Digital Post SPECIALUDGAVE FORÅR 2013

Transkript

1 SPECIALUDGAVE FORÅR 2013 MEDIALOGIC NYHEDSMAGASIN LÆS OGSÅ OM VIRKSOMHEDSMODULET - DASHBOARD I WORKBASE JOBCENTER - OPSAMLING PÅ ERFAMØDER Digital Post Medialogic kan nu tilbyde integration til digital post og fjernprint ved hjælp af kommunens leverandør af disse ydelser. Se bagsiden Up2date udgives af Medialogic A/S Bryggerivej Nyborg Tlf.: Digital Forvaltning - helt enkelt

2 Indhold 4... Fokus på Virksomhedsmodulet 5...KMD Aktiv snitfladen Maj & juni opdateringerne 6...Rehabiliteringsplan i WorkBase 6...Dashboard i WorkBase 7...Kontanthjælpsreformen Revisorerklæring WBA-Refusion 8...Nyt tilkøbsmodul - Digital Post 8...Opsamling på Erfamøder MEDIALOGIC NYHEDSBREV - SPECIALUDGAVE

3 Et spændende forår venter! FORORD Nu er det heldigvis blevet forår, hvor vi nu for alvor oplever lidt lunere varmegrader, som vi har sukket efter i meget lang tid. I Medialogic har vi gang i en masse spændende opgaver og tiltag. Vi er bl.a. i fuldt sving med at forberede os til de kommende reformer, så vi kan være klar, når disse træder i kraft. Derudover intensiverer vi vores kundefokus og har sat flere skibe i søen for at sikre en øget kundeinvolvering, bl.a. med etablering af brugergrupper indenfor særlige indsatsområder. Dette tiltag er vigtigt i forhold til udvikling og tilpasning af vores systermer med de nye arbejdsgange, som de kommende reformer vil kræve. Endvidere tilstræber vi at gøre alt, hvad der er muligt i vort bagland for at sikre, at vores kunder får en optimal behandling, dvs. at vi har skærpet vores fokus på svartider på henvendelser og fejlrettelser således at de løses så hurtigt og effektivt som overhovedet muligt. Vi er ikke en mastodont, men en virksomhed med nære værdier og høj moral, hvor alle er meget målrettede og fokuserede på, at vores kunder og brugere er tilfredse med vores løsninger. Vores vigtigste aktiver er brugerne af vores it-løsninger samt vores medarbejdere og der må ikke herske tvivl om, at vi er meget målrettede i vores forberedelser til de kommende reformer, ligesom vi samtidig sikrer de nødvendige optimeringer af vores it-løsninger, så der sikres en bedre og mere effektiv arbejdsdag for den enkelte bruger af Medialogics løsninger. Alle i Medialogic ønsker vores kunder et dejligt forår. God læselyst med dette up2date nyhedsmagasin, som byder på en up-date over flere af vores igangværende projekter. Med venlig hilsen Medialogic A/S ANSVARLIGHED Vi har 57 meget dedikerede medarbejdere, der alle udviser stort engagement og handlekraft i deres daglige arbejde. Alle i Medialogic er bevidste om, at det er vigtigt, at kunden er i centrum, og at kunden er tilfreds med den service, som Medialogic yder. Kate Turch Adm. direktør RETTIGDIG OMHU - KVALITET MEDIALOGICS VÆRDIER - OMTANKE FOR HINANDEN MEDIALOGIC NYHEDSBREV - SPECIALUDGAVE 3 RELATIONS & SAMARBEJDSSKABENDE PROFESSIONALISME - MORAL

4 Fokus på Virksomhedsmodulet Selv om WorkBase Jobcenter Virksomhedsmodul i store træk fungerer ganske godt, så er vi bevist om, at det sagtens kan forbedres og yderligere optimeres. Derfor har vi besluttet at etablere en brugergruppe, som vi kan sparre med på dette område. Vi har ligeledes afsat tid til de nødvendige tilpasninger i vores projektudviklingsplaner, så vi sikrer, at de nødvendige tilpasninger kommer med hurtigst muligt og senest ved udgangen af Brugergruppens arbejde vil bestå af at identificere de fejl, der eventuelt måtte være i modulet, men ikke mindst at pege på områder, der ønskes forbedret og yderligere optimeret, ligesom det er ønskeligt, at gruppen deltager i beskrivelse af løsningsforslag på forbedringer til modulet, som man bliver enige om. 4 Vi har på de afholdte erfamøder i marts 2013 fået tilkendegivelser fra flere deltagere om, at der er stor interesse for at deltage i denne brugergruppe, som vi forventer at etablere ultimo maj måned. Vi sender derfor en mail ud til alle ultimo uge 18, der har tilkendegivet deres interesse i at deltage i Virksomhedsbrugergruppen. I denne mail beder vi jer venligst bekræfte jeres fortsatte interesse ved at sende en mail til Produktchef Henning Ziegler på hzi@medialogic.dk med kopi til Henriett Hjort hhj@medialogic.dk. Når vi har modtaget de nødvendige tilkendegivelser, vil vi sende invitationer ud til et antal interesserede med henblik på afholdelse af det første brugergruppemøde, som forventeligt planlægges afholdt ultimo maj / primo juni. MEDIALOGIC NYHEDSBREV - SPECIALUDGAVE Med ovennævnte tiltag er vi sikrer på, at WorkBase Jobcenter Virksomhedsmodul bliver endnu bedre for vores virksomhedskonsulentbrugere samt et værktøj, man som virksomhedskonsulent ønsker at anvende i det fremtidige virksomhedsrettede arbejde.

5 KMD Aktiv snitfladen Som tidligere annonceret via vores månedlige bulletin, så vil KMD Aktiv snitfladen blive sat i pilottest hos Århus Jobcenter fra den 13. maj til og med den 7. juni. I den pågældende testperiode er der sat ekstra support- og udviklerberedskab på, således at vi fanger de uhensigtsmæssigheder, der måtte vise sig under pilottestperioden. Vi forventer og håber naturligvis, at pilottestperioden forløber tilfredsstillende, således at vi kan få koblet nogle flere kommuner på, når det næste slot, der er aftalt med KMD, skal ske, det vil sige i weekenden fra fredag den 14. til den 16. juni Vi har den 18. april sendt en meddelelse ( ud til ca. otte kommuner med henblik på at få en tilkendegivelse af deres interesse i at få tilsluttet snitfladen i ovennævnte periode. I skrivende stund har vi modtaget 1 tilkendegivelse, men da der er mulighed for at koble tre kommuner på i den pågældende periode, arbejder vi intenst på at få endnu et par kommuner til at melde sig på banen hurtigst muligt. Som tidligere nævnt er det vigtigt, at der sikres den tilstrækkelige tid til de nødvendige forberedelser i kommunen, hvorfor den 3. maj er absolut sidste frist for tilkendegivelse af, at man ønsker at blive koblet på snitfladen den 14. juni. Vi håber meget, at det vil lykkes os at få de sidste to kommuner til at melde sig snarest. I kan læse mere om snitfladen på vores produktark samt i vores pixi. Denne snitflade skal sikre automatisk overførelse af en række data fra Work- Base Jobcenter til KMD Aktiv, og i mindre omfang den anden vej. Snitfladen sikrer blandt andet, at der overføres oplysninger om borgerens placeringer, fravær m.v. Med snitfladen mindskes ydelsesmedarbejderens arbejde i WorkBase Jobcenter væsentligt, og der opnås en effektivisering af arbejdsgange samt en øget datasikkerhed i form af overensstemmelser mellem det, der er registreret i WorkBase Jobcenter og det, der er registreret i KMD Aktiv. Der er med KMD aftalt en række datoer for tilslutning for resten af året, og vi har på nuværende tidspunkt fremsendt separat skrivelse til de kunder som skal kunne tilgå snitfladen først. Har ovenstående afledt spørgsmål eller behov for uddybning af snitfladen, kontakt da venligst jeres account manager. Maj og juni opdateringerne 3. maj opdateringen vil primært indeholde optimeringer & fejlrettelser i: WorkBase Jobcenter KMD SDP Batch o Herunder en ny beregningsmotor KMD SDP Refusion KMD Aktiv 7. juni opdateringen sker i samarbejde med AMS og vil udover yderligere optimeringer & fejlrettelser indeholde: Rehabiliteringsplan WorkBase Jobcenter o Håndtering af at kunne arbejde med flere browservinduer KMD SDP Batch o Tilpasninger i forhold til digitalisering af syge- og raskmeldinger o Rettelser til bekræftet/ubekræftet listen o Mulighed for at sagsbehandlere selv kan rette visse synkroniseringsfejl Integration til Mediconnect Digital post fase 1 (Output management) AMS opgaver: o A-kasse kommunikation omlægning o Indkaldelser for SDP opfølgningssamtaler overføres til DFDG o Min side og CV krav for fleksjobvisiterede MEDIALOGIC NYHEDSBREV - SPECIALUDGAVE 5

6 Rehabiliteringsplan i WorkBase Jobcenter Vi er i gang med at udvikle rehabiliteringsplanen i WorkBase Jobcenter, så jobcentrene kan benytte planen direkte i vores system. Rehabiliteringsplanen i WorkBase Jobcenter tager sit udspring i de Word skabeloner, som Arbejdsmarkedsstyrelsen har offentliggjort på sin hjemmeside. Vi har haft vores opgavebeskrivelse i høring hos en række kunder, og har fået flere konstruktive ændringsforslag. Det betyder blandt andet at rehabiliteringsplanen i WorkBase Jobcenter kommer til at indeholde et felt, hvor sagsbehandleren kan angive sine bemærkninger, refleksioner og tanker omkring borgeren og sagen. Vi har en forventning om, at rehabiliteringsplanen er klar til vores ordinære opdatering, som forventes idriftsat juni Rehabiliteringsplanen vil kunne tilgås direkte fra træstrukturen i WorkBase Jobcenter, og den vil bestå af 4 faner: Rehabiliteringsplanens forberedende del Bilag til rehabiliteringsplanens forberedende del Rehabiliteringsteamets indstilling Rehabiliteringsplanensindsatsdel Dashboard i WorkBase Jobcenter Som omtalt på erfamøderne i marts måned 2013, arbejder Medialogic på at introducere såkaldte Dashboards i WorkBase Jobcenter. Med Dashboards menes grafiske visninger af nøgletal (også kaldet KPI Key Performance Indicators), og som er relevante i den enkelte brugers daglige arbejde. I samarbejde med et par jobcentre er vi i gang med at kortlægge hvilke nøgletal, der vil være relevante at vise for den enkelte bruger. For at sikre nøgletallenes relevans i forhold til den enkelte bruger, etableres der et standard Dashboard, som er målrettet den enkelte brugers rolle. Det vil sige, at der udarbejdes et sæt Dashboards som er målrettet til Beskæftigelsessagsbehandleren, et sæt som er målrettet til Teamlederne og endelig et sæt som er målrettet jobcenterledelsen. Hver bruger vil kunne se sine relevante nøgletal i det målrettede Dashboard til brugerens rolle. Dashboardet er integreret direkte ind i WorkBase Jobcenters brugergrænseflade og er således let at gå til. De enkelte Dashboards vil eksempelvis vise grafiske fremstillinger af: Sagsbehandlerens sager fordelt på aktivitetsstatus Oversigt over rettidige og ikke rettidige jobsamtaler og aktiveringer Antallet af en bestemt sagstype fordelt på sagsvarighed Vi forventer at kunne præsentere den 1. version af Dashboards i WorkBase Jobcenter i løbet af efteråret, forudsat at arbejdet med kontanthjælpsreform mv. ikke nødvendiggør en udskydelse af dette arbejde. For yderligere information rettes henvendelse til Jesper Hauritz Sørensen, jhs@medialogic.dk, mobil MEDIALOGIC NYHEDSBREV - SPECIALUDGAVE

7 Kontanthjælpsreformen 2013 Der er nu indgået en aftale i Folketinget, omkring kontanthjælpsreformen Reformen indeholder blandt andet en ny ydelsestype og en afskaffelse af matchsystemet på kontanthjælpsområdet. Dette erstattes af en ny visitationstankegang, hvor kontanthjælpsmodtagere enten er jobparate eller aktiveringsparate, og de nye uddannelseshjælpsmodtagere enten er uddannelsesparate eller aktiveringsparate. Alle uddannelseshjælpsmodtagere skal have et uddannelsespålæg, og dette uddannelsespålæg skal være styrende i forhold til de indsatser der skal gøres, for at bringe den unge i uddannelse. Der forventes i den forbindelse et forøget samarbejde mellem jobcentrene og de forskellige UU-centre i landet. forhold til den forventede ikrafttræden af reglerne fra 1. januar Vi kan meddele, at AMS forventer, at den komplette tekniske understøttelse af kontanthjælpsreform 2013, vil være afsluttet i løbet af første kvartal 2015, og forventeligt blive igangsat allerede ultimo Vi arbejder allerede nu ud fra aftalegrundlaget, som også kan tilgås her ( AMS har meddelt, at det forventes, at de lovforslag der følger af aftalen, er 3. behandlet inden Folketinget går på sommerferie. Vi har været i første dialog med AMS omkring de tekniske udfordringer i reformen, og denne dialog vil fortsætte lang tid endnu. Der ligger dog langt mere i aftalen, men efter vores første møde med AMS, er det tydeligt for os, at ovenstående bliver det første fokuspunkt i Revisorerklæring WBA-refusion Revisionsselskabet BDO har netop afsluttet den årlige revision af WBA Refusion. WBA Refusion er Medialogics system til håndtering af den kommunale medfinansiering af arbejdsløshedsdagpenge for forsikrede ledige, og er som sådan underlagt et krav om udarbejdelse af en årlig revisorerklæring fra en uafhængig ekstern revisor. Revisorerklæringen har til formål at verificere og dokumentere, at applikationen fungerer korrekt i forhold til den specificerede funktionalitet, og at der er sporbarhed og dokumentation for alle gennemførte transaktioner. I praksis sker dette ved, at den uafhængige revisor gennemfører en række kontroller og tests, dels af aktuelle og historiske data i systemets database, dels af de processer og procedurer ML anvender i forbindelse med drift, vedligeholdelse og videreudvikling af systemet. Revisorerklæringen for 2012 vedrørende WBA Refusion er udarbejdet efter den seneste internationale standard, ISAE 3402, og omfatter, foruden den eksterne revisors erklæring og konklusion, Medialogics egen beskrivelse af applikationen, udviklingsmiljøet og de tilhørende kontroller samt Ledelsens udsagn om samme. Erklæringen foreligger nu med et - for Medialogic, vore kunder og samarbejdspartnere - tilfredsstillende resultat. Hele revisorerklæringen kan læses her ( MEDIALOGIC NYHEDSBREV - SPECIALUDGAVE 7

8 HENNING ZIEGLER & JEAN-NETTE STENZ HANSEN Nyt tilkøbsmodul Digital post Opsamling på Erfamøder Medialogic tilbyder som noget helt nyt, understøttelse af digital post via Doc2Mail, der gør sagsbehandlingen enkel, overskuelig og frem for alt effektiv. Digital post-modulet giver mulighed for at sende breve som en integreret del af arbejdsgangene i brevskrivning, således at brugeren på få sekunder kan afsende et brev til en borger eller til en virksomhed. Modulet understøtter samtlige arbejdsgange i WorkBase Jobcenter, hvor der dannes breve til borgere eller virksomheder. Herunder kan nævnes: Samtlige enkeltbreve til borgere eller virksomheder Masseindkaldelser Hændelsesbreve fra Arbejdsmarkedsstyrelsen Virksomhedskampagner Som noget helt nyt understøttes brevskrivning i forbindelse med blanketter, således at blanketter kan vedlægges et følgebrev og afsendes ved hjælp af digital post. Tilsvarende kan der afsendes udskrifter fra bl.a. Joblan, journal og lign. Ved anvendelsen af digital post vil kommunen spare tid for sagsbehandleren samt omkostninger til fysisk forsendelse af post. Besparelsen for kommunen bliver endnu større, når Medialogic er klar til at tilbyde digital post, som også vil kunne omfatte modtagelse af digital post, hvilket vil sige to-vejs-kommunikation. Vi er klar til at implementere digital post-modulet i kommunens jobcenterløsning efter vores opdatering den 7. juni Derfor anbefaler vi dig allerede nu om at sende din bestilling til jeres account manager så hurtigt som muligt. Du er velkomment til at kontakte din account manager for yderligere information, et tilbud og et oplæg på en business case. Den 20. og 21. marts 2013 fik vi afholdt vores årligt tilbagevendende erfamøder for vores tovholdere og superbrugere i henholdsvis Øst- og Vestdanmark. Vi havde et par gode dage, og har været meget glade for efterfølgende at læse evalueringerne, som for hovedparten også bar præg af tilfredshed med indholdet og udbyttet. Naturligvis er der ingen roser uden torne og de mindre positive tilbagemeldinger, tager vi til efterretning. Dagene bød på en række sessioner, hvor der var lagt op til erfaringsudveksling blandt kunderne, og vi oplevede en god og konstruktiv dialog mellem kunderne og Medialogic. På nogle af sessionerne kom der en række idéer til forbedringer og/eller nyudvikling af funktioner i WorkBase Jobcenter. Vi takker for de mange gode idéer, og er på nuværende tidspunkt ved at registrere dem alle med henblik på videre behandling. Som der blev orienteret om på erfamøderne, vil vi fremover erstatte erfamøderne med en række seminarer, hvor der også vil blive lagt workshops ind med fx fokus på best practice i forhold til den optimale anvendelse af Medialogics jobcenterløsninger til beskæftigelsesområdet. På disse seminarer forventer vi, at målgruppen for deltagelse heri vil være både tovholdere, superbrugere og slutbrugere. Vi planlægger med at etablere nogle seminarer i løbet af efteråret. Yderligere information herom vil blive udsendt inden sommerferien. 8 MEDIALOGIC NYHEDSBREV - SPECIALUDGAVE