1. Log ind på din Wordpress-side For at arbejde på din hjemmeside skal du først logge ind på administrationsdelen. Muligvis har du et direkte link på siden. Ellers er adressen

Læs mere

rdtaxaplan Vejledning

rdtaxaplan Vejledning ravnø data - svendborgvej 9-5750 ringe - www.ravno.dk - rd@ravno.dk - 6263 2667 2009 Ravnø Data Indhold 1. rdtaxaplan...5 1.1. Oversigt...5 1.2. Hovedmenu...5 1.3. Godt at vide, inden du går videre...6

Læs mere

SIGIL Sådan opretter du en e- bog Step by Step

SIGIL Sådan opretter du en e- bog Step by Step SIGIL Sådan opretter du en e- bog Step by Step Af Gitte Winter Graugaard Nov. 2013, Sigil version 0.7.2 1 Her følger en intro skridt for skridt til at oprette en e- bog i SIGIL og publicere den på SAXO

Læs mere

e-konto manual 01.08.2011 e-konto manual Side 1

e-konto manual 01.08.2011 e-konto manual Side 1 e-konto manual 01.08.2011 e-konto manual Side 1 Indhold 1. Overordnet beskrivelse... 3 2. Login... 3 3. Se og ret kundeoplysninger... 4 4. Rediger kontaktoplysninger... 6 5. Skift adgangskode... 7 6. BroBizz-oversigt...

Læs mere

Typo3 vejledning BMI af 1 Typo3 vejledning for redaktører og skribenter i BMI

Typo3 vejledning BMI af 1 Typo3 vejledning for redaktører og skribenter i BMI af 1 side 1 Typo3 vejledning for redaktører og skribenter i BMI GENERELT...3 LOGIN...3 STARTSIDEN...4 SIDE...5 SIDE ELEMENTER...6 SIDE LAYOUT...7 STJÆL MED ARME OG BEN HEL SIDE...8 STJÆL MED ARME OG BEN

Læs mere

Kvik-guide: Sådan opretter du en bruger

Kvik-guide: Sådan opretter du en bruger Kvik-guide: Sådan opretter du en bruger Denne guide henvender sig til brugere, der er oprettet med en administrator- eller superbrugeradgang, og som har brug for at oprette andre brugere med tilknytning

Læs mere

Vejledning til Club Counsellor i brug af RYE Database 2008

Vejledning til Club Counsellor i brug af RYE Database 2008 Vejledning til Club Counsellor i brug af RYE Database 2008 Indledning Multi District Denmark har udviklet en database til brug ved administration af udvekslingsstudenter. Databasen kan åbnes fra alle pc

Læs mere

Sammenknytning af listedata fra MUD til tabel i MapInfo (SVM-eksempel)

Sammenknytning af listedata fra MUD til tabel i MapInfo (SVM-eksempel) Sammenknytning af listedata fra MUD til tabel i MapInfo (SVM-eksempel) Indhold Introduktion...1 Eksport og tilpasning af tabeldata MUD...1 Direkte til Excel...1 Via Rapport i Word-format til Excel...1

Læs mere

DaTelTek ApS ich 4 SpAPI Telenor Serviceprovider API

DaTelTek ApS ich 4 SpAPI Telenor Serviceprovider API DaTelTek ApS ich 4 SpAPI Telenor Serviceprovider API Release 4.0.0 DaTelTek ApS Birkevej 4 DK-4640 Faxe Denmark CVR: 31 06 05 59 +45 32 22 22 22 www.dateltek.dk info@dateltek.dk Indholdsfortegnelse Ændring

Læs mere

Indhold. 1. Adgang og afslutning

Indhold. 1. Adgang og afslutning 1 Indhold 1. Adgang og afslutning 2. Menupunkter 3. Tekst 4. Billeder 5. Video 6. Lyd 7. Bannere 8. Bokse 9. Dokumenter 10. Links 11. Iframe 12. Markedspladsen 13. Nyheder 14. Job 15. Kalender 16. Selvbetjeningsbjælken

Læs mere

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36 Login til DJAS Gå ind på adressen http://www.djas.dk I feltet Brugernavn skrives den e-mail adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte

Læs mere

Efteruddannelseskataloget

Efteruddannelseskataloget Efteruddannelseskataloget Vejledning til indtastning Version 8.6 UNI C oktober 2013 Efteruddannelseskataloget UNI C Version 8.6 Af Henrik Borck Larsen og Anne-Marie Pedersen Indhold 1 Indledning... 1 1.1

Læs mere

Vejledning for opdatering af hjemmesiden opbygget med. KlubCMS

Vejledning for opdatering af hjemmesiden opbygget med. KlubCMS Vejledning for opdatering af hjemmesiden opbygget med KlubCMS Indholdsfortegnelse Indhold Indholdsfortegnelse... 2 Indledning... 3 Lidt generelt om KlubCMS... 3 Sideopbygning:... 4 Brugere/Brugergrupper...

Læs mere

My booking. Generelt. Forsiden. Version 9.0

My booking. Generelt. Forsiden. Version 9.0 My booking Version 9.0 System til at lave online bookinger, med mulighed for opdeling i grupper, forskellige booking typer, ændre layout indstillinger, status styring, sprogvalg samt en del mere, detaljer

Læs mere

Modtag købte materialer. Maj 2012

Modtag købte materialer. Maj 2012 Modtag købte materialer Maj 2012 Indhold Modtag købte materialer... 1 Indhold... 2 Modtag købte materialer... 3 Start af Modtag købte materialer... 3 Skanning af stregkoder... 4 Registrering af modtaget

Læs mere

GIS indlæsning af kreditorer og betalingsform. Brugervejledning 1.0

GIS indlæsning af kreditorer og betalingsform. Brugervejledning 1.0 GIS indlæsning af kreditorer og betalingsform Brugervejledning 1.0 Indhold 1 Indledning... 5 2 Opsætning af GIS grænseflade til kreditor indlæsning... 5 2.1 Oprettelse af en datastrøm... 7 2.2 Filsystem...

Læs mere

Sådan bruges kontaktpersongrupper (private distributionslister)

Sådan bruges kontaktpersongrupper (private distributionslister) Sådan bruges kontaktpersongrupper (private distributionslister) I adressekartoteket i Outlook er der en række fælles distributionslister, der styres af registreringer på de enkelte personer i SIS, f.eks.

Læs mere

Integration mellem OpenBizBox og E conomic

Integration mellem OpenBizBox og E conomic Integration mellem OpenBizBox og E conomic 1. Introduktion Integrationens formål er at sørge for at ordre der laves i OpenBizBox automatisk bliver eksporteret som en ordre i E conomic. Hvorved det gøres

Læs mere

Brugervejledning til Ofir Rekrutteringssystem - Kandidathåndtering

Brugervejledning til Ofir Rekrutteringssystem - Kandidathåndtering Brugervejledning til Ofir Rekrutteringssystem - Kandidathåndtering Denne version er senest opdateret: 09.01.2012 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 Sådan logger du på... 2 Rediger brugerprofil...

Læs mere

MailMax / Web v4.1. Brugsvejledning til webmail. Copyright 2003 Gullestrup.net

MailMax / Web v4.1. Brugsvejledning til webmail. Copyright 2003 Gullestrup.net MailMax / Web v4.1 Copyright 2003 Gullestrup.net Log ind på webmailen Start med at gå ind på http://webmail.gullestrup.net i din browser. Indtast din Email-adresse samt Adgangskode, som hører til din konto.

Læs mere

Sådan indlægges nyheder på DSqF s hjemmeside trin for trin

Sådan indlægges nyheder på DSqF s hjemmeside trin for trin Sådan indlægges nyheder på DSqF s hjemmeside trin for trin Systemkrav For at kunne bruge Composite kræves: Windows 95 eller nyere (bemærk - kun Windows kan bruges) Browseren Internet Explorer 6.0 eller

Læs mere

Vejledning til de bydende

Vejledning til de bydende Vejledning til de bydende Juni 2013/JET Indledning Indledning ibinder er et web-baseret program, til håndtering af byggeprojekter og ejendomsdrift på en hidtil uset brugervenlig og økonomisk måde. ibinder

Læs mere