Referat Afdelingsbestyrelsens møde i fælleslokalerne tirsdag 5. februar 2013, kl

Transkript

1 Tilstede: Ulla, Frederikke, Svend og Niels (referent) Bent fra ejendomskontoret deltog under punkt 2. Afbud: Henning, Tony og Vagn. Der er vedhæftet en opdateret opgaveliste bilag 1. Referat Afdelingsbestyrelsens møde i fælleslokalerne tirsdag 5. februar 2013, kl Åbent for beboerhenvendelser (kl ) Der var en beboer, der klagede over at parkeringsordningen er uretfærdig for de beboere, der ikke er bilejere, men af og til har brug for at bruge parkeringspladsen til en lånt bil eller til gæster. Det er for besværligt at hente en parkeringsbilletter på ejendomskontoret. Og tit er det ikke muligt, fordi behovet for at bruge parkeringspladsen ikke kan planlægges flere dage frem. Bestyrelsen er opmærksom på at ordningen med gæsteparkering ikke er ideel. Bestyrelsen er også opmærksom at den eksisterende ordning, foruden at undgå ulovligt parkerede biler, har særlig fokus på at gøre det lettere for de lejere, der bruger parkeringspladsen i det daglige. Dog betød den nye parkeringsordning, at det også blev lettere for beboere uden egen bil, fordi de fik mulighed for at få en bombiz, så de kan komme ud og ind til parkeringspladsen og læsse vare af og på. Parkering forudsætter imidlertid at de skal hente en gæsteparkering på ejendomskontoret. Ordningen vil blive evalueret på bestyrelsens møde til april. Vagn og Bent er ansvarlige for at udarbejde forslag til forbedringer. 2 Orientering ved ejendomskontoret / Bent ( ) Ventilationssystemet. Der er aftalt endelig overtagelsesforretning for det nye ventilationssystem d.18. februar. Inden da vil systemet blive justeret der, hvor det mangler (Pakhuset og PG 81 og 83). Generelt er der tilfredshed med at vi har fået mere frisk luft i lejlighederne. Til gengæld er der utilfredshed med støjniveauet. Ifølge Bent er indstillingen af udsugningen et kompromis mellem bygningsreglementets forskrifter for luftskifte, og grænseværdierne for støj. I den sammenhæng er det en udfordring at luftkanalerne er forældede og derfor ikke er dimensioneret til moderne regler. Brobyggeri. Entreprenøren har varslet, at der skal nedgraves et el-kabel til det kommende brohus. Det betyder at der skal graves på grillpladsen foran pakhuset, samt hen langs kajen ved pakhuset. Arbejdet vil gå i gang snarest. Rygeforbud i fælles lokalet. Der vil blive opsat udendørs askebægre ved døre til fælleslokalet. 3 Forbedringer i fælles lokalet jf. mail fra Elin. Elin fra udlejningskontoret har udarbejdet en liste over behov for anskaffelser. Der er kr. på budgettet i indeværende budgetperiode. Bestyrelsen vil bede Elin om at udarbejde et forslag til prioritering med udgangspunkt i de priser, der kan indhentes. Så snart den klar, sendes den i skriftlig høring i bestyrelsen. Herefter kan Elin aftale det praktiske vedrørende indkøb med ejendomskontoret. 4 Bro dialog med kommune om afrunding af broprojekt i forlængelse af henvendelse fra Jonas Gammelgaard (KBH) Det blev aftalt, at Frederikke er den ansvarlige i afdelingsbestyrelsen for kontakten til

2 Jonas Gammelgaard i Københavns Kommune. Der nedsættes en lille intern arbejdsgruppe i afdelingen, som foruden Frederikke består af Vagn og Ulla fra bestyrelsen. Herudover vil bestyrelsen bede udeudvalget om at udpege en repræsentant lige som bestyrelsen vil høre om den tidligere formand Anne Eriksson vil indgå. Endelig skal ejendomskontoret og Inkie Holsti Lejerbo løbende inddrages. Frederikke aftaler møde med Jonas. Jonas har oplyst, at broprojektet desværre er forsinket. 5 Opfølgning på møde med Lejerbo om store renoveringsprojekter jf. noter fra møde Der var møde med Niels Andersen og Inkie Holst fra Lejerbo, hvor Lejerbos forslag til prioritering af de kommende års store renoveringsprojekter blev drøftet. På mødet deltog også Lejerbos rådgivere mv. Noter fra mødet er vedhæftet bilag 2. 6 Opfølgning på besøg af Brunata Bestyrelsen vil kontakte Lejerbo for at afklare, hvordan der i praksis følges op på afdelingsmødets beslutning om at ændre den måde, hvorpå fordelingen af varmeregnskabet foretages, således at gældende lovgivning på området er overholdt. Beslutningen betyder, at den lovfastsatte reduktion i varmeregningen for de yderligtliggende lejemål fremover skal beregnes i forhold til den forbrugsafhængige del af regningen i stedet for som nu i den forbrugsuafhængige del. Resultatet vil om fornødent blive behandlet på et ekstraordinært afdelingsmøde. 7 Planlægning af ekstraordinært afdelingsmøde Der vil blive indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde til afholdelse medio marts eller primo april. Emner pt.: Reparation af pakhus. Udearealer. Containergård. Evt. konkretisering af regler for fordeling af afdelingens varmeregning. 8 Håndtering af referater Referaterne kan altid hentes på beboerforeningens hjemmeside: sørger ejendomskontoret for at hænge referaterne op i opgangene. Endelig er det muligt at hente en papirkopi af det sidste referat på ejendomskontoret eller at få en kopi lagt i egen postkasse. 9 Næste møde Er tirsdag d. 5. marts Der er som sædvanligt åbent for beboerhenvendelser fra kl. 17 til Niels

3 Bilag A Lejerbo Afdeling 204 Noter fra møde om større renovationsprojekter de kommende år. 28. januar 2013 kl De understregede dele er lejerbos tilføjelser til bestyrelsens noter. Tilstede: Lejerbo: Niels Andersson og Inkie Holst (tog møde noter). Bestyrelsen: Svend, Tonny, Anne Eriksson, Henning (ordstyrer) og Niels (tog møde noter) Bjørk & Borum (rådgiver): Steen Bjørk, Claus Borum og Anders Halsteen. Øens Murefirma A/S: Jan Elving. Afbud: Bestyrelsen: Vagn og Frederikke. Pakhuset Steen Bjørk gjorde rede for tilstandsrapporten. Husets ydremur er ved at blive nedbrudt. Der er trængt salt op i bygningen nede fra op til ca. 2.5 meters højde. Saltet udkrystalliseres så de yderste murstens brændte dæklag springer af. Herefter trænger der vand ind og murstenene frostspringes en fremadskridende proces. Derfor skal Pakhuset renoveres nu jo før jo bedre. Løsningen er at udskifte den angrebne del af ydremuren. Alternative metoder er undersøgt. Lejerbo har haft opgaven i Licitation. Øens Murefirma har vundet licitationen tilbuddet er på 4,7 mio. kr. Tilbuddet indebærer, at de bærende konstruktioner repareres der indgår ikke nye vinduer eller lignende i projektet. Tilbuddet indebærer også at der pudses en række partier indendørs i stueetagen (festlokaler og VM-kontor), ligesom der udskiftet nogle defekte afdækninger i tilknytning til vindueskarme. Lejerbo vurderer at der er tale om en uomgængelig opgave, som de vil bede om bliver igangsat så snart som muligt. Det kræver en godkendelse af en lejeforhøjelse på et ekstra ordinært afdelingsmøde. Hvis afdelingsmødet ikke godkender lejerforhøjelsen, vil Lejerbo indbringe sagen for tilsynsrådet for at kunne sætte gang i renoveringen. Der var generelt accept af dette i bestyrelsen. Containergård Bjørk & Borum er bedt om at udarbejde forslag udformning af en ny containergård. Forslaget blev præcenteret på mødet. Umiddelbart blev konceptet godkendt af bestyrelsen. Lejerbo vil sørge for at projektet færdiggøres, og der indhentes et uforbindende tilbud så vi kan få af vide hvad det koster. Dette inkluderer belægning i indkørslen. Evt. kan containergården finansieres af midler fra ekspropriationserstatningen, hvis det besluttes på et ekstraordinært afdelingsmøde. Ellers skal midlerne findes via lejeforhøjelse. Der var accept af dette i bestyrelsen. Vinduer og loftsisolering Steen Bjørk og Claus Borum gjorde rede for indholdet i deres tilstandsrapport om vinduer og loftsisolering. Konklusionen i rapporten er vinduernes tilstand er varierende, men at der er en væsentlig andel af vinduer og døre der defekte. Vinduer der er punkterede, utætte vinduer og døre og altandøre der ikke kan lukkes. Luftsisoleringen er enten helt fraværende eller defekt. Bjørk og Borum anbefaler at alle vinduer og døre inkl. indgangspartierne udskiftes, samt at der udlægges ny isolering på loftet. Lejerbo støttede denne anbefaling. Lejerbo oplyste at udgiften til denne opgave er ca. 27 mio. kr. Lejerbo vurderer at det ikke kan betale sig at vedligeholde de eksisterende vinduer pt. er udgiften ca kr. årligt. Hertil kommer unødigt høje udgifter til opvarmning. Igangsætning forudsætter at et afdelingsmøde godkender budgetforslag og lejeforhøjelse. Lejerbo

4 vurderer, at der her er tale om en uopsættelig opgave, som dog godt kan vente 2-3 år. Lejerbo er af den opfattelse, at det ikke kan svarere sig at anvende midler til reperationer, da vinduerne skal skiftes. Hvis afdelingsmødet afviser forslaget, ser LEJERBO sig nødsaget til at indbringe sagen for tilsynsrådet. Bestyrelsen er ikke tilfreds med den forelagte rapport. Der mangler en oversigt over besparelser som følge af en udskiftning af vinduer og loftsisolering. For det andet er bestyrelsen overrasket over at der bruges kr. årligt til nødvendig løbende vedligeholdelse af vinduer og døre. Endvidere kunne nogle medlemmer af bestyrelsen ikke genkende den meget negative vurdering af tilstanden af vinduer og indgangspartier - i alle tilfælde dækker vinduer og døre der er i tip top tilstand. Endelig vil forslaget ikke hjælpe på problemerne med at holde varmen, i de lejligheder der ligger over carportene. Det aftaltes at Lejerbo (Inkie) udarbejder en samlet økonomisk oversigt over konsekvensen af forslaget for afdelingen. Denne skal danne udgangspunkt behandling på det kommende ordinære afdelingsmøde. Andre større opgaver Udearealer: Det blev aftalt, at der i samarbejde med Inkie udarbejdes et beslutningsforslag til et ekstra-ordinært afdelingsmøde. Finansieringen er på plads huslejekonsekvensen fremgår af det uddelte skema. Evt. kan udeudvalget dele projektet op i to, hvor den første del kan gennemføres uden at komme i konflikt med kommunes afslutning af broprojektet, samt uden at komme i konflikt med renovering af pakhuset. Køkkener: Lejerbo har på opfordring fra afdelingsbestyrelsen lovet at udarbejde et forslag til en køkkenudskiftning via den kollektive råderet. I beslutningsforslaget foreslår Lejerbo, at varmemesteren vurderer om køkkenet i så dårlig stand, at det skal udskiftes. Herved betaler den nye lejerfor det nye køkken og ikke afdelingen. Dette forslag forelægges på et afdelingsmøde. På Lejerbos hjemme side er der beskrivelser af både den individuelle og den kollektive råderet. I den kollektive råderet optages der et lån i afdelingen. Kun de beboere, der får et køkken via den kollektive råderet betaler for dette lån via en huslejeforhøjelse. I øvrigt kan eksisterende beboere udskifte køkkenerne inden for rammerne af individuel råderet, når de har ansøgt og fået tilladelse fra forvaltningen til dette således som mange allerede har gjort. Altaner: Skal i givet fald gennemføres/finansieres inden for rammerne af kollektive råderet dvs. at det kun giver en huslejestigning for de lejere, der får en altan opsat via den kollektive råderet. Der er ikke nogen fordel ved at koble udskiftning af vinduer med opsætning af altaner tvært i mod. Kommunen er forespurgt om vi må opsætte altaner og givet principielt ok med forbehold for udseende konstruktion ol. Skriftlig godkendelse hos kommunen udestår. Afdelingsmødet har besluttet at reservere kr. til teknisk forundersøgelse (Niras tilbud). Lejerbo har meddelt at beløbet kan findes inden for rammerne af budgettet, men er ikke sikker på, at kr. rækker. Elevatorer: Nåede vi ikke at drøfte?? Langtidsplan for afdeling 204: Inkie foreslog at vi i fællesskab udarbejder en langtidsplan for afdeling 204 til efteråret. Det takkede bestyrelsen ja tak til. Konklusion Der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde så snart det nødvendige beslutningsgrundlag for følgende punkter er klar: renovering af pakhus, containergård og udearealer. Følgende forventes behandlet på det ordinære afdelingsmøde til efteråret: Vindues udskiftning mv., Køkkener og Altaner. Teknisk undersøgelse af altan projekt igangsættes snarest.

5 Afdeling 204, Islands Plads 06. februar 2013 Bilag b bestyrelsens opgaveliste Opgave Bestyrelses ansvarlig Evt. beboer kontakt Plan for udearealer Ulla Marie og Elin Opfølgning på broer Frederikke Marie og Elin Container gård inkl. bådehus Status Skitse fremlagt af udeudvalg Økonomi bevilget på afdelingsmøde P.t. er ude arealet ikke budget lagt. Dvs. at der er behov for at finde en løsning på spørgsmålet om finansiering. Dette vil ske på et ekstraordinært afdelingsmøde. Det skal drøftes hvordan ude gruppens plan bedst times med afrundingen af broprojektet. Vi afventer udspil reetablering efter byggeri fra kommune Kommunen har fremsendt et forslag til erstatning for ekspropriation på og afdelingsbestyrelsen har godkendt. Afdelingsbestyrelsen har bedt Lejerbo om at sørge for at midlerne gøres tilgængelige for anvendelse på et ekstraordinært afdelingsmøde. Afdelingen har fået erstatning for ekspropriationen. Det endelige beløb afhænger af kompensation til udlejeren af bådpladser. Niels Elin Vi har fået ideoplæg fra Lejerbo og der er holdt møde med arkitekten d. 6. december. Næste skridt Der skal holdes et møde med udeudvalget, hvor planen for udearealerne tilpasses til planen for afslutning af bro og stiprojektet. Udeudvalget inviteres til at deltage i forhandlinger med kommunen. Der skal aftales møde med Jonas Gammelgaard i Københavns kommune. Samtidigt nedsættes en lille intern forhandlingsgruppe. Frederikke fra bestyrelsen er ansvarlig for dialogen med kommunen. Inkie i Lejerbo vil indhente et overslag på udgiften. Bestyrelsen vil forelægge et forslag til finansiering på det

6 Skiltning for rygeforbud ekstraordinære afdelingsmøde her til foråret. Frederikke Rygeforbud er besluttet på afdelingsmøde. Skilte skal sættes op og askebærer skal monteres uden for dørene til fælleslokalet. Altaner analyse Frederikke Afdelingsmøde har bevilget penge til teknisk analyse ( kr.) Lejerbo kontaktes for at igangsætte teknisk analyse Efter aftale med Lejerbo bliver der oprettet en 303 konto til dette projekt, hvor udgiften placeres indtil projektet er færdigt. Elevator projekt Niels Vi afventer rapport om den sidste del af analyse Vil indgå i Lejerbos forslag til prioritering af større renoverings og forbedringsprojekter. Dette spørgsmål vil bestyrelsen foreslå bliver behandlet på et afdelingsmøde efter sommerferien. evt. på det ordinære afdelingsmøde. Genbrug og affald Niels Ny ordning fra anvendelse af storskalsrum er indført. Udkast til vedtægter for genbrugsrum er sendt til repræsentant for genbrugsgruppe. Store renoveringssager Niels Lejerbo er ved at vær klar forlag til prioritering af de kommende års store renoverings og forbedringsprojekter inkl. budget overslag og forslag til finansiering. Parkeringsordning Vagn Ny parkeringsordning er sat i drift og virker Det er aftalt at evaluerer ordningen efter et halvt år Implementering af nyt princip for varmeafregning Niels Ove Forslag besluttet på afdelingsmøde og Lejerbo er orienteret om beslutningen Der er klager over Varmeregnskabet ingen kan forstå det. Brunata har været og fortælle hvordan varmeregnskabet beregnes samt hvordan vi kan følge op på afdelingsmødets beslutning om at Genbrugsgruppe skal kontakte Bent i ejendomskontoret for at aftale anvendelse af genbrugsrum. Pt. er sagen med genbrugsrumet gået i stå. De mest hastende opgaver behandles på et ekstraordinært afdelingsmøde her til foråret. Inkie i Lejerbo vil opstille en total økonomisk oversigt for renovering af bygningernes klimaskærm (vinduer og isolering). På den baggrund vil bestyrelsen vurderer hvordan forslaget kan blive behandlet i på et afdelingsmøde til efteråret. Vagn og Bent udarbejder forslag til forbedringer til bestyrelsesmødet til april. Bestyrelsen kontakter Lejerbo for at få en endelig juridisk vurdering af hvordan den besluttede ændring kan foregå i praksis. Om nødvendigt forelægges resultatet på det ekstraordinære afdelingsmøde her til foråret.

7 ændre opgørelsen af varmeregnskabet. Husorden Svend Det er tre år siden husordenen sidst blev opdateret. Dele af husordenen bliver ikke håndhævet Kabel opgravning på kajen ud mod Trangraven Fælles besigtigelse af udearealerne. Ejendomskontorets åbningstider Henning Det sidste halve år har der ligget kabler på kajen ud mod Trangraven. Der er et uafdækket hul i tilknytning til kablerne. Så vidt vides er det Telia der ejer kablerne. Niels På bestyrelssmødet den 8. januar aftaltes det at Lejerbo, ejendomskontoret og bestyrelsen i fællesskab går en tur på afdelingens udearealer og aftaler hvilke mindre behov der er for vedligeholdelse og opfølgning på husorden. Niels Lejerbo ønsker at reducere aften åbningen for at spare penge Der skal udarbejdes forslag til opdatering af husordenen Der skal udarbejdes plan for håndhævelse af husordenen Ejendoms kontoret skal rykke Telia for en afslutning af kabelarbejde. Celal lovede at finde et tidspunkt, hvor det kan gøres. Celal udarbejder skriftligt forslag j.f. referatet af bestyrelsesmødet d. 8. januar Forslaget behandles på det bestyrelsesmødet til maj.

8 Bilag c. Bestyrelses medlemmer Lejerbo Islandsplads afdeling 204 ( ) Navn Adresse Mail Valgt til Tony Stephan Jensen Bodenhoffs plads 11, 4.mf. Bestyrelsesmedlem Svend Ludvigsen Prinsessegade 9 alice.weinholt@privat.dk Bestyrelsesmedlem Frederikke Borge Bodenhoffs plads 1, 1 frederikke@borge.to Bestyrelsesmedlem Vagn Ebbe Kier Bodenhoffs plads 1 kier@kierphoto.com Bestyrelsesmedlem næstformand Niels Mortensen Prinsessegade 93, 4.tv. nielses.brevkasse@live.dk Bestyrelsesmedlem formand Ulla Bo Skovvart Prinsessegade ulla.bo@gmail.com Suppleant Henning Serritslev Prinsessegade 95, 4.tv. henningserritslev@gmail.com Suppleant