Offentligt referat. Kaare Vestermann, Anne-Merethe Bryder, Henrik Nielsen, Tina Kastberg

Transkript

1 REFERAT af ordinært bestyrelsesmøde nr , torsdag, den 31. oktober 2013 i Boligforeningen VIBO, Sankt Peders Stræde 49 A, 5. sal Til stede: Fra foreningsbestyrelsen: Jackie Lauridsen, Mohamed Siam, Peter Schneider, Birgitte Langballe, Karen Nørrebro, Frank Jensen, Lisa Andersen Fra administrationen: Til stede under punkt 1: Mødeleder: Kaare Vestermann, Anne-Merethe Bryder, Henrik Nielsen, Tina Kastberg Revisor Steen Ingtrup Jackie Lauridsen Udleverede bilag: Resultatopgørelse for perioden 1. juli juni 2013, budget 2013/2014, budget 2014/2015 samt oplæg til kursus- og mødekalender for 2014 Dagsorden: 1. Årsregnskab og budget for perioden 1. juli 2012 til 30. juni 2013 samt revisionsprotokol 2. Godkendelse af referater 3. Dispositionsfonden 4. Dokumentationspakke 5. Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift 6. Markedsføringsstrategi 7. Ejendomsbeskatning 8. Planlægning af repræsentantskabsmøde den 28. november Fleksibel udlejning Fredensborg Kommune 10. Supplementsrum i VIBO 11. Evaluering af afdelingsbestyrelseskonference 12. Ansøgning til VIBOs Social-, Kultur og uddannelseskonto 13. Byggeudvalgsmøde 14. Udvalget for uddannelse og boligsocialt arbejde 15. Informationsudvalget side 1 af 6

2 16. Udkast til dagsorden til næste bestyrelsesmøde 17. Meddelelser 18. Punkter som ikke refereres i Nyhedsbrevet 19. Eventuelt Ad pkt. 1 - Årsregnskab og budget for perioden 1. juli 2012 til 30. juni 2013 samt revisionsprotokol Anne-Merethe Bryder orienterede om årsregnskabet, herunder om årets overskud, som udgør kr , hvilket er et yderst tilfredsstillende resultat, da der i budgettet alene har været budgetteret med et overskud på kr Det blev foreslået, at overskuddet på kr overføres til arbejdskapitalen med baggrund i, at foreningsstyrelsen har truffet beslutning om, at afdelingsbestyrelsesmedlemmerne i de enkelte afdelingsbestyrelser skal have ipad, således at det digitale og papirløse arbejde i foreningsbestyrelsen videreføres til afdelingsbestyrelserne. Der er budgetteret med, at udgiften vil komme til at andrage ca. kr pr. afdelingsbestyrelsesmedlem. Udgiften vil andrage i størrelsesorden 1,3 mio kr. og vil i henhold til den trufne beslutning blive trukket af arbejdskapitalen. Steen Ingtrup kommenterede årsregnskabet og udtrykte i denne forbindelse, at der er tale om et meget flot regnskab, hvor både likviditet og soliditet er god. Med hensyn til revisionsprotokollatet oplyste Steen Ingtrup, at det ligeledes er flot, da der foreligger blank påtegning. Anne-Merethe Bryder gennemgik herefter budgettet. Bestyrelsen godkendte årsregnskab og budget for perioden 1. juli juni 2013 samt revisionsprotokollat. Ad pkt. 2 - Godkendelse af referater Referat af ekstraordinært bestyrelsesmøde den 21. oktober 2013 blev godkendt uden bemærkninger. Ad pkt. 3 - Dispositionsfonden (lukket punkt) Ad pkt. 4 - Dokumentationspakke Der blev forelagt dokumentationspakke vedrørende økonomi, udlejning, drift, IT, byggesektionen, boligsocial afdeling og sekretariatet. I forbindelse med driften oplyste Henrik Nielsen, at sagen vedrørende afdeling 112 og 114 s altaner er blevet sendt til advokat, og at den entreprenør, som har haft entreprisen vedrørende altanopsætning i afdelingerne har trukket sig, da firmaet ikke kan opnå de fornødne godkendelser fra Københavns Kommune. Altanprojektet skal således i udbud igen. Vedrørende IT oplyste Kaare Vestermann, at der arbejdes med etablering af ny hjemmeside for VIBO, hvilket sker i samarbejde med firmaet Karburator. Bestyrelsen tog dokumentationspakken til efterretning. side 2 af 6

3 Ad pkt. 5 - Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift Bestyrelsen godkendte, at der i bestyrelsesvederlaget for lejemålsenheder i drift reguleres i overensstemmelse med den af Danmarks Statistik beregnede lønindeks, således at det samlede årlige vederlag til bestyrelsen udgør kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for de øvrige lejemål. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Ad pkt. 6 - Markedsføringsstrategi Bestyrelsen drøftede oplæg til markedsføringpolitik og godkendte selve markedsføringspolitikken. Det i markedsføringpolitikken indeholdte budget 2013/2014 er opdelt i henholdsvis stationær markedsføring og situationsbestemt markedsføring. Bestyrelsen godkendte budget 2013/2014 for stationær markedsføring. Med hensyn til budget 2013/2014 for situationsbestemt markedsføring godkendte bestyrelsen ligeledes dette, dog således at de enkelte markedsføringstiltag, før de igangsættes, skal godkendes i informationsudvalget. Frank Jensen foreslog i forbindelse med markedsføringsstrategien, at VIBOs nye hjemmeside gøres sæsonbetonet, således at når der er jul, er der et billede på hjemmesiden med juleelementer, når der er sommer, er der billeder med sommerelementer etc. Ideen medtages i det videre arbejde med en ny hjemmeside. Ad pkt. 7 Ejendomsbeskatning Kaare Vestermann forelagde punktet og oplyste, at der i en lang periode har været en del mediebevågenhed omkring, hvorvidt ejendomsbeskatningen er korrekt ansat. For så vidt angår VIBOs afdelinger, indgik VIBO for 9 år siden i 2004 en aftale med Rafn & Søn på no cure, no pay basis med henblik på, at de undersøgte, om ejendomsskatten er korrekt ansat for VIBOs ejendomme, og såfremt dette ikke er tilfældet, at tilsikre dette, herunder at søge om tilbagebetaling af for meget erlagt ejendomsskat. Der er i 2013 indgået en tillægsaftale med Rafn & Søn om supplerende undersøgelser med henblik på yderligere nedsættelse af ejendomsskat for VIBOs afdelinger. Dette er ligeledes en no cure no pay aftale. Honorarsatsen, såfremt det lykkedes for Rafn at få ejendomsskatten nedsat, er lidt højere i forbindelse med tillægsaftalen, da problemkomplekset er anderledes og lidt vanskeligere end i den oprindelige indgået aftale. Kaare Vestermann oplyste, at igennem de sidste 9 år er det lykkedes for Rafn og Søn at få ejendomsskatten nedsat på flere af VIBOs afdelinger, herunder at få en del penge tilbagebetalt i for meget erlagt ejendomsskat. Det blev aftalt, at økonomiafdelingen udarbejder en oversigt til bestyrelsen over, hvor meget VIBO har fået tilbagebetalt siden 2009 i for meget erlagt ejendomsskat. Ad pkt. 8 - Planlægning af repræsentantskabsmøde den 28. november 2013 (lukket punkt) Ad pkt. 9 - Fleksibel udlejning Fredensborg Kommune Bestyrelsen drøftede forlængelse af aftale om fleksibel udlejning med Fredensborg Kommune for perioden 1. januar december Bestyrelsen godkendte, at aftalen bliver forlænget. side 3 af 6

4 Ad pkt Supplementsrum i VIBO VIBO har enkeltværelser beliggende i følgende 7 afdelinger: 103, 105, 111, 112, 115, 133 og 238. Enkeltværelser er en lejlighed, hvor der ikke er køkken, herunder køkkenafløb, hvorfor enkeltværelset juridisk ikke er en bolig. Lejer af enkeltværelserne har ikke oprykningsret og har således ikke fortrinsret til VIBOs øvrige boliger. Det foreslås at ændre udlejningsreglerne for tildeling af enkeltværelser i de nævnte afdelinger efter følgende regler og i prioriteret rækkefølge: Forældre i en afdeling har fortrinsret til et enkeltværelse i egen afdeling til deres hjemmeboende barn under 24 år. Den unge skal fraflytte lejemålet ved det fyldte 24. år. Forældre fra andre afdelinger har fortrinsret til et enkeltværelse i VIBO til deres hjemmeboende barn under 24 år. Den unge skal fraflytte lejemålet ved det fyldte 24. år. Almindelig venteliste. Den unge skal fraflytte lejemålet ved det fyldte 24. år. Såfremt der ikke er ansøger på ventelisten, kan enkeltværelse tilbydes til kommunal anvisning. Den anviste unge skal fraflytte lejemålet ved det fyldte 24. år. Bestyrelsen godkendte forslaget til ændring af udlejningsregler for tildeling af enkeltværelser. Ad pkt Evaluering af afdelingsbestyrelseskonference Det er gode evalueringsskemaer, som er kommet retur efter afholdelse af konferencen for afdelingsbestyrelser den 4. og 5. oktober 2013 på Comwell i Roskilde. Specielt gruppearbejdet har været en stor succes. I gruppearbejdet er der blevet brugt tid på at løse den stillede opgave, men der har tillige været tid til at drøfte generelle problemstillinger i de enkelte afdelinger i grupperne. Der er kommet flere tilbagemeldinger om, at der bør indføres taletid, når der sker drøftelse i plenum, da der er nogle af deltagerne, der bruger meget taletid. Der er endvidere kommet flere tilbagemeldinger om, at det er rigtig positivt, at foreningsbestyrelsen er toastmaster på de enkelte indlæg i forbindelse med konferencen. For så vidt angår musik under middagen, er der klager over, at der er problemer med at høre og tale under middagen på grund af musikken. Det foreslås derfor, at der ikke spilles musik under middagen, men først efter middagen. Med hensyn til natmaden skal den varieres en lille smule mere, så den består af andet end pølse. Ad pkt Ansøgning til VIBOs Social-, Kultur og uddannelseskonto (lukket punkt) Ad pkt Byggeudvalgsmøde Kaare Vestermann orienterede om, at der netop er indgået kontrakt med Adserballe og Knudsen som entreprenør på byggeprojektet i afdeling 216 Skovsmindeparken. Der er byggestart den 18. november For så vidt angår projektet på Kløverbladsgade i Valby, har den grundkøbsaftale, som VIBO indgik i forbindelse med det oprindelige projekt betydet, at VIBO også er aktuel i forbindelse med det kommende byggeprojekt. side 4 af 6

5 Københavns Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen har til konkurrence om udbud af kommunal grundkapital 2013 den 30. august 2013 modtaget VIBOs tilbud om opførsel af ca. 13 familieboliger og 25 ungdomsboliger på Kløverbladsgade i Valby. Bedømmelsesudvalget for udmøntning af kommunal grundkapital har vurderet det indkomne materiale og meddelt VIBO, at det indsendte projekt har opnået prækvalifikation efter partnerskabsmodellen. Prækvalifikationen jfr. partnerskabsmodellen indebærer, at der udarbejdes en partnerskabsaftale mellem Københavns Kommune og VIBO om bearbejdning og videreudvikling af projektet med henblik på snarest muligt at kunne opnå tilsagn om skema A. Det første møde i det nye partnerskab med Københavns Kommune, 3 B og VIBO om byggeprojektet på Kløverbladsvej i Valby afholdes mandag, den 4. november Kaare Vestermann orienterede om, at projektet siden det oprindelig blev godkendt af repræsentantskabet, har ændret karakter, hvorfor det skal til repræsentantskabet til godkendelse igen. Bestyrelsen tiltrådte, at Kaare Vestermann går videre med projektet på det foreliggende grundlag med forbehold for repræsentantskabets godkendelse. Ad pkt Udvalget for uddannelse og boligsocialt arbejde Der har været afholdt møde dags dato i udvalget. Der er udarbejdet kursus- og mødekalender, som blev omdelt. Der blev stillet forslag om, at der i ulige år, hvor der ikke afholdes kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer, afholdes et light kursus om økonomi og drift for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Kurset vil blive afholdt som et aftenkursus. Frank Jensen, afdeling 114 foreslog, at der til disse kurser om økonomi og drift i ulige år deltager en eller flere repræsentanter fra foreningsbestyrelsen. Bestyrelsen tiltrådte ovennævnte. Ad pkt Informationsudvalget Der var intet nyt siden sidste bestyrelsesmøde. Ad pkt Udkast til dagsorden til næste bestyrelsesmøde Standarddagsorden herunder et punkt om forberedelse af repræsentantskabsmøde den 28. november Ad pkt Meddelelser Jackie Lauridsen og Frank Jensen orienterede om det årlige juleoptog, der afholdes på Amager den 23. november, og hvor VIBO deltager i år. Deltagelsen vil være en del af VIBOs imagekampagne. Ad pkt Punkter som ikke refereres i Nyhedsbrevet Punkt 3, dispositionsfonden, punkt 6, markedsføringsstrategi, punkt 8, planlægning af repræsentantskabsmøde den 28. november 2013, punkt 12, ansøgning til VIBOs Social-, Kultur og uddannelseskonto. Det blev foreslået, at overskriften på punkt 18 fremover ændres til: Punkter som ikke offentliggøres, hvilket bestyrelsen tiltrådte. side 5 af 6

6 Ad pkt Eventuelt Birgitte Langballe oplyste, at der afholdes et møde i BL-regi med de boligsociale koordinatorer den 6. og 7. november Referent: Tina Kastberg Godkendt den side 6 af 6