Økonomiudvalget. Dagsorden

Transkript

1 novem Forside Dagsorden Torsdag den 5. februar 2015 kl Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Justus Hansen (D) pr. telefon Uju Petersen (IA) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Martha Abelsen (S) Per Berthelsen (S) Indkaldte suppleanter Erling Madsen (S) pr. telefon Afbud Ane Egede Mathæussen (S)

2 Side 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Orienteringer A Kommuneqarfik Sermersooq: En organisation under udvikling og forandring B Ombudsmandsrapport: Undersøgelse af sager om uansøgt afskedigelse i Kommuneqarfik Sermersooq Forespørgsler... 9 Ingen Beslutninger A Driftsaftale mellem KS og Sisorarfiit Sager til Kommunalbestyrelsen A Orientering om møbelindkøb til Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv samt forventede driftsbesparelser B Anmodning om en redegørelse af revisors bemærkning omkring 200 ikke aktive ansatte i Kommuneqarfik Sermersooq C Udmøntning af puljemidler til lokaludvalgene i KS Lukkede punkter Eventuelt Godkendelse af referat... 21

3 Side 3 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser

4 Side 4 3. Orienteringer 03A Kommuneqarfik Sermersooq: En organisation under udvikling og forandring Til orientering J.nr.: Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LRMS Sagsresumé Borgmesteren har den 12. november 2014 anmodet direktionen om en orientering til ØU vedrørende organisationens tilstand, samt hvilke initiativer direktionen igangsætter med henblik på en styrkelse af organisationen. Formålet hermed er at opnå en højere grad af forventningsafstemning mellem kommunens politiske ønsker/ambitioner og administrationens formåen til at kunne realisere disse. Med udgangspunkt i denne anmodning har direktionen og HR chefen d. 17. december 2014 afholdt et tematiseret møde for at drøfte emnet. Resultatet heraf forefindes i nedenstående sagsfremstilling. Indstilling Økonomi og Personaleservice indstiller overfor : - at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Organisationens udfordringer Indledningsvist er der udfærdiget et kort dokument, der forholder sig til Lundgaard rapportens anbefalinger fra 2012 og en status på disse frem til i dag. Der henvises til bilag A for yderligere informationer. For en god ordens skyld skal det oplyses, at alle nuværende direktører er ansat i 2013 og Den administrerende direktør og en fagdirektør pr. 1. august 2013, 3 fagdirektører i efteråret 2013 samt 1 fagdirektør i foråret Direktionens generelle billede af organisationen ved tiltrædelse var, at der var en væsentlig forskel mellem facade og indhold. Flotte/ambitiøse planer og projekter var linet op, men organisationen var ikke gearet til at kunne indfri og realisere disse, hvilket var til frustration for såvel det politiske liv som administrationen. Årsagen hertil skal findes i en række udfordringer, som kommunen historisk set og fortsat står over for, herunder (ikke prioriteret rækkefølge): 1. Der skal ske en reduktion i personaleomsætningen, og vi skal blive bedre til at rekruttere og fastholde de gode og dygtige medarbejdere. 2. Der skal ske en forbedring i forhold til effektivitets- og kvalitetsniveauet i opgaveløsningen. 3. Der skal ske en forbedring i forhold til niveauet af sygefraværet. 4. Der skal gøres nogle generelle overvejelser i forhold til medarbejdersammensætning og kompetenceniveau.

5 Side 5 5. Der skal arbejdes med kultur og adfærd i organisationen. Det tværgående samarbejde skal styrkes, og vi skal blive bedre til at tage ansvar for vores arbejde og handlinger. Nedenstående uddybning er en eksemplificering af de 5 punkter. Re. 1) Der har historisk set ikke været etableret en struktur og en mekanisme, der i tilstrækkelig grad løbende har formået at opsamle viden og erfaring, som kunne videregives ved udskiftning af medarbejdere. Dette betyder, at kommunen i perioder med relativ stor udskiftning er blevet ramt hårdt og stort set har skullet starte forfra, hvilket selvsagt har haft en væsentlig effekt på den support, der ydes til såvel borgmester som administrerende direktør, deres respektive bagland og ikke mindst til kommunens væsentligste målgruppe borgeren. Dertil oplever kommunen, at det kan være svært at fastholde gode og dygtige medarbejdere. Vi har en formodning om, at den manglende stabilitet (ledelsesmæssigt og organisatorisk) også historisk set - samt en manglende evne til at rykke hurtigt og effektivt kan være til stor frustration for denne medarbejdergruppe. Re. 2) Der holdes krampagtigt fast i gamle vaner og procedurer, og sagsbehandlingen kan opleves som værende både ineffektiv og langsommelig. Re. 3) Der skal arbejdes systematisk med sygefraværet både ledelsesmæssigt og i forbindelse med holdningsbearbejdning blandt medarbejderne. Re. 4) Antallet af akademiske medarbejdere er forholdsvist lavt. Det skal overvejes, hvorvidt kommunen med fordel kunne ændre på medarbejdersammensætningen. Re. 5) Der skal arbejdes med adfærden herunder opfølgnings- og tilbagemeldingskulturen. En stillet opgave skal løses inden for et givet tidsrum. Går man i stå, eller er man forsinket, skal der meldes tilbage til opgavegiveren. Dertil skal organisationen blive bedre til at give og tage ansvar for opgaveløsning og initiering af opgaver på alle niveauer. En organisation under udvikling og forandring Som er bekendt med, har direktionen i løbet af 2014 været igennem et strategiforløb. Formålet med forløbet har været at skabe det organisatoriske og økonomiske fundament for Kommuneqarfik Sermersooq, som gør det muligt at udvikle kommunen til en arbejdsplads, hvor store visioner og ambitioner gøres nærværende og centrale i hverdagen: OVER ISEN - fremtiden i fællesskab. Rammen for arbejdet er de politiske målsætninger, som er fastsat i samarbejdsaftalen Det hele menneske i et forpligtende, nyskabende fællesskab. Strategien er vores fælles bud på, hvad der skal til for at kunne leve op til, realisere og løfte de politiske fokusområder og skabe administrative resultater til gavn for borgere og erhvervsliv. Kort sagt, direktionens bud på at få organisationen til at arbejde i samme retning og med et fælles mål inden for de politisk fastsatte rammer. Det foreløbige resultat af strategiarbejdet - præsenteret for i september måned - er formuleringen af følgende produkter : - En vision - Fire delstrategier (Vi flytter os sammen, Vi tager ansvar for hver en krone, Vi gør det med glæde, Vi skaber resultater gennem dialog og ansvar) - Et ledelsesgrundlag

6 Side 6 - Tre værdier som skal kendetegne organisationen i ord og handlinger (Respekt, Ansvar og Udvikling) Direktørerne er hver især blevet udpeget som ansvarlige for udrulning og implementering af hhv. de 4 delstrategier samt ledelsesgrundlag og værdier. Dette vil ske i løbet af 2015 og frem til 2. kvartal Det videre forløb Kick-off for udrulning af strategien er planlagt til at løbe af stablen i april måned. Der arbejdes p.t. med prioritering af opgaver og udarbejdelse af konkrete handlingsplaner frem mod kick-off. De tiltag, der allerede er iværksat særligt i forhold til kommunens økonomi samt de planlagte tiltag knyttet til udrulning og forankring af strategien i de kommende år, skal samlet set bidrage til at harmonisere den indledningsvist nævnte facade med indholdet. Direktionen tror på, at en forankring af strategien i organisationen kan rykke kommunen i den rigtige retning - mod en fælles vision og målsætning. Ved at inddrage mange i udrulning af strategien, udbredes ejerskabet tilsvarende. Samtidig mindskes afhængigheden af enkeltpersoner. Der er en udbredt forventning i direktionen om, at alle i udgangspunktet kan og vil bidrage, og vi er på vej i den rigtige retning, men der er lang vej endnu. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat har ingen bemærkninger til indstillingen Bilag 1. Kortfattet gennemgang af opfølgningen på Lundgaard rapportens anbefalinger.

7 Side 7 03B Ombudsmandsrapport: Undersøgelse af sager om uansøgt afskedigelse i Kommuneqarfik Sermersooq Fra 1. januar 2013 og frem til 1. marts 2014 Til orientering J.nr.: Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LRMS Sagsresumé HR-afdelingen i Kommuneqarfik Sermersooq modtog d. 5. maj 2014 et brev fra Ombudsmanden dateret d. 2. maj 2014, der indeholdt en formel henvendelse om, at Ombudsmanden, med hjemmel i 15, stk. 2, i inatsisartutlov nr. 8 af 3. december 2009 om Ombudsmanden for Inatsisartut, havde besluttet at indlede en undersøgelse af Kommuneqarfik Sermersooq. Undersøgelsen vedrørte sager omhandlende uansøgt afsked afsluttet i 2013 og 2014 nærmere betegnet fra 1. januar 2013 og frem til 1. marts Undersøgelsen foregik ved, at Ombudsmanden - ud fra HR-afdelingens udarbejdede og fremsendte sagsliste - udvalgte et antal sager med henblik på en nærmere gennemgang og vurdering af, hvorledes kommunen generelt håndterer sager vedrørende uansøgt afsked. Indstilling Økonomi og Personaleservice indstiller overfor : - at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling På baggrund af ovennævnte undersøgelse fik Ombudsmanden udleveret de udvalgte sagsakter. Det drejede sig om i alt 36 ud af 95 afskedigelsessager i den førnævnte tidsperiode. På baggrund heraf fremsendte Ombudsmanden et rapportudkast d. 26. september, som HRafdelingen fik 4 uger til at gennemlæse og kommentere på. Den endelige rapport blev fremsendt den 4. december 2014, og denne satte et formelt punktum for Ombudsmandens egen drift-undersøgelse af kommunens afskedigelsessager. Som det fremgår af rapportens indledning, har Ombudsmanden primært valgt at fokusere på, om kommunen i forbindelse med behandling af sagerne har overholdt grundlæggende forvaltningsretlige regler og principper for sagsbehandling relateret til uansøgt afskedigelse. Dette skyldes, som Ombudsmanden skriver, at uansøgt afskedigelse som nævnt er en meget indgribende afgørelse for den enkelte, og retssikkerhedsmæssige synspunkter spiller derfor en væsentlig rolle. Dette understreges endvidere af, at sager om uansøgt afskedigelse i høj grad beror på skøn og afvejning af hensyn. Overholdelse af de særlige procedureregler, der gælder ved bl.a. afgørelser om uansøgt afskedigelse, og som skal sikre, at afgørelserne træffes på et forsvarligt grundlag, er derfor af væsentlig betydning. For flere oplysninger om Ombudsmandens indgangsvinkel til undersøgelsen henvises til indledningen i rapporten, der er vedlagt som bilag. Ombudsmandens konklusion er, at kommunen i mange tilfælde overordnet set har behandlet sagerne i overensstemmelse med regler og praksis. Det er dog også Ombudsmandens opfattelse, at der er områder, hvor der er plads til forbedringer, hvilket uddybes efterfølgende.

8 Side 8 Afslutningsvis skriver Ombudsmanden, at kommunen fremadrettet bør have stor fokus på de regler og procedurer, som skal sikre den ansattes retssikkerhed, herunder at den korrekte afgørelse bliver truffet. Undersøgelsen har også vist, at der er visse problematikker i forhold til kommunens journalisering/sagsstyring, som bør give anledning til overvejelser om forbedringer. Ombudsmanden har efter undersøgelsens afslutning ikke til hensigt at foretage sig yderligere i anledning af sin undersøgelse. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Sagsbehandlingsloven Offentlighedsloven Funktionærloven Ferieloven Det videre forløb HR chefen og HR konsulenterne i HR-afdelingen har efterfølgende gennemgået og drøftet rapportens indhold. Der er enighed om, at rapporten er et særdeles anvendeligt værktøj i forhold til at øge kvaliteten i afdelingens fortsatte arbejde og særligt i forbindelse med sager om uansøgt afsked. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat har ingen bemærkninger til indstillingen Bilag 1. Ombudsmandens rapport

9 Side 9 4. Forespørgsler Ingen.

10 Side Beslutninger 05A Driftsaftale mellem KS og Sisorarfiit Driftsaftale om Skianlæg i Nuuk Til beslutning J.nr.: Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Driftsaftalen mellem Kommuneqarfik Sermersooq og Sisorarfiit om drift og administration af skianlægget i Nuuk, som Sisorarfiit har drevet for kommunen de sidste 21 år skal formaliseres. Daværende kommunalbestyrelse har i 1993 oprettet en erhvervsdrivende fond Sisorarfiit, med det henblik, at udvikle skianlægget. Siden har skiliften været drevet af Sisorarfiit for kommunen. For at forny denne driftsaftale og få formaliseret samarbejdet, har Fælles Service udarbejdet et udkast til driftsaftalen, som Kommuneqarfik Sermersooq på den ene side og Sisorarfiits bestyrelse på den anden side nu forelægger til godkendelse. Aftalen skal sikre driftsgrundlaget som sikrer udviklingen i skianlægget. Som tillæg til driftsaftalen indgås der en aftale ml. AWG2016 og Sisorarfiit vedr. selve afviklingen af AWG i Udgifter vedr. afviklingen af AWG2016 påhviler jf. paritetsaftalen ml. Kommuneqarfik Sermersooq og Selvstyret, organisationen AWG2016. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 5. december 2014, som godkendte det forelagte udkast til driftsaftale. Sagen blev behandlet i Kommunalbestyrelsen den 27. januar 2015, som gav mandat til at færdigforhandle driftsaftalen på plads. Indstilling Kommunalbestyrelsen indstiller til : at det forelagte udkast til driftsaftale færdigbehandles Sagsfremstilling Udkast til en ny driftsaftale vedr. Skianlægget har taget udgangspunkt i det eksisterende samarbejde mellem Kommuneqarfik Sermersooq og Sisorarfiit. Driftsaftalen fastholder vision og fælles mål for Kommuneqarfik Sermersooqs indsats på sundhedsområdet, som er præciseret i Kommuneqarfik Sermersooq s Børne og familie politik. Udkast til en ny driftsaftale er vedlagt som bilag. Driftsaftalen tilkendegiver og præciserer i hvilken retning, som Sisorarfiit skal arbejde for foreninger og andre brugere blandt borgere og besøgende, ligesom der sker en præcisering af de mål og krav til serviceniveauet for foreninger og borgere. Formålet med driftsaftalen er: - At synliggøre de krav og forventninger, der stilles til Sisorarfiit om driften af skianlægget. - At synliggøre og præcisere roller, opgaver og ansvar for begge parter. - At synliggøre de midler, som Kommuneqarfik Sermersooq stiller til rådighed for opgaveløsningen. Driftsaftalen bliver dermed omdrejningspunktet for en god dialog mellem Sisorarfiit s ledelse og Kommuneqarfik Sermersooq. Driftsaftalen tager afsæt i budget for 2014, som har til hensigt, at skabe de bedste rammer for foreninger og øvrige borgere gennem mere sundhed og fysisk aktivitet.

11 Side 11 Samtidigt med, at kommunens målsætning om en økonomi i balance, ud fra et givent budget realiseres. Løsningsforslag faglig vurdering Det er Fælles services opfattelse, at der fortsat bør prioriteres et sikkert driftsområde og stram økonomistyring. Derfor er driftsaftale mellem Kommuneqarfik Sermersooq og Sisorarfiit at sikre grundlag for bedre økonomistyring. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Den nye driftsaftale kræver ikke flere midler ud over de kr Sisorarfiit fik udbetalt år 2013 samt kr i 2014 og kr i 2015 for det forberedende arbejde til afvikling af Arctic Winter Games Opgavemængden er derudover den samme. Der har mellem Sisorarfiit og Kommuneqarfik Sermersooq været aftalt, at driftsomkostninger for skianlægget dækkes delvist af Kommuneqarfik Sermersooq, administreret af Sisorarfiit. Ifølge Sisorarfiits egen årsberetning, ligger tilskuddet fra Kommuneqarfik Sermersooq ca. halvdelen af driftsomkostninger. Budgetstyringsdelen i den nye driftsaftale er udformet af økonomisk sekretariat, så den kommunale fuldmagt følges. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landtingsforordning for kultur- og fritidsvirksomhed nr. 10 af 21. Maj 2002 Det videre forløb Ved godkendelse af driftsaftalen, fastsættes halvårlige statusmøder, der planlægges i god tid. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Den nye driftsaftale som skal sikre for bedre økonomistyring, anbefales det fra ØS at der afleveres en årlig rapport om økonomien til ØS efter årets udgang. Tidligere Beslutning Kommunalbestyrelsens beslutning den 27. januar 2015: Kommunalbestyrelsen konstaterer at sagen ikke har været behandlet i. Kommunalbestyrelsen bemyndiger derfor til at færdiggøre driftsaftalen. Kommunalbestyrelsen bemærker: Cafeteriets regler er ændret, så man ikke længere kan medbringe egen mad, hvorfor bedes undersøge sagen. Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 5. december 2014: Indstilling om godkendelse af udkast til driftsaftale godkendt og sender sagen til Kommunalbestyrelsen. Bilag 1. Udkast til driftsaftale mellem Kommuneqarfik Sermersooq og Sisorarfiit 2. Inventarliste 3. Tillægsopgave vedr. præparering af skisteder 4. Tekniske bilag til selve driftsaftalen er ikke vedlagt sagsfremstilling - Kan fremsendes

12 Side Sager til Kommunalbestyrelsen 06A Orientering om møbelindkøb til Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv samt forventede driftsbesparelser Til orientering J.nr.: Borgmestersekretariatet Administrerende Direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Både i Nuuk TV og ved en forespørgsel fra kommunalbestyrelsesmedlem og medlem af Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv, Peter Davidsen, er der rejst spørgsmål om indkøb af møbler til Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv. På den baggrund har borgmestersekretariatet udarbejdet en orientering herom, der skal tydeliggøre forbruget og baggrunden herfor. Der er indkøbt møbler jævnfør bilag 1 for kr ,- ekskl. fragt og flytning til 71 medarbejdere, chefer og ledere, hvilket svarer til kr ,- per medarbejder. Hertil kommer, at der er forbrugt kr ,- på fragt og flytning, hvilket svarer til kr ,- per medarbejder. I alt kr ,- per medarbejder (se bilag 1). Det skal hertil bemærkes, at blev orienteret herom og godkendte dette på udvalgsmødet den 18. november 2014 (se bilag 2, s. 886) og at kommunalbestyrelsen blev orienteret herom og godkendte udgiften på kommunalbestyrelsesmødet den 25. november 2015 (se bilag 3, side 500). Indkøb af møbler til Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv skal ses i en større sammenhæng, der har muliggjort en større rokade/flytning samt samling af kommunens forvaltninger. Formålet hermed har været, dels at optimere kommunens borgerbetjening, dels at effektivisere driften og dels at spare penge ved at samle kommunes afdelinger på færre adresser. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller over for : - at orienteringen tages til efterretning, og - at sagen sendes videre til Kommunalbestyrelsen til orientering. Sagsfremstilling På baggrund af et indslag bragt i Nuuk TV og en forespørgsel fra kommunalbestyrelsesmedlem og medlem af Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv, Peter Davidsen, har Borgmestersekretariatet fundet det relevant at udarbejde en orientering om de faktuelle oplysninger vedrørende køb af møbler til Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv. Som led i en større rokade af kommunens afdelinger blev det besluttet at samle en række vigtige afdelinger under Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv på adressen Imaneq 34. Samlingen omfattede arbejdsmarkedskontoret der flyttede fra Industrivej 2 samt Direktøren og Staben, Myndighedsafdelingen og Afdelingen for boligsikring, dagpenge for barsel og socialservice, der alle flyttede fra rådhuset til adressen. Samlingen af Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhvervs afdelinger på nuværende adresse har muliggjort at forbedre borgerservicen på en række områder bl.a. i forhold til Social Service og arbejdsmarkedskontoret, hvor borgerne før skulle henvende sig på to forskellige

13 Side 13 adresser. Hertil kommer en øget synergieffekt ved at samle arbejdsmarkedskontoret og forvaltningens myndighedsafdeling, der bl.a. forestår ydelsesudbetalinger. Det har for eksempel ført til øget kontrol af ydelsesudbetalinger med undgåelse af dobbeltudbetalinger til følge. Samtidig har samlingen af afdelingerne reduceret behovet for vagtberedskab og antallet af tjenestebiler. Løsningsforslag faglig vurdering Indkøb af møbler til Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv skal ses i en større sammenhæng, der har muliggjort en større rokade/flytning af kommunens afdelinger idet af Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv flyttede ud af rådhuset og blev samlet på adressen Imaneq 34. Formålet hermed har været, dels at optimere kommunens borgerbetjening, dels at effektivisere driften og dels på sigt, at spare penge ved at samle kommunes afdelinger på færre adresser. Rokaden vil ikke alene omfatte afdelinger fra Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv men også afdelinger for Forvaltningen for Anlæg og Miljø, Forvaltningen for Børn, familie og skole samt kommunens HR-afdeling. Alle de fysiske flytninger påregnes tilendebragt i løbet af 2015, når renoveringen af Rådhuset er færdiggjort. Rokaden og samlingen af Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv har forbedret forvaltningens muligheder for at yde en kvalificeret og effektiv borgerservice samtidig med, at udgiften til en række af kommunens lejemål kan bortspares. For at muliggøre den samlede rokade, har det været nødvendigt at indkøbe nye møbler til Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv. Dette omfatter (se bilag 1): - Møbler til socialservice til modtagelse af borgere. Det kan hertil nævnes, at der modtages mellem borgere om ugen. - Møbler og inventar til en kantine til 71 medarbejdere, der samtidigt fungerer som møderum. - Samme standard hæve-/sænkeborde m.v. til 71 medarbejdere inkl. chefer og ledere. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Engangsudgifter Som det fremgår af bilag 1 er der indkøbt møbler for ,- kr. til 71 medarbejdere. Det svarer til kr. per medarbejder. Det har kostet ,- kr. i fragt af møbler til 71 medarbejdere, hvilket svarer til 2.000,- kr. per medarbejder. Flytning af arkivskabe, kontorinventar i forbindelse med samlingen af Forvaltningen for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv har kostet ,- kr. svarende til 1.500,- kr. per medarbejder. De samlede engangsudgifter beløber sig således til i alt ,- kr. eller ,- kr. per medarbejder. Årlige driftsbesparelser I forbindelse med leje af Imaneq 34 spares vagtberedskabet på Industrivej 2 væk, ligesom kommunen også har sparet tre biler. Det skønnes, at de 3 biler vil give en engangsindtægt på ca kr., mens de årlige driftsudgifter til bilerne og vagtberedskabet vil beløbe sig til ca ,- kr.

14 Side 14 Som det fremgår af tabellen på næste side påregnes der i 2015 med en samlet driftsbesparelse på knap kr. for kommunen. Opgørelse over besparelser i 2015: Adresse Husleje 2015 i kr. Drift og I alt i kr. vedligeholdelse i kr. B Misbrugsforebyggelse Imaneq 24B HR Imaneq 24A Misbrugsbehandling Besparelse ved årligt vagtberedskab og 3 biler engangsindtægt for bilerne Sparet i Udgift til Imaneq ISI Samlet besparelse i Når renoveringen af Rådhuset er tilendebragt i 2015 påregnes der med yderligere driftsbesparelser på leje af Industrivej 2 ( kr.) samt Teletårnet ( kr.). Den samlede årlige driftsbesparelse i 2016 omhandlende flytninger m.v. som er beskrevet i denne sagsfremstilling, vil således beløbe sig til i alt ca. 1,7 mio. kr. årligt. Fra midten af 2016 når AWG har rømmet Venstre Fængsel vil det blive planlagt, at Afdelingen for Hjemmehjælpere og terapeuter i Narsaviaq bliver flyttet til bygningen. I den sammenhæng kan der påregnes lejeindtægter for udlejning af lokalerne i Narsaviaq, idet NUIF tidligere har udvist interessere i et lejemål. Det videre forløb Ingen bemærkninger. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler indstillingerne. Bilag 1. Møbel faktura. 2. Referat af kommunalbestyrelsesmøde den 25. november 2014 side 500

15 Side 15 06B Anmodning om en redegørelse af revisors bemærkning omkring 200 ikke aktive ansatte i Kommuneqarfik Sermersooq Kommunalbestyrelsesmedlem Monica Dorphs punkt til kommunalbestyrelsen Til beslutning J.nr.: Økonomi- & personaleservice, Økonomi- og personaledirektør Lars Møller-Sørensen / LMSR Eftersendes.

16 Side 16 06C Udmøntning af puljemidler til lokaludvalgene i KS Til beslutning J.nr.: Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Den 25. november 2014 godkendte Kommunalbestyrelsen Vedtægt for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq samt Forretningsorden for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq, ligesom det her blev oplyst, at ultimo 2014/primo 2015 ville tage stilling til udmøntningen af dispositionspuljen. Kommunalbestyrelsen godkendte også på budgettet for 2015 følgende: Lokaludvalgene i Tasiilaq, Ittoqqortoormiit og Paamiut kan samlet disponere over en pulje på i 2015 og overslagsårerne. Der vil blive foretaget en intern evaluering i 2015 for at se, hvordan midlerne anvendes. Til lokaludvalg i Nuuk afsættes kr. Da lokaludvalg i Nuuk kræver mere forarbejde, afsættes ikke midler til de første 4 måneder i Puljen udmøntes efter ansøgning til økonomiudvalget. Den 27. januar 2015 godkendte kommunalbestyrelsen de 3 nye lokaludvalgs medlemmer i Paamiut, Tasiilaq, Ittoqqortoormiit. I henhold til 2, stk. 3, i Vedtægter for lokaludvalget i Kommuneqarfik Sermersooq har Kommunalbestyrelsen delegeret til lokaludvalgets varetagelse ansvaret for udmøntningen af årlige puljer. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at godkende fordelingsprincipperne for tildelingen af puljemidlerne på baggrund af befolkningstallet til de 3 nyoprettede lokaludvalg samt Nuuk, der endnu ikke har fået nedsat et lokaludvalg - at godkende, at lokaludvalget i Paamiut får kr. på baggrund af tildelingsprincipperne til udmøntning inden for lokaludvalgets vedtægters regler - at godkende at lokaludvalget i Tasiilaq får kr. på baggrund af tildelingsprincipperne til udmøntning inden for lokaludvalgets vedtægters regler - at godkende at lokaludvalget i Ittoqqortoormiit kr. på baggrund af tildelingsprincipperne til udmøntning inden for lokaludvalgets vedtægters regler - at godkende at lokaludvalget i Nuuk i udgangspunktet får kr. til udmøntning inden for lokaludvalgets vedtægters regler, og at dette beløb reguleres ned med 1/12 for hver måned, der går i 2015, indtil de nedsættes - at s beslutning sendes til orientering i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling Princippet er, at Kommunalbestyrelsen tildeler hvert lokaludvalg puljemidler. Lokaludvalgets puljemidler skal fremme samarbejdet mellem lokalområdets beboere, foreninger, kommunale politikere og myndigheder og bevare, samt videreudvikle lokalsamfundene og disses fysiske, kulturelle og demokratiske muligheder og værdier. Enhver borger, gruppe og forening kan søge om støtte til aktiviteter af denne karakter, forudsat at disse aktiviteter retter sig mod borgere og brugere i byen.

17 Side 17 Puljen på i alt 2. mio. kr. foreslås fordelt med følgende: Ittoqqortoormiit: Paamiut: kr x 1589 = Tasiilaq: kr x 1996 = kr. = 317 kr. pr indbygger kr. = 194 kr. pr. indbygger kr. = 175 kr. pr. indbygger Kommunalbestyrelsen har afsat 1 mio. kr. af de 2 mio. kr. til et lokaludvalg i Nuuk Nuuk: kr. = 63 kr. pr. indbygger Der er således tale om et minimum på 7,5 % af den samlede pulje til hver by samt et loft på 50 % til hver by. Imellem dette loft modtager hver by 100 kr. pr. indbygger. Fordelingen er udtryk for overvejelser om en afspejling af befolkningssammensætningen, men også en erkendelse af den ulige befolkningssammensætning i kommunens byer. Lokaludvalgene får tildelt puljemidlerne til varetagelse. Lokaludvalgene kan dog kun bruge puljemidlerne i overensstemmelse med kommunalfuldmagten og øvrig gældende lovgivning. Lokaludvalget kan dermed ikke bruge puljemidlerne til en aktivitet, som falder uden for de opgaver, som Kommuneqarfik Sermersooq ellers ville kunne varetage/støtte. Endvidere skal formålet med puljemidlerne være opfyldt ved anvendelse af midlerne. Der kan ikke gives midler til aktiviteter, hvor der udskænkes alkohol. Puljemidlerne kan anvendes til at støtte projekter og aktiviteter i byen efter ansøgning fra borgere, brugere og foreningslivet. Endelig kan lokaludvalgene afsætte puljemidler til egne projekter, dog således at puljemidlerne primært kommer borgerne til gode. Det fremgår af lokaludvalgenes vedtægter, at der ved anvendelse af puljemidlerne skal der lægges vægt på: - Aktiviteter, der styrker fællesskabet og livskvaliteten i lokalområdet - Aktiviteter, der skaber dialog og/eller netværk mellem bydelens borgere, brugere og institutioner på tværs af alder, etnisk baggrund og andre skel. - Aktiviteter, der skaber dialog og/eller netværk mellem bydelens borgere, brugere og institutioner indenfor den samme, brede gruppe eksempelvis aktiviteter for bydelens ældre eller for bydelens børn og forældre samt bydelens marginaliserede grupper. - Aktiviteter og tilbud, der fremmer og udvikler det kulturelle, musikalske, sportslige og kunstneriske miljø samt fritidslivet i byen. - Puljemidler kan også finde anvendelse i forbindelse med offentlige høringer, workshops, projekter og andre aktiviteter eller opgaver, som lokaludvalget selv tager initiativ til. Lokaludvalget opfordres til at skabe en metode, hvorpå sammenslutninger af borgere og foreninger kan søge om anvendelse af lokaludvalgets puljemidler, men konkret er det lokaludvalgets ansvar at udmønte puljemidlerne. Administration af puljemidlerne Lokaludvalget kan disponere over dispositionspuljen efter egen beslutning inden for opgaveområderne. Lokaludvalget udarbejder forslag til disponering af dispositionspuljen med

18 Side 18 henblik godkendelse i. Lokaludvalget sender forslag til budgettet for det efterfølgende år inden udløbet af april måned. Lokaludvalgskoordinatoren drager omsorg for, at lokaludvalgets forslag videregives til til godkendelse. Såfremt disponeringen er i overensstemmelse med formålet med puljemidlerne, giver lokaludvalgskoordinatoren lokaludvalgsformanden besked. Lokaludvalget skal inden udløbet af hver måned fremsende samtlige regnings-, bank- og kassebilag til lokaludvalgskoordinatoren med henblik på at dokumentere, hvorledes puljen er anvendt. Lokaludvalget sender alle regninger vedrørende udmøntning af puljemidler til lokaludvalgskoordinatoren, med bemærkning om hvilket projekt regningen knytter sig til. Projekter og procesbeskrivelser Ved projekter sender lokaludvalgsformanden en produktbeskrivelse til lokaludvalgskoordinatoren, som sikrer, at projektet falder inden for kommunalfuldmagten og øvrig gældende lovgivning, samt at projektet/produktet følger puljemidlernes formålsbeskrivelse. Lokaludvalgskoordinatoren orienterer også den relevante forvaltning om projektet. Herudover noterer koordinatoren selv projektet og dets omkostninger, således at der er løbende overblik over de enkelte lokaludvalgs forbrug af midler. Lokaludvalgskoordinatoren sørger for afregning. Ved et projekts afslutning skal lokaludvalget sende en projektrapport, inklusiv konklusion til lokaludvalgskoordinatoren. Det videre forløb Efter s godkendelse af udmøntningen af puljen til lokaludvalgene bliver dette meddelt til de nykonstituerede lokaludvalg. De konstituerende møder skal senest ske den 17. februar 2015 for lokaludvalgene i Paamiut og Tasiilaq og senest den 19. februar 2015 for lokaludvalg i Ittoqqortoormiit. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er for budgettet 2015 afsat midler til udmøntning af lokaludvalgs puljer samt en koordinator til varetagelse af lokaludvalgenes oprettelse. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Vedtægt for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq Forretningsorden for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat I budget 2015 er der på konto i princippet afsat 2 mio. kr. årligt. I 2015 er der afsat 1 mio. kr. til fordeling mellem lokaludvalgene i Tasiilaq. Ittoqqortoormiit og Paamiut. Til lokaludvalget i Nuuk er der afsat i budget 2015, idet det ikke forventes, at lokaludvalget kommer i gang de første 4 måneder af I budgetoverslagsårene er der afsat 1 mio. kr. til lokaludvalget i Nuuk og tilsvarende til lokaludvalgene i Tasiilaq, Ittoqqortoormiit og Paamiut. Økonomisk sekretariat anbefaler indstillingerne og finder det principielt rimeligt, at beløbet til lokaludvalget i Nuuk, evt. beskæres yderligere, såfremt lokaludvalget ikke er etableret senest den 1. maj Således at lokaludvalget i Nuuks bevilling beskæres med yderligere kr. for hver måned, det ikke er etableret fra 1. maj 2015.

19 Side 19 Bilag 1. Vedtægt for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq 2. Forretningsorden for lokaludvalg i Kommuneqarfik Sermersooq

20 Side Lukkede punkter

21 Side Eventuelt 9. Godkendelse af referat