Tirsdag den 5. april 2016 klokken 17:00. Administrationen, Bakkegade 25, 3400 Hillerød

Transkript

1 Til bestyrelsen Boligselskabet Nordsjælland Hillerød 6. april 2016 Referat fra bestyrelsesmøde i Boligselskabet Nordsjælland Dagsorden: Tirsdag den 5. april 2016 klokken 17:00 Administrationen, Bakkegade 25, 3400 Hillerød 1. Godkendelse af dagsorden og protokol 2. Revisionsprotokollat 3. Marketing drøftelse og godkendelse af tiltag 4. Ny administrationsbygning 5. Repræsentantskabsmødet hvem er på valg og procedure 6. Orientering fra formand og forretningsfører a. Nye administrationslokaler sidste nyt b. Orientering om grundejerforeningerne c. Lynge Bytorv orientering om byggeskadesagen d. Skævinge ny bydel e. Skoleparken status på helhedsplan f. Task Force - formandsmøder 7. Orientering fra afdelingerne, herunder bemærkninger til afdelingsbestyrelsesreferater 8. BL informerer 9. Fremtidige møder 10. Opfølgningslisten 11. Eventuelt Med venlig hilsen Boligselskabet Nordsjælland f/ Lena Andersen, formand 1

2 Tilstede fra bestyrelsen: Lena, Bente, Hanne, Randi, Solvejg, Brian, Kenneth, Lars og Tommy Afbud fra: Ingen Øvrige tilstedeværende: Lene Søe (revisor) og Per 1. Godkendelse af dagsorden og protokol Dagsorden er udsendt d. 29. marts Protokol fra mødet d. 14. marts 2016 er godkendt af formandsskabet og udsendt pr. mail den 23. marts Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen og underskriver protokollen for mødet den 14. marts Bestyrelsen godkendte dagsordenen og underskrev protokollen for mødet den 14. marts Revisionsprotokollat Der er ingen nye tilføjelser til protokollatet. Seneste tilføjelse er siderne (årsregnskab 2014) Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3. Marketing drøftelse og godkendelse af Boligkontoret marketing afdeling fremlagde på organisationsbestyrelsesmødet den 26. november 2015 forskellige tanker omkring markedsføring og profilering af Boligselskabet Nordsjælland. De har nu udarbejdet et oplæg til organisationsbestyrelsen som er fremsendt sammen med indkaldelsen til mødet. Oplægget er opdelt i 2 dele, nemlig omkring PR-strategi og omkring skiltning af boligområder. Indvielsen af de nedgravede affaldsanlæg i Nødebo blev fulgt op med en pressemeddelelse som kom i Hillerød Posten, så den er et eksempel på hvordan PR-strategien kan være, i forhold til at komme dagspressen med de gode historier. 2

3 Det indstilles at bestyrelsen drøfter det udarbejdede oplæg og beslutter sig for omfanget og hvornår eventuelle tiltag skal udføres. Bestyrelsen besluttede at nedsætte et PR udvalg. Opgaven er deles op i 2 punkter, nemlig en PR og marketing opgave og i en skilteopgave. PR udvalget består af: Lena, Lars og Kenneth Udvalget har et økonomisk råderum til at igangsætte fotografering af afdelingerne og få udarbejdet pressemeddelelser. Udvalget vil udarbejde et beslutningsoplæg omkring skiltning af og ved afdelingerne Skiltning skal vedtages 4. Ny administrationsbygning På mødet den 14. marts blev der under orientering kort fortalt om status på den nye administrationsbygning. Det var blevet varslet fra vores rådgiver, at om- og tilbygningen nok vil blive noget dyrere, primært med baggrund i den eksisterende bygnings statiske forhold, opfyldelse af energimæssige krav, ekstra miljøarbejder og dermed også usikkerhed omkring forventede uforudsete omkostninger. Under drøftelse bad formanden om, at få undersøgt hvad det vil koste alternativt nedrive den gamle bygning og opføre en helt ny. Administrationen har derfor bedt rådgiver om, at udarbejde 3 forslag, nemlig forslag 1 som det nuværende projekt forslag 2 hvor den gamle bygning rives ned til fundament og ny bygning opføres og endelig forslag 3 hvor den gamle bygning helt fjernes og en ny bygning opføres. Vedhæftet følger rådgivers Projektnotat af 30. marts Summarisk er rådgivers vurdering af økonomien for de 3 forslag følgende: - Forslag 1 total 390 kvm koster kr Forslag 2 total 390 kvm koster kr ved total 347kvm koster det kr Forslag 3 total 390 kvm koster kr ved total 347 kvm koster det kr Som det kan ses af ovenstående er der for forslag 2 og 3 nævnt et andet antal kvm. som alternativ til det projekt som bestyrelsen hidtil har fået forelagt. Årsagen til dette er, at rådgiver i det 3

4 oprindelige projekt har angivet 390 kvm som det der skulle bruges for, at opnå den ønskede funktionalitet. Når man skal opbygge samme funktionalitet i en helt ny bygning, kræves ikke samme antal kvm, da ruminddelingen ikke skal tage hensyn til eksisterende bærende vægge, som er tilfældet i det projekt som hidtil er beskrevet. Det giver mulighed for en anden planløsning på et mindre antal kvm. Derfor er prisen for den alternative størrelse nævnt i rådgiver notat. Tager man dette for øje, er der ikke stor forskel på om man bygge videre på den eksisterende bygning eller om man bygger et helt nyt hus. Der er et par væsentlige forhold som skal fremhæves ved forslag 1 og 3. For det første er der stadig usikkerhed omkring uforudsete omkostninger ved at bygge videre på den eksisterende bygning, hvilket næsten er ellimineret når man bygger nyt. En klar fordel ved at fjerne den gamle bygning, og placerer den nye bygning længere tilbage på grunden er, at det vil give plads til de ekstra p-pladser som kommunen ønsker. Det indstilles at bestyrelsen drøfter oplægget og beslutter hvilket forslag der skal arbejdes videre med. Endvidere skal bestyrelsen træffe beslutning om en ny ramme for bygningen af ny administrationsbygning, da den hidtidige ramme på 6 mio. kroner er for lille i forhold til de 3 opstillede forslag. Bestyrelsen ønsker ikke på nuværende tidspunkt at tage stilling til hvilket forslag, der skal arbejdes videre med. Bestyrelsen ønsker først at få forelagt et skitseforslag der baseres på forslag 3. Bestyrelsen vil også gerne have et oplæg til den driftsmæssige økonomi, med fordelingsnøgle mellem driften, administrationen og selskabet. Det er aftalt at punktet kan blive behandlet på næste møde den 10. maj. 5. Repræsentantskabsmøde På mødet den 14. marts blev det aftalt, at det kommende repræsentantskabsmøde skulle drøfte på næste organisationsbestyrelsesmøde. Dagsorden såvel som valg til bestyrelsen skal drøftes. I år er der ikke ekstraordinære forhold der skal medtage på dagsorden udover, at bestyrelsen skal have fornyet mandatet til at iværksætte nyt byggeri og frasalg af ejendom. 4

5 På valg i år er Hanne Rasmussen, Randi Baarup, Brian Mikkelsen og Tommy Wøldike. Bestyrelsen drøfter indhold mv. for det kommende repræsentantskabsmøde og tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsesmedlemmerne der er på valg i år er alle villig til genvalg. Teit Svanholm er blevet bedt om at være bestyrelsens forslag som dirigent Administrationen sørger for, at udsende indkaldelse og dagsorden til mødet 6. Orientering fra formand og forretningsfører a. Nye administrationslokaler Dette punkt er fast orienteringspunkt på dagsordenen indtil byggeriet er færdiggjort. Til dette møde er dette punkt drøftet ovenfor i dagsordene Uanset hvilken løsning der er valgt ovenfor, er det stadig vores forventning, at vi kan tage den nye bygning i brug sidst på året. b. Orientering om grundejerforeningerne: Ejerforeningen Byporten, Helsinge der har ikke været afholdt møder siden i sommers hvor administrationsaftalen blev fornyet. Ejerforeningen Lynge Bytorv der har ikke været afholdt møder siden byggeskadesagen blev behandlet i sommers. Der er nu udarbejdet et løsningsforslag, der skal foreligges for ejerforeningens øvrige medlemmer. Det forventes at der afholdes et møde senere i april måned. Grundejerforeningen Bryggerengens Jorde: Der har været afholdt endnu møde den 10. marts, hvor blandt andet forskellige driftsaftaler for græsslåning og snerydning blev drøftes. Det er aftalt at der afholdes generelforsamling 18. maj. c. Lynge Bytorv orientering om byggeskadesag se informationen der står under punkt 6 b. i dagsordenen. Dette er et fast punkt på dagsordenen som orientering indtil sagen er tilendebragt. d. Skævinge sidste nyt Byrådet har behandlet sagen på deres møde den 30. marts som et lukket punkt. På vores møde den 5. april håber vi, at vi kan give en mundtlig information om byrådets beslutning. 5

6 Kommunen har besluttet, at udbyde grundstykket til salg. Det kommer formodentlig i udbud i efteråret Grundstykket bliver ikke kun udbudt som et grundstykke, men der bliver mulighed for at byde på delområder. Hvordan det realiseres vil fremgå af udbudsmaterialet. e. Skoleparken nyt om renoveringsprojektet Den 5. april (samme dag som dette møde afholdes) fremlægger rådgiver en ny tidsplan samt et nyt oplæg til renovering af toiletter, da det har vist sig, at det nuværende projekt bliver meget dyrere på grund af miljømæssige forhold. På organisationsbestyrelsesmødet, vil der blive afgivet en mundligt redegørelse for seneste nyt i sagen. På byggeudvalgsmødet den 5. april fortalte rådgiver, at den planlagte renovering af badeværelserne vil bliver meget dyrere end forventet. Der var afsat 40 mio. kroner til projektet, men tilbud fra A&K lyder på 107 mio. kroner. Renovering af badeværelserne er derfor taget ud af renoveringsprojektet. Hovedproblemet ligger i udskiftning af fliser, da det vil medføre en del ekstra miljøarbejder. Rådgiver vil undersøge alternative renoverings muligheder, hvor man får opdateret badeværelserne som planlagt, dog uden ny flisebelægning på væggene. Det er muligt, at renoveringen af badeværelserne må afvente færdiggørelse af hovedprojektet. Rådgiver vil orientere beboerne på det kommende ordinære afdelingsmøde den 18. april. f. Task Force og formandsmøder Arbejdet omkring beskrivelse af de forhold som skal fremlægges for organisationsbestyrelsen i form af et handlingsnotat er fremskreden. Det forventes at sagen kan drøftes og bestyrelsen sidst på foråret har accepteret køreplanen for det fortsatte arbejde. Administrationen vil foreslå, at den påtænkte nedsættelse af et fora for afdelingsformændene (de omtalte formandsmøder) etableres nu, således at denne gruppe kan fungere som følgegruppe i det fortsatte arbejde. Formål med formandsmøderne er: - Informationskanal til / og fra organisationsbestyrelsen - Informationskanal til / og fra driften - Informationskanal / erfaringsudveksling fra og til den enkelte afdeling hvad sker der af stort og småt Emner som nogle af de første punkter for den nye gruppe kunne være: - E syn. Dette projekt er også tæt på at blive implementeret - Fællesdrift (generelt og Taks Force projektet) - Byggesager hvad sker der i de forskellige afdelinger 6

7 Antal årlige møde møder efter behov, i det første år med handlingsplan for Task Force vil omfanget måske være lidt større. Deltagere fra administrationen / driften: - Forretningsfører i startfasen og efter behov - Driftschef ansvarlig mødeplanlægger - Ejendomsmester / en eller flere efter behov Det blev besluttet, at der nu etableres et forum for afdelingsformændene og næstformændene. Organisationsbestyrelsesformanden deltager også i møderne. Afdelinger som ikke har etableret afdelingsbestyrelser er repræsenteret ved driftsudvalgets formand. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at etablerer formandsmøde, jf. punkt f. 7. Orientering fra afdelingerne Diverse referater fra afdelingerne. 8. BL informerer Siden sidst er der udgivet BL informerer 0516 > 1516 På mødet blev udleveret og gennemgået en oversigt, hvor relevante punkter var suppleret med en følgetekst. 9. Fremtidige møder Kommende møder er aftalt: Organisationsbestyrelsesmøder maj (ifm. Repræsentantskabsmødet) - Juni - September primo - Oktober / november - December 7

8 Repræsentantskabsmøde maj Formandsmøder - Foråret før sommerferien - Efteråret Lokalrådsmøde - 3. maj 2016 afholdes i Hillerød Skoleparkens aktivitetshus Temamøder / seminar og 30. april Seminar på Pharmakon. Studietur - Efteråret nu aftalt til 29. september til 2. oktober (begge dage incl.) Boligkontoret Danmark s repræsentantskabsmøde afholdes i København den 11. juni 2016 BL kreds 2 valgmøde til BL s repræsentantskabsmøde mødet afholdes den 13. april i Roskilde 10. Opfølgningslisten Som et fast punkt på dagsordenen på hvert bestyrelsesmøde er en liste over sager som kræver opfølgning. Det sikres hermed at alle sager følges til dørs og at bestyrelsen kan prioritere arbejdet med udgangspunkt i listen. Følgende sager er til opfølgning: Salg af grund ved Esrogård Drøftelse af principper for styring af renholdelsesudgifter Opgaver som følge af strategien Ventetider i de enkelte boligafdelinger og principper for opgørelse Retningslinjer for bestyrelsens private brug af tlf., ipad mv. stillet til rådighed af boligselskabet. NY Forretningsorden for organisationsbestyrelsen skal gennemgås for eventuelle nødvendige tilretninger. NY Marketing PR og skiltning. Gennemgå oplæg fra BDK. NY Information fra andre boligorganisationer og fra Hillerød kommune. NY 11. Eventuelt 8