Udsendt til: Irene Jensen, Vibeke Becher Nielsen, Tonny Ploug, Anne Knudsen, Hanne Stampe Jacobsen, Preben Lerke, Anne-Marie Hansen

Transkript

1 Dagsorden Bestyrelsesmødet den 14. juni 2017 kl Engparken Udsendt til: Irene Jensen, Vibeke Becher Nielsen, Tonny Ploug, Anne Knudsen, Hanne Stampe Jacobsen, Preben Lerke, Anne-Marie Hansen Fra FlexBo Sjælland: Susanne Trempenau Fra Boligkontoret: Tina Oldrup Afbud: Hanne Stampe Jacobsen Udsendt den: 10. juni 2017 Indhold cases/mdr27/mdr Revisionsprotokol Meddelelser fra formand og Boligkontoret...1 Formandens meddelelser:...2 Boligkontoret har følgende meddelelser:...2 Udlejningssituationen....2 Ventelisten...2 Restancer...2 Budgetkontrol for boligorganisationen for regnskabsåret Følg eller forklar samt forretningsorden Målsætninger Råderet Mogenstrup Nyt fra lokalinspektør, afdelinger eller andre Næste møde Eventuelt Revisionsprotokol Fremstilling: Der er ikke tilføjelser i forhold til sidste protokollat. Indstilling: Det indstilles til organisationsbestyrelsen - At punktet tages til efterretning Beslutning: Organisationsbestyrelsen besluttede - At 2. Meddelelser fra formand og Boligkontoret Fremstilling: Q1 1

2 Formandens meddelelser: Boligkontorets repræsentantskabsmøde 10. juni 2017 Boligkontoret har følgende meddelelser: Udlejningssituationen. Der vedlægges oversigt over indflytninger og modtagne og registrerede opsigelser i perioden Ventelisten Oversigt over antallet af medlemmer, der er aktive og i bero. Dato Aktive Bero I alt 8. oktober december februar april maj september december januar april juni Derudover vedlægges en liste med antallet af boligsøgende i de enkelte afdelinger, hvoraf også fremgår udviklingen. Der vedlægges oversigt over lejligheder i tomgang, d.v.s. lejligheder uden huslejeindtægt og som dermed belaster afdelingerne/selskabet økonomisk. Restancer Vedlægges en gang i kvartalet. (Senest pr. 21. april 2017) Budgetkontrol for boligorganisationen for regnskabsåret Der vedlægges budgetkontrol pr. 31. maj Indstilling: Det indstilles til organisationsbestyrelsen - At meddelelserne tages til efterretning Beslutning: Organisationsbestyrelsen besluttede - 3. Følg eller forklar samt forretningsorden Fremstilling: Én gang om året skal organisationsbestyrelsen gennemgå Følg eller forklar inden udarbejdelse af årsregnskab. Da den version, der blev gennemgået på mødet den 3. maj var forældet, skal en nyere version gennemgås. Indstilling: Det indstilles til organisationsbestyrelsen - At gennemgå den nye version Bilag: Følg eller forklar Beslutning: Organisationsbestyrelsen besluttede: Q1 2

3 - At 4. Målsætninger Fremstilling: I forbindelse med godkendelse af målsætninger for boligorganisationen er der samtidig lagt op til opfølgning på de enkelte målsætninger. På mødet og de kommende møder vil de allerede vedtagne målsætninger blive drøftet. Indstilling: Det indstilles til organisationsbestyrelsen - At bestyrelsen træffer de beslutninger der er fornødne i sagen Bilag: Samlede gældende målsætninger Beslutning: Organisationsbestyrelsen besluttede: - At 5. Råderet Fremstilling: Fra afdelingsbestyrelsen i Engparken er fremsendt forslag om at oprettelse af råderetskatalog drøftes i organisationsbestyrelsen. BL har udgivet en pjece, der kan findes her: Indstilling: Det indstilles til organisationsbestyrelsen - At drøfte, hvad der videre skal ske. Bilag: BL s pjece er vedlagt Beslutning: Organisationsbestyrelsen besluttede: - At 6. Mogenstrup Fremstilling: Seneste vedrørende sagen drøftes. Der er byrådsmøde den 14. juni, er sagen på? Indstilling: Det indstilles til organisationsbestyrelsen - At drøfte eventuelt nyt Bilag: - Beslutning: Organisationsbestyrelsen besluttede: - At 7. Nyt fra lokalinspektør, afdelinger eller andre Fremstilling: Mundtlig information Indstilling: Det indstilles til organisationsbestyrelsen Q1 3

4 Bilag: - - At tage orienteringen til efterretning Beslutning: Organisationsbestyrelsen besluttede: - At tage informationen til efterretning 8. Næste møde Næste møde er planlagt til den 16. august 2017, kl i Engparken. Der skal findes dato for regnskabsmøde og repræsentantskabsmøde. 9. Eventuelt Organisationsbestyrelsens underskrift fra møde den 14. juni 2017: Irene Jensen Vibeke Becher Nielsen Preben Lerke Afbud Hanne Stampe Jacobsen Preben Lerke Anne-Marie Hansen Anne Knudsen Q1 4

5 Boligkontoret Danmark f:\egbolig\rapport\lejerliste\lejerliste_ind_flyt.rpt Fraflyttere og indflyttere tini :35 Page 1 of 1 Lejemålstype IndDato FriDato SynsDato Fraflytningstype Lejemålet: Engvej 18 st, 37, 4700 Næstved 18 st, Birger Søgaard Jensen Engvej 18 st, 37, 4700 Næstved Familiebolig Lejemålet: Engvej , 4700 Næstved Mona Hansen Engvej , 4700 Næstved Familiebolig Lejemålet: Engvej , 4700 Næstved Hanne Worm-Jensen Engvej , 4700 Næstved Familiebolig Almindelig fraflytning Antal af lejemål i afdeling 1: 3 Antal af poster i Selskab 433 : 3 Ny lejer

6 Boligkontoret Danmark Ventelistestatus tini 13:44:56 1 Selskab: 433 Selskab: FlexBo Sjælland Datoafgrænsning: Interne Eksterne Engparken Primo perioden Nye opskrevne Udgået fra ventelisten Ultimo perioden Antal år på venteliste 0-1 år 1-3 år 3-9 år > 9 år Interne Eksterne Snedkergården og Dehnsparken Primo perioden Nye opskrevne Udgået fra ventelisten Ultimo perioden Antal år på venteliste 0-1 år 1-3 år 3-9 år > 9 år I alt pr. selskb

7 Boligkontoret Danmark f:\egbolig\rapport\lejerliste\tomgang_lmtype_ind.rpt Lejemål i tomgang excl. ældreboliger tini Page 1 of 2 Lejemålstype Rum Areal Tomgang fra Antal dage i tomgang FlexBo Sjælland Tomgang Engvej Næstved Familiebolig 2 97, Antal tomgang i afdeling 1 1 Antal lejligheder i tomgang i Selskab FlexBo Sjælland - BL-nummer Liggetid mellem 0 og 14 dage Liggetid mellem 15 og 31 dage Liggetid mellem 32 og 180 dage Liggetid over 180 dage Lejligheder med potentiel mulighed for tomgang

8 FlexBo Sjælland Budgetkontrol for perioden Regnskabsmæssige posteringer sker i forbindelse med årsafslutningen. Regnskab til Budget til Budget- Årsbudget UDGIFTER: afvigelse 501 Bestyrelsesvederlag m.v Mødeudgifter Personaleudgifter Forretningsførelse Kontorholdsudgifter Kontorlokaleudgifter Afskrivninger, driftsmidler Særlige aktiviteter Revision = Bruttoadministrationsudgifter Tilskud til afdelingerne Renteudgifter Henlæggelse af afdelingernes bidrag til dispositionsfonden = Samlede ordinære udgifter Ekstraordinære udgifter = Udgifter i alt Overskudsfordeling: 1. Henlæggelse til arbejdskapitalen Udbytte, garantiselskab Henlæggelse til dispositionsfonden = Udgifter og overskud

9 INDTÆGTER: Regnskab til Budget til Budget- Årsbudget afvigelse 601 Administrationsbidrag: 1. Afdelinger i drift Andre Lovmæssige gebyrer Renteindtægter Afdelingernes bidrag til dispositionsfonden Honorar nybyggeri: 1. Byggesagshonorar Bestyrelsesvederlag Honorar forbedringsarbejder: 1. Byggesagshonorar Bestyrelsesvederlag Diverse = Samlede ordinære indtægter Ekstraordinære indtægter = Indtægter i alt Årets underskud = Indtægter og evt. underskud i alt Beløb i kursiv er beregnede, på baggrund af budgettet. Specifikation af mødeudgifter Regnskab Budget Årsbudget Møder Repræsentation Kursus Diverse Kommentar til budget - se særskilt kommentarark. = Overskridelse af årsbudget = Merudgift/manglende indtægt i forhold til periodiseret budget. Kommenteres ved væsentlige afvigelser

10 Velkommen til det nye følg eller forklar 1) Spørgeskemaet er opbygget som et 10-punkts program, hvor hvert spørgsmål besvares med ja eller nej. Hvis bestyrelsen svarer ja, bedes du kort beskrive bestyrelsens ønsker inden for det givne punkt. Hvis bestyrelsen svarer nej til et spørgsmål, bedes bestyrelsen forklare, hvorfor man ikke mener, at emnet er relevant for boligorganisationen, eller forklare hvordan man på en anden måde agter at løse opgaven. 2) Når du har afsluttet skemaet, vil du inden for to dage modtage en rapport med bestyrelsens svar. Rapporten fungerer som referat og sendes til bestyrelsen. 3) Når bestyrelsen har udfyldt skemaet én gang, vil deres svar blive gemt. I behøver således ikke behandle alle spørgsmål fra år til år, idet det vil være nok alene at tage stilling til det foregående års besvarelse. Vælg venligst år: ) Ønsker bestyrelsen i det kommende år at drøfte boligorganisationens grundlæggende fremtidsvisioner og / eller strukturelle forhold? Ja Nej

11 1) Hvilke strukturelle forhold eller fremtidsvisioner ønsker boligorganisationen at drøfte i det kommende år og hvornår skal drøftelsen finde sted? 1) Hvorfor ønsker bestyrelsen ikke at drøfte boligorganisationens grundlæggende fremtidsvisioner og / eller strukturelle forhold? 2) Boligkontorets produkter Ønsker bestyrelsen i det kommende år at anvende Boligkontoret til ekstra ydelser/produkter? Herunder vores rapporteringsdokumentationer i form af: Udviklingsafd.: Beboerdemokrati-workshops, indflytnings- eller tilfredshedsundersøgelser, beboersammensætningsanalyse, boligsociale tiltag Byggeafd. Renovering/nybyggeri Marketing: Udlejningsbrochure, ventelisteanalyse Energi: Energistyring og driftskontrol Se produktkataloget her Ja Nej

12 2) Hvad ønsker bestyrelsen at indgå aftale om? 2) Hvorfor ønsker bestyrelsen ikke at anvende ekstra ydelser/produkter fra Boligkontoret? 3) Digitale løsninger Er der aktuelle krav til web / egen hjemmeside og andre digitale løsninger som bestyrelsen ønsker, at der arbejdes med i det kommende år? - Herunder konkrete justeringer i forhold til udveksling af information mellem boligorganisation, lejere og administrationen. Ja Nej 3) Hvilke digitale løsninger eller hvilken kommunikation ønsker bestyrelsen, at der arbejdes med i det kommende år? Hjemmesiden Sociale medier - Facebook/ Twitter Beboerlogin herunder digitale viceværter E-syn og mobile rekvisitioner

13 Information til beboerne (nyhedsbreve) Andre digitale løsninger 3) Hvorfor ønsker bestyrelsen ikke at drøfte krav til web / egen hjemmeside og andre digitale løsninger? 4) Er der i det kommende år særlige boligsociale udfordringer, som der skal planlægges et forløb omkring? - Herunder integration/ tryghed/ naboskab/ Herunder integration/tryghed/naboskab/kriminalitetsforebyggelse Ja Nej 4) Hvilke boligsociale udfordringer skal der planlægges forløb omkring? Og ønsker bestyrelsen råd og vejledning fra Boligkontorets boligsociale afdeling?

14 4) Hvorfor ønsker bestyrelsen ikke at planlægge et forløb om særlige boligsociale udfordringer? 5) Evaluering af Boligkontoret Ønsker bestyrelsen inden for det kommende år en diskussion og evaluering af Boligkontorets ydelser og service? Herunder samarbejdet mellem bestyrelse og forretningsfører / konsulent. Ja Nej 5) Hvilke ydelser og services ønsker bestyrelsen en diskussion og evaluering af? 5) Er der behov for kursus til bestyrelserne i afdelinger eller selskabet? Ja Nej

15 5) Hvorfor ønsker bestyrelsen ikke at diskutere eller evaluere Boligkontorets ydelser og service? 6) Personalepolitik Boligorganisationen anbefales årligt at vurdere boligorganisationens løn- og personalepolitik over for egne medarbejdere. Ønsker bestyrelsen at drøfte personalepolitik i det kommende år? Herunder kommunikationsveje til ejendomsfunktionærer, kompetencer, aldersfordeling, brug af interne / eksterne håndværkere m.m. Indflytnings-eller tilfredshedsundersøgelser Budget-regnskabsgennemgang Udlejningsprocedurer Teknisk service etc. Ja Nej 6) Hvad ønsker bestyrelsen, at der skal justeres?

16 6) Hvorfor ønsker bestyrelsen ikke at drøfte boligorganisationens løn- og personalepolitik over for egne medarbejdere? 8) Samarbejde med kommunen Det anbefales, at der besluttes en model og et årligt tidspunkt for drøftelse / udarbejdelse af dokumentationspakken, som skal bruges i forbindelse med styringsdialogsamtalen med kommunen. Det kan være hensigtsmæssigt at drøfte boligorganisationens mest væsentlige udfordringer og risikoscenarier. Hvilke emner ønsker bestyrelsen at drøfte med kommunen? 8) Hvornår og hvem udfylder dokumentationspakken? 9) Regnskab Er bestyrelen tilfreds med regnskabsanalysen 'Egenkontrollen', der sammensættes i forbindelse med regnskabet? Ja Nej

17 9) Hvilke analyser eller oplysninger kan bestyrelsen især benytte? 9) På hvilke punkter er bestyrelsen ikke tilfreds med egenkontrollen? 10) Bestyrelsen bedes tage stilling til, om der er behov for at drøfte bestyrelsens sammensætning og rekrutteringen af nye bestyrelsesmedlemmer til boligorganisationen eller de enkelte boligafdelinger. Ønsker bestyrelsen at drøfte bestyrelsessammensætning og rekruttering? Du kan se bilag A her Hvis ja går du automatisk til bilag A Ja Nej

18 Diskussion af bestyrelsens sammensætning, størrelse, repræsentativitet. Diskuter i den sammenhæng behov for rekruttering, og måder at rekruttere på. Ja Nej 1) Er bestyrelsen tilfredse med køns og alderssammensætning. Bør der f.eks. være flere mænd eller unge? 2) Bør alle afdelinger være repræsenteret i bestyrelsen? 3) Er der behov for eksterne bestyrelsesmedlemmer (udpeget af andre end beboerne)? 4) Er der behov for særlige kompetencer i bestyrelsen (kendskab til byggesager, økonomi, etc.) 5) Har bestyrelsen behov for mere uddannelse? Kommentarer til bestyrelsens sammensætning

19 Diskussion af formen for bestyrelsesmøderne Ja Nej 1) Er mødefrekvens, tidspunkt og længde passende? 2) Er mængden af punkter på dagsordenen tilfredsstillende? 3) Skal der indlægges seminarer, kurser, debataftener, fællesformandsmøder i årsplanen? 4) Er bestyrelsen tilfredse med administrationens rolle i planlægning af dagsorden og afvikling af møder? Kommentarer til formen af bestyrelsesmøderne Diskussion af bestyrelsesmødernes indhold Ja Nej 1) Sikrer bestyrelsesformanden, at bestyrelsesmøderne er konstruktive? 2) Holder bestyrelsesmedlemmerne sig fra at diskutere lokale problemstillinger fra egne afdelinger?

20 Ja Nej 3) Ønsker bestyrelsen faste emner som dagsordenspunkter? 4) Er bestyrelsen tilfredse med balancen mellem diskussion, orienteringspunkter, debat og information? Kommentarer til bestyrelsesmødernes indhold I bedes diskutere samarbejdsrelationer mellem bestyrelsen og øvrige interessenter Ja Nej 1) Fungerer samspillet mellem bestyrelsen forretningsføreren tilfredsstillende? 2) Har bestyrelsen en tilfredsstillende dialog med repræsentantskabet / generalforsamlingen? 3) Har bestyrelsen en tilfredsstillende dialog med afdelingsbestyrelserne? 4) Har bestyrelsen og eller forretningsfører tilfredsstillende samarbejdsrelationer med andre, herunder kommuner og andre boligorganisationer?

21 Kommentarer til samarbejdet med øvrige interessenter 10) Hvorfor ønsker bestyrelsen ikke at drøfte bestyrelsens sammensætning og rekrutteringen af nye bestyrelsesmedlemmer til boligorganisationen eller de enkelte boligafdelinger? 10) Implementering I bedes drøfte, hvordan vedtagne beslutninger implementeres i boligorganisationen. Aktivitetsliste for selskab Årshjul Fast møderække Forberedende møder før bestyrelsesmøder Andet Tak for din bevarelse - du modtager en samlet rapport over besvarelserne inden for to dage. Du kan se besvarelsen her:

22

23

24

25

26

27

28

29