Ofte stillede spørgsmål til projekt Tidsstyring Hvad er formålet med Tidsstyringsprojektet?... 2 Hvad betyder det for mig?... 2 Hvem skal benytte

Transkript

1 Ofte stillede spørgsmål til projekt Tidsstyring Hvad er formålet med Tidsstyringsprojektet?... 2 Hvad betyder det for mig?... 2 Hvem skal benytte Tidsstyring?... 2 Hvordan får jeg kompetencer til at bruge systemet?... 3 Hvornår forventes systemet at blive implementeret?... 3 Kan Medarbejderne lave arbejdstidsplanlægning i det nye system?... 3 Kan MA løbende se sin frihedsstatus, når man laver planlægning?... 3 Hvordan foregår godkendelse af planlægningen?... 3 Hvordan ved MA om hans ferieønsker er godkendt?... 3 Kan CHefen se frihedsstatussen for hele sin enhed på en gang?... 3 Hvordan får CH besked, når han skal godkende?... 3 Hvordan får CHefen besked, når MA har tastet ferieønsker og planlægning?... 3 Kan man trække en frihedsstatus for en samlet enhed på et vilkårligt tidspunkt i en måned, og få et øjebliks billede?... 4 Kan man planlægge et kvartal af gangen, så det ikke længere er nødvendigt med et planlægningsskema ved siden af?... 4 Skal der fortsat ligge en indgået aftale om overførelse af ferie i Captia, inden ferien overføres?... 4 Er skabelonen aftale om overførsel af ferie tilgængelig i tidsstyringssystemet?... 4 Skal man kunne dokumentere, at timerne på saldo 2099 er behandlet som en merarbejdssag inden overførsel til saldo 2100?... 4 Bliver timerne på saldo 2100 automatisk udbetalt når det efterfølgende kvartal er gået?... 4 Vil alle medarbejdere have adgang til det nye system?... 4 Skal man taste hver dag og hvad gør MA hvis de ikke kan det?... 4 Kan man taste kontinuerlig tjeneste?... 5 Er det de samme tidsarter som i dag?... 5 Kan chefen selv sætte MF til udbetaling på sine Medarbejdere?... 5 Hvordan testes systemet?... 5 Hvornår er løsningen klar?... 5 Hvor kan jeg få mere information om Tidsstyringsprojektet?... 5 Har du ikke fået besvaret dit spørgsmål?... 6

2 HVAD ER FORMÅLET MED TIDSSTYRINGSPROJEKTET? Forsvarsministeriet har besluttet at indføre et nyt tidsstyringssystem, der er mere enkelt og giver mere direkte dialog mellem chef og medarbejder. Projektet medvirker til at understøtte statens initiativ om god arbejdsgiveradfærd gennem øget fokus på hvordan personale, løn og arbejdstid bruges bedst muligt til at understøtte kerneopgaverne. Der kommer i forbindelse med projektet en ny medarbejder- og lederportal, hvor planlægning, registrering og opfølgning på arbejdstid og friheder kan ses direkte for de medarbejdere som har adgang til sin egen PC på FIIN.Tidsstyringssystemet skal sikre en professionel håndtering af planlægning og styring af ressourcer samt skabe det nødvendige overblik over forbrug af tid til gavn for den enkelte medarbejder, chefer og koncernen Planlægning, registrering og opfølgning på arbejdstid bliver mere enkel og direkte for flest mulige gennem en portalløsning. Fremover vil man som kunne se sin status for arbejdstid, ferie og friheder direkte i portalen, for de som bruger PC dagligt. Nede i maskinrummet i FKIT bliver det mere enkelt at vedligeholde og tilføje nye aftaler indenfor arbejdstid. HVAD BETYDER DET FOR MIG? For de medarbejdere og ledere som arbejder i stabe og styrelser sker registrering direkte via portalen. Ansøgning om ferie og friheder sker ligeledes via portalen. Så snart chefen/lederen har godkendt registreringen vil status automatisk blive opdateret. For de medarbejdere som er tjenestegørende ved operative enheder er der ikke den store forskel fra i dag. Det vil fortsat være en tidsadministrator, som lægger arbejdstid ind for enheden. Tidsadministratoren får dog opdaterede planlægningsværktøjer og nye rapportmuligheder. Terminalløsninger (PROMARK) vil fortsat kunne anvendes på samme måde som i dag. HVEM SKAL BENYTTE TIDSSTYRING? Alle medarbejdere og chefer indenfor Forsvarsministeriets koncernområde, der har adgang til FIIN.

3 HVORDAN FÅR JEG KOMPETENCER TIL AT BRUGE SYSTEMET? Alle medarbejdere tilbydes et E læringskursus foråret 2017 når løsningen er klar. Chefer og superbrugere (tidsadministratorer) får et udvidet (tilstedeværelses) kursus, med mere fokus på planlægningsværktøjer og godkendelse af arbejdstid. HVORNÅR FORVENTES SYSTEMET AT BLIVE IMPLEMENTERET? Medio KAN MEDARBEJDERNE LAVE ARBEJDSTIDSPLANLÆGNING I DET NYE SYSTEM? Det er chefen, der planlægger arbejdstiden og det er ved de operative enheder en TAM som lægger denne plan ind. I stabe og civile styrelser er det medarbejderen, som lægger sin forventede arbejdstid ind og som chefen efterfølgende godkender via lederportalen. KAN MA LØBENDE SE SIN FRIHEDSSTATUS, NÅR MAN LAVER PLANLÆGNING? Ja HVORDAN FOREGÅR GODKENDELSE AF PLANLÆGNINGEN? Chefen giver sit direktiv for arbejdstidsplanlægning til TAM på baggrund af foresattes opgaver og prioriteringer og derved kan planen lægges ind for medarbejdere via enten Time Managers Work Place eller Bemandingsplanlægning (Shift Planning). I stabe og civile styrelser er udgangspunktet 37 timers arbejdsuge fordelt på 5 hverdage. Den faktiske arbejdstid registreres af medarbejderen og godkendes eller afvises af chefen. Hvis en registrering afvises kan medarbejderen rette registreringen og chefen kan godkende på ny. HVORDAN VED MA OM HANS FERIEØNSKER ER GODKENDT? Status for ferieansøgninger (ferie og særlig ferie) og godkendt ferie vises i medarbejderportalen. KAN CHEFEN SE FRIHEDSSTATUSSEN FOR HELE SIN ENHED PÅ EN GANG? Ja indenfor chefens eget team (nærmeste medarbejdere O objekt). HVORDAN FÅR CH BESKED, NÅR HAN SKAL GODKENDE? Det kan han se når han går ind i systemet (lederportalen). Advisering via mail er fravalgt aht. for meget mailstrøm ved store enheder. HVORDAN FÅR CHEFEN BESKED, NÅR MA HAR TASTET FERIEØNSKER OG PLANLÆGNING? Det kan han se når han går ind i systemet (lederportalen). Advisering via mail er fravalgt aht. for meget mailstrøm ved store enheder.

4 KAN MAN TRÆKKE EN FRIHEDSSTATUS FOR EN SAMLET ENHED PÅ ET VILKÅRLIGT TIDSPUNKT I EN MÅNED, OG FÅ ET ØJEBLIKS BILLEDE? En tidsadministrator (TAM) kan trække en status for en enhed. Chefen kan også trække en rapport. (Men hvis TAM ikke har lagt planen ind på alle dage for alle medarbejdere vil frihedsstatus ikke være retvisende.) KAN MAN PLANLÆGGE ET KVARTAL AF GANGEN, SÅ DET IKKE LÆNGERE ER NØDVENDIGT MED ET PLANLÆGNINGSSKEMA VED SIDEN AF? De nye værktøjer til planlægning Time Managers Work Place og Bemandingsplanlægning er dynamiske og resultatet af den planlagte arbejdstid kan ses med det samme. Dermed er der ikke behov for et separat papir (planlægningsskema). SKAL DER FORTSAT LIGGE EN INDGÅET AFTALE OM OVERFØRELSE AF FERIE I CAPTIA, INDEN FERIEN OVERFØRES? Ja, da der er tale om forvaltning (aftale mellem 2 parter). Der er ingen automatik i løsningen på det punkt. ER SKABELONEN AFTALE OM OVERFØRSEL AF FERIE TILGÆNGELIG I TIDSSTYRINGSSYSTEMET? Nej, men den er tilgængelig på HR portalen. SKAL MAN KUNNE DOKUMENTERE, AT TIMERNE PÅ SALDO 2099 ER BEHANDLET SOM EN MERARBEJDSSAG INDEN OVERFØRSEL TIL SALDO 2100? Dokumentation kan fremover ske via den nye disponentfunktionalitet, hvor chefen kan gemme en note og tidsregistreringen lagres i systemet. BLIVER TIMERNE PÅ SALDO 2100 AUTOMATISK UDBETALT NÅR DET EFTERFØLGENDE KVARTAL ER GÅET? Nej, chefen (arbejdstidsdisponenten) skal aktivt gøre noget for at det sker. VIL ALLE MEDARBEJDERE HAVE ADGANG TIL DET NYE SYSTEM? Ja, dem der normalt arbejder i DeMars SKAL MAN TASTE HVER DAG OG HVAD GØR MA HVIS DE IKKE KAN DET?

5 Som udgangspunkt skal man registrere arbejdstid hver dag, for ligger der ingen registreringer på dagen trækkes der timer jf. ens arbejdstidsplan, modsat i dag hvor du får dine timer jf. arbejdstidsplanen hvis der ikke registreres på dagen. Men hvis man i perioder følger sin arbejdstidsplan, har man mulighed for at registrere en uge og efterfølgende kopiere denne uge ud i fremtiden og derved undgå at registrere hver dag. Det er best practice at gøre det på ugebasis. Der kan være enheder typisk de operative enheder hvor det er en TAM som taster - hvor andre processer er mere fornuftige fx månedlig indtastning. KAN MAN TASTE KONTINUERLIG TJENESTE? Ja. Der sker ikke ændring til forvaltningen idet det er planen som skal tastes ind i SAP. Forskellen er at fremover kan man se konsekvensen for den enkelte medarbejder direkte efter tastningen er gennemført i Bemandingsplanlægning idet (arbejdstids) kvoterne opskrives eller nedskrives. ER DET DE SAMME TIDSARTER SOM I DAG? Nej, alle gamle numre skiftes ud med nye numre. Kun lønkoderne bevares. KAN CHEFEN SELV SÆTTE MF TIL UDBETALING PÅ SINE MEDARBEJDERE? Ja hvis han har budget og bemyndigelse til dette kan han gøre det direkte via disponentfunktionaliteten. HVORDAN TESTES SYSTEMET? Leverandør tester først (unittest), herefter tester forretningen (integrationstest) og til sidst tester forretning og FKIT om løsningen virker sammen med andre SAP/DeMars moduler. HVORNÅR ER LØSNINGEN KLAR? Til uddannelsen er der en uddannelsesløsning, der ligner den endelige løsning. Den endelige løsning er klar i medio 2017 når testen er gennemført og FKIT har lagt løsningen på det skarpe miljø i DeMars. HVOR KAN JEG FÅ MERE INFORMATION OM TIDSSTYRINGSPROJEKTET? På projektets INFORMATIONSSIDE kan du søge yderlige informationer

6 Du kan få GENEREL INFORMATION om projektet ved projektleder Peter Vestergaard Tlf.: Mail: FPS-PD-CHSAP Du kan få information om PLANLÆGNINGSVÆRKTØJER ved Niels Mellerup Mail: FPS-PD-SAP10 Du kan få information om ARBEJDSTID OG PKAT ved Conny Nielsen, Mail: FPS-PD-SAP06 Du kan få information om UDDANNELSE ved Karsten Østergaard, Mail: FPS-PD-UBS02 Du kan få information om TEST ved Henrik Lindbaum. Mail: FPS-PD-SAP08 HAR DU IKKE FÅET BESVARET DIT SPØRGSMÅL? Kan du sende dit spørgsmål til FPS change manager ved at trykke her!