Generelt om KlubOffice...3 Start...5 Je g e r n y br u ge r a f Klu boffice....5 Klub Admin...6 Kalendere...9 Økonomi...10

Transkript

1

2 Generelt m KlubOffice...3 Frsiden...3 Generelt fr vinduerne...4 Hjælp...4 Start...5 Jeg er ny bruger af KlubOffice....5 Standardplysninger...5 Oprettelse af øvrige brugere g grupper...5 Klub Admin...6 Klub Admin Medlemmer...6 Imprter medlemmer...7 Oprette medlemmer manuelt...7 Klub Admin Hld...7 Klub Admin Materialer...8 Klub Admin Dkumenter...8 Klub Admin Baner...8 Kalendere...9 Kalendere Aktivitetskalender...9 Kalendere Aktivitetsversigt...9 Kalendere Aktivitetstyper...9 Kalendere Opgavestyring...9 Kalendere Udvalg...10 Øknmi...10 Øknmi Indstillinger Standardpsætning...10 Øknmi Indstillinger...10 Øknmi Kntplan...11 Øknmi Bgføring...12 Øknmi Budget...12 Øknmi Debitr...12 Øknmi Betalingsservice Ttal...14 Øknmi Rapprter...14 Indberet nye plysninger...15 Indberet nye plysninger Ret klubplysninger...15 Indberet nye plysninger Ret persnplysninger...15 Indberet nye plysninger Ret hverv...15 Indberet nye plysninger Ret abnnement...16 Indberet nye plysninger Træner søges...16 Indberet nye plysninger Klubstævner...16 Indberet nye plysninger Træningskampmdstander søges...16 Turneringsadministratin...17 Turneringsadministratin Se træningskampe...17 Turneringsadministratin Opret træningskampe...17 Turneringsadministratin Hldtilmelding Ordinære turneringer...17 Turneringsadministratin Hldtilmelding Pkalturneringer...18 Turneringsadministratin Hldtilmelding Stævner...18 Turneringsadministratin Kampflytning Vres ønsker...18 Turneringsadministratin Kampflytning Vres ønsker Quick...19 Turneringsadministratin Kampflytning Mdstanderes ønsker...19 Turneringsadministratin Kampflytning Stævner...19 Turneringsadministratin Kampflytning Stævner, Quick...19 Turneringsadministratin Resultatindberetning...20 Turneringsadministratin Resultatindberetning indendørs...20 Turneringsadministratin Kampprgram...20 Turneringsadministratin Hld/puljeversigt...20 Turneringsadministratin Stævnegeneratr...20 Kurser...21 Kurser Åbne kurser...21 Kurser Interne kurser...21 Mine ntater...22 Oktber 2008 Side 2

3 Generelt m KlubOffice NB: KlubOffice vil ikke køre krrekt, hvis man har blkeret fr pp-p-vinduer. Har man det, vil man sm ftest få en meddelelses øverst i sit skærmbillede, der frtæller, at der er blkeret fr pp-p-vinduer. Man kan højreklikke på denne meddelelse g vælge Tillad altid pp-pvinduer fra dette websted. I denne Km gdt i gang til KlubOffice vil vi krt frtælle m de frskellige mduler, sm systemet indehlder. Først en krt gennemgang af de generelle funktiner i KlubOffice. Frsiden På frsiden finder du 8 punkter: Inf er din brugerinf, der frtæller m brugernavn, lgns m.m. Genveje ngle få genveje til de mest benyttede menupunkter. Her er endvidere mulighed fr at hente den seneste versin af Adbe Reader gratis, sm KlubOffice kræver ved diverse udskrifter Sidste nyt her kmmer løbende nyheder fra Supprtgruppen. Det kan være m pdateringer, kurser m.m. Nyhedsbreve her vises de seneste 3 prettede nyhedsbreve, sm ikke er ver 3 måneder gamle Spørgsmål g svar Supprtgruppen pdaterer løbende Spørgsm ål g svar, så det er en gd idé at læse disse igennem i ny g næ Eksterne links links til DBU samt til de 6 lkaluniner Supprt Du har mulighed fr via Kntakten at maile til Supprtgruppen med spørgsmål, fejlmeddelelser eller kmmentarer til brugen af systemet. Ligeledes er listet supprttelefnnumre g -tider Betalingsservice Ttal Til klubber, sm benytter BS Ttal, er her en datplan med deadline fr indsendelse af filer hver måned. Daten pdateres den 1. i hver måned Oktber 2008 Side 3

4 Generelt fr vinduerne Opsætningen i vinduerne indehlder altid en tabeldel. Tabeldelen kan, i næsten alle vinduer, srtere listen af data, sm den indehlder. Hvis du dbbeltklikker på en af de blå verskrifter, vil søgningen blive srteret dette vises ved en srt pil, sm peger p eller ned. Alle vinduer indehlder ligeledes en værktøjslinie øverst til højre. På alle værktøjslinier fremgår sm minimum disse ikner: Iknerne betyder følgende: Nr. 1 gå et vindue tilbage Nr. 2 - prettelse Nr. 3 - redigering/vedligehldelse Nr. 4 - sletning Nr. 5 - eksprt til Excel regneark Nr. 6 - hjælpeknap Udver vennævnte ikner kan der fremgå flere, alt afhængig af hvr du befinder dig i KlubOffice. Hvis du hlder musen venpå det enkelte ikn, vil der blive vist en frklaring på, hvad iknet bruges til, ligesm genvejsmuligheden vises. Det er derfr altid en gd ide at løbe værktøjslinien igennem på alle vinduer fr at skabe sig et verblik ver mulighederne. Hjælp Der bliver løbende lagt hjælpetekster ind på alle vinduer trykker F1-tasten, vil hjælpeteksten kmme frem. når du har valgt et menupunkt g I flere menupunkter kan du endvidere vælge iknet på værktøjslinien fr at få hjælp. Oktber 2008 Side 4

5 Start Menupunktet Start bliver delvis beskrevet i afsnittet Jeg er ny bruger af KlubOffice, men de menupunkter, sm er hjælpe-vinduer, gennemgås her: Start Kntakten Spørgsmål g svar Her finder du en versigt ver alle Spørgsm ål g svar Start Kntakten Indsend Spørgsmål g svar Her kan du sende en mail med spørgsmål, fejlmeddelelser eller kmmentarer til brugen af systemet direkte til Supprtgruppen Start Lg Brugerhændelser Her kan du se, hvilke brugere der har prettet, slettet, bgført m.m. i KlubOffice, g på hvilket tidspunkt handlingen er fretaget. Dette er en sladrehank, hvr man kan vende tilbage til en handling Jeg er ny bruger af KlubOffice. Standardplysninger Det er vigtigt, at alle standardplysninger bliver udfyldt krrekt fra starten. Når du er lgget på via dit tildelte brugernavn g passwrd, skal du sørge fr at få udfyldt følgende: Start Knt Min brugerprfil Udfyld dine data (her har du gså mulighed fr at ændre dit brugernavn g passwrd) Klub Admin Stamdata Afdelinger Her kan du prette, slette g vedligehlde de afdelinger, sm findes i klubben, g sm senere skal tilføjes medlemmerne Klub Admin Stamdata Klubhverv Her kan du prette, slette g vedligehlde de klubhverv, sm findes i klubben, g sm senere kan tilføjes medlemmerne Klub Admin Stamdata Klubben Udfyld klubbens stamdata, spilledragt g supplerende infrmatiner. Hvis du påfører pstnummer/by g kmmune, vil disse altid kmme sm default (fretrukken) på de medlemmer, sm efterfølgende vil blive prettet (dette er en str hjælp ved prettelse af medlemmer) Oprettelse af øvrige brugere g grupper Nu skal du til at prette evt. øvrige Brugere af KlubOffice. Inden du gør dette, skal du dg først prette dine Grupper. Med Grupper er det muligt at lave afgrænsninger på menuer. Det kan f.eks. være en træner, sm ikke skal have adgang til Øknm i, men kun til Klub Adm in. Oktber 2008 Side 5

6 Sådan gør du: Start Knt Grupper Her skal du prette de grupper, sm klubben har brug fr. Der er sm standard mulighed fr at vælge Administratr, Læseadgang g Træner Du vælger Ny gruppe på Klubffice værktøjslinien g følger punkterne til prettelsen. Fjern de flueben i Rettigheder, sm Gruppen ikke skal have adgang til. Hvis du ønsker at benytte en af standardgrupperne, skal du vælge firkanten efter Brugergruppenavn. Et nyt pp-up vindue kmmer frem, g du vælger herefter den ønskede Brugergruppe. Start Knt Brugere Her pretter du de øvrige Brugere i KlubOffice. Du vælger Ny bruger på værktøjslinien g følger punkterne til prettelsen husk at udfylde Rettigheder g/eller Stamdata Alle klubber fik 3. april 2006 én adgang til kluboffice sendt til Pstadressen, pr. mail hvr muligt. Det betyder, at alle klubbens KlubOfficebrugere skal prettes fra bunden gså i de klubber, hvr der allerede er brugere. Man kan søge nye brugere frem blandt klubbens persner. Ønsker man at prette en persn sm bruger, der ikke er registreret sm klubpersn, skal dette ske først hs lkaluninen. Man kan via linket øverst klikke sig videre til siden fr prettelse af nye persner. Når man udfylder frmularen her g trykker send, vil lkaluninen mdtage plysningerne. Når de er gdkendt, prettes persnen sm klubpersn g vil fremver kunne vælges af klubben i KlubOfffice. Sm udgangspunkt er klubbens pstadresse klubbens KlubOffice-kntakt, men der pfrdres til, at man gør én af klubbens aktive KlubOffice-brugere til kntaktpersn. Dette gøres ved at give persnen dette hverv (se under Ret hverv). Klub Admin Menupunktet Klub Adm in er mdulet til registrering af Medlem m er, Hld, Materialer samt Stam data. Stam data er tidligere mtalt under Standardplysninger. Klub Admin Medlemmer Under dette menupunkt vedligehlder, udskriver, udmelder m.m. du klubbens medlemmer. Dette gøres via KlubOffice værktøjslinien. Bemærk, at du har mange søgemuligheder under Medlem m er. Søgningen fretages i krtdelen, sm er øverst til venstre. Hver gang du fretager et valg i et af søgekriterierne, skal du huske at trykke Søg, førend den nye søgning slår igennem. Det er endvidere muligt at få tilføjet/slettet klnner nederst i vinduet. Dette gøres ved at afkrydse i Vis/Klnne øverst til højre. Husk gså her at trykke Søg fretaget., efter ændringerne er Desværre husker KlubOffice ikke de tilretninger, sm er fretaget, så det skal tilpasses hver gang, man ønsker at ændre på standardpsætningen. Oktber 2008 Side 6

7 Husk at løbe værktøjslinien igennem. Du kan bl.a. udskrive labels, spillercertifikat, prykke spillere til anden afdeling m.m. Når klubbens medlemmer skal prettes i KlubOffice, er der 2 muligheder. Du kan enten imprtere medlemmerne, eller du kan prette dem manuelt. Imprter medlemmer Klub Admin Stamdata Imprter medlemmer Fr at imprtere dine medlemmer skal filen være en semikln-separeret fil. Du kan få mere hjælp til imprten ved at trykke på F1, sm bl.a. frtæller dig hvilke krav, der stilles til klnner, inden imprten kan udføres. Oprette medlemmer manuelt Klub Admin Medlemmer Du vælger Nyt medlem på værktøjslinien g indtaster de plysninger, sm du har på medlemmet. Bemærk, at medlemsnummer udfyldes autmatisk, men at du ved prettelsen kan ændre dette. Udfyldelse af underpunktet Øknmi er meget vigtigt i frhld til Kntingentkørsel. Nedenstående beskriver de frskellige punkter: Debitrgruppe Alle medlemmer skal påføres en debitrgruppe, fr at der kan pkræves kntingent. Oprettelse af Debitrgruppe findes under Jeg skal i gang med Øknmi g menupunktet Øknmi - Indstillinger Kntingent Her kan du gøre et medlem helt kntingentfri ved at markere med Flueben. Endvidere er det muligt at afkrydse perider, hvr medlemmet ikke skal pkræves kntingent. Hvis alle måneder er afkrydset, vil medlemmet blive pkrævet, når der dannes Kntingentkørsel fr den afdeling eller hld, sm medlemmet tilhører Rabat/årsag Det er muligt at indtaste en fast rabat på medlemmet hvis årsagen udfyldes, vil denne tekst fremgå på fakturaen til medlemmet Engangsrabat/årsag - Det er muligt at indtaste en engangsrabat på medlemmet hvis årsagen udfyldes, vil denne tekst fremgå på fakturaen til medlemmet. Engangsrabatten frsvinder, efter der er kørt Kntingentkørsel, men teksten bibehldes, men udskrives naturligvis ikke igen Fr den krrekte psætning af Rabatter i Øknmi-delen, se da under Øknmi, Øknmi I ndstillinger g System - g afgiftsknti. Klub Admin Hld Under dette menupunkt kan man prette klubbens Hldversigt, Spillesteder Spillerindberetninger. samt Det vil være en frdel at prette Spillesteder prettelse. først, idet disse kan tilføjes hldet ved Spillesteder prettes ved at vælge iknet Opret nyt spillested på værktøjslinien udfyld herefter alle plysninger g tryk Gem. Oktber 2008 Side 7

8 Når du skal prette dine hld i Hldversigten, vælger du iknet Opret et nyt hld på værktøjslinien, g du udfylder alle plysninger husk, at der er underpunkter, sm kan udfyldes - Spillere, Spillested m.m. Bemærk, at hldnavnet sm default (fretrukken) beskrives med klubbens navn det anbefales, at navnet tilrettes med eks. årgang, afdeling eller andet. Hvis du vælger at Tilføje Spillere, har du gså mulighed fr at tilføje trænere, hldledere m.m. Dette gøres i Hldhvervet i det vindue, sm åbnes ved tilføjelse. Menupunktet Spillerindberetning kan bruges til statistik pr. spiller pr. hld bl.a. til registrering af screde mål, gule- samt røde krt. Her vælger du gså iknet Opret ny spillerindberetning g udfylder alle plysninger. Klub Admin Materialer Under dette menupunkt kan man prette klubbens materialer i en Materialeversigt, g man hlder styr på, hvem der har lånt hvad i klubben i Materialeudlån. I Materialeversigten prettes de frskellige materialer veste m.m. det kan være blde, kegler, Når man i Materialeudlån pretter udlån til medlemmer, bliver Materialeversigten autmatisk pdateret med det antal, man har udlånt. Klub Admin Dkumenter Her kan man dele dkumenter i klubben: dkumenter kan uplades til KlubOffice, g man kan styre, hvilke brugergrupper, der må se hvad. Giver fx bestyrelsen mulighed fr at dele dkumenter, uden andre brugere fra klubben kan se dem. Man pretter først under Dkum entgrupper grupper til sine dkumenter g styrer, hvilke brugergrupper, der må se den enkelte dkumentgruppe. Derefter kan man under Dkum enter uplade sine dkumenter. Klub Admin Baner Under dette menupunkt kan man planlægge kampe på banerne på klubbens anlæg. Det er nu muligt - g man kan både søge kampe frem efter dat fr sin klub direkte fra DBU g lkaluninernes database g prette kampe g andre begivenheder manuelt. Man kan endvidere kble mklædningsrum på de enkelte kampe samt udskrive versigter, der kan hænges p på anlægget. Under Baneversigt pretter man banerne på anlægget, g under Om klæ dningsrum pretter man anlæggets mklædningsrum g disse kan så efterfølgende benyttes i planlægningen under Banebkning g Banebkning, quick. Tip: Typisk spiller man j både 11-mands, 7-mands g andre størrelser på en bane. Opret evt. 11-mandsbanen sm Bane 1 g fx 2 7-mands-baner sm Bane 1A g Bane 1B. Det vil lette din planlægning g det vil gøre det lgisk fr alle aktive at finde frem til deres bane, hvis du udskriver versigter fra KlubOffice. Oktber 2008 Side 8

9 Under Banebkning kan du placere én kamp ad gangen, g under Banebkning, quick kan du placere flere kampe på én gang. Husk dg, at du skal prette baner evt. g mklædningsrum først. Kalendere Menupunktet Kalendere hed tidligere Klubbens årsplan, men blev revideret i december I stedet fr én plan til registrering af klubbens aktiviteter er der nu t, nemlig en Aktivitetskalender g en Opgavestyring. Aktivitetskalenderen er klubbens fælles kalender, sm viser tidspunktet fr begivenheder i klubben, såsm turneringskampe, bestyrelsesmøder, spillermøder, lppemarkeder, stævner, afslutningsfester m.m. Aktivitetskalenderen kan klubben vælge at vise på sin hjemmeside, såfremt klubben benytter systemet Klub-cms til sin hjemmeside. Opgavestyringen er et internt arbejdsredskab, primært til bestyrelsen, hvr man kan registrere g beskrive de pgaver, der skal varetages i løbet af året: hvrnår g hvrdan, de skal udføres, g ikke mindst hvem der har ansvaret fr pgaverne. Kalendere Aktivitetskalender Det er her, man vedligehlder klubbens aktivitetskalender. En aktivitet skal dg altid kbles til en aktivitetstype, så først skal man lave sine aktivitetstyper under dette punkt (se nedenfr). Herefter prettes en ny aktivitet ved at stille sig på den relevante dag g trykke på iknet med det hvide papir fr at vælge ny. Efterfølgende kan man vælge, hvrdan man vil se sin aktivitetskalender (uge, måned, år sv.), g kalenderen kan naturligvis gså printes. Kalendere Aktivitetsversigt I dette menupunkt kan du få en versigt ver aktiviteter g du kan søge dem frem efter type, peride sv. Kalendere Aktivitetstyper Under dette punkt pretter man de aktivitetstyper, man efterfølgende kan vælge, når man pretter nye aktiviteter i aktivitetskalenderen. Hvis man benytter Klub-cms til klubbens hjemmeside, er det samtidig her, man kan krydse af, hvilke aktivitetstyper, der skal trækkes med ud g vises i kalenderen på hjemmesiden. Kalendere Opgavestyring I dette menupunkt kan du se alle prettede aktiviteter i klubben i kalenderfrm. Du kan vælge, m du vil se pr. Dag, Uge, Måned m.m. Opgaver kbles til udvalg persn. g du kan efterfølgende gså srtere på udvalg g ansvarlig Markeringerne i versigten er styret af start- g slutdat: starter eller slutter en pgave i løbet af en måned, får måneden et kryds. Man kan printe versigten ver sine pgaver (sm man får vist alt efter, hvrdan man ønsker at søge) g versigten kan printes ved at eksprtere til Excel via Excel-iknet. Via printiknet kan man printe arbejdsbeskrivelsen fr en enkelt pgave. Oktber 2008 Side 9

10 Kalendere Udvalg I dette menupunkt pretter du de udvalg, du efterfølgende under Opgavestyring kan vælge, når du pretter nye pgaver. Øknmi Menupunktet Øknm i består af et finansbghlderi samt et debitrbghlderi, sm indehlder kntingentkørsel. Fr at kmme bedst i gang med Øknm i skal du derfr beslutte, m du vil køre en Standardpsæ tning, sm pretter en kntplan indehldende 275 knti, kassekladder til bgføring, debitrgrupper m.m., eller m du vil lave din psætning manuelt. Nedenfr kmmer en vejledning til, hvrdan du kører en Standardpsæ tning g efterfølgende gives en beskrivelse af alle mduler under Øknm i. Øknmi Indstillinger Standardpsætning Hvis du har benyttet Øknmi-delen i KlubOffice1, kan du gså vælge at imprtere din kntplan, sm er benyttet der. Denne imprteres i samme vindue sm ved en Standardpsæ tning. Vælger du en Standardpsæ tning, skal du være pmærksm på, at evt. øknmi-data, sm er indtastet i KlubOffice2, frsvinder. En Standardpsæ tning verskriver altså ALT i Øknm i. Fr at køre en Standardpsæ tning skal du vælge: Menu: Øknmi Indstillinger Standardpsætning Følg henvisningerne g gå herefter til. Menu: Øknmi Indstillinger Regnskabsår Du vælger Opret nyt regnskabsår på værktøjslinien. Du indtaster så periden fr regnskabsåret g trykker Gem Du er nu klar til at bruge Øknm i i KlubOffice. Øknmi Indstillinger Under dette menupunkt ligger alle stamdata, sm bør prettes sm det første i Øk nm i I Regnskabsår pretter du regnskabsåret, g det er gså her, du kan fretage en Årsafslutning. Du kan prette ligeså mange regnskabsår, sm du ønsker dg kun frem i tiden. Dit regnskabsår behøver ikke følge kalenderåret Start- g Slutdat g vælger Gem.. ved prettelse taster du blt periden ved Når du har prettet dit regnskabsår g dbbelt-klikker på året, kan du se, at du har mulighed fr at Spærre dit regnskabsår g ikke mindst dine perider i året. Oktber 2008 Side 10

11 Når du fretager en Årsafslutning, vil dit regnskabsår være Afsluttet, g det samme gælder fr dine perider. Du kan dg altid lave en efterpstering, men mere m Årsafslutningen finder du under Hjælp (F1). Under Mm sknti pretter du dine mmsknti g henviser til de prettede mmsknti i kntplanen. I System g Afgiftsknti skal du prette en type fr årsafslutning g kntingentrabatter. Rabatter påføres medlemmet på underpunktet Øknmi g beskrives nærmere under Jeg skal i gang med Klub Admin g menupunktet g Menu: Medlemmer. Rabatten bgføres på en særskilt knt g vises sm en udgift. Hele kntingentet bgføres sm en indtægt. Husk ved begge typer at henvise til en knt i kntplanen. Fr at klubben kan kmme i gang med at bgføre, skal der prettes Kassekladder. Du kan prette alle de kassekladder, sm du ønsker. De vil alle blive vist under Bgføring, men før de vises, skal du lgge af KlubOffice g på igen. I hver Kassekladde er det muligt at afgrænse på Psteringstyper (finans, prim, debitr eller alle). Ligeledes kan du prette frskellige Nummerserier g Behldningsknti i den enkelte Kassekladde. Hvis du har valgt Alle eller Debitr sm Psteringstype, har du endvidere mulighed fr at lave en autmatisk tekst ved bgføring af debitrindbetalinger samt en Mdknt fr indbetalingen. Num m erserier er prettet fr Fakturanumre g Ordrenumre g kan nemt ændres. En Debitrgruppe bruges hvedsageligt til at angive, hvilken samleknt debitrpkrævningen (kntingenter) g debitrindbetalinger skal bgføres på. Du skal angive den knt i kntplanen, hvr dit tilgdehavende fr dine medlemmer skal bgføres på. Du har endvidere mulighed fr at angive den knt, hvrpå beløbene indsættes (bank, gir eller andet). Du kan prette flere Debitrgrupper, men vi anbefaler, at du blt har en fr alle dine medlemmer g evt. en fr spnsrer m.m. Hvis din klub har en kreditraftale med Betalingsservice Ttal, skal du endvidere angive PBS nummer, PBS debitrgruppe, bank reg.nr. g bank kntnr., sm afsendte betalinger skal afregnes ver. Hvis din klub har flere PBS debitrgrupper, skal du prette en debitrgruppe pr. PBS debitrgruppe. Dermed vil du kunne mdtage indbetalinger på frskellige bankknti. Fr at du kan danne g bgføre fakturaer i systemet, skal medlemmerne, sm du danner fakturaerne til, være knyttet til en debitrgruppe. Det gøres under Medlem m er. Her vælger du den gruppe medlemmer, eller alle medlemmer, sm skal tilhøre Debitrgruppen. På værktøjslinien vælger du Opryk medlemmer g følger vejledningen. Standardpsæ tning er beskrevet sm det første under Øknmi. Øknmi Kntplan Kntplanen i KlubOffice er 1-dimensinel, g pbygget med frtløbende kntnumre, sm kan være p til 6 cifre. Kntplanen tilbyder endvidere, at man kan prette frskellige knttyper. Typerne er følgende: Overskrift 1 bruges til sideskift i kntplanen ved udskrift Overskrift 2 vises med fed i kntplanen. Kan evt. bruges til verskrifter Tekstlinie mulighed fr at tilføje blanke linier i kntplanen, sm kan gøre den mere verskuelig Oktber 2008 Side 11

12 Sumfra Summering af saldi på et interval af knti. Der skal angives, hvilket kntnummer der skal summeres fra. Systemet vil summere fra denne knt g p til sumkntens nummer. Det er derfr kun muligt at summe knti, sm ligger umiddelbart efter hinanden i kntplanen. Bemærk endvidere, at det kun er muligt, at summere knti med kntnummer mindre end sumkntens nummer Driftsknt knt i driften Statusknt Knt i balancen Du pretter en knt ved at vælge Opret ny knt på værktøjslinien. Efter du har valgt knttypen, udfyldes resten af felterne, g du vælger Gem. Når alle dine knti er prettet, vil du i versigten se, at der endvidere vises sald pr. knt i indeværende regnskabsår. Dbbeltklikker du på en knt, vil du se psteringerne fr knten altså et Kntkrt. Der ligger i øvrigt flere funktiner på værktøjslinien. Øknmi Bgføring Her vises alle de Kassekladder, sm du har prettet under Øknmi Indstillinger Kassekladder. Ved hver pstering skal du huske altid at trykke Gem på værktøjslinien. Du bgfører endvidere din Kassekladde ved hjælp af værktøjslinien. Øknmi Budget Her indtastes Budget fr klubbens regnskabsår. Der vælges på værktøjslinien Ny budgetperide, g kntnummer, periden fr regnskabsåret, tekst g beløb udfyldes. Det er endvidere muligt at frdele budgettet ver periderne i regnskabsåret. Tryk herefter Gem. Budgettet skal indtastes i alle nye regnskabsår g kan altså ikke verføres fra regnskabsår til regnskabsår. Øknmi Debitr Under dette menupunkt hldes styr på dine debitrer, g menuen indehlder gså en Kntingentkørsel g en Rykkerkørsel. Alle medlemmer, sm prettes i KlubOffice, prettes autmatisk gså sm debitrer. Medlemsnummer er lig med debitrnummer. I Debitrsaldlisten har du altid en pdateret liste ver de tilgdehavender, sm klubben har hs Debitrerne. Du har mulighed fr at lave en søgning på Debitrsaldlisten med afgrænsning på bl.a. Afdeling g Hld. På Debitrkntkrt kan du se psteringer på den enkelte Debitr. Både Debitrsaldlisten g Debitrkntkrt kan naturligvis udskrives g eksprteres til Excel, g evt. videresendes til trænere/ledere i klubben. Når du kører en Kntingentkørsel, har du mulighed fr at køre en fr alle medlemmer, pr. afdeling, pr. hld, pr. gruppe (medlemsnummer fra g til) g pr. indmeldelsesdat. Her skal du være pmærksm på, at hver Kntingentkørsel, sm du kører, kun kan bgføres på én driftsknt, g at pkrævningsbeløbet skal være det samme fr de medlemmer, sm du har valgt. Du kan altså ikke vælge at køre en Kntingentkørsel til afdelingen Herresenir med et kntingentbeløb på kr. 500,- g til afdelingen Lilleput (drenge) med et kntingentbeløb på kr. 300,- på en gang. Du kan derimd køre en Kntingentkørsel til afdelingen Herresenir Oktber 2008 Side 12

13 g afdelingen Damesenir, hvis beløbet er kr. 500,- fr begge, g hvis kntingenten skal bgføres på samme driftsknt. Når du kører Kntingentkørsel, vælger du først g fremmest hvilke medlemmer, den skal køres fr. Efterfølgende afkrydser du de hld, afdelinger eller andet, der skal dannes Kntingent fr. Herefter skal du afkrydse den måned, sm skal være gældende fr den valgte gruppe. Indtast så en faktura- g frfaldsdat. Tryk herefter på Tilføj g dbbeltklik på den markerede linie. Her indtastes driftsknt, beløb g tekst, sm er den tekst, der skal fremgå på fakturaen. Du har mulighed fr at tilføje alle de linier, du vil, men hvis klubben benytter PBS, skal du være pmærksm på, at PBS pkræver gebyr pr. karakter. Du udfører nu Kntingentkørslen g får meddelelse m, hvr mange fakturaer der er dannet m.m. Du går videre til Fakturakladder, sm indgår i menupunktet Fakturaversigt. I Fakturaversigten ligger de dannede Fakturaer sm Kladder (kntrller evt. at det er det frventede antal kladder). Disse Kladder bgføres (via værktøjslinien), g får nu status Ventende/Bgført. Hvis klubben benytter Betalingsservice Ttal, gå da til Øknm i Betalingsservice Ttal, ellers skal de bgførte faktura nu udskrives. Du finder de Ventende/Bgførte fakturaer ved at ændre din status g tryk Søg. Du kan altid søge fakturaerne frem ved enten at skrive et Kørselsnummer, Fakturadat eller andet. Du vælger print-iknet på værktøjslinien g vælger Alle i denne søgning. Du har nu mulighed fr at vælge mellem 2 typer girkrt nemlig Gir 4062S (krtart 01) g FIK 7532 (krtart 71). Begge girkrt er i A5 størrelse. Du vælger nu den rette type, g trykker Vis udskrift. Udskriv herefter dine Fakturaer/girkrt. I Fakturaversigten ligger dine Fakturaer nu med status Behandlet/Opkrævet, g du er færdig med din Kntingentkørsel. Hvis du skal danne en Kreditnta, fregår dette gså i Fakturaversigten. Du finder fakturaen g vælger på værktøjslinien Kpier g vend faktura/dan kreditnta. Når Kreditntaen er dannet, kmmer du tilbage til Fakturaversigten, g her skal du finde den Kreditnta, der blev dannet søg evt. på debitrnummer, hvrefter du vælger at Udskrive g bgfører kreditntaen. Du kan altid genudskrive en faktura eller kreditnta Fakturaversigten g vælge print-iknet. blt ved at finde den frem i Hvis dine medlemmer ikke indbetaler deres fakturaer til tiden, kan du danne Rykkerskrivelser. Du kan via Rykkerskrivelser danne en rykker pr. medlem dette gøres via værktøjslinien Opret ny rykkerskrivelse. Du kan gså lave Rykkerkørsel fr alle de medlemmer, sm du har et tilgdehavende hs pr. en bestemt dat. Ved Rykkerkørsel angiver du Antal dage ver frfald g en ny Betalingsdat. Du har mulighed fr at sende rykkere med eller uden rykkergebyr. Hvis du vælger IKKE at tilføje et rykkergebyr, skriver du blt en tekst i Supplerende tekst g trykker Start kørsel. Du får nu at vide, hvr mange rykkere der er dannet, g hvilket kørselsnummer dine rykkere har fået. Tryk herefter på Vis rykkere. I Rykkerskrivelser ligger nu dine dannede Rykkere med status Ventende. Hvis klubben benytter Betalingsservice Ttal gå da til næste menupunkt, ellers skal dine Rykkere nu udskrives. Dette gøres via værktøjslinien. Hvis du har valgt at sætte et gebyr, g evt. en gebyrtekst, på din Rykkerkørsel, vil dette gebyr g tekst fremgå af det girkrt, sm du efterfølgende udskriver til dine medlemmer. Oktber 2008 Side 13

14 Det, der er specielt her, er, at dine gebyrer IKKE bliver bgført autmatisk. Skylder medlem nr. 71 dig kr ,-, g du har påført et rykkergebyr på kr. 100,-, vil rykkergebyret manuelt skulle bgføres, når du mdtager indbetalingen på kr ,-. Du har 2 muligheder, når du skal bgføre rykkergebyret: 1. Du kan bgføre rykkergebyret på debitrs knt g på din knt fr tilgdehavende, når rykkerkørslen er kørt. På denne måde fremgår det på debitrkntkrtet. Ulempen her kan være, hvis et medlem undlader at betale rykkergebyret,, ved at betale det gamle girkrt uden gebyr. Du kan så risikere at skulle køre en Rykkerkørsel på et rykkergebyr eller at skulle tilbageføre rykkergebyret på debitrs knt 2. Du kan bgføre rykkergebyret på debitrs knt g på din rykkergebyrsknt, når medlemmet indbetaler sit tilgdehavende g rykkergebyret. På denne måde fremgår det kun på debitrkntkrtet, hvis medlemmet indbetaler gebyret. Fr at finde frem til disse psteringer kan du altid trække en Debitrsaldliste ud g se, hvem der har et beløb TILGODE hs klubben. Øknmi Betalingsservice Ttal Hvis klubben er tilmeldt PBS, er det her, at filen med fakturaer eller rykkere sendes til PBS, g hvr du indlæser de mdtagne kvitteringsfiler. Du danner filen i frbindelse med pkrævning Dan betalingsfil. Her skal du vælge, m det skal være en betalingsfil med ventende fakturaer eller ventende rykkere, sm du vil danne. Du har endvidere mulighed fr at Gendanne betalingsfiler. Det er dg kun muligt at gendanne filer, sm er dannet efter den 21. januar Herefter skal du vælge, m det er Nrmalbetalinger eller Straksbetalinger bemærk, at Straksbetalinger kster ekstra hs PBS. Du kan endvidere se her, hvr mange fakturaer, der bliver dannet. Du har herefter mulighed fr at danne en Testleverance (anbefales ikke, idet KlubOffice testes løbende). Du skal nu Hente betalingsfilen g gemme denne på din PC. Det kan være en gd ide at prette en mappe, hvr du gemmer alle dine filer i. Vi anbefaler endvidere, at du giver filen et navn + dags dat, når den gemmes. Så er det nemmere at finde tilbage til den, hvis du skulle få brug fr det. Filen er nu klar til at blive sendt til PBS, g du skal nu følge vejledningen, sm du har mdtaget fra PBS. Når du mdtager Kvitteringsfiler fra PBS, indlæses disse ved at vælge I ndlæ s kvitteringsfil. Du vælger Gennemse fr at vælge den mdtagne fil fra PBS. Når filen er valgt, vil du mdtage en besked m, at indlæsningen er gennemført, g du vil kunne se dine indbetalinger. Herefter skal du vælge, hvilken Kassekladde du ønsker at verføre indbetalingerne til - tryk derefter på Overfør. Øknmi Rapprter Her finder du de standardrapprter, sm findes i KlubOffice. Du kan naturligvis selv udskrive fra mange vinduer ved hjælp af print-iknet g/eller Excel. Oktber 2008 Side 14

15 Rapprter tager altid udgangspunkt i indeværende regnskabsår, men du kan vælge at udskrive fra tidligere regnskabsår ved blt at vælge periden fr det gamle regnskabsår. Der findes følgende rapprter: Saldbalance Her udskriver du saldbalance det er muligt at udskrive pr. dat g/eller knti Bgføringsjurnal Her udskriver du bgføringsjurnaler det er muligt at udskrive fra knt g/eller bilagsnummer Budget Her udskriver du budgettet Kntkrt Her udskriver du psteringer fr den/de valgte knti Indberet nye plysninger Under dette punkt vedligehlder klubbens selv klubbens data. Det er gså her, man har mulighed fr at prette annncer, der vises på DBUs g lkaluninernes internetsider. Indberet nye plysninger Ret klubplysninger Her kan man rette i klubplysninger. Indberet nye plysninger Ret persnplysninger Her kan man rette i persnplysninger fr eksisterende klubpersner. Indberet nye plysninger Ret hverv Her kan man rette i de hverv, sm lkaluninen har åbnet p fr. I denne frbindelse anbefales det især, at man har pdateret hvervet KlubOfficekntakt, da lkaluninen kan sende vigtig KlubOfficeinfrmatin til denne kntaktpersn. Man får først listet de hverv, sm er aktive i klubben, altså sm der er en klubpersn, der har. Man kan rette persnen på et hverv ved at dbbeltklikke på hvervet. Her kan man slette den eksisterende persn fra hvervet ved at klikke slet. Man kan tilknytte en ny klubpersn på hvervet ved at trykke tilføj. Her kan man så søge alle klubpersner frem. Er der tale m en helt ny persn, der skal have et hverv, skal persnen gøres til klubpersn ved henvendelse til lkaluninen. Dette gøres ved at klikke på linket til prettelse af ny kntaktpersn, sm ligger øverst på hverv-versigten. Her får man endnu engang klubbens persner, men fremgår vedkmmende ikke her, kan man klikke på pret ny persn via ikn-menuen øverst til højre (det hvide papir) Herefter får man en frmular, sm kan udfyldes g sendes til lkaluninen. Lkaluninen kan herefter gøre persnen til klubpersn, hvis vedkmmende ligger i DBUs database i frvejen, ellers pretter lkaluninen persnen på ny. Når lkaluninen har tilknyttet persnen til klubben, vil vedkmmende autmatisk fremgå hs klubben i KlubOffice. Oktber 2008 Side 15

16 Indberet nye plysninger Ret abnnement Det eneste, man kan her, er at ændre mdtageren til en anden klubpersn. Dette gør man ved at dbbeltklikke på abnnementet g her vælge ny mdtager. Afbestilling af abnnement eller prettelse af helt ny mdtager sker via lkaluninen. Indberet nye plysninger Træner søges Her kan man prette en annnce, hvis man søger en træner til klubben Ved klik på det hvide papir kan du prette en ny annnce, hvr du under teksten kan skrive kntaktplysninger mm. Jeres klubnavn vises autmatisk. Når annncen er prettet, vil den autmatisk fremgå på dbu.dk g lkaluninernes internetsider under punktet Klubfrum, hvr man kan søge efter annncer på frskellig vis. Indberet nye plysninger Klubstævner Her kan man prette en annnce, hvis man afhlder et stævne i klubben, sm man gerne vil infrmere øvrige klubber m. Ved klik på det hvide papir kan du prette en ny annnce, hvr du kan angive detaljerne m stævnet g indsætte et link til jeres hjemmeside, hvr der er mere inf. Jeres klubnavn vises autmatisk. Når du vælger køn, får du mulighed fr at vælge, hvilke aldersgrupper, stævnet er åbent fr. Når annncen er prettet, vil den autmatisk fremgå på dbu.dk g lkaluninernes internetsider under punktet Klubfrum, hvr man kan søge efter stævner efter gegrafi, tidspunkt, alder mm. Indberet nye plysninger Træningskampmdstander søges Her kan man prette en annnce, hvis man søger en træningskampmdstander. Ved klik på det hvide papir kan du prette en ny annnce, hvr du under teksten kan skrive detaljer mkring kampen. Jeres klubnavn vises autmatisk. Når annncen er prettet, vil den autmatisk fremgå på dbu.dk g lkaluninernes internetsider under punktet Klubfrum. Når I har fundet en mdstander g aftalt kampen, kan I ansøge m dmmer til kampen ved at prette den under Turneringsadministratin Opret træningskamp. Oktber 2008 Side 16

17 Turneringsadministratin Turneringsadministratin Se træningskampe Man kan her se en versigt ver klubbens prettede træningskampe samt en status på dmmerpåsætning. Kampe, sm en anden klub er arrangør af, kan ikke ses i KlubOffice. Nye træningskampe prettes under Turneringsadministratin Opret træningskamp. Man kan ændre i en prettet træningskamp ved at dbbeltklikke på den. Dg kun spilletid/dat, sted g udehld, g det er kun hjemmehldet, der kan ændre. Turneringsadministratin Opret træningskampe Det er altid den klub, der er lgget ind i KlubOffice, der er arrangør af træningskampen, g sm vil mdtage regningen fr kampen. Man kan derfr gdt vælge andre klubber end ens egen under både hld 1 g hld 2, men ens egen klub vil altså mdtage regningen. Under hld 1 er klubben sm udgangspunkt valg. Når man vælger køn, får man de mulige alderskategrier. De valg, man træffer her, vil styre, hvad man kan vælge under kampens niveau, sm benyttes ved dmmerpåsætning. Under kampens niveau vil man altid blive præsenteret fr kategrierne fr de højest rangerede niveau fr de t deltagerhld (spiller ynglinge md senir, bliver man præsenteret fr senirkategrier). Hld 1: Kan kun være et hld under DBU eller en lkalunin. Hld 2: Kan både være en DBU/lkaluninsklub eller en klub fra en anden rganisatin. Er det en DBU/lkaluninsklub, søger man den frem, er det ikke, skriver man manuelt klubnavnet. Kntaktmail: en indtastet mailadresse her vil løbende mdtage infrmatin, hvis der sker ændringer på kampen. Er pt. kun muligt at taste en adresse. I næste step indtaster man afviklingsplysningerne fr kampen. Under spillested kan man i drpdwnen vælge alle spillesteder fr de t deltagende klubber. Man kan gså søge sig frem til at andet spillested g her søge på spillestedsnavn g pstnummerinterval. Sidst præsenteres man fr en gdkendelsesside, hvr man enten kan gdkende eller gå tilbage g ændre. Hvis man ønsker det fulde verblik ver de træningskampe, klubben er arrangør af, kan man gså prette kampe, hvr man selv dømmer eller sørger fr dmmer. Ved disse sætter man blt tjekmærke i bksen Lkaldmmer (ingen dmmer ønskes). Turneringsadministratin Hldtilmelding Ordinære turneringer Hldtilmelding kan fretages til både rdinær turnering g til pkalturnering. Tilmelding af et hld til pkal kan først finde sted, når hldet er tilmeldt rdinær turnering. Oktber 2008 Side 17

18 På hldversigten ser man alle rækker i lkaluninen, der er åbne fr hldtilmelding (husk, at man kan srtere via Afdeling fr at lette verblikket). Ønsker man et verblik ver, hvr mange hld, klubben aktuelt har tilmeldt de frskellige rækker, kan man finde dette under Turneringsadministratin Hld/puljeversigt. Man kan således kun tilmelde i de rækker, sm lkaluninen har åbnet p fr, at der kan fretages hldtilmelding til. Man tilmelder hld til en række ved at dbbeltklikke på den eller ved at markere rækken g trykke på det hvide papir i iknmenuen. Man skal øverst angive, hvis hldet er et samarbejde mellem flere klubber. Gør man det, vil man gså få et skema med samarbejdsaftale, sm man skal udfylde. På den samarbejdsaftale kan man vælge ubegrænset antal klubber. Fr hver klub skal man vælge en kntaktpersn (kan søges frem blandt klubbens persner i fd@). Når man gemmer, får lkaluninen samarbejdsaftalen på mail. Hldet bliver tilknyttet rækken, men kan blive fjernet igen af lkaluninen, hvis samarbejdsaftalen ikke gdkendes. Man kan redigere i tilmeldte hld, så længe hldtilmelding er åben. Dette gør man ved at dbbeltklikke på det tilmeldte hld. Man kan dg ikke ændre i en afsendt ansøgning m samarbejdshld. Man kan gså slette et tilmeldt hld, så længe hldtilmelding er åben. Turneringsadministratin Hldtilmelding Pkalturneringer Hldtilmelding til pkalturnering følger principperne fr almindelig tilmelding. Husk dg, at man først kan tilmelde et hld til pkal, når det er tilmeldt rdinær turnering. Under hldtilmelding til pkalturneringer vælger man således at tilmelde et allerede tilmeldt hld g skal derfr ikke prette det på ny. Turneringsadministratin Hldtilmelding Stævner Hldtilmelding til stævner følger principperne fr almindelig tilmelding. Hvis du er i tvivl m, hvad frskellen på rdinær turnering g stævner er, kntakt da din lkalunin, da der kan være lkale frskelle på håndteringen. Turneringsadministratin Kampflytning Vres ønsker Man kan søge den/de kamp(e) frem, man ønsker at ændre på. Man angiver ændringsønsket ved at dbbeltklikke på kampen. Man kan ændre hjemmekampe (g kampe, man er arrangør af) inden turneringsstart. Efter turneringsstart kan man gså ønske ændringer på udekampe. Inden turneringsstart kan man selv ændre (dg med mulighed fr, at lkaluninen ændrer igen inden endeligt prgram fastsættes). Oktber 2008 Side 18

19 Efter turneringsstart kræver et ønske m ændring mdstanderens accept. Man flytter således ikke kampen, man pretter et ønske, sm mdstanderen skal gdkende i sin versin af KlubOffice. Lkaluninen definerer grænser fr, hvr tæt på en kamp, man kan indgive ønsker, hvrnår mdstanderen skal have accepteret sv. Man vil få en mail, hvis mdstanderen ikke har reageret indenfr disse grænser. Man kan ændre i spillested g - hvis lkaluninen har åbnet fr det gså i dmmerpåsætningsprfil (gælder gså Vres ønsker Quick). Via søgemulighederne kan man selv danne diverse rapprter, sm gså kan printes. Turneringsadministratin Kampflytning Vres ønsker Quick I dette skærmbillede kan man lave ændringer fr flere kampe på samme tid. Vres ønsker quick er fx velegnet til blt at tilføje/ændre tidspunkter på flere kampe på én gang. Man kan ændre hjemmekampe (g kampe, man er arrangør af). Denne funktin kan således ikke benyttes til udekampe. Når man trykker gem, vil gdkendte kampe blive markeret med grønt, ikke-gdkendte med rødt. De grønne er således flyttet, mens der er et prblem med flytningen af røde, hvrfr man enten må frsøge med ændrede plysninger eller kntakte lkaluninen. Turneringsadministratin Kampflytning Mdstanderes ønsker Her kan man se de ønsker, mdstandere har indgivet. Man kan dbbeltklikke på kampen g her acceptere eller afvise det samme kan man gøre ved at markere kampen g i iknmenuen vælge accept (grønt tjekmærke) eller afvisning (rødt kryds). Éns egne ønsker vil altså stå på denne liste i mdstanderens KlubOffice. Ved gdkendelse g afvisning kan man skrive en bemærkning, sm medtages i mailen til den klub, der har prettet ønsket. Man vil få besked pr. mail, hvis mdstanderen ikke reagerer indenfr tidsfristen, samt når mdstanderen accepterer/afviser. Når én af disse ting sker, frsvinder ønsket i KlubOffice. Turneringsadministratin Kampflytning Stævner Man kan i KlubOffice flytte kampe, man selv er arrangør af til gengæld gså de kampe, klubben ikke selv deltager i. Turneringsadministratin Kampflytning Stævner, Quick Redskab til at flytte flere kampe hurtigere. Fungerer sm Vres ønsker quick. Oktber 2008 Side 19

20 Turneringsadministratin Resultatindberetning Her kan man se en versigt ver klubbens spillede kampe uden indberettet resultat g man kan naturligvis indberette det manglende resultat ved at dbbeltklikke på kampen. Turneringsadministratin Resultatindberetning indendørs Her kan man indberette resultater fr indendørskampe fr stævnekampe er det kun arrangøren der kan indberette fr samtlige kampe. Turneringsadministratin Kampprgram Her kan man generere kampprgrammer fr klubbens hld: fr alle hld i en peride, fr et enkelt hld sv. Hvis man vælger Medtag stævnekampe, får man stævnekampe med, sm klubben deltager i. Hvis man vælger Medtag alle kampe i hjemmestævner, kmmer alle kampe i de stævner, hvr man er arrangør (altså gså de kampe, man ikke deltager i). Man kan dg gså markere begge de t g få det hele. Turneringsadministratin Hld/puljeversigt Her kan man se en versigt ver alle klubbens tilmeldte hld (under punktet Hldtilmelding kan man kun se de rækker, der er åbne fr tilmelding).. Turneringsadministratin Stævnegeneratr Her kan man selv danne egne stævner med p til 36 hld. Man trykker på det hvide papir i iknmenuen fr at prette et nyt stævne g vælger sm det første stævnenavn g derefter stævnetypen: antal hld, antal puljer g evt. placeringskampe. Herefter indtaster man de enkelte hldnavne. Når man trykker gem, er stævnet prettet g kampene dannet. Herefter kan du markere stævnet g gøre tre ting: 1) Se puljeinddelingen ved at klikke på den range tabel i iknmenuen. 2) Udskrive stævneprgrammet ved at klikke på den srte tabel i iknmenuen. 3) Åbne stævneprgrammet i Ecxel, hvis du vil arbejde videre med det g evt. indskrive tidspunkter. Oktber 2008 Side 20