Digitalisering i den offentlige sektor

Transkript

1 1 Digitalisering i den offentlige sektor Egil Husum og Louise Heilberg 2 Dagsorden 1. Hvad kan, må og skal man? 2. Hvilke krav skal der stilles? 3. Hvad skal huskes ved løsningerne? 1

2 3 Hvad må man, hvad kan man, og hvad skal man? 1. Hvilke regler skal overholdes i digitaliseringsprojekter? Forvaltningsret: Autenticitet, overblik over praksis, aktindsigt, partsrepræsentation, hjemmel i lov, sagens oplysning Persondataret: Formålsbegrænsning, proportionalitet, sletning, hjemmel i persondataloven, opfyldelse oplysningspligten 4 Hvad må man, hvad kan man, og hvad skal man? 2. Hvilke løsninger kan konkret anvendes? Screening og datavask Beskrivelse af formål og hjemmel Konkret opfyldelse af oplysningspligten Procedurer for sletning Partsrepræsentation ved digitale selvbetjeningsløsninger 2

3 5 1. Krav Autenticitet Autentiske kopier Bevaring af disse kopier Krav til dokumenter, der sendes elektronisk Datering Breve Underskrift Afsender Foto: Jørgen True, Information 6 1. Krav Overblik over praksis Hvorfor? Lighedsprincippet Overblik over praksis Relevante sager ud fra indholdsmæssige kriterier Søgemuligheder Registreringer i it-systemer 3

4 7 1. Krav Aktindsigt Krav i offentlighedsloven og forvaltningsloven til identifikation Hvordan finder myndigheden så disse sager? 8 1. Krav Partsrepræsentation Ret til at lade sig repræsentere Kan systemet bruges af andre på vegne af brugeren? Foto: Bech-Bruun 4

5 9 1. Krav Hjemmel Pligt til at bruge s ved henvendelser Pligt til at bruge en digital løsning er der det på dit område? Direkte besked, når der træffes afgørelse Krav Sagens oplysning Kan systemet bruges til at dokumentere indholdet af henvendelser, klager og ansøgninger? Dokumentation af at forvaltningsretlige krav er opfyldt 5

6 11 1. Krav Formålsbegrænsning Udtrykkeligt angivne og saglige formål Senere behandling må ikke være i strid med disse formål Krav Proportionalitet Oplysninger skal være relevant og nødvendige Hvad indebærer det? Foto: Colourbox/denstoredanske.dk 6

7 13 1. Krav Sletning Oplysninger må ikke gemmes længere end nødvendigt Lovkrav til opbevaring Arkiveringsbestemmelser er der det på dit område? Krav Hjemmel i persondataloven Hjemmel i persondataloven Fortrolige oplysninger Følsomme oplysninger Offentliggørelse på internettet Foto: Rune Pedersen, Politiken 7

8 15 1. Krav Oplysningspligten Krav om oplysning om Identitet Formål Legitime interesser, hvis afvejningsreglen bruges Kategorier af modtagere, og om oplysningerne overføres til et tredjeland Kategorier af oplysninger (hvis de indsamles hos tredjemand) Hvor længe oplysningerne opbevares Rettigheder (særligt krav ved samtykke) Hvordan skal kravet opfyldes? Løsninger Screening og datavask Manuelle eller tekniske procedurer for screening og datavask Praktiske og ressourcemæssige overvejelser Undgå registrering af unødvendige oplysninger Sikre registrering af de nødvendige oplysninger I hvilket omfang skal følsomme oplysninger registreres? 8

9 17 2. Løsninger Beskrivelse af formål og hjemmel Beskrivelse af formålet med behandlingen For hver sagstype Oplysninger kan kun indhentes og behandles til de formål, som hjemler indhentelsen Hjemmelsgrundlaget beskrives sammen med formålsbeskrivelsen For hver proces Udøvelse af myndighedsopgaver Samtykke? Løsninger Opfyldelse af oplysningspligten En specifik beskrivelse af formål med registrering og behandling For hver enkelt sagstype Elektronisk ved selvbetjening, eller snailmail/kuvertfyld 9

10 19 2. Løsninger Procedurer for sletning Faste slettefrister i de forskellige sagstyper Faste procedurer for sletning for hver sagstype Overblik over lovkrav om opbevaring Myndighedens særlige arkiveringsbestemmelser Løsninger Partsrepræsentation ved digitale selvbetjeningsløsninger Hvordan kan partsrepræsentanter modtage afgørelser? Hvordan kan partsrepræsentanter sende elektroniske ansøgninger? 10

11 21 Kontakt Egil Husum Senioradvokat København Corporate Compliance & Investigations T M E ehu@bechbruun.com Louise Heilberg Infrastrukturspecialist - advokatfuldmægtig København Offentlig Virksomhed T M E lhe@bechbruun.com København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T