Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 2. juni 2014 kl. 18:30-21:30 i eget mødelokale i Grøndal Centret Hvidkildevej 64, Kbh. NV

Transkript

1 6. oktober 2014 Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 2. juni 2014 kl. 18:30-21:30 i eget mødelokale i Grøndal Centret Hvidkildevej 64, Kbh. NV Til stede: Helle Dahlslund Buus, Birgitte Hvid, Martin Lotz, Lin Solvang, Nils Andersen og Ellen Margrethe Pedersen. Fraværende med afbud: Jacob Dahlslund Buus og Katia Abbondio 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 7.maj Noteret godkendelse af referat af generalforsamling d. 26. marts Tidsrammer. 5. Kort økonomisk oversigt. 6. Kort nyt om hold og udvalg. a. MIG b. KIG c. BMG d. Spring e. GLH f. Svømning g. Støttehold h. Hal-og materialeudvalg i. Forældreudvalg j. Sponsorudvalg k. Uddannelse- og coachingudvalg. 7. Foreningens elitearbejde. 8. Forårsopvisningen d. 14. juni (herunder sluttidspunkt for denne sæson MIG/KIG) 9. Planlægning af næste sæson. a. Trænere diverse hold. b. Start for tilmelding c. Start for diverse hold. d. Gefion Classic i september? e. Opvisning i 2015 tidspunkt? f. Andet 10. Trænermødet d. 16. juni Trænermødet d. 17. august Forældres tilstedeværelse i hallen før kl. 19? 13. Tjek af fordelte opgaver.

2 14. Næste bestyrelsesmøde. (forslag mandag d. 4. august eller mandag d. 11. august) Side 2 af Eventuelt. Ad p. 1 Godkendelse af dagsorden. Punkt 5 og 6 blev udskudt til efter pkt. 12, men refereres i rækkefølge med de øvrige punkter. På kommende møder ønskes punktet om økonomi og punktet om hold og udvalg placeret sidst på dagsordenen. Ad p. 2 Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 7. maj Referatet blev godkendt med en lille rettelse i pkt. 8: Den første sætning blev omformuleret, så der blot står, at der var købt 2 pigespringbrætter. Kommentarer til et udsendt referat kan godt indsendes inden næste møde. Hvis der ikke er tale om nogen væsentlig ændring, kan kommentaren indarbejdes i referatet inden mødet, ellers må et forslag til ændring vurderes på mødet. Ad p. 3 Noteret godkendelse af referat af generalforsamling d. 26. marts Dirigentens godkendelse af referatet blev taget til efterretning. Ad p. 4 Ad p. 5 Ad p. 6 Tidsrammer. Intet ønske om tidsrammer. Kort økonomisk oversigt. Birgitte orienterede om økonomien. Der er intet at bemærke vedrørende oversigten over indtægter og udgifter. Derefter oplyste Birgitte om, at FOS-regnskabet er indsendt. Revisoren og banken skal have et underskrevet generalforsamlingsreferat. Det er Birgittes vurdering, at der skal betales et ret stort beløb tilbage til kommunen. Vi har ikke haft så mange gymnaster og så mange aktivitetstimer som forventet. Dette gav anledning til en drøftelse af, at det måske kunne have været hensigtsmæssigt at henvende sig til kommunen i løbet af året og bede om et lavere tilskud. Birgitte er ved at have formalia i orden med hensyn til Klubmodul, men vi beholder GOAS til 1. september for at sikre en smidig overgang. Vi skal have penge tilbage fra DGF for den aflyste KIG konkurrence. Kort nyt om holdene. MIG(HB) Marian har været til EM i Sofia med Marcus og Øssur. Seniorerne sammen med to fra Eliteholdet har deltaget i en 3. divisions konkurrence i Viborg d Der arbejdes på, at der skal afholdes en konkurrence på landsplan for 3. divisions gymnaster d. 29. november. Det springbræt, som skal købes til de tunge gymnaster, skal koordineres med Marians ønske om fabrikat og model. KIG(KA) På baggrund af Katias fremsendte papir blev det drøftet, at de trænere, som vi lader uddanne til dommere, skal forpligte sig til at være dommere et vist antal gange om året. Hollandsturen blev drøftet. Da det er tænkeligt, at Katia ikke vil kunne deltage i turen, arbejder Sidsel på at finde en træner fra en anden forening, som kan deltage i stedet. Men da denne person skal have udgifterne dækket, besluttede bestyrelsen, at der kan bevilliges et beløb på ca Sidsel skal undersøge mulighederne.

3 Side 3 af 5 6. oktober 2014 (Efterfølgende er det blevet oplyst, at beløbet er 2000 kr. Det er det beløb, som alle deltagere har forpligtet sig til at betale, hvorfor dette beløb skal indgå i stedet for Katias betaling. FU har godkendt beløbet d. 3. juni). Martin fremviste et visitkort med Gefion logo på den ene side og plads til at skrive navn og adresse på den anden. Martin har fået fremstillet 1500 kort til en pris på 374 kr. Kortene er blandt andet tænkt som en lille hilsen til de fremmede gymnaster, som pigerne kan møde på Hollandsturen. Bestyrelsen fandt ideen god. Nils fremviste nogle stofposer i forskellige farver med påtrykt Gefion logo. Poserne kan bl.a. bruges til barre- og reckhandsker. Poserne er syet af Sidsel og Katia. Nils oplyste, at materialeudgiften er ca. 11 kr. pr. pose. De vil blive solgt for 25 kr. Poserne er bl.a. tænkt anvendt som gave på Hollandsturen, men skal også sælges blandt vore egne gymnaster. Bestyrelsen fandt også, at denne ide er god. Endelig bad Nils om tilladelse til at købe en maske til silketryk på tøj. Der blev givet accept af indkøb af 100 stk. pris ca. 500 kr. Derefter blev der spurgt til oprykning fra et hold til et andet. Ansvarsfordelingen skal præciseres med hensyn til kontakten til hjemmet, og med besked til kassereren kontingentet. Foreningen har fået en henvendelse fra en fader om ansvar for gymnasternes sikkerhed i forbindelse med træningen. Helle vil i egenskab af formand kontakte hjemmet. Det blev atter præciseret, at der ikke må udleveres kontaktoplysninger om trænerne til hjemmene BMG(JB) Spring(EMP) Den skriftlige orientering blev taget til efterretning. GLH (EMP) Den skriftlige orientering blev taget til efterretning. Svømning(EMP) Støttehold(HB) Hal- og materialeudvalg(na) De godkendte nye redskaber er bestilt hos Presenco. (Bom og tostangsbarre) Forældreudvalg(ML) Sponsorudvalg(ML/LS) Uddannelse- og coachingudvalg(ml/ls) Politik og kommissorium er lagt på hjemmesiden. Ad p. 7 Foreningens elitearbejde. MIG Elite tager til Barcelona på en kombineret trænings- og uddannelseslejr d Christoffer Wikke Hallunds far, Jens Peter Wikke Hallund har tilbudt at hjælpe til med et Eliteudvalg. Dette blev umiddelbart taget meget positivt imod. Gefion har en Elitepolitik, som står i foreningsmappen, men den skal gennemlæses og formentlig revideres. Efter lidt debat enedes bestyrelsen om, at starten på et sådant udvalgsarbejde skal ligge i bestyrelsesregi, men Marian og Sidsel skal inddrages i arbejdet relativt hurtigt. Jens Peter Wikke Hallund inviteres som gæst til et bestyrelsesmøde i efteråret.

4 Ad p. 8 Forårsopvisningen d. 14. juni (herunder sluttidspunkt for denne sæson MIG/KIG). Checklistens punkter blev gennemgået. Martin påtager sig de fleste af de punkter, som var angivet med ML/LS. Martin skal foruden marchmusik også finde musik, som kan bruges som underlægningsmusik under opvisningen. Lin tager sig af kager og juice i samarbejde med forældre. Desuden hjælper Lin til med billetsalget. Denne sæson slutter for MIG og KIG med udgangen af uge 26 d. 28. juni. Der sendes en mail ud til holdene via GOAS. Side 4 af 5 Ad p. 9 Planlægning af næste sæson. a. Der afholdes FU-møde d med deltagelse af Marian og Sidsel. Her forventes nogen afklaring om hold og trænere. Hvis nogen i bestyrelsen bliver opmærksom på mulige træneremner til KIG og MIG, skal der gives besked til Ellen Margrethe, som så vil koordinere det med Sidsel og Marian. Der efterlyses også trænere til Spring og GymLeg. b. Det er et håb, at tilmeldingssiden bliver klar til gerne før. c. MIG Elite samt KIG Elite og Tops 2 starter umiddelbart efter d Øvrige hold starter d d. Gefion Classic må gerne planlægges til en dato i september. Der blev udtalt et ønske om, at det kunne kombineres med en mulighed for at bestå Trin for Gefiongymnasterne. e. Der var generel opbakning til at afholde opvisningen tidligere end det har været tilfældet de sidste år. Følgende datoer blev bragt i spil: i nævnte prioritetsrækkefølge. Der skal tages stilling til en udmelding overfor trænerne, så den er klar på trænermødet d. 17. august. Punktet skal på dagsordenen til augustmødet. f. Der skal laves en årsplan, så det tydeligt fremgår, hvornår der er/ ikke er træning i forbindelse med skoleferier. Planen skal lægges på Hjemmesiden. Der blev rejst spørgsmål om næste års kontingent. FU skal efter kassererens oplæg beslutte dette. Sommertræning blev berørt. Spørgsmålet tages op på FU mødet d. 3. juni. Ad p. 10 Trænermødet d. 16. juni Mail blev udsendt d med besked om sidste frist for svar d. 10. juni. Der er kommet meget få tilbagemeldinger. Der skal rykkes for svar fortrinsvis via sms. Der sørges for frugt og kildevand (EMP). Ad p. 11 Trænermødet d. 17. august Tidspunktet rykkes til kl Lokale 1-2 er reserveret. Tidspunktet skal meldes tilbage til GC (EMP). Det blev besluttet, at der indkøbes en stor frokostbolle til alle (40 kr.) i Cafeteriet. Frokostbollen serveres i starten af mødet. Der er endnu ikke indgået aftale med Mats Mejdevi om et oplæg til start på mødet. Punktet skal på dagsordenen for mødet i august. Ad p. 12 Forældres tilstedeværelse i hallen før kl. 19. Debatten handlede om flere facetter i spørgsmålet: Er det bedre for alle, at forældrene har god plads inde på tribunen, i stedet for at de sidder klemt sammen på bænken.

5 Side 5 af 5 6. oktober 2014 Med placeringen uden for hallen har de måske i nogen grad følt sig skubbet ud. Vil forældrene føle mere ejerskab overfor foreningen, når de sidder inde i hallen? Skal trænerne have fred til trænerarbejdet med deres hold, ved at de beskyttes mod evt. forældresnak og mod støj fra mindre søskende, som vil lege i hallen? Skal foreningen have hyppigere kikke på uger for eks. 1 gang om måneden? Problemet skal bringes op på trænermødet d. 16. juni. Derefter blev et forslag bragt på banen om fast bestyrelsestilstedeværelse i hallen på bestemte tidspunkter men i princippet hver dag. Det blev fremført, at forældre så kunne spørge om diverse ting. Forslaget mødte modstand blandt nogle af bestyrelsesmedlemmerne, som ikke ville kunne afse tid til at binde sig til en ugentlig konsultationstid. Desuden blev der argumenteret for, at det ikke var nemt at forholde sig neutral, når der kom spørgsmål om andet end af rent praktisk karakter. Det blev fremført, at man nemt kan komme til at skabe misforståelser blandt forældrene, hvilket vil være uhensigtsmæssigt. I forbindelse med debatten blev det pointeret, at forældre i bestyrelsen altid skal huske, at de er bestyrelse ikke forældre når de taler med andre forældre. Forslaget skal drøftes igen på bestyrelsesmødet i august. Ad p. 13 Ad p. 14 Ad p. 15 Tjek af fordelte opgaver. De fleste af de anførte opgaver er blevet udført. Udestående opgaver indarbejdes i den nye liste. Næste bestyrelsesmøde. Næste møde afholdes onsdag d. 13. august 2014 kl. 18:30-21:30. Eventuelt Nils meddelte, at han vil lave sejrsskamler, som han vil opbevare inde i tribunen. Ellen Margrethe gjorde indsigelse herimod, da tribunen er konstrueret, så der ikke må ændres inde i tribunen. Nils meddelte, at han kunne lave det nødvendige hulrum ved hjælp af en afstivning af konstruktionen. Ellen Margrethe ønskede at fastholde sin indsigelse. Da emnet blev rejst under punktet Eventuelt, er der ikke taget en formel beslutning om denne ombygning af tribunen. Mødet sluttede kl. 22:05. Ellen Margrethe Pedersen Liste over besluttede opgaver: Nils laver regneark over de redskaber, som er indkøbt i denne sæson. Nils køber det ekstra drengespringbræt. Helle sørger for at få orden på Sputniks betaling. Helle kontakter Mats Mejdevi, og beder ham holde et oplæg ved trænermødet i august. Helle kontakter hjemmet til en gymnast, hvor sikkerheden ved en øvelse var blevet bragt i tvivl.