BRUGERVEJLEDNING TIL AKC5

Transkript

1 BRUGERVEJLEDNING TIL AKC5 Apostolsk Kirkes Administrationssystem Indledning AKC5 er navnet på en specialtilpasset udgave af økonomisystemet Navision C5 (tidligere kendt som Concorde C5). Tilpasningerne er lavet specielt mhp. menigheder i kraft af medlemsregistrering, tiendebogføring og elektronisk indberetning til Servicecentret. Disse tilretninger der dog lavet sådan at der kan laves flere og nye, såfremt behov og ønsker måtte opstå. Har du et forslag til forbedring/udvidelser eller finder du en fejl, så send en til akc5@apostolic.dk. Om brugervejledninger Denne brugervejledning beskriver kun de specifikke ændringer der er lavet i AKC5 og som ikke er beskrevet i programmets interne manual. Til standardprogrammet finder du en manual som PDF-dokument (kan læses med Acrobat Reader, et gratis program som også findes på Cd en). Når programmet er installeret, ligger det i et underbibliotek Manual til der hvor programmet er installeret (f.eks. C:\AKC5\MANUAL). Filen hedder C5Manual.PDF. Vil du gerne have den i trykt form, kan den købes, men den er dyr (ca. 500,00 + moms) I standarddelen af programmet kan du også bruge programmets interne manual som automatisk slår op på det rigtige punkt når du trykker F1. Til sidst findes der også en række bøger om C5 udgivet på forlag som Globe m.fl. som kan købes hos boghandlere og andre steder. Arne Damkjer Udvikler akc5@apostolic.dk Side 1

2 Side 2

3 AKC5 Opsætning og brug Start af programmet Når du starter programmet ved at klikke på ikonet på skrivebordet, får du følgende startbillede: Når programmet installeres første gang, findes der kun ét brugernavn Admin - som du kan bruge. Der er ikke noget password (kodeord). Du kan selv oprette flere brugere (med forskellig adgang til dele af programmet). Brugeren Admin er administrator for programmet, dvs. det er den eneste bruger som kan oprette andre brugere, tildele rettigheder osv. Denne bruger har adgang til alle vigtige funktioner, så derfor er det vigtigt at der bliver tildelt et password til denne brugerkonto (se side XX). Klik OK (elle tryk Enter) for at gå ind i programmet Første gang du starter programmet (og indtil disse oplysninger er udfyldt), vil den komme med følgende advarsel: Side 3

4 Menighedsnummeret er et nummer som du får tildelt af Servicecentret. Det anvendes til: Afgøre hvilke kontonumre der automatisk skal oprettes fra rammekonto planen Identificerer dine indrapporteringer, så Servicecentret ved hvem der har indsendt data Regnskabstype er en oplysning som hjælper programmet med at afgøre hvilke konti du skal bruge. Her kan der vælges mellem Kun menighedsregnskab, Kun ejendomsregnskab, Menigheds- og ejendomsregnskab og Kun tienderegnskab. Læs mere på side 8. Side 4

5 Hovedmenuen Dette er hovedmenuen i C5. Ser den ikke sådan ud, så vælg Opsætning/ Systemstandard i menulinien for oven og fjern mærket ved Hovedmenu vises som træstruktur. Afslut programmet og start igen, så skulle det være som ovenstående. Du aktiverer de forskellige menupunkter ved at klikke i firkanten med musen. Nogle steder åbner det en undermenu (som vist ovenfor), andre steder går du direkte ind i et skærmbillede. Kolonnerne Menuen består af 3 kolonner: Finans I denne kolonne finder du kontoplanen, kassekladde, udskrift af balancer m.m. alt der vedrører regnskabsdelen. Det meste i denne kolonne er standard C5 program uden store ændringer. Medlem Alt der findes under denne kolonne er nyt og specielt for AKC5. Her finder du alt vedr. medlems- og tiendestyring Generelt Her findes nogle overordnede oplysninger og opsætninger. Det meste i denne kolonne er kun til brug for Administrator (Admin). Side 5

6 Rækkerne Opdelingen i 5 rækker er et udtryk for en opdeling i funktioner: Dagligt Under Finans er det f.eks. her du finder kassekladden hvor du bogfører dine bilag. Kartotek Her finder du stamkartoteket for kolonnen, hhv. kontoplanen (Finans) og medlemskartoteket Periodisk Periodisk består især af kørsler som skal køres i forbindelse med f.eks. årsafslutning. Generelt er det ting man ikke gør hver dag, men sjældent eller med bestemte mellemrum. Rapporter Her finder du de relevante udskrifter for kolonnen Tilpasning Menupunkterne her går på opsætningen af funktionerne i programmet. Der er visse parametre og basisoplysninger som skal angives for at programmet kan køre. De findes her og er næsten alle udelukkende kun tilgængelige for Admin. Når der i det efterfølgende henvises til et menupunkt, skrives det som Kolonne/Række/Menupunkt. F.eks. vil Medlem/Rapport/Stamdata/Labels betyde at du skal vælge kolonnen Medlem, rækken Rapport, menupunktet Stamdata, undermenupunkt Labels. OBS! Under Finans/Tilpasning/AKC5 Opsætning/Parametre er det muligt at hente kolonnerne Debitor, Kreditor og Lager frem, såfremt man måtte have brug for at anvende fakturering, kreditorstyring m.m. I disse moduler er der ikke lavet nogen form for brugertilpasning. Derfor er der i denne manual heller ikke beskrevet mere om disse standardmoduler. Her henvises til den almindelige C5 manual. Side 6

7 Opsætning af programmet Der er en lang række basale oplysninger som skal opsættes før vi går i gang med programmet. De vil blive gennemgået nedenfor. Det er meget vigtigt at du går gennem dem før du går videre med at bruge programmet. Menighedsoplysninger Under Generelt/Kartotek/Menighed skal der indtastes nogle basale oplysninger: Skærmbilledet består af 3 faner. Klik på den ønskede fane eller bladr med PgUp og PgDn. På første side skal mindst Navn udfyldes, men det anbefales at udfylde alle relevante felter. Under fanen Menighedsoplysninger ligger nogle meget vigtige data Side 7

8 Menighedsnummer Dette nummer skal du have oplyst af Servicecentret og bruges til at identificere dine data når du indsender oplysninger til Servicecentret, samt til at oprette specielle finanskonti som kun vedrører netop din menighed (se Rammekontoplan side 10). OBS! Så snart du har påbegyndt bogføring, kan du ikke ændre menighedsnummeret mere! Regnskabstype Her skal du angive hvad der bogføres i dette regnskab. Dette bestemmer dels hvilke dele af kontoplanen du kan/skal benytte, dels lukker det de funktioner som du ikke har brug for. Der er følgende muligheder: - Kun menighedsregnskab: Alt vedr. ejendomme udelades (inkl.medlems- og tiendestyring) - Kun ejendomsregnskab: Kun konti vedr. ejendomsregnskab. Ingen medlems- og tiendestyring - Menigheds- og ejendomsregnskab: Alt - Kun tienderegnskab: Finansdelen bruges slet ikke. Kun kolonne Medlem er relevant. Åbningsdato Her skal du angive den dato fra hvilken data skal indrapporteres. Alt med dato før denne dato, indrapporteres ikke til Servicecentret. Hvis du ønsker at få oprettet tal fra tidligere år af sammenligningshensyn, kan de altså bogføres uden at de forstyrrer de data der skal indrapporteres. Se under Indtastning af gamle regnskabsår side 9. Regnskabsperioder Side 8

9 Under Finans/Tilpasning/Perioder kan du se/oprette regnskabsperioder. Hvis ikke der er noget regnskabsår oprettet, skal du gøre det her før du går videre. Samme procedure gentages, når du skal starte et nyt regnskabsår ved udgangen af et kalenderår. Klik på knappen Nyt år. Det åbner et vindue hvor du skal angive hvilket regnskabsår der skal oprettes. Lidt om regnskabsperioder Et regnskabsår i C5 består af 14 perioder: 12 måneder, samt systemperioderne PR (primo) og UL (ultimo). Når du opretter et nyt regnskabsår, skal du som startdato angive datoen som f.eks. PR og slutdatoen som UL Primoperioden er den periode hvor regnskabets åbningssaldi ligger når du afslutter et regnskabsår. Den kan du ikke bogføre i manuelt. Ultimoperioden kan bruges til at bogføre efterposteringer i, såfremt man ikke ønsker at disse skal indgå i en af månederne. Som standard kan du bogføre i alle måneder undtagen Primo. En periode er ikke spærret før du vælger at gøre det her. Det kan dog anbefales, at man kun har de nærmeste måneder åben. De andre perioder kan sættes til Spærret. Der kan i feltet Status vælges mellem: Åben Perioden er åben for bogføring Spærret Perioden er spærret, men kan åbnes når der skal bogføres i den Lukket Perioden er lukket og kan ikke lukkes op Programmet lukker automatisk et regnskabsår når du kommer til udgangen af april i efterfølgende år. Det sker aht. Servicecentrets revision, så der efter afsluttet revision ikke kan komme gamle poster. Derfor skal al bogføring i et regnskabsår være gjort senest 30/4 i efterfølgende år. Indtastning af gamle regnskabsår Selvom du f.eks. starter AKC5 pr. 1/1 2003, kan du ganske udmærket indtaste tal for tidligere regnskabsår, så du har sammenligningstal at arbejde med. Det er Åbningsdatoen under Generelt/Kartotek/Menighed/Menighedsoplysninger (se side 8) som bestemmer fra hvornår data indrapporteres til Servicecentret. Hvis du f.eks. vil lægge tal ind for 2001 og 2002, skal du starte med at op- Side 9

10 rette 2001, derefter 2002 og til sidst Har du først oprettet et år, kan du ikke oprette et år der ligger før. Indlæsning af kontoplan (rammekontoplanen) Såfremt du under Menighedsoplysninger har valgt Kun tienderegnskab i Regnskabstype, skal du ikke bruge kontoplanen og du kan derfor skippe dette afsnit (se side 8). Fra Servicecentret er der udarbejdet en rammekontoplan. Det vil sige, en kontoplan som udstikker visse rammer for opbygningen af kontoplanen, men som stadig indeholder så meget spillerum, at du kan oprette mange egne konti. Rammekontoplanen er opstillet så de nødvendige krav for indrapportering til Servicecentret kan overholdes. I praksis foregår det ved, at der i kontoplanen er et antal overskrifter og sammentællinger, f.eks. til tiendeindtægter. Indenfor det interval kan du så oprette de konti du ønsker. Det er ikke vigtigt hvilke numre du anvender i det interval, det er sammentællingen som Servicecentret skal bruge og som indrapporteres. Der er dog undtagelser. Visse konti skal være præcis det samme hos dig som hos Servicecentret. Det gælder f.eks. kreditforeningslån m.m. Disse intervaller er låst og såfremt du mangler en konto til dette formål, skal du derfor afklare det med Servicecentret. Du vil så modtage en servicefil med de nye konti. Den fil med rammekontoplan du modtager indeholder alle konti. Derfor skal du sikre dig, at du har udfyldt menighedsoplysningerne med det korrekte menighedsnummer, da der i indlæsningen kun udvælges de konti som er relevante for dit menighedsnummer (læs om Menighedsnummer på side 8). Ved installationen har programmet automatisk lagt den sidste nye rammekontoplan i en mappe på din computer (se appendix om filplaceringer m.m.). Du skal nu indlæse/opdatere din rammekontoplan. Gå til Finans/Tilpasning/AKC5 Opsætning/Rammekontoplan. Klik på knappen Indlæs rammekontoplan. Der spørges nu om du vil indlæse en komplet opsætning. Klik på Ja. Side 10

11 Der sker ikke noget ved at indlæse rammekontoplanen flere gange. Den indlæser kun rettelser/tilføjelser fra gang til gang. Felterne i Rammekontoplan Vær opmærksom på, at du ikke kan rette i dette skærmbillede. Det er alene til brug for at du kan se hvordan rammekontoplanen er oprettet Kontonummer Kontotype A Sum fra R S T L R Kontonummer som oprettes i finanskontoplanen Er kontoen en Drifts-, Status-, Overskrift-, Sumkonto? Automatisk. Skal kontoen oprettes automatisk? De konti der ikke er markeret her er forslag til konti. Når man første gang går ind i Finans/Kartotek bliver man spurgt om man vil oprette et kontoplansforslag. Svarer man nej, vil kun konti markeret som Automatisk blive oprettet. Hvis kontoen er en Sumkonto, hvorfra skal sammentællingen beregnes? Henviser altid til en overskriftskonto. Rapporter. Skal beløb fra denne konto rapporteres til Service centret? Specificer. Skal de enkelte posteringer specificeres i rapporterin gen til Servicecentret? Tiende og gaver. Må denne konto/dette interval bruges til at bogføre tiende/gaver på? Har betydning for integration med medlemssystemet. Låst. Er kontointervallet/kontoen låst, dvs. der kan ikke oprettes konti i dette interval? Kontoresumé. Er kontoen en del af kontoresuméet, dvs. de tælleværkskonti som kan oprettes i slutningen af kontoplanen. Se beskrivelse senere. Beskrivelse Kontonavn Type Dette felt har sammenhæng med Regnskabstypen (se side 8). Alt afhængig af hvad der er valgt, oprettes konto/interval kun hvis det stemmer overens med den valgte regnskabstype DK-forslag Her angives hvilken side bogføring på kontoen normalt sker i (Debet/Kredit). Kan hjælpe med at huske om der skal debiteres eller krediteres på kontoen. Systemkode Anvendes til Systemkonti og Beholdningskonti Side 11

12 Systemkonti er konti som systemet bruger pr. automatik. De findes under Finans/Tilpasning/Systemkonti. Nogle af dem oprettes automatisk, andre kun hvis du vælger at oprette konto plansforslaget. Beholdningskonti bruges i kassekladden og er konti som kasse, bank og giro. Tælleværk Vejl Tælleværksforslag. Anvendes ved automatisk oprettelse af kontoplansresumé. Konteringsvejledning. Klikker du på ikonet (kan også åbnes med Alt+N eller ved at klikke på knappen Konterings vejledning, kan du se konteringsvejledningen (hvis den findes til denne konto). Denne konteringsvejledning kan også ses under bogføring i kassekladden. Std. tælleværker (Kontoresumé) Den normale kontoplan vil være for uoverskuelig at læse for de fleste. Man kan derfor, v.hj.a. tælleværker, oprette et antal konti som giver et komprimeret resumé af kontiene, dvs. man samler de mange konti i et begrænset antal summeringer. Man kan godt lave det arbejde selv, men det er omfattende og kan være uoverskueligt. Der er derfor udarbejdet et forslag til tælleværker. Dette kan dog først gøres når kontoplanen er oprettet (se nedenfor). Når den er oprettet, kan man ved at klikke på knappen Std. Tælleværker under Finans/ Tilpasning/AKC5 Opsætning/Rammekontoplan få oprettet dette forslag. Man skal dog være opmærksom på, at evt. selvoprettede tælleværker vil blive slettet. Tælleværkskontiene vil ligge udenfor den låste rammekontoplan og alle konti starter med et bogstav (A1000 osv.). Oprettelse af kontoplanen Gå til Finans/Kartotek, hvor kontoplanen oprettes/tilpasses. Er der ikke oprettet nogen kontoplan, spørges der om du vil oprette kontoplansforslaget. Svarer du Ja, oprettes kontoplanen med kontoplansforslag. Bagefter kan du så tilføje dine egne konti, samt slette de konti i kontoplansforslaget du ikke ønsker at beholde. Side 12

13 Hver gang du går ind i kontoplanen, checker programmet for evt. ændringer og tilføjelser i rammekontoplanen, som så automatisk opdateres i kontoplanen. Fanen Oversigt Når du kommer ind i kontoplanen, står du i en oversigt over alle finanskonti i programmet. Du kan bladre mellem konti med: PgUp, PgDn - Skærmside op og ned; PilOp/F7, PilNed/F8 Forrige/næste konto; CTRL+F7/F8 Gå til første/sidste konto. Nye konti oprettes med F2. Felter i kontoplanen Konto Kontonummer Side 13

14 Kontonavn Kontotype Sum fra T C Kontoens navn Drift, Status, Overskrift osv. Opsætning af sammentællinger Tiende/Gaver. Må der bogføres tiende og gaver på kontoen? Når der i kassekladden bogføres tiende og gaver på et medlem, skal denne konto være markeret i dette felt. Det er for at sikre, at man ikke ved en fejltagelse bogfører tiende og gaver på en for kert konto, som f.eks. husleje osv. Check medlemsid. Når der bogføres på denne konto, skal pro grammet så forvente at der bogføres på et medlem? Det er for at sikre, at alle poster på denne konto registreres på den der indbetaler det. Er særligt nyttig til konti som Tiende, forpligti gelser. På konti hvor man bogfører anonyme tiende og gaver eller beløb fra indsamlinger, skal dette felt ikke være markeret. Saldo i DKK Viser saldoen på kontoen Tælleværk Der kan oprettes nogle helt specielle sammentællinger, som giver mulighed for at lave en sammenfatning i stedet for den komplette balance. Læs mere om det i den interne manual (F1) eller i manualen. Under Finans/Tilpasning/AKC5 Opsætning/Rammekontoplan/Std tælleværker kan du indlæse et forslag til tælleværker og tælleværkskonti. Fanen Opsætning Når du står på en konto i oversigten, kan du skifte til et billede med flere detaljer om kontoen ved at klikke på fanen Opsætning. Felter Specielle felter af interesse i dette skærmbillede: Kode Du kan give en konto en kode som gør den nemmere at bruge i kassekladden. F.eks. kan konti for kasse, bank og giro oprettes med koden K, B og G. I stedet for at indtaste kontonummer i kassekladden, kan man i stedet anvende denne kode. Fanen Statistik I dette skærmbillede kan du se periodetallene for den aktuelle konto. Det giver et hurtigt overblik over hvor meget er der posteret i en periode, evt. sammenlignet med budgettal. Side 14

15 Menuknapper Posteringer Her kan du se de posteringer der er bogført på kontoen Budget Her kan du se evt. budgetter på kontoen Konterings- Slå op på konteringsvejledning for den pågældende konto/ vejledning kontogruppe Diverse finansopsætninger Når du er færdig med at oprette din kontoplan, skal du checke nogle enkelte skærmbilleder. Finans/Tilpasning/Systemkonti De tre systemkonti angivet her, fejlkonto, øredifference og årets resultat, skal være udfyldt. Fejlkonto og Årets resultat er som standard udfyldt, mens øredifference (kassedifference) kun vil være udfyldt hvis du har oprettet kontoplansforslaget. Finans/Tilpasning/Kladdenavne Her opretter du én eller flere bogføringskladder. Du kan anvende flere forskellige kladder, f.eks. en til ejendomsposter og en til øvrige poster. Det er dog ikke et krav. Hvis du ikke skal bruge medlemssystemet, kan du springe hele næste afsnit over og gå direkte til bogføringsafsnittet på side 32. Side 15

16 Opsætning af medlemskartoteket Før du går i gang med at oprette medlemmer og bogføre tiende/gaver, er der nogle ting der skal opsættes. Gå til Medlem/Tilpasning/Parametre Disse parametre bestemmer en del for hvordan medlemssystemet opfører sig. Felter Når programmet starter, kan du checke om der er mærked- dage (runde fødselsdage, sølvbryllup osv.) indenfor de nær mest dage. Hvis du ikke ønsker det, skal du fjerne mærket i dette felt. Du kan altid få en oversigt over de nærmest x antal dages mærkedage under Medlem/Periodisk/Mærke dage. Der checkes kun én gang om dagen, dvs. hvis du starter og lukker programmet flere gange samme dag, vil den kun vise mærkedagene første gang. Automatisk medlemsid Check mærkedage ved opstart Medlemsid er det nummer som identificerer de enkelte medlemmer i kartoteket, og som bruges mange steder i programmet. Hvis du ikke selv vil tildele medlemsnumre, kan du markere dette felt. Så vil programmet automatisk finde det højeste medlemsid og lægge 1 til, når du opretter nye medlemmer. Vedr. opsætning af hvilke mærkedage der skal checkes for, se under Medlem/Tilpasning/Mærkedagstyper. Check mærkedage Hvis du har svaret ja til Check mærkedage ved opstart (se ovenfor), kan du her bestemme hvor mange dage frem i Side 16

17 tiden der skal checkes mærkedage. Brug tiendekladde Såfremt du ikke bogfører tiende- og gaveregistreringer via kassekladden (f.eks. hvis du ikke ønsker integre ring mellem finans og medlemssystem, eller du skal lave korrektions- og/eller åbningsposter som ikke skal med i finansregnskabet), kan du anvende tiende kladden under Medlem/Dagligt. Denne kladde bogfører tiende og gaver uden at bogføre i Finans. Hvis man anvender integration med Finans, bør dette felt ikke være markeret. I dette tilfælde bør man kun markere feltet midlertidigt for at lave åbningsposter o. lign. Husk så at fjerne markeringen bagefter. Tillad overførsel Hvis et medlem har indbetalt mere end forpligtigelses erklæringen lyder på, må der så ske overføring af over skydende beløb fra det ene år til det andet? Styring af gæld Tillades det at medlemmet har tiendegæld? Hvis et medlem ikke har indbetalt nok til at opfylde sin forpligtigelseserklæring, kan programmet styre denne gæld. Hvis dette felt ikke er markeret, tillades der ikke gæld og evt. underskud må styres på anden (manuel) måde. Hvis dette felt markeres, skal Konto for tiendegæld udfyldes (se nedenfor). Se mere i afsnittet om bogføring i kassekladden. Konto for tiendegæld Automatisk periodisering Hvis der skal styres tiendegæld, skal skyldig tiende bogføres som et tilgodehavende i regnskabet (normalt under gruppen Andre tilgodehavender konto 7400). Saldoen på denne konto viser så hvor meget tiende der til gode fra tidligere år. Hvis der er indbetalt for meget tiende og der, som ovenfor beskrevet, er sagt ja til Tillad overførsel, kan der ske en automatisk periodisering af tiendebeløbet. Periodisering, som er et regnskabsteknisk udtryk, vil sige, at den forudbetalte tiendeindtægt tages ud af indtægten i indeværende år og i stedet bogføres som indtægt i det nye år. Eksempel: Der er i 2003 registreret for meget indbetalt tiende på medlemmer på i alt kr , der er sagt ja til Over førsel og ja, til automatisk periodisering. Pr Side 17

18 debiteres dette beløb på tiendeindtægtskontoen (drift se nedenfor) og krediteres på en periodiseringskonto (status se nedenfor). Den bogføres denne poste ring modsat; drift krediteres og status debiteres. Dermed er indtægten flyttet til det korrekte år, så tiendekvitteringerne stemmer overens med det bogførte. Alt dette sker automatisk under årsafslutning i medlems systemet (se side XX). Periodiseringskonto Se ovenfor om Automatisk periodisering, Denne konto er en (drift) driftskonto under tiendeindtægtskontiene i konto planen, som bruges til at periodisere tiendeindtægten Bagatelgrænse tiende diff. Normalt vil der ikke kunne udskrives tiendekvitteringer hvis der ikke er registreret indbetalinger mindst svarende dertil. Man kan dog, ved at angive et beløb her, tillade at der skrives kvitteringer på et højere beløb, blot differencen ligger indenfor denne bagatelgrænse. Mærkedagstyper Under Medlem/Tilpasning/Mærkedagstyper tilpasses de mærkedage man vil checke/styre i systemet. To former for mærkedage er dog automatisk oprettede og styres automatisk på grundlag af felter i medlemskartoteket. Det drejer sig om fødselsdag og bryllupsdag. Disse opretter systemet af sig selv. Man skal dog selv sætte op hvilke mærkedage man vil have checket for under programstart (se Medlem/Tilpasning/Parametre/Check mærkedage ved opstart) eller ved at køre Medlem/Periodisk/Mærkedage. Side 18

19 Kode Tekst Her angives et kort navn for mærkedagstypen. Her angives den tekst som vil blive vist når der køres check af mærkedage. I dette kan anvendes et antal koder som erstattes af det konkrete tal m.m. ved selve visningen af Antal Antal dage A Auto-check. Skal markeres hvis denne mærkedagstype skal medtages under check ved programstart (Medlem/Tilpasning/ Parametre/Check mærkedage ved start). Knappen Check år Ved at klikke på denne knap fremkommer et skærmbillede hvor man opsætter de mærkedage man vil have vist. Nedenfor vises eksempelvis hvilke brylupsdage der skal vises for. Bryllupsdage styres forresten på særskilt måde, idet den også angiver de alm. betegnelser (kobberbryllup, sølvbrullup, guldbryllup osv.) når den skriver teksten. Side 19

20 MEDLEMSSYSTEMET Medlemskartoteket Selvom vi i denne vejledning bruger ordet medlem i mange sammenhænge, betyder det ikke, at dem der registreres i systemet skal være medlemmer af menigheden. Det er blot et udtryk for, at det er her vi registrerer de personer som er medlemmer, tilknyttede osv. for at kunne opsamle visse centrale data. Vær opmærksom på, at der, især for tiendeydere, registreres en række forholdsvis følsomme data. Derfor er der dog også en vis brugersikkerhed. Senere beskrives hvordan brugersikkerheden i systemet er opbygget, så man kan have brugere af systemet der kan se medlemsdata, men f.eks. ikke tiendedata, CPR-nummer osv. Det er meget vigtigt at det gennemgås godt. Men nu til selv medlemskartoteket under Medlem/Kartotek: Skærmbilledet består af 5 faner: Stamdata Kontakt Personligt Vigtigste data, såsom navn, adresse og medlemsstatus Telefonnumre, m.m. Fødselsdato, civilstand m.m. Side 20

21 Tiende Log CPR-nummer, kontraktnummer og type, tiendegæld Log over ændringer m.m. på medlem Fanen Stamdata Felter Id Medlemsid. Dette nummer er nøglen til medlemmet, medlemsnummeret. Nummeret kan være op til 10 tegn langt og kan indeholde både tal og bogstaver. Under Medlem/Tilpasning/Parametre kan du sætte program met op til selv at tildele medlemsid (se side 16). Ved opret telse af nyt medlem, vil programmet så finde det højeste medlemsnummer der findes i kartoteket og lægge en til. Når et medlem er oprettet, kan medlemsid ikke rettes. Det skal ske under Medlem/Periodisk/Ændre medlemsid. Denne kørsel retter medlemsid et i alle de kartoteker hvor det er brugt, og sikrer dermed at ingen data går tabt. Man kan søge på medlemsid ved blot at indtaste nummeret i feltet og trykke Enter. Fornavn Mellemnavn Efternavn Adresse Postnr/by Køn Mand/ Kvinde Medlemstype Optaget d. Døbt d. Medlemmets fornavn Medlemmets mellemnavn. Kan udelades på visse udskrifter. Medlemmets efternavn 2 linier til adresseoplysninger. Postnummer og by. Man kan her nøjes med at indtaste postnummer og trykke Enter, så finder programmet selv det korrekte bynavn. Få en oversigt over postnumre ved at klikke på knappen til højre i feltet eller taste Alt+H (felt hjælp). Bruges bl.a. til at teste om CPR-nummer er korrekt indtast stet. Her kan vælges mellem Ikke-medlem, Medlem, Fast delta ger og Associeret medlem. Dato for optagelse som (associeret) medlem. Dåbsdato Side 21

22 Udmeldt d. Død d. Er medlemmet udmeldt/overflyttet til anden menighed, angives det i dette felt. Er medlemmet afgået ved døden, kan datoen angives i dette felt. Felterne Udmeldt og Død bruges bl.a. i tiendestyringen, idet der ikke kan registreres tiende og gaver efter denne dato. Notat Nøgleord Her kan der lægges diverse notater, interne informationer ind. Klik på ikonet eller tast Alt+N. Til højre i skærmbilledet kan du knytte et eller flere nøgleord til medlemmet. Dette kan f.eks. bruges til at angive tilhørsforhold til cellegrupper, arbejdsgrene m.m. For hvert nøgleord kan valgfrit angives en start- og/eller slutdato. Nøgleord oprettes under Medlem/Tilpasning/Nøgleord Fanen Kontakt Telefon Fax Mobil Tlf. arbejde Medlemmets alm. telefonnummer Evt. faxnummer Evt. mobilnummer Evt. adresse. Er der indtastet en gyldig adresse her, kan du sende en ved at klikke på knappen . Derved startes dit program automatisk med adressen som modtageradresse. Evt. arbejdstelefonnummer Fanen Personligt Født d. Civilstand Bryllupsdato Fødselsdato (dd.mm.åååå). Såfremt CPR-nummer udfyldes under Tiende, vil dette felt blive udfyldt med oplysninger herfra. Her kan vælges mellem, Ugift, Forlovet, Gift, Enke/Enke mand, Fraskilt, Samboende. Dato for evt. vielse. Bruges bl.a. til at udregne mærkedage (se Medlem/Periodisk/Mærkedage). Side 22

23 Partner Medlemmets ægtefælle, forlovede, partner bør/kan også oprettes i kartoteket. I dette felt angives så partnerens medlemsid. Derved udfyldes tilsvarende oplysninger på partnerens medlemsoplysninger, samt civilstand, hvis med lemmet er registreret som gift, forlovet, samboende, enke/ enkemand. I feltet nedenunder vises partnerens/ægtefællens navn Fanen Tiende Disse oplysninger kan kun ses hvis brugeren er medlem af gruppen Tiende (se under Adgangskontrol). CPR Såfremt medlemmet har en forpligtigelseserklæring, skal CPR udfyldes med korrekt CPR nummer. Der er check på om det er et gyldigt CPR nummer. Ved udfyldelse rettes Født d. (se ovenfor) automatisk. Tiendenr. Nummer på tiendekontrakt. Max. 10 tegn og kan indeholde både tal og bogstaver. Det anbefales at man f.eks. kalder det T24 osv. for at undgå sammenblanding med medlemsid. Bruges bl.a. ved indtastning i bogføringskladde. Samme tiendenr. Kan bruges på 2 medlemmer samtidigt. Der er mange steder at ægtepar indbetaler samtidigt. Derved registreres tiendeindbetalingen kun på det ene medlem. Ved års afslutning kan beløbet så fordeles så det ønskede beløb automatisk føres over på ægtefællen (se senere om Års afslutning i medlemssystemet). Kontraktdato Slutdato Kontraktform Sats Beregningsgrundlag Dato for underskrivelse af tiendekontrakt. Der anvendes forholdsmæssig beregning, således at en kontrakt der starter midt i året også først beregnes fra denne dato. Udfyldes automatisk ud fra Kontraktdato, idet en automatisk slutter med udgangen af det tiende år den startede. Her kan vælges mellem Fast årligt beløb og Fast procent sats. Bruges bl.a. ved udskrift af tiendekontrakt. Sats. Beløb eller procentsats, afhængig af valget i Kontrakt form Her vælges mellem de forskellige mulige kontraktformer. Bruges ved udskrift af tiendekontrakt. Side 23

24 Tiendegæld Her kan saldo på evt. tiendegæld ses. Fanen Log Her kan man se evt. ændringer af felter, med oplysning om hvornår og hvem der har foretaget dem. Har man ikke adgang til tiendeoplysninger, vil oplysninger om ændringer i tiendefelter m.m. ikke blive vist. MENUPUNKTER Knappen Tiende åbner en undermenu med følgende punkter: Saldi, Posteringer, Tiendegæld, Efterberegn, Årsafslutning Saldi I dette billede kan du se hvor meget medlemmet har indbetalt i tiende/gaver i en given måned. Ud for månedens angives beløbet i dette år, og ved siden af beløbet i samme måned sidste år (hvis indtastet). Posteringer ger I dette billede kan du se de enkelte tiende/gave posteringer. Dato Beløb Bilag Dato for posteringen Beløb i DKK Bilagsnummer Side 24

25 Tekst Evt. bogføringstekst Transaktion Transaktionsnummer. Et systemfelt som bruges til at forbinde posteringer der hører sammen. M Manuel. Afmærket hvis posteringen er lagt ind via Tiende kladden under Medlem/Dagligt. Derved er posteringen ikke bog ført i finansregnskabet. Knappen Transaktion bruges til at slå op og vise de finansposter som hører til denne transaktion. Bruges især i afstemningsøjemed. Tiendegæld I dette billede kan man se evt. gælds-/afdragsposter vedr. tiendegæld. Systemet styrer det sådan, at der ikke kan afdrages mere end der er i gæld. Skærmbilledet er meget lig Posteringer, men indeholder dog desuden feltet Posttype. I dette felt kan det ses om posten er en gældspost eller en afdragspost. Side 25

26 Efterberegn Hvis tallene under Saldi ikke synes at stemme, kan med dette menupunkt køre en efterberegning af saldi. Den vil gennemløbe posteringerne og sikre at der står korrekte tal. Årsafslutning Se under afsnittet Årsafslutning i medlemssystemet Børn Knappen Børn åbner et billede hvor man kan indtaste evt. børn. Skærmbilledet skifter udseende alt efter om der ikke er registreret en partner (se side 19) på medlemmet. Nedenfor gives nogle eksempler. Det beror sig på, at der i systemet kan registreres tre typer børn, med hver sin del af skærmbilledet: 1. Egne børn børn som kun det aktuelle medlem er forælder til. Vil på evt. partners skærmbillede stå som Partners børn 2. Fælles børn børn som er børn af aktuelle medlem og partner. Behøver kun at blive oprettet på den ene forælder; er der angivet en partner på denne, er registreringen på ægtefællen/partneren automatisk. 3. Partners børn Har evt. partner registreret Egne børn (se ovenfor), kan de ses i denne del af skærmbilledet. Kan kun oprettes/ændres på partnerens stamkort. Felter Id Er barnet oprettet med eget medlemsid, kan det indtastes/ vælges her. Derved foregår vedligeholdelse af navn m.m. direkte på barnets eget medlemskort. Er dog ikke krævet. Barnet kan senere automatisk oprettes med eget stamkort ved at klikke på knappen Overfør. Fornavn(e) Mellemnavn Efternavn Barnets fornavn(e) Evt. mellemnavn Barnets efternavn. Udfyldes som standard med forælderens efternavn, men kan rettes. Født d. Fødselsdato Side 26

27 Køn N Barnets køn Notat. Klik på ikonen eller tast Alt+N. Eksempler: 1. Der er ikke registreret partner. Er der ikke registreret nogen partner på medlemmet, står skærmbilledet standard på Egne børn. Nye børn kan oprettes ved bare at klikke i en tom linie. 2. Der er registreret en partner/ægtefælle Når der er registreret en partner/ægtefælle på medlemmet, står skærmbilledet automatisk på Fælles Børn. Side 27

28 Nye børn kan oprettes ved bare at klikke i en tom linie. 3. Medlemmet er gift, med fælles børn, men har et barn fra tidligere ægteskab Skal der oprettes et barn som kun det aktuelle medlem er forælder til, klikkes på knappen Eget barn. Nu opdeles skærmbilledet automatisk i to dele, Fælles Børn foroven og Egne børn for neden. Går man nu over på ægtefællens stamkort og vælger Børn, ser skærmbilledet sådan ud: Side 28

29 Som det ses, opdeles skærmbilledet nu i 2 dele: Fælles Børn foroven og Partners/Ægtefælles Børn forneden. Der kan ikke rettes i navne i den nederste halvdel, det kan alene ske på forælderens stamkort. 4. Medlemmet er gift, med fælles børn, egne børn, og ægtefælle har eget barn fra tidligere ægteskab Nu opdeles skærmbilledet i 3 dele: Fælles Børn, Egne Børn og Partners/ Ægtefælles Børn. Overførsel af barn til eget medlemsid Børn der er oprettet på denne måde, kan automatisk overføres til eget Side 29

30 medlemsid. Det sker ved at klikke på barnet og derefter på knappen Overfør. Der ved fremkommer følgende boks: Klik Ja for at oprette. Er der valgt automatisk medlemsid (se Medlem/Tilpasning/Parametre), tildeles et nyt medlemsid og følgende boks fremkommer: Barn af Knappen Barn af på medlemskartoteket giver mulighed for at se evt. forældreregistrering i kartoteket med henvisning til forældres medlemsid. Mærkedage Under dette punkt kan man vedligeholde de mærkedagstyper der er oprettet under Medlem/Tilpasning/Mærkedagsstyper. To typer mærkedage vedligeholdes automatisk (fødselsdag og bryllupsdag), men der kan oprettes andre (ansættelser, startdato for tjenester osv.) så man kan have sine egne mærkedage. Når man klikke på knappen kommer følgende billede frem: Side 30

31 Som det kan ses angives mærkedagstypen og den tilhørende dato. Ud fra opsætningen under Medlem/Tilpasning/Mærkedagstyper beregnes mærkedagen ved opstart af programmet (hvis opsat under Medlem/Tilpasning/Parametre/Check mærkedage ved opstart eller ved kørslen Medlem/Periodisk/Mærkedage. Udskrifter Her er der mulighed for at danne to udskrifter: Tiendekontrakt Er oplysningerne under fanen Tiende udfyldt, og er Acrobat Reader installeret, kan der her udskrives en tiendekontrakt, hvor alle oplysninger hentes ind i rapporten. Overflytning Her udskrives en formular for overflytning af medlemmet til anden menighed. Er der udfyldt en adresse under fanen Kontakt, kan programmet startes automatisk med denne adresse som modtager. Side 31

32 Bogføring Når kontoplanen og finansperioderne er oprettet, tilpasningen gennemført osv., kan bogføringen påbegyndes. Gå til Finans/Dagligt. Nu vises en liste over de kladder der er oprettet (se Finans/Tilpasning/Kladdenavne). Klik på den kladde du ønsker at åbne. I kassekladden anvendes noget der kaldes Beholdningskonti. Det er konti som kasse, bank og giro, som man løbende kan afstemme i kassekladden. Indtil de er opsat vil denne meddelelse fremkomme. Har man oprettet kontoplansforslaget, kan programmet automatisk hente disse ind. Vil man selv styre det, klikkes der på Nej, og kontiene opsættes ved at vælge knappen Beholdning i kassekladden. Felter Dato Bogføringsdato. Den dato som bilaget bliver bogført under. Hvis perioden ikke er åben (se Finans/Tilpasning/Perioder) vil bogføring blive afvist. Side 32

33 Bilagsnummer Konto Bilagsnummer. Tildeles automatisk, men kan overskrives. Finanskontonummer. Du kan få en oversigt over konti ved i feltet at klikke på knappen eller ved at taste Alt+H. Når denne liste er åben kan du søge med F4 eller blot bladre frem til den ønskede konto med piletasterne eller PgUp/ PgDn. Du kan selvfølgelig også blot indtaste kontonummeret. For konti der er oprettet med kode (se Finans/Kartotek fanen Opsætning feltet Kode), kan denne kode også indta stes her. Er kontoplansforlaget indlæst, er der oprettet 3 konti med kode: Kasse (K), Bank (B) og Giro (G). Endelig kan man indtaste en del af kontonavnet. Program met vil så søge frem til den første konto der passer med det indtastede. Når kontonummer er valgt, vises kontoens navn i feltet Kontonavn i bunden af skærmbilledet. Modkonto Medlem Fungerer på samme måde som Konto. Indtastes der en modkonto, kan man debitere og kreditere på samme linie. Medlemsnummer. Dette felt er kun åbent hvis der i Konto (ikke modkonto) er valgt en konto der opfylder ét af neden stående kriterier: o o Kontoen er markeret som en Tiende/Gavekonto i kontoplanen (se side 13). Kontoen er en tiendegældskonto og der er åbnet op for styring af tiendegæld (se side 16) under Medlem/Til pasning/parametre. Når der er indtastet et nummer her, vises medlemsnavnet i feltet Medlemsnavn, nederst i skærmbilledet. Gældsposttype Debet/Kredit Tekst Kun åben ved postering af tiendegæld. Forudsætter at der er opsat mulighed for styring af tiendegæld og at kontoen i feltet Konto svarer til kontoen oplyst under Medlem/Tilpas ning/konto for tiendegæld. Her indtastes beløbet. Indtastes der f.eks. i Debet, vil belø bet blive debiteret på den konto der er anført i Konto og krediteret på kontoen anført i Modkonto (såfremt denne er udfyldt). Her kan indsættes en tekst, som gemmes på posteringen. Det er en god idé ikke blot at gentage kontonavnet, men Side 33

34 skrive hvad det er, især for omkostningskonti. TIP! Under Finans/Tilpasning/Tekster kan der oprettes egne tekster (skal have nummer 100 og opefter). I tekstfeltet her i kladden kan man så blot indtaste tekstens nummer og trykke Enter, så henter den pågældende tekst ind. Knapperne i kladden Skift kladde Check kladde Via dette menupunkt kan man hoppe over i en anden kladde, uden at skulle forlade kladden og vælge menu punktet igen. Anvendes ikke særlig meget Denne funktion checker for evt. fejl i kladden: manglende kontonumre, spærrede konti eller perioder, ubalance osv. Når den er færdig melder den enten hvilke fejl der optræder eller at der ikke er fundet fejl i kladden. Hvis der findes fejl, vil der på den fejlbehæftede linie være en rød tekst i statuslinien i bunden af skærmbilledet. Næste fejl Hvis der er fundet fejl i en kladde med mange linier, kan det være svært at finde dem. Stil så markøren på den før ste linie i kladden og klik Næste fejl. Så springes der frem til næste linie med fejl, som så kan rettes. Gentag det indtil Side 34

35 der ikke er flere fejl og kør Check kladde igen. Kassekladde Bogfør Beholdning Når kladden er checket uden at der er fundet fejl, ud skrives kassekladden. Her bogføres kladden efter at den er udskrevet. Her opsættes beholdningskontiene, dvs. de konti hvis saldo vises øverst i kladden, se nedenfor: Posteringer Konteringsvejledning Når der er indtastet et kontonummer i kladden, kan man v.hj.a. denne knap få vist alle posteringer på den konto. Når der er indtastet et kontonummer i kladden, kan man få vist Servicecentrets konteringsvejledning for denne konto/kontogruppe v.hj.a. denne knap. Side 35

36 Vedr. tiendegæld Hvad er tiendegæld? Hvis et medlem ved årets afslutning mangler at indbetale et beløb for at opfylde sin forpligtigelseserkæring, bør man bogføre det som en gældspost. Korrekt bogføring kræver nemlig, at tiendeindtægten bogføres i det år som der skal udskrives kvittering for. For at styre det, skal det registreres på det enkelte medlem. Tiendegæld bogføres i kassekladden, med mindre man anvender tiendekladden. At bogføre tiendegæld kræver nogle oplysninger i Medlem/Tilpasning/Parametre: - Markeret for Styring af gæld - Angivet konto for tiendegæld (en statuskonto under aktiver) Bogføring af tiendegæld Når der skal bogføres tiendegæld, skal udvalgte felter i kassekladden udfyldes med følgende oplysninger: Konto Modkonto Medlem Gældsposttype Her skal angives en konto som er åben for tiendeposter (afmærket i feltet T i kontoplanen) Her angives gældskontoen (fra Medlem/Tilpasning/Parametre/Gældskonto) Medlemmet som posten vedrører Vælg Gældspost Beløbet angives i Kredit-kolonnen Når en post bogføres på denne måde, registreres den på medlemmet som en gæld. På medlemmet kan du se tiendegælden: 1. På medlemskartoteket under fanen Tiende i feltet Tiendegæld. Her ses status for tiendegæld. 2. På medlemskartoteket, knappen Tiende, Tiendegæld. Her kan de enkelte tiendeposter ses. Side 36

37 Afbetaling på tiendegæld Når medlemmet afbetaler på sin tiendegæld (hvilket at styringsmæssige årsager bør foregå kontrolleret, og ikke som noget der bare ligger i kuverten), skal felterne i kassekladden udfyldes på følgende måde: Konto Medlem Gældsposttype Her angives kontoen for tiendegæld (Medlem/Tilpasning/ Parametre/Konto for tiendegæld) Medlemmet som posten vedrører Vælg Afdragspost Beløbet angives i Kredit-kolonnen Ved check af kassekladden checkes for om afdragsposten overstiger tiendegælden for: Tiendegæld kan ikke blive negativ! Side 37

38 Udskrift af balance Når der er blevet bogført poster, vil det på et tidspunkt være interessant at se en regnskabsoversigt. Det gøres ved at udskrive en balance under Finans/ Rapporter/Balancer/Balancer. Udskrift af balancer er noget anderledes end andre udskrifter, så derfor vil det blive gennemgået her. Udskriften af balance er speciel i kraft af, at man kan definere sine egne balanceudskrifter (under Finans/Tilpasning/Balancer). Her hvor vi er nu, kan man så hente en af de definerede balanceudskrifter frem. Dvs. man har ikke bare én, men mange muligheder for balanceudskrifter. I programmet er der foruddefineret en række standardbalancer. Ved at klikke på knappen Hent får man en oversigt over de forskellige balancer. Den ønskede hentes frem ved at klikke på den. Øverst i skærmbilledet kan man se hvilken rapport man har hentet frem. Nedenunder kan der afgrænses på kontonummer (fra - til). Man behøver ikke at udfylde feltet for få alle konti med; efterlades begge felter tomme, tages alle konti med. Feltet 100% er lidt specielt og bruges ikke af mange. Angives der et kontonummer her, vil der i udskrifter med kolonnen 100% blive beregnet den enkelte kontos beløb i procent af beløb på 100%-kontoen. Side 38

39 Andre felter Forside Skip 0 Kun Sum Fra top Papir CPI LPI Notat Skal der udskrives en forside med menighedsnavn, adresse osv.? Udelad konti som ikke har nogen saldo. Begrænser omfanget af balanceudskriften Udskriv kun sum konti. Udelader overskrifter og posteringskonti Ved afgrænsning af rapporten med Fra konto kan eventuelle sumkonti, som starter før denne, ikke umiddelbart beregnes. Dette vil i balancen være markeret med stjerner (*) i kolonnerne. Ved markering af søgning fra toppen af kontoplanen, vil disse sumkonti blive beregnet korrekt. Dog vil udskrivningen af balancen tage længere tid, da alle konti før Fra konto også skal gennemløbes. Angiv papirstørrelse. Skal vælges her og ikke som i andre udskrifter i udskriftsboksen, da rapporten beregner bredden af felter m.m. ud fra hvor meget papirbredde der er til rådighed. Skriftstørrelse Jo højere tal, jo (CPI mindre = caracters skrift! per inch ~tegn pr. tomme). Linieafstand (LPI = lines per inch ~linier pr. tomme). Normalt vælges altid 6 LPI. Skal notater medtages på udskriften I den nederste halvdel af skærmen defineres selve rapporten. Type Feltet angiver den enkelte kolonnes type af indhold. Feltet kan ikke rettes under afvikling af rapporten, men udelukkende under definition af denne. Der er følgende kolonnetyper. De for AKC5 relevante typer betyder: 'Nummer' Kontoens nummer i kontoplanen udskrives. 'Navn' Kontoens navn i kontoplanen udskrives. 'Aktuel' Aktuelt realiserede tal 'Budget' Budgetterede tal omregnet til danske kroner uafhængigt af inddaterede valuta. '100%' Side 39

40 Beregning af kontoens andel af 100%'s kontoen i den kolonne, som er markeret på linien. (Dette felt er ikke vist under afvikling). 'Beregning' Beregnet kolonne, som er beregnet på baggrund af andre kolonner. Angivelse af den aktuelle beregning er ikke vist under afvikling. Navn U Enhed Længde Fra / Til Budget Angivelse af kolonnens indhold. Feltet er udfyldt under definition af balancen og kan ikke rettes under afvikling. Dette markerer, om den aktuelle kolonne skal udskrives i balancen. Kolonnen kan evt. udelukkende indgå i andre beregnede kolonner. Alternativt kan svares 'Nej' for at reducere antallet af balancens kolonner under afvikling. Dette felt kan udfyldes under afvikling og angiver, om kolonnen evt. kun skal vise værdien i hele kroner. Feltet angiver den ønskede længde af feltet i antal tegn. Ved brug af kommandoen Felthjælp/Alt+H kan feltet yderligere formateres med hensyn til justering, decimaler m.m. Alle kolonner indeholdende aktuelle eller budgetterede tal skal afgrænses med fra og til dato. Hermed markeres, hvilken periode den enkelte kolonne skal indeholde. Husk at for at få primotallene med, skal f.eks. År til dato afgrænses fra PR.01.XX. Se mere om finansperioder på side XX. For kolonner med budgetterede tal angives de ønskede budgetkoder. Aktivér kommandoen Felthjælp/Alt+H i feltet for at angive hvilke budgetter, som ønskes medtaget. En budgetkode slettes med kommandoen Slet budgetkode, en ny indsættes ved at placere markør på en tom linie og hente koden fra oversigten med kommandoen Felthjælp/ Alt+H. Knapper Balance Kommafil Tekstfil Udskrivning af den definerede balance med den aktuelle opsætning. Udskrivning af balancen til en kommafil, med et felt for den enkelte kolonne. Efter valg af menupunktet spørges der efter filnavn. Udskrivning af balancen til en fast formateret tekstfil uden overskrifter m.m. Den aktuelt valgte formatering for de enkelte kolonner benyttes. Efter valg af menupunktet Side 40

41 spørges der efter filnavn. Hent Menupunktet benyttes til læsning af en tidligere defineret balance. Hermed er der mulighed for valg mellem alle definerede balancer. Side 41

42 Indberetning til Servicecentret Med jævne mellemrum - spørg evt. Servicentret på tlf eller servicecenter@apostolic.dk - skal der indsendes regnskabstal. Det sker ved at programmet danner en fil, som sendes til en bestemt adresse - akc5rapport@apostolic.dk. Gå til Finans/Periodisk/Indberetning. Kørslen kan danne en fil og/eller en rapport. Pr. dato Alle poster t.o.m. denne dato medtages, såfremt de ikke er indrapporteret tidligere. Dog tages poster før systemets åbningsdato (se Generelt/Kartotek/Menighed) ikke med. Om en post er indrapporteret eller ej afgøres af om den er markeret med et såkaldt Transferid. Det kan ses på de enkelte posteringer under Finans/Kartotek/Posteringer. Skal der dannes en udskrift? Dette er normalt ikke nødven- digt, men som kontrol kan det være hensigtsmæssigt. Transferid Udskriv rapport Dan fil Hvis der angives et nummer her, gendannes en tidligere indrapportering. Alle poster med dette transferid udsøges. Under Finans/Tilpasning/AKC5 Opsætning/Log kan du se hvornår og hvilke transferid s der er dannet. Skal der dannes en fil. Bør normalt ALTID ske, med mindre Side 42

43 Skriv START det er gendannelse af en tidligere transferid. Skriv START og klik Ok for at igangsætte. Er der markeret for dannelse af fil, fremkommer følgende boks: Svares der Ja (hvilket kraftigt anbefales), vil filen automatisk blive vedhæftet på en , adresseret til og placeret i Udbakken på dit program. Så behøver du kun at afsende en. Vælger du Nej, skal du manuelt sende filen, som ligger i akc5\servcenter\udg og hedder noget med Transfer_XXX_YYYYYY.AC5, hvor XXX er menighedsnummeret og YYYYYY er et løbenummer. Side 43

44 Budgettering Budgetter er et stærkt redskab til at styre økonomien med. Ved udarbejdelsen af budgetter tvinges man til at overveje behov og muligheder - udgifter og indtægter - før tingene opstår. Derved bliver økonomisk styring ikke kun en registrering af fakta, men et planlægnings- og opfølgningsværktøj. Selve budgetarbejdet vil ofte foregå i et regneark, hvor man kan arbejde med forskellige tal, indtil budgettet er som man ønsker det. Først derefter er det hensigtsmæssigt at indtaste det i AKC5. Budgetter i AKC5 er poster som alle andre finansposter, blot er de markeret med en budgetkode. Derfor sker der også en bogføring i en såkaldt budgetkladde, som på mange måder ligner den almindelige bogføringskladde, dog med nogle vigtige forskelle. Derfor vil senere rettelser af budgettal også skulle ske som korrektionsposter og ikke bare en ny indtastning af totaltallene. Gå til Finans/Periodisk/Budgettering/Budgetkladde Felter Dato Konto Beløb Dato som budgetposten bogføres under Finanskonto Budgetbeløb. HUSK at angive fortegn. Er det en indtægt, f.eks. tiende, skal det angives med minus (-) foran, for at angive at det er en kreditpostering. Side 44

45 Gentag Til dato Tekst Modkonto Her kan det angives at denne budgetpost skal gentages f.eks. hver måned. Derved kan man spare at indtaste en linie for hver måned. Gentagelsen sker indtil den dato som angives i feltet Til dato. Gentagelse kan ske pr. Dag, uge, 14 dage, Måned, Kvartal, Halvår og År. Udfyldes kun hvis der er valgt Gentagelse - se ovenfor. Posteringstekst Som i al anden bogføring skal bogføring af budgetkladden balancere. Da vi ikke her arbejder med budgettering på statuskonti, vælger vi bare at indsætte f.eks. fejlkontoen (kontnummer 9995) som modkonto. Øvrige felter anvendes ikke. Knapper Check Næste fejl Udskriv Bogfør Overfør konti Checker kladden for evt. fejl. Fungerer som check i kassekladden. Er der fejl i budgetkladden, kan du nemt hoppe til næste linie med fejl ved at klikke på denne knap. Udskriver budgetkladde. Er ikke påkrævet. Bogfører budgetkladden. Henter konti fra kontoplanen over. Når man vælger dette punkt, kan man vælge mellem at overføre: Drift - overfører alle driftskonti Status - overfører alle statuskonti Åbne - Alle konti der er åbne (feltet Adgang på finanskontoen). Både drifts- og statuskonti. Ej spærret - Adgang = Åben + System. Slet alle linier Slet alle linier i kladden. En genvej til at fjerne alle linier i budgetkladden. Noget om budgetkoder Budgetter bogføres med en såkaldt budgetkode. Den aktuelle budgetkode angives under Finans/Tilpasning/Parametre/Finans/Budgetkode ved opdatering. Der kan oprettes flere budgetkoder, ligesom budgetkoder kan omdøbes under Finans/Tilpasning/Budgetkoder. Anvendelsen af forskellige budgetkoder kan bruges til forskellige ting. F.eks. kan man bogføre det udarbejdede budget ved årets begyndelse under den første budgetkode. I løbet af året opstår Side 45 der ofte ændringer, og dem kan man så bogføre under en anden budgetkode. Dermed kan man senere sammenligne de realiserede tal med det oprindelige budget og det samlede budget