Vejledning i udbud af Madservice April Opdateret medio 2013

Transkript

1 Vejledning i udbud af Madservice April Opdateret medio 2013 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S Post@udbudsportalen.dk

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Udbud trin for trin Trin 1: Planlægning Regelgrundlaget for konkurrenceudsættelse af madservice Bilag II B-ydelser (EU s Udbudsdirektiv) EUF-traktatens principper Særlige regler i Serviceloven mv Den kommunale madservice Regler for levering af mad til hjemmeboende (fritvalgsområdet) Udbringning til borgernes hjem Regler for levering af mad til plejecentrene En fælles begrænsning i forhold til saglige krav Mulige scenarier ved udbud af madservice koblingen fra hjemmeboende til plejecentrene Distrikter Selskabsdannelse Intern organisering inddragelse af brugerne Udarbejdelse af tidsplan Orientering af medarbejdere Valg af udbudsform Kontrolbud i forhold til kommunale selskaber Håndtering af fysiske aktiver Kontraktstrategi Kontraktlængde Trin 2: Udbudsmateriale Udbudsbetingelser

3 3.1.1 Udvælgelseskriterier Mindstekrav og forbehold Tildelingskriterier Alternative tilbud Kontrakt Generelle kontraktvilkår Specifikke kontraktvilkår Bilag til kontrakten Kravspecifikationen Leverandørens løsningsbeskrivelse Prisbilaget Trin 3: Udbudsrunde Offentliggørelse Spørgsmål Vurdering af tilbud Generelt Kontraktindgåelse Bilag A

4 1 Udbud trin for trin Denne vejledning har til formål at inspirere og understøtte de kommuner, som beslutter at udbyde den kommunale madservice. Vejledningen er en overbygning på Udbudsportalens trin-for-trin -vejledning, der behandler de særlige og specifikke forhold, der gør sig gældende for udbud af madservice. Derfor henvises i en række tilfælde til "trin-for-trin"-vejledningen i relation til mere generelle udbudsfaglige problemstillinger, som følgelig er behandlet mere dybtgående dér. Vejledningen er udarbejdet for Udbudsportalen af Rambøll Management Consulting. Udbudsportalen har medio 2013 opdateret vejledningen som følge af, at annonceringspligten for bilag II B- tjenesteydelser i tilbudsloven er blevet ophævet pr. 1. januar 2013, og som følge af ændringer af Serviceloven vedr. 83-ydelser (fritvalg-området). Vejledningen er delt op i 3 trin: Trin 1: Planlægning Trin 2: Udbudsbekendtgørelse og -materiale Trin 3: Udbudsrunde. Hvert af de tre trin indeholder en række emner. Vejledningen beskæftiger sig alene med de forhold, der er specifikke for udbud af den kommunale madservice. Vejledningen er som trin-for-trin -vejledningen skrevet med et procesperspektiv. Først og fremmest følger trinnene den kronologiske orden, som er gældende for udbud. Derudover er gennemgangen af emnerne, hvor det giver mening, procesorienteret. Kommunerne leverer mad til beboere på plejecentre, til hjemmeboende samt til caféer. Leverancen af mad til de 3 grupper reguleres ikke af samme lovgivning (se nedenfor). Denne vejledning omhandler både udbud af mad til hjemmeboende (normalt betegnet som madservice), og udbud af mad til beboere på plejecentre herunder caféer. Med fokus på den praktiske håndtering af en udbudsforretning består vejledningen samlet set af: En række mindre procesguides målrettet udbud af madservice Eksempler på "Eksempel til inspiration" En gennemgang af regler og love for madområdet. For en gennemgang af de mere generelle udbudsprocesmæssige aspekter henvises til Udbudsportalens vejledning Udbud trin for trin, samt øvrigt vejledningsmateriale på Udbudsportalen.dk. 4

5 2 Trin 1: Planlægning Når byrådet har besluttet at udbyde madservice, bør kommunen starte udbudsforretningen med en grundig planlægning. Nedenfor er en liste med de særlige emner, som hører ind under planlægningsfasen for udbud af madservice. Listen er ikke udtømmende, men indeholder de emner, som der erfaringsmæssigt er et særligt behov for at håndtere. Regelgrundlaget: I forbindelse med en konkurrenceudsættelse skal kommunen både i agttage de udbudsretlige regler og regler i Serviceloven mv. som har betydning for konkurrenceudsættelse. Madservice til hjemmeboende vs. madservice til beboere på plejecentre: Nogle kommuner ønsker at gennemføre ét samlet udbud af madservice til begge målgrupper. Andre ønsker at beholde den ene del i kommunalt regi. Distrikter: Kommunen skal som en del af sin planlægning træffe beslutning om, hvorvidt der skal gennemføres en opdeling i distrikter, evt. med den konsekvens, at der kun udbydes for nogle distrikter. I den forbindelse bør betydningen for afregningspris og transportomkostninger inddrages i vurderingen. Selskabsdannelse: Området er karakteriseret ved, at flere kommuner har etableret eller deltager i selskaber. Dette kan have betydning for planlægningsfasen og de ting, kommunen skal tage stilling til. Intern organisering inddragelse af brugerne og involvering af det politiske niveau: Det er helt afgørende, at der sker en grundig information af brugerne og en inddragelse, der gør brugerne trygge ved den proces, der går i gang. Utryghed vil erfaringsmæssigt forplante sig til oplevelsen af den mad, der leveres efter udbuddet. Det er tilsvarende vigtigt tidligt at få det politiske niveau med i overvejelserne. Udarbejdelse af tidsplan: En realistisk tidsplan er et vigtigt fundament for et velgennemført udbud, også ved madservice. Der gives nedenfor et konkret bud, som kommunen kan tage afsæt i og tilpasse i forhold til sine konkrete valg om politisk inddragelse osv. Orientering af medarbejdere: Der kan være en række særlige forhold ved madserviceudbud, fx i relation til udbud af dele af opgaven, som kræver særlig opmærksomhed, såfremt ikke alle medarbejdere vil skulle virksomhedsoverdrages. Valg af udbudsform: Vejledningen argumenterer umiddelbart for offentligt udbud, men begrænset udbud kan også være relevant. 5

6 Kontrolbud ved tilstedeværelsen af kommunale selskaber: Der skal tages stilling til, om kommunens eget køkken eller et eventuelt kommunalt selskab skal afgive et bud på opgaven, herunder om dette er at betragte som et kontrolbud. Håndtering af fysiske aktiver: Hvordan skal kommunen forholde sig til de nuværende produktionsfaciliteter? Kontraktstrategi: Afsnittet indeholder en opsamling på de væsentligste strategiske afklaringspunkter i planlægningsfasen, som lægger fundamentet for det efterfølgende udbud. Kontraktlængde: Der kan endelig være en række forhold at iagttage i forhold til at fastlæggelse en hensigtsmæssig kontraktlængde. I vejledningen udbud trin for trin beskrives en række forhold, som er generelle ved planlægningen af et udbud. Det kan være en god idé også at konsultere trin-for-trin-guiden for disse generelle overvejelser. Under punktet "andre planlægningspunkter" er nedenfor givet en kort præsentation af disse. 2.1 Regelgrundlaget for konkurrenceudsættelse af madservice Kommunerne er omfattet af: Udbudsdirektivet (Bilag II B) i meget begrænset omfang EFU-traktatens principper om gennemsigtighed og ligebehandling hvis opgaven har en klar grænseoverskridende interesse Særlige regler i medfør Serviceloven, herunder etableringen af det frie valg af madservice til hjemmeboende borgere. I det følgende præsenteres indholdet i disse regler Bilag II B-ydelser (EU s Udbudsdirektiv) Udbud af madservice er en såkaldt bilag II B-ydelse. Således skal udbud af bilag II B-ydelser kun opfylde følgende: Artikel 23 (Tekniske specifikationer). Artikel 35, stk. 4 (Pligt til at fremsende meddelelse om resultaterne af udbudsproceduren senest 48 dage efter indgåelse af kontrakten). Sidstnævnte betyder, at hvis kontraktværdien overstiger tærskelværdierne for EU-udbud, skal kommunen efter valg af anden aktør elektronisk indsende Bekendtgørelse om indgåede kontrakter til EU-Tidende via SIMAP s hjemmeside. De til enhver tid gældende tærskelværdier kan findes på: 6

7 Det skal i øvrigt bemærkes, at pr.1. januar 2013 er der ikke længere pligt til at følge den danske tilbudslovs regler om annoncering af bilag IIB-ydelser, da annonceringspligten for bilag IIB-ydelser er blevet ophævet. Selvom der ikke er egentlige nationale udbudsregler at følge (og kun få EU-retlige bestemmelser), skal kommunerne fortsat sikre økonomisk forsvarlighed. Kommunen skal derfor sikre, at markedet er blevet afdækket på tilstrækkelig vis i forhold til den givne opgave. Det kan fx ske ved at annoncere efter potentielle leverandører på kommunens egen hjemmeside eller på særlige hjemmesider, der er specialiseret i at offentliggøre udbud, som fx den nationale udbudsplatform Udbud.dk eller EU s udbudsplatform Det kan også ske ved, at kommunen direkte udvælger et antal leverandører der ønskes tilbud fra, og derigennem sikrer at få forskellige tilbud på opgaven og testet markedet i forhold til kvalitet, pris mv. På kan du finde KL s og Udbudsportalens vejledning om Anbefalinger til indkøb uden annonceringspligt EUF-traktatens principper Ordregiver skal desuden vurdere, om opgaven har en klar grænseoverskridende interesse, dvs. at leverandører i andre lande vil være interesserede i at løse opgaven. Hvis det er tilfældet vil opgaven nemlig være underlagt EUF-traktatens principper om gennemsigtighed og ligebehandling. I sådanne tilfælde vil der være en pligt til at offentliggøre opgaven, så interesserede leverandører kan få mulighed for at finde og byde på opgaven. Der stilles ikke egentlige krav om, hvor offentliggørelsen skal ske. Offentliggørelsen kan fx ske på kommunens egen hjemmeside eller på mere officielle udbudsplatforme så som Udbud.dk. Det kan dog anbefales, at foretage en annoncering på Udbud.dk, da ordregiver så er sikker på at have opfyldt kravet om at sikre en passende grad af offentliggørelse af opgaven. Ordregiver skal desuden sikre ligebehandling i forbindelse med tilbudsafgivelse og valg af leverandør. Det beror på en konkret vurdering, om en opgave har en interesse for virksomheder i andre lande. I følge Kommissionens fortolkningsmeddelelse 1 afhænger den grænseoverskridende interesse af fx kontraktens genstand og anslåede værdi, de særlige forhold der kendetegner den berørte sektor (markedets størrelse og struktur, handelspraksis osv.), samt det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres. Følgende spørgsmål kan hjælpe med afklaringen: Kontraktens genstand - har opgaven et fagligt indhold, der gør den egnet til at blive løst af udenlandske virksomheder? Den anslåede værdi - har opgaven en størrelse og varighed, der gør den interessant for virksomheder i andre lande? Det geografiske sted for opgavens udførelse - kan man fx forestille sig, at virksomheder i Tyskland eller Sverige vil være interesserede i opgaven? 1 Kommissionens fortolkningsmeddelelse om den fællesskabsret, der finder anvendelse på tildelingen af kontrakter, som ikke eller kun delvis er omfattet af udbudsdirektiverne (2006/C 179/02) 7

8 Kan ordregiver svare ja på et eller flere af ovenstående spørgsmål, trækker det i retning af, at opgaven har en grænseoverskridende interesse. Endelig skal det nævnes, at selvom det vurderes at der ikke er en egentlig grænseoverskridende interesse, kan det være fornuftigt at foretage en form for konkurrenceudsættelse for at få testet markedet i forhold til pris og kvalitet. 2.2 Særlige regler i Serviceloven mv Den kommunale madservice Den kommunale madservice omfatter følgende: Mad til plejecentre Døgnkost til de ældre på kommunens plejecentre omfattende morgenmad, middagsmad, aftensmad, mellemmåltider og drikkevarer. Madservice til hjemmeboende, det såkaldte fritvalgsområde, pga. kommunens forpligtelse til at skabe rammerne for et frit leverandørvalg. 2 Mad til caféer Mad i caféer er som udgangspunkt en ikke-visiteret ordning, hvor alle pensionister og efterlønsmodtagere kan benytte områdecentrenes caféer eller hente deres mad på caféerne. 3 Der er dog også en del kommuner, hvor borgere, der er visiteret til madservice, kan benytte caféerne som madservice uden udbringning. Kommunen skal således indledningsvis sikre sig, at der er taget stilling til, hvilke dele (hvis ikke alle) af den kommunale madservice, der er omfattet af udbuddet. Kommunen skal samtidig muliggøre en økonomisk adskillelse af de forskellige madordninger, da dette er en forudsætning for kalkulation af priser til de hjemmeboende (i praksis ved opgørelse af produceret kost samt ved at tage højde for eventuelle forskelle i logistik mv.). Et udbud af madservice skal følge de almindelige udbudsregler for bilag II B-ydelser. Det samlede regelgrundlag, herunder forskellene og de mulige scenarier, beskrives i de følgende afsnit. 2 Madservice består her reelt af to ydelser, som kommunen er forpligtet til at tilbyde borgerne: Madservice med udbringning og madservice uden udbringning. Reglerne er i øvrigt ensartede for begge disse ydelser, hvorfor der ikke skelnes yderligere i vejledningen. 3 Behandles ikke yderligere i det følgende, da ordningen forudsættes udbudt sammen med madservice til plejecenterbeboere. Der vil typisk være tale om en begrænset volumen, sammenlignet med de to øvrige og den mest udbredte udfordring er som regel en retvisende adskillelse af den økonomi, der er forbundet med cafédrift samt at holde denne op mod antal producerede enheder. 8

9 2.2.2 Regler for levering af mad til hjemmeboende (fritvalgsområdet) Reglerne for den kommunale madservice (mad til hjemmeboende) reguleres overordnet af serviceloven, herunder Bekendtgørelse om frit valg af leverandør af hjemmehjælp og fritvalgsbevis efter servicelovens 91 og om kvalitetskrav til leverandører af hjemmehjælp efter servicelovens 83, (BEK nr. 344 af 26/03/2013). Servicelovens regler på fritvalgområdet er pr. 1. april 2013 blevet ændret. Kommunerne vil fortsat være forpligtet til at tilvejebringe et frit valg af leverandør for de borgere, der er visiteret til bl.a. madservice ( 83 i serviceloven), men fremover kan kommunerne tilvejebringe det frie valg gennem udbud efter de almindeligt gældende udbudsregler og/eller udstedelse af fritvalgsbeviser til borgerne. Et udbud efter de almindeligt gældende udbudsregler indebærer: 1. At kravet om at anvende specifikke udbudsmodeller i forbindelse med udbud bortfalder 2. At kommunen kan beslutte at fortsætte som leverandør efter et udbud det skal blot fremgå af udbudsmaterialet 3. At kommunen kan beslutte, hvilke ydelser der skal indgå i et udbud 4. At kommunen kan beslutte, hvor mange leverandører (minimum to) borgerne kan vælge imellem 5. At kommunen kan fortsætte som i dag med at anvende en godkendelsesmodel I forhold til punkt 3 indebærer det bl.a., at kommunen kan udbyde madservice til hjemmeboende borgere og mad til plejecentre sammen. Herudover er det også muligt at sammenkoble mad til skoler, kantiner mv. med madservice på fritvalgområdet. Efter de tidligere regler måtte kommunen ikke kræve, at tilbudsgivere for madservice til hjemmeboende også skulle levere andre ydelser fx madservice til beboere i plejecentre. Dette skyldes primært, at leverandørmarkedet for madservice er sammensat af mindre virksomheder, som kommunen ikke kunne forlange også skal kunne drive et køkken på et plejecenter. Kommunen skal for at opfylde forpligtelsen til at sikre det frie leverandørvalg som minimum: 1. Indgå kontrakt med to eller flere leverandører, hvor kommunen kan være den ene, eller 2. Tilbyde modtagerne et fritvalgsbevis, som giver borgere, der er visiteret til hjælp efter 83, adgang til, at de selv indgår aftale med en cvr-registreret virksomhed om levering af mad. Et fritvalgbevis er en form for voucher/købebevis til madservice, hvorved borgeren får ret til selv at vælge en cvr-registreret virksomhed til madservice. Kommunen skal være opmærksom på, at i tilfælde hvor borgerne ikke har mulighed for at vælge mellem to leverandører men alene én vil kommunen være forpligtet til at tilbyde borgerne fritvalgbeviser. Denne forpligtelse gælder fra d. 31.december I praksis kan kontraktindgåelse med to eller flere leverandører ske ved: 9

10 1. At godkende og indgå kontrakt med enhver leverandør, der opfylder de fastsatte kvalitets- og priskrav (godkendelsesmodellen) 2. At bringe leveringen af madservice i udbud Godkendelsesmodellen indebærer, at alle leverandører kan ansøge om godkendelse hos kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen skal så godkende og indgå kontrakt med alle leverandører, der opfylder de af kommunen fastsatte kvalitets- og priskrav. Modellen sikrer det frie valg, så længe der er leverandører, der ansøger og kan blive godkendt. Der vil nemlig ikke være loft over antallet af godkendte leverandører. Omvendt vil der ikke blive konkurrence om navnligt prisen, da det vil være den kommunalt fastsatte pris, som alle leverandører får. Nedenfor beskrives den situation, hvor kommunen bringer madservice i udbud Udbud af madservice til hjemmeboende Kommunen kan tilvejebringe det frie valg gennem udbud efter de almindeligt gældende udbudsregler. I udbudsmaterialet integreres kommunens krav til kvaliteten af ydelsen (dvs. de kvalitetskrav, som ellers offentliggøres i forbindelse med godkendelsesmodellen) sammen med øvrige krav, eksempelvis de kontraktvilkår, som kommunen stiller. Udbud, der involverer mere end én privat leverandør, kan foretages på to måder: 1. Der kan vælges en model, hvor en privat leverandør vinder udbuddet, hvorefter de andre leverandører bliver godkendt, eller 2. Der kan vælges en model, hvor leverandørerne vælges samtidigt (og ingen godkendelse efterfølgende) Model 1 indebærer, at den vindende leverandør skal tåle den konkurrence, som følger af, at andre leverandører fremadrettet kan søge om godkendelse. De øvrige leverandører skal dokumentere de krav, som kommunen kræver opfyldt i den forbindelse. Den vindende leverandør kan derfor som udgangspunkt ikke tilbydes et monopol eller en fast opgavemængde. Den pågældende leverandørs pristilbud vil fremadrettet være den pris, som andre leverandører kan søge om godkendelse på. Efter ændringerne af serviceloven pr. 1. april 2013, er der reelt ingen regler i serviceloven, der sætter begrænsninger for gennemførelse af udbuddet. Kommunen har derfor mulighed for at vælge en metode, hvor der i forbindelse med udbuddet sættes en øvre grænse for, hvor mange leverandører der efterfølgende kan blive godkendt. Hvis det er tilfældet, skal kommunen i udbudsmaterialet angive, hvor mange og hvordan den/de efterfølgende leverandører vil blive valgt, herunder hvordan en udvælgelse blandt flere egnede vil foregå. Modellen stiler krav til udbudskonstruktionen og giver formentlig kun mening i praksis ved brug af tildelingskriteriet laveste pris, idet det ellers vil være vanskeligt at godgøre, hvordan andre leverandører kan levere til hvad der svarer til vinderens økonomiske mest fordelagtige tilbud. 10

11 Alternativt til en efterfølgende godkendelse af leverandører, kan kommunen tilbyde borgerne fritvalgbeviser. Model 2 indebærer, at kommunen fastsætter et bestemt antal leverandører, som vælges via et udbud. Hvis kommunen trækker sig som leverandør, skal der som minimum vælges to private leverandører. Modtager kommunen kun ét tilbud (eller ét egnet tilbud) kan kommunen falde tilbage på godkendelsesmodellen, jf. ovenstående, eller tilbyde borgerne fritvalgbeviser. Fordelene ved model 1 er, at der vil være én afregningspris, der gælder for alle leverandørerne. Der skabes således stor budgetsikkerhed for kommunen. Desuden vil leverandørerne formentlig byde ind med en lavere pris i model 1, end de vil gøre, når de bare skal sikre sig at være blandt de fx 2-3 bedste. Dog vil det afhænge af leverandørmarkedet i den konkrete kommune, herunder hvor mange leverandører der forventes at søge om godkendelse efterfølgende, og hvor stor en andel borgere, leverandøren kan forvente at levere mad til. I udbudsmaterialet vil det være en god vejledning til tilbudsgiverne, hvis det anføres, hvor mange borgere, der i forbindelse med udbuddet vil skulle vælge en ny leverandør. Processen for selve gennemførelsen af udbuddet er beskrevet i afsnit Udbringning til borgernes hjem Kommunalbestyrelsen har pligt til at fastsætte kvalitetskrav for både madservice med udbringning til hjemmet og madservice uden udbringning til hjemmet. Kommunalbestyrelsen skal herunder tilbyde borgerne madservice både med og uden udbringning. For begge delydelser gælder, at kommunalbestyrelsen vælger, om man vil sikre det frie valg ved at anvende godkendelsesmodellen, udbud eller tilbyde fritvalgbeviser (eller en kombination jf. ovenstående afsnit). Kommunalbestyrelsen kan vælge fx kun at sende madservice med udbringning i udbud. Leverandørerne vil så have ansvaret for både produktion og udbringningen. I sådan et tilfælde skal kommunen være opmærksom på fortsat at sikre borgerne adgang til madservice uden udbringning, fx ved at fastholde et cafétilbud i tilknytning til et træningstilbud eller et dagcenter. Tilsvarende gælder, hvis kommunen vælger også at udbyde madservice uden udbringning, men ikke modtager tilbud herpå. Såfremt en kommune vælger alene at udbyde madservice med udbringning samt fx madservice til plejecentrene, kan kommunen anvende godkendelsesmodellen og/eller tilbyde fritvalgbeviser for så vidt angår madservice uden udbringning Regler for levering af mad til plejecentrene Mad til beboere på plejecentre leveres i henhold til Servicelovens bestemmelser om praktisk bistand og personlig pleje. Madservice til beboere på plejecentre er ikke underlagt fritvalgsreglerne. Udbud af mad til plejecentre er således alene underlagt de generelle regler om udbud af kommunale serviceopgaver. Det indebærer bl.a., at kommunen ved udbud af madservice til beboere på plejecentre ikke kan stille krav om, at maden skal produceres i kommunen (usagligt hensyn). Kommunen har dog mulighed for at udbyde driften af et konkret køkken. 11

12 2.2.5 En fælles begrænsning i forhold til saglige krav Der er ikke uden særlig begrundelse eller hjemmel og en sådan findes ikke for madservice mulighed for at stille krav om en placering af produktionen i nærområdet. Dette vil være en overtrædelse af de grundlæggende EU-retlige principper om ligebehandling og ikke-diskrimination, og vil kunne tolkes som et usagligt hensyn med det formål at sikre lokale arbejdspladser Mulige scenarier ved udbud af madservice koblingen fra hjemmeboende til plejecentrene Det står kommune frit for, hvilke ydelser den vil udbyde og hvorvidt den vil udbyde madservice på fritvalgområdet sammen med madservice til plejecentre. Tabellen nedenfor samler op på en række karakteristika ved de to områder: Type af udbud Udbud af madservice til hjemmeboende Traditionelt udbud af bilag II B-ydelse, men hvor det frie valg skal sikres (to leverandører) Udbud af madservice til plejecentre Traditionelt udbud af bilag II B-ydelse. Eget bud En mulighed En mulighed kan give mulighed for at forestå hele produktionen. Kvalitetskrav Sker med udgangspunkt i kommunens kvalitetsstandarder. Sker med udgangspunkt i kommunens kvalitetsstandarder. Yderligere krav Ikke lovligt at stille: Ikke lovligt at stille: Krav om fysisk placering i nærområdet Krav om fysisk placering i nærområdet 5 4 Jf. ovenfor er der heller ingen tvivl om, at et sådant krav vil blive betragtet som usagligt og konkurrenceforvridende i forhold til Servicelovens bestemmelser, da det vil gå direkte imod intentionen om at skabe et frit leverandørvalg, hvor lokale slagtere, kroer osv. kan byde ind. 5 Kommunen kan godt udbyde driften af et eksisterende plejehjemskøkken, hvilket i sagens natur indebærer, at produktion finder sted et bestemt sted, som er fysisk placeret i nærområdet. Men det vil være ulovligt at udbyde madservice som sådan med et krav om, at produktionen skal løses på en bestemt lokalitet. 12

13 Potentielt afledte konksekvenser Udbud af madservice til hjemmeboende Kommunen kan stå med krav om at sikre madservice uden udbringning Udbud af madservice til plejecentre Kan kræve, at der etableres modtagekøkkener på plejecentre 6. Vurderer kommunen at det i forhold til konkurrencen kan være fordelagtigt, kan kommunen foretage ét samlet udbud af madservice til hjemmeboende og madservice til plejecentre, men med 2 delaftaler. Det vil sige, at leverandørerne kan vælge at byde på én opgave (det være sig til hjemmeboende eller til plejecentrene) eller begge opgaver på én gang. Forventningen må være, at kommunen alt andet lige bør kunne opnå et økonomisk mere attraktivt tilbud, hvis en leverandør får en stor volumen. Kommunen kan derfor overveje at udarbejde prismodellen på en sådan måde, at tilbudsgiverne får mulighed for at tilbyde en rabat, hvis de tildeles begge ordrer, dvs. hvis de bliver én blandt flere leverandører på fritvalgsområdet samtidig med, at de bliver eneleverandør til plejecentrene. I praksis vil dette indebære, at muligheden for rabat skal fremgå af udbudsmaterialet, dvs. af de respektive prisbilag. Endelig skal blot anføres, at der skal tages højde for en eventuel rabatmulighed i tildelingskriterierne (priskriteriet), idet kommunen ellers ikke vil kunne lægge vægt herpå. I forhold til vurderingen af pris skal der i øvrigt først ske en vurdering af delaftalerne hver for sig, før der sker en vurdering af, hvilken kombination af delaftaler, der er den økonomisk mest fordelagtige, jf. også pkt nedenfor. Det er først i denne sidste vurdering, at en eventuel rabatmulighed skal inddrages. 2.3 Distrikter Kommunen kan vælge at udbyde opgaven samlet for hele kommunen eller opdelt i distrikter. Principielt kan man udbyde ét eller flere distrikter og lade resten af produktionen være omfattet af godkendelsesmodellen. Alt andet lige vil en opdeling af den samlede produktion mindske stordriftsfordelene og dermed øge (i det mindste teoretisk) den pris, kommunen vil få. Tilsvarende er transaktionsomkostningerne ved at gennemføre flere parallelle udbud og administrere flere forskellige delaftaler efterfølgende større end ved ét samlet udbud. Udbud i distrikter må forventes at betyde, at der opnås forskellige priser i de enkelte distrikter, set fra kommunens side. Da borgerne skal behandles ens i hele kommunen, skal en sådan forskel udlignes gennem det kommunale tilskud, så egenbetalingen bliver ens for borgerne. I praksis betyder dette, at kommunen alt andet lige må forvente en merudgift til maden som følge af en distriktsopdeling. 6 Har kommunen i dag lokale produktionskøkkener vil udlicitering til private leverandører kunne medføre et behov for, at der lokalt på plejecentrene etableres modtagekøkkener. Kommunen bør tage stilling til dette på forhånd. 13

14 En distriktsopdeling vil også kunne indebære variation i tilbuddet til borgerne i de forskellige distrikter. Alle leverandører vil naturligvis skulle leve op til de kommunale kvalitetsstandarder, men der kan være variation i forhold til eksempelvis antal valgmuligheder, menuplan og produktionsformer. Der kan dog være andre grunde til at opretholde en distriktsopdeling. En distriktsopdeling kan sikre en optimal udnyttelse af produktionskapaciteten i de kommunale køkkener, ligesom en distriktsopdeling kan være et redskab til at minimere transportudgifterne. Tilsvarende kan der argumenteres for, at opdeling i mindre distrikter vil gøre det muligt for mindre leverandører at komme på banen, hvis de ikke kan magte at producere mad til samtlige brugere, men godt kan levere til et eller flere distrikter. 2.4 Selskabsdannelse Madservice er karakteriseret ved, at flere kommuner har etableret eller deltager i selskaber et scenarium, der skal betragtes som et supplement til de ovenfor nævnte scenarier. Deltagelse i et selskab kan for en kommune være fordelagtigt, hvis man gerne vil samarbejde med en privat partner og have eksterne input, men hvor kommunen omvendt vurderer, at konkurrencesituationen er utilstrækkelig til at igangsætte et udbud eller man blot ikke ønsker en traditionel leverandørsituation i relation til det politisk set meget følsomme område, som madservice traditionelt udgør. Reglerne reguleres af L548, idet kommunalfuldmagten kun tillader en mindre biproduktion. 7 Loven er trådt i kraft pr. 1. januar 2007 og er en sammenskrivning af de to tidligere love: L378 (om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder) og L384 (om kommuners deltagelse i aktieselskaber mv.). Formålet med loven er at stramme og præcisere reglerne for kommunernes adgang til at udføre erhvervsaktiviteter, og der er derfor særligt sket ændringer i forhold til kommunernes adgang til deltagelse i selskaber. Det er eksempelvis et krav, at den kommunale opgave ikke tidligere må have været overladt til private, medmindre særlige omstændigheder taler herfor, samt at der ved genudbud ikke kan stilles krav om, at der endnu en gang etableres et selskab, der skal stå for opgavevaretagelsen. Helt konkret vil det betyde, at hvis en kommune allerede har en privat leverandør inde over via udbud, som varetager (dele af) opgaven, så kan kommunen ikke lovligt etablere et L 548 selskab eller stille krav om dette i forbindelse med det udbud. Eksempel til inspiration En kommune udbød i 2005 madproduktionen såvel til kommunens ca. 300 hjemmeboende pensionister som til modtagekøkkenerne på kommunens 6 plejecentre. Madproduktionen var indtil udbuddet samlet i et centralt køkken, der organisatorisk var en selvstændig driftsenhed med kontrakt med Byrådet. 7 Lov 548 hedder officielt "Lov om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder og kommuners og regioners deltagelse i selskaber". Loven er en stramning og præcisering af kommuners og regioners adgang til at agere på markedet. Loven blev vedtaget i juni 2006 og trådte i kraft den 1. januar

15 Baggrunden for udbuddet var udsigten til et vigende/usikkert kundegrundlag, bl.a. på baggrund af fritvalgsreglerne, usikkerhed om, hvorvidt det ville være muligt at fastholde en kunderelation ved fornyet udbud og omdannelse af et plejehjem til friplejehjem, hvilket indebar, at en anseelig andel madmodtagere ikke længere skulle modtage kommunal madservice. Hertil kom et større underskud i 2004 end forventet. Kommunen undersøgte på den baggrund mulighederne for etableringen af et aktieselskab sammen med en privat partner, idet et aktieselskab frit ville kunne udvide forretningen til andre kommuner og private kunder. Selskabet skulle etableres efter de dagældende regler i L384. Som et vilkår i forbindelse med udbuddet var den valgte leverandør forpligtet til vederlagsfrit at overdrage rettigheder og forpligtelser i henhold til den indgåede kontrakt med kommunen til et til formålet sammen med kommunen etableret fælles aktieselskab. Det fælles aktieselskab blev etableret i henhold til L384. Kommunen ejer 40 % af aktierne og leverandøren de resterende 60 %. Bestyrelsen i selskabet består af 5 medlemmer med suppleanter, der er valgt af generalforsamlingen. Kommunen udpeger 2 og den private partner 3 bestyrelsesmedlemmer. Herudover har medarbejderne i selskabet ret til at udpege medarbejderrepræsentanter samt suppleanter for disse i overensstemmelse med reglerne herfor i aktieselskabsloven. Selskabet er pr. 1. januar 2006 nystiftet med et kapitalgrundlag på 5 mio. kr. Kommunens indskud af sin kapitalandel består hovedsageligt af et realindskud af det eksisterende køkken med tilhørende udstyr, mens indskuddet fra den private partner er sket kontant. Der er tegnet en 5-årig leverancekontrakt med selskabet med mulighed for forlængelse i 2 år. Aftalen med den private partner indeholder bl.a. et bonusprogram, der skal medvirke til at sikre den størst mulige medarbejdermotivation i det ny selskab. Bonusprogrammet bevirker, at selskabet skal udbetale 10 % af årets overskud til medarbejderne. Med dannelsen af et fælles selskab forventer kommunen, at der opnås en synergieffekt, der medfører en optimering af udnyttelsen af bestående produktionsapparat, produktudvikling samt udvidelse af forretningsområdet med henblik på tilvejebringelse af nye produkter og koncepter. For det andet vil det med et partnerskab være muligt at opnå en synergieffekt mellem den private og kommunale knowhow inden for madservice. Denne synergieffekt forventes at kunne medføre en fortsat kvalitets- og produktudvikling i selskabet. Der henvises til udbudsportalen.dk for yderligere information om selskabsdannelse. 2.5 Intern organisering inddragelse af brugerne Udbudsforretninger kan ofte med fordel organiseres med: En styregruppe 15

16 Styregruppen er ansvarlig for gennemførelsen af det samlede projekt i henhold til opgavebeskrivelser og projektplan. En projektleder Projektlederen er ansvarlig for gennemførelsen af det samlede projekt inden for de rammer, der er udstukket i projektplanen. Projektledelsen refererer til styregruppen. En eller flere arbejdsgrupper Arbejdsgruppen/-grupperne er ansvarlig(e) for udarbejdelse af udbudsmaterialet, herunder kravspecifikationen. Arbejdsgruppen/-grupperne bemandes med medlemmer, der har den faglige viden samt praktisk kendskab til opgaven samtidig med et blik for mulighederne. Dette gælder helt generelt. Det særlige ved madservice er, at der er mange interessenter i forhold til den kommunale madservice. De ældre er, som direkte brugere af madservicen, de primære interessenter. Herudover er der de ansa tte i de kommunale køkkener, medarbejdere i hjemmeplejen samt ældrerådet, der alle er væsentlige interessenter, som bør inddrages i udbuddet af madserviceopgaven. Ældreområdet er karakteriseret ved, at kommunerne har etableret en række brugerråd, herunder ældrerådet, som er de ældres talerør. Ældrerådet er i lovgivningen tillagt formel kompetence i forhold til kommunale tiltag, der vedrører de ældre. Erfaringerne tilsiger, at det er en god idé at inddrage ældrerådet i kommunens udbud af madservicen. Ældrerådet får på den måde mulighed for at varetage de ældres interesser i forhold til udbuddet, samtidig med at ældrerådet kan være ambassadør for den valgte leverandør. Dette gælder ikke mindst, hvis der er tale om et udbud, hvor produktionsformen ændres fra én form til en anden, eksempelvis fra varmholdt mad til kølemad. Tilsvarende bør kommunen inddrage medarbejdere i hjemmeplejen i udbuddet. Medarbejderne i hjemmeplejen er væsentlige i forhold til de ældres oplevelse af den gode madservice. Der er rigtig mange forestillinger om forskellige typer af mad; forestillinger, som bedst håndteres i en åben dialog. Medarbejderne i hjemmeplejen kan også være med til at forklare de ældre, hvad det vil sige, at madservice bliver udbudt, dvs. at man fortsat får mad i den samme kvalitet, men at det kan være, der kommer én eller flere nye leverandører, man kan vælge i mellem. Eksempel til inspiration En kommune stod over for at skulle opføre et nyt plejecenter. Kommunen besluttede, at der samtidig skulle etableres et nyt fælleskommunalt produktionskøkken. Byrådet besluttede at inddrage ældrerådet aktivt i overvejelserne og analyserne. Ældrerådet var således inddraget i overvejelserne i forhold til valg af fremtidig produktionsform. Det blev besluttet at nedlægge de eksisterende plejehjemskøkkener, der leverede varmholdt mad til plejecentret og områdets hjemmeboende ældre, og erstatte dette med et køkken, der leverede 16

17 kølevakuum mad til alle. Ældrerådet blev ved denne aktive inddragelse i projektet samtidig ambassadør for den fremtidige madservice og den varmeste fortaler for at gå fra én produktionsform til en anden. 2.6 Udarbejdelse af tidsplan Tidsplanen skal tilrettelægges med udgangspunkt i det konkrete udbud. Det vil sige med afsæt i valg af udbudsform, politisk inddragelse, opgavens omfang og kompleksitet. Tidsplanen kan opbygges med udgangspunkt i de 3 trin i udbuddet: Trin 1: Planlægning Trin 2: Udbudsbekendtgørelse og -materiale Trin 3: Udbudsrunde. Tidsplanen skal på den ene side være tilrettelagt, så der er tid til at løse opgaven. På den anden side er det vigtigt, at der ikke afsættes for megen tid, idet det indebærer en risiko for at trække processen i langdrag med den risiko, at der bruges for mange ressourcer på opgaven. Tidsplanen skal udarbejdes, så den indeholder en række deadlines. På den måde er det løbende muligt at se, om man er på sporet, og klart for alle, hvornår der arbejdes med de forskellige elementer af projektet. Endelig skal der ved fastlæggelsen af tidsplanen tages højde for normale ferieperioder. Det er en dårlig idé at forvente kraftig aktivitet i skoleferierne. Tilsvarende kan det give et dårligt resultat, hvis projektet tilrettelægges, så leverandørerne skal udarbejde tilbuddet i en ferieperiode, hvor udbyder samtidig kan have svært ved at besvare spørgsmål fra leverandørerne. Fra andre udbud er det erfaringen, at det er en god idé at starte trin 2 med et kick-off møde for samtlige deltagere i projektet. Formålet er at give samtlige deltagere en indføring i udbuddet, tidsplanen og aktiviteterne samt beskrive forventningerne til deltagerne og forklare deltagerne, hvornår de gør hvad. Erfaringsmæssigt tager en udbudsforretning af en vis størrelse (som eksempelvis udbud af madservice) fra ca. 6-8 måneder og opefter, alt efter udbuddets kompleksitet, kommunens parathed, kommunens erfaring med udbud og flere andre forhold. Madservice er i den forbindelse karakteriseret ved et godt afsæt i relation til kvalitetsstandarder, da kommunerne allerede har udarbejdet disse som led i praksis og lovkrav på ældreområdet. Et bud på en tidsplan kan være: 17

18 Trin 1: Planlægning - Forarbejde - Fastlæggelse af udbudsstrategi - Godkendelse af udbudsstrategi - Udarbejdelse af tidsplan - Udpegning af oprojektdeltagere UGE Trin 2: Udarbejdelse af udbudsmateriale - Kickoff - Udarbejdelse af kravspecifikation - Udarbejdelse af kontrakt - Udarbejdelse af øvrige dokumenter - Sammenskrivning - Godkendelse af udbudsmateriale Trin 3: Gennemførelse af udbud - Annoncering - Offentliggørelse af udbudsmateriale - Frist for anmodning om oplysninger - Frist for besvarelse af spørgsmål - Frist for modtagelse af tilbud - Læsning af tilbud - Tilbudspræsentation - Vurdering af tilbud - Indstilling og valg af leverandør - Standstill - Kontraktafklaring - Kontraktindgåelse - Afslutning Om udarbejdelsen af tidsplanen gælder: Der anvendes offentligt udbud Der er ikke taget højde for ferier Der er ikke taget højde for eventuel politisk godkendelse af valg af leverandør, udbudsmateriale mv. Fra udpegning af deltagere til kick-off skal der være nogle uger, så deltagerne har mulighed for at frigøre ressourcer til opgaven. Der er indlagt en frivillig standstill periode Eksempel til inspiration En kommune nedsatte en arbejdsgruppe for udbud af madservice, som sammen skulle være ansvarlig for at få gennemført udbudsprocessen. I arbejdsgruppen var der kommunal projektledelse, repræsentanter for plejecentrene, herunder både ledelsesrepræsentanter og medarbejdere samt køkkenfaglig ekspertise. Endvidere var der tilknyttet en ekstern konsulent til at bistå med det rent udbudstekniske. Arbejdsgruppen havde reference til en styregruppe med forankring på direktørniveau. Arbejdsgruppen mødtes tidligt for at drøfte tidsplan og forventninger til opgavens løsning og resultat. På mødet gennemgik den kommunale projektleder hele tidsplanen, den køkkenfaglige ekspert gjorde rede for kommunens kostpolitik og kvalitetsstandarder samt for erfaringer fra andre kommuner, mens den eksterne konsulent præsenterede det planlagte udbudsforløb og den rolle, som arbejdsgruppens medlemmer kunne forvente at få. 18

19 2.7 Orientering af medarbejdere Udbud af madservice vil typisk berøre konkrete medarbejdere i alt fald i de kommuner, som har egen produktionskapacitet. De to væsentligste forhold i den forbindelse er dels orientering af de berørte medarbejdere, dels håndtering af Lov om virksomhedsoverdragelse. Spørgsmålet om orientering og medarbejdernes rettigheder er behandlet i trin-for-trin-vejledningen. På Udbudsportalen.dk kan du desuden finde en vejledning om brugen af Lov om virksomhedsoverdragelse. Vejledningen vil kunne findes på Udbudsportalen.dk. Hvorvidt Lov om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse på et konkret udbud, afhænger af en række forhold, som er fastsat via praksis, især fra EU-Domstolen. Da det kan være kompliceret at foretage denne vurdering, kan kommunen overveje en anden tilgang hertil: Nemlig i udbudsmaterialet at fastsætte, at medarbejderne skal stilles, som om loven finder anvendelse - også selv om dette ikke måtte være gældende efter en konkret fortolkning (som man så slipper for at lave). Fremgangsmåden er fuldt lovlig, og indebærer blot, at man indsætter kravet som et kontraktvilkår. Et sådant krav medvirker i øvrigt til at eliminere usikkerheden og utrygheden blandt de berørte medarbejdere og det kan derfor generelt anbefales at gøre det. En særlig udfordring i forhold til madservice er relateret til det forhold, at der er flere valg, som kan medføre, at en kommune ikke udbyder hele sin produktion og/eller ender i en situation, hvor hele produktionen overgår til en privat leverandør, således at heller ikke alle medarbejdere skal virksomhedsoverdrages: Der kan være tale om udbud af enten mad til hjemmeboende eller til plejecentrene Der kan være tale om udbud af mad i nogle, men ikke alle, distrikter Der kan i forhold til udbud af mad til hjemmeboende være tale om en situation, hvor det kommunale køkken leverer ét af de mest økonomisk fordelagtige tilbud, således at den fremadrettede andel af produktionen afhænger af forskydninger som følge af det frie leverandørvalg. Det er i den forbindelse vigtigt, at kommunen kommunikerer klart og entydigt om de kriterier, der anvendes til at beslutte, hvilke medarbejdere der rent praktisk vil blive virksomhedsoverdraget, således at man bidrager mest muligt til at minimere den usikkerhed, som ovenstående kan medføre. I forhold til Lov om virksomhedsoverdragelse gælder, at de medarbejdere, der skal overdrages, er de medarbejdere, der primært beskæftiger sig med det pågældende arbejde, der overdrages til den private leverandør. Såfremt kommunen har valgt den oven for foreslåede fremgangsmåde i forhold til at stille som kontraktvilkår, at medarbejderne skal stilles, som om loven finder anvendelse, bør det samme princip indsættes i udbudsmaterialet. I forhold til sidstnævnte situation med mulighed for udsving også over tid som følge af det frie leverandørvalg kan man med fordel overveje at begrænse overdragelsen af medarbejdere til kontrakttidspunktet, således at efterfølgende forskydninger i opgavevaretagelsen ikke medfører, at 19

20 medarbejderne overdrages frem og tilbage mellem kommunen og leverandøren alt efter, hvorvidt opgaven forskydes som følge af borgernes frie valg (kommunen bør i sin kravspecifikation eller i kontrakten beskrive, hvilke praktiske og tidsmæssige rammer, der gælder for borgernes skift mellem forskellige leverandører). Se i øvrigt afsnittet nedenfor, hvor udarbejdelsen af kravspecifikation behandles. Der er dog også set eksempler på, at kommuner fastsætter et vilkår om, at for hver gang der overdrages opgaver svarende til en fuldtidsstilling (fx også angivet i timer), skal leverandøren tilbyde en af kommunens medarbejdere ansættelse. Der vil typisk være udarbejdet en liste, der omfatter medarbejdere, der kan tilbydes ansættelse. Spørgsmålet om medarbejdernes rettigheder er i sagens natur et politisk emne, som skal behandles i udvalg og/eller byråd. Det gælder generelt for udbud af madservice, at det kan være hensigtsmæssigt med en tidlig involvering af det politiske niveau, så udvalget kender konditionerne og har realistiske forventninger til konkurrencesituationen, den valgte model osv. på forhånd. 2.8 Valg af udbudsform Madservice er som ydelse omfattet af bilag II B i Udbudsdirektivet. Det vil sige, at kommunen ikke er forpligtet til at følge Udbudsdirektivets fulde procedureforskrifter, men alene direktivets regler om tekniske specifikationer og offentliggørelse af den indgåede aftale. Som nævnt i afsnit er Tilbudslovens annonceringspligt for bilag II B-ydelser ophævet pr. 1. januar Det betyder, at der ikke længere er nationale reguleringer af udbudsprocessen for bilag II B- ydelser. Selvom Tilbudsloven eller Udbudsdirektivets regler ikke gælder, er der dog ikke noget til hinder for, at udbyder følger procedurerne i direktivet helt eller delvist. De mulige udbudsformer i Udbudsdirektivet er: Offentligt udbud Begrænset udbud Udbud efter forhandling Projektkonkurrencer Den konkurrenceprægede dialog Dynamisk indkøbssystem. Trin-for-trin-vejledningen beskriver i detaljer de forskellige udbudsformer. Det mest relevante i forhold til udbud af madservice vil være et begrænset udbud eller et offentligt udbud. Da der er tale om et udbud efter bilag II B, er der dog endvidere forholdsvis vide rammer for at gennemføre en proces med forhandling. Har opgaven en grænseoverskridende interesse, skal man dog være opmærksom på at ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet skal overholdes. Udbud med forhandling gennemføres typisk som begrænset udbud, dvs. med prækvalifikation. 20

21 Uanset om udbuddet gennemføres efter Tilbudsloven, afhænger kommunens valg af udbudsform dog også af kommunens vurdering af markedssituationen. Da markedet i øjeblikket er karakteriseret ved et begrænset antal landsdækkende aktører samt et tilsvarende begrænset antal lokale i de enkelte dele af landet, der kan forventes at levere et egnet tilbud, vil den mest typiske udbudsform være at gennemføre et offentligt udbud, hvor der i udbudsannoncen (og udbudsmaterialet) kan indarbejdes ufravigelige mindstekrav til leverandørens økonomiske og faglige formåen, eksempelvis i form af relevante referencer og omsætning. Det giver kommunen mulighed for at frasortere tilbudsgivere, som ikke vurderes egnede til at løse opgaven, og dermed undgå at skulle realitetsbehandle deres tilbud. Hvis kommunen i forvejen har et stort antal godkendte leverandører på madservice til hjemmeboende, kan det tale for, at man gennemfører et begrænset udbud, således at man deler udbuddet op i en prækvalifikations- og en tilbudsvurderingsfase. Tilsvarende kan en markant ændring af markedssituationen tale for at anvende et begrænset udbud. Uanset valg af udbudsform er det klart, at den konkrete konstruktion skal respektere de grundlæggende regler, som gælder for antallet af madserviceleverandører i medfør af Serviceloven, jf. afsnittet ovenfor. 2.9 Kontrolbud i forhold til kommunale selskaber Kommunerne har i forbindelse med udbud mulighed for at afgive et kontrolbud. Såfremt det kommunale kontrolbud viser sig at være det økonomisk mest fordelagtige, annulleres udbudsforretningen. De generelle forhold om udregning af kontrolbud er behandlet i trin-for-trinvejledningen. Madservice-området er karakteriseret ved det særlige forhold, at der er flere kommuner, som har etableret madselskaber, enten som offentligt-offentlige interessentskaber efter Styrelsesloven 60 eller som offentligt-private selskaber efter den såkaldte L548, jf. ovenfor. Kommunen må i disse tilfælde indledningsvis beslutte, om det er en situation, man ønsker at opretholde, dvs. skal selskabet have mulighed for at konkurrere og deltage i udbuddet eller ej? 8 Hvis ikke, skal selskabet lukkes (hvis der er tale om hele produktionen) eller i det mindste tilpasse sin produktion til den fremtidige opgave (hvis der fx kun udbydes madservice til hjemmeboende eller hvis selskabet løser opgaver for andre kommuner). Disse spørgsmål er ikke strengt udbudsrelaterede og behandles derfor ikke yderligere. Hvis selskabet omvendt skal deltage i udbuddet, må dette ikke forveksles med et kontrolbud. Selskabet skal afgive tilbud på lige fod med andre potentielle leverandører og kommunens opgave består i relation til udbuddet i at sikre sig, at der er 100 % adskillelse mellem selskabet (som byder, herunder evt. bestyrelsesmedlemmer) og den gruppe, som vurderer de modtagne tilbud og træffer beslutning om 8Jf. afsnittet ovenfor om selskabsdannelse, kan en kommune ikke etablere et L548 selskab, hvis opgaven tidligere har været overdraget til private. Men løses opgaven i dag (helt eller delvist) af et sådant, lovligt etableret L 548 selskab, kan selskabet godt byde ind i et efterfølgende 2. eller 3. generationsudbud på lige fod med andre private leverandører. 21

22 tildeling af ordren. Dette kan i praksis betyde, at personer, eksempelvis byrådsmedlemmer, som i et udbud uden medvirken af kommunale selskaber typisk ville deltage i tildelingsprocessen, nu er at betragte som inhabile qua deres deltagelse i selskabets bestyrelse Håndtering af fysiske aktiver 9 Kommunen vil typisk have et vist produktionsapparat bundet i sit eller sine eksisterende køkkener. Dette rejser spørgsmålet om, hvorvidt og i bekræftende fald hvordan, dette skal indgå i udbudskonstruktionen. Trin-for-trin-vejledningen behandler dette detaljeret, hvorfor der henvises hertil. Helt overordnet kan det anbefales, at kommune tager stilling til, om det skal indgå som en mulighed (et tilbud) for tilbudsgiverne, at de på givne (betalings)vilkår vil kunne benytte det kommunale produktionsapparat. Hvis ja, skal dette være prissat klart og entydigt, så der sikres gennemsigtighed om vilkårene og fuld ligebehandling, også i forhold til et evt. bud fra det kommunale køkken. Videre skal peges på to forhold med særlig relevans for madservice: 1. For det første vil der være en særlig udfordring i at fastlægge, hvad der eventuelt skal indgå i udbudsprocessen (vederlagsfrit, på lejevilkår, til salg) og hvad der eventuelt fortsat skal anvendes, såfremt kommunen forventer at beholde en del af produktionen. Dette vil være tilfældet, hvis man kun udbyder madservice til én af sine målgrupper, fx de hjemmeboende. Det bemærkes, at den vederlagsfri model ikke er gangbar på det fritvalgsbelagte område, da det vil indebære en forskelsbehandling af nuværende og potentielle fremtidige leverandører. 2. For det andet kan der opstå et renoveringsbehov i forlængelse af et udbud af madservice til plejecentrene. Hvis den kommunale madproduktion således i dag foregår i plejecenterkøkkener på de enkelte plejecentre, vil en fremtidig løsning, hvor en privat leverandør leverer madservice, indebære et behov for, at kommunen sikrer hensigtsmæssige modtageforhold (såkaldte modtagekøkkener) på plejecentrene. Begge forhold vil typisk medføre, at tilbudsgiverne vil ønske adgang til bygninger i forbindelse med udbudsprocessen for at kunne se produktionsapparat og bygninger. Set fra kommunens side vil særligt punktet om renovering kunne betyde, at tidsperspektivet øges, hvis der ikke planlægges i god tid Kontraktstrategi Med kontraktstrategi menes det forhold, at kommunen indledningsvis træffer en række strategiske beslutninger, som sikrer en hensigtsmæssig konkurrencesituation samt en ditto driftssituation efterfølgende. 9 Vejledningen behandler ikke den situation, at kommunens udbud omfatter etablering af et nyt køkken. Dette ses eksempelvis i forbindelse med etablering af offentligt-private selskaber i medfør af lov 548, jf. ovenfor, ofte i forbindelse med at kommunen har vurderet, at det nuværende produktionskøkken er nedslidt og/eller ineffektivt og i forlængelse heraf ønsker en privat partner til at skabe en ny og innovativ løsning. Det er klart, at en sådan model stiller helt andre krav til håndtering af de fysiske aktiver, herunder naturligvis også hvordan eksisterende faciliteter evt. kan stilles til rådighed for selskabet. 22