Automatisering og datakvalitet i it-systemer

Transkript

1 RIGSARKIVETS KONFERENCE KVALITET I OFFENTLIGE FORVALTNINGSDATA Automatisering og datakvalitet i it-systemer Hvad betyder kvaliteten, når borgeren skal have adgang til egne sager? Henrik Brix, Favrskov Kommune hbr@favrskov.dk

2 Om Henrik Brix It- og digitaliseringschef i Favrskov kommune It baggrund (for lang tid siden) 19 år i kommuner 10 år i Fujitsu

3 AGENDA Borgernes adgang til egne sager & data. Automatisering og datakvalitet i it-systemer. Fremtidsbillede omkring åbenhed Udfordringer/problemstillinger ved udstilling af data Hvad gør vi så?

4 Fremtidsbillede omkring åbenhed Kan vi forestille os mindre åbenhed i fremtiden? Hvorfor ikke? Øget pres fra borgerne, der forventer åbenhed Ligesom vi forventer det af de store private spillere som Google, Microsoft, Apple, Facebook, Amazon, Og de kan faktisk en del, men

5 GOVERNANCE, MÅL OG INDHOLD SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN

6 GOVERNANCE, MÅL OG INDHOLD SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN

7 GOVERNANCE, MÅL OG INDHOLD SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN Er vi lidt bagefter i kommunerne/det offentlige?

8 Mere pres - krav og rammer Databeskyttelsesforordningen træder i kraft maj 2018 Ny databeskyttelseslov (persondatalov) som indbefatter EU s databeskyttelsesforordning Kommunerne skal arbejde med informationssikkerhed efter principperne i ISO27001 Aftalt i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi Databeskyttelsesrådgivere, konsekvensanalyse, fortegnelser over behandlingsaktiviteter, sikkerhedsbristanmeldelser, data protection by design & default m.m.

9 Hvad kan vi opnå med mere åbenhed? Tillid og troværdighed

10

11 Sikkerheds-hændelser Personfølsomt brev sendt til 14 andre borgere (eboks) Private aktører ikke fjernet i omsorgssystem CPR-numre offentliggjort på POL-web Kryptolocker. U-drev, filer låst Nedbrud på NemLogin utilgængelig i 2 døgn Offentliggjort beskyttet adresse på favrskov.dk Hacking af mailkonto via phisingmail Borger misbruger opslag i Digital Pladsanvisning

12 Dataetik & åbenhed som konkurrenceparameter? Ægte transparens Dataetik fremmer digital tillid Den dataetiske virksomhed gør mere end blot at overholde databeskyttelseslovgivningen

13 Mere fokus giver nok flere af disse

14 FREMTIDSBILLEDE OMKRING ÅBENHED Jeg troede det kom før

15 Hvad kan man allerede? Det gode eksempel? Sundhed.dk Forståelse & oversættelse

16 SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN

17 SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN

18 SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN

19 GOVERNANCE, MÅL OG INDHOLD SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN

20 GOVERNANCE, MÅL OG INDHOLD

21 Det Palliative Team

22 Hvem ejer data? Er det borgernes data? Borgerstyret deling og tvangsadgang Der er dog en række ting man ikke kan markere som private. Udstilling af loggen er en del af det at skabe ægte transparens.

23 Udfordringer & problemstillinger ved udstilling af data

24 Data/akter er allerede tilgængelige for borgerne Anmodning om indsigt Udfordringer: Datakvalitet Data skal hentes fra mange forskellige systemer

25 Hvad er datakvalitet? At data er Korrekte ingen faktuelle fejl Komplette ingen huller (>300 systemer!) Aktuelle Ikke andres data Respektabelt og sprog Forståeligt sprog (vs fagsprog) Men også: Hvorfra stammer data? Bruges til hvad? Hvem har adgang? Opbevares hvor længe? Hvem har set hvad? Hvor meget kan automatiseres?

26 Hvad er vores datakvalitet? Data er skabt under andre forudsætninger. Med hensyn til ældre sager (både på papir og i elektronisk form), vil kvaliteten afspejle den grad af opmærksomhed, den er tildelt på oprettelsestidspunktet. Det virker ikke realistisk, at man kan rette op på fejl i detaljen med bagudvirkende kraft. Hanne, ESDH- og personsagsadministrator

27 Eksempler på fejl Dags dato ringer Mette før kl og efter kl til undertegnet og fortæller, at hun har været mødet op, men da hun ikke viste at der først åbner kl har lagt dok. i postkaqssen Et journalnotat, som ved en fejl er tilknyttet et andet barns sag. Kan den fanges automatisk? Da parret boede i kommune blev der truffet afgørelse om udarbejdelse af den børnefaglige undersøgelse og det ufødte barn.

28 En lille undersøgelse Hvis dine dokumenter og journalnotater skal udstilles, vil du så Være ekstra opmærksom på stavekontrol? Være ekstra opmærksom på sprogbrug? Være mere opmærksom på rigtige data på den rigtige borger? Have ønske om ekstra kvalitetssikring før udstilling? Ja 0% 20% 40% 60% 80% 100% Nej

29 Hvad kan vi gøre hvis datakvaliteten er et problem? Udstille fra en bestemt dato Kun udstille data fremadrettet Undlade at udstille historiske data Og lade indsigt være løsningen til gamle data Kvalitetssikre data Evt. med hjælp fra automatisering Udstille i den kvalitet data har Forbehold for fejl Eller?

30 Hvad så når borgerne i højere grad selv producerer data? Metadata!

31 Data skal hentes fra mange kilder Over 300 systemer - dog ikke alle sagsbærende

32 Hvad gør vi så?

33 Fælles rammer, standarder og spilleregler Fælles infrastruktur

34 SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN DEN FÆLLESKOMMUNALE RAMMEARKITEKTUR 8.1 Gode data og effektiv datadeling

35 SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN VISION FOR DEN FÆLLESKOMMUNALE RAMMEARKITEKTUR Rammearkitekturen er fundamentet for, at kommunerne anskaffer effektive digitale løsninger, der styrker den kommunale opgaveløsning og skaber sammenhæng. Det sker med borgeren i centrum og på et åbent marked.

36

37 SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN Kobler it og forvaltning Rammearkitektur kobler it og forvaltning sammen ud fra 5 arkitekturmål: 1. Sammenhæng: Kommunerne vil have sammenhængende it. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange 2. Genbrug: Kommunerne vil udvikle ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs 3. Byg til forandring: Kommunerne vil bygge til forandring. Løsningerne skal være bygget, så de er lette og billige at tilpasse 4. Flere leverandører: Kommunerne vil have flere leverandører for at skabe konkurrencedygtige priser og innovation 5. Driftsstabilitet: Kommunerne vil have driftsstabile, pålidelige og sikre løsninger, så borgere og medarbejdere kan have tillid til den digitale opgaveløsning.

38 Det gamle billede Og det nye En almindelig forretningsmodel for store leverandører er store samlede suiter af systemer Systemer leveret af flere leverandører uden sammenhæng giver kaos og silo-systemer Rammearkitekturen er fundamentet for at samle på tværs af leverandører

39 KY KSD SAPA E&E.. Det nye systemlandskab: Infrastruktur på kommunens præmisser KOMBIT Monopolbruddet Mere fælles-kommunalt Kommunens eksisterende systemer Fremtidige systemer DUBU ESDH? Ydelsesrefusion Økonomi? Omsorg? Støttesystemerne Adgangsstyring Organisation Klassifikation Indekser Beskedfordeler... Hvem må gøre hvad i it-systemet? Hvordan er vi organiseret? Hvilken typer opgaver har vi? Hvilke sager og dokumenter findes der? Besked om hændelser fra system til system

40 SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN Adgang til egne data - initiativer Rammearkitekturen og Støttesystemerne udgør fundamentet Initiativer i begge digitaliseringsstrategier

41 Fællesoffentligt Initiativ 1.3 Overblik over egne sager og ydelser Borgere og virksomheder skal tilbydes indblik i relevant viden om dem, som det offentlige ligger inde med. Informationen skal præsenteres i en kontekst, der er målrettet og tilpasset den enkelte bruger. Borgere og virksomheder skal på udvalgte områder tilbydes forbedret mulighed for overblik over relevant data, som det offentlige ligger inde med. Udstilling af fx overblik over sager og ydelser skal præsenteres i en kontekst, der er let at tilgå, hvor den enkelte borger eller virksomhed færdes.

42 Fælleskommunalt Initiativ Adgang til egne data

43 Den fælleskommunale vision for borgerens adgang til egne data Tryghed: - Via overblik over egne data, skal borgeren få tillid til at kommunens oplysninger belyser borgerens sager og henvendelser ordentligt og tilstrækkeligt. Handlerum: - Borgeren får det nødvendige overblik til at kunne handle i deres igangværende sager Ejerskab - Borgeren skal opleve at adgang til data gør interaktion med kommunen så effektiv og hensigtsmæssig som mulig.

44 BORGERNES ADGANG TIL EGNE DATA 3 spor 1. Pilotprojekter Udvalgte data via SAPA 2. Referencearkitektur Baseret på rammearkitekturen 3. Erfaringsopsamling, udbredelse og kommunikation.

45 SAPA som udstillingsvindue Sags- og partsoverblik

46 Automatisering eksempler Automatisk kvalitetskontrol Fx kontrol inden udstilling Eller datavask af alle vore data (som vi agter at udstille) Automatisk samling af data på tværs af en række systemer fx ifm indsigt Autotekster

47 KLE - KL Emnesystematik Journalisering, fremfinding, sletning, arkivering, autorisationer, postfordeling, Automatisk opmærkning

48 Automatisk kvalitetskontrol

49 GOVERNANCE, MÅL OG INDHOLD SAMMENHÆNG OG GENBRUG MED RAMMEARKITEKTUREN

50 Automatisering øger kvaliteten

51

52 Min sag Er din sag

53 1. Min sag - resumé I Min sag borgeren læse med i sin sagsbehandling hjemmefra. Beskæftigelsesafdelingen, Borgerservice og det almene sociale område er på Send anmodning og få adgang til dokumenter, journaler og sager via digital post indenfor få timer Robotteknologi og ændrede arbejdsgange, giver adgang til alt og straks.

54

55 En antal robotter agerer bruger i et tilsvarende antal systemer 3 års arbejde med datakvalitet! Automatiseret kvalitetskontrol Evt. manuel behandling hvis Udstiller også gamle data Alle områder med i 2019 Organisationen tager ansvaret.

56 Borgeren får adgang til: Alle akter, der vedrører borgeren selv inkl. journal og kladder Interne vurderinger, som medvirker til at belyse sagen Betydelig effektivisering!

57 Opsummering Tryghed og handlerum via udstilling af data Ejerskab kulturændring Forstå, bidrage og anvende data Automatisering i mange dele af arbejdet Håndtering af kvalitetsspørgsmålet Ægte transparens.

58

59 Tak for opmærksomheden! Henrik Brix, Favrskov Kommune