Indhold NOTAT. Vejledning i at validere egne data i FLIS. Vejledning FLIS Validering af egne data i FLIS version

Transkript

1 Vejledning FLIS Validering af egne data i FLIS version august 2013 NOTAT Indhold Vejledning i at validere egne data i FLIS... 1 Baggrund... 1 Bedre styr på datagrundlaget... 1 Test strategi for FLIS data... 2 Organisering af datavalidering i kommunen... 2 Dataområdet økonomi Match med IM-kontoplan... 3 Anvendelse af Rapport 18 Kontoplan uden match til IM kontoplan... 3 Anvendelse af Rapport 19 - Kontoplan uden match til IM-kontoplan detail Afstemning af beløb og specifikationer... 6 Rapport 27 - Tværgående artsoversigt... 8 Rapport 28 - Kommunal hovedoversigt... 8 Rapport 29 - Kommunal hovedoversigt - detaljer... 9 Rapport 30 - Kommunal hovedoversigt - kontoanalyse Test af struktur for politisk organisation Dataområdet Personale og Fravær Dataområdet Skole Vejledning i at validere egne data i FLIS Baggrund Der har i opstartsfasen være en række problemer med datakvaliteten i FLIS. Snitflader og udlæsning af data fra de kommunale fagsystemer, modellering og indlæsning til FLIS s datakuber har voldt større problemer end forudset. Dette har givet anledning til mange fejlanmeldelser fra kommunerne og et stort træk på de fokus-kommuner, som har bistået KOMBIT og NetCompany med test og fejlretning. Endvidere har problemerne betydet, at aktiviteten på FLIS har været lav, og at mange kommuner har forholdt sig afventende i forhold til at tage systemet i brug. Endelig kan det være vanskeligt at teste datakvaliteten i FLIS. For kommunerne er det svært at finde data inde på FLIS, som er direkte sammenlignelige med grunddata i fagsystemerne fordi de fleste data i præsentationslaget er forarbejdede nøgletal og analyse rapporter. Det kan derfor være svært at lave systematiske sammenligninger og sætte fingeren på de helt konkrete datafejl. For systemudviklerne i KOMBIT og Net- Company kan det tilsvarende være svært at se fejlene, fordi de ikke har direkte adgang til de kommunale fagsystemer og dermed de kildedata, som skal lagres og gengives i FLIS-systemet. Bedre styr på datagrundlaget Med udgangspunkt i de erfaringer der er indhøstet siden den første frigivelse af systemet i 2012, er der nu udformet en teststrategi, som skal gælde på tværs af alle dataområderne i FLIS som gengives nedenfor. Formålet med test strategien er at sikre, at: Kvaliteten af data bliver bedre, og at dataområder er bedre testet inden de frigives KOMBIT A/S Weidekampsgade København S Tel njv@kombit.dk

2 Kommunerne får bedre redskaber til at validere data og identificere fejl Styrke tilliden til datagrundlaget og samarbejdet om at eliminere fejl i FLIS data Test strategi for FLIS data 1. Før frigivelse af nye dataområder testes FLIS data op mod de nationale statistikker i den udstrækning at disse findes 2. Fokus kommunerne inddrages i test af data som ikke er dækket af de nationale statistikker 3. Testerne målrettes således at alle kildesystemer på fagområdet inddrages 4. I forbindelse med udvikling, test og frigivelse af dataområder udvikles nogle særlige testrapporter, som gør det nemt for kommunerne at sammenligne med fagsystemernes uddata. 5. Testrapporterne opbygges hierarkisk, så de er egnet til at nedbryde data til det laveste dataspecifikationsniveau. 6. Der udarbejdes vejledninger i brug af testprogrammerne, og de mest almindelige fejlkilder i forbindelse med afskæring og specifikation af data omtales. 7. Der etableres en bedre systematik for anmeldelse af fejl og opfølgningen på disse I de efterfølgende afsnit uddybes strategien, og der laves en gennemgang af de nye værktøjer. Kvaliteten af nøgletal og data er et fælles ansvar Det er KOMBIT og NetCompany der har det primære ansvar for at sikre og tilrettelæge datahåndterings- og lagringsrutiner i FLIS, så kommunernes data er fejlfri og på plads i datakuberne. Men uden kommunernes opmærksomhed på datakvaliteten og hjælp til at rette fejl, bliver det en meget lang proces, og fejl kan gemme sig i det omfattende datamateriale og unddrage sig opmærksomhed. Det er derfor vigtigt, at kommunen ved ibrugtagning kontrollerer, at data er kommet på plads. Der kan endvidere være behov for efterfølgende tests, fx når kommunen skifter system, eller når der kommer ny release. Kvaliteten af data er afgørende for troværdigheden af de benchmarking resultater og nøgletal, som også de øvrige kommuner har adgang til. Organisering af datavalidering i kommunen Det kan anbefales, at: Kommunen udpeger en dataansvarlig for hvert dataområde Den dataansvarlige er en regelmæssig bruger af fagsystemet, som er fortrolig med dataområdet og at danne rapporter fra fagsystemet Den dataansvarlige udfører de anviste tests og sammenligninger af data i FLIS og i fagsystemet og indberetter eventuelle fejl Den dataansvarlige orienterer tværgående brugere af FLIS om eventuelle problemer med dataområdet Den dataansvarlige holder sig ajour med opretninger i nye releases og tester at eventuelle fejlrettelser er kommet på plads I de efterfølgende afsnit præsenteres testrapporter til brug for afstemning af data i FLIS. Dataområdet økonomi Økonomidata indgår i mange af FLIS nøgletal, analyser og rapporter. Økonomiområdets fællessprog Indenrigsministeriets kontoplan indgår som et væsentligt element i at gøre kommunernes økonomi og ressourceforbrug sammenligneligt og egnet til benchmarking. Endvidere indlægges strukturer for kommunens orga- 2

3 nisering også i FLIS, således, at der kan dannes rapporter på egne data med anvendelse af politikområder mm. De tilrettelagte testprogrammer vedrører følgende tre områder: 1. Match med IMs-kontoplan og strukturen i økonomidata 2. Afstemning af de indlagte økonomidata med hensyn til specifikationer og beløb på dimensionerne budget, korrigeret budget og forbrug 3. Præsentation af økonomidata i henhold til den kommunale struktur for politisk og administrativ organisering 1. Match med IM-kontoplan Rapport 18 og 19 er udviklet til at teste, om de modtagne og indlagte data stemmer overens med IMs kontoplan og om årets kontoplan er fuldt ajourført. Fra og med release 1.3 er de to rapporter ajourført således at de medtager ØIMs 27. ajourføringsskrivelse af 15. april Endvidere er der fortaget en lang række tilretninger i kontoplantesten således at rapporten nu virker med hensyn til hovedkonti, funktioner dranst, arter og de grupperinger som er eksplicit nævnt i kontoplanen. Der mangler dog fortsat en række regler vedr. frie og reserverede grupperinger, som vil blive opdateret i senere relaese. Bemærk: Denne mangel kan betyde, at rapporten indeholder afvigelser med betegnelsen -1 Ukendt under grupperingsteksten selvom kontoplanens regler vedr. den pågældende gruppering er overholdt. Anvendelse af Rapport 18 Kontoplan uden match til IM kontoplan Rapporten kan med fordel køres årligt, fx første gang et nyt budgetår er lagt på plads i FLIS. Rapporten køres for et regnskabsår ad gangen det valgte år afkrydses i rapportfilteret. Rapporten er opdelt i to sektioner FLIS IM kontoplan til venstre og Kommunens kontoplan til højre adskilt af <> tegn. I venstre side vises resultat af kontoplantesten, og til højre vises de fundne konteringsreferencer i kommunens kontoplan. En given kontoreference kommer kun med i rapporten, hvis der konstateres en afvigelse i testen. Man skal være opmærksom på, at samme afvigelse kan optræde flere gange en gang for hvert nyt konteringselement fx hvis der er anvendt en ikke autoriseret funktion eller gruppering vil afvigelsen blive vist for hver art, som er anvendt på kontoen. Rapporten kan med fordel eksporteres til Excel og filtreres så man fx kan kigge på en dranst ad gangen. En afvigelse vises i den i den vestre side som : -1 i et numerisk felt og som -1 Ukendt i tekstfeltet for grupperingstekster. I kolonnen Funktion vises funktionsnummeret som et hyperlink hvis man klikker på linket dannes rapport 19 for den pågældende kontering som viser den underliggende postering i økonomisystemet se nedenfor vedr. rapport 19. 3

4 Datavisningstabel Eksempel fra uddrag af Rapport 18 FLIS's IM kontoplan Kommunens kontoplan HK HF Funk Dr Ej Gruppering H. art Art Funktion Dranst Ejerforhold Gruppering Art Ukendt <> Gruppering 5 findes ikke Ukendt <> Ukendt <> Gruppering 92 findes ikke Ukendt <> Ukendt <> Grupering 91 findes ikke Ukendt <> Ukendt <> Ukendt <> Ukendt <> Ukendt <> Gruppering 1 findes ikke Ukendt <> Gruppering 2 findes ikke Ukendt <> Ukendt <> Funktion findes ikke Ukendt <> Ukendt <> Ukendt <> Ukendt <> Funktion findes ikke Ukendt <> Ukendt <> Kommentarer: 1. Rapporten finder et antal afvigende grupperinger på hovedfunktionerne 0.25, 5.57 og I kolonnen Gruppering til venstre vises teksten -1 Ukendt. I kolonnen Gruppering i højre side vise hvilken gruppering der er fundet i kommunens kontoplan fx Bemærk at den fundne gruppering 2 på funktion faktisk er tilladt og kontoplanreglerne faktisk er overholdt jf. tidligere herom. 2. Rapporten finder to ikke autoriserede funktioner og Dette vises i kolonnen Funk som hhv hvor -1 er indsat i stedet for de afvigende cifre. Det anvendte funktionsnummer vises i kolonnen Funktion Bemærk at både gruppering og art angives som -1 ukendt. Dette skyldes at der ikke er anvendt gruppering og art på de pågældende konteringer. Dette vises i venstre side som

5 Hvad er konsekvenser af manglende FLIS-kontoplan match? I FLIS kuber og rapporter mærkes data med manglende match op med den kode der vises i rapport 18, fx som vist i valgmenuen nedenfor jf. eksemplet fra forrige side.. Saldoen tælles med på højere niveau dvs. i dette eksempel på hovedfunktion og hovedkonto 9,selvom der ikke er match på funktionsnummeret. Tilsvarende hvis der mangler match på fx artseller grupperingsniveau, bliver beløbet talt med på funktionsniveauet osv. Ved rapporter med filtre vises manglende match med de ovennævnte koder og kan derfor altid tilvælges eller fravælges i en rapport. Når Alle vælges kommer de altid med Bemærk at konteringer som ligger udenfor Hovedkonto 0-9 altid kommer ud som Ukendt og vises med funktionsnummer Hvis man vil undgå at de kommer med i rapporten sættes filteret således, at kun hovedkonto 0-9 vælges. Anvendelse af Rapport 19 - Kontoplan uden match til IM-kontoplan detail Formålet med rapport 19 er at give nem adgang til at identificere den underliggende konto i økonomisystemet. Rapporten startes ved at klikke på et hyperlink i Rapport 18.. Nedenfor vises rapporten, som dannes, når der klikkes på linket i det viste rapport eksempel. 5

6 Rapporten viser at registreringskontoen i økonomisystemet er: Af hensyn til OPUS økonomisystemet er der endvidere afsat plads til Opus artskonto, omkostningssted og PSP-element Eksempel på Rapport Afstemning af beløb og specifikationer Med release 1.3 forbedres kvaliteten af de indlagte økonomidata, og der tilføjes et antal afstemningsrapporter, som understøtter afstemning af økonomidata og identifikation af eventuelle fejl i datagrundlaget. For at sikre, at alle afvigelser kan identificeres, afstemmes og fejlmeldes tager testen udgangspunkt i de to tværgående rapporter: Den tværgående artsoversigt (Rapport 27) Den kommunale hovedoversigt (Rapport 28) De tværgående rapporter er defineret af ØIM og kan dannes i alle kommunale økonomisystemer. Hvis der er afvigelser mellem rapporterne 27 og 28 og uddata fra det kommunale økonomisystem, kan der fra links i Rapport 28 dannes yderligere specifikationer på funktionsniveau (Rapport 29). I rapport 29 kan der via links graves yderligere ned til konto-niveau (Rapport 30). 6

7 Formålet med rapporterne er at understøtte en trinvis afstemning af FLIS økonomidata og tilvejebringe nem adgang til at finde eventuelle afvigelser, som derefter kan analyseres nærmere og evt. fejlmeldes. I det følgende omtales den trinvise procedure for afstemning i korte træk, derefter kommenteres de enkelte rapporter. Med den en trinvise procedurer kan brugeren fokusere på områder, hvor der er indikationer for, at der er noget galt og lade de øvrige områder være. Trin 1: Rapport 27 og 28 køres og resultat af sammenlignes med uddata fra økonomisystemet. Hvis der er overensstemmelse mellem de fundne saldi på alle punkter, er der ikke nogen grund til at fortage yderligere afstemning i da afstemningen går på tværs af både arts- og funktionsniveau og testen giver en stærk indikation for at data er lagt korrekt på plads i ØIMs kontoplanstruktur. Trin 2: Hvis der på en eller flere saldi i rapport 27 eller 28 findes betydende forskelle 1 til uddata fra økonomisystemet anvendes links i rapport 28 (starter rapport 29 med det valgte område som parametre) til at grave ned til funktionsniveau med henblik på at identificere, hvilke funktioner der ikke stemmer. Trin 3: Hvis en eller flere funktioner ikke stemmer anvendes links i rapport 29 (starter rapport 30 med de valgte parametre) og danner en liste over konti og saldi for den pågældende funktion. Uoverensstemmelse på kontoniveau kan derefter analyseres og fejlmeldes. Bemærk: Inden en eventuel fejlrapportering er det vigtig at sikre sig at rapporteringsperioden er identisk. Specielt i de aktive budgetår kan der være periodiseringsforskelle, som følge af den tid det tager fra data udlæses fra økonomisystemet til data indlægges i FLIS. 1 Med betydende forskelle menes forskelles som ikke alene skyldes afrundinger. 7

8 Generelle bemærkninger til rapporterne: Rapporterne køres for et regnskabsår ad gangen. Der kan vælges mellem forbrug, oprindeligt budget og korrigeret budget, som vælges i rapportfilteret. Hovedart 0 er fravalgt i filterets forvalgte indstilling. I Rapporterne 27,28, og 29 vises beløb i hele 1000 kr. mens Rapport 30 er i kr. med 2 decimaler. Når der er behov for at afstemme på kr. med 2 decimaler i de førstnævnte rapporter, kan man eksportere rapporterne til Excel hvor beløbene vise med 5 decimaler i cellerne. Rapport 28, 29 og 30 bindes sammen som et hierarki, hvor den underliggende rapport startes med et link inde fra den overliggende rapport. For at komme tilbage til udgangspunktet anvendes tilbage pilen i toppen af rapportpanelet til højre for sidetælleren. Rapport 27 - Tværgående artsoversigt Rapporten har to sider side 1 indeholder liste over Hovedarter og side 2 indeholder liste over Arter Rapportens filtre er sat til at vælge hovedkonto 0-8 og fravalg af hovedart 0. Rapport 28 - Kommunal hovedoversigt Rapporten følger i store træk den kommunale hovedoversigt til budgetter og regnskaber som anvist af ØIM og alle beløb fra hovedoversigten kan genfindes. Rapporten er imidlertid forenklet således at afdrag på lån og optagne lån vises i samme linje som henholdsvis udgifter og indtægter. Tilsvarende er der kun en linje til forskydninger i likviditet uanset om året udviser forøgelse af likvide aktiver (udgifter) eller kasseforbrug (indtægter). Ud over udgifts- og indtægtskolonnerne er der tilføjet en nettoudgiftskolonne (forbrug). Rapporten danner saldi fra den kommunale hovedoversigt som den er defineret af ØIM over 7 tabelsider. Hovedoversigten til budgettet indeholder følgende afsnit: - Driftsvirksomhed (afsnit 1) - Anlægsvirksomhed (afsnit 2) - Renter (afsnit 3) - Forskydninger i likviditet og øvrige finansforskydninger (afsnit 4) - Afdrag på lån og optagne lån (afsnit 5) - Finansiering (afsnit 6) - Balance (afsnit 7) 8

9 Et udsnit af rapporten vises nedenfor. Side 1 Tabel: Driftsvirksomhed med links til underliggende funktionsniveau Rapporten skal gå i balance på side 7 og udgifts- og indtægtstotaler skal være de samme, som i den tværgående artsoversigt ellers er der fejl i FLIS-data. Rapport 29 - Kommunal hovedoversigt - detaljer Hvis der er afvigelser når saldi fra rapport 28 sammenlignes med hovedoversigten fra økonomisystemet, kan man bore sig ned til funktionsniveau ved at klikke på linket for den pågældende kontogruppe og danne funktionsrapporten for den pågældende kontogruppe. I eksempel nedenfor vises funktionerne på hovedkonto 4 (udgifter, indtægter og nettoudgifter). Rapporten viser på side 1 totaler for funktionerne på hovedkonto 4 og har links til at bore sig ned til de underliggende kontonumre. På rapportens side 2 vises kørselsparametrene for rapporten. 9

10 Eksempel på rapport 29 for hovedkonto 4 Rapport 30 - Kommunal hovedoversigt - kontoanalyse Hvis der findes afvigelser når funktion saldi fra rapport 29 sammenlignes med en funktionsoversigt fra økonomisystemet kan man bore sig ned til kontoniveau ved at klikke på linket for den pågældende funktion og danne kontoanalyse rapporten for den pågældende funktion. I eksempelet nedenfor vises udsnit af forbrug konti på funktion Rapportlisten viser: År IM-konto nummer Registreringskontonummer Opus artskonto, omkostningssted og PSP-element Forbrug, budget Hvis rapporten skal bruges til kontoafstemning, anbefales det at eksportere rapporten til Excel. Det kan anbefales at eksportere til en CSV-fil og konvertere til et regneark med funktionen data til kolonner i Excel. 10

11 Eksempel på udsnit af liste for funktion dannet med rapport 30 Datavisning for enkelt funktion Rapporten viser data på laveste funktionsniveau i den autoriserede kontoplan i økonomikuben. Der vises tal for forbrug, oprindeligt og korrigeret budget, omplacering og tillægsbevilling. For hver postering vises det tilhørende kontonummer, registreringskonto og opusnøgle. Rapporten skal benyttes til at spore økonomiske transaktioner ned til de enkelte posteringer. Datavisningstabel Tabellen viser data på laveste funktionsniveau i den autoriserede kontoplan i økonomikuben. Der vises tal for forbrug, oprindeligt og korrigeret budget, omplaceringer og tillægsbevillinger. For hver postering vises det tilhørende autoriserede kontonummer og den interne registeringskonto (Opus-nøgle for Opus-posteringer). Det autoriserede kontonummer er sammensætning af hovedkonto, hovedfunktion, funktion, dranst, ejerforhold, omkostningssted, gruppering, hovedart og art adskilt af punktummer. Tabellen er filtreret på år, måned, funktioner, arter, dranst, gruppering og omkostningssted. År Autoriseret kontonummer Registreringskonto OPUS OPUS OPUS PSP Forbrug artskonto omkostningssted element Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt 3.950, Ukendt Ukendt Ukendt 0, Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt -725, Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt 5.400, Ukendt Ukendt Ukendt ,60 3. Test af struktur for politisk organisation Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt 8.980, Ukendt Ukendt Ukendt 3.670,00 Kommunens politiske og administrative organisation indlægges i FLIS på de samme niveauer som Ukendt Ukendt de ligger i kommunens økonomisystem. Det er individuelt fra kommune til kommune, hvilke niveauer Ukendt for organisering der anvendes og hvilke der står Ukendt tomme, det er derfor vanskeligt Ukendtat udvikle en standardrapport den kan anvendes af alle kommuner. UkendtNetCompany og KOMBIT Ukendt arbejder på at designe kontrolrapporter som kan anvendes af den enkelte Ukendt kommune. Rapporterne Ukendt forventes at foreligge i løbet af september Ukendt Ukendt Ukendt 110, Ukendt 58, Ukendt 215, Ukendt 848, Ukendt 503, Ukendt 860, Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt , Ukendt Ukendt Ukendt 6.903,58 Dataområdet Personale og Fravær I forbindelse med release 1.3 er der rettet en række fejl i FLIS modulet, som kommunerne har fundet og indberettet til Netcompany. Endvidere har rapporterne på dataområdet fået tilføjet to nye filtre for at sikre større sammenlignelighed mellem de nøgletal, der vises i benchmarking og analyserapporter og de nøgletal, der vises i rapporterne. Nye filtre i personale og fraværsrapporter: 1. Nøgletalsrelevant Dette filter afskærer personalet i henhold til FLD overenskomstkategorier. Når filteret sættes til ja medtager rapporten kun det personale som indgår i benchmarkingnøgletallene. Dette betyder, at en række personer, som optræder i kommunens løn-og personalesystem, men som ikke anses for nøgletalsrelevante fx kommunalpolitikere, tjenestemandspensioner, privat ansatte hjælpere til pasning af handicappede og nærstående, udsatte unge som modtager lommepenge osv. frasorteres. Når filte- 11

12 ret sættes til nej medtager rapporterne udelukkende denne førnævnte gruppe. Hvis kommunen ønsker at kontrollere, hvilke personer der frasorteres og dermed ikke indgår i kommunens nøgletal vælges Nøgletalsrelevant Nej samt Ukendt. Medarbejderne listes i rapport 10 Medarbejdere i henhold til alder, overenskomst mm. Hvis filteret sættes til Alle, medtages alle medarbejdere. 2. Er Arbejdsdag Dette filter styrer om fravær optælles på grundlag af kalenderdage eller arbejdsdage. Hvis arbejdsdag ja vælges, beregnes fraværsprocenter på grundlag af arbejdsdage ligesom i benchmarkingnøgletallene. Kontrolrapporter til Personale og Fravær Der er udarbejdet et antal nye kontrolrapporter til afstemning af personale og fraværsdata i FLIS. Rapporterne testes i august måned i forbindelse med Datavalideringsmøder med enkelte kommuner og forventes udsendt til alle i september Kontrolrapporterne skal understøtte afstemning af: Personale, heltidsansatte og arbejdsdage og dagsværk Fraværsperioder, fravær og fraværsdagsværk Fraværskategorier, sygefravær og andet fravær Dataområdet Skole Skoleområdet bliver en del af FLIS fra version 1.3. i august Området er testet grundigt ud fra den førnævnte teststrategi. Herudover er enkelte væsentlige beregningsregler og fortolkni n- ger af data testet i samarbejde med udvalgte kommuner, hvor der i data blev fundet udfordri n- ger. På trods af de omfattende tests, må det forventes, at der kan forekomme visse kommunespecifikke udfordringer og fejl i FLIS på skoleområdet. Derfor betegnes den første periode, hvor sk o- leområdet er med i FLIS, som test i FLIS. Her opfordres kommunerne til at lave et grundlæ g- gende tjek af deres data i FLIS og melde eventuelle fejl ind til Netcompany. Denne proces understøttes på to måder: Dokument med beskrivelse af test, registreringer og opmærksomheds punkter. Dok u- mentet giver en indføring i skoleområdet samt de regler og beregninger, der lave s for nøgletallene. Derudover beskriver notatet, de udfordringer og afvigelser der er fundet i forbindelse med test, herunder forskelligartede registreringer på tværs af kommuner. Kommunerne opfordres til at gennemgå notatet og overveje de opmærksomhedspunkter, der påpeges. Vejledningen vil være tilgængelig og blive udsendt til kommunerne i sta r- ten af august 2013 Kontrolrapport på skoleområdet. Som på økonomiområdet udvikles der en kontrolrapport til skoleområdet. Rapporten viser centrale dele og beregninger i FLIS, som kan sammenholdes med kommunens egne data fra fagsystemet. Rapporten er på nuværende tidspunkt under udvikling, men forventes klar i starten af september. Derudover vil test af skoleområdet være en del af de datavalideringsmøder, der afholde s i 2. halvår