Au Aarhus Universitet. Aarhus Universitet AU STADS Organisatorisk Implementering og Forankring PID Version 1.0

Transkript

1 Aarhus Universitet AU STADS Organisatorisk Implementering og Forankring PID Version 1.0

2 Version Dato Version Udarbejdet af Godkendt af Beskrivelse GST Første udkast GST Kommentarer indarbejdet (nye projektdeltagere, opdateret plan, FÆLLES-IT erstatter INTERN-IT) GST SS Godkendelse af PID Indholdsfortegnelse 1 Formål, Rammer og Omfang Projekt baggrund Projekt formål Projektets rammer og afhængighed til andre projekter Projektets omfang Fremgangsmåde Planlægning af projektet Analyse Design Implementering Leverancer Projektdeltagere og interessenter Projektdeltagere Interessenter Tidsplan...3 Side 2 af 12

3 1 Formål, Rammer og Omfang Dette afsnit indeholder en kort forretningsorienteret beskrivelse af projektbaggrund og formål. 1.1 Projekt baggrund Projektet er et af 13 projekter under STADS-projektet. STADS-projektet giver ITunderstøttelse af de studieadministrative processer og etablerer grundlaget for fremtidige visionære tiltag for det samlede AU. 1.2 Projekt formål Projektets primære formål er at sikre den organisatorisk implementering samt forankring af STADS ved Aarhus Universitet fra STADS-projektets start til efter færdig implementering. Projektet gennemfører dette formål ved at definere de nødvendige processer, roller, værktøjer samt samarbejdsrelationer indenfor de følgende områder: Kravstyring, Test, Support samt Drift. Projektet tager en praktisk tilgang til gennemførelsen ved at fokuserer på de nødvendige organisatoriske implementeringer, som støtter de andre STADS projekters implementerings faser. Projektet skal ligeledes tage udgangspunkt i PADS-projektets anbefalinger til den fremtidige arbejdsdeling, standardisering og digitalisering på ovennævnte områder. 1.3 Projektets rammer og afhængighed til andre projekter Projektet har valgt at fokusere på følgende områder: Kravstyring Test Support Drift Der er en række andre områder, som Projektet har valgt ikke at håndtere, da disse områder for nærværende anses for at være mindre kritiske eller løses af andre STADS projekter/ organisationer. Hvis nogle af disse områder efterfølgende viser sig at være kritiske mht. gennemførelsen af STADS ved Aarhus Universitet, kan disse områder håndteres af projektet igennem en ændringsanmodning. Områder som ikke håndteres omfatter bl.a.: releasestyring, konfigurationsstyring, ændringsstyring, deployment, samt miljøoptimering. Side 3 af 12

4 Projektet skal tilpasse sig de arbejdsgange, som er defineret i STADS samarbejdet. Hvor muligt, vil projektet forsøge at optimere disse processer sammen med de andre berørte organisationer. 1.4 Projektets omfang Projektet skal: Udarbejde samt implementere kravstyringsproces Udarbejde teststrategi samt implementere testproces Udarbejde supportstrategi samt sikre implementering af løsning Udarbejde krav til drift af miljøer samt definere samarbejde med IT Organisation Side 4 af 12

5 2 Fremgangsmåde Dette afsnit indeholder en beskrivelse af projektets fremgangsmåde. 2.1 Planlægning af projektet Overordnet set kan projektet inddeles i følgende 3 faser for hver af de 4 fokusområder som er nævnt i afsnit 1.3: Analyse, Design, Implementering. I analysefasen, indsamles relevant dokumentation, og samtidigt vurderes de nuværende processer ift. best-practice. I designfasen, anbefales en praktisk og implementerbar løsning. I implementeringsfasen, implementeres den godkendte løsning. Projektet vil starte med at producere en PID, som efterfølgende skal godkendes af programlederen. Herefter indkaldes projektdeltagerne til at kick-off møde, hvor deltagerne i arbejdsgruppen præsenteres for PID en, organiseringen samt forventningerne til deltagerne. Projektets omfang kan ændres, hvis andre fokusområder bliver omfattet af projektet. Dette forventes styret af STATS-Projekets overordnede ændringsproces, som resulterer i en ændringsanmodning for dette projekt. 2.2 Analyse Fremgangsmåde for hvert fokusområde beskrives i følgende tabel: Fokusområde Kravstyring Test Fremgangsmåde Her gennemgåes de nuværende krav processer for både istads og estads udvikling samt andet relevant baggrundsmateriale. Der overvejes forskellige opsætningsmuligheder i Quality Center, som understøtter de 4 forskellige krav s processer (istads, estads, FÆLLES-IT samt Gap Analyse). Rapportering samt afleverings format sikres understøttet af den planlagte løsning. Her gennemgåes den nuværende STADS-samarbejds teststrategi for istads, UNI-ITs udviklingsmodel og andet relevant baggrundsmateriale. Der udarbejdes en teststrategi disposition, som bygger på disse dokumenter og som skal godkendes af programledelsen. Teststrategi disposition bygges på metoder, som bruges i projekter med lignende størrelse samt kompleksitet (best-practices). Side 5 af 12

6 Fokusområde Support Drift Fremgangsmåde Her gennemgåes oplægget fra LSM og HJH. Baseret på dette og erfaringer fra andre projekter med lignende størrelse og kompleksitet, samt input fra projekt deltagerne, skitseres alternativ support løsninger. Der arbejdes med løsninger som superbruger samt videnscentre organisering. Løsningen skal kunne håndtere support under programmet samt efter idriftsættelsen. Projektets anbefalede løsning præsenteres for programledelsen for godkendelse. Her gennemgåes oplægget fra LSM og HJH. Baseret på dette og erfaringer fra andre projekter med lignede størrelse og kompleksitet, samt input fra projekt deltagerne, udarbejdes et forslag til driftskrav. Forslaget gennemgåes med IT og, når der ikke er større udestående, præsenteres projektets anbefalede løsning for programledelsen for godkendelse. 2.3 Design Fremgangsmåde for hvert fokusområde beskrives i følgende tabel: Fokusområde Kravstyring Test Fremgangsmåde Kravsprocess designes i form af Quality Center opsætning samt dokumenteret vejledning. Grænseflade med andre organisationer (f.eks. UNI-IT, FÆLLES-IT, ) afklares samt mulige ændringer aftales. Den færdige proces præsenteres hele programmet (programledelsen samt alle projektledere) og hvis der ikke er større udestående, kan den godkendes af programledelsen. Teststrategi udarbejdes og verificeres løbende med projektets deltagere. Grænseflade med andre organisationer (f.eks. UNI-IT, FÆLLES-IT, Hovedområder, ) afklares samt mulige ændringer aftales. Den resulterende testproces(er) dokumenteres i form af Quality Center opsætning samt dokumenterede vejledninger. Test processen skal understøtte alle testfaser defineret i teststrategien. Teststrategien samt testprocessen godkendes af programledelsen. Side 6 af 12

7 Fokusområde Support Drift Fremgangsmåde Projektets godkendte løsning fra analysefasen detaljeres. Der udarbejdes support processer samt SLA er for følgende områder: brugersupport, driftssupport samt testsupport (defekt håndtering). Support processer bliver typisk udarbejdet i 2 versioner den første som gælder under programmet og den anden som er den gældende efter succesfuld idriftsættelsen (og efter programmet er færdigt). Der udarbejdes en detaljeret implementeringsplan for udrulning af support processer/organisationer. Baseret på forslaget udarbejdet i analysefasen, detaljeres driftskrav templates for de forskellige miljøtyper (udvikling, test og production). Miljø templates afhandles med FÆLLES-IT og endelig godkendes af programledelsen. Der udarbejdes en detaljeret implementeringsplan for kravspecificering af de enkelte miljøer. 2.4 Implementering Fremgangs måde for hvert fokusområde beskrives i følgende tabel: Fokusområde Kravstyring Test Fremgangsmåde Kravproces implementeres i proces projekterne. Der følges op løbende for kravs udarbejdelse i Quality Center og hvis nødvendigt afholdes der opsamlings workshops for at sikre, at alle har viden om den nye proces. Hvis nødvendigt, optimeres kravprocessen baseret på erfaringer fra det faktiske brug (lessons learned). Der afholdes en kick-off for hver testfase. I kick-off, gennemgåes den detaljerede testproces for denne fase. Hvis nødvendigt, uddannes test organisationen i processen samt værktøjs support i Quality Center. Der udarbejdes en samlet testrapport, som viser den aktuelle testfases status, som løbende kan leveres til programledelsen. Hvis nødvendigt, optimeres testprocessen baseret på erfaringer fra det faktiske brug (lessons learned). Side 7 af 12

8 Fokusområde Support Drift Fremgangsmåde Supportprocesser implementeres efter planen fra design fasen. Der udarbejdes en samlet SLA rapport, som følger op på de implementerede supportprocesser, og som løbende kan leveres til programledelsen. Hvis nødvendigt, optimeres supportprocesserne baseret på erfaringer fra det faktiske brug (lessons learned). Driftskravene bliver udarbejdet efter planen fra design fasen. Driftskrav som giver anledning til tekniske tests bliver opsummeret og overført til den respektive testansvarlige. Side 8 af 12

9 3 Leverancer I dette afsnit identificeres alle de leverancer, som forventes leveret i forbindelse med overgangen til STADS. Projektet planlægger at levere følgende (kræver godkendelse): Analyse-leverancen: Teststrategi disposition Anbefalet løsning for support Anbefalet løsning for drift Design-leverancen Opsætning af QC for at støtte kravprocessen Vejledning for kravprocessen Teststrategi Opsætning af QC for at støtte testprocessen Vejledning for testprocessen Supportprocesser samt SLA (brugersupport, driftsupport samt testsupport) Implementeringsplan for udrulning af support processer Driftskrav templates for de forskellige miljøtyper Implementering leverancer Kravproces implementeret Testproces pr. testfase implementeret Supportprocesser implementeret som planlagt i design fasen Driftskrav udarbejdet som planlagt i design fasen Side 9 af 12

10 4 Projektdeltagere og interessenter I dette afsnit identificeres alle roller og ressourcer på projektet. 4.1 Projektdeltagere Følgende personer indgår i projektet som projektdeltagere: Greg Stone, projektleder, Konsulent 8000C Lars Blomgren Andersen, Konsulent 8000C Jonna Kragh Jacobsen, Projektleder Studieforvaltningen 8000C Lasse Mønster, Projektleder Studieforvaltning 8000C Hans Jørgen Hansen, Områdeleder Systemenheder 8000C Kristine Stougaard Thomsen, IT Udviklingschef FÆLLES-IT Anders Kjær, IT Driftschef FÆLLES-IT Anna Bak Maigaard, Områdeleder Det Humanistiske Fakultetssekretariat 4.2 Interessenter Følgende personer er identificeret som interessenter i projektet: Aarhus Universitets ledelse Styregruppen Uddannelsesudvalg Hovedområder Udviklere både internt som eksternt UNI-IT Side 10 af 12

11 5 Tidsplan I dette afsnit specificeres og beskrives projekt- og leverancer, datoer samt milepæle. Side 11 af 12

12 Side 12 af 12