Konteringsvejledning AU HR 2015

Transkript

1 Konteringsvejledning AU HR 2015 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For HR er det Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For HR er stednummeret altid 9301, og delregnskab nr Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. Side 1 af 10

2 Vigtige informationer gældende for hele HR EAN Nummer: Stednummer: 9301 Delregnskab: 1 Forretningscontroller: Mads Toftelund, [email protected] og Elever, Malene Jensen, [email protected] Indhold 1. HR, Kontering ved enheder Stab og fælles Kompetenceudvikling Kursusvirksomhed Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Personalejura Lønkontoret Elever Særlige Bevillinger Mentor Mentee DHL Kompensation TR Side 2 af 10

3 1. HR, Kontering ved enheder 1.1 Stab og fælles Enhedsnr.: TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) TAP Studiefonden Signatur Særlige konsulentydelser Projekt 19520, HR Stab, konsulentydelser Advokatbistand mv ESDH HR IT konsulentydelser SLS konsulentydelser Projekt HR STAB og fælles Projekt 19512, HR Stab særlig drift Side 3 af 10

4 1.2 Kompetenceudvikling Enhedsnr.: 6033 Projekt HR Kompetenceudvikling TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Projekt 19513, HR Kompetenceudvikling særlig drift Adm. Kompetencepulje Medarbejderintroduktion Elevkoordinator Kursusmodel i AUHRA Side 4 af 10

5 1.3 Kursusvirksomhed Enhedsnr.: 6033 Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Forskningslederuddannelsen Lederudvikling adm. funk. chefer Lederværktøjskurser Individuelle forløb Proceskonsulentuddannelse Administrative teamledere m.fl Projektuddannelser Projekt HR Kursusvirksomhed Projekt 19514, HR Kursusvirksomhed særlig drift Projekt 19515, HR Kursuskatalog særlig drift IT kurser Samarbejde, kommunikation og udviklingskurser Sprogkurser Trivsel og arbejdsmiljøkurser CLP kurser Intensivt engelskkurser Side 5 af 10

6 1.4 Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Enhedsnr.: 6036 (1903 Emdrup) Projekt 19507, HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer PeopleXS licenser AUHRA licenser Scanjour licens MUS Koncept Fælles journalarkiv Psykisk APV Ligestilling og mangfoldighed Fysisk APV Arbejdsmiljøkurser, temadage Sikkerhedsrådgivere Kemisk arbejdsmiljø HSU, LSU, ASU Psykologisk rådgivning Implementering af personalepolitik Karriereveje Projekt 19510, OA IT systemer Projekt 19517, HR OA særlig drift Side 6 af 10

7 1.5 Personalejura Enhedsnr.: 6030 Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Valg til kollegiale organer PJ Kursus, temadage Projekt 19508, HR Personalejura Projekt 19518, HR Personalejura særlig drift Side 7 af 10

8 1.6 Lønkontoret Enhedsnr.: 6012 Projekt 19509, HR Løn TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Tjenestebil Udgifter omhandlende tjenestebiler, brændstof, rep. Og afskrivninger. kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Timelønsystem SLS udgift HR Løn kurser SLS kurser SLS Web kurser Feriebeviser Fleksjobbidrag Timelønssystem kurser Projekt 19511, Løn IT systemer Projekt 19519, HR Løn særlig drift Side 8 af 10

9 2. Elever Projekt 19516, HR Elever særlig drift Elever Side 9 af 10

10 3. Særlige Bevillinger 3.1 Mentor Mentee Særlig Bevilling Projekt 19521, Mentor Mentee, MB PF Mentor Mentee 3.2 DHL Særlig Bevilling Projekt 19522, DHL, USM PF DHL 3.3 Kompensation TR Særlig Bevilling Projekt 19523, HR Kompensation TR, USM PF Kompensation TR USM midler TR Side 10 af 10