HK LANDSKLUBBEN DANMARKS DOMSTOLE. J O B P R O F I L E R for Kontorfunktionærer ved Danmarks Domstole Tinglysningsretten

Transkript

1 HK LANDSKLUBBEN DANMARKS DOMSTOLE J O B P R O F I L E R for Kontorfunktionærer ved Danmarks Domstole Tinglysningsretten Februar

2 Jobprofiler Arbejdsopaver for sagsbehandlere i afdelingen adkomst - Tinglyser endelige og betingede skøder - Tinglyser transportskøder - Tinglyser skifteretsattester - Tinglyser bodelinger - Tinglyser tvangsauktion - Tinglyser påtegninger til adkomst - Tinglyser navneændring efter f.eks. fusion mv. - Tinglyser ægtepagter - Tinglyser høstpant - Tinglyser virksomhedspant og fordringspant - Tinglyser løsørepant i Personbogen - Tinglyser værgemål i Personbogen - Tinglyser meddelelse om bobestyrerbehandling - Tinglyser meddelelse om konkurs - Tinglyser meddelelse om tvangsauktion - Modtager og registrerer fuldmagter - Sletter frister på tinglyste anmeldelser - Bistår med udarbejdelse af kloner - Besvarer hotline - Arbejdsopaver for sagsbehandlere i afdelingen pant - Tinglyser pantebreve - Tinglyser skadesløsbreve - Tinglyser realkreditpantebreve - Tinglyser SDRO og SDO pantebreve - Tinglyser ejerpantebreve - Tinglyser påtegninger til pant - Tinglyser anden hæftelse f.eks. vedtægter og skøder lyst pantstiftende - Behandler anmodninger om udslettelse efter TL 20 - Tinglyser aflysninger og relaksationer - Tinglyser mortifikationssager og udsteder erstatningspantebreve - Digitaliserer papirdokumenter - Tinglyser udlæg - Tinglyser arrest - Tinglyser beslaglæggelse - Tinglyser ejendomsforbehold 2

3 - Bistår med udarbejdelse af kloner - Besvarer hotline - Arbejdsopaver for sagsbehandlere i afdelingen øvrigt - Tinglyser matrikulære ændringer fra KMS - Tinglyser servitutter - Tinglyser vedtægter - Udsteder dommerattester - Tinglyser servituterklæringer - Foretager opdeling i ejerlejligheder og bygning på lejet grund - Behandler jordfordelinger - Bistår med udarbejdelse af kloner - Besvarer hotline Arbejdsopaver for sagsbehandlere i afdelingen intern service - Behandler henvendelser fra den finansielle sektor på mailen (etl003) - Retter fejl på papirdokumenter/ berigtigelser - Procesudvikler og finder workarounds - Projekter med opdatering af Tingbøgerne Arbejdsopgaver for sagsbehandlere i afdelingen ekstern service - Behandler udskrifter - Overordnet ansvar for hotline - Overordnet ansvar for IHLP/ kontaktformularen - Bistår til udarbejdelse og varetagelse prøvesystemet/ kloning Øvrige arbejdsopgaver i Tinglysningsretten - Campus - Webmaster 3

4 Arbejdsopgaver for juristgruppen - Yder juridisk bistand til sagsbehandlerne i relation til adkomst, pant, matrikulært, servitutter, fuldmagter og løsørepant - Tinglyser brugelig pant - Tinglyser tvangsakkord - Tinglyser ejendomsdom - Tinglyser stævning - Tinglyser hævd - Behandler kæresager - Noterer værgemål på fast ejendom - Tinglyser uskadelighedsattester - Tinglyser vielsesattest lyst rådighedsindskrænkende - Tinglyser meddelelse om rekonstruktion - Underviser i et vist omfang sagsbehandlerne for at højne det faglige niveau - Vedligeholder erklæringskataloget - Udarbejder hjælpetekster til systemet - Bagvagt for hotline - Behandler indsigelser efter brug af autoriseret anmelderordning - Bistår klongruppen - Behandler IHLP-sager - Er kontaktjurister for en række arbejdsgrupper, herunder danske advokater, ejendomsmæglere og landinspektører - Afholder workshops - Behandler egne mortifikationssager - Bistår vejledningsgruppen - Varetager Tinglysningsrettens bibliotek - Varetager efter- og videreuddannelse af juristgruppen Arbejdsopgaver for IT-kontaktperson - Installation af pc ere, printere og andet perifert udstyr (tastatur, mus, scannere m.v.) - Installation af tilkøbt software via SelfService-portalen samt licensstyring - Bestilling af IT udstyr - Embedets ressourceperson vedrørende Manager Helpdesk - Fejlmelding af defekt it-udstyr i de tilfælde, hvor fejlmelding skal ske direkte til leverandøren - Fejlmeldinger i Manager Helpdesk for så vidt angår teknikopgaver herunder kontaktperson i forhold til Domstolsstyrelsen i forbindelse med fejlmeldingen - It-administration, fx i forhold til netværksprint og tildeling af beskrivelser på printere - Patche (kable) netværk til printere - Udarbejdelse af vejledninger til programmel - Medvirke til at sikre optimal brug af it-ressourcer i retten - Lagerstyring af it-udstyr - Medvirke til at vurdere it-behov blandt rettens medarbejdere 4

5 Arbejdsopgaver for superbrugere - Har kendskab til stort set alle sagstyper i sin afdeling - Kende fejl og mangler, workaround i e-tl (herunder sagsportal og tinglysning.dk) som er fejlmeldt i QC, også udover egen afdeling - Informere på afdelingsmøderne sine kolleger om nyt (herunder kendte fejl, workarounds) - Står til rådighed for spørgsmål og hjælper kolleger i sagsbehandlingen - Bindeled mellem sagsbehandler og test/udviklingsafdelingen Arbejdsopgaver for kasserer - Tilbagebetaling af retsafgifter - Betalinger med kontanter, checks og netbank - Kontrol vedrørende fremsendte beløb - Afstempling på kasseterminal - Afstemning af kasse og bankkonti - Udskrive elektroniske fakturaer Driftsudgifter: - Efterregning af fakturaer, kontering, bogføring og betaling af embedets udgifter, herunder timedagpenge og rejseafregning Øvrige opgaver: - Kontrol af finansjournal og delregnskab - Daglig afstemning af embedets beholdningskonti - Aktuel afstemning i regneark hver dagligt samt ved afslutning af en måned - Automatisk tømning af banken (intrader) - Månedlige og kvartalsvise indberetninger og bevillingsafregninger til Domstolsstyrelsen - Oplæring af elever og kolleger - Arkivering af regnskaber og dommerattester - Indberetning af timedagpenge samt kørsel - Ajourføring af kontoplan Administrationsmedarbejder og HR-løn medarbejder. Lønninger: - Uddatakontrol - HR-lønindberetninger som en del af indberetningerne der vedrører personalet. Kontrol og uddata - Anmodning om refusion ved barsel, fleksjob og sygdom indberettes via SAM - Indberetningerne for personalet der ikke skal omkring HR-løn, indberettes via SAM - Elevrefusioner, incl. præmie og bonus - Kontrollere at modtagne refusioner stemmer med det indberettede - Kørselsregnskaber for rettens ansatte - VEU godtgørelser for AMU kurser 5

6 Lønsum: - Lønbudgetskabeloner udfærdiges hver måned - Udtræk fra SOL - Afstemning af refusioner med refusionsark - Lønsumsmøder - Uddata af fravær m.v. SLS/timesag: - Ferieregnskaber, og ferieoverførsler og bilag fra de ansatte om det - Omsorgsdagsregnskaber - Sygeregnskaber - Afspadseringsdage - Flex og afspadseringsregnskaber for ansatte - Indberetning fra timesag til SLS/FRAV månedligt - Indberetning ferietræk/ferielønreguleringer Personale: - Udfærdige ansættelseskontrakter og ansættelsesbreve for ikke-juridisk personale - Oprette personalesager, journal og løbende ajourføring af sagerne, jubilæer, indberetning m.v. - Ferieafregning ved fratræden - Udkast til barselsaftaler - Diverse - Fører journalsager - Behandler 52a sager - Indkøb til daglig drift Arbejdsopgaver for afdelingslederne - Udarbejder plan for oplæring af kontormedarbejdere og kontorelever - Afholder MUS og øvrige medarbejdersamtaler, herunder sygesamtaler med kontorpersonalet i afdelingen - Udarbejder generelle retningslinjer for de daglige arbejdsrutiner i afdelingen, hvor disse ikke er fastlagt i centrale instrukser - Sørger for ferietilrettelæggelse i alle afdelinger i samarbejde med de øvrige afdelingsledere og administrationschefen - Kontrol med TimeSag - Afleverer diverse syge- og fraværsbilag for hele afdelingen - Udarbejder den nødvendige statistik for afdelingen - Sikrer videreformidling af nødvendig information - Udarbejder indstillinger til forfremmelser og tildeling af tillæg samt udfærdige udkast til personlige udtalelser for kontorpersonalet - Indstiller personalet til diverse kurser - Indsamler og viderebringer ønsker om lokaleændringer og udskiftning eller reparation af inventar - Planlægger og afholder fag- og afdelingsmøder - Deltager i koordinerende møder i huset 6

7 - Sikrer tilstrækkelig bemanding, dels ved rokering internt i afdelingen, dels i form af hjælp til/fra andre afdelinger Sagsbehandling (der er her forudsat, at afdelingslederen deltager i den almindelige sagsbehandling i afdelingen i det omfang, det er muligt i forhold til ledelsesopgaven). Arbejdsopgaver som servicemedarbejder/informationsmedarbejder - Telefonomstilling - Vejledning og ekspedition ved personlige og telefoniske henvendelser - Sortering/fordeling af posten - Køre personale bussen - Diverse opgaver vedrørende lager og arkiv - Diverse forefaldende opgaver Arbejdsopgaver som elevansvarlig - Deltager i ansættelsessamtaler - Ansvar for elevernes uddannelsesplan følges - Kontakt til handelsskolen - Indsamler udtalelser fra afdelingerne vedrørende elever samt afgive indstilling til udtalelse - Afholder løbende samtaler med eleverne - Deltager i seminar for uddannelsesansvarlige - Har fokus på elevernes trivsel både fagligt og socialt - Er behjælpelig med ideer og forslag når eleven skal skrive opgaver - Deltager i evt. regionale møder for elevansvarlige 7