Foreningen af kollegianer på Damager kollegiet. Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Bestyrelsesmøde REFERAT :00 TT:MM TAIS LEJLIGHED N. STUE 12 MØDE INDKALDT AF MØDETYPE ARRANGØR REFERENT Nissen Almindeligt bestyrelsesmøde Forening af kollegianer på Damager kollegiet Anne Johnson TIDTAGER DELTAGERE Nissen, Casper Hansen, Malene Hansen, Anne Johnson, Thomas Hansen, Troels Hansen og Mikkel Kristensen 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Nyt fra formanden a) Rammer fællesrum sat op (Henrik, Casper, og ) b) Nøglebrik aktiveret (, Mikkel, og Troels) c) Tønde til skoder udenfor fællesrum (Henrik) (opfølgning påkrævet) d) Dropbox adgang: alle på? 4. Nye Fuldmagter til Mikkel og (Malene) 5. Renovation af grillplads -> underudvalg sammensætning 6. Renovation af fællesrummet -> underudvalg sammensætning 7. Storskraldsproblematikken (Casper) 8. Password til og opsætning af router (Troels) 9. Fremtidig budgetplanlægning og finansiel status (Malene) 10. Gentagelses af koordineringsmøde. Kontakt til barbestyrelse om mulige datoer Slutningen af januar () 11. Koordinering af kalender planlægning og produktion. Kontakt til barbestyrelsen 12. Aktivering af brik Erik i forbindelse med hans medlemskab af filmklubbens bestyrelse () 13. Tilskud til sociale arrangementer (Murder mysteri night, Julefrokost, Nytår, Neptune koncert, 1

2 Filmklubben) () 14. Arrangering af materiale og madvarer køb i forbindelse med juleklip. Kreaklub står for afholdelsen. Afholdes Tirsdag. (Anne +?) 15. Eventuelt 1 Registrering af fremmødte Alle undtagen Thomas Hansen er til stede 2 Godkendelse af sidste mødereferat Godkendt 3 Nyt fra formanden a) Rammer fællesrum sat op (Henrik, Casper, og ) Gjort b) Nøglebrik aktiveret (, Mikkel, og Troels) Troels mangler, mangler Mikkel også? Det skal bare gøres. 2

3 c) Tønde til skoder udenfor fællesrum (Henrik) (opfølgning påkrævet) Henrik vil tage sig af køb og opstilling af tønden, men der kræves opfølgning på dette punkt. d) Dropbox adgang: alle på? Alle er på. e) Barbestyrelsen har pointe om at like skal foregå personligt, ikke som damager-profilen Det er en smule underligt at damager liker sine egne status opdateringer. Sender forkerte signaler. f) Kollegiekontoret ønsker en repræsentant 12 dec :30, tager ind på Kollegiekontoret, angående årsregnskab, valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og medlemmer til RIU repræsentatskab og revisor. Hører med Henrik angående tønden 4 Nye Fuldmagter til Mikkel og (Malene) Ikke kommet længere end sidste gang. Det direkte nummer som haves inde hos banken er en viderestilling. Alternativer findes, det haster dog ikke. 5 3

4 Renovation af grillplads -> underudvalg sammensætning Skal bestå af blanding mellem bestyrelsesmedlemmer (både bar og afdeling) og beboere der ønsker at være en del af at bygge de t op. Navnet skal dog ændres, så det ikke lyder skræmmende. Grill and barbeque taskforce. Grillpladsgruppen Grill-renoverings-team Vigtigt at der finds en repræsentant, som er link mellem bestyrelse og underudvalg. Casper melder sig frivilligt. Deadline på at godkendt løsningsforslag i bestyrelsen 1. marts 2013 (efter frosten har forladt jorden). Midten af februar skal løsningsforslaget være færdigt i underudvalget så bestyrelsen har tid til at godkende og vende den. Casper bliver repræsentant til underudvalget Det bliver fast punkt på bestyrelsesmødet 6 Renovation af fællesrummet -> underudvalg sammensætning Barbestyrelsen skal inddrages, Kristina, barbestyrelsens formand skal inddrages. Barbestyrelsen kommer til at stå som bestemmende bestyrelse på grund af deres forhold til baren. Anne er repræsentant til underudvalget Det bliver fast punkt på bestyrelsesmødet 7 Storskralds problematikken (Casper) Problemet som muligvis kan løses: Pap som ligger rundt omkring kan snart blive løst. Henrik har taget initiativ til at købe t o grønne containers til pap. Bruchure hvor der står hvad som ikke må smides hvor. Denne fortsættes med, gives til nye indflytter og bruges i forlængelse af informationskampagne. Skrive på stenene? Billede-labels, Ikoner, på midten af tønderne. Lave billeder inde ved storskrald. Skal høre med Henrik omkring mulighed for billederne Hvis i tvivl smid i almindelig affald. Hvad er grundlaget for problematikken? Manglende viden >< manglende engagement. 4

5 handlingspunkter ANSVARLIG DEADLINEDATOER BRUCHURE SKAL LAVES OG GØRES KLAR HØRE MED HENRIK ANGÅENDE MULIGHED FOR IKONER Malene 8 Routeren kan opsættes relativt hurtigt. Gøres i dag ? Password til og opsætning af router (Troels) 9 Fremtidig budgetplanlægning og finansiel status (Malene) Malene har lavet et opgør på sociale arrangementer. Dette års opgør viser at afdelingsbestyrelsen har givet en større sum til baren end sidste år. Det er positiv retning for bestyrelsens side, fordi disse tilskud går til sociale arrangementer som i sidste ende gavner kollegiet som helhed. Allokering af penge skal diskuteres; hvorledes det skal gøres bedst. Det eneste vi har behov for er en buffer til skader og lignende, resten burde bruges til gavn for kollegiet. UDBYGGER ESTIMAT AF FORBRUG. BUDGET. MALENE 10 Gentagelses af koordineringsmøde. Kontakt til barbestyrelse om mulige datoer Slutningen af januar () Stor succes sidste gang. Senere end den 22; gerne ligge mellem og 30 januar. 5

6 handlingspunkter KONTAKTER BARBESTYRELSEN OMKRING DATOERNE ANSVARLIG DEADLINEDATOER 11 Koordinering af kalender planlægning og produktion. Kontakt til barbestyrelsen Tages op ved koordineringsmødet. Produktion af kalender, og ikoner til skraldsyst em hos Lasertryk.dk LAVER SKABELON TIL KALENDEREN MALENE 12 Aktivering af brik Erik i forbindelse med hans medlemskab af filmklubbens bestyrelse () To muligheder: Aktiver Eriks egen brik til at få adgang til køkkenet Ekstern brik som er filmklub-brik. Bestyrelsen er enige om at den bedste løsning er at åbne Eriks egen brik. Diskussion om det er muligt at have brikken lukket eventuelle dage, som fredag og lørdag. Erik skal informeres om de ansvar der pålægges ham når han har mulighed for at logge ind. INFORMERER HENRIK OM AT ERIKS BRIK SKAL LÅSES OP TAIS 13 Tilskud Tilskud til sociale arrangementer (Murder mysteri night, Julefrokost, Nytår, Neptune koncert, Filmklubben) () 6

7 Beslutninger tages: Julefrokost og nytårsfest: max 4200,- Murder mystery night: 800,- Filmklubben: 150,- pr måned indtil året er omme. Nye tilskud vil ansøges til det nye år. Koncert Ape of Neptune: 1000,- 14 Arrangering af materiale og madvarer køb i forbindelse med juleklip. Kreaklub står for afholdelsen. Afholdes Tirsdag. (Anne +?) Julepapirer Æbleskiver skal købes ind. Køber flere julepapirer Æbleskiver købes Anne 15 EVENTUELT ALLE Casper: Overvejelse om arbejdsdag, stænger skulle ned. Omkring tv-pakke og hastigheder i forhold til priser fra Dansk Kabeltv. Bolignet Aarhus har vedligeholdelse i prisen. Men hvis Bolignet Aarhus skifter program, så skal det undersøges. Alle: Sodavandspriser i forhold til baren, 123, 76,- kr pr kasse (30 stk sodavand). Dette er ganske dyrt, men er dette på grund at sodavandene købes hos Carlsberg; af levering og afhentning af flaskerne. Troels: Mail er ændret således til at [Damager Bestyrelse] står Mail fra mailinglisten, omrokering af -adresser. CHECKER PRIS OG FORHOLD HOS BOLIGNET AARHUS TROELS Møde færdig: 22:00 Næste møde: Torsdag d. 29 Nov. 20:00 7