HOSTINGKONTRAKT SYSTEM-AFTALE (HOSTING) MELLEM [KUNDEN] LEVERANDØREN

Transkript

1 SYSTEM-AFTALE (HOSTING) DATO 2. januar 2014 SAGS NR (DET MED "RØDT" MARKEREDE TEKST I DETTE AFTALEUDKAST ER UDTRYK FOR MINDSTEKRAV FRA [KUNDENS] SIDE, SOM LEVERANDØREN IKKE KAN TAGE FORBEHOLD) MELLEM OG [KUNDEN] LEVERANDØREN Kontakt Sagsansvarlig: Digitalisering og IKT Team.digitalisering@kalundborg.dk Kalundborg Kommune Holbækvej 141 B 4400 Kalundborg Telefon, omstilling: /12

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. BAGGRUND DEFINITIONER SYSTEMET 5 4. FORUDSÆTNINGER FOR SYSTEMET KUNDENS SOFTWARE KUNDENS ADGANG TIL SYSTEMET PRISER OG BETALINGSVILKÅR ANVENDELSE AF SYSTEMET OG BEHANDLING AF PERSONDATA 7 9. OPPETIDSGARANTI KUNDENS DATA ÆNDRINGER AF AFTALEN LØBETID OG OPSIGELSE AFVIKLING VED OPSIGELSE ELLER OPHØR FORTROLIGHED LEVERANDØRENS ANSVAR MISLIGHOLDELSE MEDDELELSER OVERDRAGELSE AF AFTALEN LOVVALG, VÆRNETING OG FORTOLKNING AF AFTALEN OMKOSTNINGER UNDERSKRIFTER BILAG Bilag 1.2 Bilag 2.1 Bilag 3.1 Bilag 4.1 Bilag 5.1 Bilag 6.1 Kravspecifikation Leverandørens kravbesvarelse Servicemål Licensvilkår Vedligeholdelse og support Priser 2/12

3 HOSTINGAFTALE MELLEM Kalundborg Kommune CVR Klosterparkvej Kalundborg ("Kunden") OG Leverandøren (CVR nr.) adresse Postnr. og by ("Leverandøren") (begge tilsammen benævnt "Parterne" og hver for sig en "Part") 1. BAGGRUND 1.1 Kalundborg Kommune ønsker at anskaffe et tidssvarende og brugervenligt blanketsystem, der skal kunne imødekomme behovet for effektiv digital selvbetjening til gavn for både ansatte i kommunen, borgere og virksomheder, og som let kan integreres med andre systemer i kommunen. Systemet skal således både give en mere tidssvarende digital selvbetjening overfor borgere og virksomheder, samt give ansatte i kommunen en bedre, nemmere og hurtigere digital arbejdsproces. 1.2 Adgangen til det nye elektroniske blanketsystem skal derfor både kunne ske via kommunens hjemmeside, borger.dk, virk.dk samt andre offentlige portaler. 1.3 Systemet skal baseres på en hosted-løsning, idet kommunen ikke ønsker driften af Systemet. Kalundborg Kommune ønsker derfor, at tilgå Systemet som en Service. 3/12

4 2. DEFINITIONER 2.1 Bortset fra hvor andet konkret er anført eller åbenbart fremgår af sammenhængen, skal nedenstående udtryk i denne Aftale have den her anførte betydning: Aftalen Mangler Overtagelsesdagen Serviceafgiften Servicen Systemforudsætninger Serviceniveauet Serviceydelser Softwarelicenser Systemet Tilslutningsafgiften Utilgængelighedsperioder Denne hostingaftale med tilhørende bilag. Der foreligger en mangel ved Systemet, såfremt Systemet ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier, eller det i øvrigt ikke er eller fungerer, som Kunden med føje kunne forvente på grundlag af Aftalen, medmindre der er tale om bagatelagtige forhold. Kundens godkendelse af driftsovertagelsesprøvens resultat, jf. pkt Den løbende afgift Kunden skal betale for Systemet, jf. pkt. 7.2, som skal omfatte løbende omkostninger drift, vedligeholdelse og support af Systemet. Den nærmere afgrænsede brugsret til Systemet, som Kunden får, samt de tilknyttede Serviceydelser, som Leverandøren samtidig ifølge Aftalen skal præstere. De tekniske krav som Kunden som minimum skal opfylde for at kunne udnytte Systemet, jf. pkt Det serviceniveau, som Kunden har valgt i bilag 3.1. Ydelser der relaterer sig til etablering, drift, vedligeholdelse og support, eller udvikling af Systemet. Licenser til den software udviklet af tredjeparter, der indgår som en del af Systemet, jf. pkt. 3.4 samt bilag 4.1. Evt. løbende licensomkostninger prissættes i bilag 6.1. Det leverede elektroniske blanketsystem, der også er defineret som "løsningen" i bilag 1.2, som Kunden tilgår som en Service, og som Leverandøren skal levere vedligeholdelse og support af, jf. bilag 5.1. Den faste engangsudgift som Kunden skal betale for tilslutning til Systemet, jf. pkt Perioder, hvor Systemet er utilgængeligt eller hvor Systemet kun kan udnyttes i væsentligt begrænset omfang, jf. pkt /12

5 3. SYSTEMET 3.1 Leverandøren yder den i bilag 2.1 (som dette bilag fremstår til enhver tid) beskrevne brugsret til Systemet til Kunden, og leverer de i bilaget beskrevne Serviceydelser som led i Systemet, herunder at foretage integrationsarbejde som specificeret i bilag Kunden opnår kun den brugsret til Systemet og de Serviceydelser, der udtrykkeligt fremgår af bilag Med undtagelser af de bestemmelser i Aftalen, som er markeret med rødt (Mindstekrav), accepterer Kunden at være underlagt vilkårene for Softwarelicenser, som er en forudsætning for Leverandørens levering af Systemet, jf. bilag Leverandøren er ansvarlig for driften af Systemet. Leverandøren er endvidere ansvarlig for indhentning af licenser til nødvendig software i det omfang dette er en forudsætning for Leverandørens levering af Systemet eller Serviceydelserne, medmindre andet fremgår af bilag Leverandøren indestår for, at Systemet opfylder relevante præceptive regler, således som disse foreligger ved nærværende kontrakts indgåelse, ligesom Leverandøren er ansvarlig for, at Systemet afvikles i overensstemmelse med de krav, som myndighederne måtte stille, herunder til opbevaring og behandling af data, jf. pkt Leverandøren skal i hele kontraktperioden sikre, at de i Systemet indeholdende blanketter følger gældende standarder fra Kommunernes Landsforeningen (KL). 3.7 Leverandøren yder vedligeholdelse og support, jf. bilag 5.1, og skal derudover opfylde kravene til servicemål, jf. bilag 3.1, fra Kundens godkendelse af driftsovertagelsesprøven, jf. pkt FORUDSÆTNINGER FOR SYSTEMET 4.1 Leverandørens ansvar for at levere Systemet kan være underlagt en række tekniske forudsætninger, som Kunden skal opfylde for at kunne anvende Systemet ("Systemforudsætningerne"). Eventuelle Systemforudsætninger fremgår af bilag KUNDENS SOFTWARE 5.1 Kunden bærer selv ansvaret for at have gyldige licenser til software, som er en forudsætning for Kundens afvikling af Systemet, jf. pkt KUNDENS ADGANG TIL SYSTEMET 6.1 Leverandøren skal levere sine ydelser i overensstemmelse med tidsplanen for levering af Systemet, herunder den af Leverandøren udarbejdede detaljerede implementeringsplan. 5/12

6 6.2 I det omfang Kunden er forpligtet til at deltage i implementering af Systemet, er dette anført i bilag Leverandøren skal stille testmiljø til rådighed for Kunden, herunder til brug for uddannelse af brugere af Systemet. 6.4 Parterne har aftalt, at der etableres en driftsovertagelsesprøve i forbindelse med Kundens tilslutning til Systemet, hvor Leverandøren skal godtgøre, at denne har konfigureret og integreret Systemet sådan, at Kunden under opfyldelse af Systemforudsætningerne kan tilgå og anvende Systemet. 6.5 Systemet testes i overensstemmelse med kravene i bilag 1.2. Leverandøren skal i denne forbindelse udfærdige et forslag til prøvedokument, der kommenteres af Kunden. Begge parter skal godkende prøvedokumentet senest 5 arbejdsdage før driftsovertagelsesprøvens afholdelse. 6.6 Kravene til driftsovertagelsesprøvens resultat er opfyldt, hvis prøven som minimum gennemføres uden konstatering af en eller flere kvalificerede fejl. Der er tale om en kvalificeret fejl hvis, flertallet af brugerne af Systemet, dvs. ansatte hos Kunden, samt borgere og virksomheder, ikke kan tilgå og anvende Systemet, anvendeligheden af Systemet er nedsat eller besværliggjort i ikke ubetydeligt omfang, herunder at Kunden ikke har mulighed for at gemme udfyldte blanketter i Kundens ESDH-system, med mindre manglen kun berører enkelte af brugerne eller manglen kan omgås uden betydelig ekstra indsats for Kunden. Der er ikke tale om en kvalificeret fejl hvis, der blot er tale om at en mindre del af Systemet ikke virker, med mindre denne del har central betydning for kundens anvendelse af Systemet 6.7 Såfremt antallet og indholdet af ikke kvalificerede fejl er af et sådant omfang at Kundens anvendelse af Systemet herigennem påvirkes som havde der været tale om en kvalificeret fejl, vil disse samlet blive anset som en kvalificeret fejl. 6.8 Kundens godkendelse af driftsovertagelsesprøvens resultat, jf. pkt. 6.5, medfører, at Kunden opnår brugsret til at anvende Systemet i kontraktperioden. 6.9 Såfremt driftsovertagelsesprøven ikke bestås, jf. pkt. 6.5 og pkt. 6.6, og dette ikke skyldes Kunden, har Kunden ret til at tage Systemet eller dele heraf i brug. Kunden er i så fald forpligtet til at erlægge en rimelig del af betalingen, der er knyttet til Leverandørens etablering af Systemet, jf. bilag 6.1. Kundens brug kan alene ske, såfremt dette ikke medfører væsentlig ulempe for Leverandørens færdiggørelse af Systemet i forbindelse med gentagelse af driftsovertagelsesprøven, medmindre Kunden kan godtgøre at Ibrugtagning er nødvendig for at imødegå væsentlige tab. 7. PRISER OG BETALINGSVILKÅR 7.1 Kunden betaler en afgift for tilslutning til Systemet, samt en løbende Serviceafgiften. Disse afgifter skal være uafhængige af antallet af interne brugere. 6/12

7 Tilslutningsafgiften omfatter engangsudgifter til konfigurering og integration af Systemet, samt til evt. engangslicensomkostninger. 7.2 Størrelsen og principperne for opgørelse af Serviceafgiften fremgår af bilag 6.1, jf. bilag Serviceafgiften i bilag 6.1 reguleres i henhold til den reguleringsmekanisme, som er angivet i bilag 5.1, afsnit Serviceafgiften forfalder til betaling 2 gange årligt, henholdsvis den 30. juni og 31. december. Serviceafgiften betales forud. Første Serviceafgift udgør betaling for igangværende måned samt førstkommende måneder indtil 30. juni, eller indtil 31. december, hvis Overtagelsesdagen ligger efter 30. juni. Serviceafgiften faktureres på Overtagelsesdagen med forfald tidligst 30 kalenderdage fra modtagelse af fyldestgørende faktura. 7.5 Ved forsinket betaling kan Leverandøren kræve rente efter renteloven fra forfaldsdagen. 8. ANVENDELSE AF SYSTEMET OG BEHANDLING AF PERSONDATA 8.1 Hvor Leverandørens håndtering af data i Systemet medfører behandling af personoplysninger (i Persondatalovens forstand), i relation til hvilken Kunden er dataansvarlig i henhold til Persondataloven, handler Leverandøren som databehandler alene efter instruks fra Kunden. 8.2 Leverandøren må ikke behandle data til andre formål end dem, der er angivet af Kunden. Leverandøren må således ikke behandle personoplysninger til eget brug. 8.3 Leverandøren skal ved behandlingen af personoplysninger iagttage reglerne i Persondatalovens 41, stk. 3-5, herunder træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. 8.4 Leverandøren er forpligtet til alene at opbevare og behandle Kundens data indenfor EU. Hvis leverandøren er etableret i en anden EU-medlemsstat end Danmark, skal Leverandøren overholde de bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den medlemsstat, hvor Leverandøren er etableret. 8.5 Leverandøren skal på Kundens anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan påse, at de ovennævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 8.6 Leverandøren garanterer, at data ikke på noget tidspunkt vil blive eksporteret til lande uden for EU uden Kundens samtykke. 8.7 Kunden er ansvarlig for eventuelle anmeldelser til Datatilsynet. 9. OPPETIDSGARANTI 9.1 Hvis Systemet ikke opfylder de aftalte Servicemål i bilag 3.1, anses Systemet for utilgængelig. 7/12

8 9.2 Ved utilgængelighed af Systemet har Kunden ret til en økonomisk kompensation. I Bilag 3.1 er angivet en beregningsmetode for den kompensation, som Kunden er berettiget til. 9.3 Kunden kan hæve Aftalen som følge af utilgængelighed, hvis Kunden i tre på hinanden følgende måneder har været berettiget til kompensation efter principperne i bilag 3.1, Servicemål, eller hvis Leverandøren erklærer, at sådan tilsvarende utilgængelighed må forventes i tre på hinanden følgende måneder. 9.4 Kunden skal gøre krav på økonomisk kompensation senest 90 dage efter udløbet af den måned for hvilken kompensation kræves, ellers fortabes retten til kompensation. Kravet skal være specificeret. 9.5 Kunden kan ikke rejse yderligere krav mod Leverandøren end hvad der følger af ovenstående som følge af, at Systemet er helt eller delvist utilgængelig. 9.6 Kompensation, som Kunden er berettiget til efter dette afsnit 9, modregnes i kommende månedsafregninger af Serviceafgiften, jf. pkt KUNDENS DATA 10.1 Idet udfyldte blanketter vil blive registreret og opbevaret i Kundens ESDH-system, indebærer Aftalen ingen overdragelse af Kundens data til Leverandøren. 11. ÆNDRINGER AF AFTALEN 11.1 Såfremt Leverandøren eller Kunden ønsker at foretage ændringer af Aftalen, fremsættes anmodning herom overfor den anden part Ændringsanmodningen skal godkendes af Kunden, før ændringen kan gennemføres. 12. LØBETID OG OPSIGELSE 12.1 Kontraktperioden er 4 år, gældende fra Aftalens underskrift af begge parter Aftalen kan ikke opsiges af nogen af Aftalens parter i det 1. år efter kontraktens indgåelse. Herefter kan Aftalen opsiges af Kunden med mindst 3 måneders varsel til udløbet af et kalenderkvartal Aftalen kan opsiges af Leverandøren med 12 måneders varsel til udløbet af et kalenderkvartal, efter udløb af uopsigelighedsperioden, jf. pkt AFVIKLING VED OPSIGELSE ELLER OPHØR 13.1 Leverandøren er forpligtet til ved ophør af Aftalen at medvirke til at sikre Kundens overgang til et andet system, herunder til at yde den fornødne rådgivning, mod betaling på timebasis for Leverandørens bistand. 14. FORTROLIGHED 14.1 Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om den anden parts 8/12

9 forretningshemmeligheder, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige forhold, der kommer til deres kendskab ved forberedelse, indgåelse og opfyldelse af Aftalen Særligt er Leverandøren forpligtet til at holde eventuelle data fra Kunden, som behandles i Systemet, fortroligt. Kunden er forpligtet til at hemmeligholde enhver oplysning om Systemets opbygning, konfiguration og struktur Hemmeligholdelsespligten, jf. pkt og 14.2, omfatter ikke (a) (b) (c) (d) videregivelse med skriftlig tilladelse fra den beskyttede part, videregivelse af oplysninger, der forinden var offentligt tilgængelig, videregivelse, der kræves af en offentlig myndighed i henhold til gældende lovgivning og videregivelse til en parts rådgiver i strengt nødvendigt omfang til brug for løsning af en konflikt mellem parterne Ovennævnte fortrolige oplysninger må parterne kun opbevare, anvende og formidle som led i Aftalens opfyldelse. Dette gælder også efter Aftalens ophør, uanset om ophør skyldes opsigelse eller andet forhold Leverandørens brug af Kunden i sin markedsføring og eventuel anden brug som en reference kræver forudgående skriftlig aftale i hvert enkelt tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage Kunden på sin generelle referenceliste. 15. LEVERANDØRENS ANSVAR 15.1 Leverandøren garanterer, at de i bilag 1.2, og bilag 2.1 specificerede leverancer, opfylder alle de i nærværende aftales stillede krav Såfremt de specificerede leverancer ikke er tilstrækkelige, påhviler det leverandøren uden yderligere vederlag og indenfor den i mellem Parterne aftalte frist for levering, jf. bilag 1.2, at levere sådant andet eller evt. yderligere programmel, dokumentation og andre ydelser, som er nødvendigt for at opfylde Aftalen Leverandøren garanterer, at Systemet i garantiperioden opfylder nærværende aftales krav Garantiperioden er på 1 år, der løber fra datoen for Overtagelsesdagen I forhold til ansvaret for tilgængeligheden af Systemet er Leverandørens ansvar udtømmende reguleret i pkt. 9 ovenfor, jf. bilag 3.1. Dette omfatter også Kundens mangelsbeføjelser efter dansk rets almindelige regler, der således kun kan udøves i det omfang dette følger af pkt For øvrige krav gælder dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af pkt , nedenfor Leverandøren er aldrig ansvarlig for avancetab, tab af omsætning, driftstab, tab af goodwill eller lignende indirekte tab. Leverandøren er heller ikke ansvarlig for tab 9/12

10 eller beskadigelse af data, der behandles i Systemet, jf. dog pkt. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet Leverandørens ansvar kan aldrig overstige et beløb svarende til Tilslutningsafgiften, samt summen af Serviceafgiften i Uopsigelighedsperioden. 16. MISLIGHOLDELSE 16.1 Ved Kundens væsentlige misligholdelse af Aftalen, og såfremt Kunden ikke har rettet op på de forhold, der udgør den væsentlige misligholdelse senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt påkrav, er Leverandøren berettiget til øjeblikkeligt at hæve aftalen Hvis Leverandøren bliver eller af andre gøres opmærksom på, at Kundens data indeholder materiale, der krænker tredjeparts rettigheder, er Leverandøren berettiget til at afbryde enhver forbindelse til Kundens data med 72 timers varsel, såfremt Kunden ikke efter påkrav fra Leverandøren har fjernet det krænkende materiale Ved Leverandørens væsentlige misligholdelse af Aftalen, og såfremt Leverandøren ikke har rettet op på de forhold, der udgør den væsentlige misligholdelse senest 7 dage efter modtagelse af skriftligt påkrav, er Kunden berettiget til øjeblikkeligt at hæve Aftalen, medmindre konkurslovens regler er til hinder herfor. Kunden kan endvidere kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler. Desuden har Kunden ret til at få adgang til eventuelle data tilhørende Kunden og få udleveret eventuel backup I tilfælde af Leverandørens konkurs, likvidation eller rekonstruktion efter konkurslovens regler, har Kunden ret til at få adgang til eventuelle data tilhørende Kunden og få udleveret eventuel backup, eventuel mod betaling af de omkostninger, som sådan adgang og udlevering påfører boet. Såfremt backupydelsen leveres af Leverandørens underleverandører, har Kunden ret til at indtræde i backupaftalen med underleverandøren med henblik på at få udleveret Kundens data. 17. MEDDELELSER 17.1 Kundens henvendelser til Leverandøren om Systemet skal rettes til Leverandørens Hotline, jf. bilag Øvrige meddelelser, jf. pkt. 17.1, skal ske ved til [Kontaktperson hos Leverandøren] Kunden er forpligtet til at oplyse en -adresse til Leverandøren, hvortil meddelelser fra Leverandøren til Kunden altid kan ske med bindende virkning En anses for at være kommet frem til modtageren, når de tekniske forudsætninger for modtagerens tilegnelse af indholdet af en, som afsenderen har kontrol over, er til stede, fx når en er indlæst i modtagerens indbakke hos den udbyder, der administrerer modtagerens adresse. 10/12

11 18. OVERDRAGELSE AF AFTALEN 18.1 Leverandøren må ikke overdrage eller på anden måde overføre rettigheder og forpligtelser under Aftalen til tredjemand uden forudgående skriftligt samtykke fra Kunden. Dette forhindrer ikke Leverandøren i anvendelse af underleverandører på Aftalens betingelser Uanset pkt. 18.1, kan Leverandøren dog overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til en anden virksomhed inden for den koncern, som Leverandøren tilhører, uden Kundens samtykke Enhver overdragelse af rettigheder og forpligtelser under Aftalen til tredjemand eller Leverandørens anvendelse af underleverandører er betinget af, at der ikke sker flytning eller behandling af data indenfor EU, jf. afsnit Kunden kan frit overdrage rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til en anden offentlig institution. 19. LOVVALG, VÆRNETING OG FORTOLKNING AF AFTALEN 19.1 Aftalen er underlagt og skal fortolkes i overensstemmelse med dansk ret Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Aftalens parter i forbindelse med Aftalen, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer 19.3 Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne aftale, herunder tvister vedrørende aftalens eksistens eller gyldighed, og som ikke har, kunne løses mellem parterne, jf. pkt. 192, skal afgøres ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som gældende ved voldgiftssagens anlæg. Såfremt tvisten vedrører et beløb, der ikke overstiger DKK, afgøres tvisten ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg Bestemmelser i udbudsmaterialet, i leverandørens tilbud, i forudgående korrespondance eller lignende, der ikke er gentaget i Aftalen, kan ikke efterfølgende påberåbes som fortolkningsgrundlag Bestemmelser i Aftalen har forrang frem for bestemmelser i bilag, hvorfor bestemmelser i et bilag, som strider mod Aftalens bestemmelser, ikke kan tillægges retsvirkning Såfremt der på kontraktindgåelsestidspunktet i et bilag er modstrid mellem et af Kunden anført krav og leverandørens kravbesvarelse, har Kundens krav forrang. 20. OMKOSTNINGER 20.1 Hver part bærer egne omkostninger ved indgåelsen af denne Aftale. 11/12

12 21. UNDERSKRIFTER 21.1 Denne Aftale er underskrevet i to kopier, hvoraf hver Part har fået et eksemplar, der hver for sig er at opfatte som den originale Aftale. Den: Sted: For Kunden: Den: Sted: For Leverandøren: Navn: Titel: Navn: Titel: 12/12