Styringsmanual. Nyt Aalborg Universitetshospital. Principper og retningslinjer for styring af byggeprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital

Transkript

1 Principper og retningslinjer for styring af byggeprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital 4. udgave september 2017 Styringsmanual Nyt Aalborg Universitetshospital

2 Indholdsfortegnelse 1. Indhold i styringsmanualen Projektbeskrivelse Organisation og ansvar Regionsrådet som bygherre Inddragelse af Regionsråd og Forretningsudvalg Projektorganisation Økonomistyring Formål med økonomistyringen Systemunderstøttelse Overordnede regelsæt Finansiering Reservestrategi Løbende styring Anlægsregnskab Uvildig controlling Risikostyring Formål med risikostyringen Projektgranskning Risikoregister Risikostyring i byggeprocessen Rapportering Målgruppe Hyppighed for rapporteringen Indhold i rapporteringen Ansvar for rapporteringen Dokumentation og arkivering Aftale- og kontraktforhold Kommunikationsstrategi og brugerinddragelse...25 Bilag 1: Lovgivning, regelsæt mv...26 Bilag 2: Ansvarsbeskrivelse og mødestruktur...27 Bilag 3: Budget og regnskabsbegreber...28 Bilag 4: Definition af de forskellige faser i projektet...29 Bilag 5: Procedure for godkendelse af aftaler og fakturaer...30 Bilag 6: Beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejde med totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører...32 Bilag 7: Digital granskning og lokationsbaseret tidsplanlægning...33 Bilag 8: Håndtering af entreprenørkonkurs

3 1. Indhold i styringsmanualen Formålet med denne styringsmanual er at beskrive de retningslinjer, der skal danne grundlag for gennemførelse af byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital finansieret af kvalitetsfondsmidler. Danske Regioner har vedtaget en række hovedprincipper i forbindelse med økonomisk styring af større anlægsprojekter. De fem hovedprincipper er beskrevet i en rapport fra revisionsfirmaet KPMG 1 : Politisk involvering i projekternes kritiske faser Robust projektorganisation Systematisk risikostyring Uafhængig controlling Udarbejdelse af styringsmanual Styringsmanualen skal beskrive, hvordan de centrale dele af byggeprocessen tilrettelægges og styres, herunder den løbende økonomiopfølgning og rapportering. Styringsmanualen udmønter overvågningsansvaret for den politiske ledelse og der fastlægges pejlemærker for, hvordan og på hvilke tidspunkter, der rapporteres til den politiske ledelse. Styringsmanualen skal efterleves af alle projektets aktører og er Region Nordjyllands primære styringsredskab i forhold til anvendelsen af kvalitetsfondsmidlerne. Styringsmanualen er udarbejdet med udgangspunkt i anbefalingerne fra KPMG og tager ligeledes højde for de kontrol- og opfølgningsprocedurer der fremgår dels af Aftale om regionernes økonomi 2012 og dels af det administrationsgrundlag, der udmeldes fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Endvidere drøftes manualen løbende med Region Nordjyllands revision. I det omfang byggeriet bliver omfattet af statsbyggelovens bestemmelser, vil kravene heri indarbejdes i styringen af projektet. Styringsmanualen skal overordnet ses i lyset af gældende lovgivning, ministerielle instrukser og regelsæt samt regionale politikker mv. Der henvises til bilag 1 for en nærmere beskrivelse af disse. Denne styringsmanual afspejler, at projektet befinder sig i sin udførende fase. Det vil være nødvendigt løbende at tilpasse den i takt med ændring i styringsbehovene gennem projektets faser. Styringsmanualen er godkendt i Regionsrådet d. 26. september Den gældende udgave af styringsmanualen er tilgængelig på hjemmesiden for Nyt Aalborg Universitetshospital på følgende link: Projektchefen bemyndiges til at indarbejde nødvendige korrektioner, som efterfølgende godkendes i den politiske følgegruppe. Regionsrådet orienteres i det omfang, det vurderes påkrævet. 1 Økonomisk styring af større anlægsprojekter/sygehusbyggerier. Rapport til Danske Regioner 2. oktober 2008.

4 2. Projektbeskrivelse I forbindelse med drøftelse af strukturplanen for det somatiske sygehusvæsen i Region Nordjylland besluttede Regionsrådet i juni 2007 at udarbejde en grovallokeringsplan/arealdisponeringsplan for samling af Aalborg Universitetshospital, Syd og Aalborg Universitetshospital, Nord på én matrikel. Region Nordjylland har herefter ansøgt Regeringen om midler fra kvalitetsfonden til investeringer i en ny og forbedret sygehusstruktur. Regeringen gav i marts 2012 regionen endelig tilsagn på 4,1 mia. kr. (2009 p/l) til et samlet Aalborg Universitetshospital på en matrikel i Aalborg Øst, og i juni 2012 blev konsortiet Indigo udpeget som totalrådgiver. Dimensioneringen af Nyt Aalborg Universitetshospital følger ekspertpanelets principper og blev på baggrund af tilsagnet fra 2012 beregnet til m 2. Herfra blev trukket arealer til de funktioner, som i en årrække efter ibrugtagningen af nybyggeriet skal forblive i eksisterende bygninger på Aalborg Universitetshospital, Syd (medicinerhus og onkologibygning). Dette areal blev i forbindelse med endelig tilsagn om kvalitetsfondsmidler fastsat til ca m 2 af ekspertpanelet, således at behovet for nybyggeri i Aalborg Øst blev opgjort til ca m 2. Med udgangspunkt i ekspertpanelets udmelding om en byggepris for universitetshospital/barmarksprojekter på kr. pr m² blev der på den baggrund givet tilsagn om kvalitetsfondmidler til nybyggeriet i Aalborg Øst på i alt 4,1 mia. kr. (2009 p/l). Siden 2012 er projektet bearbejdet flere gange, og dette har medført nogle arealjusteringer, hvilket betyder, at kvalitetsfondsprojektet nu har en størrelse på cirka m 2. Hertil kommer en udvidet serviceby på m 2. I servicebyen skal der etableres funktioner som f.eks. produktionskøkken, sterilcentral, modtagelses- og distributionsenhed, energicentral, dele af værksteds- og administrationsfaciliteter til teknisk afdeling m.v., der kan understøtte et fuldt funktionsdygtigt nyt universitetshospital. Som en del af Nyt Aalborg Universitetshospital etableres arealer og funktioner, der skal understøtte samarbejdet med Aalborg Universitet. Der er endvidere afsat midler på regionens anlægsbudget til byggeri af nye faciliteter til psykiatrien, som planlægges opført i umiddelbar tilknytning til Nyt Aalborg Universitetshospital. Tidsplan for projektet samt delprojekter er skitseret i figuren nedenfor 4

5 3. Organisation og ansvar 3.1 Regionsrådet som bygherre Region Nordjyllands anliggender styres af Regionsrådet, og de nærmere regler for Region Nordjyllands styrelse er fastlagt i Styrelsesvedtægt for Region Nordjylland. Styrelsesvedtægten indeholder de generelle regler for den overordnede styring af regionen, herunder Regionsrådets og Forretningsudvalgets opgaveområder. Regionsrådet/Forretningsudvalget har som bygherre det overordnede politiske og administrative ansvar for styringen af byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital. Regionsrådet/Forretningsudvalget skal bl.a. sikre at byggeorganisationen gennem hele projektforløbet har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende vis organisering og ansvarsfordeling tilsikrer en effektiv og troværdig byggestyring økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger, kontroller mv. risikopolitikken er defineret og at procedurer for risikovurdering, risikostyring og opfølgning på risici er udarbejdet og implementeret arbejdsinstrukser for byggestyring er udarbejdet, følges og om nødvendigt revurderes løbende. Styringsmanualen er grundlaget for, at Regionsrådet kan udøve sit ansvar. 3.2 Inddragelse af Regionsråd og Forretningsudvalg Kompetenceplanen fastlægger, hvilke sagstyper, der skal forelægges for politisk niveau Regionsrådet eller Forretningsudvalget, og hvilke sagstyper der kan besluttes i administrationen. Formålet med kompetenceplanen er at tydeliggøre, i hvilket omfang Regionsrådet og Forretningsudvalget har delegeret beslutningskompetencen til administrationen. Etableringen af et Nyt Aalborg Universitetshospital vil som udgangspunkt følge de retningslinjer, der er beskrevet i kompetenceplanen, med de tilføjelser og præciseringer, der følger af nærværende styringsmanual. Afvejningen af, hvilke af projektets beslutninger Regionsrådet skal godkende, handler på den ene side om, at Regionsrådet skal opnå en tæt føling med og passende indholdsmæssig styring af projektet og på den anden side at undgå beslutningsmæssige flaskehalse i spørgsmål, der lader sig delegere til administrativ afgørelse. Det vil med andre ord sige, at det skal sikres, at det politiske niveau involveres i tide og ikke i utide. Foruden ovenstående vil Regionsrådet få en løbende rapportering om fremdriften i projektet som specificeret i afsnit 6. I bilag 1 er vist de sager vedrørende Nyt Aalborg Universitetshospital, som allerede er behandlet i Regionsrådet/Forretningsudvalget i Region Nordjylland. 5

6 3.3 Projektorganisation I forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital er der etableret en Projektorganisation, som skal varetage alle opgaver vedrørende planlægning, økonomi og byggeri af det nye universitetshospital. Projektorganisationen er opdelt i en politisk og en administrativ del, - Projektafdelingen. Projektafdelingen vedrørende Nyt Aalborg Universitetshospital fungerer som virksomhed og refererer direkte til direktionen jf. figuren nedenfor. Anlægsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital er i sin planlæggende og udførende fase. Planlægning er koncentreret om apparatur, landskabsprojekt, infrastruktur mv., mens det udførende er koncentreret om udførelse af hospitalets råhus. Projektorganisationen skal løbende tilpasses forløbet i byggeprocessen. Der antages eksterne rådgivere efterhånden som processen skrider frem. 6

7 I bilag 2 er vist en oversigt over ansvarsfordelingen og mødestrukturen i projektorganisationen mellem de politiske og administrative enheder. Projektorganisation for Nyt Aalborg Universitetshospital Politisk niveau Jf. konstitueringsaftalen november 2009 blev det aftalt, at Forretningsudvalget udgør byggeudvalget for det kommende universitetshospital i Aalborg Øst, og at der nedsættes en følgegruppe under Forretningsudvalget. Regionsrådet orienteres om projektets fremdrift og stade med faste intervaller dels på ordinære Regionsrådsmøder og dels på temadage. Politisk Følgegruppe Følgegruppen består efter regionsrådsvalget i 2013 af Regionsrådets formandskab og 1 repræsentant for Det Konservative Folkeparti. Følgegruppen skal på vegne af Forretningsudvalget og Regionsrådet følge etableringen af Nyt Aalborg Universitetshospital. Følgegruppen mødes ca. 1 gang om måneden, idet mødefrekvensen løbende aftales i følgegruppen under hensyn til projektets aktuelle stade. Direktionen deltager i den politiske følgegruppes møder. Sager vil blive forelagt den politiske følgegruppe forinden behandling i Forretningsudvalg og Regionsråd. 7

8 Direktionen i Region Nordjylland Direktionen er en fælles koncernledelse, som har det overordnede ansvar for den daglige ledelse af regionen. Direktionen har ansvaret for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag, herunder strategiske mål til det politiske niveau og har efterfølgende ansvaret for, at de politiske beslutninger gennemføres i overensstemmelse med de meddelte forudsætninger herfor. Direktionen fungerer som administrativ styregruppe for Nyt Aalborg Universitetshospital. Projektdirektøren for Nyt Aalborg Universitetshospital deltager 1 gang månedligt i direktionens møder. Projektledelse Nyt Aalborg Universitetshospital Projektledelsen udgøres af projektdirektøren for Nyt Aalborg Universitetshospital og direktøren for Aalborg Universitetshospital. Projektledelsen refererer til Direktionen Projektafdelingen Projektafdelingen ledes af projektdirektøren for Nyt Aalborg Universitetshospital. Projektdirektøren har ansvaret for at sikre sammenhæng i bl.a. følgende hovedopgaver: Finansiering Fysisk planlægning (byggeprogram, planlægningsprogram, kommune- og lokalplaner, screeninger) Udbudsforløb for byggeri (stillingtagen til konkurrencepræget dialog, bygherrerådgivning, EU-licitationer og gennemførelse af byggeri) Fagligt fundament (organisering og faglig struktur, faglige fællesskaber mm.) Projektlederen/projektstaben deltager i alle hovedopgaver for at sikre, at der er tæt sammenhæng mellem de enkelte dele i projektet. Projektafdelingen bemandes med medarbejdere, der har ekspertise og mange års erfaring med store byggeprojekter i regionen, og som har vist, at de er i stand til at planlægge, gennemføre og styre store anlægsprojekter inden for det vedtagne budget. Projektafdelingen skal være en fleksibel og dynamisk afdeling, der til enhver tid kan matche opgaverne og de eksterne rådgivere gennem hele forløbet, således at den fornødne sparring og fremdrift i projektet sikres. Arbejdsgrupper I løbet af projektet vil der løbende blive nedsat arbejdsgrupper, der varetager udredningen af de enkelte elementer i relation til projektforslag både inden for det kliniske område samt servicefunktionerne. Arbejdsgrupperne vil kunne variere meget i antal og karakter gennem forløbet. De enkelte arbejdsgruppers sammensætning bliver præciseret med repræsentanter for alle relevante interessenter for det konkrete område. Stabsafdelingerne i Region Nordjylland På grund af sin størrelse og kompleksitet må projektet forventes at få afsmittende virkning på den øvrige del af Regionens virksomhed. Dermed er det nødvendigt at præcisere opgave- og ansvarsfordelingen mellem Projektafdelingen og de øvrige stabsafdelinger i regionen for de enkelte elementer i projektet. Som overordnet princip gælder, at de elementer, der er direkte målrettet byggeprojektet, er Projektafdelingens ansvarsområde, mens de dele, der har generel gyldighed og får konsekvens for hele organisationen, ligger i de respektive afdelinger. Projektafdelingen har ansvaret for at koordinere de forskellige dele og at sikre den fornødne medinddragelse af relevante afdelinger i sin opgaveløsning. Det betyder således, at hele regionens organisation i fornødent omfang bidrager til projektet. Rådgivere Der vil i forbindelse med projektets planlægning og gennemførelse være behov for en række forskellige former for rådgivningsbistand (teknisk, juridisk, finansiel m.v.) I juni 2012 blev konsortiet Indigo valgt som totalrådgiver. Efterfølgende er Niras i april 2013 antaget til at varetage byggeledelsen på projektet. 8

9 Det forudsættes, at der undervejs i projektet vil blive udbudt og indgået en række rådgivningsaftaler af kortere og længere varighed afhængigt af det konkrete behov. Jf. krav til konvertering af foreløbigt tilsagn til endeligt tilsagn vedr. kvalitetsfondsmidler udarbejdes en ekstern risikovurdering af anlægsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital. Risikovurderingen er udarbejdet af Region Nordjyllands udbudsrådgiver. 9

10 4. Økonomistyring 4.1 Formål med økonomistyringen Formålet med økonomistyringen er at sikre: at Nyt Aalborg Universitetshospital bygges inden for den godkendte økonomiske ramme at der træffes økonomisk forsvarlige beslutninger at regnskabsføringen udføres korrekt og understøtter den løbende rapportering Styringsmanualen definerer ansvar, opgaver og forretningsgange for økonomistyringen. Økonomistyringen kan opdeles i: 1. Budget og bevilling løbende styring regnskab (kontoplan, bogføring mv.) 2. Rapportering 3. Regnskabsaflæggelse Udgangspunktet er, at der er sammenhæng mellem de tre dele af økonomistyringen, så der kan følges op, afstemmes og styres i og på tværs af alle faser i projektet. Uddybende beskrivelse af økonomistyringen findes i efterfølgende afsnit. 4.2 Systemunderstøttelse Til brug for økonomistyringen af projektet anvendes flere forskellige systemer. ØS-Indsigt Regionen Nordjyllands økonomisystem ØS-Indsigt indeholder den fulde dokumentation for de afholdte udgifter. Registreringerne i ØS-Indsigt vil danne baggrund for den overordnede bevillingskontrol og regnskabsaflæggelse. Projektstyringsværktøj ØS-Indsigt omfatter imidlertid ikke den fornødne funktionalitet til at kunne understøtte bygge- og entreprisestyring samt anlægsbudgettering. Derfor benytter Region Nordjylland i forbindelse med den interne styring af anlægsprojektet i udførelsesfasen et internt udviklet projektstyringsværktøj baseret på en SAS database der tilgås via Excel regneark. Projektstyringsværktøjet skal håndtere den detaljerede daglige styring af projektets økonomi, fremdrift og risiko. Heri registreres de nødvendige dokumenter og oplysninger til brug for styringsprocessen. Bygningsdatabase Som yderligere understøttelse af projektet anvender Region Nordjylland en bygningsdatabase, der indeholder information om samtlige rum i bygningskomplekset. Bygningsdatabasen er bindeleddet mellem brugere, planlæggere og projekterende til at fastholde projektets behov og intentioner og er en vigtig forudsætning for at minimere behov for at foretage ændringer sent i projekteringsfasen og i byggefasen. Indkøb Lager System Indkøb af IT, apparatur og inventar sker via Regionens Indkøb Lager System (ILS). Den nærmere sammenkobling mellem ILS, projektstyringsværktøjet og bygningsdatabasen er ikke etableret, men opbygges såle- 10

11 des, at informationerne om det apparatur, inventar, udstyr mv. som er registreret i Bygningsdatabasen, overføres til ILS, der derefter benyttes til styring af udbud og indkøb. 4.3 Overordnede regelsæt Den økonomiske styring af projektet tilrettelægges i henhold til reglerne fastsat i Region Nordjyllands økonomiguide, der indeholder de overordnede bestemmelser for regionens økonomistyring. I bilag 3 er vist de anvendte budget- og regnskabsbegreber. Regionsrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af regionens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet, jfr. 29 i Lov om regioner, jfr. Lov om kommunernes styrelse 42, stk.7. Kompetencen til at godkende økonomiguiden med tilhørende bilag og administrative retningslinjer og ændringer hertil ligger hos Regionsrådet. Nærmere beskrivelse af kompetencefordelingen i Regionens organisation fremgår af Region Nordjyllands Styrelsesvedtægt. Kompetencefordelingen i forhold til økonomiske dispositioner følger gældende bestemmelser i regionen hvad angår ansvarsfordelingen mellem Regionsråd, Forretningsudvalg og administrationen. 4.4 Finansiering Der er den 15. marts 2012 meddelt endeligt tilsagn inden for den fastlagte ramme på 4,1 mia. kr. (2009 p/lniveau) fra kvalitetsfonden til etablering af Nyt Aalborg Universitetshospital. Kvalitetsfondsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital finansieres af Kvalitetsfondsmidler, egenfinansiering (hensættelse) og låneramme, med nedenstående fordeling i henhold til det foreløbige tilsagn. Kvalitetsfondsmidler 59,78 % 2,451 mia. kr. Egenfinansiering 27,72 % 1,136 mia. kr. Låneoptagelse (forventet salgsprovenu) 12,50 % 0,513 mia. kr. I alt 4,100 mia. kr. I økonomiaftalen 2013 mellem Regeringen og Danske Regioner er der indgået aftale om en lånepulje til energiinvesteringer i kvalitetsfondsprojekterne. Via denne pulje har Nyt Aalborg Universitetshospital optaget et lån på 90,7 mio. kr. til energiinvesteringer, der muliggør, at kvalitetsfondsprojektet lever op til Bygningsklasse 2020 (BK2020). Dette lån ligger ud over de 4,1 mia. kr., som er anført ovenfor. Kvalitetsfondsmidler Der oprettes en øremærket konto for Nyt Aalborg Universitetshospital. Kvalitetsfondsmidler udbetales i henhold til den fastlagte udbetalingsprofil i tilsagnet. Den årlige udbetaling er betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinansiering i henhold tilsagnet. Det er endvidere en forudsætning for udbetaling af midler, at Regionen indsender kvartalsvis rapportering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet (jf. afsnit 6). Egenfinansiering Jf. økonomiaftale om regionernes økonomi tilføres regionerne årligt 1 mia. kr. Det er forudsat, at disse midler, som fordeles efter bloktilskudsnøglen, hensættes til regionernes egenfinansiering af kvalitetsfondsprojekterne. For Region Nordjylland svarer det til 111 mio. kr. i Beløbet justeres løbende. Låneoptagelse Låneadgangen, som modsvarer fremtidigt salgsprovenu for de nedlagte sygehusbygninger, udgør op til 1/3 af den samlede regionale egenfinansiering svarende til 12,5% af den samlede ramme inkl. egenfinansiering. Låneoptagelsen tilknyttes de år, hvor finansieringsbehovet er størst. 11

12 4.5 Reservestrategi I forbindelse med budgettering af Nyt Aalborg Universitetshospital (NAU) afsætter Region Nordjylland forskellige budgetreserver inden for den samlede investeringsramme. Formålet med budgetreserverne er at kunne imødegå udgifter, der ikke er mulige at forudse på nuværende tidspunkt. Budgetreserverne består ved udgangen af 1. kvartal 2016 af flere delelementer, der overordnet kan inddeles i følgende 3 typer af reserver: 1. Pulje til uforudseelige udgifter i forbindelse med udførelsen 2. Separat budgetterede reservepuljer 3. Change Request katalog Ad 1) Der er i det samlede projekt afsat en pulje til uforudseelige udgifter på knap 121,6. mio. kr. (2009- P/L) svarende til ca. 7,5 % af håndværkersummen. Midlerne forventes anvendt løbende i de enkelte delprojekter, når behovet opstår i forbindelse med selve byggeprocessen. Når der på baggrund af licitationsresultaterne foreligger en indstilling fra totalrådgiver afsættes en del af puljen til de enkelte entrepriser. Proceduren for godkendelse af uforudsete udgifter fremgår af styringsmanualens bilag 5 og 6. Mængdeverificeringen indgår som en del af den digitale udbuds- og projekteringsproces, hvor entreprenøren foretager en efterprøvelse af den digitale bygningsmodels mængder. I det omfang at udgifter til verifikation ikke kan holdes inden for håndværkerrammen, vil der kunne trækkes på puljen til uforudseelige udgifter. Det er forventningen, at trækket på puljen til uforudseelige udgifter vil følge forbruget af håndværkerudgifter inden for det enkelte delprojekt, dog med udsving på op til 25 % i løbet af perioden især i den første halvdel af byggeperioden. I det omfang at puljen til uforudseelige udgifter ikke finder anvendelsen inden for det enkelte delprojekt, overføres midlerne til de generelle reserver. Ad 2) Der er oprindeligt disponeret med generelle reservepuljer på i alt 130 mio. kr. (2009 P/L). Disse puljer dækker ubudgetterede nødvendige projektjusteringer i planlægningsfasen og afdækning af diverse risici. Endeligt dækker puljerne tvister samt udgifter i udførelsesfasen, der ikke kan holdes inden for puljen til uforudseelige udgifter. Det er en gennemgående udfordring for kvalitetsfondsprojekterne, at sygehusbyggeriernes budgetter prisreguleres efter det regionale anlægs-pl, mens store dele af udgifterne til byggerierne - eksempelvis håndværkerlønninger reguleres efter det såkaldte Byggeomkostningsindeks. Forskellen mellem udviklingen i de to indeks er i projekternes disfavør. For at afhjælpe denne udfordring har Sundheds- og Ældreministeriet i skrivelse af 19. august 2015 besluttet at revidere den tekniske pl-fremskrivning af delrammerne inden for kvalitetsfondsprojekterne. Den reviderede model giver mulighed for, inden for det enkelte projekts totalramme, at allokere relativt flere midler til byggeri og færre til it, udstyr og apparatur mv. Denne ændrede fremskrivningspraksis anvendes i fuld udstrækning til delvis afdækning af plproblemstillingen. Yderligere udgifter, som følge af afvigelserne mellem udviklingen i pris- og lønfremskrivningen på den ene side og udviklingen i byggeomkostningsindekset på den anden, afdækkes af de generelle reservepuljer og/eller af projektjusteringer. Endelig skal de generelle reserver dække udgifter forbundet med tvister jf. Sundheds og Ældreministeriets regnskabsinstruks revideret d. 15. juni 2016 Reservepuljerne indeholder udover ovennævnte også en budgetramme på 84,5 mio. kr. til en entreringsrisko. Denne pulje finder anvendelse i tilfælde af, at en licitation bliver dyrere end totalrådgivers overslag. I disse tilfælde kan en overskridelse på op til 4 % i forhold til det forventede licitationsresultat dækkes af entreringsrisikoen. I den udstrækning, at det ikke er nødvendigt at trække på entreringsrisi- 12

13 koen overføres en relativ del af den afsatte pulje til projektets generelle reservepuljer. Hvis licitationen er lavere end totalrådgivers overslag reduceres håndværkerrammen, og beløbet overføres til de generelle reserver efter fradrag af eventuelle udgifter til verifikation. Det er Regionsrådet, der ved meddelelse af anlægsbevillinger, træffer beslutning om at aktivere træk fra projektets generelle reserver. Det er forventningen, at trækket på reservepuljerne overordnet set vil følge den generelle udvikling i forbruget for projektet. Ad 3) Endelig indgår projektets Change Request katalog som reserveelement. Change Request kataloget har en værdi på 150 mio. kr. og indeholder 4 konkrete projektjusteringer, der uafhængigt af hinanden kan bringes i spil, hvis der vurderes at være behov for projektjusteringer. Det er alene Regionsrådet, der har bemyndigelse til at aktivere de projektjusteringer, der er fastlagt i Change Request kataloget. Byggeriet er tilrettelagt på en sådan måde, at de bygningsafsnit, der vedrører change request elementerne, er planlagt etableret i de sidste faser af byggeriet. Derved sikres muligheden for at anvende change requests i de sidste faser byggeriet. Hvis det i løbet af projektperioden vurderes, at reserverne ikke er tilstrækkelige til at imødegå behovet, vil der blive udarbejdet et supplerende Change Request katalog. Understøttende principper og processer Reservestrategien understøttes af en række principper og processer. De mest væsentligt af disse opridses kort i det efterfølgende. Som det fremgår af bilag 6, er det alene bygherren, der kan træffe beslutninger om ændringer, der har betydning af økonomisk, tidsmæssig og/eller kvalitetsmæssig karakter. På NAU er det derfor bygherrens dokumenter, der anvendes til aftaler, tillægsaftaler mv. Byggeledelsen har derfor ikke et selvstændigt regnskab, men arbejder direkte i bygherres byggeregnskab. Alle aftaler oprettes i bygherrens byggestyringssystem før bygherrens godkendelse. Det sker bl.a. fordi erfaringer fra tidligere projekter viser, at bygherren ofte først bliver bekendt med en række økonomiske forhold sent i processen. I byggestyringssystemet angiver rådgiver derfor også aftaler undervejs, så bygherren har samme overblik over kommende udgifter som rådgiver. En anden forudsætning for en sikker projektøkonomi er en god kvalitetssikring af, at det udbudte projekt indeholder alle bygherrens nødvendige ønsker, og at alle ydelser er beskrevet. For at imødegå bygherreusikkerhed i forbindelse med udbud og efterfølgende store træk på kontoen for uforudseelige udgifter har man i relation til byggeriet af NAU entreret med firmaet Exigo, der foretager digital granskning af projektets 3D-modeller (bilag 7). Den digitale granskning gennemføres med henblik på at identificere mangler i modellen på et tidligt stade og dermed sikre, at der udbydes et robust, gennemarbejdet og bygbart projekt, hvormed der opnår en langt højere grad at budgetsikkerhed end ved traditionel granskning. Endeligt indgår systematisk risikostyring som et væsentligt element i styringen af projektet. Det er vigtigt at have fokus på styring i alle faser i projektet for at nå i mål med et byggeri af den ønskede kvalitet inden for både den økonomiske og tidsmæssige ramme. De udfordringer, der opstår i løbet af processen, skal identificeres og håndteres, så Region Nordjylland som bygherre i tide kan agere og sikre, at økonomien bliver på sporet. Er det nødvendigt at korrigere byggeopgaven, skal det ske så tidligt i processen som muligt, da væsentlige ændringer ikke kan gennemføres i byggeriets afsluttende faser. Månedlige risikoledelsesmøder mellem bygherre, byggeledelse og totalrådgiver er med til at imødegå, at uhensigtsmæssigheder udvikler sig, og risikostyring er derfor en væsentlig forudsætning for, at budgetreserverne slår til. Samlet set vurderer Region Nordjylland, at reservestrategien udgør et robust grundlag for byggeprocessen. Reservernes omfang vil løbende blive vurderet i forhold til projektets stade, tvister etc. 13

14 4.6 Løbende styring Kontoplan Etableringen af Nyt Aalborg Universitetshospital er opdelt i selvstændige byggeafsnit, og der oprettes en kontoplan for hvert anlægsprojekt, således at de enkelte projekter kan styres frem til anlægsregnskab. Kontoplanen opbygges således, at der kan trækkes oplysninger svarende til hovedposter i det detaljerede budget. Kontoplanerne understøtter regionens styringsbehov og er i overensstemmelse med Indenrigs- og sundhedsministeriets Budget og regnskabssystem for regioner. Fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet tilknyttes særlige autoriserede grupperinger vedrørende finansiering, hensættelser, låneoptag mv. Indeksering Ved pris- og lønregulering af kvalitetsfondsmidlerne benyttes PL-indekset for regionale anlægsudgifter i overensstemmelse med Finansministeriets udmelding herom. Anlægsudgifterne prisreguleres efter principperne i statens cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder. Byggeomkostningsindekset anvendes ved prisreguleringen. Løbende disponeringer Behandlingen af regnskabsbilag er tilrettelagt i overensstemmelse med Region Nordjyllands retningslinier. Al bilagsbehandling foretages elektronisk i overensstemmelse med lov om offentlige betalinger. Rådgiver udarbejder en foreløbig godkendelse af udbetalinger på entrepriser, som efterfølgende bekræftes af bygherren, hvorefter bogføring og betaling sker i ØS-Indsigt. På tilsvarende måde skal aftaler om ekstra arbejder indstilles af rådgiver inden bygherrens godkendelse. Det gælder alle udgifter uanset størrelse. I bilag 5 er vist proceduren, der skal sikre en entydig bilagsgang i forbindelse med håndtering af fakturaer og aftalesedler. Af bilag 6 fremgår en mere generel beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejde med totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører. Afstemning mellem ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet I forbindelse med økonomistyringen af Kvalitetsfondsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital anvendes to forskellige systemer: ØS Indsigt og projektstyringsværktøj. Der er ikke direkte integration mellem de to systemer, og der vil derfor blive foretaget afstemning mellem systemerne. Projektstyringsværktøjet indeholder bl.a. oplysninger om: Alle indgåede økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører (jf. bilag 4) Udbetalinger (til rådgivere, entreprenører, indeksering, andre) Investeringsprofil og anlægsbevillinger håndteres i et separat system. ØS-Indsigt indeholder dokumentation for alle afholdte udgifter tillige med det indeværende års rådighedsbeløb. Ved årsskiftet sker der en automatisk overførsel af saldi i ØS-Indsigt til nyt regnskabsår. Med udgangspunkt i den identiske kontoplan kan der fra både ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet udtrækkes en oversigt med samme gruppering, således at de afholdte udgifter registreret i systemerne kan holdes op mod hinanden. I projektstyringsværktøjet etableres en afstemningsskabelon til udarbejdelse og dokumentation af afstemninger mellem de to systemer. Afstemning vil blive foretaget løbende og mindst en gang i kvartalet og vil således altid være på plads inden rapportering til Forretningsudvalg og Regionsråd (jf. afsnit 6) og i forbindelse med rapportering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. 14

15 Risikobaseret økonomistyring Der er en tæt sammenhæng mellem økonomistyringen og risikostyringen, hvorfor der anvendes risikoindikatorer i den løbende økonomistyring via brugen af projektstyringsværktøjet. Dette er beskrevet nærmere i afsnit 5.4. Endvidere er der udarbejdet en særskilt procedure for effektiv håndtering af entreprenørkonkurs (bilag 8). Fordelingsnøgler Kvalitetsfondsbyggeriet er ikke det eneste byggeri, der etableres på matriklen i Øst. Der er derfor udarbejdet to fordelingsnøgler til fordeling af fællesudgifter som f.eks. hegn om byggeplads, veje og parkeringspladser. Den ene fordelingsnøgle anvendes til at fordele udgifter mellem kvalitetsfondsbyggeriet og regionale anlægsprojekter, mens den anden fordelingsnøgle udover førnævnte byggerier også inkluderer udgifter vedrørende byggeriet af SUND. Fordelingsnøglerne er godkendt på regionsrådets møde d. 18. november Den konkrete håndtering af bilag, der skal fordeles fremgår af bilag Anlægsregnskab Anlægsregnskab aflægges på grundlag af registreringerne i ØS-Indsigt i overensstemmelse med Indenrigsog Sundhedsministeriets regnskabsregler og bestemmelserne i Regionens Økonomiguide. Selve anlægsarbejdet for de enkelte anlægsprojekter anses for afsluttet, når der har været gennemført en mangelfri gennemgang af byggeriet, og der er udstedt ibrugtagningstilladelse. Der vil blive aflagt anlægsregnskaber for hver etape i det omfang, byggeriet etapeopdeles. 4.8 Uvildig controlling Som et væsentligt princip i styringen af kvalitetsfondsprojekterne skal der inddrages eksterne, uvildige eksperter med særlig viden om styring af større byggeprojekter og revisionsmæssige kompetencer. I henhold til Aftale om regionernes økonomi for 2012 udarbejdes der for hvert kvalitetsfondsprojekt kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til Regionsrådet, som også danner grundlag for Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfølgning. Jf. afsnit 6 afgiver den eksterne controller en gang årligt en statusrapport til Regionsrådet om projektet. 15

16 5. Risikostyring 5.1 Formål med risikostyringen Det overordnede formål med risikostyringen er at sikre, at projektet kan gennemføres uden unødige overraskelser og inden for de fastsatte tids- og økonomiske rammer. Risikostyringen indebærer en løbende vurdering af projektets risici og usikkerheder samt etablering af et overblik over risikoscenarierne. På den baggrund iværksættes handlinger på grundlag af en på forhånd defineret risikopolitik. Risikostyringen retter sig mod tre mål: økonomi, tid og kvalitet. Risikostyringens metodik er at: identificere hændelser, der potentielt kan få indflydelse på de fastsatte mål for projektet skabe grundlag for, at der kan tages kvalificerede beslutninger vedrørende risikoreduktion og opfølgning på identificerede risici skabe overblik over roller og ansvar i risikostyringen. Risikostyringen i projektet består af flere elementer tilpasset projektets forskellige faser og de udfordringer, der særligt er knyttet til hver fase. De forskellige elementer er illustreret i nedenstående figur og beskrevet uddybende nedenfor: Projektgranskning Risikoregister Risikostyring i byggeprocessen Risikostyringen indgår i alle de elementer, der arbejdes med i projektet og er dermed et ansvar for alle relevante medarbejdere i henhold til de principper, der er beskrevet i styringsmanualen. Desuden nedsættes en risikoledelsesgruppe med repræsentanter fra Bygherre, totalrådgiver og byggeledelse, der har som særligt ansvarsområde at udvikle og koordinere det samlede risikoarbejde. Risikoledelsesgruppen har til opgave at udarbejde risikohåndbøger og kvartalsvise risikorapporter.endvidere skal gruppen vedligeholde risikoregistere.det er en forudsætning for risikoarbejdet, at totalrådgiver og byggeledelsen benytter de identiske risikostyrings- og kalkulationsværktøjer, således at risici er sammenlignelige på tværs. 5.2 Projektgranskning Et vigtigt element i risikostyringen i projektet er projektgranskning, der er en dokumenteret, sammenhængende og systematisk gennemgang af et projekt for at vurdere projektets evne til at opfylde specificerede og underforståede krav samt for at identificere problemer. Projektgranskningen bør finde sted i alle projektets faser indtil udførelse. 16

17 Ved projektgranskningen kan man f.eks. sikre, at der er et entydigt aftalegrundlag der er sammenhæng mellem bygherrens forventninger, løsningsforslag, budget og tidsplan løsningsforslag til udformning, funktion og byggetekniske detaljer er i overensstemmelse med gældende forskrifter og god byggeskik der kommer fokus på dispositioner og løsninger, hvor sandsynligheden for svigt og byggeskader er størst der er sammenhæng i grænseflader mellem forskellige entrepriser. Projektgranskning er en integreret del af hele programmerings- og projekteringsforløbet og foregår således ikke efter, men samtidig med at valgene træffes. Alle parter i byggeriet skal granske egne ydelser. For Region Nordjylland som bygherre er der tre hovedopgaver i den forbindelse: 1. En overordnet granskning af rådgivernes projekt. Her kontrolleres, om projektet lever op til byggeprogrammets hovedkrav. Der skal være fokus på, om der er sammenhæng mellem projektet og de krav, bygherren har til byggeriets fremtidige drift funktion, levetider, totaløkonomi mv. 2. Region Nordjylland skal sikre, at rådgiveren foretager en nøjere granskning af projektets byggetekniske detaljer og overordnede sammenhæng om projektet hele vejen rundt er i overensstemmelse med god byggeskik. 3. Endelig skal Region Nordjylland sikre, at projektgranskningen fører til den nødvendige handling. Det sker blandt andet gennem løbende opfølgning på byggemøder. For at optimerer projektets granskning indgår digital granskning af projekt-/udbudsmateriale og udførelsestidsplaner som et centralt, forebyggende element i den systematiske risikostyring i forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital. Den digitale granskning indebærer, at der inden iværksættelse af udbud sker en systematisk gennemgang af projektets digitale 3D-modeller med henblik på at sikre, at der kan udbydes et færdigprojekteret og bygbart projekt. Herudover anvendes lokationsbaseret tidsplanlægning som grundlag for projektets udførelse, hvilket giver en væsentlig mere effektiv arbejdstilrettelæggelse for de enkelte entrepriser. I bilag 7 beskrives de nærmere forhold omkring digital granskning og lokationsbaseret tidsplanlægning 5.3 Risikoregister Der vil i projektet blive opbygget et risikoregister, der identificerer og dokumenterer de enkelte risici, der ligger ud over de bygningsmæssige risici, der håndteres i forbindelse med den digitale granskning. Risikoregisteret giver et overblik over risici, en rangordning af disse ud fra sandsynlighed og konsekvens (økonomi, tid eller kvalitet), et eller flere forslag til løsninger og en placering af ansvaret for udførelse af løsninger, herunder håndteringen af sammenhængende risici. Arbejdet med risikoregistret igangsættes ved at projektafdelingen på baggrund af erfaringer fra tidligere byggeprojekter indledningsvis identificerer og beskriver centrale risikoelementer. Disse kan relatere sig til forskellige dele i projektet (f.eks. planprocessen, økonomi, tidsplan, organisering, projektering, udbud, byggeprocessen). Dette udkast til risikoregister vil efterfølgende blive valideret ved inddragelse af relevante interne og eksterne parter samt gennem drøftelser i risikoledelsesgruppen Risikoregisteret vil løbende blive opdateret med revideret status på risici. Endvidere tilføjes nye risici og tilsvarende fjernes risici, der ikke længere er relevante. For hver risiko opgøres: 1. En beskrivelse af den identificerede risiko og årsagen til at den kan optræde 2. En kategorisering af risikoen (hvor, hvordan og hvornår den kan optræde i projektforløbet) 3. En beskrivelse af tiltag, der har til formål at minimere sandsynligheden og konsekvenserne af, at den pågældende risiko optræder samt en angivelse af, hvornår disse tiltag skal gennemføres. 4. Vurdering af risikoens potentielle effekt på projektet i form af en bedømmelse af risikosandsynlighed og - konsekvens. 5. En risikoejer, der har ansvaret for, at aktioner relateret til risikoen bliver udført. 17

18 Risici vurderes på følgende parametre: Økonomi Tid Kvalitet Sandsynlighed Risikoprofil (Trafiklys) rød, gul eller grøn risiko De anførte parametre som der vurderes risici ud fra, beskrives nærmere i det følgende: Eksempel på risikolog ligger som bilag til risikomanualen. (Bilag 1) Kvalitet Kvalitet vurderes i forhold til opfyldelse af Ekspertpanelets forudsætninger målt på fleksibelt byggeri, høj patientsikkerhed og gode patientforhold samt bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse end tidligere (effektivisering). 1. Risikoen har ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger 2. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3. Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger 4. Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger 5. Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Ud over de kvalitative data skal en risiko i udgangspunktet også beskrives kvantitativt. Dette gøres ved at vurdere konsekvensen for økonomi og tid i henhold til nedenstående skalaer. Det skal tilstræbes, at flest mulige effekter af risiko beskrives kvantitativt. Økonomi Følgende skala anvendes i vurderingen af den økonomiske konsekvens, når/hvis en risiko materialiseres: 1. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 0,5 mio. 2. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 5 mio. 3. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 25mio. 4. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 50 mio. 5. En samlet effekt på projektøkonomien på over kr. 50 mio. Der gøres opmærksom på at intervallerne i økonomiskalaen er ændret i foråret Ændringerne er drøftet med totalrådgiver og byggeledelse, og der er enighed om, at det qua. projektets stade vurderes hensigtsmæssigt at tilpasse økonomiintervallerne i risikoledelsesarbejdet. Tid Følgende skala anvendes i vurderingen af den tidsmæssige konsekvens når/hvis en risiko materialiseres: 1. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet en uge eller mindre 2. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til en måned 3. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til to måneder 4. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til fem måneder 5. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet seks måneder eller mere 18

19 Sandsynlighed Når der er foretaget en konsekvensevaluering inden for kvalitet, økonomi og tid, anføres en samlet konsekvensscore. Den samlede konsekvensscore er den højeste konsekvensscore fra hver af de tre konsekvenser. Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en femtrins-skala med følgende definitioner: pct. (Risikoen indtræffer næsten aldrig) pct. (Risikoen indtræffer ca. hver femte gang eller sjældnere) pct. (Risikoen indtræffer hver tredje gang eller sjældnere) pct. (Risikoen indtræffer ca. hver anden gang) 5. < 60 pct. (Risikoen indtræffer næsten hver gang) Risikoprofil (Trafiklys) rød, gul eller grøn risiko Afslutningsvis beregnes hver risikos samlede risikoscore som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore. Projektets risici kan efterfølgende illustreres i en figur som nedenstående. Vurderingen er grundlag for, at hver enkelt risiko kan indplaceres i grøn, gul eller rød zone. For projektet som helhed kan der således dannes et overblik over antallet af risici i de tre zoner. 5.4 Risikostyring i byggeprocessen Risikostyringen i selve byggeprocessen vedrører tid og økonomi og håndteres via Regionens projektstyringsværktøj. Økonomi I forbindelse med gennemførelse af byggefasen er det nødvendigt, at regionen løbende har overblik over alle økonomiske risikoparametre. Da alle budgetposter fra investeringsprofilen, bevillinger, aftaler og udbetalinger er inddateret i projektstyringsværktøjet, danner det grundlag for den økonomiske risikostyring. Systemet giver et overblik over og vurdering af de afholdte uforudseelige udgifter i forhold til de midler, der er afsat hertil. Der tages højde for, at forbruget af tillægsydelser ikke er jævnt fordelt over byggeperioden og heller ikke på de enkelte entrepriser. På baggrund af erfaringer opnået i tidligere byggeprojekter fastsættes et maksimalt forbrug på tillægsydelser i forhold til den økonomiske fremdrift. 19

20 En anden vigtig del af risikostyringen består i at have et overblik over mulige udgifter som følge af krav fra entreprenører og rådgivere, som bygherren ikke er enig i. Så snart kravet er kendt, er det byggelederens ansvar at foretage en vurdering af den sandsynlige økonomiske risiko for hvert krav samt at registrere dette i projektstyringsværktøjet. Systemet giver således et overblik over samtlige krav og en vurdering af deres økonomiske konsekvens. Tid Den tidsmæssige styring foretages på to niveauer. Den overordnede tidsplanlægning varetages af Projektafdelingen på baggrund af input fra tilknyttede rådgivere. Detailtidsplaner for udførelse udarbejdes af byggeledelsen på baggrund af Exigos modeller for lokationsbaseret tidsplanlægning som beskrevet i bilag 7. 20

21 6. Rapportering Rapportering vedrørende projektet skal sikre, at man på politisk og administrativt ledelsesniveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. 6.1 Målgruppe I et projekt af denne størrelse skal der rapporteres til flere forskellige niveauer i organisationen, ligesom der skal finde en rapportering sted til statslige myndigheder, Sundheds og Ældreministeriet. Rapporteringen vil således skulle rette sig imod: Den administrative del af byggeorganisationen Det politiske niveau i Region Nordjylland Statslige myndigheder 6.2 Hyppighed for rapporteringen I henhold til Aftale om regionernes økonomi for 2012 udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds og Ældreministeriet opfølgning. Det fastlægger kadencen for rapporteringen til Regionsrådet, som indpasses i den ordinære aktivitets- og økonomiopfølgning. Den Politiske Følgegruppe behandler den kvartalsvise rapportering inden forelæggelse for Regionsrådet. En gang årligt afgiver den eksterne controller en statusrapport til Regionsrådet om projektet. 6.3 Indhold i rapporteringen Overordnet rapporteres om: Opfyldelsen af de forudsætninger og bevillinger, der er meddelt i forbindelse med endeligt tilsagn om kvalitetsfondsmidler Opfyldelsen af de forudsætninger og bevillinger, der er angivet i Regionsrådets anlægsbevilling Mere konkret vil rapporteringen ske i forhold til følgende parametre: Økonomi: rapportering i forhold til de afgivne bevillinger, det udarbejdede budget samt det realiserede og forventede forbrug. I forbindelse med årets sidste rapportering skal oplyses om overførsler af over- /underskud i forhold til rådighedsbeløbet. Tid: rapportering i forhold til den gældende fremdriftsplan Kvalitet: rapportering i forhold til om projektet fortsat lever op til de indholdsmæssige kriterier som nævnt i ansøgningen Risiko: rapportering i forhold til de kortlagte risikofaktorer og de beskrevne handlingsplaner, herunder sammenhæng mellem økonomisk forbrug og tidsplan Rapporteringen sker efter en fastlagt skabelon, der er beskrevet i Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri. Af 26. juni Ansvar for rapporteringen Projektafdelingen for Nyt Universitetshospital Aalborg er ansvarlig for rapporteringen til Regionsrådet samt Sundheds og Ældreministeriet. 21

22 Efter modtagelse af endeligt tilsagn om støtte fra kvalitetsfonden er Projektafdelingen ligeledes ansvarlig for fremsendelse af detaljeret udgiftsprofil til Indenrigs- og Sundhedsministeriet jf. brev af 17. januar

23 7. Dokumentation og arkivering I forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetssygehus er det en særlig udfordring at etablere en systematisk dokumentation og arkivering af relevant materiale i projektet. Regionen skal i den forbindelse leve op til kravene i følgende love: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven Derudover bør regionen følge god forvaltningsskik, som ifølge Ombudsmandens årsberetning 1993 indebærer følgende:..god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommen og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt... Projektet er omfattet af lov om offentlig byggevirksomhed, og dermed også, jf. Bekendtgørelse nr. 118 af 6. februar 2013 om krav til anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i byggerier, og der er på den baggrund udarbejdet en redegørelse, der beskriver valg og brug af IKT-værktøjer og arbejdsmetoder, herunder bl.a.: Digital kommunikation og brug af projektweb Brug af 3D bygningsmodeller Gennemførelse af digitalt udbud og tilbud Aflevering af digitale data Ovennævnte bekendtgørelse indebærer desuden, at der skal anvendes projektweb i forbindelse med sagens gennemførelse. Til opfyldelse heraf er valgt ibinder, som anvendes af sagens parter (bygherre, totalrådgiver, byggeledelse, øvrige bygherrerådgivere og entreprenører. I forbindelse med arkivering anvender projektet regionens Elektroniske Sags- og Dokument Håndterings (ESDH) system og følger de fælles retningslinjer, der er gældende for brugen heraf. 23

24 8. Aftale- og kontraktforhold Der er efter afholdelse af projektkonkurrence i henhold til EU s udbudsdirektiv indgået aftale med konsortiet Indigo som totalrådgiver. Byggeledelse er ikke omfattet af aftalen med Indigo, og der er derfor efter EUudbud indgået aftale med Niras om denne ydelse. Der er desuden indgået enkelte aftaler om særlig bygherrerådgivning vedrørende afgrænsede problemstillinger, hvilket også forventes at ske fremover, idet der ikke planlægges indgået aftale med en gennemgående bygherrerådgiver. Det er forudsat i aftalerne med totalrådgiver og byggeledelse, at byggeriet som udgangspunkt udbydes som fagentrepriser i offentligt udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv, idet valg af entreprise-/udbudsform i øvrigt vil ske på grundlag af markedssituationen på udbudstidspunktet, og regionens eventuelle ønsker om etapevis udbud og gennemførelse af byggeriet. 24

25 9. Kommunikationsstrategi og brugerinddragelse Region Nordjylland har udarbejdet en overordnet kommunikationsstrategi. Den sætter rammen for kommunikation om det nye universitetshospital frem til ibrugtagelse. Strategien følges op med delplaner og kommunikationsplaner for udvalgte aktiviteter i processen. Strategien sikrer sammenhængen til Region Nordjyllands overordnede kommunikationspolitik. Der udarbejdes endvidere en overordnet plan for brugerinddragelsen i relation til hver af projektets faser. I hver fase gennemføres en række møder og øvrige aktiviteter i relation til projektets målgrupper og delområder. 25

26 Bilag 1: Lovgivning, regelsæt mv. Kvalitetsfondsprojektet er underlagt lovgivningen generelt og herudover en række instrukser og regelsæt. På det lovgivningsmæssige område er det følgende: Lov om regioner og om nedlæggelse af kommuner og amter Lov nr. 537 af 24/06/2005 Bekendtgørelse af lov om regioner (Regionsloven) LBK 319 af 28/03/2017 Budgetlov Lov nr. 547 af 18/06/2012 Herudover gælder udbudslovgivningen, momslovgivning m.m. for projektet. Instrukser og regelsæt fra Sundheds- og Ældreministeriet: Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggerier Juni 2017 Administrationsgrundlag vedr. Sundhed- og Ældreministeriets Kvalitetsfondsmidler til sygehusinvesteringer Juni 2017 Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri Juni 2017 Politikker, instrukser og regelsæt fra Region Nordjylland: Kasse- og regnskabsregulativet for Region Nordjylland December 2013 incl. underliggende bilag og retningslinjer Her kan bl.a. nævnes: Kompetenceplan for Region Nordjylland April 2012 Indkøbs- og udbudspolitik for Region Nordjylland Maj 2013 Social klausul vedr. lærlinge- og praktikpladser November 2013 Baggrund i 107a i Lov om almene boliger 26

27 Bilag 2: Ansvarsbeskrivelse og mødestruktur Politisk niveau Regionsrådet Forretningsudvalget Politisk Følgegruppe Administrative enheder Direktion Projektledelse Projektafdeling Eksterne rådgivere Samarbejdsorganer mellem bygherre og rådgiver Øverste politiske myndighed og bygherre for Nyt Universitetssygehus Aalborg. Træffer alle beslutninger, der ikke er delegeret til Forretningsudvalget eller Projektafdelingen Fungerer som byggeudvalg for Nyt Universitetssygehus Aalborg, træffer politiske beslutninger som er uddelegeret fra Regionsrådet og indstiller beslutninger, der skal træffes af Regionsrådet Følgegruppen skal på vegne af Forretningsudvalget og Regionsrådet følge etableringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg Direktionen fungerer som administrativ styregruppe for byggeriet Øverste ansvarlige ledelse for gennemførelse af projektet Nyt Universitetssygehus Aalborg. Leder af Projektafdelingen: Projektchefen for Nyt Universitetssygehus Aalborg er den daglige administrative leder af projektet og Regionens bygherrerepræsentant. Ansvarlig for gennemførelse af byggeriet inden for projektets rammer. Totalrådgiver Byggeledelse Diverse bygherrerådgivere (tekniske og juridiske) Styregruppe Risikoledelsesgruppe Mødestruktur Månedlige møder ekskl. juli Temadage Ekstraordinære møder Ugentligt ekskl. uger, hvor der afholdes Regionsrådsmøder Ca. 1 gang pr. måned Ugentlige møder 27

28 Bilag 3: Budget og regnskabsbegreber De anvendte budget- og regnskabsbegreber er defineret i Region Nordjyllands økonomiguide og ses i tabellen nedenfor. Budget og bevilling Bevilling Rådighedsbeløb Anlægsbevilling Regnskab Varemodtagelse Kontering Attestation Anvisning Regionsrådets bemyndigelse til den ansvarlige ledelse til at afholde udgifter og erhverve indtægter til en opgave i overensstemmelse med de beløbsmæssige og materielle forudsætninger for bevillingen. I forbindelse med anlægsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg godkender Regionsrådet ansøgning om endeligt tilsagn om Kvalitetsfondsmidler, hvori der er beskrevet en investeringsprofil for det samlede anlægsprojekt. Denne investeringsprofil svarer til bevilling til anlægsprojektet. Herved forstås beløb, der er opført i de enkelte år på investeringsprofilen i det endelige tilsagn til Kvalitetsfondsprojektet. Beløbene angiver de maksimale årlige rådighedsbeløb. Summen af rådighedsbeløbene = den samlede bevilling til et anlægsprojekt. Regionsrådets godkendelse af/frigivelse af rådighedsbeløb, som er opført på Kvalitetsfondsprojektets investeringsprofil. Varemodtageren kvitterer for: - at Region Nordjylland har modtaget den omhandlede vare/ydelse - at kvalitet, mængde og pris er kontrolleret - at ydelser beroende på et kontraktforhold er i overensstemmelse med dette Fakturaer konteres på den relevante konto i det rigtige regnskabsår. Med rigtigt regnskabsår henvises til transaktionsprincippet. Det betyder, at varen er modtaget / ydelsen leveret i det pågældende regnskabsår. Den attesterende har ansvaret for: - at der er kvitteret for varemodtagelse og - at bilaget er konteret i overensstemmelse med indhold og på det rigtige regnskabsår. Anviser indestår for: - at det anviste beløb har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning og - at bilaget er behørigt attesteret 28

29 Bilag 4: Definition af de forskellige faser i projektet Programmering Programoplæg Programoplægget konkretiserer visioner, forventet produktion, afledte driftsmæssige konsekvenser ved forventet og fuld drift samt principielle krav til byggeriet. Programoplægget er det indledende dokument i programfasen. Hovedindholdet er sygehusfagligt og i mindre grad byggeteknisk. Byggeprogram Hovedindholdet i byggeprogrammet er en koordineret sammenfatning af krav til og forudsætninger for byggeriet. Byggeprogrammet er det afsluttende dokument i programfasen. Hensigten er at få konkretiseret byggeopgaven i byggeteknisk forstand, så der foreligger et anvendeligt materiale til udarbejdelse af projektforslag og projektering. Projektforslag Dispositionsforslag Dispositionsforslaget er udarbejdet på grundlag af det vedtagne byggeprogram og fastlægger opgavens idemæssige hovedlinje og de vigtigste tidsmæssige og økonomiske data. Projektforslag Projektforslaget er udarbejdet på grundlag af dispositionsforslaget. Det angiver opgavens tekniske og økonomiske detaljer i en sådan grad, at alle afgørende beslutninger om projektets miljømæssige, æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løsninger er truffet og indgår i forslaget. Projektering Forprojekt Forprojektet omfatter en viderebearbejdning af projektforslaget, herunder en detaljeret udformning af delfunktioner med rumskema for hvert rum med detaljerede oplysninger om installationer og fast inventar og detaljeret forslag til materialevalg for de enkelte bygningsdele. Detaljeringsniveauet er i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for myndighedsgodkendelse. Forprojektet indgår som en integreret del af hovedprojektet. Udbud og licitation Udførelse Hovedprojekt Hovedprojektet fastlægger opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser samt for udbud og udførelse. Udbud af entrepriser kan ske på baggrund af hovedprojektet Udførelsen sker på baggrund af hovedprojektet 29

30 Bilag 5: Procedure for godkendelse af aftaler og fakturaer Nedenfor beskrives godkendelsesproceduren gældende for: Fakturaer som modtages fra leverandører/entreprenører Registrering af aftaler og accepter Proceduren gælder alle udgifter uanset størrelse. Det er illustreret i nedenstående figur. Faktura Ved bilagsbehandlingen skelnes mellem to typer: 1. Honorar til totalrådgiver, bygherrerådgiver, bygherreleverancer og bygherreudgifter som styres af bygherre - tekniker 2. Entreprenørydelser mv. som styres af byggeledelse Ad. 1) Hvis der er tale om en faktura, der skal godkendes direkte af bygherren, godkender tekniker eller anden medarbejder fra Projektafdelingen inden bogføring og anvisning. Illustreret ved sagsgang 1 på ovenstående tegning. Ad. 2) Byggeledelsen udarbejder indstilling af udbetalinger, som efterfølgende bekræftes af bygherre, hvorefter bogføring og betaling sker i ØS-Indsigt. Fakturaer, som godkendes af byggeledelse, godkendes også af en tekniker fra Projektafdelingen. Derefter ekspederes den til økonomifunktionen i Projektafdelingen, hvor to medarbejdere henholdsvis bogfører og anviser fakturaen, inden udbetaling finder sted. Illustreret ved sagsgang 2 på ovenstående tegning. Fakturaer modtages elektronisk i ØS Indsigt og fremsendes fra Projektafdelingen til rådgiveren til godkendelse og registrering i projektstyringsværktøjet. Der er således identiske oplysninger i ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet. Ved fakturaer, der godkendes af bygherren alene, er det bygherren, som registrerer oplysningerne i projektstyringsværktøjet. Teknikeren vurderer altid i forbindelse med godkendelsen af en faktura, om udgiften skal fordeles efter en af de godkendte fordelingsnøgler jf. Økonomiafsnittet. Hvis dette er tilfældet påføres teknikeren den pågældende fordelingsnøgle på fakturaen. 30

31 Aftaler/accepter I anlægsprojektets forskellige faser indgås en række aftaler og accepter, der binder både bygherren og de eksterne parter, der indgås aftaler med. Det gælder både for rådgivningsopgaver og entreprisearbejder. Det drejer sig om: Rådgivningsaftale med totalrådgiver Aftaler om ekstra rådgivning (enten med totalrådgiver eller øvrige rådgivere) Aftaler med entreprenører Aftalesedler (vedr. uforudsete arbejder, der ikke er omfattet af en accept med bygherren) Vejrligsaftaler Andre aftaler Økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører oprettes og udskrives via projektstyringsværktøjet der dermed indeholder en oversigt, der viser omfanget af alle indgåede økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører. Aftaler om ekstra arbejder (aftalesedler) indstilles af rådgiver inden bygherrens godkendelse. Rådgiver opretter aftalesedler via projektstyringsværktøjet og indhenter entreprenørens underskrift med henblik på fremsendelse til bygherres godkendelse/underskrift. Efter godkendelse/underskrift fremsendes kopi til entreprenøren. Projektstyringsværktøjet indeholder dermed en oversigt for indgåede aftalesedler. Jf. afsnit 5.4 registrerer en rådgiver ligeledes mulige udgifter som følge af krav fra entreprenører og rådgivere, som bygherre ikke er enig i. Inventar Inventar opgøres og registreres i regionens bygningsdatabase på rumniveau, således der inden byggeriets start er en samlet opgørelse rum for rum for al inventarbehov i nybyggeriet. I forbindelse med opgørelsen registreres det ligeledes, hvilke inventardele der overføres fra den eksisterende bygningsmasse og hvilke, der skal nyanskaffes. For de inventargrupper, som Region Nordjylland selv indkøber, vil de opgjorte behov overføres til regionens ILS system, hvor de prissættes. Denne prissætning anvendes til økonomisk disponering i forbindelse med fastsættelse af den endelige projektøkonomi. For inventargrupper, hvor rådgiverne er regionen behjælpelig med beskrivelse og udbud, vil rådgiverens budgetberegninger anvendes til økonomisk disponering. I forbindelse med gennemførelse af de faktiske indkøb anvender regionen ILS systemet for gennemførelse af indkøb, varemodtagelse og betaling. I forbindelse med den kvartalsvise afstemning mellem ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet vil de indgåede aftaler, disponeringer og løbende udbetalinger fra ILS ligeledes blive registreret i projektstyringsværktøjet på sumniveau. 31

32 Bilag 6: Beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejde med totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører I forbindelse med udførselsfasen af Nyt Aalborg Universitetshospital har bygherre fundet det formålstjenstligt at udarbejde et tillæg til projektets styringsmanual i form af nærværende beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejdet mellem totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører. Formålet er, at skabe et fælles ejerskab til den løbende kommunikation og overholdelse af beslutningsprocesser i projektets udførelsesfase. Under udførelsesfasen er det byggeledelsens, NIRAS, ansvar løbende at samle op på projektafklaringer og deraf eventuelle tillægskrav, som entreprenører måtte rejse. En kontinuerlig opfølgning er central i forhold til at imødegå en ophobning af krav. I den sammenhæng indgår ugentlige byggemøder som et vigtigt led i forhold til at sikre en god og løbende kommunikation mellem entreprenører, totalrådgiver og byggeledelse. Det er byggeledelsens opgave at forelægge opståede problemer og eventuelle forslag til projektændringer under udførelsen for projekteringsledelsen og træffe aftale om, hvordan sådanne problemer eller ændringer håndteres. Projektafklaringer og tillægskrav drøftes dog indledningsvist med projektets totalrådgiver, Indigo, med henblik på at nå en løsning uden inddragelse af bygherren. Bygherre deltager dog i byggemøderne, hvorfor der på et tidligt stade kan foretages en afvejning og filtrering af krav fra entreprenører. Hverken byggeledelse eller totalrådgiver har dog mandat til at træffe beslutning om ændringer, der har betydning af økonomisk, tidsmæssig og/eller kvalitetsmæssig karakter. Byggeledelsen har derfor ikke et selvstændigt regnskab, men arbejder direkte i bygherres byggeregnskab. Alle tillægs og fradragsaftaler administreres således i bygherrens projektstyringsprogram. Beslutningsprocesserne i projektets udførselsfase er skitseret i nedenstående figur: 32