Konkurrencebetingelser

Transkript

1 Konkurrencebetingelser vedrørende konkurrenceudsættelse af projektstyring og facilitering af opgaver forbundet med gennemførsel af Danmarks Læringsfestival til University College Sjælland Side 1 af 12

2 1 Indledning Nærværende konkurrenceudsættelse vedrører projektstyring og facilitering af opgaver forbundet med gennemførsel af Danmarks Læringsfestival til University College Sjælland (herefter benævnt Ordregiver). Ved gennemførslen af nærværende konkurrenceudsættelse henvises der til 193, stk. 5 i Lov nr af 15/12/2015, Udbudsloven, som pointerer at indkøb efter denne bestemmelse skal foretages i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet. Konkurrenceudsættelsen er bekendtgjort på 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: University College Sjælland Slagelsevej Sorø Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tolstrup & Hvilsted Att.: Ras Bloch H. C. Ørsteds Vej 50C 1879 Frederiksberg kontakt@tohv.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende konkurrencebetingelser Bilag 1 Kontrakt o Kontraktbilag A Kravspecifikation o Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse Bilag 2 Aktindsigt Bilag 3 Erklæring vedrørende brug af underleverandører Bilag 4 Oversigt over inventar og materialer forbrugt på Læringsfestivalen Side 2 af 12

3 Bilag 5 - Konsortieerklæring Bilag 6 Eksempel på Udstillermanual Bilag 7a Eksempel på teknisk oversigtstegning Bilag 7b Eksempel på teknisk oversigtstegning Bilag 8 Tro og loveerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Udbuddets omfang Nærværende konkurrenceudsættelsesbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for anskaffelsen. Ordregiver afvikler på vegne af Ministeriet for børn, undervisning og ligestilling, Styrelsen for IT og læring (STIL) og Center for Undervisningsmidler Danmark (CFU), Danmarks Læringsfestival (herefter Læringsfestivalen). Man kan opleve følgende på Læringsfestivalen: Foredrag Udstillere der præsenterer deres tilbud Forlagenes oplæg om læremidler Læringsfestivalen afholdes årligt, og blev senest afholdt i marts Visionen bag Læringsfestivalen er at samle uddannelsesverdenen, inspirere og give mulighed for netværk på tværs af landet og på tværs af behov fra daginstitutioner til ungdomsuddannelser. Det er en forventning, at tilbudsgiver er opmærksom på at understøtte denne vision. I 2016 forventes det at Læringsfestivalen har cirka 200 udstillere. Det bemærkes at antallet af udstillere varierer fra år til år, hvorfor udstillervolumen udelukkende er af vejledende karakter og således ikke kan tages som udtryk for et garanteret fremtidigt antal. 4.1 Rådgivers rolle Ordregiver udbyder sit behov for rådgivningsydelser i forbindelse med planlægningen, projektstyringen og gennemførsel af Læringsfestivalen. Afviklingen af Læringsfestivalen gennemføres i tre efter hinanden følgende, men sammenhængende, faser: - Før Læringsfestivalen - Under Læringsfestivalen - Efter Læringsfestivalen Side 3 af 12

4 I fasen Før Læringsfestivalen bærer Rådgiver en central projektstyringsrolle i etableringen af Læringsfestivalen og har i denne fase betydelig handlefrihed, dog under Ordregivers overordnede ledelse. I denne fase indgår ligeledes Rådgiverens praktiske opbygning af messestandene, samt klargøring af messearealet. I fasen Under Læringsfestivalen står Rådgiver til rådighed og servicerer både besøgende, udstillere og Ordregiver ved at løse mindre ad hoc opgaver og de praktiske udfordringer som potentielt kan melde sig i løbet af de to dage Læringsfestivalen afvikles. I fasen Efter Læringsfestivalen demonterer og bortfragter Rådgiver messestande, inventar, produkter og materiel. Rådgiver får, jf. ovenstående, en aktiv og meget betydningsfuld rolle i projektforløbet op til afholdelse, samt under og efter selve Læringsfestivalen. Rådgivers rolle er væsentlig, da den omfatter den overordnede projektstyring i tæt samarbejde med flere af Ordregivers medarbejdere, samt den direkte kontakt med udstillerne ved Læringsfestivalen. Desuden leverer Rådgiver messestandenes vægge til opbygningen af messestanden og standardinventaret til de af Læringsfestivalens udstillere, som måtte ønske det. Umiddelbart før Læringsfestivalens begyndelse opbygger og klargør Rådgiver det samlede messeareal, herunder opbygningen af den enkelte messestand for udstilleren. For de udstillere som måtte ønske det indsætter Rådgiver ligeledes det standardinventar, som indgår i den messestand udstillere køber. Bilag 4 Oversigt over materialer og inventar forbrugt på Læringsfestivalen giver et overblik over omfanget af materialer og udstyr brugt ved Læringsfestivalen afholdt i Det bemærkes at omfanget af materialer og udstyr afhænger af antallet af udstillere og varierer således fra år til år. Det pointeres ligeledes at enkelte udstillere selv leverer materialer til, og forestår opbygning af, egne messestande. Der var i 2015 tale om 8 udstillere, svarende til cirka 400 kvadratmeter, som selv forestod opbygningen af egne messestande. I 2015 var der tale om cirka 2000 kvadratmeter messestande som skulle opbygges af Ordregivers nuværende Rådgiver. Det pointeres at Rådgiver ikke er garanteret at udstillere vælger at få indsat sit standardinventar ved Rådgiver. Udstillere ejer i ukendt omfang eget inventar til opbygning af messestande, eller lejer sit inventar hos anden leverandør. Det bemærkes at Rådgiver kun kan fakturere for indsætning af standardinventar i forhold til det faktiske antal kvadratmeter Rådgiver indsætter standardinventar i. 5 uger før afviklingen af årets Læringsfestival lukkes der for at udstillere kan gennemføre bestillinger og Rådgiver vil på dette tidspunkt være klar over omfanget af messestande, som skal opbygges samt hvor mange udstillere der måtte ønske at Rådgiver indsætter standardinventar i messestandene. Side 4 af 12

5 Det er en forventning, at Rådgiver på festivalen er serviceminded i forhold til udstillere, således at udstillerne på læringsfestivalen såvel som Ordregiver, kan koncentrere sig om, at de besøgende får så meget som muligt indholdsmæssigt ud af læringsfestivalen. Den samlede periode fra indledningsvis planlægning af, og frem til afholdelse af Læringsfestivalen strækker sig erfaringsmæssigt over ca. 2 år. Derfor har planlægningen af Læringsfestivalen for 2016 været i gang siden foråret Det bemærkes dog at planlægningsforløbet indledningsvist ikke påkræver mange ressourcer fra Rådgivers side. Læringsfestivalerne i 2014 og 2015 har fundet sted i Bella Centeret og er begge gange blevet afviklet over to dage. Ordregiver forestår booking af Bella Centeret, så tidligt i planlægningsforløbet som muligt, da der er behov for afklaring af messefaciliteternes fysiske rammer. Følgende tabel indeholder en skematisering af de tilbagevendende overordnede aspekter, som indgår i planlægningsarbejdet med Læringsfestivalen. Aspekterne medfører, at der kontinuerligt arbejdes med afholdelse af Læringsfestivalen for indeværende år, det kommende år, og to år ude i fremtiden. Hele forløbet vedrørende Læringsfestivalen 2017 er omfattet af nærværende konkurrenceudsættelse. Farvemarkeringerne i nedenstående tabel er allerede overståede aspekter som ikke er omfattet af nærværende konkurrenceudsættelse. Krydserne indført i boksene indikerer Ordregivers og-/eller Rådgivers involvering i pågældende aspekt. Aspekt Rolle Læringsfestivalen skal planlægges Ordregiver X Rådgiver X X Læringsfestivalen afholdes. Ordregiver X X Rådgiver X X Booking af konferencefaciliteter til 2017 Ordregiver X Rådgiver Booking af konferencefaciliteter til 2018 Ordregiver X X Rådgiver Booking af konferencefaciliteter til 2019 Ordregiver X Rådgiver Dialog med udstillere og planlægning af Læringsfestival 2016, herunder design af stande mv. Ordregiver Rådgiver X Dialog med udstillere og planlægning af Læringsfestival Ordregiver X 2017, herunder design af stande mv. Rådgiver X X Samarbejde mellem UCSJ og Rådgiver vedr. planlægning Ordregiver X af Læringsfestival Rådgiver X Samarbejde mellem UCSJ og Rådgiver vedr. planlægning Ordregiver X X af Læringsfestival Rådgiver X X Side 5 af 12

6 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Konkurrenceudsættelsen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Konkurrenceudsættelsen annonceres på udbud.dk Tidsfrist for at indsende spørgsmål til konkurrenceudsættelsen Tidspunkt , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Tilbudsfrist , kl Præsentation af tilbud Uge 9 Forventet udsendelse af underretning. Uge 10 Forventet kontraktindgåelse Uge 11 Kontrakten træder i kraft (første dag) Spørgsmål til konkurrenceudsættelsen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til konkurrenceudsættelsen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende konkurrenceudsættelsen bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. , med emnet: "Spørgsmål - Konkurrenceudsættelse af projektstyring og facilitering af opgaver forbundet med gennemførsel af Danmarks Læringsfestival til University College Sjælland senest den kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Side 6 af 12

7 Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, gøres tilgængelige på Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på Underretning Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten Kontraktindgåelse Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Kontrakt (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet konkurrenceudsættelse. Kontrakten regulerer konkurrenceudsættelsens vilkår og er en integreret del af det samlede konkurrenceudsættelsesmateriale. 5.2 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, jf. afsnit 6, samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger Vurdering af under- og delkriterier De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet: A. Tilbudsgivers personlige forhold: Side 7 af 12

8 Oplysninger om tilbudsgivers identitet (tilbudsgivers fulde navn og CVR-nummer) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. B. Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver det senest afsluttede regnskabsår har haft en positiv egenkapital. C. Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. Med sammenlignelige referencer forstår Ordregiver referencer som omhandler leverancer af ydelser vedr. projektstyring, opbygning af messeområder og afvikling af lignende messearrangementer af sammenligneligt omfang og kompleksitet. Det er et mindstekrav at tilbudsgiver kan dokumentere 3 sammenlignelige referencer der er udført i løbet af de sidste tre år. Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den konkurrenceudsatte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. Ordregiver henleder opmærksomheden på, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar. 6.1 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger i afsnit 6, pkt. A-C angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver, Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. I så fald skal ovenstående oplysninger i afsnit 6, pkt. B og C angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver underleverandør. Endvidere skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse Side 8 af 12

9 enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 3). 6.2 Forsikring Den valgte tilbudsgiver er fra kontraktstart forpligtet til at have etableret en produkt- og erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 2 millioner og den valgte tilbudsgiver skal foretage genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. 7 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underog delkriterier lægges til grund: Underkriterier Pris Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B og de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. - Pris pr. kvadratmeter for at opbygge messestande uden standardinventar - Pris pr. kvadratmeter for at indsætte standardinventar i messestandene - Pris pr. kvadratmeter tæppe Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag B i overensstemmelse med vejledningen hertil. Kvalitet Underkriteriet Kvalitet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse afgivet i Kontraktbilag B - Tilbudsbesvarelse. Ordregiver vil i den forbindelse vurdere Tilbudsgivers besvarelse af nedenstående delkriterier: Krav til Rådgivere: - Ordregiver vurderer de tilbudte Rådgivere, ud fra Tilbudsgivers samlede besvarelse af delkriteriet i Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse, herunder indholdet i CV er og-/eller kompetencebeskrivelse på de Rådgivere der specifikt tilknyttes Læringsfestivalen. Projektstyring og Service: - Ordregiver vurderer den tilbudte opgaveløsning ud fra Tilbudsgivers samlede besvarelse af delkriteriet i Kontraktbilag B Tilbudsbesvarelse. Side 9 af 12

10 Ordregiver forbeholder sig retten til at indkalde tilbudsgivere til præsentation af sit tilbud. Det forventes at præsentationen vil finde sted den 2. marts 2016, på et af Ordregiver bestemt tidspunkt og adresse. 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud Konkurrenceudsættelse af projektstyring og facilitering af opgaver forbundet med gennemførsel af Danmarks Læringsfestival til University College Sjælland og Må ikke åbnes i receptionen; Att.: Lisbeth Kjær. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den , kl på følgende adresse: University College Sjælland Slagelsevej Sorø Att. Lisbeth Kjær Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Side 10 af 12

11 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere konkurrenceudsættelsen, såfremt baggrunden herfor ikke følger et usagligt formål Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i konkurrenceudsættelsesmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til konkurrenceudsættelsesmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i konkurrenceudsættelsesmaterialet vil medføre, at Ordregiver kan se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i konkurrenceudsættelsesmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til konkurrenceudsættelsesmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af konkurrenceudsættelsesmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. 8.8 Aktindsigt Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Side 11 af 12

12 Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt. Side 12 af 12