MÅL- OG RAMMEAFTALE Center for Økonomi og Personale

Transkript

1 MÅL- OG RAMMEAFTALE 2012 Center for Økonomi og Personale Dato for indgåelse 21. december 2011 Indgået mellem Direktør Centerchef Jens-Jakob Jakobsen Thomas Rafn Planlagt opfølgning Møde 1 Møde 2

2 ØKONOMISKE MÅL OG RAMMER Rammer og forudsætninger Budgetaftale har genindført totalrammestyring med fri adgang til forbrug af overførte midler opsparet under totalrammestyringens regler. Samtidig er administrationen pålagt en tæt opfølgning på forbrug af overførte midler. Den nuværende økonomiske linje, hvor der netto ikke gives tillægsbevillinger, fortsætter uændret. Økonomiske mål for året Budgetaftalen for Budget indebærer, at centret særligt skal have fokus på: Opfølgning på forbrug af overførte midler Målet er at enhedernes forbrug i 2012 af overførte 2011-midler ikke medfører, at kommunen under ét overskrider kommunens 2012-serviceramme. Derfor vil centret i 2012 foretage en løbende og tæt forbrugsopfølgning med særligt fokus på enheder med væsentlige positive 2011-overførsler. Udarbejde en prioriteret indkøbsplan Målet er at centret udarbejder og gennemfører en prioriteret indkøbsplan, således at de budgetterede indkøbsgevinster i 2012 på 2,2 mio. kr. kan realiseres. Kommunens energiudgifter. Målet er at centret udarbejder en analyse af kommunens energiudgifter, som giver et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag for eventuelle budgetkorrektioner på kommune-, udvalgs- og enhedsniveau. Hjemtagelse af berettiget moms Målet er at hjemtaget berettiget moms 5 år tilbage i tiden mindst svarer til den budgetterede engangsgevinst i 2012 på 0,5 mio. kr. I den forbindelse skal centret have fokus på at understøtte de involverede fagcentres arbejde med at identificere relevante områder. Anlægsbudgettet Målet er at de i 2012 budgetterede anlægsaktiviteter gennemføres i Centret vil derfor i samarbejde med især Center for Vej og Ejendom følge anlægsforbruget tæt, herunder foretage en skønsmæssig månedlig periodisering af anlægsbudgettet. Økonomiske opmærksomhedspunkter og perspektiver Inden for centrets egen ramme er der ingen særlige økonomiske opmærksomhedspunkter, idet de samlede personaleudgifter er i balance. Centret og organisationen som helhed skal imidlertid være opmærksom på, at der kun i meget begrænset omfang er indarbejdet fællespuljer i centrets budget, som løbende kan anvendes til at finansiere ikke budgetlagte tiltag og sager på politisk og administrativt niveau.

3 ORGANISATORISKE MÅL OG RAMMER Rammer og forudsætninger Centret er opbygget i tre teams: - Team Løn og Personale - Team Indkøb - Team Økonomi For hvert team er der udpeget en teamleder med personaleansvar, dog således at centerchefen fungerer som teamleder for Økonomi. Centrets indsats i forhold til tværgående udviklingsområder Direktionens tværgående mål Trivsel Målet er at medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde skal være højere i 2012 end den var i opstartsåret I 2012 arbejdes der bl.a. med: Sociale arrangementer. Der blev i 2011 igangsat en række konkrete primært sociale arrangementer for at styrke sammenholdet i centret. Medarbejdere og ledergruppen vil i fællesskab beslutte hvilke initiativer, der skal videreføres og hvilke nye initiativer, der skal sættes i søen. Udgangspunktet er, at de sociale aktiviteter skal være medarbejderdrevet, mens ledelsens rolle primært er at skabe de nødvendige rammer. Trivsel i dagligdagen. Med udgangspunkt i en af kommunens værdier her ser vi dig og inspiration fra Styrkefokus, sætter medarbejdere og ledere fokus på, hvordan der i det daglige via adfærd og rammer kan skabes plads til individuel forskellighed og gensidig tolerance. Fleksibel arbejdstilrettelæggelse: Der arbejdes i dagligdagen ud fra et grundprincip om at arbejdstider og mulighed for hjemmearbejde så vidt muligt tilpasses den enkelte medarbejders ønsker og behov. Heri ligger, at fleksibiliteten skal være foreneligt med centrets behov eksempelvis dækning af hotline, telefonvagt, den nødvendige bemanding og perioder med spidsbelastning. Innovation Nye mødeformer Målet er at skabe faglig merværdi og arbejdsglæde ved at afprøve og få erfaringer med alternative mødeformer. Derfor igangsættes internt i centret initiativ nye mødeformer, med det formål at eksperimentere med mødeformen på både center-, team,- projekt- og opgaveniveau. Så vidt muligt vil initiativet blive bredt ud til også at omfatte mødeaktivitet med eksterne samarbejdspartnere.

4 Indsats i forhold til tværgående projekter Digitalisering Fra papir til digitale medier Målet er at erstatte papir med digitale medier i alle sammenhænge, hvor det er praktisk og ressourcemæssigt muligt for centrets medarbejdere og ledere. For at understøtte brugen af digitale medier undersøges og testes konkrete muligheder for i det daglige at reducere print og kopiering, herunder hvilke krav, det stiller til IT-understøttelse i forbindelse med møder, infomateriale, præsentationer mv. Lean I 2011 er der igangsat et LEAN-forløb vedrørende arbejdsgange og arbejdsrutiner i team Løn og Personale. Målet er at reducere arbejdspresset i dagligdagen. Dels ved at indarbejde de allerede identificerede forbedringspotentialer, og dels ved også i 2012 løbende at identificere og indarbejde nye LEAN-potentialer. Egne organisatoriske mål og opmærksomhedspunkter Intern vidensdeling og samarbejde på tværs Ved at sætte samarbejde og intern vidensdeling i system, er målet er at forøge den enkelte medarbejders kompetencer og i højere grad kunne give en helhedsorienteret service over for brugere og samarbejdspartnere. Den interne vidensdeling skal skabe interesse for og kendskab til de forskellige teams opgaveporteføljer for i større omfang kunne være fælles om opgaveløsningen og skabe en samlet centeridentitet. Der igangsættes et initiativ viden der virker i virkeligheden, med fokus på: - Interne oplæg og minikurser - Workshops om tips og tricks (fagsystemer, officepakke mv.) - Faktabank med kompetenceprofiler på alle medarbejdere (kriterie: enkel opdatering) - Deltagelse i ERFA-netværk med andre kommuner - Fælles infomøder og infotavle på centerniveau - Erfaringsudveksling af effektiv formidling og kommunikation via intranettet - Tilknytte ressourcepersoner på tværs af teams (møder, projekter mv.) - Læring af (principper for) arbejdsgange som kunne indarbejdes i hele centret.

5 FAGLIGE MÅL OG RAMMER Rammer og forudsætninger Det politisk vedtagne setup for politisk betjening fastlægger rammerne for et i forhold til det politiske niveau mindre ressourcekrævende arbejde med budget- og budgetopfølgning. Administrativt er der sket en decentralisering af økonomifunktionerne, der betyder at de øvrige centre forventes at løfte visse økonomiopgaver, der tidligere har ligger i centret. Der ligger en faglig arbejdsdeling og snitflade med Center for Udvikling og digitalisering (UDI), således at Center for Økonomi og Personale (ØPE) har ansvaret for lønadministration, arbejdsmiljø og personalejura, mens UDI har ansvaret for personaleudvikling. Indførelse af nyt lønsystem har desuden betydet, at det ressourcemæssigt har været naturligt at decentralisere visse lønindberetninger til enhederne. ØPE varetager den generelle koordinering af kommunens indkøb af vare- og tjenesteydelser, og sikrer at gældende love og regler overholdes i forbindelse med en udbudsproces, både det processuelle og udbudsjuridiske. Ligeledes er ØPE ansvarlig for kommunens elektroniske indkøbsportal TrueTrade, ligesom centret sikrer at der kun foretages indkøb hos de leverandører, som der er indgået aftaler med. Mål for kerneydelsen Budget 2012 Målet er at Hørsholm kommune overholder det vedtagne budget Også i 2012 vil centret derfor understøtte, at der i hele organisationen på både politisk og administrativt niveau sker en tæt og rettidig økonomiopfølgning med henblik på at sikre budgetdisciplin og budgetoverholdelse. Fagsupport af økonomi- og lønsystem Målet er at brugerne (ledere og relevante medarbejdere) har tilstrækkelig indsigt i og viden om kommunens økonomisystemer og lønsystemer (ØSIndsigt og SD-løn), således at brugerne har overblik over relevante økonomiske og personalerelaterede forhold. I den forbindelse vil centret især have fokus på hotline, undervisning og info-materiale Udbudsplan 2012 Målet er at de planlagte udbud for 2012 bliver gennemført og indkøbsgevinsterne realiseret. Succeskriterierne er: At løfte vores udbudsforpligtelse iht. lovgivningen. At minimere risikoen for klagesager. At realisere de forventede indkøbsgevinster. At indgå de økonomisk mest fordelagtige aftaler, målt på pris, kvalitet, service og leveringssikkerhed, som indfrier og dækker de behov, der er i organisationen. Udbudsplanen foreligger i sin endelige form primo 2012, men forventes at indeholde følgende områder i udbud: Rengøring og vinduespolering ESDH Dentalprodukter Diabetes Vikarydelser Inkontinens

6 Personalejura Målet er at alle sager inden for personalejuraen og ansættelsesretten håndteres korrekt, så Hørsholm Kommune fortsat fremtræder som en ordentlig arbejdsgiver, og i videst muligt omfang undgår økonomisk negative sager. For at sikre dette vil centret fortsat prioritere at holde sig fagligt ajour og via såvel eksterne som interne kurser og infomateriale søge at forhindre, at dårlige sager opstår. Regnskab 2011 Målet er at udarbejde et informativt og blankt årsregnskab uden kritiske revisionsbemærkninger. Centret vil fokusere på at etablere et ejerskab bredt i organisationen på leder- og chefniveau og i det daglige fastholde et konstruktivt og tillidsbaseret samarbejde med revisionen. Sikre aftaleloyalitet ved indkøbsaftaler Målet er ultimo 2012 at kunne dokumentere en anvendelsesgrad/loyalitet på 80 procent på kommunens indkøbsaftaler, idet det er en forudsætning for at kunne realisere indkøbsgevinsterne og fastholde kommunens image som troværdig aftalepartner. Der vil derfor dels være fokus på fortsat at informere brugere om de indgåede indkøbsaftaler, og dels at måle aftaleloyaliteten ved at benytte SAS Indkøbsanalyse og Indkøbsportalen TrueTrade. Faglige udviklingsområder Servicetjek af kommunens økonomistyringsprincipper Målet er at den daglige økonomistyring i hele organisationen er baseret på tydelige, ensartede og økonomisk sunde styringsprincipper. Centret vil derfor tage initiativ til et servicetjek af kommunens økonomiske styringsprincipper, m.h.p. at komme med anbefalinger til fremadrettede justeringer. Der vil samtidig ske en indholdsmæssig og redaktionel opdatering af kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Spilleregler for indkøb Målet er at sikre gennemsigtige, troværdige og bredt accepterede spilleregler for hvorledes kommunen organisatorisk håndterer indkøbsområdet. Der udarbejdes derfor en drejebog indeholdende nogle fælles principper for udbud, kontraktstyring og beregning af indkøbsgevinsterne samt hvordan de udmøntes i organisationen. Indarbejde analyseværktøjet SAS i indkøbsarbejdet Målet er at få maksimeret de økonomiske gevinster og optimeret ressourceanvendelse i indkøbsarbejdet ved at få implementeret analyseværktøjet SAS indkøbsanalyse i det daglige arbejde. MED-aftale 2012 Hørsholm Kommune forventer at indgå en ny aftale om MEDindflydelse og MEDbestemmelse med de faglige organisationer. Centret vil stå i spisen for at implementere aftalen både i forhold til selve den nye struktur på MEDorganisationen og ved egentlige kurser for både ledere og medarbejdere.