RAMMEAFTALE OM TEKNISK TOTALRÅDGIVNING - MINDRE RENOVERINGSOPGAVER FOR BOLIGFORENINGEN AAB

Transkript

1 RAMMEAFTALE OM TEKNISK TOTALRÅDGIVNING - MINDRE RENOVERINGSOPGAVER FOR BOLIGFORENINGEN AAB Nielsen & Thomsen Advokatpartnerselskab Østbanegade København Ø Danmark Tlf: Fax: nt@ntadvokater.dk CVR nr.:

2 Side 2 af 14 Indhold 1 Parterne Kontaktpersoner Indledning Rammeaftalens formål Rammeaftalens omfang Aftalegrundlag Aftalegrundlag rammeaftale Rammeaftalens ikrafttræden og varighed Opsigelsesadgang Parallel rammeaftale Aftræk på Rammeaftalen Option på fortsat samarbejde med samme rådgiver Rådgiverens ydelser Særlige ydelser Anvendelse af underrådgivere Bygherrens ydelser Tidsfrister Honorar Øvrige vilkår om honorar Udbetaling af honorar Øvrige ydelser Betaling Udlæg Ansvar Forsikring... 12

3 Side 3 af Hæftelse Tvister Særlige bestemmelser Misligholdelse Underskrifter Bilag... 14

4 Side 4 af 14 1 PARTERNE Mellem Boligforeningen AAB Svend Aukens Plads København S CVR.nr.: (herefter kaldet AAB eller Bygherren ) og [Rådgiveren] Adresse Postnummer og by CVR.nr.: (herefter kaldet Rådgiveren ) er der dags dato indgået følgende rammekontrakt om totalrådgivning i forbindelse med større renoveringsopgaver i forbindelse med almindelige drift og vedligehold af Boligforeningen AAB s ejendomme (herefter kaldet Rammeaftalen ). 1.1 Kontaktpersoner Kontaktperson for Bygherren vedrørende Rammeaftalen: Navn: Casper Skou csk@aab.dk Kontaktperson for Rådgiver vedrørende Rammeaftalen: Navn: 2 INDLEDNING 2.1 Rammeaftalens formål Nærværende Rammeaftale har til formål at beskrive rammerne for Rådgiverens ydelser til de af Bygherrens afdelinger, der med henvisning til nærværende Rammeaftale indgås konkret aftale med. Bygherrens afdelinger er ikke forpligtede til at anvende nærværende Rammeaftale, men vil blive opfordret hertil af Bygherren.

5 Side 5 af 14 I alle henseender er det alene den konkrete afdeling hos Bygherren, der er forpligtet og berettiget efter Rammeaftalen. Dette skyldes Bygherrens konstruktion med selvstændige afdelinger, der alene hæfter for egen økonomi. 2.2 Rammeaftalens omfang Rammeaftalen vedrører teknisk totalrådgivning i forbindelse med mindre renoveringsopgaver udført på ejendomme administreret af Bygherren. Ved mindre renoveringsopgaver forstås almindelig bygningsrenovering relateret til drift og vedligeholdelse af de enkelte ejendomme, hvor entreprisesummen udgør under 5 mio. kr. inkl. moms. Rammeaftalen omfatter totalrådgivning indenfor både arkitekt-, ingeniør- og landskabsydelser samt øvrige ydelser. 3 AFTALEGRUNDLAG 3.1 Aftalegrundlag rammeaftale Aftalegrundlaget for nærværende Rammeaftale består af nærværende dokument samt følgende bilag: Bilag 1: ABR 89 med tilføjelser, præciseringer og ændringer Bilag 2: Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og Planlægning 2012 Bilag 3: Ydelsesbeskrivelse for Anlæg og Planlægning 2013 Bilag 4: Ydelsesbeskrivelse Arbejdsmiljøkoordinering 2014 Bilag 5: Ydelsesbeskrivelse 8.4 Digital projektering Bilag 6: Udbudsmaterialet inkl. rettelsesblade og bilag Bilag 7: Honorar- og timesatser Bilag 8: Forsikringscertifikat for Rådgiver af dato Bilag 9: Rådgiverens prækvalifikationsanmodning af dato og Rådgiverens tilbud af dato Ved eventuel uoverensstemmelse mellem bilagene og Rammeaftalen, har Rammeaftalen forrang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder de i den rækkefølge, som de står anført. Ydelsesbeskrivelser gældende for den konkrete opgave vil fremgå af opfordringsskrivelse og aftaleudkast for det konkrete miniudbud, jf. Bilag A og Bilag B. Endvidere er de til enhver tid gældende udgaver af følgende klientmateriale gældende: AAB s Fællesbetingelser (hhv. AB 92/ABT 93 med tilføjelser, ændringer og præciseringer) AAB s Drifts- og Vedligeholdelsesinstrukser AAB s Procedure for kontrol af plan for sikkerhed og sundhed (PSS)

6 Side 6 af 14 4 RAMMEAFTALENS IKRAFTTRÆDEN OG VARIGHED Rammeaftalen træder i kraft den 1. november 2017 og udløber den 31. oktober Bygherre har ret til at forlænge Rammeaftalen i op til 12 måneder. Rammeaftalen forlænges automatisk medmindre Bygherre senest 3 måneder før Rammeaftalens udløb giver meddelelse om ophør. Allerede indgåede aftaler indgået med hjemmel i nærværende Rammeaftale berøres ikke af Rammeaftalens udløb, hvis bestemmelser fortsat finder anvendelse herpå. 4.1 Opsigelsesadgang Hvis udbuddet vedrørende de af Rammeaftalen omfattede ydelser indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Bygherres beslutning om at tildele Rådgiver Rammeaftalen annulleres, og/eller Rammeaftalen, eller dele heraf, erklæres for uden virkning, eller Bygherren i øvrigt pålægges at bringe Rammeaftalen til ophør, kan Rammeaftalen i hele kontraktperioden helt eller delvist opsiges skriftligt af Bygherre med et passende varsel. Såfremt der i det påbud, der udstedes af Klagenævnet for Udbud eller af domstolen, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Bygherre berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen overfor Rådgiver under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet. Rådgiver skal i så fald efterleve disse. I de ovennævnte situationer bliver Rådgiver alene honoreret for allerede udført arbejde, dvs. at der alene udbetales honorar for de ydelser, der er erlagt på tidspunktet for Rammeaftalens ophør. Rådgiver har ikke krav på erstatning og/eller godtgørelse. Standsningsomkostninger eller tabt dækningsbidrag for den resterende del af opgaven i henhold til nærværende aftale. Bygherre kan tilsvarende opsige Rammeaftalen i de øvrige tilfælde, der er angivet i Udbudslovens 185, stk PARALLEL RAMMEAFTALE Nærværende Rammeaftale er en parallel rammeaftale. Bygherren har indgået parallelle (dvs. identiske) rammeaftaler vedrørende de samme ydelser, som omfattet af nærværende Rammeaftale med 7-9 andre rådgivere, og Bygherre forbeholder sig således ret til at købe ydelserne hos disse rådgivere. Rammeaftalen er i forhold til Rådgiveren ikke eksklusiv. Bygherren er således berettiget til at antage anden rådgiver, der ikke har fået tildelt en parallel rammeaftale, til konkrete opgaver. Samtidig er Bygherren ikke forpligtet til at aftage ydelser fra Rådgiveren, der således ikke er garanteret nogen minimumsomsætning. Bygherren er i nærværende Rammeaftales løbetid forpligtet til ikke at indgå nye parallelle rammeaftaler om teknisk totalrådgivning i forbindelse med større renoveringsopgaver.

7 Side 7 af Aftræk på Rammeaftalen Det er under Rammeaftalen muligt at købe gennem fornyet konkurrence mellem parterne (miniudbud) som beskrevet nedenfor. Ved genåbning af konkurrencen vil tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter kriteriet Laveste Pris blive anvendt for tildeling af den konkrete efterfølgende kontrakt. De nedenfor anførte retningslinjer opstiller rammerne for miniudbuddet. 1. Det er Bygherre, der tager initiativ til at afholde et miniudbud. 2. Bygherre og Rådgiver finansierer egne omkostninger ved afholdelse af/deltagelse i miniudbud. 3. De i Rammeaftalen pkt. 9 fastsatte honorarsatser er maksimale honorarsatser i forbindelse med miniudbud. Rådgiver kan dermed ikke tilbyde honorarsatser, der overstiger disse. Det er tilladt at tilbyde lavere honorarsatser. Bygherre vil i forbindelse med miniudbud præcisere eller ændre de øvrige vilkår for og krav til ydelsen i fornødent omfang. Alle øvrige vilkår i nærværende Rammeaftale er bindende også for miniudbud. 4. Bygherren fremsender pr. enslydende opfordring til at afgive tilbud i overensstemmelse med de i Opfordringsskrivelse i forbindelse med miniudbud angivne oplysninger. 5. Rådgiverens tilbud skal være Bygherren i hænde inden udløbet af den i Opfordringsskrivelsen anførte tilbudsfrist, såfremt Rådgiveren ønsker at deltage i konkurrencen. Tilbuddet skal fremsendes pr. og som PDF-fil eller i andet tilsvarende tilgængeligt format. 6. Bygherren åbner tilbuddene efter tilbudsfristens udløb uden at rådgiverne er berettigede til at overvære åbningen. 7. Efter evaluering af de indkomne tilbud giver Bygherren meddelelse om, hvilken rådgiver der tildeles den konkrete aftale. Der indgås aftale ved udfyldelse af det som Bilag B vedlagte udkast til aftaleformular. 5.2 Option på fortsat samarbejde med samme rådgiver Bygherren kan i forbindelse med miniudbud vedrørende forundersøgelse eller anden indledende rådgivning (øvrige ydelser) anføre en option på den eventuelle videre totalrådgivning om samme projekt. I så fald er Bygherren berettiget til at anvende samme rådgiver til totalrådgivningen uden afholdelse af nyt miniudbud.

8 Side 8 af 14 6 RÅDGIVERENS YDELSER Rådgivers ydelser omfatter alle rådgiverydelser omfattet af FRI og Danske Ark s Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning, 2012, pkt. 1, 2, 3 og 4 samt pkt. 8 og Anlæg og Planlægning, 2013, pkt. 1, 2, 3 og 4 samt pkt. 7. Rådgivers ydelser omfatter al teknisk bistand indenfor Rammeaftalens område, som er nødvendig i forbindelse med AAB s gennemførelse af større renoveringsopgaver, således som dette er beskrevet i Rammeaftalen. Efter behov og aftale med Bygherren kan Rådgiveren rekvirere specialassistance f.eks. i forbindelse med registrering af asbestholdige materialer, jordforurening, geoteknik, opmåling, svampeundersøgelser, støjmålinger m.v. Det aftales i den forbindelse om arbejdet faktureres direkte til Bygherren, eller om der faktureres til Rådgiver, som derefter viderefakturerer til Bygherren. I Rådgivers ydelser vil afhængigt af ydelsens nærmere karakter indgå: Nødvendige registreringer og opmålinger Indhentning af tekniske myndighedsgodkendelser Gennemførelse af udbud efter udbudsloven eller tilbudsloven for at udvælge en egnet entreprenør, herunder udarbejdelse af udbudsmateriale, evaluering af indkomne ansøgninger om prækvalifikation og tilbud og indstilling til Bygherren. Bygherren inddrages i processen og godkender Rådgivers udkast til udbudsmateriale. Gennemførelsen af udbud medfører ikke yderligere honorar til Rådgiver. Udgifter til Bygherrens evt. juridiske bistand afholdes af Bygherren. Udarbejdelse af udkast til entrepriseaftale(r), baseret på Bygherres standardkontrakt. Entrepriseaftale skal drøftes nøje med Bygherren Udarbejdelse af materiale til beboerinformation efter nærmere aftale med Bygherren Udarbejdelse af drift- og vedligeholdelsesmateriale, jf. AAB s paradigme for Drifts- og vedligeholdelsesinstrukser pkt. 3.1 Levering af projekt- og tegningsmateriale As Built med 2 plot af hvert dokument/ tegning, samt som digitale tegninger iht. BIPS Lagstruktur Håndtering af optioner, tilvalg, fravalg og lignende i samråd med Bygherren for at muliggøre evt. besparelser eller hvor det i øvrigt findes hensigtsmæssigt Månedlig økonomisk status over de afholdte udgifter på sagen efter nærmere aftale med Bygherren Deltagelse i møder med Bygherren i nærmere bestemt omfang

9 Side 9 af 14 Udarbejdelse af referater fra byggemøder, bygherremøder og øvrige møder efter nærmere aftale Kvalitetssikring, herunder udarbejdelse af tilsyns- og kontrolplaner, jf. de til enhver tid gældende regler herom og best practice på område. Bekendtgørelse nr. 773 af 27. juni 2011 med tilhørende vejledning er gældende for nuværende Udarbejdelse af teknisk byggeregnskab i henhold til nærmere aftale med Bygherren Rådgiver er udpeget som koordinator for sikkerhed og sundhed under projekteringen. Rådgiver koordinerer, udarbejder plan for sikkerhed og sundhed under projekteringen og udarbejder journal m.v. efter de til enhver tid gældende forskrifter og best practice. Bekendtgørelse nr. 110 af 5. februar 2013 er gældende for nuværende. Rådgiver tilser i forbindelse med udbud, at entreprenøren udpeges som koordinator for sikkerhedsog sundhedsarbejdet, ajourfører plan for sikkerhed og sundhed, foretager evt. tilpasninger i journalen, fører kontrol med indgåede aftaler m.v. under arbejdets udførelse efter de til enhver tid gældende forskrifter og best practice. Bekendtgørelse nr af 16. december 2010, bekendtgørelse nr. 115 og 117 af 5. februar 2013 er gældende for nuværende. De til enhver tid gældende regler om digitaliseret byggeri. Bekendtgørelse nr. 119 af 7. februar 2013 er gældende for nuværende. Projektgennemgang med entreprenøren, jf. AB 92 11, stk. 1 Rådgiver afholder samt indkalder relevante parter til 1-års eftersyn Rådgivers ydelser vil blive specificeret nærmere i forbindelse med miniudbud for den konkrete opgave. 6.1 Særlige ydelser Hvor intet andet er angivet i forbindelse med miniudbud for den konkrete opgave omfatter Rådgivers ydelser desuden følgende: Fremlæggelse af Rådgivers kvalitetssikring overfor Bygherren for de enkelte projektstadier Afholdelse af kick-off workshop med Bygherrens byggeudvalg i umiddelbar forlængelse af kontraktindgåelse for de konkrete kontrakter med fokus på bl.a. forventningsafstemning og Rådgiverens rolle ift. bygherre (Rådgivers loyalitetsforpligtelse) Udarbejdelse af notat til Bygherren for alle krav om ekstrabetaling/merarbejder fra entreprenøren Rådgiver skal anvende en digital projektportal. Det skal være muligt for Bygherre til enhver tid både under og efter projektet at få adgang til projektmaterialet. Projektmaterialet skal til enhver tid være ajourført. Det skal være muligt at tilgå ældre versioner af dokumenterne. Bygherre kan stille krav om anvendelse af bestemt projektportal via Bygherres abonnementsordning.

10 Side 10 af Anvendelse af underrådgivere Rådgiver må ikke anvende underrådgivere til udførelse af sine ydelser som led i nærværende Rammeaftale, udover de underrådgivere, som indgik i Rådgivers anmodning om prækvalifikation og/eller tilbud, jf. bilag 9, medmindre Bygherren som følge af behov for særlige kompetencer anmoder Rådgiver om dette. 7 BYGHERRENS YDELSER FRI og DANSKE ARK s ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning 2012 samt Anlæg og Planlægning 2013 og ABR 89 finder anvendelse i det omfang, de er relevante for Rammeaftalen og den pågældende opgave. Eventuelle fravigelser vil fremgå af aftalen for den konkrete opgave. Bygherren forestår i samarbejde med Rådgiver den endelige vurdering af ansøgninger og tilbud og antagelse af tilbud. Bygherren forestår forretningsførelse af byggesagen, herunder indgåelse af entreprisekontrakter, finansiering, accepter, regnskabsføring m.v. Bygherren forestår efter indstilling fra Rådgiver successivt principiel godkendelse af projektet i de enkelte faser. Skriftlig godkendelse skal foreligge før Rådgiver går videre med næste fase. 8 TIDSFRISTER Hovedtidsplan udarbejdes med udgangspunkt i Bygherrens foreløbige tidsplan for opgaven af Rådgiver og Bygherre i fællesskab. For alle aftalte tidsfrister gælder dansk rets almindelige regler om erstatningsansvar ved forsinkelse, jf. ABR 89 pkt HONORAR For samtlige ydelser omfattet af nærværende Rammeaftale gælder et maksimalt honorar som anført i Bilag 7. Honorar ydes som fastsat i nærværende Rammeaftale og de konkrete aftaler, jf. ABR 89 punkt For vilkår angående honorar vedrørende totalrådgivning og øvrige ydelser henvises til de konkrete aftaler pkt Øvrige vilkår om honorar Øvrige ydelser honoreres kun, hvis der er truffet forudgående skriftlig aftale herom.

11 Side 11 af 14 Såfremt Bygherren standser en opgave er Rådgiver berettiget til honorar efter opgavens aktuelle stade i forhold til betalingsplanen i opfordringsskrivelsen for totalrådgivningen og efter medgået tid ud fra de aftalte timepriser ved øvrige ydelser. Bygherren er berettiget til at anvende det af Rådgiver udarbejdede materiale, uden at Rådgiver modtager særskilt honorar herfor. ABR 89 pkt. 7.2 finder dermed ikke anvendelse. Udskydelse af en opgave udløser ikke krav på honorar eller dækning af udgifter. ABR 89 pkt. 7.1 finder således ikke anvendelse. 10 UDBETALING AF HONORAR Det aftalte honorar udbetales månedsvis bagud i forhold til præsterede ydelser. Samtidig fremsendes en økonomisk status over de afholdte udgifter på sagen efter nærmere aftale med Bygherre. Ved færdiggørelse af prissat projektforslag faktureres op til 30 % af det samlede honorar. Ved godkendt hovedprojekt faktureres op til 60 % af det samlede honorar. Ved godkendt licitationsresultat faktureres op til 65 % af det samlede honorar. Når afleveringsforretning er afholdt faktureres op til 92 % af det samlede honorar. Når teknisk byggeregnskab er godkendt faktureres op til 97 % af det samlede honorar. Når 1 års eftersyn er gennemført faktureres op til 100 % af det samlede honorar Øvrige ydelser Honorar for det faktisk afholdte tidsforbrug afregnes månedsvis bagud Betaling Betalingsfristen er 30 dage. Faktura fremsendes til faktura@aab.dk eller elektronisk til EAN nr Ved fakturering mærkes faktura med rekvisitionsnr. Angiv nr. Bygherren kan stille krav til dokumentationen for de udførte ydelser, hvilket skal leveres af Rådgiver uden særskilt vederlag.

12 Side 12 af UDLÆG Bygherren refunderer udlæg som omhandlet i ABR 89 pkt , b, c, d og e, såfremt der forud for udlæg er truffet skriftlig aftale herom med budget for de enkelte udlæg. Udgifter til transport, jf. ABR 89, pkt pkt. a refunderes ikke. Udlæg for trykudgifter udbetales ved fremsendelse af faktura over opgjorte udgifter. Bygherrens frist for at refundere udlæg er 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende dokumentation samt kontonummer. 12 ANSVAR Rådgivers ansvar for fejl og forsømmelser følger af ABR 89, pkt For ansvarsforhold, der omfattes af Rådgivers professionelle ansvarsforsikring, jf. pkt.13, er erstatningen begrænset til forsikringssummen. For ansvarsforhold som påhviler Rådgiver, men hvor Rådgivers professionelle ansvarsforsikring ikke yder dækning, jf. forsikringens undtagelsesbestemmelser, er Rådgivers ansvar begrænset til kr. for personskade og kr. for tingskade og/eller formueskade. Hvor Bygherre har krævet projektforsikring, jf. pkt. 13, er Rådgivers ansvar beløbsmæssigt begrænset til summen i den af Bygherren tegnede projektforsikring. Såfremt Rådgiver har handlet groft uagtsomt eller forsætligt bortfalder denne beløbsbegrænsning. 13 FORSIKRING Rådgiveren er forpligtet til i hele Rammeaftalens løbetid at være i besiddelse af gældende sædvanlig professionel ansvarsforsikring for minimum de under pkt. 12 angivne beløb. Senest 10 dage efter Rammeaftalens indgåelse skal kopi af policen fremsendes til Bygherren, ligesom Rådgiver skal sende Bygherren kopi af policen, såfremt der måtte ske ændringer. Hvert år fremsender Rådgiver bekræftelse fra forsikringsselskabet om, at forsikringen er i kraft. I forbindelse med tildeling af konkrete opgaver kan Bygherren kræve projektforsikring, hvilken i givet fald tegnes og betales af Bygherren. 14 HÆFTELSE Såfremt Rådgiver er et konsortium bestående af flere juridiske enheder hæfter konsortiedeltagerne solidarisk overfor Bygherren.

13 Side 13 af TVISTER Tvister løses i overensstemmelse med ABR 89 pkt. 9. Tvist mellem Bygherre og Rådgiver berettiger ikke Rådgiver til at standse eller forsinke igangværende opgaver. 16 SÆRLIGE BESTEMMELSER Rådgiver har fuldmagt i overensstemmelse med AB 92 17, stk. 3. Rådgiver har dog ikke fuldmagt til med bindende virkning at indgå aftaler på vegne af Bygherren af økonomisk betydning. Evt. godkendelse af f.eks. ændringer, der medfører ekstraarbejder, skal således indgås med Bygherren. Rådgiver må forvente, at stort set alle opgaver, som Rådgiver måtte få tildelt i henhold til nærværende Aftale, vil være betinget af beboerdemokratisk og/eller bevillingsmæssig godkendelse i henhold til almenboliglovgivningen. Rådgiver skal være opmærksom på, at ombygning/renovering m.v. ofte vil blive gennemført i beboet byggeri. Rådgiver vil da skulle tage højde for, at arbejdet skal gennemføres med færrest mulige gener for beboerne, ligesom der vil skulle ske varsling, løbende information, oprydning m.v. Inden for udbudsreglernes rammer kan Bygherren tillade ændringer i nærværende Rammeaftale, f.eks. ændringer i Rådgiveren i form af udskiftning af underrådgivere. Bygherren er ikke forpligtet til at tillade ændringer, og eventuelle ændringer skal skriftligt accepteres af Bygherren. 17 MISLIGHOLDELSE I tilfælde af væsentlig misligholdelse fra Rådgivers side er Bygherren berettiget til at ophæve de(n) indgåede aftale(r) tillige med nærværende Rammeaftale. Som eksempel på men ikke begrænset til - sådan væsentlig misligholdelse kan nævnes situationer, hvor Rådgiver i minimum 3 af hinanden uafhængige tilfælde har begået væsentlige rådgiverfejl, hvad enten disse er i forbindelse med samme opgave eller i forbindelse med andre opgaver for Bygherren, herunder opgaver der ikke er omfattet af nærværende Rammeaftale. I tilfælde af ophævelse er Bygherre berettiget til at anvende det af Rådgiver udarbejdede materiale, og Rådgiver er forpligtet til inden 8 dage efter Bygherres anmodning herom, at udlevere alt relevant materiale til sagens videre forløb.

14 Side 14 af UNDERSKRIFTER Nærværende Rammeaftale foreligger i 2 originale eksemplarer. Som Bygherre Som Rådgiver København S, den dato 2017 Sted, den dato 2017 For Boligforeningen AAB: For Rådgiver: Navn Navn Navn Navn 19 BILAG Bilag A: Skabelon for opfordringsskrivelse ifm. genåbning af konkurrencen (miniudbud) Bilag B: Skabelon for aftale